gestión de almacén e inventario

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Gestión del almacén & inventario

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Módulo Nº 1

El inventario

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InventarioSe conceptualiza como inventario todos aquellos materiales o bienes que posee una organización a nivel de almacenamiento. Con la finalidad de poder ser empleados en algún momento con la finalidad de darle continuidad al proceso productivo tanto de fabricación, como de comercialización o prestación de servicios que ofrece la misma.

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Clasificación de un inventario

• Materias primas• Materiales en proceso• Componentes• Repuestos y accesorios• Consumibles• Productos semi – elaborados• Productos terminados• Servicios

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¿Por qué clasificar el inventario?

• Conocer nivel exacto de ítems y su estatus

• Valorizar adecuadamente su nivel

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Elementos a considerar para la clasificaciónSobre la base de una

restricción Origen del material Restricción física (Dimensión) Restricción de compatibilidad (Química / Biológica) Restricción financiera (Residencia en almacén) Restricción gobierno (Especial) Restricción fiscal (Impuestos)

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Elementos a considerar para la clasificación

Estrategia – Gestión del negocio - Otro Resguardo estacional (Previsión particular)

Resguardo por calidad (Física – Documental) Resguardo por garantía – postventa – reclamos Resguardo por devolución (Daño – Otro) Reguardo por ley (Nacional – Estatal – Municipal)

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Dinámica Nº 1

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Gestionar el inventario

Es la actividad que organiza la disponibilidad adecuada de cantidades, descripción,

tiempo, costos e información de los materiales cuando

los mismos son requeridos por sus usuarios.

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Inventario – Demanda - ReabastecimientoExiste una relación entre el nivel de inventario, la demanda de materiales y el momento oportuno del reabastecimiento.

Sobre ello los pasos a seguir son:

1. Identificar el tipo de demanda asociada2. Emplear las herramientas necesarias para armonizar el

nivel de inventario con la demanda asociada3. Identificar el punto de reabastecimiento como derivación de

los dos anteriores

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Demanda y control del inventario

El adecuado surtido de la demanda desde el inventario requiere

a.Conocer adecuadamente el nivel

de ítems y su estatus: mínimo, máximo, idoneidad, otros.

b.Conocer el momento y cantidad de

reabastecimiento de inventario.

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Tendencias en el comportamiento de la demanda• Estacionalidad de la demanda

• Tendencias del mercado (Consumo)• Declive en el uso de productos

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El nivel de inventario correcto

• Por ello la técnica (Modelo) a emplear debe garantizar el

punto correcto de nivel de inventario, para brindar el

mejor nivel de servicio. Sin afectar las finanzas de la

organización

• El objetivo de la gestión del inventario es lograr el adecuado balance entre lo demando y lo que se encuentra en estatus de ser suministrado.

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Comportamiento de los niveles de inventario

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Planificar los niveles de inventarioLa planificación de los niveles de inventario implica poder establecer en base a:a)Demanda del inventariob)Tiempo de reabastecimientoEl punto Mínimo o Inventario de Seguridad (Safety Stock – SS - ), el punto de re-orden o reabastecimiento (Reorder Point – RP -) y el nivel máximo de inventario (Maximun Level – ML -)

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Consideraciones de cálculo

Se asumirá que los datos de demanda asociados a las necesidades e inventario, siguen un comportamiento de tipo Normal (Distribución Normal).

• Se calculará la variabilidad mediante el empleo de la Desviación Estándar (Estándar Deviation: SD) o la Desviación Media Absoluta (Mean Absolute Deviation: MAD)

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Desviación

Estándar

Desviación Media

Absoluta

Consideraciones de cálculo

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Consideraciones de cálculo

• Se ha de escoger un valor porcentual (%) de satisfacción de la demanda y con ello se

ubica el tenor de la constante σ que define el ajuste de suavización respectivo al calcular el inventario de seguridad.

