Definición

Implementación de un sistema de información integrado que realice el tratamiento y administración de los datos, la información y los procesos de negocio que soportan la institución y le ayudan a conseguir los objetivos estratégicos. La dirección de TICs realizará los esfuerzos necesarios para conseguir en el mercado un sistema integrado de información por medio de un proveedor de tecnología especializado en sistemas de información para universidades. El sistema deberá estar en operación a partir de Enero de 2017.

Sistema de información

PRODUCTO DEL PROYECTO

Sistema Integrado de Información en producción: Sistema Administrativo y Financiero Sistema Talento Humano Sistema Académico

STAKEHOLDERS / PARTES INTERESADAS ROL NECESIDADES, DESEOS O EXPECTATIVAS REQUERIMIENTOS DEL PROYECTO

PresidenteSponsor Orientar el cumplimiento de los

objetivos del proyecto

Respaldo económico y financiero

RectorGerente de Proyecto

Cumplimiento de los objetivos del proyecto

Orienta, dirige y hace cumplir el objetivo del proyecto

Vicerrector Administrativo y Financiero Miembro del comité

gerencial

Puente entre la dirección técnica y la alta dirección Ayuda a conseguir los objetivos del

proyecto

Director de Tecnología Director técnico

Cumplir con los requerimientos técnicos del proyecto Dispone de la infraestructura tecnológica

para asegurar el éxito del proyectoCoordinador de sistemas de Información

Líder Funcional Técnico Hacer que procesos y sistemas correspondan con necesidades y/o requerimientos de usuarios

Suministrar la información técnica de los sistemas de información

Coordinador de bases de datos Líder Funcional Técnico Hace cumplir los requerimientos de bases de datos necesarios

Disponer de lo necesario para que los datos entre bases de datos migren exitosamente

Coordinador de Comunicaciones Comunicador Informar a la comunidad sobre avances del proyecto

Utilizar los canales institucionales para comunicar oportunamente avances, hitos y eventos del proyecto

Director de Servicios Administrativos Procura los bienes y servicios necesarios del proyecto

Contactar proveedores de tecnología Negociar con Proveedores

Comité de Tecnología Comité Gerencial Hace cumplir los objetivos

contractuales del proyecto

Hace seguimiento del proyecto y toma decisiones criticas

Coordinador de Calidad

DocumentadorUtilizar los elementos necesarios para documentar el sistema, suministrar procesos.

Suministra procesos, documenta todas las incidencias del desarrollo del proyecto

Jefe de Registro y Control Académico Líder FuncionalPreparado para utilizar el sistema operativamente

Suministrar la información de su proceso, los documentos, se capacita y opera el sistema

Director Servicios administrativosLíder funcional Preparado para utilizar el sistema

operativamente

Suministrar la información de su proceso, los documentos, se capacita y opera el sistema

Director Talento Humano Líder funcionalPreparado para utilizar el sistema operativamente

Suministrar la información de su proceso, los documentos, se capacita y opera el sistema

Director Financiero Líder funcionalPreparado para utilizar el sistema operativamente

Suministrar la información de su proceso, los documentos, se capacita y opera el sistema

Director Promoción Académica Líder funcionalPreparado para utilizar el sistema operativamente

Suministrar la información de su proceso, los documentos, se capacita y opera el sistema

STAKEHOLDERS / PARTES INTERESADAS ROL NECESIDADES, DESEOS O EXPECTATIVAS REQUERIMIENTOS DEL PROYECTO

La finalidad del proyecto es implantar un sistema integrado de información que satisfaga los requerimientos de información de todas las áreas y/o procesos y subprocesos de la institución con el objeto de modernizar y actualizar la plataforma tecnológica de los sistemas de información..

