d-1 división de tesorería introducción es elaborado y ... · es primordial que toda la...
Post on 16-Oct-2019
2 Views
Preview:
TRANSCRIPT
D-1
Junio 2013
División de Tesorería
Introducción
El presente Manual de Organización, Normas y Procedimientos correspondiente a la
División de Tesorería, adscrita a la Dirección de F inanzas de la Gobernación del
Estado Táchira, es de observancia general, sirve como instrumento de información y
consulta.
Es elaborado y revisado por la Sección de Organización y Métodos en coordinación
con el personal adscrito a la División de Tesorería, de la Gobernación del Estado, bajo
la supervisión del Jefe del área.
El propósito fundamental del Manual de Organización, Normas y Procedimientos es
proporcionar en forma ordenada la información básica de la organización y
funcionamiento de la unidad responsable como referencia para lograr el aprovechamiento
de los recursos y el desarrollo de las funciones encomendadas. Sirve como instrumento
de consulta y de adiestramiento de personal, así como apoyo a los niveles directivos para
la delegación de funciones de autoridad, lo que les permite disponer de mayor tiempo
para desarrollar sus actividades gerenciales tales como: planificación, coordinación,
supervisión y control de las responsabilidades a su cargo, y aspectos importantes para el
progreso de la organización.
Es primordial que toda la organización conozca y esté consciente de la importancia de
los Manuales de Organización, Normas y Procedimientos de su utilidad y de las ventajas
que ofrecen, por lo que es precisa la cooperación de todos en la difusión de estos
conceptos, para así lograr el objetivo para el cual los Manuales fueron creados.
D-1
Junio 2013
División de Tesorería Conceptos
Contenido Código
Introducción
Conceptos
Estructura del manual
Uso del manual
Normas:
Base Legal
Generales D-1-1N
Procedimientos:
Liquidación de estampillas, papel sellado o timbres fiscales D-1-1P
Ingresar información al módulo de Liquidación de planilla de ingresos del Sistema Automatizado para la Integración de la Gestión Administrativa (SIGRE)
D-1-2P
Liquidación de reintegros de años anteriores, multas, ventas de terreno o ingresos diversos. D-1-3P
Registro de ingresos del Sistema Automatizado para la integración de la Gestión Administrativa (SIGRE) D-1-4P
Liquidación de ingresos a nivel Nacional. D-1-5P
Liquidación de intereses generados por colocaciones bancarias y cuentas corrientes. D-1-6P
Realizar el ingreso por concepto de reintegro del año en curso. D-1-7P
Retenciones a una Orden de Pago. D-1-8P
Comprobante de retención del Impuesto al Valor Agregado (IVA)/ Comprobante de Retención ISR / Comprobante de Retención LTF. D-1-9P
Declaración del Impuesto al Valor Agregado (IVA). D-1-10P
Declaración del impuesto sobre la renta (ISLR). D-1-11P
Declaración de timbres fiscales (TF). D-1-12P
D-1
Junio 2013
División de Tesorería Conceptos
Contenido Código
Solicitar nota de debito o crédito a la entidad bancaria D-1-13P
Apertura y habilitación de los libros contables utilizados D-1-14P
Elaboración de un cheque a una orden de Pago. D-1-15P
Anulación de cheques caducos. D-1-16P
Anulación de un cheque por mala impresión y por no coincidir el monto D-1-17P
Conformación de un Cheque D-1-18P
Remitir a la taquilla cheques / ordenes D-1-19AP
Recibir y entregar cheque a beneficiario/proveedor D-1-19BP
Archivo de Órdenes de Pago D-1-20P
Conciliaciones Bancarias D-1-21P
Elaborar y remitir a la Dirección de Finanzas cuadro de ingreso, egresos y reintegros
D-1-22P
Colocaciones Bancarias a Plazo Fijo D-1-23P
Registrar el movimiento ordinario o coordinado en libro auxiliar de Tesorería
D-1-24P
Registro de los movimientos del presupuesto Ordinario / Coordinado u otra fuente de financiamiento en los libros auxiliares de contabilidad o banco
D-1-25P
Solicitud de copias de Órdenes de Pago D-1-26P
Realizar el Arqueo de Fondos de Tesorería D-1-27P
Aperturar Fideicomiso de Aportes de los Compromisos de Responsabilidad Social. D-1-28P
Manejo del Fideicomiso de Aportes de los Compromisos de Responsabilidad Social
D-1-29P
Desembolso / pago con cargo al fideicomiso de responsabilidad
social. D-1-30P
Entregar ticket y tarjetas de alimentación, juguetes y útiles escolares D-1-31P
D-1
Junio 2013
División de Tesorería Conceptos
PROPÓSITO DEL MANUAL:
El propósito fundamental del Manual de Organización, Normas y Procedimientos es
mantener en forma ordenada, sistemática y al alcance de los trabajadores, toda la
información concerniente a las funciones y objetivos de la División de Tesorería.
IMPORTANCIA:
Los Manuales de Organización, Normas y Procedimientos son instrumentos muy útiles de
comunicación escrita que ayudan al personal a desarrollar mejor su tarea, facilitándole una
visión de conjunto de sus funciones y permitiéndole considerar sus propias
responsabilidades, como parte integrante de las principales funciones de la organización,
estructura jerárquica y objetivos de cada unidad organizativa.
ALCANCE:
Este Manual de Organización, Normas y Procedimientos involucra todas las unidades
organizativas de la División de Tesorería.
PRESENTACIÓN:
Para lograr el objetivo de constituir un sistema de Manuales que suministre toda la
información necesaria referente a Objetivos, Constitución de cada unidad organizativa,
Funciones, Políticas, Normas y Procedimientos de una manera uniforme se estableció una
estructura bajo la cual se conforman cada uno de ellos.
POLÍTICAS :
Son las guías de orientación que presentan los criterios generales a considerar para la
realización de las actividades que se ejecutan en la organización, fijando los límites dentro
de los cuales se deben desarrollar.
Estas políticas establecidas por la alta Dirección de la Gobernación, están dirigidas al logro
de los objetivos principales de la misma.
D-1
Junio 2013
División de Tesorería Conceptos
NORMAS:
Son todas aquellas reglas que establecen las condiciones bajo las cuales se deben
efectuar las actividades en cada una de las entidades organizativas, con el fin de lograr un
mejor desarrollo de las mismas.
Estas reglas, generadas por cada unidad, están dirigidas al cumplimiento de las políticas y
por ende al logro de los objetivos.
PROCEDIMIENTO:
Es el conjunto de pasos secuenciales necesarios para realizar una labor, los cuales
especifican en forma detallada, operaciones, materiales, controles, personal involucrado,
relación entre áreas, entre otros, con el fin de efectuar cada uno de los procesos que se
llevan a cabo en la organización de manera lógica, secuencial y coordinada.
MÉTODO:
Es la forma o modo de efectuar una actividad considerando la disponibilidad de recursos
materiales técnicas, económicas y humanos; que utilizados eficientemente conlleva al logro
de los objetivos.
ACTIVIDADES :
Es el conjunto de tareas propias que deben realizar en un campo determinado, dirigidas al
logro de un objetivo específico; determinan el grado de responsabilidad y autoridad del
cargo.
TAREAS :
Son las operaciones que ejecuta un individuo para el desarrollo de sus actividades, forman
la base de los procedimientos, ya que representan cada etapa o paso de los mismos.
DIAGRAMA ESTRUCTURAL:
Es la organización formal en la que se establecen los niveles jerárquicos y se específica la
división de funciones, la interrelación y coordinación que deben existir entre las diferentes
unidades organizativas, a efecto de lograr el cumplimiento de los objetivos, es un marco
administrativo de referencia para determinar los niveles de toma de decisiones.
D-1
Junio 2013
División de Tesorería Conceptos
DIAGRAMA DE POSICIÓN:
Es la organización formal en la que se establecen los cargos que existen en las diferentes
unidades organizativas, a efecto de lograr el cumplimiento de los objetivos, es un marco
administrativo de referencia.
NIVEL JERÁRQUICO:
Es la división de la estructura orgánica administrativa para asignar un grado determinado a
las unidades internas definiendo rangos o autoridad y responsabilidad; independientemente
de la clase de función que se les encomiende.
ORGANIGRAMA:
Un organigrama o carta de organización es un gráfico que expresa en forma resumida la
estructura orgánica de una dependencia, o parte de ella, así como las relaciones entre las
unidades que la componen.
UNIDAD ORGANIZATIVA:
Es una unidad administrativa impersonal que tiene a su cargo el ejercicio de una o varias
funciones, y puede estar integrado por uno o varios puestos.
FUNCIÓN:
Conjunto de actividades afines y coordinadas que se necesitan realizar para alcanzar los
objetivos de la dependencia o entidad y de cuyo ejercicio generalmente es responsable un
área organizacional: se define a partir de las disposiciones jurídico-administrativas vigentes.
D-1
Junio 2013
División de Tesorería
Estructura del Manual
PRESENTACIÓN:
Para lograr el objetivo de constituir un sistema de Manuales que suministre toda la
información necesaria referente a Objeto, Funciones y cargos que conforman la institución;
de una manera uniforme se estableció una estructura bajo la cual se conforman cada uno
de ellos.
Se presentan en carpetas de tres (3) anillos, tamaño carta, lomo ancho, de color blanco y
con una etiqueta en su lomo rotulada con la denominación del tipo del Manual (Ver figura
Nº 1)
Fig. Nº. 1
EJEMPLO:
(DENOMINACIÓN
DE LA UNIDAD
ORGANIZATIVA )
DIVISIÓN DE TESORERÍA
Logotipo
D-1
Junio 2013
División de Tesorería
Estructura del Manual
ESTRUCTURA INTERNA :
Toda la información estará contenida en la forma “Organización”, lo que permitirá
mantenerla bajo una misma forma de presentación.
Cada vez que se analice y/o genere un objetivo, función o política, será revisada por la
Sección de Organización y Métodos , quien elaborará en original y (n) número de
copias, las cuales dependerán de las unidades involucradas con la información, y
permanecerán en el Manual hasta que se realice alguna modificación.
La información del Manual de Organización se presenta en un formato como el que se
muestra a continuación:
GOBERNACIÓN DEL ESTADO TÁCHIRA MANUAL DE ORGANIZACIÓN
ÁREA:
ASUNTO:
CÓDIGO
FECHA DE VIGENCIA 1
2
3
4
5
D-1
Junio 2013
División de Tesorería
Estructura del Manual
CÓDIGO DE CAMPO TÍTULO DESCRIPCIÓN
1 Área Identifica a la unidad responsable de la información presentada en el formato.
2 Asunto Título de la información presentada.
3 Código Código del Área
4 Fecha de Vigencia Codificación asignada, por la División de Organización y Métodos para identificar la información que contiene al formato.
5 (Espacio Blanco) Área destinada para la impresión o vaciado de la información.
CÓDIGO:
Todas las normas, procedimientos y formulario presentan un código asignado por la
Sección de Organización y Métodos y registrado en el campo Nº.4 de la forma “Manual de
Normas y Procedimientos” con el fin de facilitar su identificación, cuantificación y control.
Debido al gran volumen de formularios que se manejan en la Organización se considera
necesario estructurar un código que permitiera en forma detallada diferenciarlos en cada
área específica. Dicho código presenta la siguiente estructura:
D-1
Junio 2013
División de Tesorería
Estructura del Manual
Z X X X X - Z
Un carácter alfabético que indica la Dependencia a la cual pertenece la Dirección a la cual pertenece el Manual
Un carácter numérico que indica el área organizativa a la cual se hace referencia
Un carácter numérico que indica el área organizativa a la cual se hace referencia
Un carácter numérico que indica el área organizativa a la cual se hace referencia
Un carácter numérico que indica el área organizativa a la cual se hace referencia (Nivel IV)
Un carácter alfabético que indica la naturaleza del Manual: O: Organización N: Normas y Procedimientos
D-1
Junio 2013
División de Tesorería Uso del Manual de Normas y Procedimientos.
Búsqueda de Información
El diseño de una estructura Standard para la conformación y presentación de los Manuales
de Organización permite unificar su utilización y lograr un lenguaje común dentro de la
Organización, con el fin de agilizar y facilitar la búsqueda y obtención de información
relacionada con las actividades que se realizan, contribuyendo así, al incremento de la
productividad en las mismas.
Todos los Manuales de Organización, Normas y procedimientos tienen la misma estructura y
una de las principales herramientas con que cuenta el usuario para su manejo es el índice,
ordenado por unidad organizativa que permite la localización de cualquier información
referente a objeto, funciones y constitución de cada área, con su respectivo código -
parámetro fundamental para la ubicación - elaborados o utilizados por una unidad
organizativa especifica.
El código, extraído del índice y que identificará dicha información, se busca en los campos
denominados “CÓDIGOS”, de la forma incluidas en el manual, ubicando así los instructivos
con la información requerida. Cada instructivo muestra la información por renglones
especificando:
a.- Para Políticas y Normas:
I. Objetivo
II. Contenido
b.- Para Procedimientos:
I. Objetivo
II. Extensión
III. Formularios utilizados
IV. Explicación detallada del Procedimiento, descrito en dos columnas.
D-1
Junio 2013
División de Tesorería Uso del Manual de Normas y Procedimientos.
La primera denominación “RESPONSABLE ”, en el cual se indica la unidad
organizacional o cargo responsable de la ejecución de cada uno de los pasos del
procedimiento, segunda denominada “ACCIÓN” en el cual se describe la secuencia de
pasos a seguir por cada responsable involucrado en la ejecución del procedimiento; los
documentos que hace mención el procedimiento inician en letra mayúscula, los instructivos
o formularios se encierran entre comillas, los originales tanto para los documentos como
para los instructivos se representan con el Cero (0), las copias con el número uno en la
adelante (1).
Ejemplo : Oficio de solicitud (0), “Memorándum” (0,1,2)
c.- Para instructivos de formularios:
I. Título
II. Objetivos
III. Origen
IV. Frecuencia de preparación
V. Elaboración
VI. Distribución
VII. Período de archivo
VIII. Características
IX. Descripción e instrucciones de llenado de los campos que contienen, bajo la
Referencia numérica.
D-1
Junio 2013
División de Tesorería Uso del Manual de Normas y Procedimientos.
