funciones administrativas planificaciÓn organizaciÓn direcciÓn control

FUNCIONES ADMINISTRATIVAS

PLANIFICACIÓNORGANIZACIÓNDIRECCIÓNCONTROL

PLANIFICACIÓN

Función de la administración en la que se definen los objetivos, se fijan las estrategias para alcanzarlas, y se trazan planes para integrar y coordinar las actividades.

PRINCIPIOS de la PLANIFICACIÓN

CONTRIBUCIÓN A LOS OBJETIVOS (coherencia entre planes)

PRIMACÍA DE LA PLANEACIÓN (precede a las demás funciones)

EXTENSIÓN DE LA PLANEACIÓN (a todos en la organización le compete)

EFICACIA DE LOS PLANES (objetivos a menores costos)

ELEMENTOS de la PLANIFICACIÓN

OBJETIVOS PLANIFICACIÓN ESTRATÉGICA

ESTRATEGIAS POLÍTICAS

PLANIFICACIÓN OPERATIVA PROCEDIMIENTOS PRESUPUESTOS PROGRAMAS

ELEMENTOS de la PLANIFICACIÓN

OBJETIVOS

FINES HACIA LOS CUALES SE DIRIGE LA ACTIVIDAD DE LA ORGANIZACIÓN.

RED DE OBJETIVOS

CARACTERÍSTICAS OBJETIVOS: VERIFICABLES RAZONABLES

ELEMENTOS de la PLANIFICACIÓN PLANEACIÓN ESTRATÉGICA:

ESTRATEGIASPOLÍTICAS

ESTRATEGIAS:Colocar a la organización en una relación ventajosa ante el medio ambiente.

La planeación estratégica es el proceso de desarrollar estrategias.

Estas implican establecer objetivos, utilizando recursos para el logro de los mismos y definir políticas para el uso de esos recursos.

ELEMENTOS de la PLANIFICACIÓN

CARACTERÍSTICA DE LA PLANEACIÓN ESTRATÉGICA

Estudio del medio ambiente Estudio del interior de la organización Análisis a largo plazo Responsabilidad de la alta dirección

ELEMENTOS de la PLANIFICACIÓN

PLANEACIÓN ESTRATÉGICA:

POLÍTICAS

Son líneas de acción para la toma de decisiones. Busca unificar decisiones de distintas personas

frente a situaciones similares.

ELEMENTOS de la PLANIFICACIÓN PLANEACIÓN ESTRATÉGICA:

POLÍTICAS

EXPRESAS: Enunciados orales o escritos que especifican intenciones y preferencias a tener en cuenta a la hora de la toma de decisiones.

IMPLÍCITAS: No tienen un enunciado formal sino que se originan en la práctica usual dentro de la organización.

ELEMENTOS de la PLANIFICACIÓN

PLANEACIÓN OPERATIVA:PROCEDIMIENTOSPRESUPUESTOSPROGRAMAS

PROCEDIMIENTOS: Son guías para la acción. Son métodos para llevar a cabo actividades.

El procedimiento brinda una solución predeterminada.

ELEMENTOS de la PLANIFICACIÓN

PRESUPUESTOS: Son planes que anticipan la cantidad de ingresos y egresos para un período determinado.

MANERAS DE PREPARARLOS: A partir presupuesto año anterior. Presupuesto Base cero (partir de cero evaluando a

un mismo nivel todos los programas de acuerdo a los objetivos de la organización)

ELEMENTOS de la PLANIFICACIÓN

PROGRAMAS: Es un plan que determina períodos de tiempo para la realización de actividades específicas.

TÉCNICAS PROGRAMACIÓN:

Gráfica de GANTT (tareas/tiempo)

Redes PERT(diagramas que muestran la interrelación entre actividades y sucesos)

ELEMENTOS de la PLANIFICACIÓN

TOMA DE DECISIONES ES LA SELECCIÓN DE UN CURSO DE ACCIÓN

ENTRE VARIAS ALTERNATIVAS.

