Administración de cuentas por cobrar y flujos de efectivo

Flujos de efectivo.

En su forma más simple, el Flujo de Efectivo es el movimiento del dinero dentro y fuera de tu negocio. Puede describirse como el proceso en cual tu negocio utiliza el efectivo para generar bienes o servicios para que tú los puedas vender a tus clientes, después recupera ese efectivo con cada venta y completa el ciclo de nuevo.

El Estado de Flujo de Efectivo ayuda en la planeación y en la generación de presupuestos, sin dejar a un lado la medición que se puede hacer para cumplir los compromisos adquiridos.

Muchas veces, muy buenos negocios se van a la ruina porque los dueños pensaron que podían meterse a una oportunidad mucho más grande de lo que podían soportar con su Flujo de Efectivo.

Un ejemplo rápido que cita un emprendedor: Su padre llegó a ser el productor avícola número 1 con más de 100,000 pollos por semana. Un distribuidor en crecimiento comenzó a crecer y comprarle cada vez más… pero financiado. Como él también quería crecer siguió entregando.

Pronto se agotó su Flujo de Efectivo y no tuvo para comprar más alimento para las aves. ………problemas. El negocio quebró.

Objetivos del estado de flujo de efectivo

Proporcionar información apropiada a la gerencia, para que ésta pueda medir sus políticas de contabilidad y tomar decisiones que ayuden al desenvolvimiento de la empresa.

Facilitar información financiera a los administradores, lo cual le permite mejorar sus políticas de operación y financiamiento.

Proyectar en donde se ha estado gastando el efectivo disponible, que dará como resultado la descapitalización de la empresa.

Mostrar la relación que existe entre la utilidad neta y los cambios en los saldos de efectivo. Estos saldos de efectivo pueden disminuir a pesar de que haya utilidad neta positiva y viceversa.

Reportar los flujos de efectivo pasados para facilitar la predicción de flujos de efectivo futuros.

La evaluación de la manera en que la administración genera y utiliza el efectivo

La determinación de la capacidad que tiene una compañía para pagar intereses y dividendos y para pagar sus deudas cuando éstas vencen.

Identificar los cambios en la mezcla de activos productivos.

Tipos de flujo que tiene el efectivo: Entrada: Las entradas son el movimiento de dinero hacia tu Flujo de

efectivo. Las entradas por lo general provienen de ventas de bienes o servicios. Si otorgas crédito a tus clientes y permites que compren mercancía a crédito, lo que tenemos como resultado es una entrada, pero al cobrarle al cliente después del tiempo en que le diste el crédito. En el caso de un préstamo bancario, el dinero recibido por medio de inversores o de la venta de activos resulta en una entrada de efectivo.

Salida: Las salidas son el movimiento del dinero fuera de tu negocio. Las salidas generalmente son el resultado de pagar gastos. Si tu negocio tiene como fin la venta de productos, entonces la mayor Salida de Efectivo que debes tener debe ser la compra de inventario. La mayor salida de un compañía de manufactura es usualmente la compra de materias primas y otros componentes que se necesitan para la producción final de su producto. La compra de nuevos activos, el pagar deudas, y el abono a cuentas por pagar también son Salidas de Efectivo.

Cuentas por Cobrar y Cuentas de Flujo de Efectivo

Estado de cuenta del flujo de efectivo:

El Estado de Cuenta del Flujo de Efectivo reporta el Flujo generado en un determinado periodo de tiempo en cada una de las 3 actividades principales de un negocio: Inversiones, operaciones y finanzas.

Mientras cada estado financiero indica información puntual y precisa para realizar un análisis determinado, el Estado de Cuenta del Flujo de Efectivo provee información vital del tu negocio: información acerca del efectivo que tienes disponible.

Cada dueño de negocio debe entender los principios básicos del Flujo de Efectivo para que así pueda analizar las diferentes áreas que afectan tanto las entradas como las salidas de efectivo en tu negocio.

Un buen análisis de estos componentes te mostrará las áreas problemáticas que te pueden llevar a detectar porque tu negocio tiene una falta de liquidez. Con esta información puedes prever todas tus necesidades de capital, así como identificar las actividades de tu operación que te ayudan a cubrir mejor las necesidades de flujo de efectivo de tu negocio.

Cuatro principios básicos para la administración del efectivo

PRIMER PRINCIPIO: "Siempre que sea posible se deben incrementar las entradas de efectivo“

Ejemplo:

-Incrementar el volumen de ventas.

- Incrementar el precio de ventas.

- Mejorar la mezcla de ventas. (Impulsando las de mayor margen de contribución)

- Eliminar descuentos.