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Inventario de seguridad

Donde : factor de servicio al cliente (Distribución normal)V: variabilidad de la demandatpromedio : tiempo de reposición promedio desde la fuente de suministro

𝐼𝑛𝑣 𝑠𝑒𝑔=σ𝑥𝑉 𝑥√ t promedio

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Ejemplo cálculo: Inventario de seguridad

Refacción Rodamiento. Tipo ranura profunda

Modelo Estándar. Serie 6000

Tipo 160 mm OD: 240 mm

Marca Timken

Proveedor Timken

Frecuencia (Tiempo) Semanal

% Esperado de Cobertura 95%

Tiempo promedio de reabastecimiento 0,60 semanas

Semana 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15Demanda(Piezas) 12 10 7 5 25 17 14 11 7 5 25 18 12 5 25

Demanda promedio = 13.20(xi-xp)2 1.44 10.24 38.44 67.24 139.24 14.44 0.64 4.84 38.44 67.24 139.24 23.04 1.44 67.24 139.24

|(xi-xp)| 1.2 3.2 6.2 8.2 11.8 3.8 0.8 2.2 6.2 8.2 11.8 4.8 1.2 8.2 11.8

Σ(xi-xp)2 752.4Σ |(xi-xp)| 89.6 SD 7.08

MAD 5.97

Inventario seguridadσSD 1.65

σMAD 2.06Con la SD Con MAD

9.05 9.52

9 10Redondeando

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El punto de reabastecimiento (PR)

PR = Demanda promedio x tpromedio + Inventario de seguridad

Del ejemplo tendríamos:

PR = 13.20 x 0.60 +

Lo que nos indica que cuando el nivel de inventario alcance las 17 o 18 rodamientos, se ha de iniciar la respectiva orden de

reabastecimiento desde el proveedor

910

PR = 16.9217.92 ≈

1718

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Nivel Máximo

ML = Dpromedio x (tpromedio + Prev ) + Invseguridad

Donde:• ML: nivel máximo (ML: Maximum Level)• Dpromedio : demanda promedio• tpromedio : lead time promedio• Prev : periodo de revisión• Invseguridad: inventario de seguridad

Para lo datos del ejemplo y con una revisión de tipo semanal del nivel de inventario

Dpromedio = 13.20

tpromedio = 0.60

Prev = 1

Invseguridad = 17 o 18

ML = 13.20 X (0.60 + 1) + 17 o 18

ML = 38.12 ≈ 38

ML = 39.12 ≈ 39

Lote de reabastecimiento = ML – Invseguridad

En cualquier caso será igual a 21 unidades

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Ejercicio Nº 1

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Sistema ABC de inventarios

El sistema ABC de inventarios es una forma práctica y directa de proceder a la clasificación de los inventarios, en base a su peso

monetario específico. Su basamento es el Principio de Pareto o Esquema 80/20.

Su aplicación es sencilla: el 80% del dinero movilizado por el inventario está representado por el 20% de los ítems involucrados.

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Método de cálculo & rangos

Se basa en el movimiento de los materiales, por almacén, sin importar el nivel de ítems en inventario. Esta movilización se multiplica por el costo unitario y brinda la

base monetaria movilizada, en un periodo dado de tiempo.

Base de cálculo = Uso periódico (Ítems) x Costo Unitario *

* A ser definido con el área de finanzas

Material % de Ítems %

Masa monetaria

A 10 -15 65 – 80B 20 – 30 20 – 30C 65 - 70 5 – 10

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Antigüedad del inventario

La antigüedad del inventario reporta el estado de envejecimiento o último movimiento del mismo. Ello desde un punto de referencia en el tiempo. Esta determinación sirve para establecer tácticas y estrategias de movilización en función de los intereses particulares que la empresa le otorgue al inventario.

Tipos

Vejez (Aging): Tiempo sin movilización.FIFO (First In First Out): Primero en ingresar, primero en salir.LIFO (Last In First Out): Último en ingresar, primero en salir.FEFO (First Expire First Out): Primero en caducar, primero en salir.

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Efecto de la antigüedad del inventario

1. Riesgo de perdida por obsolescencia.2. Capital de trabajo inmovilizado o no

realizado vía ventas.3. Congestionamiento del almacén4. Riesgos de seguridad & preservación de las

instalaciones de almacenaje.5. Aumento de costos & gastos operacionales.

