sistema de informaciÓn integrado para la gestiÓn ... · este documento tiene como objetivo...
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UNIDAD ADMINISTRATIVA– OFICINA DE SISTEMAS
5 de abril de 2010 Autor: Alfonso Javier Segura Melo
Revisó y Aprobó: Juan Camilo Santamaría Herrera
SISTEMA DE INFORMACIÓN INTEGRADO PARA LA GESTIÓN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA DE LA
FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS
Manual del Usuario versión 1
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Tabla de contenido 1 APLICATIVO SOLICITUD ORDEN CONTRACTUAL .......................................................... 3
1.1 COMO ACCEDER ................................................................................................... 3 1.2 COMO INICIAR SESIÓN ............................................................................................. 3 1.3 OPCIONES ........................................................................................................... 4
1.3.1 Opción 1 - Inicio ............................................................................................................. 5 1.3.1.1 Número de Solicitud ............................................................................................... 5 1.3.1.2 Estado de la Solicitud .............................................................................................. 5
1.3.1.2.1 Estado Creada .................................................................................................... 5 1.3.1.2.2 Estado Enviada ................................................................................................... 5 1.3.1.2.3 Estado Devuelta ................................................................................................. 5 1.3.1.2.4 Estado Aprobada ................................................................................................ 5
1.3.1.3 Fecha .................................................................................................................. 5 1.3.1.4 Editar ................................................................................................................. 6 1.3.1.5 Eliminar .............................................................................................................. 6 1.3.1.6 Seguimiento ......................................................................................................... 6 1.3.1.7 Imprimir .............................................................................................................. 6
1.3.1.7.1 Estado “elaboración o devuelta” – Responsable “asistente” .............................................. 7 1.3.1.7.2 Estado “enviado” - Responsable “Unidad Administrativa” ............................................... 7
1.3.2 Opción 2 – Solicitudes con Ordenes Asignadas ......................................................................... 8 1.3.3 Opción 3 - Seguimiento ..................................................................................................... 8 1.3.4 Opción 4 - Nueva Solicitud ................................................................................................ 9
1.3.4.1 Pasos - Nueva Solicitud de Orden. .............................................................................. 9 1.3.4.1.1 Paso 1 – Identificación de la solicitud ....................................................................... 9
1.3.4.1.1.1 Tipo de Solicitud Inicial ................................................................................. 10 1.3.4.1.2 Paso 1 – Tipo de Solicitud Otrosí .......................................................................... 10 1.3.4.1.3 Paso 2 – Información del solicitante ....................................................................... 11
1.3.4.1.3.1 Código QUIPU: .......................................................................................... 12 1.3.4.1.3.1.1 Proyecto Genérico ................................................................................. 12 1.3.4.1.3.1.2 Proyectos Específicos .............................................................................. 12
1.3.4.1.3.2 Cédula No. ................................................................................................ 12 1.3.4.1.3.3 Nombre Dependencia ................................................................................... 14 1.3.4.1.3.4 Agregar Número Solicitud ............................................................................. 14
1.3.4.1.4 Paso 3 – Justificación y Objeto General .................................................................. 14 1.3.4.1.5 Paso 4 – Detalles de Bienes o Servicios ................................................................... 15
1.3.4.1.5.1 Tipo ........................................................................................................ 15 1.3.4.1.5.2 Nombre del Bien o Servicio ............................................................................ 15 1.3.4.1.5.3 IVA ......................................................................................................... 16 1.3.4.1.5.4 Cantidad ................................................................................................... 16 1.3.4.1.5.5 Valor Unitario ............................................................................................ 16 1.3.4.1.5.6 Botón Agregar ............................................................................................ 16 1.3.4.1.5.7 Responsable de Bienes .................................................................................. 17
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0 1.3.4.1.6 Paso 5 – Criterios para Seleccionar al Contratista ...................................................... 18
1.3.4.1.7 Paso 6 – Valor y Forma de Pago ............................................................................ 18 1.3.4.1.7.1 Anticipo .................................................................................................... 19 1.3.4.1.7.2 Tipo de Pago .............................................................................................. 19
1.3.4.1.7.2.1 Pago Único .......................................................................................... 19 1.3.4.1.7.2.2 Contra entrega de factura o Cuenta de Cobro ................................................ 19 1.3.4.1.7.2.3 Pagos Parciales ...................................................................................... 19 1.3.4.1.7.2.4 Pagos por Producto ................................................................................ 20
1.3.4.1.8 Paso 7 – Plazo .................................................................................................. 20 1.3.4.1.8.1 Total ........................................................................................................ 20 1.3.4.1.8.2 Fecha Inicial ............................................................................................... 20 1.3.4.1.8.3 Advertencias .............................................................................................. 20
1.3.4.1.9 Paso 8 – Clausulas Adicionales ............................................................................. 21 1.3.4.1.10 Paso 9 – Datos del Oferente ............................................................................... 21
1.3.4.1.10.1 Tipo Persona Natural .................................................................................. 22 1.3.4.1.10.2 Tipo Persona Jurídica .................................................................................. 22
1.3.4.1.11 Paso 10 – Datos del Interventor ........................................................................... 22 1.3.4.1.12 Paso 11 – Envío a la Unidad Administrativa ............................................................ 23 1.3.4.1.13 Radicación ..................................................................................................... 23
1.3.4.1.13.1 Regla del Medio Día ................................................................................... 23 1.4 ANEXOS ............................................................................................................ 24
1.4.1 Formato de Solicitud de Orden Contractual código U-FT-12.002.002 versión 1. ............................ 24
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SISTEMA DE INFORMACIÓN INTEGRADO PARA LA GESTIÓN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA DE LA FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS Manual del Usuario – versión 1 Este documento tiene como objetivo brindar al usuario del Sistema de Información Integrado para la Gestión Administrativa y Financiera de la Facultad de Ciencias Económicas –SIIGAF-FCE– la información básica sobre el uso general de los aplicativos que conforman el Sistema.
