ciclo vital de los documentos
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PORANGELA PATRICIA ANGULO MONTENEGROCARMEN OMAIRA BOJACA RUIZELIZANYELA CEPEDA CUCAITATRANSCRIPT
CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS
ANGELA PATRICIA ANGULO MONTENEGRO
CARMEN OMAIRA BOJACA RUIZ
ELIZANYELA CEPEDA CUCAITA
UNIVERSIDAD DEL QUINDIO
CIENCIA DE LA INFORMACIÓN, BIBLIOTECOLOGÍA Y ARCHIVÍSTICA
GESTION DOCUMENTAL II
BOGOTÁ
2015
2
CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS
ANGELA PATRICIA ANGULO MONTENEGRO
CARMEN OMAIRA BOJACA RUIZ
ELIZANYELA CEPEDA CUCAITA
EL CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS
PROFESOR
JAIRO HERNÁN DIAZ
PROFESIONAL EN CIENCIA DE LA INFORMACIÓN Y LA
DOCUMENTACIÓN, BIBLIOTECOLOGÍA Y ARCHIVÍSTICA
UNIVERSIDAD DEL QUINDIO
CIENCIA DE LA INFORMACIÓN, BIBLIOTECOLOGÍA Y ARCHIVÍSTICA
GESTION DOCUMENTAL II
BOGOTÁ
2015
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TABLA DE CONTENIDO
Pág.
INTRODUCCIÓN 05
OBJETIVO GENERAL 06
OBJETIVOS ESPECÍFICOS 06
1. ¿Qué son las agrupaciones documentales? 07
2. Defina Clasificación, Ordenación Archivística y Descripción. 08
3. Establezca la diferencia entre ordenación y organización de
archivos. 08
4. ¿Qué se refleja con la Clasificación? 08
5. ¿Qué implica la clasificación? 09
6. ¿En qué principios debe basarse la clasificación y en qué consiste
cada uno de ellos? 09
7. ¿Qué determinan las funciones comunes y específicas de una
organización en la Clasificación? 09
8. ¿Cuáles son los pasos metodológicos de la clasificación? 10
9. ¿Qué son unidades documentales? 11
10. Defina Unidad Documental Simple y unidad documental
Compleja y de dos ejemplos de cada una. 11
11. Defina Tipos documentales y de 3 ejemplos 12
12. ¿Qué es el ciclo vital de los documentos y cuáles son sus
fases o etapas? 12
13. Según el Artículo 9° del Decreto 2609 de 2012
(VINCULADO EN EL DECRETO 1080) Los Procesos de
la gestión documental son: Planeación, Producción,
Gestión y trámite, Organización, Transferencia, Disposición
de documentos, Preservación a largo plazo, y Valoración.
Teniendo en cuenta estos procesos, visite una entidad pública
e indague paso a paso cuáles son las actividades que se
realizan en cada uno de ellos e ilústrelos con fotografías. 13
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14. Identifique como clasifican los archivos teniendo en cuenta
el ciclo vital de los documentos y cuáles son los procesos
de la Gestión Documental que se desarrollan en cada fase
(Archivo de Gestión, Archivo Central e Histórico). 20
15. Cada integrante del equipo debe tomar como ejemplo un
documento y explicar paso a paso detallado de éste por
sus diferentes etapas desde su producción. 20
16. Identifique los valores que tienen los documentos en cada
una de estas fases o etapas. 22
17. Destaque los aspectos más importantes a tener en cuenta
en la los Acuerdos 03, 04, 05 de marzo 15 de 2013. 24
CONCLUSIÓN 26
BIBLIOGRAFÍA 27
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INTRODUCCIÓN
En la creación de un Programa de Gestión Documental para una entidad,
cualquiera que sea, es importante conocer el ciclo de vida de un documento
puesto que por resultado de este se emplea todo una estructura tanto en su
organización, clasificación y conservación y disposición final.
Aquí encontraremos de forma específica el manejo del documento desde su
creación hasta su eliminación o custodia final, pasando por una entidad y su
implementación del manejo documental.