SEGUNDO PRINCIPIO: "Siempre que sea posible se deben acelerar las entradas de efectivo"

Ejemplo:

- Incrementar las ventas al contado

- Pedir anticipos a clientes

- Reducir plazos de crédito.

TERCER PRINCIPIO: "Siempre que sea posible se deben disminuir las salidas de dinero"

Ejemplo:

- Negociar mejores condiciones (reducción de precios) con los proveedores

- Hacer bien las cosas desde la primera vez.

- Reducir desperdicios en la producción y demás actividades de la empresa.

CUARTO PRINCIPIO: "Siempre que sea posible se deben demorar las salidas de dinero"

Ejemplo:

- Negociar con los proveedores los mayores plazos posibles.

- Adquirir los inventarios y otros activos en el momento próximo a utilizar.

Hay que hacer notar que la aplicación de un principio puede contradecir a otro, por ejemplo: Si se vende sólo al contado (cancelando ventas a crédito) se logra acelerar las entradas de dinero, pero se corre el riesgo de que disminuya el volumen de venta. Como se puede ver, existe un conflicto entre la aplicación del segundo principio con el primero.

En estos casos y otros semejantes, hay que evaluar no sólo el efecto directo de la aplicación de un principio, sino también las consecuencias adicionales que pueden incidir sobre el flujo del efectivo.

¿Como se determina el flujo de efectivo?

La fórmula para sacar el saldo disponible de flujo de efectivo de un periodo es:

INGRESOS (ENTRADAS) - GASTOS (SALIDAS) = SALDO DISPONIBLE DE FLUJO DE EFECTIVO

Calcularemos los flujos de efectivo mediante el siguiente esquema:

+ Ingresos operativos sujetos a impuesto a las ganancias (ventas)

- Gastos sujetos a impuesto a las ganancias (coste de ventas + gastos generales operativos)

- Amortizaciones y Depreciaciones

= Utilidad antes de impuesto a las ganancias

- Impuesto a las ganancias

= Utilidad después de impuesto a las ganancias

+ Amortizaciones y Depreciaciones (se suma de nuevo, gasto contable sin salida de efectivo)

- Inversiones en Capital de Trabajo

- Inversiones en otros activos

= Flujos de Fondos Operativos (FFO)

¿Como se determina el estado de resultados?

Ingresos (ventas de contado, ventas de crédito, etc.)

(-) Costo de venta (representa el costo de los productos vendidos en el periodo)

= Utilidad Bruta (Margen)

(-) Gastos operacionales (gastos de administración y ventas)

= Utilidad de Operación

(+) Ingresos financieros

(-) Gastos Financieros

= Utilidad antes de impuestos(-) Impuestos

= Utilidad Neta

Cuentas por cobrar.

Forma parte de la administración financiera del capital de trabajo, que tiene por objeto coordinar los elementos de una empresa para maximizar el patrimonio y reducir el riesgo de una crisis de liquidez y ventas, mediante el manejo óptimo de variables tales como políticas de crédito comercial concedido a clientes y estrategia de cobros.

Generalmente en la empresa la inversión en cuentas por cobrar representa una inversión muy importante ya que representan aplicaciones de recursos que se transformarán en efectivo para terminar el ciclo financiero a corto plazo.

Las Normas de Información Financiera en su Boletín C-3, menciona que las Cuentas por Cobrar representan derechos exigibles originados por ventas, servicios prestados, otorgamiento de préstamos o cualquier otro concepto análogo.

Atendiendo a su origen se pueden formar dos Cuentas por Cobrar.

1. a cargo de clientes.

2. a cargo de otros deudores.

La mayoría de las empresas manufactureras para conservar los clientes actuales y atraer nuevos deben conceder créditos y mantener inventarios.

Las Cuentas por Cobrar representan una extensión de crédito a sus clientes por parte de la compañía. El inventario, o bienes en existencia, es un activo circulante necesario, el cual permite que el proceso de producción- ventas transcurran con un mínimo de trastornos. Las Cuentas por Cobrar y el Inventario son los activos dominantes mantenidos por la empresa. Ambos conceptos en la estructura financiera de las empresas representan a aproximadamente el 79% de los activos circulantes y un 34% de los activos totales.

También pueden ser clasificados como de exigencia inmediata o a corto plazo y a largo plazo; se consideran como Cuentas por Cobrar a corto plazo aquellas cuya disponibilidad es inmediata dentro de un plazo no mayor a un año posterior a la fecha del balance. Las Cuentas por Cobrar a corto plazo deben presentarse en el balance general como activo circulante inmediatamente después del efectivo y de las inversiones en valores negociables.