1 Aplicativo Solicitud Orden Contractual Este Aplicativo, a través de cualquier conexión a internet, le permitirá interactuar dinámicamente con las Solicitudes de Orden Contractual para crear, editar, controlar, guardar y enviar a la Unidad Administrativa de la Facultad de Ciencias Económicas todas las Solicitudes de Ordenes Contractuales realizadas a través del formato código: U-FT-12.002.002 versión 11 de la Universidad Nacional de Colombia. Así mismo, el Aplicativo le asistirá durante la creación y edición de Solicitudes de Orden Contractual reduciendo al máximo posibles errores de digitación, inconsistencias o incoherencias, errores de cálculo, entre otros, evitando re-procesos y optimizando importantes recursos como el tiempo y los insumos. De igual forma permite realizar un seguimiento permanente, verídico y en línea del procedimiento que sigue cualquier Solicitud, como también puede obtener reportes históricos y vigentes de cada una de las Solicitudes tramitadas a través del Aplicativo, evidenciando la trazabilidad del procedimiento.
1.1 Como acceder Para acceder y utilizar el Aplicativo de Solicitud de Orden Contractual el usuario debe contar con un nombre de usuario (login) y una contraseña (password), para lo cual deberá enviar un correo electrónico a la oficina de Sistemas CID [email protected], con la siguiente información.
• Dependencia • Nombre completo • Numero de cédula de ciudadanía • Correo electrónico institucional • Ubicación • Número de teléfono y/o extensión.
Mediante correo electrónico se le confirmará el nombre de usuario (igual al correo electrónico institucional de la Universidad Nacional de Colombia) y la contraseña habilitada para el acceso al Aplicativo de Solicitud.
1.2 Como iniciar sesión El usuario puede iniciar la sesión en el Aplicativo de Solicitud ingresando a la dirección web: www.cid.unal.edu.co/solicitud, inmediatamente aparecerá una pantalla como la siguiente: Nota: Para avanzar en los campos utilice únicamente la tecla TAB (no utilizar la tecla ENTER).
1 Ver anexo del formato código: U-FT-12.002.002 versión 1.
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Presione la tecla ENTER o haga clic en el icono ingresar. Una vez comprobada la información acerca del usuario y clave, el sistema presentará una pantalla similar a la siguiente (las opciones pueden variar de acuerdo al perfil del usuario).
A continuación se explicarán las funciones de cada una de las partes que conforman ésta pantalla.
1.3 Opciones La columna de opciones de este Aplicativo, indica las diferentes operaciones que se pueden realizar sobre los datos presentados en un determinado momento sobre la pantalla o las diferentes ayudas que puede emplear el usuario.
Digite el nombre del usuario, asignado por el administrador del sistema (usuario correo electrónico U.N).
Digite la contraseña asignada por el administrador del sistema.
Nombre del usuario activo.
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0 1 .3.1 Opción 1 - Inicio
En esta opción se observa la pantalla inicial con la consolidación y el estado de todas las Solicitudes de Orden Contractual que se encuentran activas por su usuario.
A continuación se describe cada uno de los componentes (columnas) que conforman la tabla (pantalla) anterior:
1.3.1.1 Número de Solicitud Es el número de identificación (ID) de la solicitud asignado por el sistema de forma general entre todos los usuarios; es decir, cada solicitud tiene un número único e inmodificable. Este identificador le permitirá editar, controlar, modificar, enviar, tramitar o eliminar una Solicitud en especial.
1.3.1.2 Estado de la Solicitud Es el momento o actividad en el cual se encuentra una Solicitud, según el procedimiento de contratación.
1.3.1.2.1 Estado Creada Momento en que se inicia la elaboración de la Solicitud en el Aplicativo.
1.3.1.2.2 Estado Enviada Una vez elaborada completamente la Solicitud2, es el momento en que se envía virtualmente a la Unidad Administrativa para dar inicio a la elaboración de la Orden Contractual. Nota: La Solicitud de Orden Contractual y sus respectivos soportes (si aplica) deben ser radicados en la Unidad Administrativa, según la Regla del Medio Día3.
1.3.1.2.3 Estado Devuelta Momento en que la Unidad Administrativa realiza la devolución de la Solicitud por alguna inconsistencia, incoherencia o se encuentra incompleta. El motivo de la devolución es informada explícitamente a través del Aplicativo y el correo electrónico. Nota: Cuando Solicitud es devuelta, por favor recogerla físicamente en la Unidad Administrativa.
1.3.1.2.4 Estado Aprobada Cuando la Solicitud no presenta ninguna inconsistencia de diligenciamiento o soporte, es el momento en que continua el procedimiento, pasando a la actividad “Asignar presupuesto”.