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OBJETIVO GENERAL
Saber de primera mano el objetivo de las buenas costumbres en cuanto a la
gestión de los documentos empleando su ciclo vital, y conociendo su
organización y estructura.
OBJETIVOS ESPECÍFICOS
Conocer porque se manejan los documentos con tanta precisión cuando
se emplea un PGD.
Identificar las normas por las cuales se rige la estructura de un archivo
con sus documentos.
Conocimiento del efecto en la implementación de Tablas de Retención
como de Valoración en los documentos.
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CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS
1. ¿Qué son las agrupaciones documentales?
Son la totalidad de documentos que genera una unidad administrativa
ejerciendo sus funciones, y según su jerarquía se ilustra su organigrama,
teniendo en cuenta sus principios tanto original como de procedencia,
estos documentos se agrupan:
Fondos
Sub-fondos y/o secciones
Sub-secciones
Series
Sub-series
Unidad documental compuesta
Unidad documental simple
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2. Defina Clasificación, Ordenación Archivística y Descripción.
Clasificación: es un proceso archivístico donde se identifica la
procedencia de los documentos, teniendo en cuenta su
estructura organizacional, funcional y su agrupación documental
de la entidad.
Ordenación Archivística: es el orden que se le da a las series
documentales dentro de la estructura anteriormente establecida
por la entidad.
Descripción: es donde se analizan los documentos y su
agrupación, se logra como resultado su identificación, localización
y recuperación en los instrumentos de descripción y consulta.
3. Establezca la diferencia entre ordenación y organización de archivos.
DIFERENCIA
ORDENACIÓN ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS
Es el orden que se le da a las series documentales dentro de la estructura
anteriormente establecida por la entidad.
Es la estructura de los documentos dentro del conjunto de las técnicas y procedimientos archivísticos en su fondo se debe tener un
orden bajo los parámetros del orden original y el orden de procedencia, abarcando la
clasificación, la ordenación y descripción.
La diferencia es que en la ordenación se concentra las series documentales en cambio en la organización se concentra toda la estructura de un archivo.
4. ¿Qué se refleja con la Clasificación?
Lo que se refleja en la clasificación documental son las actividades que
se desarrollan hacia la facilitación de la localización de los documentos
(series, sub-series, unidades y tipos documentales) en las dependencias
de una entidad, bajo el reflejo de la producción documental.
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5. ¿Qué implica la clasificación?
Lo que implica la clasificación como principal es la elaboración de un
cuadro de clasificación identificación los tipos de documentación de una
manera coherente para controlar, recuperar y conservar la información.
6. ¿En qué principios debe basarse la clasificación y en qué consiste cada
uno de ellos?
La clasificación se basa en los principios archivísticos:
Principio De Procedencia: este principio permite la identificación de los
creadores del documento en estos se pueden encontrar institucionales
(totalidad de los documentos producidos por una entidad) y
administrativos (procedencia por las dependencias), de acuerdo con su
estructura orgánica.
Principio De Orden Original: Se da desde el conocimiento de los
procedimientos administrativos, es el proceso en el cual se produce los
documentos siguiendo la secuencia en que se generan para dar un
trámite.
El orden original es la relación de las unidades documentales en el cual
está conformado por los documentos que le corresponde a la secuencia
de este y para que fueron creados.
Al agrupar los documentos relacionado con el trámite en el cual se
respeta el principio archivístico de orden original.
7. ¿Qué determinan las funciones comunes y específicas de una
organización en la Clasificación?
La clasificación cumple con unas funciones especificas y comunes que
corresponden a cada agrupación documental de series es el resultado
de los procedimientos.
Las comunes; son las funciones administrativas que sirven de
apoyo para el ejercicio de las competencias de cualquier entidad.
Las especificas; son las que se desarrollan la misión de la entidad
y constituyen su razón de ser. Únicas de cada entidad.
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8. ¿Cuáles son los pasos metodológicos de la clasificación?