2. Diagramas de Flujo o Flujo gramas:
Nombre Símbolo Función
Terminal
Representa el inicio y fin de un programa. También puede representar una parada o interrupción programada que sea necesaria realizar en un programa.
Operación
Representa la ejecución de una operación o tarea. Ejemplo: Firma formulario “Solicitud de Permiso”
Decisión
Indica operaciones lógicas o de comparación entre datos (normalmente dos) y en función del resultado de la misma determina (normalmente si y no) cual de los distintos caminos alternativos del programa se debe seguir
Conector de Proceso 1
Indica la continuación en otra parte del mismo; puede ser en la misma página o en otra. En el espacio interno de la figura, lleva escrito un número que sirve como referencia para ubicar la etapa en la cual continua el proceso. Ejemplo: Va de 1 a 1
Indicador de dirección o línea de
flujo
Señala la secuencia continua de cada etapa del proceso.
Documento Forma
Formulario
Representa un documento, formulario, tarjeta, carnét o cualquier otro material impreso.
D-1
Junio 2013
División de Tesorería Uso del Manual de Normas y Procedimientos.
Nombre Símbolo Función
Documentos
2
1
0
Representa original y copias de documentos, formularios, tarjetas, carnet o cualquier material impreso.
Documentos
Representa dos (2) o más documentos del mismo tipo.
Archivo Temporal T
Cuando los documentos permanecen en archivo durante un corto período de tiempo y regresan al proceso.
Archivo Permanente P
Cuando los documentos permanecen en archivo un largo período de tiempo (mayor de un (1) año), considerándose archivo muerto.
Conector de Página A
Indica la continuación del proceso en otra página. En el espacio interno de la figura, lleva escrito una letra que sirve como referencia para ubicar la página en la cual sigue el proceso.
Procesamiento electrónico de
Datos
Operaciones mecanizadas o realizadas en equipos de computación.
D-1
Junio 2013
División de Tesorería Uso del Manual de Normas y Procedimientos.
La interpretación de esta simbología en los flujogramas es sencilla. Una vez que se ha
ubicado la página en la que se encuentra el procedimiento, se localiza el flujograma
correspondiente seguidamente de éste.
Comenzando en la parte superior de la primera página, se sigue en forma secuencial los
pasos de procedimiento, guiándose por las flechas.
Los conectores indicarán en que página o parte del diagrama deberá continuar la
secuencia del procedimiento.
Todas esta información, procesada e impresa por la Sección de Organización y
Métodos , será distribuida a cada uno de los usuarios, quienes recibirán, la información de
la cual sean responsables directos, así como la de otras áreas en la cual se encuentren
involucradas.
Las secciones en cada Manual se conformarán a medida que cada una de las Unidades
Organizativas reciba la información correspondiente; nueva o modificada.
D-1
Junio 2013
División de Tesorería.
Codificación.
El código es alfanumérico porque incluye una letra en el primer dígito y los dígitos
siguientes son numéricos, sin embargo el orden numérico no indica ningún tipo de jerarquía
solo se utiliza para codificar cada unidad organizativa.
Código Dependencia Código Dependencia
D Dirección de Finanzas
CIBI Comisión de Inventarios de Bienes Inmuebles.
CDBM Comisión de Desincorporación de Bienes Muebles.
ORRC Oficina de Recepción de Rendición de Cuentas.
ORTA Oficina de Revisión de Trámites Administrativos
UTACRS
Unidad Técnica Administrativa de Seguimiento,
Control de Ejecución y Cumplimiento de los
Compromisos de Responsabilidad Social
1 División de Tesorería.
2 División de Contabilidad Fiscal.
3 División de Contabilidad Presupuestaria
4 División de Adquisición de Bienes y Servicios
D-1
Junio 2013
División de Tesorería.
Organización
OBJETIVO:
Unidad de organizativa de carácter operativo que tiene como objetivo principal organizar,
coordinar, dirigir y controlar todas las operaciones de recaudación, custodia de valores,
pagos y manejo de ingreso; de acuerdo a las disposiciones legales vigentes.
CONSTITUCIÓN:
(Según Relación de Cargos Fijos 2013)
Esta División está constituida por: un (01) Tesorero (a) General del Estado, un (01)
Administrador IV, dos (02) Auditor III, dos (02) Asistentes Administrativos III, un (01)
Contabilista III, dos (02) Secretaria Ejecutiva II, un (01) Cajero Jefe, un (01) Secretario III,
un (01) Archivista II, tres (03) Habilitado I, un (01) Operador de Equipos de Computación II ,
un (01) Asistente de Oficina II, un (01) Secretaria (o) II, un (01) Archivista I y un (01)
Contabilista I.
(Según Funcionamiento actual)
Esta División está constituida por:
Personal Fijo:
Esta División está constituida por: un (01) Tesorero o Tesorera General del Estado, dos
(02) Auditores III, dos (02) Asistentes Administrativos III, dos (02) Secretaria Ejecutiva II, un
(01) Archivista II, un (01) Habilitado I, un (01) Cajero Jefe, un (01) Operador de Equipos de
Computación II.
Personal Contratado :
Siete (07) Auxiliar por necesidad de servicio
D-1
Junio 2013
División de Tesorería.
Organización
FUNCIONES:
1. Percibir los ingresos públicos estadales.
2. Custodiar los fondos y valores pertenecientes al Estado.
3. Hacer los pagos autorizados por las instancias correspondientes.
4. Distribuir las disponibilidades financieras para la puntual satisfacción de las
obligaciones de Estado.
5. Administrar las cuentas bancarias del tesoro estadal.
6. Registrar contablemente los movimientos de ingresos y egresos del tesoro estadal.
7. Determinar y enterar conforme a la ley los pagos correspondientes al Impuesto sobre
la Renta, Impuesto al valor Agregado, Ley de Timbre Fiscal y otros tributos nacionales
o estadales.
8. Suministrar información de las operaciones realizadas al Sistemas de Contabilidad
Fiscal del Estado.
9. Realizar la conciliación bancaria con las diferentes cuentas auxiliares de caja y banco
con la cuenta mayor general de la Tesorería, con la periodicidad que ordena la
publicación 20 de la Contraloría General de la República.
10. Efectuar colocaciones bancarias del dinero no utilizado luego de realizar flujos de
caja.
11. Archivar cada una de las Órdenes de Pago Originales para su respectivo soporte.
12. Recibir y controlar financieramente los recursos provenientes de los aportes de
compromisos de Responsabilidad Social.
13. Entregar a los Beneficiarios los tickets y tarjetas de alimentación, útiles escolares y
juguetes.
14. Las demás que le atribuyan los instrumentos legales sobre las materias inherentes a
su competencia.
D-1
Junio 2013
División de Tesorería.
Organización
Organigrama de Estructural
(Según Decreto Nº 667 de fecha 31 de agosto de 2007 )
D-1
Junio 2013
División de Tesorería.
Organización
Organigrama de Estructural
(Según Funcionamiento Interno)
D-1
Junio 2013
División de Tesorería.
Organización
Organigrama de Posición (Según Relación de Cargos Fijos 2013)
D-1
Junio 2013
División de Tesorería.
Organización
BASE LEGAL :
1. Ley Orgánica de Administración Financiera del Sector Público (LOAFSP ).
2. Ley Orgánica de Administración Financiera del Sector Público del Estado Táchira.
3. Reglamento Parcial N°1 de la Ley Orgánica de Adm inistración Financiera del Sector
Público del Estado Táchira para la ordenación de gastos y pagos.
4. Reglamento Parcial N°2 de la Ley Orgánica de Adm inistración Financiera del Sector
Público del Estado Táchira sobre Modificaciones Presupuestarias.
5. Reglamento Parcial N°3 de la Ley Orgánica de Adm inistración Financiera del Sector
Público del Estado Táchira sobre el manejo de los Fondos en Avance, Fondos en
Anticipo y Cajas Chicas.
6. Reglamento Parcial N°4 de la Ley Orgánica de Adm inistración Financiera del Sector
Público del Estado Táchira para la liquidación y cierre del Ejercicio Económico
Financiero.
7. Ley de la Contraloría General de La República y Sistema Nacional de Control Fiscal
8. Normas Generales de Contabilidad del Sector Público.
9. Normas Generales de Control Interno
10. Decreto 667.
11. Ley de Reforma Parcial de la Ley que establece el Impuesto al Valor Agregado
(I.V.A.)
12. Ley del Impuesto Sobre la Renta.
13. Ley de Reforma Parcial a la Ley de Timbre Fiscal del Estado Táchira.
14. Reglamento de la Ley de Impuesto Sobre la Renta “en materia de Retención.”
15. Ley de Alimentación de los Trabajadores.
16. Ley de Contrataciones Públicas.
17. Reglamento de la Ley de Contrataciones Públicas.
18. Resolución de la Contraloría General de la República 647 de fecha 02 de noviembre
del 2012.
D-1-1N
Octubre 2014
División de Tesorería.
Normas Generales de la División
CONTENIDO:
1. El proceso de ejecución de los pagos, se realiza mediante la revisión y chequeo de la
Orden de Pago, tramitada por la División de Contabilidad Presupuestaria adscrita a la
Dirección de Finanzas. Lo cual permite una correcta utilización de las partidas
presupuestarias, evitándose la imputación del gasto por partidas no contempladas en la
Ley.
2. Todos los cheques correspondientes al Tesoro estadal, deberán generarse a nombre de
la Gobernación del Estado Táchira; por cuanto es el ente que tiene personalidad
jurídica. En consecuencia, a partir de la publicación del presente Manual y por un
periodo de tres (03) meses, se permitirán los cheques a nombre de la Tesorería General
del Estado y la Gobernación del Estado Táchira, con la finalidad de hacer del
conocimiento público y general tal disposición. Finalmente la División de Tesorería
utilizará los medios para divulgar esta información.
3. Se liquidan los ingresos que percibe el Ejecutivo mediante la emisión de planillas de
liquidación, lo cual permite determinar el rubro de ingresos correspondientes para así
realizar el asiento contable y el ingreso en las diferentes cuentas bancarias, así mismo
normas de control interno, tales como: verificación de depósitos en cuentas de la
Gobernación, revisión de cheques gerencia con sus respectivos Oficios y Ordenes de
Pago, asignación de partidas presupuestarias a que corresponde cada ingreso, revisión
y firma de las planillas por parte de la persona encargada de liquidar, firma en la planilla
de liquidación del Tesorero (a) en caso de quedar cheques pendientes por entregar al
final del ejercicio económico del año en curso, se procederá a liquidar los mismos, con
cargo a una cuenta llamada: cheques en custodia.
4. Los ingresos extraordinarios deben ser trasladados o transferidos cuando la alta
Gerencia del Ejecutivo Regional considere necesario y serán utilizados para cubrir
insuficiencias o necesidades presupuestarias, previa certificación de excedentes de caja
y banco, que realizará la Dirección de Finanzas y la División de Tesorería, según
solicitud emanada por la Dirección de Planificación y Desarrollo, esta última
D-1-1N
Octubre 2014
División de Tesorería.
Normas Generales de la División
indicara el destino de los recursos y así, mediante la figura de Crédito Adicional será
aprobado por el Consejo Legislativo.
5. La División de Tesorería adscrita a la Dirección de Finanzas, enviará la Planilla de
solicitud de autorización de apertura de cuenta, vía correo electrónico a la Oficina
Nacional del Tesoro (ONT), para proceder a la apertura de cuentas corrientes y cuentas
de fideicomiso que maneje la Gobernación.
6. Una vez recibida la autorización con la asignación del código ONT, se realiza la
apertura de la cuenta, consignando un Oficio a la Entidad Bancaria, el cual debe
contener: nombre de la cuenta y las firmas autorizadas.
7. Para iniciar el movimiento financiero de la cuenta bancaria se deberá tener el código
asignado por la Oficina Nacional del Tesoro.
8. La cuenta inicial para la recepción de los fondos del situado será “Situado
Constitucional”, de allí se harán los respectivos traslados según los destinos
presupuestarios asignado, por la Dirección de Planificación y Desarrollo (en cuentas
separadas por Presupuesto Coordinado / Plan de Inversión y ordinario), con el fin de
controlar la administración racional y eficiente de los recursos.
9. Mensualmente se concilian las diferentes cuentas bancarias que posee la Gobernación
del Estado, lo cual permite tener información fehaciente sobre las disponibilidades
bancarias para la elaboración del resumen mensual del libro auxiliar de Tesorería que
es el que nutre la Contabilidad Fiscal, en cuanto a las cuentas del Tesoro.
10. Los fondos depositados en las cuentas bancarias que maneja la División de Tesorería,
serán utilizados en los destinos presupuestarios asignados por la Dirección de
Planificación y Desarrollo (Presupuesto Coordinado / Plan de Inversión y Ordinario,
entre otros), efectuándose pagos por el presupuesto correspondiente, con el fin de
controlar la administración, manejo y disposición racional y eficiente del patrimonio
público.
11. La Dirección de Finanzas a través de la División de Tesorería, contará con un
Funcionario enlace (Coordinador de Conciliaciones), para realizar los trámites ante las
diferentes Instituciones Financieras, el cual se encargará de gestionar de manera
D-1-1N
Octubre 2014
División de Tesorería.
Normas Generales de la División
oportuna los soportes relacionados con las transacciones que lleva la División con las
entidades financieras.
12. Las personas responsables de llevar los libros de las cuentas bancarias utilizados por la
División de Tesorería, están en la obligación de hacer seguimiento de las diferencias
detectadas con la Entidad Bancaria, ajustes y verificaciones de Registros Contables
para la realización de los asientos correspondientes. Si requiriere algún documento para
solventar alguna diferencia se oficia y se llama al banco solicitando al funcionario enlace
hacerle seguimiento y diligenciar la solicitud.
13. Los Oficios de Solicitud, de las diferencias detectadas en la Entidad Bancaria se
realizarán al finalizar la conciliación bancaria. Finalizada la mencionada conciliación y
de no obtener respuesta alguna por parte de la Institución Financiera; se deberá enviar
un nuevo oficio ratificando la solicitud y el funcionario enlace realizará seguimiento
hasta obtener respuesta efectiva.
14. Las Órdenes de Pago y sus soportes para la elaboración del cheque deberán ser
originales.
15. Todos los cheques deberán tener dos firmas conjuntas, sello indispensable de la
División de Tesorería, sello de no endosable y la caducidad a noventa (90) días.
