ciclo vital de los documentos

CICLO VITAL DE LOS

DOCUMENTOS

CAROLINA MÁRQUEZ MARULANDAANDAP - SENA

MANIZALES2015

1. MOMENTO DE GESTIÓN

En este momento el documento va desde su creación hasta cumplir la totalidad del trámite que lo originó.

El momento de gestión comprende tres momentos que son:

1.1. PLANEACIÓN: Planear, idear, diseñar el tipo de documento con los siguientes criterios:

1.1.1. INFORMACIÓN: Qué debe decir el documento.

1.1.2. SOPORTE: Medio por el cual se transmite la información.

1.1.3. RECORRIDO: Proceso que se va a llevar a cabo para entregar el documento al destinatario final.

1.2. ELABORACIÓN: Es hacer el documento siguiendo lo siguiente:

1.2.1. Normatización: En nuestro caso debemos tener en cuenta la GTC 185

1.2.2. Normalización: Son las normas que tenga la empresa.

1.3. TRÁMITE: Es el proceso que tiene el documento para que sea válido.

2. MOMENTO INTERMEDIO

En este momento el documento cumple la función para lo cual fue creado (informar, testimoniar o disponer).

En este momento el documento empieza a tener vigencia y el plazo precaucional.

2.1. VIGENCIA: Es el momento central en la vida de un documento.

2.2. PLAZO PRECAUCIONAL: Es el tiempo prudente que se debe guardar el documento por posibles reclamaciones, antes de decidir su destino final.

3. MOMENTO PERMANENTE

Es el momento de la conservación permanente del documento.

MOMENTO DE GESTIÓN

MOMENTO INTERMEDIO

MOMENTO PERMANENTEHISTÓRICO –

INSTITUCIONALHISTÓRICO

1 EDAD 2 EDAD 3 EDAD

MOMENTO DE LA PLANEACIÓN

MOMENTO DE LA ELABORACIÓN

MOMENTO DE LA TRAMITACIÓN

MOMENTO DE VIGENCIA

MOMENTO DEL PLAZO PRECAUCIONAL

FASE PERMANENTE O HISTÓRICA

Son el conjunto de documentos generados por una unidad administrativa en ejercicio de sus funciones.

AGRUPACIONES

DOCUMENTALES

FONDO

• Nombre del archivo o de la empresa

SECCIÓN

• Cada una de las áreas de la empresa• En empresas grandes existen sub-secciones

SERIE

• Es la forma en que yo divido la sección

SUBSERIE

• Son las divisiones que tiene la serie

TIPO DOCUMENT

AL

• Son los documentos que integran la serie

¡MUCHAS GRACIAS!