Estos documentos clasificados en el cual se ve reflejado la misión, objetivos, y funcionamiento de la entidad. Para la clasificación documental se debe aplicar unos pasos para su clasificación. Identificación De Productores Identificación de las agrupaciones documentales (fondo, sección, sub-sección a partir de los actos administrativos). Para la identificación de un fondo documental, es necesario recopilar información sobre su origen y evolución de la entidad: Creación Fecha de supresión Disposiciones que han modificado la estructura de la entidad Organismos que lo han procedido en sus funciones. Organismos que heredan funciones.
Podemos encontrar en las instituciones diferentes fondos como lo son los: Fondos abiertos: documentación de entidades vigentes. Fondos cerrados: documentación de entidades suprimidas Fondos acumulados: información producida o recibida la entidad sin
tener ningún criterio archivístico de organización y conservación.
Estructura Orgánica Esta estructura inicia identificando las secciones y sub-secciones de la entidad, codificando cada una de las dependencias y las series que les corresponde a cada una. Para esto se requiere recopilar información en los manuales de funciones, creación y supresión de dependencias, manuales de procedimientos, organigramas y reglamentos. Los actos administrativos son el soporte para la clasificación, en este se analiza las funciones en el cual dan el procedimiento y el tramite documental. Series Documentales Y Asuntos Cada serie documental está asociada a un asunto en particular este
es el resultado del análisis del contenido de los documentos. Los asuntos son los contenidos específicos de cada unidad
documental estos son los trámites administrativos adelantado por las dependencias, se identifican en las funciones asignadas de cada dependencia en sus procedimientos.
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9. ¿Qué son unidades documentales?
Es el elemento fundamental de una serie documental la cual la podemos
encontrar simple o compleja. Cada unidad documental tiene una
estructura formal propia que las diferencia de las demás.
10. Defina Unidad Documental Simple y unidad documental Compleja y de
dos ejemplos de cada una.
Simple: es el mismo tipo documental, en el cual está conformada por un solo
tipología
Memorandos
Circulares
Resoluciones
Compleja: es por el cual estamos más familiarizados el expediente
conformado por tipos documentales producidos por una secuencia.
Contratos Por Prestación De Servicios
- Memorando de solicitud
- Estudios previos
- Hoja de vida función publica
- Certificaciones de estudio
- Certificados laborales
- Certificado de antecedentes, procuraduría, contraloría
- Contrato
- Informes mensuales de actividades
- Acta de terminación de contrato
- Certificado del SECOP
- Certificación laboral
Boletines Diarios De Caja
- Informes diarios de caja
- Cuentas por pagar
- Soportes
Seguridad social.
- Fotocopia de cedula
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11. Defina Tipos documentales y de 3 ejemplos
Los tipos documentales son las actividades realizadas
administrativamente en un soporte, estos pueden ser papel (el más
común), microfilms, cintas magnéticas entre otras, que utilice la entidad.
Unos ejemplos de tipos documentales pueden ser:
Certificados: Estos realizan la función de informar, explicar,
transmitir y comunicar una información haciendo costar un
explícito hecho.
Informe: es la constancia escrita de un determinado propósito,
redactando de forma concreta y ordenada los resultados de la
investigación, y su propósito es informativo.
Factura: es el modelo eficaz de valor probatorio en la
compraventa de un bien o un servicio, esta debe tener
características especiales para el resultado propio.
12. ¿Qué es el ciclo vital de los documentos y cuáles son sus fases o
etapas?
El ciclo vital de un documento son las etapas que atraviesa el documento
desde su creación hasta su disposición final, esta ultima puede ser
permanente o de eliminación, a esto se le agrega que en base a la creación
del documento se debe tener en cuenta los valores primarios como
secundarios de igual manera su permanencia en los tres archivos, gestión,
central e histórico, sus etapas son:
Primera Etapa: es donde se encuentra el documento en el archivo de
gestión y su consulta es frecuente, su permanencia es más o menos
de 5 años.
Segunda Etapa: es donde pasan luego del trámite al archivo central y
en este los documentos no tienen gran consulta, su permanencia es
de 10 a 30 años según lo establecido por la TRD.