1.3.1.3 Fecha Es la fecha del último estado que tiene la Solicitud.
Se puede observar el siguiente ejemplo:
2 Ver numeral 1.2.4.1.12 3 Ver numeral 1.3.4.1.13.1
Tabla que resume las características de la Solicitud
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0 1.3.1.4 Editar
Es la opción permite realizar modificaciones, a cualquiera de los pasos4 a las Solicitudes que se encuentran en
elaboración y que no han sido enviadas a la Unidad Administrativa. Este campo tiene dos momentos Habilitado e
Inhabilitado .
1.3.1.5 Eliminar Al hacer clic en el icono eliminar , puede eliminar la Solicitud que se encuentre habilitada.
Nota: Recuerde que el número de Solicitud se perderá5, así como la información ingresada.
1.3.1.6 Seguimiento
Al hacer clic en el icono de seguimiento , se abre una ventana como la siguiente pantalla, que permite realizar un seguimiento exhaustivo de los Estados, Fechas, Responsables y Detalles de la Solicitud, presentándose de forma histórica.
1.3.1.7 Imprimir
Al hacer clic en el icono de impresión y según el estado y responsable de la Solicitud, puede obtener uno de los dos reportes que genera esta opción. Obtiene un formato en “borrador” o el formato código: U-FT-12.002.002 versión 1 establecido por la Universidad Nacional de Colombia. 4 Ver numeral 1.3.3.1 5 Ver numeral 1.3.1.1
Inhabilitado: Su estado es “enviado a la Unidad Administrativa” y no es modificable.
Habilitado: su estado es “Elaboración orden” y podrá ser manipulada por el usuario.
Muestra las observaciones según el estado. Como por ejemplo los motivos de devolución de la Unidad Administrativa.
Muestra los estados de una Solicitud en específico.
Persona responsable de la Solicitud, según el último Estado
Lugar del último Estado.
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0 1.3.1.7.1 Estado “elaboración o devuelta” – Responsable “asistente”
Cuando la Solicitud se encuentra en el estado “elaboración” o el estado “devuelta” y el responsable es “proyecto - asistente administrativo”, quiere decir que la Solicitud aún es modificable, entonces el resultado de la impresión será un formato en borrador, como se muestra en la siguiente pantalla:
1.3.1.7.2 Estado “enviado” - Responsable “Unidad Administrat iva” Cuando la Solicitud se encuentra en el estado “enviado” y el responsable es el “Unidad Administrativa”, entonces el resultado de la impresión será el formato de Solicitud de Orden Contractual, código: U-FT-12.002.002 versión 1, como se observa en la siguiente pantalla:
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0 1.3.2 Opción 2 – Solicitudes con Ordenes Asignadas
Cuando una Solitud culmina el procedimiento de elaboración de Orden, se ha asignado número de Orden Contractual conformada por tres parámetros.
Tipo ODS (Orden de Prestación de Servicio) u ODC (Orden de Compra) Número Año
Esta información es el nuevo número de identificación (ID), el cual reemplaza al Número de Solicitud. Cuando es asignado un tipo, número y año de orden contractual a una Solicitud, esta información aparecerá en la opción “Solicitudes con Ordenes Asignadas” y se muestra en la siguiente pantalla.
1.3.3 Opción 3 - Seguimiento Se muestra el flujograma del procedimiento de contratación de la Facultad de Ciencias Económicas.
Fecha cuando se envió virtualmente1 la Solicitud a la Unidad Administrativa FCE.
Fecha en que se inicio con la elaboración de la Solicitud y se le asignó ID.
Fecha cuando la Solicitud creada fue modificada por última vez.
Fecha cuando se asignó una Orden Contractual a la Solicitud.
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0 1 .3.4 Opción 4 - Nueva Solicitud
El Aplicativo de Solicitud fue diseñado según la distribución establecida en el formato código: U-FT-12.002.002 versión 1 de Solicitud de Orden Contractual6. El formato fue desagregado en doce (12) puntos de diligenciamiento, los mismos utilizados para la creación de la Solicitud dentro de este Aplicativo.
1.3.4.1 Pasos - Nueva Solicitud de Orden. En esta columna se muestran los 10 pasos que agrupan los 12 puntos de diligenciamiento del formato código: U-FT-12.002.002 versión 1 (8 son de diligenciamiento obligatorio), los cuales se encuentran identificados en la columna “Pasos Nueva Solicitud”. En cualquier momento del diligenciamiento de la Solicitud, el usuario puede modificar la información consignada, en cualquiera de los 10 pasos haciendo clic sobre el paso deseado. Nota: En cada paso existe el(los) correspondiente(s) punto(s) del formato código: U-FT-12.002.002 versión 1. Por ejemplo, el paso 3 corresponde a diligenciar los puntos 3 y 4.
1.3.4.1.1 Paso 1 – Identif icación de la sol ic i tud El usuario inicia la creación de una nueva Solicitud de Orden Contractual, seleccionando únicamente el tipo de Solicitud que desea tramitar, dado que éste Aplicativo de forma automática inserta la fecha de creación y el nombre del usuario.
Luego de seleccionar el tipo de Solicitud que desea crear, oprima la tecla ENTER o haga clic sobre el botón
.