ETAPAS: DEFINIR EL PROBLEMA OBTENER TODA LA INFORMACIÓN FORMULAR OPCIONES EVALUAR y DECIDIR

ELEMENTOS de la PLANIFICACIÓN TOMA DE DECISIONES

ETAPA: DEFINIR EL PROBLEMA

VISUALIZAR CLARAMENTE EL PROBLEMA y ANALIZARLO CON CRITERIO INDEPENDIENTE

ELEMENTOS de la PLANIFICACIÓN

TOMA DE DECISIONES

ETAPA:OBTENER TODA LA INFORMACIÓN

NO PODEMOS CONTAR CON TODA LA INFORMACIÓN PARA TOMAR UNA DECISIÓN RACIONAL.

APRENDER A TOLERAR LA AMBIGÜEDAD, INFORMACIÓN INCOMPLETA,INCERTIDUMBRE.

ELEMENTOS de la PLANIFICACIÓN TOMA DE DECISIONES

ETAPA: FORMULAR OPCIONES

SE FORMULAN POCAS OPCIONES FRENTE A UN PROBLEMA POR DOS CAUSAS:

FALTA DE INFORMACIÓNACEPTAR LA PRIMERA IMPRESIÓN DEL

PROBLEMA

ELEMENTOS de la PLANIFICACIÓN

TOMA DE DECISIONES

ETAPA:EVALUAR y DECIDIR

SE EVALÚA y SE DECIDE.EN LA TOMA RACIONAL DE DECISIONES LOS

OBJETIVOS DE LA ORGANIZACIÓN SERÁN LOS QUE APORTARÁN LOS CRITERIOS PARA DECIDIR POR LAS ALTERNATIVAS QUE MÁS LO SATISFAGA.

ELEMENTOS de la PLANIFICACIÓN ERRORES MÁS COMUNES DE LA

PLANEACIÓN

FALTA DE COMPROMISO PARA PLANEAR (resolver problemas del momento y postergan la planeación)

CONFUSIÓN DE PLANEACIÓN con PLANES FALLAS EN DESARROLLO e IMPLANTACIÓN DE

ESTRATEGIAS (definición clara e implantación mediante planes de acción)

ELEMENTOS de la PLANIFICACIÓN

ERRORES MÁS COMUNES DE LA PLANEACIÓN

FALTA de OBJETIVOS o METAS SIGNIFICATIVAS (objetivos bien definidos y alcanzables)

FALTA DE VISIÓN para CONSIDERAR LA PLANEACIÓN COMO UN PROCESO RACIONAL (objetivos claros, alternativas, sistema información suficiente,etc)

ELEMENTOS de la PLANIFICACIÓN ERRORES MÁS COMUNES DE LA

PLANEACIÓN

DEPENDENCIA EXCESIVA DE LA EXPERIENCIA (tomar la experiencia como dato básico)

RESISTENCIA AL CAMBIO (el administrador deberá tomar las medidas necesarias para minimizar los efectos de esta resistencia)

ORGANIZACIÓN

Función de la administración que consiste en determinar qué tareas hay que hacer, quién las hace, cómo se agrupan, quién rinde cuenta a quién y dónde se toman las decisiones.

¿Cómo debe dividirse el trabajo dentro de un departamento?

¿Cómo deben coordinarse los esfuerzos para lograr un esfuerzo general unificado?

ORGANIZACIÓN NATURALEZA y PROPÓSITO

ORGANIZACIÓN FORMAL Cuando las actividades de dos o mas personas

están explicitamente coordinadas para el logro de ciertos objetivos.

PRINCIPIOS ORG.FORMAL: Principio unidad de objetivo (una estructura es

efectiva si permite contribución de cada individuo al objetivo de la organización)

Principio de eficiencia (si facilita la obtención de objetivos a un costo mínimo)

ORGANIZACIÓN NATURALEZA y PROPÓSITO

ORGANIZACIÓN INFORMAL El propósito de las organizaciones informales es

cubrir necesidades humanas. Necesidad de información Es importante integrar la organización informal.

