cómo escribir uncorreo electrónico

Redacción: normas de buena conducta:

CÓMO ESCRIBIR UN CORREO ELECTRÓNICO

1. No es conveniente abusar de elementos gráficos:

› Negrita› Cursiva› Subrayado› Color…

2. Estos recursos sólo se utilizan para subrayar la importancia de un contenido.

3. Siempre es preferible un mensaje de texto limpio.

Archivos adjuntos Son documentos, imágenes, gráficos, que

se agregan al mensaje. Abrir un documento adjunto puede ser un

proceso lento:- Por el peso del archivo.- Por la velocidad de conexión de destino.

A veces es mejor colocar el texto de la carta en el cuerpo del documento.

¿Cuándo debo adjuntar documentos?

1. Cuando el documento es complejo y no se puede escribir en el cuerpo del mensaje.

2. Cuando el documento es grande, de muchas páginas.

3. Cuando el documento tiene consecuencias legales o debe ofrecer imagen de documento oficial.

Hay que tener precaución con los mensajes colectivos.

Los mensajes internos son utilizados por grupos de trabajo que necesitan compartir información.

Un mensaje de interés colectivo, empresarial, puede ser reenviado a su vez por el destinatario a otros profesionales de la organización.

El servicio de correo electrónico en el entorno laboral no se utiliza para compartir mensajes humanos ni sentimentales.

Al reenviar un mensaje debemos borrar la dirección del anterior destinatario, a menos que necesitemos que ambos se pongan en contacto.

No debemos dar la dirección de correo electrónico de otra persona sin su consentimiento.

Para enviar un mensaje a dos destinatarios que no se conocen entre sí, es conveniente escribir la dirección del destinatario principal en la caja “Para”.

Si es necesario enviar correos masivos, es preciso colocar las direcciones en “Bcc” o “Cco”.› Así cada destinatario sólo verá su

propia dirección. De esta forma se evita un problema de

violación de intimidad y, de paso, el peligro de caer en las redes de “spam” (publicidad basura)

Estructura de un correo virtual Comparte estructura con la carta ordinaria.

1. Saludo: Un saludo breve y cordial. Tan cordial como sea nuestra relación con el

destinatario. Algunos saludos formales para personas que

merecen respeto o que no conocemos:

Señor García MontesinosFundación Oxinorte31200 EstellaNavarra

Apreciado señor: / Apreciado Sr. D.:

Una carta informal a un desconocido o a un cargo importante debe ser breve.

Escribir cartas de muchas páginas no es correcto, en internet el tiempo es oro.

Pero una carta demasiado breve también puede generar confusión.

Hay que cuidar la ortografía de los contenidos como si fuese texto impreso. Es una señal de buena educación.

Despedirse de manera correcta.

Toda carta virtual debe tener un ASUNTO o TÍTULO que dé una idea general de la carta.

Cuando el destinatario la recibe, debe saber inmediatamente de qué se trata.

Una carta virtual no debe ser escrita como si fuera un Chat.

Muchas personas cambian el lenguaje y aplican cambios a la normativa ortográfica.

Se cambia la “Qu” por “K”. Eso no es válido en la redacción de una carta virtual.

En las cartas no se alteran o se abrevian las palabras como en un Chat, por ejemplo: "kiero decirte ke me gustas mucho".

1. NO SE ESCRIBE TODO EN MAYÚSCULAS.

Quien escribe sólo en mayúsculas está gritando todo el tiempo.

Se utiliza la MAYÚSCULA SOSTENIDA en casos muy excepcionales.

2. Para dar énfasis a una expresión o una palabra, es mejor utilizar negritas.

También hay internautas que resaltan sus expresiones con estrellas, -*así*- o con _guiones bajos_ o con esta flecha (-->).

Las "comillas“ ofrecen una sensación de “doble sentido”.

Responder siempre Siempre es recomendable responder a

los mensajes por internet.

Por lo menos remitir un mensaje que indique que hemos recibido el mensaje.

Es mejor informar del tamaño de los archivos que adjuntamos.

Otros consejos (1):1. No es conveniente cambiar

nuestra dirección de correo electrónico con frecuencia.

› Más facilidad para mantener contactos.

› Cambiar de correo electrónico es como cambiar de casa o de número de teléfono.

Otros consejos (2):2. No conviene utilizar el correo

personal para inscribirse en grupos, foros, promociones, etc. para no caer en las redes del “Spam”.

1. Crea un asunto con sentido. Procura sintetizar el contenido o la acción

› "Actualizaremos los datos mañana - Enviar confirmación“.

› "Novedades sobre la empresa“.› "Necesitamos cambiar el contenido - Jueves Reunión".

“Asuntos” con contenido hacen mas fácil visualizar el correo.

Llaman la atención y son leídos con mayor dedicación.

Evita solo "responder" al mail y procura responder dentro del “asunto”.

› "Tengo lo que buscas. Re: Busco objeto perdido".

2. Una idea por párrafo y párrafos cortos. Evita las malas interpretaciones.

Crea párrafos sencillos (1 ó 2 líneas) y procura separar uno de otro con una línea en blanco entre medias.

Pon una idea por párrafo y procura explicarlo de forma clara.

Qué ocurre, quién, cuándo, cómo, dónde y porqué.

La respuesta debe incluir un cuándo y un cuánto, de lo contrario puede ser que no se genere acción.

En contadas ocasiones es posible utilizar mayúsculas.

3. Procura responder en un plazo de 24 horas

El principal problema del correo electrónico es tomarlo en serio.

Muchas organizaciones ofrecen poca o nula respuesta a los correos que llegan por esta vía.

4. Los archivos adjuntos deben ser ligeros, compatibles y se debe comentar el contenido.

Enviar solo las páginas que hacen falta y no incluir imágenes pesadas.

Los gráficos pueden ser difíciles de ver en ordenadores que no tienen el programa de diseño adecuado.

Los formatos más comunes son JPG y GIF.

Es conveniente comentar el formato y asegurarse de que el receptor tiene el programa necesario.

5. Evita introducir formato en tu mail (colores, fuentes...). Algunos programas pueden no entenderlo.

Algunos usuarios de correo introducen preferencias en el estilo de su correo.

Esas preferencias pueden dar lugar a “malas interpretaciones” en otros programas.

Sobre todo en el uso de correos de empresa, es aconsejable no utilizar colores y fuentes poco corrientes.

Muchas gracias.Santiago Salazar