6 Ver anexo del formato código: U-FT-12.002.002 versión 1.
Inicial: este tipo de Solicitud generará una Orden Contractual (ODS u ODC) nueva.
Otrosí: este tipo de Solicitud generará un otrosí (adición modificación y/o prorroga) a una Orden Contractual en ejecución (ODS u ODC).
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0 1.3.4.1.1.1 Tipo de Solicitud Inicial
Cuando ha seleccionado y generado como Tipo de solicitud una Inicial, el Aplicativo de Solicitud presenta una pantalla como la siguiente, donde se ha asignado el número de solicitud7 y muestra un resumen de la Solicitud creada.
Con base en el cuadro de resumen, el usuario puede continuar o deshacer la creación de la Solicitud haciendo clic en los botones respectivos. Nota: Recuerde que después hacer clic en el botón siguiente el número de Solicitud será asignado, el cual no puede ser modificado y tampoco reasignado, este número es único e intransferible.
1.3.4.1.2 Paso 1 – Tipo de Sol ic i tud Otrosí El otrosí únicamente debe ser usado para realizar adiciones8, modificaciones9 y/o prorrogas10 de Ordenes Contractuales vigentes. Cuando ha seleccionado y generado como Tipo de solicitud Otrosí, el Aplicativo de Solicitud presenta una pantalla como la siguiente, donde despliega campos para diligenciar información necesaria y obligatoria para realizar el otrosí.
7 El NÚMERO DE SOLICITUD, es el ID de la Solicitud creada, el cual le permitirá editar, controlar, modificar, enviar, tramitar o eliminar una Solicitud en especial. 8 Es el incremento en el valor de la orden contractual o contrato. Las órdenes contractuales y los contratos que suscriba la Universidad, no deberán adicionarse en más del 50% de su valor inicial. En caso de adición el supervisor o interventor debe exponer las razones por las cuales se justifica la adición y la cuantía de la misma. Para su legalización y ejecución se requerirá, cuando a ello haya lugar, la ampliación de la garantía constituida, y el pago de los impuestos, tasas y contribuciones. (extraído del Manual de Convenios y Contratos versión 2, pág. 52). 9 Es la variación que se efectúa de común acuerdo por las partes sobre los términos y condiciones contractuales, sin que se modifique el objeto de la orden contractual o contrato. Para su legalización y ejecución se requerirá, cuando a ello haya lugar, el pago de los impuestos, tasas y contribuciones, y la aprobación de la garantía, si es del caso (extraído del Manual de Convenios y Contratos versión 2, pág. 52). 10 Es la ampliación en el plazo de la orden contractual o contrato. En caso de prórroga el supervisor o interventor debe exponer las razones por las cuales se justifica la prórroga y el tiempo de la misma. Para su legalización y ejecución requiere la ampliación de la garantía constituida y el pago de los impuestos, tasas y contribuciones, cuando a ello haya lugar. Parágrafo. Si el compromiso que se va a prorrogar corresponde a una reserva presupuestal, el supervisor o interventor deberá verificar que el plazo de la prórroga del compromiso no supere la vigencia en curso, teniendo en cuenta que la reserva presupuestal fenece el 31 de diciembre de cada año. En caso de que supere la vigencia en curso, deberá informar oportunamente al Director del Proyecto o Jefe de la dependencia solicitante, para adelantar los tramites presupuestales a que haya lugar. (extraído del Manual de Convenios y Contratos versión 2, pág. 52).
El Número de Solicitud permite convocar la solicitud para posteriores ediciones, controles, modificaciones, envíos, trámites o eliminación.
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Posteriormente, hace clic en el botón para crear la Solicitud de Otrosí, se observa una pantalla como la siguiente, que resume la información que el usuario suministró y seleccionó para elaborar el Otrosí correspondiente.
1.3.4.1.3 Paso 2 – Información del sol ic itante En este paso, es necesario diligenciar la información de identificación del proyecto y el solicitante.
Tipo de otrosí: Debe seleccionar, como mínimo una opción, según sea el caso.
Identificación de la Orden: Seleccionar y escribir los datos de la orden contractual a la que se le realizará el otrosí.
Cuando el Solicitante no existe en el Aplicativo de Hojas de Vida, re-direcciónese con este botón
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0 1.3.4.1.3.1 Código QUIPU:
Es el número de identificación de un proyecto (Genérico o específico), mediante el cual se administran los presupuestos de la Universidad Nacional de Colombia, el cual es asignado por el Sistema de Información Financiera –QUIPU– en el momento de su creación.
Nota: Ver nota en el numeral 1.3.3.1.3.4 1.3.4.1.3.1.1 Proyecto Genérico Es el proyecto que maneja el presupuesto general para el funcionamiento de las diferentes dependencias que conforman la Facultad de Ciencias Económicas. El usuario puede encontrar el código QUIPU del proyecto genérico de la Facultad de Ciencias Económicas, a modo ayuda, al lado derecho del campo “Código”.
Nota: Recuerde que el código QUIPU del proyecto genérico cambia cada vigencia, es decir el 01 de Enero el código será actualizado.
Cuando el usuario ingresa el código QUIPU del Proyecto Genérico en el campo “Nombre Dependencia”, se habilitará un listado desplegable (ver pantalla siguiente) con el nombre de todas las dependencias de la Facultad de Ciencias Económicas, para que el usuario seleccione la correspondiente.