16. Las Órdenes de Pago y cheques no son endosables y deberán ser entregadas en
taquilla única y exclusivamente al beneficiario que conste en ellos previa identificación o
en su defecto a la Persona Autorizada.
Formalidad de las Autorizaciones
• En los casos de personas jurídicas: la autorización deberá ser emanada en papel
membrete original firmado por el representante legal que conste en Acta Constitutiva,
debidamente sellada con inclusión de la dirección fiscal y teléfonos de contacto, con
copia de cédula de identidad de la persona que autoriza y el documento constitutivo
respectivo. Dicha autorización no deberá exceder de treinta (30) días continuos de su
expedición.
D-1-1N
Octubre 2014
División de Tesorería.
Normas Generales de la División
• En el caso de las personas naturales: la autorización deberá ser original firmada y con
inclusión de dirección y teléfonos de contacto, con copia de cédula de identidad
ampliada, a media hoja y completamente legible, de la persona que autoriza y del
autorizado con fecha del día que se presente en taquilla a retirar el cheque.
Adicionalmente se verificará que la firma de la autorización es igual a la que presenta
la copia de la cédula.
17. Semanalmente se enviará al archivo la relación de las órdenes de pago cuyos cheques
ya hayan sido retirados en taquilla.
18. Al final de cada mes elaborará una relación de los cheques pendientes de cobro que se
encuentren en custodia en caja, la cual se remitirá a la División de Contabilidad Fiscal
con la finalidad de proceder a regular los registros contables.
19. La División de Tesorería a través de la Ley de Timbre Fiscal percibe ingresos por
conceptos de Papel Sellado, Estampillas, Derechos de Registro, Renovación por
Especies Alcohólicas, entre otros rubros contemplados en esta Ley.
20. La Gobernación del Estado como Agente de Retención a través de la División de
Tesorería se encarga de enterar ante el Servicio Nacional Integrado de Administración
Aduanera y Tributaria (SENIAT.) en el momento oportuno, las retenciones hechas a los
Proveedores, Contratistas y Funcionarios.
21. La División de Tesorería envía mensualmente a la División de Contabilidad Fiscal, los
movimientos contables de la División, las cuales sirven de apoyo para la elaboración del
Balance General de la Hacienda Pública.
22. La División de Tesorería elabora Cuadro de Ingresos, Egresos y Reintegros
trimestralmente, remitiéndolo anualmente a la Dirección de Finanzas para su respectiva
Cuenta de Gestión.
23. Todas las cuentas bancarias (cuentas corrientes y fideicomiso) que generen cualquier
tipo de movimiento, deberán ser objeto de registro contable en los libros principales y
auxiliares; es decir, todas las cuentas deberán contar con su respectivo libro.
D-1-1N
Octubre 2014
División de Tesorería.
Normas Generales de la División
24. La División de Tesorería tramitará ante la Secretaría General de Gobierno la
habilitación de los libros contables requeridos para su funcionamiento, antes de
proceder a su utilización; igualmente se habilitarán los libros que requieran continuidad.
25. Los recursos que corresponden a Fondos de Terceros serán objeto de registro en forma
separada del resto de los Fondos que integran el tesoro del Estado. Estos recursos se
mantendrán en Instituciones que formen el Sistema Bancario Nacional en cuentas
corrientes no remuneradas. Sólo serán remuneradas las cuentas de Fondos de
Terceros pertenecientes a los recursos del Seguro Social Obligatorio y Ley de Política
Habitacional.
26. En los casos de depósitos de ingresos no identificados, se procederá transcurridos los
noventa (90) días siguientes a la cuenta de fondos a terceros, hasta tanto no se
determine el origen de tal ingreso. Así mismo al año siguiente de haberse efectuado el
depósito en fondos de terceros, si no se determina su procedencia, se transferirá a la
cuenta de ingresos extraordinarios para su debida liquidación.
27. En los casos de cheques caducos de ayudas otorgadas a particulares que no hayan
sido retirados en caja, habiendo transcurrido noventa (90) días a la fecha de caducidad
serán transferidos a Fondos a Terceros y de no presentarse el beneficiario se procederá
a emitir la planilla de liquidación o de reintegro según el caso.
28. Está totalmente prohibido depositar en cuentas de los proveedores de bienes y servicios,
los cheques que resultaren por la contraprestación de cualquier contrato válidamente
suscrito con esta Gobernación. De manera excepcional podrán depositarse en cuenta los
cheques que correspondan al pago de cursos de adiestramiento, así como los cheques
que correspondan a viáticos del personal de la Gobernación, que por razones de servicio
no puedan acudir a la taquilla en la oportunidad debida.
29. Para la entrega de cheques correspondientes a ayudas económicas cuyos beneficiarios
sean proveedores de bienes o servicios, el autorizado a retirar el cheque en taquilla, será
la persona solicitante de la ayuda económica.
D-1-1N
Octubre 2014
División de Tesorería.
Normas Generales de la División
30. Para el trámite de cualquier desembolso/pago con cargo a las cuentas de fideicomiso,
deberá anexarse al oficio de solicitud certificación bancaria del beneficiario y punto de
cuenta firmado por la máxima autoridad, donde indica el destino de los recursos.
Para el Cálculo de Retenciones
1. Al recibir la orden de pago, verifica si la persona es natural o jurídica, clasifica por
presupuesto ordinario, coordinado, Fides / LAEE.
2. Realiza cálculos en una hoja de Excel y los anexa a la orden de pago, donde se
refleja la retención del IVA. En caso de tratarse de una orden de compra u orden de
servicio, calcula: IVA, ISLR, Timbre Fiscal, e indica el monto del cheque a pagar al
Proveedor.
3. En caso de tratarse de una Orden de Pago, de Servicio, Valuación, honorarios
profesionales, cooperativa, publicidad, radio o Alq uileres , se procede a
calcular el ISLR, tomado en consideración si es persona natural o jurídica. En caso
de poseer carta de exención de Impuesto Sobre la Renta no se calcula dicho
impuesto.
4. Para el cálculo de ISLR de personas naturales, resi dentes en el país, el monto
a retener será la cantidad que resulte de la aplicación del porcentaje menos el
resultado que se obtenga de multiplicar el valor actual de la Unidad Tributaria (UT)
por el porcentaje de retención (1%, 3% ) y por el factor 83.3334.
5. Para el cálculo de ISLR de personas jurídicas, resi dentes en país , la retención
se aplicará sobre cualquier monto pagado o abonado en cuenta, según el
porcentaje (2%, 3%, 5%).
6. Para el cálculo de Timbre Fiscal, a órdenes de pago emitidas a favor de
contratistas por ejecución de obras, servicios prestados al sector público estadal,
se deberá retener el 1 por mil (1/1000) a partir de un monto de 100 Unidades
Tributarias (100 UT), esto si la base imponible excede de dichas Unidades
Tributarias.
D-1-1N
Octubre 2014
División de Tesorería.
Normas Generales de la División
7. Para Publicidad y Propaganda, el cálculo del IVA, I SLR, Timbre Fiscal, para
personas naturales es: el 3% menos sustraendo; para personas Jurídicas es:
5% sobre cualquier monto pagado o abonado en cuenta.
8. Si se trata de radio transmisiones de cuñas: el cál culo del IVA, ISLR, Timbre
Fiscal es:
Para personas naturales: se calcula el 3% menos el sustraendo
Para Personas Jurídicas: se calcula el 3% sobre cualquier monto pagado o
abonado en cuenta.
9. Los porcentajes de retención son aplicados según el Decreto 1808.
10. Una vez realizados los cálculos de la orden de pago e ingresados al sistema
SIGRE, se remite al área de cheques; a los fines de proceder a la elaboración del
respectivo cheque.
11. Si se trata de fideicomisos y es contribuyente ordinario : Se realiza el cálculo
del Impuesto al Valor Agregado (IVA), Impuesto Sobre la Renta (ISLR) y Timbre
Fiscal.
12. Si se trata de Publicidad y Propaganda:
Si es contribuyente Ordinario del IVA se procede a hacer la retención.
Si es persona natural y el monto pagado es superior a la base imponible aplicable
para la fecha: se calcula el 3% menos el sustraendo aplicable para la fecha por
Impuesto Sobre La Renta (ISLR).
Si es Persona Jurídica: Se calcula el 5% sobre cualquier monto pagado o abonado
en cuenta. También se calcula el 1/1000 por concepto de Timbre Fiscal en caso de
que la base imponible llegue a las 100 Unidades Tributarias.
13. Si se trata de Transmisiones:
Si es contribuyente Ordinario del IVA se procede a hacer la retención.
Si es persona natural y el monto pagado es superior a la base imponible aplicable
para la fecha: se calcula el 3% menos el sustraendo aplicable para la fecha por
Impuesto Sobre La Renta (ISLR).
D-1-1N
Octubre 2014
División de Tesorería.
Normas Generales de la División
Si es persona Jurídica y el monto es mayor a 25.000,oo: Se calcula el 3% sobre el
monto pagado o abonado en cuenta, calcula el 1/1000 por concepto de Timbre
Fiscal si la base imponible llega a las 100 Unidades Tributarias.
Los cálculos respectivos por los diferentes conceptos se realizan en una hoja de
Excel, se sacan impresos en una hoja y se anexa a la respectiva Orden de Pago,
se debe elaborar una relación de Órdenes de Pago y remitirlas para la elaboración
de cheques.
La División de Tesorería se encargará de certificar los Excedentes de Caja y
Bancos enviados por la División de Contabilidad Fis cal, consistente en:
1. Representan las existencias financieras liquidas del Tesoro del Estado al cierre del
Ejercicio presupuestario.
2. Para determinar su cuantía se tomarán los saldos según libros de las diferentes
cuentas bancarias que conforman el Tesoro del Estado, a lo cual se le suman las
existencias en dinero efectivo y cualquier otro instrumento financiero cuyo titular
sea la Tesorería Estadal; de este monto serán reducidos los aportes que
correspondan a los siguientes conceptos:
� Orden de Pago en Transito a la fecha de cierre, incluidas sus retenciones
del Ley.
� Gastos causados y no pagados al 31/12 del año que se cierra.
3. El cálculo de los excedentes de caja y bancos en una fecha distinta a la del cierre
del Ejercicio Presupuestario se hará de acuerdo al artículo 5 del Reglamento Nro.
1 de la Ley Orgánica de Administración Financiera d el Sector Público sobre el
sistema presupuestario.
4. Las existencias que conforman los excedentes de caja de bancos al cierre del año
fiscal serán utilizadas como fuente de financiamiento en el ejercicio económico que
se inicia en la cantidad prevista en el presupuesto de ingresos. En caso de que
este no prevea el uso de esa fuente financiera o lo incluya por un monto inferior, los
recursos no comprometidos se mantendrán en cuentas bancarias o cualquier otro
D-1-1N
Octubre 2014
División de Tesorería.
Normas Generales de la División
instrumento financiero dentro de las instituciones que conforman el Sistema
Financiero Nacional; aun cuando los mismos forman parte integrante de los fondos
que conforman la Tesorería del Estado, por tratarse de recursos que no tienen
aplicación inmediata en el funcionamiento del presupuesto de gastos deberán
mantenerse y registrarse en forma separada del resto de las cuentas bancarias.
5. Su aplicación para el financiamiento de gastos se hará por el monto establecido en
el presupuesto de ingresos al inicio del año fiscal o por la aprobación de créditos
adicionales en el resto del año que contemplan esta fuente de financiamiento.
6. En ambos casos se deberá hacer los correspondientes traspasos a las cuentas
bancarias que corresponden a los presupuestos del año en curso.
Para tramitar finiquitos por recursos en Gobernació n (FIDES/LAEE/FCI/otros)
1. Obras - Solicitud de pago directo de valuación final - Acta de Terminación - Reintegro de las diferencias y/o economías en la obra (si aplica)
2. Dotación - Solicitud de pago directo de valuación final o total - Orden de Compra - Nota de entrega o acta de control perceptivo
3. Rescisión (Sí se va a continuar ejecutando la obra) - Documentos de rescisión - Contrato de la nueva empresa
4. Rescisión (Sí no se va a continuar ejecutando) - Documentos de rescisión - Informe Técnico justificando el porqué no se va a ejecutar - Reintegro de las diferencias y/o economías en la obra (si aplica)
5. Para Inspecciones Obras
- Orden de Pago Final - Pago de fiel cumplimiento
Adquisición de Bienes Inmuebles
Antes de proceder a la cancelación de las Órdenes de Pago por concepto de Adquisición
de Bienes Inmuebles, deberá notificarse a la Procuraduría General del Estado, con el fin
D-1-1N
Octubre 2014
División de Tesorería.
Normas Generales de la División
que este Organismo diligencie ante el Registro correspondiente, la debida Protocolización
del Documento de Compra Venta. La entrega de los cheques a los legítimos propietarios se
hará coordinadamente con la Procuraduría General del Estado en el acto de firma entre las
partes ante el registro.
Para la Entrega en la División de Tesorería de Tick ets y Tarjetas de
Alimentación, Útiles Escolares y Juguetes.
1. Cada beneficiario para realizar el retiro de los tickets o tarjetas de alimentación;
útiles escolares y juguetes, debe presentar la cédula de identidad original o en su
defecto pasaporte original, por cuanto el mencionado beneficio tiene carácter
intransferible. Excepcionalmente, cuando se trate de reposos médicos debidamente
validados según el caso y los casos fortuitos o de fuerza mayor, se permitirán
autorizaciones originales con copia de la cédula de identidad de la persona que
autoriza y del autorizado con las huellas dactilares de ambos.
2. En el caso de jornadas masivas para la entrega de Tickets y Tarjetas de
Alimentación, Útiles Escolares y Juguetes, se establecerá un horario y lugar donde
se entregarán los mismos; haciendo del conocimiento a todas las Direcciones y
Oficinas, por escrito y mediante avisos impresos, en el interior del edificio sede de la
Gobernación.
3. Cualquier vicisitud que se presente durante la entrega de los tickets o tarjetas de
alimentación; útiles escolares y juguetes, deberá constar en acta que será firmada
por el Tesorero (a), el Funcionario designado y el beneficiario o autorizado, según el
caso, colocando su huella dactilar.
4. También se pueden entregar diariamente los Tickets y Tarjetas de Alimentación,
Útiles Escolares y Juguetes que no fueron debidamente retirados en las jornadas
masivas, siempre y cuando cumpla con las formalidades mencionadas
anteriormente.