ORGANIZACIÓN

RELACIÓN SUBORDINADO-SUPERIOR

CADENA DE MANDO:Conjunto de relaciones de dependencia desde cúpula a base.

UNIDAD DE MANDO:Sólo supervisor.

TRAMO DE CONTROL:Número de personas que supervisa un superior. Cuanto más ascendemos menos personas se supervisa.

ORGANIZACIÓN

RELACIÓN SUBORDINADO-SUPERIOR

TRAMO DE CONTROL: Elementos que influyen en el número de personas supervisadas por un mismo jefe:

Número de actividades es un mismo sector Grado de incertidumbre en el trabajo Mayor responsabilidad y complejidad en los puestos de los

subordinados Mayor capacitación de los subordinados. Procedimientos estandarizados Tipo de trabajo del supervisor (rutinario o no)

ORGANIZACIÓN

COORDINACIÓN INTERSECTORIAL

INTERRELACIÓN QUE EXISTE ENTRE DEPARTAMENTOS.

INDICADOR DEL GRADO DE COORDINACIÓN:NIVEL DE INCERTIDUMBRE CON RESPECTO A LA TAREA QUE COMPARTEN LOS SECTORES.

ORGANIZACIÓN

MECANISMOS DE COORDINACIÓN

PLANES y REGLAS (proc.estandariz) CANALES VERTICALES DE AUTORIDAD (uso cadena

mando) REUNIONES IMPROVISADAS REUNIONES PROGRAMADAS RESPONSABILIDADES DEPARTAMENTALES de

COORD. INTERMEDIARIOS DISEÑO MATRICIAL

ORGANIZACIÓN

DESCENTRALIZACIÓN DE LA AUTORIDAD

CENTRALIZACIÓN: Concentración de la autoridad y decisiones en la parte más alta de la organización.

DESCENTRALIZACIÓN: Cantidad de autoridad y toma de decisiones a DELEGAR.

ORGANIZACIÓN

DELEGAR: Proceso mediante el cual los administradores asignan tareas, autoridad y responsabilidad.

DELEGACIÓN EFECTIVA:COMPLETA (se asigna TODA tarea necesaria para

objetivo/responsab.)

CLARA (comprendan con claridad tareas,responsab.y autoridad )

SUFICIENTE (autoridad suficiente)

ORGANIZACIÓN

GRADO DE DELEGACIÓN:

Se delega responsabilidad y autoridad, pero los superiores nunca se desprenden de la responsabilidad.

EJEMPLOS:“Analiza este problema dame los hechos y decidiré

que hacer”“Analiza este problema y recomienda acciones

alternativas y recomienda solución”“Analiza este problema y hazme saber lo que harás”“Emprende acciones, y no necesito ningún contacto

posterior”

ORGANIZACIÓN ERRORES de ORGANIZACIÓN

PLANEACIÓN INAPROPIADA (cambio de planificación manteniendo estructura

NO ESPECIFICAR CON CLARIDAD LAS RELACIONES (autorid.y respons.)

NO DELEGAR AUTORIDAD NO EQUILIBRAR LA DELEGACIÓN CONFUSIÓN DE LÍNEAS DE AUTORIDAD e

INFORMACIÓN OTORGAMIENTO DE AUTORIDAD sin

RESPONSABILIDAD

ORGANIZACIÓN

ERRORES de ORGANIZACIÓN

RESPONSABILIDAD SIN AUTORIDAD MALA COMPRENSIÓN DE LOS DEPARTAMENTOS

DE SERVICIO (departamentos que son apoyo y se consideran un fin en sí mismo)

EXCESO DE ORGANIZACIÓN (procedimientos excesivamente complejos)

DIRECCIÓN

Función de la administración que consiste en motivar a los subordinados, influir en los individuos y los equipos mientras hacen su trabajo, elegir el mejor canal de comunicación y ocuparse de cualquier otra manera del comportamiento de los empleados resolviendo los conflictos.