1.3.4.1.3.1.2 Proyectos Específicos Son los proyectos que cumplen una parte de los componente misionales de la Facultad de Ciencias Económicas, específica de En el caso de proyectos específicos, con base en los 5 dígitos iniciales, el sistema escribe de forma predeterminada la dependencia a la que pertenece.
• 30201, 30901 y 30202, 30902: Consultorías y Asesorías o Interventoría
• 30101 o 31101: Cursos de extensión
1.3.4.1.3.2 Cédula No. Digitar el número de cédula de la persona solicitante (jefe de la dependencia o director del proyecto). Únicamente debe escribir el número de cédula y el Sistema autocompletará los campos restantes con base en la información del Aplicativo de Hojas de Vida.
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0 1.3.4.1.3.3 Nombre Dependencia
Con base en el numeral 1.3.3.4.1, el nombre de la dependencia solicitante aparece por defecto. Pero el usuario debe verificar la información y si es necesario corregirla.
1.3.4.1.3.4 Agregar Número Solicitud
Para terminar con el paso “Información del solicitante”, hacer clic en el botón para asignar definitivamente el Número de Solicitud.
Posteriormente se muestra un resumen de la información consignada, donde el usuario puede continuar o eliminar la información agregada:
Nota: Una vez asignado el Número de Solicitud, el código de proyecto no podrá ser modificado.
1.3.4.1.4 Paso 3 – Just i f icación y Objeto General Con base en lo descrito en el Manual de Convenios y Contratos, escribir la justificación del objeto general de la contratación requerida, así como escribir el objeto general de la contratación.
Escribir el ¿por qué?, ¿para qué? y ¿qué? según el objeto general de la contratación. Por favor ser específico.
Escribir el objeto GENERAL de la contratación. NO escribir cargos de planta de la Universidad.
Al hacer clic en este botón, el número de Solicitud se agregará definitivamente.
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Al hacer clic en el botón , la información consignada se incluye en el Aplicativo de Solicitud y posteriormente se presenta la pantalla resumen, donde el usuario puede editar o continuar al paso siguiente.
1.3.4.1.5 Paso 4 – Detal les de Bienes o Servicios En este paso se asignan los bien(es)11 o servicio(s)12 que serán contratados.
Al terminar de agregar los bienes o servicios que serán contratados, hacer clic en el botón y continuar con la creación de la Solicitud. Dado lo anterior, a continuación se describe el funcionamiento de cada uno de los campos de la pantalla anterior. 1.3.4.1.5.1 Tipo Son los bienes o servicios que se adquieren con la Solicitud, donde el usuario selecciona según el siguiente desplegable
1.3.4.1.5.2 Nombre del Bien o Servicio El usuario digita la descripción detallada los bienes o servicios a adquirir, con base en la descripción de la cotización u oferta13 recibida.
11 Bien: Cosas materiales en cuanto objetos de derecho. Son todos los elementos tangibles. 12 Servicio: Prestación humana que satisface alguna necesidad social y que no consiste en la producción de bienes materiales. Son intangibles, son inseparables (se producen y consumen al mismo tiempo), son variables y son imperdurables. 13 La Cotización u Oferta debe contener como mínimo: Fecha de elaboración, Nombre o Razón Social, Número de Identificación tributaria (NIT o cedula de ciudadanía), Dirección, teléfono y correo electrónico, Numero y fecha de la cotización o propuesta escrita, Especificar objeto, descripción, cantidad, valor unitario (sin IVA) , IVA (si aplica), descuentos de la oferta (si los hay), valor total, Plazo, lugar de entrega o ejecución, Régimen tributario al cual pertenece, Forma de pago (honorarios, contado
Puede Editar lo escrito en la Justificación o en el Objeto.
Para aplicar formato (negrita, cursiva, subrayado, viñetas y numeración, etc.) a la escritura.
Descripción del concepto y tarifas de IVA en Colombia
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Nota 1: En el caso de bienes, el usuario debe diligenciar este campo por cada uno de los bienes. Nota 2: En el caso de servicios, el usuario debe agrupar las obligaciones específicas o actividades en un solo diligenciamiento.
1.3.4.1.5.3 IVA El usuario selecciona una tarifa de Impuesto sobre el Valor Agregado – IVA, con base en la cotización u oferta recibida. Nota: Si presenta incertidumbres sobre la tarifa utilizada en la cotización u oferta, orientarse con los conceptos y tarifas de IVA,
haciendo clic en el botón , en donde se muestra una pantalla como la siguiente:
1.3.4.1.5.4 Cantidad Escribir la cantidad de bienes o servicios, que se van a contratar.
1.3.4.1.5.5 Valor Unitario Con base en la cotización u oferta, escribir el valor unitario, sin IVA.
1.3.4.1.5.6 Botón Agregar
Cuando se finalice el diligenciamiento de todos los campos habilitados hacer clic en el botón , para que la información consignada sea cargada en el Aplicativo de Solicitud. Nota: Hacer este procedimiento por cada uno de los bienes que se contratarán.
comercial, contra entrega, factura, etc.), Fecha de vencimiento o validez de la oferta o propuesta, Validez de la oferta, Garantías comerciales del bien o servicie (si los hay), Firma del asesor comercial o representante legal.