D-1-1N
Octubre 2014
División de Tesorería.
Normas Generales de la División
Jornadas de Entregas masivas:
1. Al culminar cada jornada de entregas masivas de tickets o tarjetas de alimentación;
útiles escolares y juguetes, el personal encargado, llenará el formato de cierre
diario, indicando la cantidad de tickets, tarjetas de alimentación; útiles escolares y
juguetes que se están entregando.
2. Al cierre de la jornada y una vez llenos los formatos, los funcionarios designados
procederán a trasladar los tickets o tarjetas de alimentación; útiles escolares y
juguetes, a las cajas fuertes de Tesorería.
3. Al inicio de la jornada diaria el Funcionario que entrega, revisará que coincida el
número de tickets o tarjetas de alimentación; útiles escolares y juguetes, reflejadas
en el formato de cierre llenado el día anterior con los existentes en físico.
Normas Generales del Archivo Interno
1. Solo podrán entregarse temporalmente y previa solicitud por escrito los expedientes
de órdenes de pago, planillas de liquidación, planillas de reintegro o cualquier
documento manejado en la División de Tesorería, a los órganos de Control Interno
(Unidad de Auditoría Interna / Contraloría del Estado); excepcionalmente podrán
entregarse con la misma condición a la Procuraduría General del Estado.
D-1-1P
Junio 2013
División de Tesorería.
Procedimiento para Liquidar Estampillas, Papel Sellado o Timbres
Fiscales.
OBJETIVO : Indicar los pasos a seguir para Liquidar Estampillas, Papel Sellado o Timbres
Fiscales
EXTENSION: División de Tesorería.
RESPONSABLE ACCIÓN
Secretaria Ejecutiva II 1. Recibe de la División de Recaudación Tributaria los
siguientes recaudos:
Para Liquidar Estampillas, papel sellado o timbres
fiscales:
¯ Relación de Ventas Diarias (0,1)
¯ Depósitos
¯ Oficio de Remisión (0,1)
Para Liquidar explotación de minas:
¯ Depósitos
¯ Oficio de Remisión (0,1)
2. Revisa, firma y sella Oficio de Remisión (0,1), como
acuse de recibo.
3. Entrega Recaudos al Auditor III.
4. Archiva Oficio de Remisión (1).
Auditor III 5. Recibe recaudos, revisa
Sí está conforme
5.1 Realiza Procedimiento para ingresar información al
modulo de Liquidación de Planilla de Ingresos del
Sistema Automatizado para la Integración de la
Gestión Administrativa (Sigre).
5.2 Entrega a la Secretaria Planilla de Liquidación (0,1)
5.3 Archiva recaudos.
Secretaria Ejecutiva II 5.4 Recibe Planilla de Liquidación (0,1), revisa y entrega
al Tesorero (a)
D-1-1P
Junio 2013
División de Tesorería.
Procedimiento para Liquidar Estampillas, Papel Sellado o Timbres
Fiscales.
RESPONSABLE ACCIÓN
Tesorero (a) 5.5 Recibe Planilla de Liquidación (0,1), revisa, firma y
devuelve.
Secretaria Ejecutiva II 5.6 Recibe Planilla de Liquidación (0,1), revisa,
desglosa y distribuye:
• Planilla de Liquidación (0) Auditor III
• Planilla de Liquidación(1) Contabilidad
5.7 Recibe Planilla de Liquidación (0), revisa y archiva
En caso contrario :
6. Devuelve recaudos a la División de Recaudación
Tributaria, solicitando correcciones.
D-1-2P
Junio 2013
División de Tesorería.
Procedimiento para ingresar información al módulo de Liquidación de Planilla de Ingresos del Sistema Automatizado para la Integración de la Gestión Administrativa (Sigre).
OBJETIVO : Procedimiento para ingresar información al módulo de Liquidación de
Planilla de Ingresos del Sistema Automatizado para la Integración de la Gestión
Administrativa (Sigre).
EXTENSION: División de Tesorería.
RESPONSABLE ACCIÓN
Auditor III 1. Ingresa al Sistema Automatizado para la
Integración de la Gestión Administrativa (SIGRE)
Accesa al Módulo Liquidación de Planillas de
Ingresos.
2. Carga la Siguiente información:
Referencia: Número de Planilla
Fecha: Día, mes y año
Descripción: Concepto de la Planilla
3. Busca en la ventana Liquidación de Planilla de
Ingreso, número de depósitos a liquidar
4. Guarda la información
5. Imprime Planilla de Liquidación (0,1), revisa y firma.
D-1-3P
Junio 2013
División de Tesorería.
Procedimiento para tramitar la liquidación de reintegros de años anteriores, multas, venta de terreno e ingresos diversos.
OBJETIVO : Procedimiento para tramitar la liquidación de reintegros de años anteriores,
multas, venta de terreno e ingresos diversos.
EXTENSIÓN: División de Tesorería.
RESPONSABLE ACCIÓN
Beneficiario 1. Entrega Oficio (0,1), depósito / cheque de Gerencia /
cheque en custodia en la División de Tesorería.
Habilitado I/Archivista II 2. Recibe Oficio (0,1), depósito / cheque de Gerencia /
cheque en custodia, revisa.
3. Firma y sella Oficio (1) como acuse de recibo.
4. Entrega Oficio (0), depósito / cheque de Gerencia /
cheque en custodia al Auditor III.
Auditor III 5. Recibe Oficio (0), depósito / cheque de Gerencia/
cheque en custodia y revisa.
6. Verifica monto y concepto
Sí es cheque de Gerencia/ cheque en custodia
6.1 Entrega Cheque de Gerencia / cheque en custodia
al Habilitado I/Archivista II y número de cuenta
solicitando que lo deposite.
Habilitado I/Archivista II 6.2 Recibe Cheque de Gerencia / cheque en custodia y
número de cuenta, revisa.
6.3 Llena depósito(0)
6.4 Entrega depósito (0) al Tesorero (a)
Tesorero (a) 6.5 Recibe depósito (0), revisa, firma y devuelve.
Habilitado I/Archivista II 6.6 Recibe depósito (0), revisa y entrega al Mensajero
Mensajero
6.7 Recibe depósito (0) y entrega en la entidad
Bancaria.
D-1-3P
Junio 2013
División de Tesorería.
Procedimiento para tramitar la liquidación de reintegros de años anteriores, multas, venta de terreno e ingresos diversos.
RESPONSABLE ACCIÓN
Entidad Bancaria
Mensajero
6.8 Recibe depósito (0), sigue procedimiento especifico.
6.9 Recibe depósito (0) y entrega al Habilitado
I/Archivista II de la División de Tesorería.
Habilitado I/Archivista II 6.10 Recibe depósito (0), revisa y entrega al a Auditor III
Auditor III 6.11 Recibe depósito (0) según el caso, revisa.
6.12 Realiza Procedimiento para Accesar información al
modulo Registro de Ingresos del Sistema
Automatizado para la Integración de la Gestión
Administrativa (SIGRE).
Auditor III 6.13 Realiza Procedimiento para ingresar información al
módulo de Liquidación de Planilla de Ingresos del
Sistema Automatizado para la Integración de la
Gestión Administrativa (SIGRE).
Auditor III 6.14 Entrega a la Secretaria Planilla de Liquidación (0,1)
con depósito (0).
Habilitado I/Archivista II 6.15 Recibe Planilla de Liquidación (0,1) y depósito (0),
revisa y entrega al Tesorero (a).
Tesorero (a) 6.16 Recibe Planilla de Liquidación (0,1) y depósito,
revisa, firma y devuelve.
Habilitado I/Archivista II 6.17 Recibe Planilla de Liquidación (0,1) y depósito,
revisa, desglosa y entrega Planilla de Liquidación
(0) Auditor III copia a Contabilidad.
Auditor III 6.18 Recibe Planilla de Liquidación (0) y depósito, revisa
y archiva
En caso contrario
7. Omite pasos 6.1 al 6.5.
D-1-4P
Junio 2013
División de Tesorería.
Procedimiento para tramitar Registro de Ingresos del Sistema Automatizado para la Integración de la Gestión Administrativa (SIGRE)
OBJETIVO : Procedimiento para accesar información al módulo Registro de Ingresos del
Sistema Automatizado para la Integración de la Gestión Administrativa (SIGRE)
EXTENSIÓN: División de Tesorería.
RESPONSABLE ACCIÓN
Auditor III 1. Ingresa al Sistema Automatizado para la Integración
de la Gestión Administrativa (SIGRE) , accesa al
módulo de Registro de Ingresos carga la Siguiente
información:
Descripción: Concepto de la liquidación
Tipo: Selecciona tipo de ingresos
C.I / Rif Contribuyente: Selecciona Cédula o Registro
de información fiscal del contribuyente
Tipo de Movimiento: Selecciona tipo de movimiento
Nro. Del Depósito: Ingresa número del Depósito
Código Presupuestario: Selecciona código
presupuestario.
Monto: Ingresa monto.
2. Guarda información.
3. Sale del Módulo Registro de Ingresos
D-1-5P
Junio 2013
División de Tesorería.
Procedimiento para tramitar liquidación de ingresos a nivel Nacional.
OBJETIVO : Procedimiento para tramitar la liquidación de ingresos a nivel Nacional.
EXTENSIÓN: División de Tesorería.
RESPONSABLE ACCIÓN
Auditor III 1. Recibe del área de conciliación corte de cuenta.
2. Verifica monto y concepto de Corte de Cuenta (0)
3. Realiza Procedimiento para Accesar información al
módulo Registro de Ingresos del Sistema
Automatizado para la Integración de la Gestión
Administrativa (SIGRE)
4. Realiza Procedimiento para ingresar información al
módulo de Liquidación de Planilla de Ingresos del
Sistema Automatizado para la Integración de la Gestión
Administrativa (Sigres).
5. Entrega a la Secretaria Ejecutiva II Planilla de
Liquidación (0,1)
6. Archiva Corte de Cuenta (0)
Secretaria Ejecutiva II 7. Recibe Planilla de Liquidación (0,1), revisa y entrega al
Tesorero (a).
Tesorero (a) 8. Recibe Planilla de Liquidación (0,1), revisa, firma y
devuelve.
Secretaria Ejecutiva II 7. Recibe Planilla de Liquidación (0,1), revisa, desglosa y distribuye:
- Planilla de Liquidación (0)
- Planilla de Liquidación(1) Contabilidad
Auditor III 8. Recibe Planilla de Liquidación (0), revisa y archiva.
D-1-6P
Junio 2013
División de Tesorería.
Procedimiento para tramitar la liquidación de intereses generados por colocaciones bancarias y cuentas corrientes.
OBJETIVO : Indicar los pasos a seguir para tramitar la liquidación de intereses
generados por colocaciones bancarias y cuentas corrientes.
EXTENSION: División de Tesorería.
RESPONSABLE ACCIÓN
Auditor III 1. Recibe del área de conciliación Nota de Crédito /
Depósito (0) / cheque en custodia según el caso, revisa.
2. Verifica monto y concepto de Nota de Crédito / Depósito
(0) / cheque en custodia según el caso.
3. Realiza Procedimiento para Accesar información al
módulo Registro de Ingresos del Sistema
Automatizado para la Integración de la Gestión
Administrativa (SIGRE).
4. Realiza Procedimiento para ingresar información al
modulo de Liquidación de Planilla de Ingresos del
Sistema Automatizado para la Integración de la Gestión
Administrativa (Sigres).
5. Entrega a la Secretaria Ejecutiva II Planilla de
Liquidación (0,1)
6. Archiva Nota de Crédito / Depósito (0) / cheque en
custodia según el caso.
Secretaria Ejecutiva II 7. Recibe Planilla de Liquidación (0,1), revisa y entrega al
Tesorero (a).
Tesorero (a) 8. Recibe Planilla de Liquidación (0,1), revisa, firma y
devuelve.
Secretaria Ejecutiva II - Recibe Planilla de Liquidación (0,1), revisa, desglosa
y distribuye: Planilla de Liquidación (0) al Auditor III y
copia a Contabilidad.
Auditor III 9. Recibe Planilla de Liquidación (0), revisa y archiva.
D-1-7P
Junio 2013
División de Tesorería.
Procedimiento para realizar el ingreso por concepto de reintegro del año en curso.
OBJETIVO : Indicar los pasos a seguir para realizar el ingreso por concepto de
reintegro del año en curso.
EXTENSION: División de Tesorería.
RESPONSABLE ACCIÓN
Auditor III 1. Recibe de la Secretaria de Tesorería mensualmente
Cheques (0) / Depósito / cheque en custodia
correspondientes a reintegros, revisa.
En caso de ser un Depósito / cheque en custodia
2. accesa información al módulo Bancos del Sistema
Automatizado para la Integración de la Gestión
Administrativa (SIGRE).
Carga la siguiente información:
Contribuyente: Nombre del Contribuyente
Tipo de Gasto: Financiamiento o inversión
dependiendo del caso
Código Presupuestario: Se le asigna la partida Presupuestaria al que corresponde. Monto: Monto del depósito / cheque en custodia. 3. Ingresa a movimiento en libros, generar comprobante
Ingresa:
¯ Código de la cuenta: Según el caso ordinario o
coordinado
¯ Monto: Monto del depósito / cheque en custodia.
Hace clic y guardar información.
En caso de ser un cheque
4. Verifica las partidas
Informa al Habilitado I/Archivista II el número de cuenta
a realizar depósito.
D-1-7P
Junio 2013
División de Tesorería.
Procedimiento para realizar el ingreso por concepto de reintegro del año en curso.
RESPONSABLE ACCIÓN
Habilitado I/Archivista II 5. Realiza deposito (0) y entrega al Tesorero (a)
Tesorero (a) 6. Recibe deposito (0), revisa, firma y devuelve
Habilitado I/Archivista II 7. Recibe deposito (0), revisa y entrega al Mensajero
Mensajero 7.1 Recibe depósito (0), revisa y entrega en la entidad
Bancaria.
8. Entrega depósito (0) al Habilitado I/Archivista II
Habilitado I/Archivista II 9. Recibe depósito (0), revisa y entrega al Auditor III
Auditor III 10. Recibe depósito (0), revisa continua procedimiento en
paso número 2 al 3.
D-1-8P
Junio 2013
División de Tesorería.
