definición implementación de un sistema de información integrado que realice el tratamiento y...
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Definición
Implementación de un sistema de información integrado que realice el tratamiento y administración de los datos, la información y los procesos de negocio que soportan la institución y le ayudan a conseguir los objetivos estratégicos. La dirección de TICs realizará los esfuerzos necesarios para conseguir en el mercado un sistema integrado de información por medio de un proveedor de tecnología especializado en sistemas de información para universidades. El sistema deberá estar en operación a partir de Enero de 2017.
Sistema de información
PRODUCTO DEL PROYECTO
Sistema Integrado de Información en producción: Sistema Administrativo y Financiero Sistema Talento Humano Sistema Académico
STAKEHOLDERS / PARTES INTERESADAS ROL NECESIDADES, DESEOS O EXPECTATIVAS REQUERIMIENTOS DEL PROYECTO
PresidenteSponsor Orientar el cumplimiento de los
objetivos del proyecto
Respaldo económico y financiero
RectorGerente de Proyecto
Cumplimiento de los objetivos del proyecto
Orienta, dirige y hace cumplir el objetivo del proyecto
Vicerrector Administrativo y Financiero Miembro del comité
gerencial
Puente entre la dirección técnica y la alta dirección Ayuda a conseguir los objetivos del
proyecto
Director de Tecnología Director técnico
Cumplir con los requerimientos técnicos del proyecto Dispone de la infraestructura tecnológica
para asegurar el éxito del proyectoCoordinador de sistemas de Información
Líder Funcional Técnico Hacer que procesos y sistemas correspondan con necesidades y/o requerimientos de usuarios
Suministrar la información técnica de los sistemas de información
Coordinador de bases de datos Líder Funcional Técnico Hace cumplir los requerimientos de bases de datos necesarios
Disponer de lo necesario para que los datos entre bases de datos migren exitosamente
Coordinador de Comunicaciones Comunicador Informar a la comunidad sobre avances del proyecto
Utilizar los canales institucionales para comunicar oportunamente avances, hitos y eventos del proyecto
Director de Servicios Administrativos Procura los bienes y servicios necesarios del proyecto
Contactar proveedores de tecnología Negociar con Proveedores
Comité de Tecnología Comité Gerencial Hace cumplir los objetivos
contractuales del proyecto
Hace seguimiento del proyecto y toma decisiones criticas
Coordinador de Calidad
DocumentadorUtilizar los elementos necesarios para documentar el sistema, suministrar procesos.
Suministra procesos, documenta todas las incidencias del desarrollo del proyecto
Jefe de Registro y Control Académico Líder FuncionalPreparado para utilizar el sistema operativamente
Suministrar la información de su proceso, los documentos, se capacita y opera el sistema
Director Servicios administrativosLíder funcional Preparado para utilizar el sistema
operativamente
Suministrar la información de su proceso, los documentos, se capacita y opera el sistema
Director Talento Humano Líder funcionalPreparado para utilizar el sistema operativamente
Suministrar la información de su proceso, los documentos, se capacita y opera el sistema
Director Financiero Líder funcionalPreparado para utilizar el sistema operativamente
Suministrar la información de su proceso, los documentos, se capacita y opera el sistema
Director Promoción Académica Líder funcionalPreparado para utilizar el sistema operativamente
Suministrar la información de su proceso, los documentos, se capacita y opera el sistema
STAKEHOLDERS / PARTES INTERESADAS ROL NECESIDADES, DESEOS O EXPECTATIVAS REQUERIMIENTOS DEL PROYECTO
La finalidad del proyecto es implantar un sistema integrado de información que satisfaga los requerimientos de información de todas las áreas y/o procesos y subprocesos de la institución con el objeto de modernizar y actualizar la plataforma tecnológica de los sistemas de información..