Este proyecto encuentra justificación porque:

Apoya el tema estratégico “Infraestructura física y tecnológica” y el objetivo estratégico: “A partir de 2015, la Institución cuenta con un modelo novedoso de operación de la infraestructura tecnológica y de telecomunicaciones, así como de los sistemas de información para la efectiva gestión académica y administrativa.” Y “Al 2020 consolidar la planta física institucional en una sola UPZ, dotada con los recursos tecnológicos necesarios para la conectividad, en un marco de tercerización de la gestión de información”, además es un requisito que apoya la transformación de la institución como universidad.

FINALIDAD

JUSTIFICACIÓN

Hitos del proyecto

N° HITOS O EVENTO SIGNIFICATIVO FECHA PROGRAMADA Plan del proyecto Julio de 2015 Invitación a proveedores Julio de 2015

Constitución comité gerencialAgosto de 2015

Selección de proveedor y firma del contrato

Septiembre de 2015

Compra de equipos y software Octubre 2015 Levantamiento de información Septiembre de 2015 Implementación Septiembre 2015 a Enero

2016 Cancelación contratos sistema antiguo Noviembre 2015 Entrenamiento Octubre 2015 a Marzo

2016 Pruebas, ajustes y paralelos Agosto 2015 a Diciembre

de 2015 Migración Diciembre de 2015 Puesta en producción Enero de 2016

EXCLUSIONES

.

El sistema no incluye personalizaciones que estén determinadas por los usuarios. Sistemas de Gestión documental, Biblioteca, sistemas de reservas y/o asignación de espacios físicos. No incluye infraestructura de redes, comunicaciones y/o internet, portales web.

SUPUESTOS Y RESTRICCIONES

SUPUESTOS Y RESTRICCIONESSUPUESTOS RESTRICCIONES

INTERNOS EXTERNOS INTERNOS EXTERNOS Compromiso del equipo de trabajo

Hay legislación favorable para el desarrollo del proyecto

Prioridad de otros proyectos

Cambios en la legislación colombiana

La institución cuenta con el apoyo financiero para desarrollar el proyecto.

Cambios en la normatividad institucional

La Alta gerencia de la institución tiene claros los lineamientos del proyecto y su alcance otorgando todo el apoyo administrativo, académico y financiero para su desarrollo.

Cualquier personalización del sistema solicitada por un usuario deberá estar autorizada por el comité gerencial.

No se contrata personal extra para el desarrollo de este proyecto

RIESGOS DEL PROYECTO

DESCRIPCIÓN DEL RIESGO CONSECUENCIANo tener claramente definido el alcance del proyecto

Cambios en cronograma y costo

Ausencia parcial o definitiva de los miembros del equipo de trabajo

Retraso en los cronogramas de trabajo

Cambio de sponsor del proyecto

Cambio de decisiones, alcances, presupuestos y/o cronograma

Cambio en el alcance del proyecto

Incremento de los costos y variación del cronograma

Falta de apoyo institucional No desarrollar el proyectoCambios en el plan de desarrollo Retrasar el proyectoCambios en la legislación y normatividad Acabar el proyecto

OPORTUNIDADES DEL PROYECTO

• Satisfacer necesidades de información

• Actualizar y modernizar sistemas de información

• Tener aliados estratégicos de tecnología

PRESUPUESTO GENERAL DEL PROYECTO

PRESUPUESTO GENERAL DEL PROYECTO

CONCEPTO BASE DE ESTIMACIÓN MONTO

Sistema de Información Cotizaciones recibidas de proveedores realizada en una fase de exploración previa

$900.000.000

Software Previsión estimada, se debe trabajar con los motores de Bases de Datos ya adquiridas

$10.000.000

Equipos Estimado solamente para fortalecer sistemas de almacenamiento ya adquiridos.

$20.000.000

TOTAL: $930.000.000

ENTREGABLES RELEVANTES

ENTREGABLE CRITERIOS DE ACEPTACIÓN

Contrato firmado Avalado por la asesoría jurídicaCancelación contratos antiguo sistema Comunicados dirigidos a los representantes legales de las

empresas proveedoras. Fecha específica de terminación del contrato. Paz y salvos correspondientes.

Sistema en producción Debe cumplir con todos los términos de referencia que hacen parte integral del contrato.