Procedimiento para tramitar retenciones a una Orden de Pago
OBJETIVO : Procedimiento tramitar retenciones a una Orden de Pago.
EXTENSION: División de Tesorería.
RESPONSABLE ACCIÓN
Contabilista II 1. Recibe de recepción Orden de Pago con recaudos,
revisa.
2. Clasifica por Proveedor.
3. Realiza cálculos de retenciones.
4. Ingresa al Sistema Automatizado para la Integración
de la Gestión Administrativa (SIGRE) , accesa al
módulo de Tesorería, carpeta Bancos , Generar
Retenciones carga la Siguiente información:
5. Referencia: Número de orden de pago y presiona
enter.
6. busca tipo de retención, inserta otra fila de ser
necesario.
7. Hace clic en la pestaña Factura ingresa:
- Fecha de la Factura:
- Número de la Factura
- Número de Control
- Notas de Debito
- Notas de Crédito
- Tipos de Transacción
- Factura Afectada
- Total factura
- Exento de IVA
- Base imponible
- % de alícuotas (IVA, ISR, TF)
D-1-8P
Junio 2013
División de Tesorería.
Procedimiento para tramitar retenciones a una Orden de Pago
RESPONSABLE ACCIÓN
Contabilista II 8. Verifica que el neto a pagar coincida con las
retenciones.
9. Coteja impuesto con factura.
10. Guarda información.
11. Sale del Modulo Registro de Ingresos .
D-1-9P
Junio 2013
División de Tesorería.
Procedimiento para tramitar Comprobante de Retención IVA / comprobante de Retención ISLR / Comprobante de Retención LTF.
OBJETIVO : Procedimiento tramitar Comprobante de Retención IVA / comprobante de
Retención ISLR / Comprobante de Retención Ley de Timbres Fiscales (LTF).
EXTENSION: División de Tesorería.
RESPONSABLE ACCIÓN
Contabilista II 1. Ingresa al Sistema Automatizado para la Integración
de la Gestión Administrativa (SIGRE) , accesa al
módulo de Tesorería, Carpeta Reportes Impuestos.
2. Dependiendo del tipo de comprobante a generar ingresa
a:
- Comprobante Retención IVA
- Comprobante Retención ISLR
- Comprobante Retención LTF 3. Carga la Siguiente información:
- Responsable
- Correlativo
- Fecha
- Agente
- Referencia
- Dirección
- Número de Orden de pago
- Demás información solicitada por el sigre 4. Presiona Botón Generar 5. Imprime Comprobante solicitado (0).
6. Revisa: Número de Ordenes de Pago, Fecha, Facturas,
montos.
Sí hay errores:
6.1 Ingresa a la carpeta Bancos , Generar
Retenciones llama orden de Pago Realiza
correcciones, guarda información.
Continúa procedimiento en paso Número 1 .
D-1-9P
Junio 2013
División de Tesorería.
Procedimiento para tramitar Comprobante de Retención IVA / comprobante de Retención ISLR / Comprobante de Retención LTF.
RESPONSABLE ACCIÓN
Contabilista II
En caso contrario:
7. Continúa procedimiento para elaboración de cheque.
8. Recibe del área de cheque, Comprobante de Impuesto
Solicitado (0), con Soportes.
9. Firma Comprobante de Impuesto Solicitado (0).
10. Entrega Soportes (0) y Comprobante de Impuesto
solicitado (0) al Tesorero (a).
D-1-10P
Junio 2013
División de Tesorería.
Procedimiento para tramitar declaración del Impuesto al Valor Agregado (IVA)
OBJETIVO : Procedimiento para tramitar declaración del Impuesto al Valor Agregado
(IVA).
EXTENSION: División de Tesorería.
RESPONSABLE ACCIÓN
Contabilista II 1. Ingresa al Sistema Automatizado para la Integración de
la Gestión Administrativa (SIGRE), accesa al módulo
de Tesorería, Carpeta Reportes de Impuestos, Libro
IVA-ISLR-LTF
2. carga la Siguiente información:
Fecha Generar Hoja de calculo “Sí” Retención “IVA”
3. presiona el botón generar
4. Al sistema visualizar “Libro de Compras” va a la última
página.
5. presiona en el hipervínculo “Visualizar hoja de
calculo”
6. Guarda libro en hoja de cálculo.
7. Ubica archivo guardado en hoja de cálculo, filtra
información, siguiendo los lineamientos del Seniat.
8. Verifica número de Orden de Pago y número de
Comprobante.
9. Genera archivo TXT.
10. Ingresa al Portal del Seniat
11. Ubica archivo TXT envía al Seniat a través del portal.
D-1-10P
Junio 2013
División de Tesorería.
Procedimiento para tramitar declaración del Impuesto al Valor Agregado (IVA)
RESPONSABLE ACCIÓN
Contabilista II Sí el portal del Seniat detecta errores en el archi vo
TXT:
11.1 Va al paso número 7 realiza correcciones y
continua procedimiento en paso número 9
En caso contrario :
12. Imprime Forma 99035 (0,1,2,3,4,5), sella y firma.
13. Solicita Cheque de Gerencia y anexa Fideicomisos
existentes.
14. Lleva Forma 99035 (0,1,2,3,4,5) al Seniat o vía
electrónica.
Seniat 15. Recibe Forma 99035 (0,1,2,3,4,5), Cheque de Gerencia.
16. Firma Forma 99035 (5) y entrega al Contabilista II con
Comprobante de Pago (0)
Contabilista II 17. Recibe Forma 99035 (5) y Comprobante de Pago (0),
revisa y archiva.
D-1-11P
Junio 2013
División de Tesorería.
Procedimiento para tramitar declaración del Impuesto sobre la renta (ISLR)
OBJETIVO : Procedimiento para tramitar declaración del Impuesto sobre la renta
(ISLR).
EXTENSION: División de Tesorería.
RESPONSABLE ACCIÓN
Contabilista II 1. Ingresa al Sistema Automatizado para la Integración de
la Gestión Administrativa (SIGRE), accesa al módulo
de Tesorería, Carpeta Reportes de Impuestos, Libro
IVA-ISRL-LTF
2. carga la Siguiente información:
3. Fecha
4. Generar Hoja de calculo “Sí”
5. Retención “ISLR”
6. Presiona el botón generar
7. Al sistemas visualizar “Libro de Compras” va a la última
página.
8. Presiona el hipervínculo “Visualizar hoja de calculo”
9. Guarda libro en hoja de cálculo.
10. Ubica archivo guardado en hoja de cálculo, filtra
información siguiendo los lineamientos del Seniat.
11. Separa por: Persona Natural y Jurídica.
12. Genera el XML.
13. Ingresa al portal del Seniat.
14. Ubica archivo XML y envía al Seniat a través del portal.
Sí el portal del Seniat detecta errores en el archi vo
XML:
14.1 Va al paso número 10, realiza correcciones y
continua procedimiento en el paso número 12.
D-1-11P
Junio 2013
División de Tesorería.
Procedimiento para tramitar declaración del Impuesto sobre la renta (ISLR)
RESPONSABLE ACCIÓN
Contabilista II En caso contrario :
15. Imprime Forma 99074 (0,1,2,3,4,5), firma y sella.
16. Solicita cheque de gerencia.
17. Lleva Forma 99074 (0,1,2,3,4,5) al Seniat o vía
electrónica.
Seniat 18. Recibe Forma 99074 (0,1,2,3,4,5) y cheque de
gerencia.
19. Firma Forma 99074 (5) y entrega al Contabilista II con
Comprobante de Pago (0).
Contabilista II 20. Recibe Forma 99074 (5) y Comprobante de Pago (0),
revisa y archiva.
D-1-12P
Junio 2013
División de Tesorería.
Procedimiento para tramitar declaración de Timbres Fiscales (TF)
OBJETIVO : Procedimiento para tramitar declaración de Timbres Fiscales (TF)
EXTENSION: División de Tesorería.
RESPONSABLE ACCIÓN
Contabilista II 1. Ingresa al Sistema Automatizado para la Integración de
la Gestión Administrativa (SIGRE), accede al módulo
de Tesorería, Carpeta Reportes de Impuestos, Libro
IVA-ISLR-LTF
1. carga la Siguiente información:
Fecha Generar Hoja de calculo “Sí” Retención “LTF”
2. Presiona el botón generar
3. Al sistema visualizar “Libro de Compras” va a la última
página.
4. Presiona el hipervínculo “Visualizar hoja de calculo”
5. Guarda libro en hoja de cálculo.
6. Ubica archivo guardado en hoja de cálculo
7. Realiza sumatoria y Relación (0,1)
8. Entrega al Área de Cheques Sumatoria y Relación (0,1)
Área de Cheques 9. Recibe Cheques Sumatoria y Relación (0,1), revisa
continua procedimiento para elaborar cheque.
10. Entrega al Contabilista II Cheque y Relación (0,1).
Contabilista II 11. Recibe Cheque y Relación (0,1)
12. Realiza Depósito (0)
13. Envía a la División de Recaudación Tributaria Depósito
(0) y Relación (0,1).
D-1-12P
Junio 2013
División de Tesorería.
Procedimiento para tramitar declaración de Timbres Fiscales (TF)
RESPONSABLE ACCIÓN
División de Recaudación
Tributaria
14. Recibe Depósito (0) y Relación (0,1), revisa
15. Firma y sella Relación (1), como cause de recibo.
Contabilista II 16. Recibe Relación (1), revisa y archiva.
D-1-13P
Junio 2013
División de Tesorería.
Procedimiento para solicitar Nota de Debito o Crédito a la entidad Bancaria.
OBJETIVO : Indicar los pasos a seguir para solicitar Nota de Debito o Crédito a la entidad
Bancaria.
EXTENSION: Tesorería General del Estado
RESPONSABLE ACCIÓN
Auxiliar por necesidad de Servicio
1. Elabora Oficio de Solicitud a la Entidad Bancaria
(0,1) y entrega al Tesorero (a)
Tesorero (a) 2. Recibe Oficio de Solicitud a la Entidad Bancaria
(0,1), revisa, firma y entrega al Director (a) de
Finanzas
Director (a)
3. Recibe Oficio de Solicitud a la Entidad Bancaria
(0,1), revisa, firma y devuelve.
Tesorero (a) 4. Recibe Oficio de Solicitud a la Entidad Bancaria
(0,1), revisa y entrega al Habilitado I.
Habilitado I 5. Recibe Oficio de Solicitud a la Entidad Bancaria
(0,1), revisa y entrega al Mensajero.
Mensajero 6. Recibe Oficio de Solicitud a la Entidad Bancaria
(0,1), revisa y distribuye.
Entidad Bancaria 7. Recibe Oficio de Solicitud a la Entidad Bancaria
(0,1), revisa, firma y sella copia como acuse de
recibo.
Mensajero 8. Recibe Oficio de Solicitud a la Entidad Bancaria (1),
revisa y entrega al Asistente Contable.
D-1-14P
Junio 2013
División de Tesorería.
Procedimiento para tramitar la apertura y habilitación de los libros Contables utilizados en la División de Tesorería.
OBJETIVO : Indicar pasos a seguir para tramitar la apertura y habilitación de los libros
Contables utilizados con la División de Tesorería
EXTENSION: División de Tesorería
RESPONSABLE ACCIÓN
Tesorero (a) 1. Solicita a la Secretaria Ejecutiva elaborar Oficio
dirigido a la Secretaría General de Gobierno,
requiriendo la apertura y habilitación de los Libros
Contables que maneja la División de Tesorería y las
nuevas habilitaciones para dar continuidad a los libros.
Archivista II/ Habilitado I 2. Elabora Oficio de de apertura y habilitación de Libros
Contables (0,1) y entrega al Tesorero (a)
Tesorero (a) 3. Recibe Oficio de de apertura y habilitación de Libros
Contables (0,1), revisa, firma y devuelve con Libros
Contables correspondientes.
Archivista II/ Habilitado I 4. Recibe Oficio de apertura y habilitación (0,1) y Libros
Contables, revisa, sella, numera el Oficio y asienta en
libro de correspondencia.
5. Entrega Oficio de apertura y habilitación (0,1) y Libros
Contables al Mensajero para que lo entregue en la
Secretaría General de Gobierno.
Mensajero 6. Recibe Oficio de apertura y habilitación (0,1) y Libros
Contables y entrega.
Secretaría General de Gobierno (Administrador)
7. Recibe Oficio de de apertura y habilitación (0,1) y
Libros Contables, revisa, firma y sella copia de Oficio
como acuse de recibo.
8. Habilita y folia cada uno de los Libros Contables,
tramita la firma del Secretario (a) General de
Gobierno.
D-1-14P
Junio 2013
División de Tesorería.
Procedimiento para tramitar la apertura y habilitación de los libros Contables utilizados en la División de Tesorería.
RESPONSABLE ACCIÓN
Secretaría General de Gobierno (Administrador)
9. Entrega Oficio de apertura y habilitación (1) y Libros
Contables al Mensajero.
Mensajero 10. Recibe Oficio de apertura y habilitación (1) y Libros
Contables, revisa y entrega al Archivista II/ Habilitado I.
Archivista II/ Habilitado I 11. Recibe Oficio de de apertura y habilitación (1) y Libros
Contables, revisa
12. Entrega Libros Contables al Tesorero (a)
13. Archiva Oficio de apertura y habilitación (1).
D-1-15P
Junio 2013
División de Tesorería.
Procedimiento para tramitar la elaboración de un cheque a una orden de Pago.
OBJETIVO : Indicar pasos a seguir para tramitar la elaboración de un cheque a una orden
de Pago.
EXTENSION: División de Tesorería
RESPONSABLE ACCIÓN
Expendedor de Especies Fiscales I/Operador de Equipo de
Computación II/Contabilista III/Auxiliar por necesidad de
servicio
1. Recibe del área de retenciones Orden de Pago (0)
con soportes, revisa que la fuente de financiamiento
sea la correcta según el caso.
2. Ingresa al Módulo de Tesorería, Bancos, emisión de
Pagos.
3. Ingresa la Siguiente información:
- Tipo de documento
- Cuenta Bancaria
- Número de Cheque
- Fecha de emisión
- Cédula o Registro de Información Fiscal (RIF) del Beneficiario.
4. Al sistema cargar los pagos pendientes al
Beneficiario, verifica Orden de Pago y selecciona
que se va a cancelar.