Este proyecto encuentra justificación porque:
Apoya el tema estratégico “Infraestructura física y tecnológica” y el objetivo estratégico: “A partir de 2015, la Institución cuenta con un modelo novedoso de operación de la infraestructura tecnológica y de telecomunicaciones, así como de los sistemas de información para la efectiva gestión académica y administrativa.” Y “Al 2020 consolidar la planta física institucional en una sola UPZ, dotada con los recursos tecnológicos necesarios para la conectividad, en un marco de tercerización de la gestión de información”, además es un requisito que apoya la transformación de la institución como universidad.
FINALIDAD
JUSTIFICACIÓN
Hitos del proyecto
N° HITOS O EVENTO SIGNIFICATIVO FECHA PROGRAMADA Plan del proyecto Julio de 2015 Invitación a proveedores Julio de 2015
Constitución comité gerencialAgosto de 2015
Selección de proveedor y firma del contrato
Septiembre de 2015
Compra de equipos y software Octubre 2015 Levantamiento de información Septiembre de 2015 Implementación Septiembre 2015 a Enero
2016 Cancelación contratos sistema antiguo Noviembre 2015 Entrenamiento Octubre 2015 a Marzo
2016 Pruebas, ajustes y paralelos Agosto 2015 a Diciembre
de 2015 Migración Diciembre de 2015 Puesta en producción Enero de 2016
EXCLUSIONES
.
El sistema no incluye personalizaciones que estén determinadas por los usuarios. Sistemas de Gestión documental, Biblioteca, sistemas de reservas y/o asignación de espacios físicos. No incluye infraestructura de redes, comunicaciones y/o internet, portales web.
SUPUESTOS Y RESTRICCIONES
SUPUESTOS Y RESTRICCIONESSUPUESTOS RESTRICCIONES
INTERNOS EXTERNOS INTERNOS EXTERNOS Compromiso del equipo de trabajo
Hay legislación favorable para el desarrollo del proyecto
Prioridad de otros proyectos
Cambios en la legislación colombiana
La institución cuenta con el apoyo financiero para desarrollar el proyecto.
Cambios en la normatividad institucional
La Alta gerencia de la institución tiene claros los lineamientos del proyecto y su alcance otorgando todo el apoyo administrativo, académico y financiero para su desarrollo.
Cualquier personalización del sistema solicitada por un usuario deberá estar autorizada por el comité gerencial.
No se contrata personal extra para el desarrollo de este proyecto
RIESGOS DEL PROYECTO
DESCRIPCIÓN DEL RIESGO CONSECUENCIANo tener claramente definido el alcance del proyecto
Cambios en cronograma y costo
Ausencia parcial o definitiva de los miembros del equipo de trabajo
Retraso en los cronogramas de trabajo
Cambio de sponsor del proyecto
Cambio de decisiones, alcances, presupuestos y/o cronograma
Cambio en el alcance del proyecto
Incremento de los costos y variación del cronograma
Falta de apoyo institucional No desarrollar el proyectoCambios en el plan de desarrollo Retrasar el proyectoCambios en la legislación y normatividad Acabar el proyecto
OPORTUNIDADES DEL PROYECTO
• Satisfacer necesidades de información
• Actualizar y modernizar sistemas de información
• Tener aliados estratégicos de tecnología
PRESUPUESTO GENERAL DEL PROYECTO
PRESUPUESTO GENERAL DEL PROYECTO
CONCEPTO BASE DE ESTIMACIÓN MONTO
Sistema de Información Cotizaciones recibidas de proveedores realizada en una fase de exploración previa
$900.000.000
Software Previsión estimada, se debe trabajar con los motores de Bases de Datos ya adquiridas
$10.000.000
Equipos Estimado solamente para fortalecer sistemas de almacenamiento ya adquiridos.
$20.000.000
TOTAL: $930.000.000
ENTREGABLES RELEVANTES
ENTREGABLE CRITERIOS DE ACEPTACIÓN
Contrato firmado Avalado por la asesoría jurídicaCancelación contratos antiguo sistema Comunicados dirigidos a los representantes legales de las
empresas proveedoras. Fecha específica de terminación del contrato. Paz y salvos correspondientes.
Sistema en producción Debe cumplir con todos los términos de referencia que hacen parte integral del contrato.
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