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Formas de cálculo del inventarioVejez (Aging)

% Antigüedad = (Vencido + Obsoleto + Dañado) ÷ Total inventario × 100

FIFO – LIFO - FEFO

Sobre la base un punto referencial en el tiempo y podemos hacer un cuadro por niveles

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RotaciónLa rotación de inventarios es el indicador que permite saber el número

de veces en que el inventario promedio existente es colocado a disposición del solicitante.

Rotación Entrega de material

Inventario promedio del material=

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Ejercicio Nº 2

31

Módulo Nº 2

El almacén

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La administración del almacén

Se entiende por administración de un almacén, el conjunto de actividades inherentes al almacenamiento de los materiales necesarios para la óptima operación de una

organización. Con la finalidad de que pueda cumplir con los requerimientos que de ella demanda el mercado al

cual sirve.

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El almacén como sistema

Los almacenes se han de analizar como un sistema, es decir, un conjunto de elementos y factores que interactúan para alcanzar un propósito u objetivo común.

Por lo tanto cada uno de estos elementos posee una función específica

dentro del conjunto. Interactuando entre sí y comunicándose de manera constante

y efectiva, a través de procesos de alimentación y retroalimentación

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Factores clave para un sistema

Elementos de entrada(Recursos) Físicos

Información Equipos/Infraestructura

Objetivos(Propósito)

Procesos medulares

Procesos de apoyo

Elementos de salida(Producto) Físicos

Información Documentos

Retroalimentación: Indicadores

100 90 80 70 60 50 40 30 40 50

Límite

Entorno

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¿Por qué la importancia de la aplicación del concepto de sistema al almacén?

1. Permite establecer con enfocar los esfuerzos de productividad en la disminución de costos y gastos.

2. Permite establecer con enfoque claro dónde optimizar el proceso de almacenamiento.

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Procesos de almacén

InspecciónInicio

RecepciónRuta de

almacenamiento

Ingreso ( Inbound)

Ubicación

Almacenamiento

RecolecciónPreparaciónEmpaquePre - despachoDespacho

Fin

Salida (Outbound)

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Recepción – Inspección – Ruta de almacenamientoAspectos clave

a. Notificación previa del envío de materiales: carga, documentos, equipo, transporte.

b. Verificación física y documental del material: concordancia física y de documentos soporte.

c. Colocación física y administrativa del material en estatus de: Proceso de recepción.

d. Identificar material según codificación establecida. Ingresar al sistema: código, cantidad, fecha, lote, número de documento soporte, otros.

e. Asignar ruta de almacenamiento, según las instrucciones de trabajo. Especificando: ubicación y manejo.

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Ubicación - Almacenamiento

Es el proceso a través del cual se colocan los materiales en áreas y sistemas de almacenamiento pre – estableci@s.

Las rutas y localidades se codifican de acuerdo a normativas establecidas según las características físicas y

administrativas del área a emplear

1

2

39

RackA Rack

B Rack C

Pasillo 1

2

1

34

5

12

3

Ubicación - Almacenamiento

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Ejemplos

41

Ejemplos

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Recolección (Picking)

Es la forma a través de la cual se asigna una ruta de

búsqueda que guiará al operador en la forma más

adecuada de recolectar los materiales a ser surtidos.

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Preparación / Empaque / Pre - despacho

Aspectos clave

a. Empaque o re – empaque de los productos, materiales ser despachados.

b. Preparación especial (Solicitud de cliente)c. Verificación física y documental previo al despachod. Movilización y colocación a zona de pre – despachoe. Preparación de documentos

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Despacho

Carga de unidades por cliente y ruta Envío al cliente

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Control del almacénEl efectivo control de la gestión del almacén , consiste en ejecutar adecuadamente los procesos que se verifican en dicho sistema

A tales efectos el almacén debe poseer debidamente registrados y en ejecución procedimientos que contemplen

1. Instrucciones de trabajo para el proceso de recepción. Incluyendo las pautas de registro al momento de arribar los materiales.

2. Instrucciones de trabajo para los procesos de movilización y almacenamiento. Las mismas deben incluir las metodologías de identificación de ubicaciones y rutas de almacenamiento.