El objetivo de las cuentas por cobrar es:

Estimular las ventas y ganar clientes. Se tiende a considerarlas como un medio para vender productos y superar la competencia mediante el ofrecimiento de facilidades de crédito como parte de los servicios de la empresa para favorecer a sus clientes.

Está relacionada directamente con el giro del negocio y la competencia. Cuando no existe competencia, generalmente la inversión en cuentas por cobrar dentro del capital de trabajo no es significativa.

Es utilizado como herramienta de mercadotecnia para promover las ventas y las utilidades, para proteger su posición en el mercado.

La inversión de las Cuentas por Cobrar se determina por el volumen de las ventas a crédito y por el promedio de días que transcurren entre las fechas de venta y la cobranza.

Para medir la inversión en Cuentas por Cobrar se efectúan pruebas de liquidez.

Se calcula generalmente la relación que existe entre las Cuentas por Cobrar y las Ventas y la rotación de las Cuentas por Cobrar como sigue:

Cuentas por Cobrar a Ventas

La empresa Administración Financiera, S.A. de C.V., desea determinar la relación de sus Cuentas por Cobrar contra Ventas y saber cuanto ha recuperado, proporciona la información siguiente:

Cuentas por Cobrar (neto) 12,300 35.7%

Ventas Netas 34,370

El resultado representa el porciento de las ventas anuales que están pendientes de ser liquidadas por los clientes.

Para ser una medida correcta deben tomarse las ventas netas a crédito, las cuales están relacionadas con las Cuentas por Cobrar a clientes; sin embargo, es aceptable tomar el total de ventas netas siempre y cuando no hubiera una influencia importante de ventas de contado.

En algunas ocasiones en el numerador se emplea el promedio de Cuentas por Cobrar, aunque es más correcto usar el saldo de fin de año o periodo.

Otra de las medidas para conocer la inversión que se tiene en cuentas por cobrar es la relación de la inversión al capital neto de trabajo y se obtienen a través de la siguiente razón:

Cuentas por cobrar a capital neto de trabajo.

Capital neto de trabajo 9,014

Cuentas por cobrar netas 6,150 68.23%

El resultado de 68.23% representa la dependencia que el capital de trabajo tiene en la inversión de cuentas por cobrar.

Rotación de Cuentas por Cobrar:

Nivel de Inversión es el promedio de cobranzas que se obtiene tomando como base el resultado de la razón de "Cuentas por Cobrar a Ventas" multiplicado por los días del año (365) para obtener los días de crédito, o por 12 para obtener los meses.

Cuentas por Cobrar a Ventas x días en el año = días cartera

0.357 365 130

O bien:

Cuentas por Cobrar a Ventas x meses en el año = mes cartera

0.357 12 4.3

Otra manera de obtener el nivel de inversión es calculando generalmente la relación que existe entre las cuentas por cobrar y las ventas, como sigue:

Cuentas por cobrar a ventas:

Cuentas por cobrar (neto) (1) 6,150 35.79%

Ventas netas a crédito 17,185

El resultado representa el porciento de las ventas anuales que están pendientes de ser liquidadas por los clientes.

(1) Cuando las cuentas por cobrar incluyen el (IVA), éste se debe deducir para que sean comparables con las ventas.

Bibliografia:

http://coachdenegocios.com/Feb3_2014

http://www.fcca.umich.mx/descargas/apuntes/Academia%20de%20Finanzas/Finanzas%20II%20Mauricio%20A.%20Chagolla%20Farias/ADMINISTRACION%20FINANCIERA%20CAPITULO%204.pdf

http://es.slideshare.net/jcfdezmx2/cuentas-por-cobrar-presentation

http://www.contaduria.uady.mx/files/material-clase/raul-vallado/FN03_admonfinancieradelasCxC.pdf

http://es.slideshare.net/narcisacarrascodelgado/analisis-finaciero-de-cuentas-por-cobrar?related=1

http://www.monografias.com/trabajos29/flujos-efectivo/flujos-efectivo.shtml

http://prod44db.itesm.mx:7778/pls/portal/docs/PAGE/DOCSEMPREDETEC/IMG/TAB287072/FLUJO_EFECTIVO_Y_ESTADO_RESULTADOS.PDF

http://www.enciclopediafinanciera.com/analisisfundamental/valoraciondeactivos/flujos-de-efectivo.htm

http://www.ur.mx/cursos/post/obarraga/base/dinero.htm

http://es.wikipedia.org/wiki/Estado_de_flujo_de_efectivo