Tercera Etapa: es donde por medio de las tablas de retención o
valoración hay documentos que son de valor para la entidad y tienen
custodia permanente en este.
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13. Según el Artículo 9° del Decreto 2609 de 2012 (VINCULADO EN EL
DECRETO 1080) Los Procesos de la gestión
documental son: Planeación, Producción, Gestión y trámite,
Organización, Transferencia, Disposición de documentos, Preservación
a largo plazo, y Valoración. Teniendo en cuenta estos procesos, visite
una entidad pública e indague paso a paso cuáles son las actividades
que se realizan en cada uno de ellos e ilústrelos con fotografías.
La entidad visitada es la Supersalud
Planeación: conjunto de actividades encaminadas a la planeación, generación
y valoración de los documentos de la entidad, en cumplimiento con el contexto
administrativo, legal, funcional y técnico. Comprende la creación y diseño de
formas, formularios y documentos, análisis de procesos, análisis diplomático y
su registro en el sistema de gestión documental. (Decreto 2609 de 2012,
Decreto 1080 de 2015).
Planeación: la entidad maneja parámetros estructurados en la programación
de su programa de gestión documental, y dándole creación a Subsistema de
Gestión Documental como parte del Sistema Integrado de Gestión (SIG),
fuente del acoplamiento entre las políticas, planes, programas, proyectos,
procesos, procedimientos y demás instrumentos documentados en su
administración y proyección hacia la resolución tecnológica, obteniendo la
ejecución del manejo de los documentos durante todo su siclo vital dándole
viabilidad en la garantía de que estos, a su vez que tengan integridad,
autenticidad, fiabilidad, disponibilidad y usabilidad.
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La ejecución de los procesos a seguir se mantendrá en estructura bajo
parámetros estandarizados como lo son:
Planeación de la Gestión Documental,
Administración de Correspondencia,
Administración de Archivo, que incluye las trasferencias,
Consulta y Préstamo de Documentos,
Notificaciones,
Elaboración de Actos Administrativos, que incluye de manera amplia un
esquema de publicación.
Como la implementación de los instrumentos archivísticos como el programa
PINAR.
El programa de gestión documental de la entidad Supersalud se define como
planteamiento la definición de metas a corto, mediano y largo plazo con los
cuales se obtendrán revisiones para el progreso como los cambios como
legislativos, normativos o según la tramitación del comité.
Producción: actividades destinadas al estudio de los documentos en la forma
de producción o ingreso, formato y estructura, finalidad, área competente para
el trámite, proceso en que actúa y los resultados esperados. (Decreto 2609 de
2012, Decreto 1080 de 2015).
Producción: en la entidad Supersalud se crean los documentos inicialmente
por medio de:
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Tablas de retención Documental (TRD) como el instrumento archivístico
y fomento jerárquico de la estructura fundamental en la generación de
documentos, bajo los procedimientos, procesos, y documentos que
estableció el Sistema Integrado de Gestión.
Tener en cuenta la ejecución de los procesos como parte del
fortalecimiento del Proceso de Administración de la Gestión Documental.
La implementación del programa de gestión documental de documentos
electrónicos.
La normalización en la gestión documental, tipos de entradas y salidas
de información y los mecanismos de control y aprobación de
documentos teniendo en cuenta la trazabilidad.
Formulación y elaboración de planes y programas institucionales.
Resolución 0180 del 2014, la Superintendencia Nacional de Salud
conforma el Grupo Interno de Correspondencia como funciones
ajustadas a este.
Gestión y trámite: conjunto de actuaciones necesarias para el registro, la
vinculación a un trámite, la distribución incluidas las actuaciones o
delegaciones, la descripción (metadatos), la disponibilidad, recuperación y
acceso para consulta de los documentos, el control y seguimiento a los trámites
que surte el documento hasta la resolución de los asuntos. (Decreto 2609 de
2012, Decreto 1080 de 2015).