DIRECCIÓN DE EMPRESAS

GESTIONAR RECURSOS

DIRIGIR PERSONAS

DIRECCIÓN Elementos del proceso de dirección:

Personas tienen diferentes roles No existen personas promedio Dignidad personal (p/logro objetivo) Totalidad de las personas

LIDERAZGO Proceso interpersonal mediante el cual los

administradores tratan de influir sobre sus empleados

DIRECCIÓN ESTILOS DE LIDERAZGO

LÍDER CENTRADO EN PERSONAS (sensibilidad, satisfacción personal)

LÍDER CENTRADO EN TAREAS

COMUNICACIÓN Es la transferencia de información del emisor al

receptor Es importante en lo interno y en la relación con el

medio.

DIRECCIÓNDIRECCIONES de la COMUNICACIÓN DESCENDENTE (O.autocráticas) ASCENDENTE (O.participativas) CRUZADA (horizontal y diagonal)

COMUNICACIÓN ORAL y ESCRITA

ESCRITA: Antelación, más personas.

ORAL: Retroalimentación inmediata

DIRECCIÓNPROCESO DE COMUNICACIÓN

EMISOR CANAL DE TRASMISIÓN (ej:teléfono) RECEPTOR RETROALIMENTACIÓN

DIRECCIÓNBARRERAS EN LA COMUNICACIÓN

BARRERAS EN EL EMISOR (claridad) BARRERAS EN LA TRASMISIÓN (intermediarios) BARRERAS EN EL RECEPTOR (actitud)

Aún superando estas barreras se podrá dar la mala interpretación por parte del receptor.

DIRECCIÓNMEJORA DE LA COMUNICACIÓN

Aclarar ideas antes de comunicar Comprender condiciones del ambiente físico y

humano Disponer de toda la información necesaria al

momento de comunicar Ser cuidadoso en el tono Seguimiento de la comunicación Comunicar mensajes con importancia Acciones coherentes con comunic. Ser buen oyente

CONTROL

Función de la administración que consiste en vigilar el desempeño actual, compararlo con una norma y emprender las acciones que hicieran falta.

Reunir y retroalimentar información acerca del desempeño de forma de poder comparar resultados.

Relación con planificación. Función de todos los niveles que ejecuten planes.

PROCESO DE CONTROL

ESTABLECER ESTÁNDARES

MEDICIÓN DEL DESEMPEÑO EN COMPARACIÓN CON ESOS ESTÁNDARES

CORRECCIÓN DE DESVIACIONES CON RESPECTO A ESTÁNDARES y PLANES (relación con las otras funciones)

REQUISITOS DE CONTROL LOS CONTROLES DEBEN HACERSE A LA

MEDIDA DE PLANES y PUESTOS. HACERSE A LA MEDIDA DE

ADMINISTRADORES ESPECÍFICOS y SUS PERSONALIDADES.

SEÑALAR LAS EXCEPCIONES EN PUNTOS PRINCIPALES.

OBJETIVIDAD FLEXIBILIDAD AJUSTARSE AL CLIMA DE LA ORG. ECONÓMICOS CONDUCIR A ACCIONES CORRECTIVAS

SISTEMAS de ADMINISTRACIÓN

CONJUNTO DE PRÁCTICAS DE PLANIFICACIÓN, ORGANIZACIÓN, DIRECCIÓN y CONTROL.

SISTEMAS DE ADMINISTRACIÓN BUROCRACIA (Administr.a través de

dptos.dirigidos por funcionario con una rutina inflexible)

ADHOCRACIA (menos formal, centrado en personas, equipos)

ENFOQUE CONTINGENCIA “Todo depende” (tareas y personas)

CAMBIO ORGANIZACIONAL

CONDICIONES INTERNAS y EXTERNAS VARÍAN RÁPIDAMENTE .

RESISTENCIA al CAMBIO (Causas) Interés en la posición actual Malentendidos y falta confianza Diferentes apreciaciones Poca tolerancia al cambio