5. Coteja Orden de Pago con sistema.
6. Marca Orden de Pago.
7. Selecciona si desea realizar un pago simple o
compuesto.
8. Guarda información que aparece en pantalla junto al
asiento contable.
9. Verifica que el nombre que aparece en la pantalla
sea el mismo de la Orden de Pago.
10. Ubica cheque en blanco cuadra en impresora.
D-1-15P
Junio 2013
División de Tesorería.
Procedimiento para tramitar la elaboración de un cheque a una orden de Pago.
11. Imprime información en cheque, revisa.
RESPONSABLE ACCIÓN
Expendedor de Especies Fiscales I/Operador de Equipo de Computación II/Contabilista
III
12. Anexa Cheque (0) a Orden de Pago y recaudos.
13. Rellena en la Orden de Pago la Siguiente información:
- Número de cheque
- Nombre de la entidad bancaria
- Número de cuenta 14. Entrega Cheque (0), Orden de Pago y recaudos al
Auxiliar por necesidad de servicio.
Auxiliar por necesidad de servicio
15. Recibe Cheque (0), Orden de Pago y recaudos, revisa.
16. Asienta en libros.
17. Entrega Cheque (0), Orden de Pago y recaudos al
Tesorero (a).
Tesorero (a) 18. Recibe Cheque (0), Orden de Pago y recaudos, revisa
19. Firma Cheque (0)
20. Entrega Cheque (0) Orden de Pago y recaudos al
Asistente/Secretaria.
Asistente/Secretaria 21. Recibe Cheque (0) Orden de Pago y recaudos y
entrega al Director de Finanzas.
Director (a) de Finanzas 22. Recibe Cheque (0) Orden de Pago y recaudos, revisa.
23. Firma Cheque (0).
24. Devuelve Cheque (0) Orden de Pago y recaudos.
Asistente/Secretaria 25. Recibe Cheque (0) Orden de Pago y recaudos, revisa
que estén firmados y entrega al Habilitado I.
Habilitado I 26. Recibe Cheque (0) Orden de Pago y recaudos, revisa.
Sí posee retenciones:
26.1 Envía Cheque (0) Orden de Pago y recaudos al
D-1-15P
Junio 2013
División de Tesorería.
Procedimiento para tramitar la elaboración de un cheque a una orden de Pago.
área de retenciones. Continúa procedimientos
para tramitar retenciones.
RESPONSABLE ACCIÓN
Contabilista II Recibe Cheque (0) Orden de Pago y recaudos, revisa.
Habilitado I En caso contrario
27. Remite a la Secretaria Cheque (0) Orden de Pago y
recaudos y Relación de Cheques (0,1).
Secretaria 28. Recibe Cheque (0) Orden de Pago y recaudos
29. Elabora Relación de Cheques (0,1) y envía al área de
Caja.
Caja 30. Recibe Cheque (0) Orden de Pago, recaudos y
Relación de cheques (0), revisa.
Continua procedimiento para hacer entrega de
cheque al Beneficiario .
D-1-16P
Junio 2013
División de Tesorería.
Procedimiento para tramitar la anulación de cheques caducos.
OBJETIVO : Indicar pasos a seguir para tramitar la anulación de cheques caducos.
EXTENSION: División de Tesorería.
RESPONSABLE ACCIÓN
Auxiliar por necesidad de Servicio
Expendedor de Especies Fiscales
I/ /Operador de Equipos de Computación II / Contabilista III
1. Recibe del área de Caja los Cheques caducos (0) y
Orden de Pago (1) y Relación de cheques caducos
(0) o vencidos en las conciliaciones bancarias revisa.
2. Ingresa al módulo Tesorería, Bancos, movimiento
según libros.
3. Selecciona la opción consulta, referencia de
movimiento.
4. Ingresa la siguiente información:
- Número de cheque a anular 5. Verifica información y hace clic en la opción anular
6. Entrega Cheque caduco (0), Orden de Pago (1)
Relación o Cheques (0) o copia de la conciliación
Bancaria al área de Cheques.
7. Recibe Cheque caduco (0), Orden de Pago (1)
Relación o Cheques (0) o copia de la conciliación
Bancaria.
8. Ingresa al módulo Tesorería, Bancos, emisión de
Pagos, introduce:
- Tipo de movimiento
- Número de cuenta bancaria
- Fecha de emisión del Pago
- En Nro. De Cédula Rif: escribe “Tesorería” 9. Imprime Cheque nuevo (0)
D-1-16P
Junio 2013
División de Tesorería.
Procedimiento para tramitar la anulación de cheques caducos.
RESPONSABLE ACCIÓN
Contabilista III/Expendedor de Especies Fiscales I/Asistente
Contable/Operador de Equipos de Computación II/
10. Entrega Relación de cheques caducos (0), cheques
nuevos (0), Cheques anulados (0) y Orden de Pago
(1) al área de conciliaciones.
Auxiliar por necesidad de Servicio
11. Recibe Relación de cheques caducos (0), cheques
nuevos (0), Cheques anulados (0) y Orden de Pago (1)
revisa.
12. Asienta en libros contables.
13. Entrega Relación de cheques caducos (0), Cheques
nuevos (0), Cheques anulados (0) y Orden de Pago (1)
al Tesorero (a).
Tesorero (a) 14. Recibe Relación de cheques anulados (0), cheques
nuevos (0), Cheques caducos (0) y Orden de Pago (1),
revisa.
15. Firma Cheque nuevo (0).
16. Entrega Relación de cheques caducos (0), cheques
nuevos (0), Cheques caducos (0) y Orden de Pago (1)
al Director (a) de Finanzas.
Director (a) de Finanzas 17. Recibe Relación de cheques caducos (0), cheques
fondos terceros (0), Cheques anulados (0) y Orden de
Pago (1), revisa.
Director (a) de Finanzas 18. Firma Cheque nuevo(0)
19. Devuelve Relación de cheques caducos (0), cheques
nuevos (0), Cheques caducos (0) y Orden de Pago (1).
Tesorero (a) 20. Recibe Relación de cheques caducos (0), cheques
nuevos (0), Cheques caducos (0) y Orden de Pago (1),
revisa y entrega al Habilitado I/Archivista II.
D-1-16P
Junio 2013
División de Tesorería.
Procedimiento para tramitar la anulación de cheques caducos.
RESPONSABLE ACCIÓN
Habilitado I / Archivista II 21. Recibe Relación de cheques caducos (0), cheques
nuevos (0), Cheques caducos (0) y Orden de Pago (1),
revisa.
22. Llena Depósito Bancario (0)
23. Entrega Cheque nuevo (0) y Depósito Bancario (0) al
Mensajero.
24. Archiva temporalmente Relación de cheques caducos
(0), Cheques caducos (0) y Orden de Pago (1).
Mensajero 25. Recibe Cheque nuevo (0) y Depósito Bancario (0),
revisa y realiza depósito en la entidad bancaria.
26. Entrega copia de depósito al Archivista II/ Habilitado I
Habilitado I / / Archivista II 27. Recibe copia de depósito, revisa y archiva.
28. Entrega al área de cheques copia del Depósito del
Banco, Relación de cheques caducos (0), cheques
nuevos (1), Cheques caducos (1) y Orden de Pago (1).
Expendedor de Especies
Fiscales I/Operador de Equipos
de Computación II / Auxiliar por
necesidad de Servicio
29. Recibe copia del Depósito del Banco, Relación de
cheques caducos (0), cheques nuevos (1), Cheques
caducos (1) y Orden de Pago (1).
30. Agrupa Ordenes de Pago por Beneficiario
31. Reproduce Cheque (1) y distribuye:
Caja:
- Copia de Depósito Bancario
- Cheque nuevo (1) Archivo:
- Cheques caducos (1) Relación de cheques caducos(1)
- Cheque Nuevo (1)
- Orden de Pago o conciliación Bancaria (0)
D-1-16P
Junio 2013
División de Tesorería.
Procedimiento para tramitar la anulación de cheques caducos.
D-1-17P
Junio 2013
División de Tesorería.
Procedimiento para tramitar la anulación de cheques por mala impresión / no coincidir el monto
OBJETIVO : Indicar pasos a seguir para tramitar la anulación de un cheque por mala
impresión o por no coincidir el monto.
EXTENSION: División de Tesorería.
RESPONSABLE ACCIÓN
Contabilista III / Expendedor de Especies Fiscales II /Operador de Equipos de Computación/ Auxiliar
por necesidad de Servicio
1. Ingresa al Módulo de Tesorería, Bancos, movimiento
según libros, opción consulta, selecciona referencia
de movimiento.
2. Ingresa la Siguiente información:
- Número de cheque. 3. Anula cheque.
4. De ser necesario modifica fecha de anulación y
guarda información.
5. Genera registro de anulación.
Continúa procedimiento elaboración de un
cheque a una orden de Pago.
D-1-18P
Junio 2013
División de Tesorería.
Procedimiento para tramitar la conformación de un cheque.
OBJETIVO : Indicar pasos a seguir para tramitar la conformación de un cheque.
EXTENSION: División de Tesorería.
RESPONSABLE ACCIÓN
Contabilista II/Expendedor de Especies Fiscales II/Operador de Equipos de Computación/ Auxiliar
por necesidad de Servicio
1. Recibe llamada telefónica de la entidad bancaria
quien solicita conformación de cheque, indicando
número de cheque a conformar.
2. Ingresa al módulo de Tesorería, carpeta caja,
ordenes en custodia, ingresa Número de cheque a
conformar.
3. Informa a la entidad bancaria nombre del beneficiario
y monto del cheque.
D-1-19AP
Junio 2013
División de Tesorería. Procedimiento para remitir a la taquilla cheques / ordenes.
OBJETIVO : Indicar los pasos a seguir para remitir a la taquilla cheques / ordenes.
EXTENSIÓN: División de Tesorería
FORMULARIOS UTILIZADOS : “Cheque”
“Orden de Pago”
RESPONSABLE ACCIÓN Habilitado I / Archivista II 1. Recibe del Despacho de la Dirección de Finanzas
Expediente conformado por: “Orden de Pago”(0),
“Cheque” (0,1) y Soportes.
2. Revisa, verifica firmas, sellos
Si están completos:
2.1 Elabora Relación mediante Transferencia de
papeles, anexa “Orden de Pago”(0), “Cheque” (0,1),
Soportes y remite a Taquilla.
En caso Contrario:
3. Procurará resolver la deficiencia antes de remitir a
taquilla.
D-1-19BP
Junio 2013
División de Tesorería. Procedimiento para la recepción y entrega de cheque al beneficiario/proveedor.
OBJETIVO : Indicar los pasos a seguir para la recepción y entrega de cheque al
beneficiario o proveedor.
EXTENSIÓN: División de Tesorería
FORMULARIOS UTILIZADOS : “Cheque”
“Orden de Pago”
RESPONSABLE ACCIÓN Cajero Jefe/Secretaria
Ejecutiva II 1. Recibe Relación y Expedientes conformado por: “Orden
de Pago”(0), “Cheque”(0,1) y Soportes.
2. Coteja la Relación con el físico de los Expedientes.
Si la Relación está completa:
2.1 Clasifica Cheque según entidad bancaria,
beneficiario o proveedor.
2.2 Entrega Expediente al Beneficiario / Proveedor para
que firme Soportes (en el caso de autorización, se
debe verificar que cumpla con los requisitos
exigidos).
Beneficiario / Proveedor 2.3 Recibe Expediente, revisa
2.4 Firma “Orden de Pago” (0), “Cheque “(0), Soportes,
devuelve Expediente
Cajero Jefe/Secretaria Ejecutiva II
2.5 Recibe Expediente
2.6 Revisa, desglosa “Cheque” y entrega Cheque al
Beneficiario.
2.7 Elabora Relación de Ordenes de Pago (0,1).
2.8 Remite al Archivo de Tesorería Expediente y Relación
de Órdenes de Pago (0,1) con copia de los cheques.
En caso contrario:
3. Devuelve Relación y Expedientes a la División de
Tesorería.
D-1-21P
Junio 2013
División de Tesorería. Procedimiento para elaborar Conciliaciones Bancarias.
OBJETIVO : Indicar los pasos a seguir para elaborar Conciliaciones Bancarias.
EXTENSIÓN: División de Tesorería
Entidades Bancarias.
FORMULARIOS UTILIZADOS : “Registro Mensual de Libros Bancarios”
“Conciliación Bancaria”
“Formato de Cheque en Transito”.
RESPONSABLE ACCIÓN Auxiliar por necesidad de
servicio (enlace con la entidad bancaria)
Encargado de Libros Auxiliares
de Bancos
1. Solicita a la entidad financiera estados de cuentas.
2. Solicita Libros Auxiliares de Bancos a encargado de
libros contables.
3. Entrega mensualmente Libros Auxiliares de Bancos
al Auxiliar por necesidad de servicio (enlace con la
entidad bancaria).
Auxiliar por necesidad de servicio (enlace con la entidad
bancaria)
4. Recibe libros auxiliares de bancos, revisa
5. Coteja saldos de libros auxiliares de banco con el
saldo de libros en el SIGRE.
6. Ingresa al modulo movimientos según bancos,
selecciona la opción mostrar movimientos según
libros y coteja con los estados de cuentas.
7. Selecciona la opción de cruce de movimientos del
SIGRE.
8. Ingresa al modulo Reporte de Tesorería, reportes
bancos por bancos, selecciona el número de cuenta,
año y mes.
9. Visualiza el saldo del reporte bancos por bancos con
el saldo del estado de cuenta, consignado por la
Entidad Financiera.
D-1-21P
Junio 2013
División de Tesorería. Procedimiento para elaborar Conciliaciones Bancarias.
RESPONSABLE ACCIÓN
Auxiliar por necesidad de servicio (enlace con la entidad
bancaria)
Si los saldos están cuadrados:
9.1 Ingresa al modulo conciliar, selecciona el número
de cuenta, mes y año que se desea conciliar.
9.2 Presiona la opción hacer.
9.3 Ingresa al modulo Reporte de Tesorería, reportes
bancos, selecciona la opción conciliación
bancaria.
9.4 Ingresa número de cuenta y mes.
9.5 Presiona la opción generar.
9.6 Imprime reporte “Conciliación Bancaria”(0), firma
y entrega al Tesorero (a).
Tesorero (a) 9.7 Recibe reporte “Conciliación Bancaria”(0), revisa,
firma y devuelve.
