auditoría de efectivo, ingresos y cuentas por cobrar

Auditoría de Efectivo, Ingresos y Auditoría de Efectivo, Ingresos y Cuentas por CobrarCuentas por Cobrar

Nelsa L. Acevedo Meléndez Adiestramiento Auditores Internos del Gobierno

2 de mayo de 2008

Estado Libre Asociado de Puerto RicoEstado Libre Asociado de Puerto Rico

OFICINA DEL CONTRALOROFICINA DEL CONTRALOR

Autorizado por la Comisión Estatal de Elecciones, CEE-SA-08-8173

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Contraloría a sus órdenes...

OBJETIVOS

Discutir:

• Reglamentación aplicable

• Objetivos de la auditoría

• Pruebas de cumplimiento

• Hallazgos más frecuentes

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REGLAMENTACIÓN

• Ley Núm. 230 – Ley de Contabilidad del Gobierno de Puerto Rico del 23 de julio de 1974, según enmendada

• Ley Núm. 81 – Ley de Municipios Autónomos del 30 de agosto de 1991, según enmendada

• Reglamento Núm. 9 – Normas Básicas para los Oficiales Pagadores Especiales nombrados por el Secretario de Hacienda del 6 de abril de 2005, según enmendado

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• Reglamento Núm. 25 – Recaudación, Depósito, Control y Contabilidad de Fondos Públicos Recaudados por Recaudadores Oficiales o Sustitutos y sus Auxiliares del 7 de noviembre de 2006

• Reglamento Núm. 44 – Deudas no Contributivas Existentes a Favor del Gobierno de Puerto Rico del 12 de agosto de 1997

• Reglamentación interna de la unidad.

Cont. REGLAMENTACIÓN

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Programa de AuditoríaEfectivo, Recaudaciones y Conciliaciones

Comprobar la existencia del efectivo en mano, los certificados de depósitos e inversiones, y que éstos son propiedad de la unidad.- Efectúe arqueos de caja; verifique la

adquisición y cancelación de los valoresEl efectivo en caja, las cuentas bancarias, los

cheques y libros de recibos en blanco están sujetos a los controles y procedimientos adecuados de contabilidad.- Realice un inventario físico de los cheques y

los recibos en blanco

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Los fondos recaudados son depositados íntegramente y prontamente en las cuentas del erario público.

- Verifique si los fondos recaudados se depositan diariamente

Los fondos de cambio y caja menuda, y sus desembolsos están autorizados y justificados.

- Verifique si las reposiciones están debidamente documentadas

Cont. EFECTIVO, RECAUDACIONES Y CONCILIACIONES

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Las recaudaciones se registran con exactitud en los libros de contabilidad y éstos a su vez concuerdan con el banco o con terceros.- Coteje las hojas de depósitos con el estado

bancarioEl importe del ingreso, según las transacciones y

los documentos justificantes, concuerdan con el importe del recibo expedido.- Verifique la información incluida en los recibos

Cont. EFECTIVO, RECAUDACIONES Y CONCILIACIONES

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EJEMPLO RECIBO DE RECAUDACIÓN

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PALABRAS NÚMEROS

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NO INDICA FECHA DE RECAUDACIÓN

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ANULADO SIN EXPLICACIÓN

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CONTIENE BORRONES Y TACHADURAS

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NO INDICA EL TIPO DE VALOR RECIBIDO

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El balance del efectivo, según presentado en los informes financieros reflejan propiamente todo el efectivo en la unidad, en tránsito o depositado con terceras personas (Conciliaciones Bancarias).

Cont. EFECTIVO, RECAUDACIONES Y CONCILIACIONES

Según la conciliación, coteje los balances presentados contra:

Mayor generalEstado bancario

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Los balances de efectivo reflejan un corte (cut off) propio de recaudaciones y desembolsos.

- Determine la corrección de los ingresos, cheques en circulación y cheques pagados.

Las transacciones relacionadas con el efectivo son anotadas con prontitud y exactitud en registros detallados y adecuados.

- Verifique si las cuentas se concilian mensualmente y son revisadas y aprobadas

Cont. EFECTIVO, RECAUDACIONES Y CONCILIACIONES

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HALLAZGOS FRECUENTES

Recaudaciones entregadas con tardanzas. Sobregiros en fondos y cuentas bancarias. Fondos y cuentas bancarias inactivas por más

de un año. Conciliaciones bancarias preparadas

incorrectamente o con atrasos. Recaudadores sin nombramiento. Recibos con borrones y tachaduras. Recibos anulados sin explicación.

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Cont. HALLAZGOS FRECUENTES

Recibos en que el importe de las palabras no es igual al importe en números.

Apropiación de fondos. No existe un inventario perpetuo de los recibos

de recaudación en blanco y utilizados. No se lleva un registro de las inversiones. Cheques pendientes de pago por más de seis

meses.

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Ver que se cumple con las normas para el otorgamiento de crédito y que las mismas sean de conformidad con la ley.- Determine si la evaluación de crédito fue

adecuada y debidamente aprobadaDeterminar que los despachos de bienes o la

prestación de los servicios estén debidamente autorizados y facturados a los precios y términos correctos.- Compare las autorizaciones de despacho contra

las facturas en cuanto a cantidad y descripción de bienes

Programa de AuditoríaIngresos y Cuentas por Cobrar

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Determinar que los ajustes en las facturas estén autorizados.- Identifique e investigue los ajustes reflejados

en las facturasVer que las facturas, los ajustes y recaudaciones

estén registrados propiamente en las cuentas de los clientes y en el período correcto.- Concilie los totales del registro de ingresos

contra las cuentas de ingresos y las cuentas por cobrar del mayor general

Cont. INGRESOS Y CUENTAS POR COBRAR

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Determinar que los créditos (memorandos de crédito, devoluciones y descuentos) estén debidamente autorizados y registrados correctamente.- Verifique si se realizó la entrada

correspondiente en el subsidiario de cuentas por cobrar y en el registro de inventario, las devoluciones de bienes, descuentos y créditos

Establecer la validez de las cuentas por cobrar y declaradas incobrables.- Envíe a los clientes confirmaciones de las

cuentas por cobrar

Cont. INGRESOS Y CUENTAS POR COBRAR

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Contraloría a sus órdenes...

Determinar que las cuentas por cobrar sean registradas y los saldos establecidos en los registros financieros son correctos.

- Compare los balances de las cuentas contra el subsidiario de las cuentas por cobrar

Cont. INGRESOS Y CUENTAS POR COBRAR

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HALLAZGOS FRECUENTES

Falta de gestiones de cobro efectivas de las cuentas por cobrar.

No se mantenía un registro de las facturas pendientes de cobro.

Falta de información en los libros y registros. Ausencia de segregación de deberes.

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Información adicional

División de Auditorías de:

• Corporaciones Públicas: (787) 777-6080

• Agencias y Departamentos “A”: (787) 200-7248

• Agencias y Departamentos “B”: (787) 200-7249

¿PREGUNTAS?¿PREGUNTAS?

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