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0 1.3.4.1.5.7 Responsable de Bienes
Cuando la adquisición sea de Tipo Bien, el Aplicativo despliega una pantalla como la siguiente, donde el usuario debe diligenciar el número de cédula de la persona que estará a cargo de los bienes adquiridos.
Nota 1: De forma similar al numeral 1.3.4.1.3.2, el usuario únicamente debe escribir el número de cédula y el Sistema autocompletará los campos restantes, con base en la información archivada en el Aplicativo de Hojas de Vida.
Nota 2: Cuando el solicitante NO existe en el Aplicativo de Hojas de Vida, debe realizar el procedimiento descrito en el numeral 1.3.4.1.3.2. Nota 3: La única información que no se encuentra en el Aplicativo de Hojas de Vida, son los campos ODS vigente, Edificio y Oficina los cuales deben ser ingresados o corregidos según sea el caso. Nota 4: Cuando el solicitante, ya ha registrado su hoja de vida, pero los campos autocompletados se encuentran desactualizados o errados, el usuario pude modificarlos de forma temporal en esta Solicitud. Recuerde que estos cambios no serán archivados. Nota 5: Para actualizar o corregir definitivamente los campos errados, únicamente pueden ser arreglados en el Aplicativo de Hojas de Vida por el titular, ingresando con su usuario y contraseña personal.
Seguidamente, cuando se han agregado todos los bienes y servicios que se contratarán, el usuario observa una pantalla como la siguiente14:
14 Esta pantalla será usada como ejemplo para la explicación del numeral 1.3.4.1.7.
Campo obligatorio
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0 1.3.4.1.6 Paso 5 – Criter ios para Seleccionar al Contrat ista
En este paso, el usuario debe ponderar los Criterios de Selección del oferente, según los procedimientos de selección realizados con anterioridad. El Sistema de forma automática escribirá el orden de importancia. De forma predeterminada se encuentran los 4 principales criterios de selección, pero si estos no se ajustan, el usuario debe escribir los criterios apropiados. Nota: Cuando los campos abiertos son insuficientes, comuníquese con el administrador del sistema.
Nota 2: Recuerde que la ponderación debe sumar un total del 100%. Finalmente, al hacer clic en el botón , continúa con el paso siguiente.
1.3.4.1.7 Paso 6 – Valor y Forma de Pago Con base en el paso 4 (numeral 1.3.4.1.5), el sistema extrae la información del valor total de los bienes y servicios que se contratarán, por lo que el usuario debe distribuir la forma de pago. El Aplicativo presenta una pantalla como la siguiente para ayudarlo en la distribución del pago:
Es el saldo por distribuir, cada vez que ha realizado una forma de pago. Al culminar este valor debe ser igual cero (0.0)
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0 1.3.4.1.7.1 Anticipo
Seleccionar SI o NO la forma de pago contempla un anticipo, basado en la cotización y escribir el porcentaje del anticipo. Recuerde que los anticipos no contemplan IVA ni retenciones.
1.3.4.1.7.2 Tipo de Pago A continuación, selecciona la forma de distribución de los pagos restantes, mediante la siguiente lista desplegable
1.3.4.1.7.2.1 Pago Único Cuando existe un único pago, la distribución ha finalizado y continua con el paso siguiente.
1.3.4.1.7.2.2 Contra entrega de factura o Cuenta de Cobro Cuando por las condiciones del bien o servicio no es posible definir previamente los números de pagos, ni los montos específicos de cada uno, es necesario pactar pagos contra entrega de facturas o cuentas de cobro, previo cumplimiento de las obligaciones del proveedor.
1.3.4.1.7.2.3 Pagos Parciales Cuando el número y monto de los pagos es definido y se van a realizar de forma periódica; se debe indicar la cantidad y el valor del pago. Nota: Por ejemplo, distribuir $3.000.000 en 5 pagos.
Nota: El orden de los pagos que se realizarán, depende de la organización que el usuario asigne en este paso, recuerde que el primer pago será el correspondiente a la primera fila de la tabla generada.
Estas flechas permiten movilizar las filas para reorganizar los pagos
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0 1.3.4.1.7.2.4 Pagos por Producto
Cuando el pago se encuentro sujeto a la entrega de un tangible15 (producto), se debe describir cada uno de los productos y asignar el valor correspondiente.
1.3.4.1.8 Paso 7 – Plazo En este paso se define el tiempo de ejecución de la Orden Contractual.
1.3.4.1.8.1 Total En este campo se escribe el tiempo total de ejecución de la orden contractual, en días calendario.
1.3.4.1.8.2 Fecha Inicial Es la fecha en que iniciará la orden contractual, la cual debe ser 5 días hábiles después de la radicación física de la Solicitud de Orden Contractual.
1.3.4.1.8.3 Advertencias Recuerde que el Aplicativo lo asistirá con el cálculo adecuado de la fecha inicial, tomando como referencia la fecha actualizada del Sistema y la fecha de envío.
15 Ejemplos de tangibles: informes, discos compactos, encuestas, memorias, actas, documentos escritos, medios magnéticos, entre otros.
Días calendario
Valor del Producto descrito
Descripción del producto.