3. Instrucciones de trabajo para la preparación, empaque y pre-despacho de materiales. Ello implica el protocolo de emisión de documentos previos al despacho – Autorización jerárquica –

4. Instrucciones de trabajo para el despacho de los materiales. Las mismas deben establecer la secuencia procesal (Carga) establecida según la coordinación del almacén.

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Módulo Nº 3

Gestión del almacenamiento

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Dinámica Nº 2

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Productividad y el Almacén

Productividad: relación entre la cantidad de productos obtenida de un sistema

productivo y los recursos utilizados para obtener dicha producción

Productividad en el almacén: • Productos: Elemento y/o información solicitad@• Recursos: Espacio, equipos, infraestructura, personas,

información, tiempo.

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¿Cómo mejorar la productividad del almacén?

1. Identificando las restricciones físicas que generan retrasos dentro del movimiento de materiales (Movilización).

2. Determinando los “cuellos de botella” informativos, que ocasionan búsqueda no acorde de materiales en las ubicaciones.

3. Asignando tareas especificas a los operadores del almacén, los supervisores y coordinadores; con la finalidad de minimizar y evitar duplicidad de funciones y pérdida de tiempo operacional.

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¿Cómo mejorar la productividad del almacén?

1. Empleando los equipos adecuados y correctos para el almacenamiento y movilización de los materiales.

2. Utilizar medios de tecnología de la información para la captura de datos relacionados con los procesos del almacén.

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Integración de operaciones de almacenamiento

Diagnóstico de la situación actual

• Identificar las operaciones clave dentro de cada uno de los procesos de almacenamiento.

• Analizando en cada una de dichas operaciones el “cuello de botella” que restringe la optimización de la operación.

Elaboración de un flujograma de procesos, con sistema de alerta sobre cuellos de botella y cómo manejarlos

• Arreglo táctico = Troubleshooting• Autorización jerárquica de adecuación

Dentro del flujograma identificar tareas y alcance de las mismas

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Inicio

Notificación de entrega

ComprasProducción

Otro almacen

Proceso de recepción (Ingreso)

Cantidad ok?

Autorizada Recepción?

DocumentoOk?

Notificar fuente

AsignaciónRuta y Ubicación

Colocación

Registro de almacenamiento

Fin

Si

Si

No

No

No

Si

Ejemplo flujograma (Esquema)

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El Layout del almacén

¿Qué es un layout de almacén?

• Defina la forma gráfica de representación de las diferentes áreas del almacén, donde se ubicarán los materiales a ser almacenados.

• Define igualmente las rutas de tránsito y áreas de proceso

Elaboración

• Objetivo: establecer el mejor esquema de distribución para las ubicaciones de almacenamiento, rutas de proceso y áreas de trabajo.

Premisas

1. Determinar la rotación de productos. Categorizarlos y asignar rutas y espacios.2. Los materiales han de dimensionarse volumétricamente (Largo x Ancho x Alto)3. Los materiales deben poseer especificado su peso bruto (Gross weight)4. Los equipos de manejo de materiales deben ser dimensionados

volumétricamente.5. Los espacios de proceso deben dimensionarse en superficie y volumetría.

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Ejemplo de un lay out

55

Ejemplo de un lay out

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Ejercicio Nº 3

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El Centro de Distribución (CEDIS)

El Centro de Distribución (CEDIS) es el almacén o área del mismo desde donde se gestionan

específicamente los envíos de producto terminado, hacia el correspondiente canal de distribución.

Adicional, se gestiona la coordinación de transporte asociada y el soporte al proceso de servicio al

cliente.

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Gestión del transporte

La gestión de transporte en una forma amplia, se

refiere a los medios, infraestructura y

procesos involucrados en la movilización de bienes

desde el almacén de distribución hasta las

instalaciones del cliente.