Auxiliar por necesidad de servicio (enlace con la entidad
bancaria)
9.8 Recibe reporte “Conciliación Bancaria”(0), revisa
y archiva.
En caso contrario:
10. Registra en bancos por bancos movimientos
faltantes.
Continúa procedimiento en el ítem 8.
D-1-22P
Junio 2013
División de Tesorería.
Procedimiento para elaborar y remitir a la Dirección de Finanzas cuadro de ingresos, egresos y reintegros
OBJETIVO : Indicar los pasos a seguir para elaborar y remitir a la Dirección de
Finanzas Cuadro de ingresos, egresos y reintegros.
EXTENSIÓN: División de Tesorería
RESPONSABLE ACCIÓN
Auditor III 1. Trimestralmente elabora Cuadro de ingresos,
egresos y reintegros (0)
2. Al cerrar el ejercicio fiscal recopila Cuadro de
ingresos, egresos y reintegros (0) y remite al
Despacho del Tesorero (a).
Habilitado I/Archivista II 3. Recibe Cuadro de ingresos, egresos y reintegros (0),
archivo magnético, revisa, elabora oficio de Remisión
Finanzas (0,1), sella y entrega al Tesorero (a).
Tesorero (a) 4. Recibe Cuadro de ingresos, egresos y reintegros (0),
Oficio de Remisión a Contabilidad Fiscal (0,1),
revisa, firma Oficio de Remisión a Contabilidad Fiscal
(0,1) y devuelve.
Habilitado I/Archivista II 5. Recibe Cuadro de ingresos, egresos y reintegros (0),
Oficio de Remisión a Contabilidad Fiscal (0,1), revisa
y entrega al Mensajero.
Mensajero 6. Recibe Cuadro de ingresos, egresos y reintegros (0),
Oficio de Remisión a Contabilidad Fiscal (0,1), revisa
y distribuye.
Dirección de Finanzas 7. Recibe Cuadro de ingresos, egresos y reintegros (0),
Oficio de Remisión a Contabilidad Fiscal (0,1),
revisa.
8. Firma y sella Oficio de Remisión a Contabilidad
Fiscal (1) como acuse de recibo.
D-1-22P
Junio 2013
División de Tesorería.
Procedimiento para elaborar y remitir a la Dirección de Finanzas cuadro de ingresos, egresos y reintegros
RESPONSABLE ACCIÓN
Mensajero 9. Recibe Oficio de Remisión a Contabilidad Fiscal (1),
revisa y entrega a la Habilitado I/Archivista II.
Habilitado I/Archivista II 10. Recibe Oficio de Remisión Finanzas (1), revisa y
archiva.
D-1-23P
Junio 2013
División de Tesorería.
Procedimiento para tramitar una colocación bancaria a plazo fijo
OBJETIVO : Indicar los pasos a seguir para tramitar una colocación bancaria a plazo
fijo.
EXTENSION: División de Tesorería
RESPONSABLE ACCIÓN Auxiliar por necesidad de
servicio 1. Previa solicitud del Tesorero (a) verifica disponibilidad
financiera y solicita a Entidad Bancaria Cotización.
2. Recibe de la Entidad Bancaria Cotización.
3. Elabora Oficio (0,1) dirigido a Entidad Bancaria y
entrega al Tesorero (a).
Tesorero (a) 4. Recibe Oficio (0,1) dirigido a Entidad Bancaria, revisa,
firma y entrega al Director (a) de Finanzas.
Director (a) de Finanzas 5. Recibe Oficio (0,1) dirigido a Entidad Bancaria, revisa,
firma y devuelve.
Tesorero (a) 6. Recibe Oficio (0,1) dirigido a Entidad Bancaria, revisa y
entrega la Habilitado I.
Habilitado I 7. Recibe Oficio (0,1) dirigido a Entidad Bancaria, revisa y
entrega al Mensajero.
Mensajero 8. Recibe Oficio (0,1) dirigido a Entidad Bancaria, revisa y
distribuye.
Entidad Bancaria 9. Recibe Oficio (0,1) dirigido a Entidad Bancaria, revisa,
firma acuse de recibo.
10. Elabora Certificado de Depósito a Plazo Fijo (0,1) y
entrega en al División de Tesorería.
D-1-23P
Junio 2013
División de Tesorería.
Procedimiento para tramitar una colocación bancaria a plazo fijo
RESPONSABLE ACCIÓN Habilitado I
Auxiliar por necesidad de servicio
11. Recibe Certificado de Depósito a Plazo Fijo (0,1) y
Oficio (1) dirigido a Entidad Bancaria, revisa.
12. Entrega Oficio (1) y Certificado de Depósito a Plazo
Fijo (0,1) al Auxiliar por necesidad de servicio.
13. Recibe Oficio (1) y Certificado de Depósito a Plazo
Fijo (0,1), revisa.
14. Archiva Oficio (1) dirigido a Entidad Bancaria
15. Entrega Certificado de Depósito a Plazo Fijo (0,1) al
Tesorero (a).
Tesorero (a) 16. Recibe Certificado de Depósito a Plazo Fijo (0,1),
revisa, firma en señal de conformidad y entrega al
Director (a) de Finanzas.
Director (a) Finanzas 17. Recibe Certificado de Depósito a Plazo Fijo (0,1),
revisa, firma en señal de Aprobación y devuelve.
Tesorero (a) 18. Recibe Certificado de Depósito a Plazo Fijo (0,1),
revisa y entrega al Auxiliar por necesidad de servicio.
Auxiliar por necesidad de servicio
19. Recibe Certificado de Depósito a Plazo Fijo (0,1),
revisa
20. Elabora Cuadro de Colocaciones Diarias y revisa
fechas de vencimiento de colocaciones.
Si hay alguna colocación venciéndose:
20.1 Elabora Oficio (0,1) dirigido a Entidad Bancaria
solicitando que los intereses generados por el
certificado se depositen en la cuenta de
Ingresos por Intereses.
D-1-23P
Junio 2013
División de Tesorería.
Procedimiento para tramitar una colocación bancaria a plazo fijo
RESPONSABLE ACCIÓN
Auxiliar por necesidad de servicio
20.2 Entrega Oficio (0,1) dirigido a Entidad Bancaria a
Tesorero (a).
Tesorero (a) 20.3 Recibe Oficio (0,1) dirigido a Entidad Bancaria,
revisa, firma y entrega a Director (a) de Finanzas
para la firma.
Director (a) Finanzas 20.4 Recibe Oficio (0,1) dirigido a Entidad Bancaria
revisa, firma y devuelve.
Habilitado I
20.5 Recibe Oficio (0,1) dirigido a Entidad Bancaria,
revisa que este debidamente firmado y entrega al
Mensajero.
Mensajero 20.6 Recibe Oficio (0,1) dirigido a Entidad Bancaria,
revisa y distribuye.
Entidad Bancaria 20.7 Recibe Oficio (0,1) dirigido a Entidad Bancaria,
revisa, firma copia como acuse de recibo y
devuelve.
20.8 Elabora Cheque (0) y certificado de depósito (0) y
envía a la Tesorería.
Auxiliar por necesidad de servicio
20.9 Recibe Oficio (1) dirigido a Entidad Bancaria y
Nota de Crédito, revisa y entrega a Secretaria.
Secretaria 20.10 Recibe Oficio (1) dirigido a Entidad Bancaria y
Nota de Crédito, revisa y archiva.
Tesorero (a) 20.11 Recibe de Entidad Bancaria Cotización de Plazo
Fijo, revisa y entrega al Auxiliar por necesidad de
servicio.
D-1-23P
Junio 2013
División de Tesorería.
Procedimiento para tramitar una colocación bancaria a plazo fijo
RESPONSABLE ACCIÓN
Auxiliar por necesidad de servicio
20.12 Recibe Cotización de Plazo Fijo, revisa verifica
la existencia de pagos pendientes.
20.13 Elabora Oficio (0,1) dirigido Entidad Bancaria
participando la renovación o cancelación de la
Colocación a plazo Fijo y lo remite al Tesorero (a).
Tesorero (a) 20.14 Recibe Oficio (0,1) a la Entidad Bancaria
participando la renovación o cancelación de la
Colocación, revisa, firma en señal de aprobación y
envía a Director (a) de Finanzas para la firma.
Director (a) Finanzas 20.15 Recibe Oficio (0,1) a la Entidad Bancaria
participando la renovación o cancelación de la
Colocación, revisa, firma y devuelve a Tesorería.
Recepción Secretaria Ejecutiva I
20.16 Recibe Oficio (0,1) dirigido a Entidad Bancaria
participando la renovación, revisa, sella y envía a
Entidad Bancaria.
Entidad Bancaria 20.17 Recibe Oficio (0,1) dirigido a Entidad Bancaria
participando la renovación, revisa, firma copia
como acuse de recibo y devuelve.
Auxiliar por necesidad de servicio
20.18 Recibe Certificado de Plazo Fijo renovación o
cancelación y Oficio (1), revisa y archiva.
De lo Contrario:
21. Archiva temporalmente.
Es de condición obligatoria : No realizar colocaciones bancarias a plazo fijo, de la
cuenta de fondos a terceros, ya que las mismas deben estar disponibles al cierre de
cada mes.
D-1-24P
Junio 2013
División de Tesorería.
Procedimiento para registrar el movimiento ordinario o coordinado en libro Auxiliar de Tesorería.
OBJETIVO: Indicar los pasos a seguir registrar el movimiento ordinario y coordinado en
libro auxiliar de Tesorería.
EXTENSIÓN: División de Tesorería
FORMULARIOS UTILIZADOS: Ninguno
RESPONSABLE
ACCIÓN
Auditor III 1. Recibe Planilla de Liquidación (0), Planilla de
reintegro (0), Relación de Egresos (1), Movimientos
Cuentas bancarias Coordinado (0), Libro de Cuentas
Bancarias, revisa.
2. Registra en Libro auxiliar de Tesorería la siguiente
información:
¯ Fecha
¯ Concepto
¯ Número de cuenta
¯ Banco
¯ Código establecido
3. Elabora asientos contables de acuerdo a cada
cuenta.
4. Coteja relación de Egresos (1) con Libro de Cuentas
Bancarias.
5. Elabora:
¯ Relación de Movimientos de Cuentas
bancarias (0,1)
¯ Fondos a Terceros (0,1)
¯ Movimiento mensual columna varios (0,1)
¯ Resumen mensual (0,1).
¯ Resumen de Ingresos y Reintegros de
Prepuesto ordinario y Coordinado (0,1).
D-1-24P
Junio 2013
División de Tesorería.
Procedimiento para registrar el movimiento ordinario o coordinado en libro Auxiliar de Tesorería.
RESPONSABLE ACCIÓN
Auditor III 6. Organiza dos Juegos de Oficios en Original y Copia
con: Relación de Movimientos de Cuentas bancarias
(0,1), Fondos a Terceros (0,1), Movimiento mensual
columna varios (0,1), Resumen mensual (0,1),
Resumen de Ingresos y Reintegros de Prepuesto
ordinario y Coordinado (0,1).
7. Archiva Juego de oficios que contienen las copias.
8. Remite al Tesorero (a) juego de oficios original, y
entrega al Habilitado I solicitando la elaboración del
oficio de Remisión.
Habilitado I 9. Recibe juego de oficios originales, archiva
temporalmente.
10. Elabora Oficio de remisión a la Dirección de
Servicios Contables (0,1), sella y entrega al
Tesorero (a).
Tesorero (a) 11. Recibe Oficio de remisión a Contabilidad (0,1),
revisa, firma y devuelve.
Habilitado I 12. Recibe Oficio de remisión a Contabilidad (0,1),
revisa, anexa Juego de oficios Originales a Oficio de
remisión a Contabilidad (0) y entrega en la División
de Contabilidad Fiscal.
División de Contabilidad Fiscal
13. Recibe Oficio de remisión a Contabilidad (0,1),
revisa, firma y sella copia como acuse de recibo y
devuelve.
Mensajero 14. Recibe Oficio de remisión a Contabilidad (1), revisa y
entrega al Habilitado I.
Habilitado I 15. Recibe Oficio de remisión a Contabilidad (1), revisa y
archiva.
D-1-25P
Junio 2013
División de Tesorería.
Procedimiento para hacer los registros de movimientos del presupuesto Ordinario/Coordinado u otra fuente de financiamiento en los Libros Auxiliares de contabilidad o Banco.
OBJETIVO : Indicar los pasos a seguir para hacer los Registros de los Movimientos del
Presupuesto Ordinario / Coordinado u otra fuente de financiamiento en los Libros
Auxiliares de Contabilidad o Banco.
EXTENSIÓN: División de Tesorería
RESPONSABLE ACCIÓN
Asistente Administrativo/Secretaria II/ Auxiliar por necesidad de
servicio
1. Recibe Cheques (0) / Depósitos / Nota de Crédito /
Planilla de Liquidación / Planilla de Reintegro según
sea el caso, revisa.
2. Registra en Libro Contables los asientos diarios:
- Fecha
- Concepto
- Número de Cheque
- Monto
3. Revisa Depósitos / Nota de Crédito, registra en los
libros y archiva.
4. Revisa :
Si el Cheque (0) tiene retenciones:
4.1 Pasa al área de retenciones.
En caso contrario
5. Remite al Tesorero (a) para la firma y continua en el
ítem 5.
Tesorero (a) 6. Recibe Cheques (0), revisa, firma en señal de
aprobación y entrega al Habilitado I/Archivista II
Habilitado I/Archivista II 7. Recibe Cheques (0), revisa, desglosa y remite a
caja.
Caja
Sigue procedimiento específico.
D-1-26P
Junio 2013
División de Tesorería. Procedimiento tramitar solicitud y entrega de copia de Órdenes de Pago / Expedientes.
OBJETIVO: Indicar los pasos a seguir tramitar solicitud y entrega de copia de Órdenes de
Pago / Expedientes.
EXTENSIÓN: División de Tesorería
RESPONSABLE
ACCIÓN
Archivista II / Habilitado I 1. Recibe de la Dependencia Oficio de Solicitud de Copia
de Orden de Pago / Expediente, revisa, firma y sella
copia como acuse de recibo.
2. Entrega Oficio de Solicitud de Copia de Orden de
Pago / Expediente al Tesorero (a).
Tesorero (a) 3. Recibe Oficio de Solicitud de Copia de Orden de Pago
/ Expediente, revisa y remite al Archivo de Tesorería.
