7. analisis de tareas y funciones

NUCLEO 3. Valoración de cargos y Evaluación del desempeño

SUBNUCLEO:Análisis de tareas y funciones

ANALISIS OCUPACIONAL• El análisis ocupacional es el proceso

de obtener información pertinente relativa a un trabajo u oficio. Incluye la determinación de su ubicación, sus funciones, los requisitos que debe poseer la persona, etc.

• Existen cuatro métodos para obtener información:– Observación– Entrevista– Cuestionario–Mixto

DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES

• Es el registro ordenado de la información obtenida en análisis de trabajo. En un formato especial elaborado previamente y en donde se consigna, previo análisis, los datos obtenidos como la identificación, objetivos y funciones.

ESPECIFICACION DEL TRABAJO• Es el proceso de determinar y

describir los requisitos o factores indispensables que una persona necesita para desempeñar adecuadamente un puesto:–Educación–Experiencia–Habilidad–Esfuerzo–Condiciones de trabajo y riesgos

VALORACION DE CARGOS• Consiste en determinar la importancia

de cada trabajo con relación a los demás en una organización, tomando como base algunos factores previamente determinados.

• Existen básicamente cuatro sistemas de valoración de cargos:– Jerarquización–Comparación de factores–Calificación por categorías–Asignación de puntos

USOS IMPORTANTES DEL ANALISIS OCUPACIONAL

• Definición de Funciones• Selección de personal• Programas de adiestramiento• Programas de seguridad• Valoración de trabajos• Revisión de valoración• Calificación de méritos• Distribución de planta• Organización de la empresa• Manual de operaciones y Procedimientos• Mejora de las relaciones humanas

DEFINICION DE FUNCIONES

• La observación directa que realiza un investigador en los sitios de trabajo permite apreciar y después definir las funciones propias del cargo. Determinar tales funciones se convierte en una fuente de información muy valiosa para diseñar estudios tendientes a eliminar tareas innecesarias o la duplicidad de esfuerzos en la ejecución de los mismos.

SELECCIÓN DE PERSONAL

• El análisis de trabajo nos puede arrojar de juicios suficientemente amplios y objetivos que permitan determinar los requisitos que una persona precisa para ejercer un cargo.

PROGRAMAS DE ADIESTRAMIENTO

• Estos programas deben elaborarse con bese a un previo conocimiento de las exigencias del trabajo, una vez que éstas hayan sido determinadas a través del análisis del trabajo, es posible establecer las necesidades de entrenamiento, formación y capacitación para el personal de la empresa, por grupos, según la naturaleza de los cargos.

PROGRAMAS DE SEGURIDAD

• El análisis del trabajo examina en cada una de sus partes las condiciones de riesgo o peligro a que el trabajador puede estar sometido. Con base en esta información pueden implementarse programas de seguridad industrial tendientes a proporcionar las medidas preventivas o correctivas necesarias.

VALORACION DE LOS TRABAJOS

• El análisis del trabajo proporciona también información básica para determinar el valor relativo de los trabajos ya que en él se puede especificar el grado de dificultad y laboriosidad entre un trabajo y otro.

DISTRIBUCION EN PLANTA

• Para llevar a cabo una buena distribución de personal en las instalaciones físicas de la empresa es necesario conocer la relación existente entre cada uno de los puestos, los materiales empleados, el equipo utilizado, etc.

ORGANIZACIÓN DE LA EMPRESA

• El análisis del trabajo sirve también para definir las relaciones de autoridad. Responsabilidad y niveles jerárquicos.

• El análisis del trabajo sirve para definir los diferentes niveles de autoridad, así como las relaciones de autoridad y responsabilidad entre los diferentes puestos de acuerdo con la estructura de la empresa.

MANUAL DE OPERACIONES Y PROCEDIMEINTOS

• El análisis del trabajo proporciona información básica sobre las operaciones y procedimientos seguidos en el desarrollo de una tarea.

METODOS PARA OBTENER INFORMACION SOBRE LOS PUESTOS

• Método de observación• Método de Cuestionario• Método de la Entrevista• Método mixto

METODO DE OBSERVACION• Los datos obtenidos son más objetivos porque no

están influenciados por el trabajador.• Evita que sean los mismos trabajadores quienes

describan su propio trabajo.• Permite que el analista valore la importancia de la

información eliminando lo innecesario.• No suministra una información completa• El método requiere demasiado tiempo.• Los trabajadores no toman parte activa en el análisis.• El carácter subjetivo de la interpretación del analista

puede convertirse en un aspecto negativo.

METODO DE CUESTIONARIO

• La información puede obtenerse con mayor rapidez.

• Permite la participación de un gran numero de empleados, ya que pueden diligenciar el cuestionario.

• Permite a quienes llenan el formulario ver el trabajo en forma integral, así como en sus detalles específicos.

MÉTODO DE ENTREVISTA• Se puede obtener la información de manera mas completa y

precisa que con los métodos anteriores.• Se obtiene un alto grado de participación por parte de los

trabajadores.• Elimina buena parte de los aspectos subjetivos que hay entre

entrevistador y entrevistado.• El método requiere mucho tiempo.• Es relativamente costoso.• Pueden despertarse expectativas infundadas entre los

trabajadores respecto a aquello que realmente es el objetivo de la investigación.

VALIDACION DEL CUESTIONARIO

• Una vez definidas las partes del formulario, teóricamente puede decirse que ha quedado elaborado; sin embargo para que este formulario pueda aplicarse con éxito debe validarse.

• La validación consiste en ponerlo ante la consideración de personas conocedoras de los puestos a analizar, con el fin de que juzguen si dicho formulario sirve para lograr el objetivo propuesto y si el lenguaje utilizado en la formulación de las preguntas es claro y sencillo.

PRUEBA DEL CUESTIONARIO

• Finalizada la validación y hechas las correcciones del caso. Se seleccionan al azar algunas personas titulares de los puestos por analizar (generalmente el 10%) para que respondan las preguntas.

• Se debe estar pendiente cuando se diligencie para ver en que parte del cuestionario existe mayor dificultad para así hacer los respectivos cambios.

METODO MIXTO

• Observación Directa- Entrevista• Entrevista- Cuestionario• Observación Directa- Cuestionario

PASOS QUE FACILITAN LA OBTENCION DE INFORMACION

• Informar al ocupante del puesto a analizar cual es la labor que desempeña el analista en el puesto en cuestión, sin hacer promesas ni sugerencias.

• Exponer con nitidez los propósitos de dicho programa, asegurándose de que no queden dudas ni se generen falsas expectativas.

• Seguir una guía y ser claro y concreto en el manejo de las preguntas.

• Ofrecer al ocupante la posibilidad de revisar la descripción una vez se pase a limpio.

• Agradecer su colaboración.