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Adecuada gestión del transporte

Aspectos clave1. Costo: Peso – Volumen2. Eficiencia y Productividad: Agilidad – Recursos3. Seguridad: Control del riesgo

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Costo del transporte: consideraciones de análisis Distancia de transportación: tiempo de tránsito Puntos de origen y destino: circuito – ruta Actividades de carga y descarga: productividad – eficiencia Estacionalidad de uso del transporte: uso de flota Propiedades del producto a transportar: modalidad – manejo Horario de carga y descarga: recepción cliente

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Eficiencia - Productividad

• Tiempo de carga/descarga: evitar tiempos muertos• Documentación sin errores: evitar reproceso• Ruta de entrega pre – establecida• Cantidad de pedidos a entregar: adecuado sin retornos• Uso de equipos correctos para manejo de materiales• Empleo completo de la capacidad de carga: Peso - Volumen

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Seguridad (Riesgos)

Nivel de aseguramiento físico de la mercancía (Custodia).

Seguro de la mercancía: alcance y nivel. Nivel profesional del personal de transporte. Rastreo de ruta del transporte.

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Módulo N° 4Evaluación del desempeño del

almacén y cómo autodiagnosticar su estado

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Objetivo práctico…

El objetivo de todo almacén debe ser mejorar su estándar de desempeño. A tales efectos los pasos a seguir son:

a) Diagnosticar su estatus

b) Sobre la base del diagnóstico establecer un plan de mejora soportado por indicadores que muestren el

grado de avance.

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Instrumento de evaluación

Lista de verificación basada en las mejores prácticas de almacenamiento y distribución, contempla 12 dimensiones necesarias para alcanzar un

almacén de clase mundial.

1. Alineación con la estrategia

organizacional

2. Sistema de recepción y

almacenamiento

3. Sistema de separación, aislamiento y despacho de pedidos

4. Equipos para el manejo de materiales y

medios de almacenamiento

5. Distribución física de espacios

y Lay out

6. Gestión de inventarios

7. Indicadores de gestión

8. Sistema de seguridad industrial y

salud ocupacional

9. Sistemas de aseguramiento de

calidad

10. Recurso Humano

11. Sistemas de información y

tecnología

12. Logística verde

Dimensiones

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Alineación con la estrategia organizacional: Políticas y objetivos del almacén y su alineación con la estrategia de la organización.

Sistema de recepción y almacenamiento: como se realiza el proceso de recibo y almacenamiento y cuál es la infraestructura de soporte para los procesos.

Sistema de separación, aislamiento y despacho de pedidos: se identifica en la gestión de los pedidos en el almacén la metodología, recursos físicos y tecnológicos para tal fin.

Equipos para el manejo de materiales y medios de almacenamiento: se evalúa el estado y la funcionalidad de los equipos y medios de almacenamiento empleados en las operaciones.

Instrumento de evaluación

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Distribución física de espacios y Lay out: conocer e identificar la asignación de espacios para cada uno de los procesos, zonas de servicio, pasillos de tránsito, y flujo de materiales.

Gestión de inventarios: se conoce el funcionamiento del proceso que controla las transacciones que se realizan de la mercancía dentro del almacén, teniendo en cuenta los métodos de control físico y tenencia del inventario.

Indicadores de gestión: Conocer la implementación de indicadores en posiciones estratégicas que reflejen un resultado óptimo en el mediano y largo plazo, mediante un buen sistema de información que permita medir las diferentes etapas del proceso logístico del almacén.

Sistema de seguridad industrial y salud ocupacional: se determinan los riesgos a los que se ven expuestos los empleados al desarrollar las actividades propias de los procesos logísticos del almacén.

Instrumento de evaluación

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Sistemas de aseguramiento de calidad: se persigue conocer la estandarización de los procesos operativos del almacén, para llegar a identificar aquellas actividades que no agregan valor.

Recurso humano: se evalúa el personal en términos de su grado de capacitación para el trabajo en el área logística, fundamentando en procesos estandarizados y comprometido con el logro de los objetivos estratégicos de la empresa.

Sistema de información y tecnologías: Se pretende determinar el grado de acercamiento de la organización al uso de tecnologías de información para optimizar y agilizar los procesos logísticos.

Logística verde: Evalúa si existen procedimientos para recuperar materiales como paletas y demás insumos de empaque o todo aquel material susceptible de impactar negativamente el ambiente.

Instrumento de evaluación

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La escala de evaluación

Nivel: 0 – 1 - 2 Nivel: 3 – 4 - 5 Nivel: 6 -7 - 8 Nivel: 9 - 10

Estatus No está implementado Inadecuado Aceptable Óptimo

DescripciónNo existe ningún indicio del uso de

esta práctica.