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0 Nota: La fecha inicial se explica con el siguiente ejemplo:
Si se encuentra elaborando la Solicitud el Jueves 15/04/2010, la fecha de inicio adecuada sería:
Pero si la Solicitud es enviada a la Unidad Administrativa, mediante el Aplicativo, el Sábado 17/04/2010 (día inhábil), entonces el Sistema recalculará la fecha inicial así:
1.3.4.1.9 Paso 8 – Clausulas Adicionales El usuario selecciona las clausulas adicionales que requiere sean incluidas en la Orden Contractual.
1.3.4.1.10 Paso 9 – Datos del Oferente Este paso se diligencia de forma similar al numeral 1.3.4.1.5.7, únicamente se debe seleccionar el tipo de oferente (persona natural o persona jurídica) y escribir el número de identificación (Cédula de ciudadanía o NIT) del oferente.
A continuación el Sistema autocompletará los campos restantes con base en la información del Aplicativo de Hojas de Vida.
Nota: Recuerde que los datos del oferente deben coincidir con la información del RUT actualizado.
Campo obligatorio si realizan actividades fuera de Bogotá (viáticos) o en Bogotá (transporte).
Escribir el número de identificación del oferente.
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0 1.3.4.1.10.1 Tipo Persona Natural
Para elegir el Tipo de Oferente Persona Natural, el usuario selecciona Persona en el listado desplegable de la pantalla anterior y digita el número de cédula de ciudanía del oferente y el Sistema autocompletará los campos restantes con base en la información del Aplicativo de Hojas de Vida.
Nota 1: Cuando la persona natural NO existe en el Aplicativo de Hojas de Vida, debe realizar el procedimiento descrito en el numeral 1.3.4.1.3.2. Nota 2: Cuando la persona natural, ya ha registrado su hoja de vida, pero los campos autocompletados se encuentran desactualizados o errados, el usuario pude modificarlos de forma temporal en esta Solicitud. Recuerde que estos cambios no serán archivados. Nota 3: Para actualizar o corregir definitivamente los campos errados, únicamente pueden ser arreglados en el Aplicativo de Hojas de Vida por el titular, ingresando con su usuario y contraseña personal.
1.3.4.1.10.2 Tipo Persona Jurídica Para elegir el Tipo de Oferente Persona Jurídica, el usuario selecciona Empresa en el listado desplegable de la pantalla anterior y digita el número de NIT.
Nota 1: Si la persona jurídica no existe en base de datos, se muestra la siguiente pantalla.
Entonces, el usuario debe ingresar la información de todos los campos.
Nota 2: Cuando ingrese el número de NIT por favor no escriba puntos, ni comas.
Nota 3: Una vez ingresado los datos de la persona jurídica, la próxima vez que escriba el número de NIT, el Sistema extraerá la información archivada autocompletando los campos restantes. Nota 3: Para corregir datos errados de persona jurídica, modifique los campos necesarios y el Sistema actualiza la base de datos.
1.3.4.1.11 Paso 10 – Datos del Interventor Esta paso se gestionada igual al numeral 1.3.4.1.5.7. on las mismas restricciones.
Único campo obligatorio.
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0 1.3.4.1.12 Paso 11 – Envío a la Unidad Administrat iva
Una vez terminado satisfactoriamente el procedimiento de elaboración de la Solicitud de Orden Contractual, se observa una pantalla como la siguiente:
Nota 1: Cuando los puntos no se diligencia adecuadamente, el Sistema presenta un letrero de .
Nota 2: Si observa el letrero , es porque el Sistema recalculará el plazo antes de enviar la Solicitud a la Unidad Administrativa
Finalmente, el usuario hace clic en el botón para que la Solicitud continúe con el procedimiento de contratación en la Unidad Administrativa. Cualquier novedad u observación el usuario recibirá un correo electrónico de notificación.
1.3.4.1.13 Radicación Una vez enviada la Solicitud de Orden Contractual a través del Aplicativo, el usuario imprime la Solicitud16 para radicarla en medio físico en la Unidad Administrativa, con las firmas originales del solicitante e interventor, según sea el caso.
Nota 1: Siempre la Solicitud debe ser radicada en físico en la Unidad Administrativa según la “Regla del Medio Día”.
Nota 2: La Solicitud no inicia el procedimiento de Orden Contractual, hasta que ésta sea radicada en físico.
1.3.4.1.13.1 Regla del Medio Día Cuando el usuario envía la Solicitud a través del Aplicativo, tiene medio día para radicarla en medio físico en la Unidad Administrativa según la siguiente tabla:
HORA DE ENVÍO HORA MÁXIMA DE
RADICACIÓN
Entre las 00:00 hasta las 12:00 Hasta las 17:00 (del mismo día)
Entre las 12:00 hasta las 24:00 Hasta las 12:00 (del siguiente día)
16 Ver numeral 1.3.1.7
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0 1 .4 Anexos
1.4.1 Formato de Solicitud de Orden Contractual código U-FT-12.002.002 versión 1.
SOLICITUD No.FECHA DE SOLICITUD
DÍA M ES AÑO
2. INFORMACIÓN DEL SOLICITANTENombre Dependencia
Jefe Depend. o Dir. ProyectoCorreo-e Tel. (Exts.)
5. OBLIGACIONES ESPECIFÍCAS/ DETALLE DE BIENES o SERVICIOS A ADQUIRIR
a.b.c.d.e.