Gestión y trámite: la comprensión en la estabilidad documental y los procesos
designados en el decreto 2609 se aplican de igual forma se enlazan con la
Resolución 310 de 2011 de la Superintendencia Nacional de Salud, como lo
manda se realiza la distribución de las comunicaciones a los respectivos
usuarios internos y externos, de manera de emplear la aplicación Sistema de
Gestión de Documentos Electrónicos.
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Bajo políticas de la Superintendencia Nacional de Salud y el Sistema Integrado
de Gestión (SIG) las Tablas de retención Documental (TRD) dan registro de los
tipos documentales respetado el ciclo PHVAPlanificar, hacer, verificar y actuar,
sin importar el tipo de soporte que se esté manejando; en la gestión y tramite
de los documentos las áreas se encargan de regularizar el Sistema de Gestión
de Correspondencia y Archivo Oficial de la Entidad SUPERCOR basados en:
La estructura jerárquica de agrupación de la información
El vínculo archivístico contenido en las Tablas de Retención Documental
Los flujos de trabajo armonizados con los procesos y procedimientos,
garantizando el cumplimiento de pre-requisitos como: vinculación a un
trámite, distribución incluyendo las actuaciones o delegaciones,
descripción (metadatos) los procesos y procedimientos de cada una de
las dependencias.
Periodos de vigencia para las respuestas de las comunicaciones
A todo lo anterior se da en conclusión que se debe aumentar el acceso,
recuperación eficaz y eficiente a los documentos en entornos electrónicos,
minimizar la cantidad de trámites, control de calidad en el proceso de
correspondencia en cuanto a la integridad de la documentación que ingresa o
se produce, y/o entrega tardía, reducir en un 80% los reclamos, quejas o
demandas, y aminorar investigaciones disciplinarias.
Organización: conjunto de operaciones técnicas para declarar el documento
en el sistema de gestión documental, clasificarlo, ubicarlo en el nivel adecuado,
ordenarlo y describirlo adecuadamente. (Decreto 2609 de 2012, Decreto 1080
de 2015).
Organización: en esta etapa se sigue el establecer las Tablas de retención
Documental (TRD), bajo los procedimientos de Planeación de la Gestión
Documental y la administración de la gestión documental y Superintendencia
Nacional de Salud; las etapas de la organización se mantendrán por casa uno
de los archivos gestión, central e histórico.
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Transferencia: conjunto de operaciones adoptadas por la entidad para
transferir los documentos durante las fases de archivo, verificando la
estructura, la validación del formato de generación, la migración, refreshing,
emulación o conversión, los metadatos técnicos de formato, los metadatos de
preservación y los metadatos descriptivos. (Decreto 2609 de 2012, Decreto
1080 de 2015).
Transferencia: las transferencia en la Supersalud se realizan mediante los
tiempos establecidos por las Tablas de retención Documental (TRD) y las
Tablas de valoración Documental (TVD) como “Transferencia y conservación
documental” programa anualmente, la transferencia de la documentación
electrónica corresponde a lo que establezca el ajuste del Sistema de Gestión
de Documentos en correlación con el Plan Estratégico de Tecnologías de
Información y Comunicación y los que dependan de estos.
Disposición de documentos: selección de los documentos en cualquier etapa
del archivo, con miras a su conservación temporal, permanente o a su
eliminación, de acuerdo con lo establecido en las tablas de retención
documental (TRD) o en las tablas de valoración documental. (Decreto 2609 de
2012, Decreto 1080 de 2015).
Disposición de documentos: el manejo que se le da a disposición de los
documentos se establece por medio de las tablas de retención documental
(TRD) o en las tablas de valoración documental, contemplando garantizar la
información documentada; como subsecuente se encuentra la eliminación el
cual se define en un mediano plazo con procedimiento que se garantice la
destrucción tanto de documentos físicos como electrónicos bajo
reglamentación.
Preservación a largo plazo: conjunto de acciones y estándares aplicados a
los documentos durante su gestión para garantizar su preservación en el
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tiempo, independientemente de su medio y forma de registro o
almacenamiento.
Preservación a largo plazo: se estructura el Sistema Integrado de
Conservación – SIC a mas tardar en el año 2016 el cual reglamenta y oficializa
la parte integral de la gestión documental, de igual forma el plan de Prevención
y Atención de Desastres.