Archivo de Tesorería
4. Recibe Oficio de Solicitud de Copia de Orden de Pago
/ Expediente, revisa.
5. Ubica Orden de pago / Expediente en archivo
magnético.
6. Ubica Expediente y saca copia fotostática a Orden de
Pago / Expediente.
7. Elabora Oficio de Remisión (0,1), sella, anexa a la
Orden de Pago / Expediente y remite al Tesorero (a).
Tesorero (a) 8. Recibe Oficio de Remisión (0,1) con las copias
fotostáticas simples de Orden de Pago / Expediente,
revisa, firma y devuelve.
Archivo de Tesorería
9. Recibe Oficio de Remisión (0,1) con las copias
fotostáticas simples de Orden de Pago / Expediente,
revisa y archiva temporalmente, mientras la
dependencia lo retira.
Nota: Cuando la solicitud sea efectuada por personal adscrito a la Dirección de
Finanzas el solicitante solo llenará el Formulario interno para tramitar la entrega.
D-1-27P
Junio 2013
División de Tesorería.
Procedimiento para realizar el arqueo de fondos de Tesorería.
OBJETIVO : Indicar los pasos a seguir para realizar el arqueo de fondos de tesorería.
EXTENSIÓN: División Tesorería.
RESPONSABLE ACCIÓN
Auxiliar por necesidad de servicio
1. Ingresa a hoja de cálculo ARQUEO y accede a las
ventanas:
1.1 Cuadro Balance General y revisa:
- Nombres
- Números de cuentas de activos y pasivos.
1.2 Revisa, verifica con Libros Auxiliares de Banco, y
registra en Cuadro Cuentas del Estado/
Fondos del Situado Coordinado/ Fondos de
Terceros , información correspondiente a:
- Nombre del Banco
- Número de cuenta
- Descripción del último movimiento
- Fecha de Apertura
- Monto del último movimiento
- Fecha del último registro
- Saldo según libros
1.3 Revisa, verifica cheques en custodia y registra en
Cuadro Cuentas del Estado/ Fondos del
Situado Coordinado/ Fondos de Terceros :
- Número del Cheque
- Entidad Bancaria
- Monto
1.4 Revisa, verifica con los Cuadros de los ítem 1.2 y
1.3, y registra en Cuadro de Fondos
Disponibles
- Denominación de la cuenta
D-1-27P
Junio 2013
División de Tesorería.
Procedimiento para realizar el arqueo de fondos de Tesorería.
RESPONSABLE ACCIÓN
Auxiliar por necesidad de servicio
- Número de cuenta Disponibilidad Bancaria
según libros:
- Monto (Bs.)
1.5 Revisa, verifica con Libros Auxiliares de Banco,
y registra en Cuadro Fondos Especiales :
- Banco
- Cuenta Corriente
- Monto 1.6 Revisa, verifica con Libros Auxiliares de Banco,
y registra en Cuadro Fondos de Terceros y
otros Activos Bancos Intervenidos :
- Banco
- Cuenta Corriente
- Monto
1.7 Revisa, verifica con los Depósitos a Plazo Fijo, y
registra en Cuadro Fondos de Terceros y
otros Activos Depósitos a Plazo Fijo Bancos
intervenidos :
- Denominación
- Monto.
1.8 Revisa, verifica las acciones y registra en
Cuadro Aporte de Capital y Acciones :
- Denominación
- Monto.
1.9 Revisa la Relación enviada por Caja y registra en
Cuadro Fondos de Terceros Cheques
Existentes en Taquilla :
- Denominación (cantidad de cheques de
información consignada por caja).
D-1-27P
Junio 2013
División de Tesorería.
Procedimiento para realizar el arqueo de fondos de Tesorería.
RESPONSABLE ACCIÓN
Auxiliar por necesidad de servicio
- Monto.
1.10 Revisa, verifica con Relación enviada de la
Dirección de Finanzas, Secretaría General de
Gobierno, División de Contabilidad y área de
Retenciones y registra en Cuadro Ordenes de
Pago:
- Denominación (cantidad de órdenes de pago
por presupuesto).
- Monto.
2. Imprime dos juegos originales de cuadros
correspondientes, revisa, firma y entrega al Tesorero
(a) para su revisión y firma en señal de aprobación.
Tesorero (a) 3. Recibe dos juegos de Cuadros correspondientes,
revisa, firma y devuelve.
Auxiliar por necesidad de servicio
4. Recibe dos juegos de Cuadros y archiva.
D-1-20P
Junio 2013
División de Tesorería.
Procedimiento para archivar Órdenes de Pago.
OBJETIVO : Indicar los pasos a seguir para archivar Órdenes de Pago.
EXTENSIÓN: División Tesorería.
RESPONSABLE ACCIÓN
Archivista 1. Recibe del Cajero Jefe Expedientes conformado
por:(“Orden de Pago”(0), “Cheque” (0,1), ”Cheque
Retención”(1),Soportes) y Relación de Cheques
Cancelados (0,1), revisa.
2. Firma y sella Relación de Cheques Cancelados (1),
como acuse de recibo.
3. Elabora Relación de Órdenes de Pago (0,1), firma y
sella.
4. Clasifica por:
¯ Coordinado / Plan de Inversión
¯ Ordinario
5. Verifica que las órdenes de pago y cheques estén
debidamente firmados, así como la conformación
general del Expediente.
6. En caso de faltar alguna firma o sello procurará la
subsanación de la deficiencia antes de proceder al
archivo definitivo.
7. Asienta en formato digital, imprime Relación de
Ingresos (0).
8. Archiva Relación de Ingresos (0) y Expedientes.
D-1-28P
Junio 2013
División de Tesorería.
Procedimiento para la apertura del fideicomiso de Aportes de los Compromisos de Responsabilidad Social.
OBJETIVO : Indicar los pasos a seguir para la apertura del fideicomiso de Aportes de los
Compromisos de Responsabilidad Social.
EXTENSIÓN: División Tesorería.
RESPONSABLE ACCIÓN
Habilitado I/Archivista II 1. Elabora, previa autorización del Tesorero (a)
comunicación dirigida a la Entidad Financiera,
solicitando la apertura de un fideicomiso, para el
control financiero de los aportes de los compromisos
de responsabilidad social.
2. Imprime Comunicación (0,1) y ubica las firmas del:
Tesorero y el Director de Finanzas.
3. Asienta en el libro de correspondencia y entrega al
Mensajero.
Mensajero 4. Recibe Comunicación (0,1) y entrega en la Entidad
Financiera.
Entidad Financiera 5. Recibe Comunicación (0,1), firma acuse de recibe y
devuelve.
Mensajero 6. Recibe Comunicación (1) y entrega al Habilitado
I/Archivista II.
Habilitado I/Archivista II 7. Recibe Comunicación (1) y archiva temporalmente.
8. Recibe de la Entidad Financiera Oficio/comunicación
indicando, el código contable correspondiente a la
apertura del fideicomiso, de aportes de los
compromisos de responsabilidad social.
9. Elabora Oficio indicando el código contable
correspondiente al Fideicomiso de aportes de
compromisos de responsabilidad social y entrega al
Auxiliar por necesidad de Servicio.
D-1-28P
Junio 2013
División de Tesorería.
Procedimiento para la apertura del fideicomiso de Aportes de los Compromisos de Responsabilidad Social.
RESPONSABLE ACCIÓN
Auxiliar por necesidad de servicio
10. Recibe Oficio indicando el código contable
correspondiente al Fideicomiso, revisa.
11. Procede a aperturar un libro auxiliar de bancos, para
llevar el registro contable de los compromisos de
responsabilidad social.
D-1-29P
Octubre 2014
División de Tesorería.
Procedimiento para el Manejo del fideicomiso de aportes de los compromisos de responsabilidad social.
OBJETIVO : Indicar los pasos a seguir para el manejo del fideicomiso de Aportes de los
Compromisos de Responsabilidad Social.
EXTENSIÓN: División Tesorería.
RESPONSABLE ACCIÓN
Habilitado I/ Auxiliar por necesidad de servicio
1. Recibe de la Unidad Técnica Administrativa de
Seguimiento, Control de Ejecución y Cumplimiento
de los Compromisos de Responsabilidad Social
Oficio un (1) contentivo de la Relación de cheques
de gerencia correspondiente a los compromisos de
Responsabilidad Social.
2. Revisa que el oficio contenga, el número de cheque,
el monto, nombre de la empresa adjudicada.
3. Entrega Oficio al Auxiliar por necesidad de Servicio
Auxiliar por necesidad de servicio
4. Recibe y revisa Oficio (0,1).
5. Elabora Oficio enviando el (os) cheque (s) a la
Entidad Financiera.
6. Registra en el libro auxiliar de bancos.
D-1-31P
Junio 2013
División de Tesorería.
Procedimiento para la entrega de Tickets y Tarjetas de
Alimentación, Útiles Escolares y Juguetes.
OBJETIVO : Indicar los pasos a seguir para realizar la entrega de tickets o tarjetas
de alimentación; útiles escolares y juguetes.
BASE LEGAL:
DECRETO GACETA OFICIAL/ RESOLUCIÓN ARTÍCULOS
NÚMERO FECHA NÚMERO FECHA
Ley Orgánica de la Contraloría General de República y del Sistema Nacional de Control Fiscal.
23-12-2010 6013 9 numeral
2 y 39
Normas Generales de Control Interno 17-06-1997 36.229
Ley de Alimentación de los Trabajadores Gaceta de fecha
25/04/2011
RESPONSABLE ACCIÓN
Tesorero(a)
1. Recibe del Despacho de la Dirección de Finanzas y
coteja el listado de beneficiarios emitido por la
Dirección de Personal con listado de la Empresa
contratada proveedora de los tickets o tarjetas de
alimentación; útiles escolares y juguetes.
2. Designa por escrito a los Funcionarios (as)
encargados de entregar dichos beneficios.
Funcionarios Designados
Tesorero (a)
3. Recibe los tickets o tarjetas de alimentación; útiles
escolares y juguetes, y coteja el listado de
beneficiarios emitido por la Dirección de Personal
con listado de la Empresa contratada proveedora de
los tickets o tarjetas de alimentación; útiles
escolares y juguetes.
4. Determina el horario y lugar de entrega a los
beneficiarios de los tickets o tarjetas e informa a los
empleados la hora y el lugar de entrega de los
tickets o tarjetas; cuando se trata de jornadas
masivas.
D-1-31P
Junio 2013
División de Tesorería.
Procedimiento para la entrega de Tickets y Tarjetas de
Alimentación, Útiles Escolares y Juguetes.
RESPONSABLE ACCIÓN
Beneficiario 5. Entrega Cédula de identidad / Rif / Pasaporte original, laminado y vigente al trabajador designado para la entrega de tickets o tarjetas de alimentación; útiles escolares y juguetes.
Funcionarios Designados
Beneficiario
6. Recibe cédula de identidad, verifica que coincidan los datos de la cédula de identidad con los del beneficiario. Si los datos coinciden: 6.1 Entrega tickets o tarjetas de alimentación;
útiles escolares y juguetes al Beneficiario y le solicita firmar el listado y colocar la huella dactilar.
6.2 Firma y coloca huella dactilar. Funcionarios Designados En caso contrario:
7. Levanta acta indicando la vicisitud presentada, firmada por el Tesorero (a), el beneficiario y los Funcionarios designados.
Funcionarios Designados
8. Canaliza cualquier irregularidad que se presente
con algún beneficiario durante la entrega de los
tickets o tarjetas de alimentación; útiles escolares y
juguetes.
D-1-31P
Junio 2013
División de Tesorería.
Procedimiento para la entrega de Tickets y Tarjetas de
Alimentación, Útiles Escolares y Juguetes.
D-1-30P
Junio 2013
División de Tesorería.
Procedimiento para el desembolso/pago de aportes de los
compromisos de Responsabilidad Social a los Beneficiarios.
OBJETIVO : Indicar los pasos a seguir para el desembolso / pago con cargo al fideicomiso
de responsabilidad social.
EXTENSIÓN: División Tesorería.
RESPONSABLE ACCIÓN
Tesorero (a) del Estado 1. Recibe Oficio (0) de solicitud de desembolso/pago y
asigna al Auxiliar por necesidad de servicio.
Auxiliar por necesidad de servicio.
2. Recibe Oficio (0) solicitud de desembolso/pago.
3. Revisa que el Oficio contenga:
- Beneficiario - Rif - Monto - Concepto - Número de Cuenta - Entidad Bancaria
Si toda la información está conforme:
3.1 Elabora Oficio de Remisión (0,1) al Banco, anexa a
Oficio (0) solicitud de desembolso/pago y entrega al
Tesorero (a).
Tesorero (a) 3.2 Recibe Oficio de Remisión (0,1) al Banco y Oficio (0)
solicitud de desembolso/pago, revisa, firma Oficio de
Remisión (0,1) al Banco y entrega al Habilitado
I/Archivista II.
Habilitado I/Archivista II 3.3 Recibe Oficio de Remisión (0,1) al Banco y Oficio (0)
solicitud de desembolso/pago y entrega al Mensajero.
Mensajero 3.4 Recibe Oficio de Remisión (0,1) al Banco y Oficio (0)
solicitud de desembolso/pago y entrega en la entidad
bancaria.
3.5 Recibe Oficio de Remisión (1) al Banco como acuse
de recibo y lo entrega al Habilitado I/Archivista II.
Habilitado I/Archivista II. 3.6 Recibe Oficio de Remisión (1) al Banco.
D-1-30P
Junio 2013
División de Tesorería.
Procedimiento para el desembolso/pago de aportes de los
compromisos de Responsabilidad Social a los Beneficiarios.
RESPONSABLE ACCIÓN
Habilitado I/Archivista II. 3.7 Entrega Oficio de Remisión (1) al Banco al Auxiliar
por necesidad de servicio.
Auxiliar por necesidad de servicio.
3.8 Recibe Oficio de Remisión (1) al Banco y archiva.
3.9 Recibe del Banco Comprobante de la transacción
(Oficio/correo electrónico).
3.10 Imprime Comprobante
3.11 Asienta en libro la transacción y entrega
Comprobante a la Unidad Técnica Administrativa de
Compromisos de Responsabilidad Social.
En caso contrario:
4. Devuelve a la Unidad Técnica Administrativa de
Compromisos de Responsabilidad Social.
top related