6. CRITERIOS PARA SELECCIONAR AL CONTRATISTA 7. VALOR Y FORMA DE PAGO (OPCIONAL)
Item a evaluar (b) Orden de importancia Ponderación (%)
ExperienciaGarantía
Plazo de entregaFormación académica
Oferta económica Otro (Indique cual): Otro (Indique cual):
Total (%) Suma = 100%
8. PLAZO (OBLIGATORIO PARA PRESTACIÓN DE SERVICIOS)
TOTAL (EN MESES O DÍAS) 1
Fecha Inicio *
Fecha Terminación
10. DATOS DEL OFERENTE SELECCIONADO (APLICA CUANDO EL SOLICITANTE HAYA EFECTUADO EL PROCESO DE SELECCIÓN, PARA LO CUAL DEBERÁ ADJUNTAR LOS SOPORTES RESPECTIVOS)CUANDO SE REQUIERA DETALLAR M ÁS DE UN OFERENTE SELECCIONADO, M ARQUE X y ANEXE RELACIÓN
Nombre o Razón Social Dirección Correo-e Fax
11. DATOS DE LA PERSONA QUE ESTARÁ A CARGO DE LOS BIENES A ADQUIRIR Planta
Nombre Tel. (Exts.)Cedula No. DependenciaCorreo-e Edificio
Planta Nombre
Cedula No. Correo-e Dependencia
SOLICITUD DE ORDEN CONTRACTUAL
Código: U-FT-12.002.002
Versión: 1
Página: 1 de 1
1. IDENTIFICACIÓN DE LA SOLICITUD
MODIFICACIÓNPRORROGA
Código QUIPU Proyecto
TIPO DE SOLICITUD
INICIALADICIÓN a Orden
Contractual No.
3. JUSTIFICACIÓN (Las solicitudes de contratación de proyectos de investigación o de extensión, se entenderán justif icadas siempre que el objeto a contratar se encuentre discriminado en la resolución de aprobación del presupuesto del proyecto o en la propuesta aprobada por la entidad contratante o f inanciadora)
4. OBJETO GENERAL DE LA CONTRATACIÓN REQUERIDA
(SI SON M ÁS DE 5 ITEM S, M ARQUE X y ADJUNTE ANEXO)
Cédula No.Tel. Celular
PARA EL CASO DE SERVICIOS: LAS OBLIGACIONES DEBEN SER PUNTUALES Y RELACIONADAS CON EL OBJETO GENERAL A EJECUTAR. Cantidad
Vr. Unitario PARA EL CASO DE BIENES: ESPECIFIQUE POR EJEM PLO: NOM BRE M ODELO, PRESENTACIÓN, REQUISITOS M ÍNIM OS, LUGAR DE INSTALACIÓN, ENTRE OTROS. más IVA (a)
Total más IVA (a)
ELIJA LOS QUE CONSIDERE
RELEVANTES, ENUMERELOS
SIENDO EL NÚMERO 1 EL MÁS
IMPORTANTE, Y ASIGNELES VALOR
PORCENTUAL
No. de Pagos Vr. x Pago incluido IVA ($) Subtotal ($)
9. CLÁUSULAS ADICIONALES (MARQUE X, SEGÚN APLIQUE EN CADA CASO) a. Gastos de transporte y estadía
*TENIENDO EN CUENTA EL TIEM PO M ÍNIM O REQUERIDO PARA TRÁM ITE A PARTIR DE LA RADICACIÓN DE LA SOLICITUD (5 días hábiles) b. Confidencialidad de la información
VR. TOTAL DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL SOLICITADA ($) $ 0
(SIN INCLUIR LA CONTRIBUCIÓN ESPECIAL DEL 4X1,000)
Cédula o NIT No.
c. Responsabilidad de bienes
d. Otra (Indique cual): _________________________________________________________
Tel. 1 (fijo) Tel. 2 (celular)
Ubicación Dependencia Oficina No.
SI HAY M ÁS DE UN (1) RESPONSABLE DE LOS BIENES, M ARQUE X y ANEXE RELACIÓN
Tipo de Vinculación (marcar X) Contratista ODS Vigente No.Tel. Celular
12. DATOS DEL INTERVENTOR/ SUPERVISORTipo de Vinculación (marcar X) Contratista ODS Vigente No.
Tel. (Exts.) Tel. Celular
(c) Cuando el solicitante tambien sea el interventor, bastará con la firma como solicitante. Diseñado por: DNSA/ Julio César M orales Castañeda
Certificamos que se ha recibido oferta verbal para la adquisición del bien y/o servicio requerido expresamente en esta solicitud, que el proveedor seleccionado cumple y acepta las condicionesestablecidas por la Universidad para este tipo de órdenes contractuales, que he verificado la razonabilidad del precio ofrecido y que la información suministrada en el presente formato es veraz ycorresponde a lo ofertado por el proveedor. (a)
FIRMA JEFE DEPENDENCIA o DIRECTOR DE PROYECTO FIRMA DEL INTERVENTOR/ SUPERVISOR PROPUESTO (c) (a) Requerido para solicitudes de órdenes minimas de corta duración y menores, en las cuales no será obligatoria la presentación de oferta escrita. (b) Si requiere información adicional, debe adjuntar los respectivos anexos
Ubicación Dependencia
Edificio Oficina No.