Valoración: proceso permanente y continuo, que inicia desde la planificación
de los documentos y por medio del cual se determinan sus valores primarios y
secundarios, con el fin de establecer su permanencia en las diferentes fases
del archivo y determinar su destino final (eliminación o conservación temporal o
definitiva).
Valoración: bajo la atención de la atención de la Tabla de Retención
Documental y el Cuadro de Clasificación Documental se realiza una valoración
primaria y secundaria cualitativa y cuantitativa de cada serie y sub-serie para
obtener a la implementación en:
Las características de la actividad documental y las condiciones de
producción de documentos tanto físicos como electrónicos se dan para
decidir su conservación.
Documentos con información el desarrollo cambios de estructura,
procedimientos y políticas de la Entidad.
Valores primarios y secundarios de los documentos con contenido
funcional, social, cultural y normativo de la Supersalud, como estos
puedan ser físicos o electrónicos.
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14. Identifique como clasifican los archivos teniendo en cuenta el ciclo vital de
los documentos y cuáles son los procesos de la Gestión Documental que se
desarrollan en cada fase (Archivo de Gestión, Archivo Central e Histórico).
Ley 594 de 2000, Art. 23. Formación de archivos. Teniendo en cuenta el ciclo
vital de los documentos, los archivos se clasifican en:
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CLASIFICACIÓN ARCHIVO DE GESTIÓN ARCHIVO CENTRAL ARCHIVO
HISTÓRICO
SE DEFINEN ASI:
Comprende toda la documentación que es sometida a continua utilización y consulta administrativa por las oficinas productoras u otr0as que la soliciten. Su circulación o trámite se realiza para dar respuesta o solución a los asuntos iniciados
En el que se agrupan documentos transferidos por los distintos archivos de gestión de la entidad respectiva, cuya consulta no es tan frecuente pero que siguen teniendo vigencia y son objeto de consulta por las propias oficinas y particulares en general
Es aquel al que se transfieren desde el archivo central los documentos de archivo de conservación permanente
PROCESOS
Producción
Recepción
Distribución
Tramite
Organización
Consulta
Conservación Disposición
final
Organización Consulta Conservación Disposición final
Organización Consulta Conservación Disposición final
15. Cada integrante del equipo debe tomar como ejemplo un documento y
explicar paso a paso detallado de éste por sus diferentes etapas desde su
producción.
Documento seleccionado: Contrato De Trabajo
Este documento es creado por la oficina de recursos humanos en la aplicación
de Sinergy, luego se envía el contrato a la oficina jurídica para que lo revise y
emita su aprobación.
Cuando este es aprobado se hace firmar por el
representante legal y por la persona que será
contratada, se entrega una copia al trabajador y el
original se guardara con todos los documentos que la
entidad requiera para efectuar la contratación, así
creando la unidad documental llamada historia
laboral, esta se etiqueta y se archiva en el archivo de
gestión el cual está organizado numéricamente (por
cedula), en este archivo reposara durante el tiempo
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que la persona este activa. Cuando el empleado es retirado oficialmente de la
entidad la historia es trasladada al archivo central por el tiempo de 5 años lo
cual está estipulado en las tablas de retención documental, al pasar los 5 años
se realiza el traslado al archivo histórico donde se guardara. El contrato de
trabajo y toda la documentación que se produzca de cualquier empleado que
labore en esta empresa se conservara en su totalidad.
Documento seleccionado: Planos de arneses
El plano es creado por el área de ingeniera de
desarrollo, este se realiza con todas las
especificaciones de calidad que el cliente
entrega, al terminarlo es revisado y aprobado
por la gerencia de calidad, ingeniería y el
cliente, cuando ya es aprobado se le anota la
referencia que lo identificara, se imprimen las
copias necesarias para las líneas de
producción. El plano original se digitaliza y se
guarda en el SharePoint de la compañía y luego se archiva en la planoteca
donde se encuentra todos los planos, allí se conserva por 15 años y su
disposición final es su eliminación.