No existe evidencia de

planes de acción y

compromiso de cumplir con la

práctica

La implementación de la práctica está

en progreso.

La práctica está

implementada y su ejecución se realiza sin fallas de una

manera estandarizada

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Formato de evaluación

71

Algunos KPI de almacén e inventario

72

Algunos KPI de almacén e inventario

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Algunos KPI de almacén e inventario

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Proveedor Sum Sum C.A.Sector MaterialesTipo de insumo(s) HerramientasAlmacén Materiales ReparaciónPeriodo II Trimestre 2014

Bajo Medio AltoOET 40.00% < 75% >75% < 90% > 90% 74.30% Bajo

XYZ 35.00% < 85% >85% < 92,50% > 92,50% 91.75% Medio

ABC 25.00% > 4,50 % < 4,50 % > 3,50 % < 3,50 % 4.17% Bajo

OET 29.72% Bajo < 60 %XYZ 32.11% Medio > 60 % < 75 %ABC 1.04% Alto > 75 %

Resultado 62.88% Medio

General Desempeño general (Rangos)

Tablero de control almacén

Indicador Peso Desempeño Resultado Logro

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Sistema de información integrado a través de un servidor, diseñado para gestionar los recursos inherentes al almacenamiento, tales como:

• Ubicaciones• Mano de obra

• Equipos• Instrucciones de trabajo

La información digital colectada y gestionada por un WMS, establece de una manera

eficiente el flujo de mercancías dentro del almacén

La trazabilidad va desde la recepción hasta el despacho

y la misma es en tiempo real

Warehouse Management System (WMS)

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Funciones1. Documentación

2. Recepción de materiales.3. Gestión y control del inventario

4. Preparación de pedidos (Assorting, Picking)5. Envío y entrega (Packing, Shipping)

6. Reportes e Indicadores de desempeño clave (KPI)

Warehouse Management System (WMS)

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Warehouse Management System (WMS)

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Ing. Eutivio Luis Toledo

Ingeniero Químico egresado de la Universidad de Carabobo (Venezuela). Con especialización en Administración de Operaciones (Technology Trainning Center - USA). Diplomado en sistemas de gestión logística (High Logistics Group Latam). Programa avanzado en gestión de la demanda (APICS – México). He desarrollado carrera en el área de logística y de la cadena de abastecimiento dentro de las siguientes organizaciones: Colgate – Palmolive

Venezuela, Grupo Corimon, Cooper Automotive Venezuela y 3M Venezuela. Ejecutando proyectos e implementado programas sobre: Planificación de ventas y operaciones, gestión de compras y desarrollo de proveedores, administración de almacenes e inventario, sistemas de servicio al cliente. Asistido a congresos y simposios sobre logística y gestión de la cadena de suministro organizados por la American Production and Inventory Control Society (APICS) Capitulo México, el Instituto de Capacitación en Comercio Internacional (ICCI), la Escuela Latinoamericana de Altos Estudios Empresariales (ESLAEE), Fundación para el Conocimiento Aplicado (Fundametal), Asociación de Logística de Venezuela (ALV) y el Technology Training Center (TTC). Entre 1999 y 2002 formé parte de la Comisión de Comercio Exterior de la Cámara de Industriales del Estado Carabobo (Venezuela). Desde 2008 asesoro tesis de pre- grado y posgrado en temas logísticos. Actualmente soy representante en Venezuela de High Logistics Group. Soy docente asociado de la Escuela Latinoamericana de Altos Estudios Empresariales (ESLAEE) en la disciplina de logística y cadenas de abastecimiento. Soy profesor invitado del Instituto de Estudios Superiores de Administración (IESA – Venezuela). Articulista de la publicación Proveedores Guía Empresarial. Como consultor gerencial brindo asesoría en la gestión de la cadena de suministro e ingeniería logística a través de su firma, Ingeniería Logística Grupo Consultor. Con el blog, Logística al Máximo (http://www.logisticaalmaximo.blogspot.com), coloco a disposición un foro abierto sobre temas relacionados con la logística empresarial.