Documento seleccionado: Cadena presupuestal de egresos
-Desagregar el presupuesto en
gastos de personal, gastos
generales, gastos generales y de
inversión
-Distribuir los recursos
presupuestales
-Asignar los recursos distribuidos
-Si es requerido durante la vigencia
del presupuesto aprobado, solicitar
recursos financieros adicionales
surtiendo las fases legales aplicables
-Verificar y aprobar las modificaciones presupuéstales de acuerdo a los
recursos solicitados (provisión de recursos)
-Solicitar certificado de disponibilidad presupuestal que garantice la existencia
de apropiación suficiente
-Revisar que la solicitud de certificado de disponibilidad presupuestal tenga
correspondencia con el presupuesto desagregado, distribuido y asignado en
cuanto a valores y objeto del gasto
-Entregar el certificado de disponibilidad presupuestal
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-Si el compromiso objeto de cdp no se cubre, este se libera totalmente
-Si hay un compromiso por menor valor del cdp este se libera parcialmente
-Expedir registro presupuestal para que los recursos no sean desviados a
ningún otro fin
-Programar pagos de los registros presupuestales de acuerdo con lo
establecido en el acto administrativo o contrato
-Si el objeto del acto administrativo no se cubre, se libera totalmente el registro
presupuestal
-Si el objeto del acto administrativo se cumple parcialmente el registro
presupuestal se libera parcialmente
-Radicar la cuenta por pagar correspondiente al cdp
-Registrar la causación de la cuenta por pagar radicada y revisada
-Aprobar el pago de la cuenta por pagar al beneficiario y ordenar su
cancelación
-Contabilizar el pago de la cuenta por pagar efectuado
-Generar y revisar el boletín diario de tesorería que resumen los pagos
efectuados y los ingresos recibidos
-verificar el boletín diario de tesorería
-Organizar el boletín diario de tesorería
-Generar y revisar los informes de gastos pertinentes a la gestión de ejecución
presupuestal
-Realizar ajustes
16. Identifique los valores que tienen los documentos en cada una de estas
fases o etapas.
Los documentos se valoran en tres etapas o fases que son las siguientes:
Archivo de Gestión
Archivo Central
Archivo Histórico o Permanente
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CICLO VITAL DE LOS DOCUMETOS
ARCHIVO
CENTRAL
ARCHIVO DE
GESTIÒN
ARCHIVO
HISTORICO
VALORES PRIMARIOS
Son los valores que tienen los documentos cuando se
encuentran en la dependencia originadora. Se subdivide en:
valor administrativo, fiscal, legal, contable y técnico.
Administrativo: Es el valía que
tienen los documentos que están
en plena vigencia administrativa.
Fiscal: Es el valor que presentan los
documentos que tratan de entradas,
salidas y controles de los dineros
que se manejan en una institución.
Legal: es el valor del cual provienen
derechos y obligaciones legales. Contable: Utilidad o aptitud de los documentos que soportan el conjunto de cuentas y de registros de los ingresos, egresos y los movimientos económicos de una entidad pública o privada
VALORES SECUNDARIOS
También denominado histórico o permanente y se refiere al documento que
una vez cumplido su periodo vital adquiere el valor acrecentado por el
tiempo, y sirve como fuente para la investigación histórica y para la acción
cultural.
Valor Científico-Cultural: 1.) Es la valía que tienen los documentos textuales,
manuscritos o impresos, gráficos, audiovisuales y legibles por máquina. que
por su contenido, sirven como testimonio y reflejan el desarrollo de una
cultura. (2.) Cualidad del documento que, por su contenido, testimonia,
entre otras cosas, hechos, vivencias, tradiciones, costumbres, hábitos,
valores, modos de vida o desarrollos económicos, sociales, políticos,
religiosos o estéticos propios de una comunidad y útiles para el
conocimiento de su identidad.
Histórico: Permite conocer la situación
social, económica, política y cultural de
una época o de una región.
Técnico: Atributo de los documentos
producidos y recibidos por una
institución en virtud de su aspecto
misional.
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17. Destaque los aspectos más importantes a tener en cuenta en la los
Acuerdos 03, 04, 05 de marzo 15 de 2013.
Acuerdos 03 de marzo 15 de 2013: donde se reglamenta el Comité
Evaluador de Documentos del Archivo General de la Nación, dando así la
afinidad de que las técnicas en la selección de documentos debe ser
manejada técnica puesto que debe ser valorados para la valoración y
disposición final de los documentos a estos que sean de patrimonio
documental y proteger su conservación.
También se estipula la evaluación en las Tabla de Retención Documental
y Tabla Valoración Documental siendo en caso la necesidad de ser
ejecutada por el comité de Archivo de la institución o el Comité de
Desarrollo Administrativo.
Todo lo anterior estipulado para que sea valorado y estructurado por el
Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado.
Acuerdos 04 de marzo 15 de 2013: donde se modifican el procedimiento
en la elaboración, presentación, evaluación, aprobación e implementación
de las Tablas de Retención Documental y las Tablas de Valoración
Documental puesto que estas deben dar la valoración de los documentos
ya sean físicos o electrónicos y tengan estos de valor primario o
secundario para su procedencia se es a su conservación o eliminación
bajo estándares no la no mala ejecución puesto que esto puede ser
perjudicial en la pérdida del patrimonio documental.
Las tablas tanto de valoración y de retención siempre deben ser
elaboradas teniendo en cuenta los Cuadros de Clasificación Documental y
estas deben ser elaboradas por personas aptas para la creación de las
mismas, puesto que estas deben ser aprobadas y para que en un futuro
próximo sean publicadas para la evaluación y validación siendo siempre
actualizadas de manera antecedida.
Acuerdos 05 de marzo 15 de 2013: se constituyen las pautas básicas
para la clasificación, ordenación y descripción de los archivos en
entidades públicas y privadas que cumplen funciones públicas.
Clasificación: esta debe realizarse en el cual el alcance es del cuadro de
clasificación documental donde deben estar registrados los niveles como
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lo son fondo, sub-fondo, sección, sub-sección, serie, sub-serie, unidad
documental compuesta, unidad documental simple. Estos se deben
implementar en los 3 diferentes archivos (gestión central e histórico) así
como las Tablas de Retención documental.
Ordenación Documental: manejo de la ordenación y disposición adecuada
de los documentos en cada una de las fases de archivo teniendo en
cuenta el principio de procedencia y el de orden original y las diferentes
directrices establecida por políticas y normas que establece el Archivo
General de la Nación.
Descripción Documental: implementación de los instrumentos de control
bajo un programa de descripción documental para la divulgación de
información y consulta bajo pautas generales para la descripción
documental como son:
Instrumentos de Descripción Archivísticos
Niveles de descripción
Áreas de Descripción
Metadatos para la descripción de los documentos electrónicos
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CONCLUSIÓN
Con esta actividad se puede concluir que todos los documentos pasan por
diferentes etapas o fases y reciben un valor único lo cual será
determinante para su disposición final.
De acuerdo con las normas establecidas por el Archivo General de la
Nación vemos que se debe respetar los documentos que hacen parte de
nuestra cultura, historia y progreso ciudadano y como profesionales de
ciencias de la información debemos velar por que este propósito se
cumpla.
27
BIBLIOGRAFÍA
Acuerdo 003 15 de marzo de 2013, Archivo General de la Nación
Acuerdo 004 15 de marzo de 2013, Archivo General de la Nación
Acuerdo 005 15 de marzo de 2013, Archivo General de la Nación
Cartilla de clasificación documental; División de clasificación y
descripción; Julia Godoy de Lozano, María Inelda López Ávila; Archivo
General de la Nación; Bogotá 2001; ISBN 958-9298-80-X. 29 pág. il
Cartilla de ordenación documental; División de clasificación y descripción;
Gladys Jiménez González, Archivo General de la Nación; Bogotá-
Colombia 2003; ISBN 958- 9298-87-7. 30 pag; il.