1 visión estratégica gobierno electrónico en perú: caso de Éxito héctor saravia, gerente de...

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Visión Estratégica

Gobierno Electrónico en Perú: Caso de ÉxitoHéctor Saravia,

Gerente de Proyectos

Soluciones de Negocios

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CONASEVAhora SMV

Educación y Difusión

Supervisión Regulación

MERCADO DE VALORES

Antecedentes

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Acciones

Bonos Corporativos

Instrumentos de corto plazo

Certificados de Fondos

Mutuos

Certificados de Fondos de

Inversión

Titulización de Activos

SMV: Marco de acción

4

0

500

1000

1500

2000

2500

3000

3500

2001 2002 2003 2004 2005 2006 23-nov-07

EmisorEmisor

Mil

lon

es U

S$

13671218

1759

20602086

3084

3436

SMV: Incremento de empresas del MV

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Sistema de GestiónDocumental

Workflow Adm. de Imágenes

DocDigital

ExpedienteElectrónico

UsuariosInternos

DocDigital

ExpedienteElectrónico

Proceso de GrabaciónMicroformas Digitales

MicroformasDigitales

Exp

edie

nte

Ele

ctró

nico

Com

plet

o

DocDigital

Control de Calidad y Fedatación

SGD contiene:Sistema de Intermediación DigitalBPM (Workflow)Línea producción de Microformas

SGD 2007 Trámite Documentario

Digitalización

Control de Calidad y Supervisión

Recepción e Indización

DocumentosFísicos

Doc.DigitalExpediente

Electrónico

InternetSeguro

MVNet

UsuariosMVNet

Bitácora

DomicilioElectrónico

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SMV: Situación al 2000

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Congestión área recepción en periodos críticos (Información Estacional)

H/H dedicados a manipulación de papel, digitalización – prob. Eficiencia

Inseguridad de documentos (infidencia) Alto costo de envío de información para los

supervisados y para CONASEV Horario de atención Duplicidad de envío a BVL y CONASEV Problemas de espacio en Archivo Central

SMV: Problemas presentados

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Generación de documentos sin criterio uniforme (porqué, para qué y cuándo hacer un memo?)

Numeración correlativa de documentos independiente por cada área, controlado por secretarias (codificación de número engorroso, imposible administrar)

Imposibilidad de ubicación real de documentos de expedientes

Impresión y copias de documentos sin control Poco conocimiento de normas del Archivo General

de la Nación Falta énfasis en procesos desde el punto de

vista sistémico

SMV: Más problemas…

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(2002) Necesidad de solución integral para Adm. Documentos e información Generación (Externa e Interna) Seguimiento (ciclo documental) Almacenamiento o Archivo final

Cambios tecnológicos: énfasis en minimizar el uso de soportes físicos y automatización de procesos

Cambios Jurídicos: Elaborar Normas y Directivas para dar valor legal a la solución tecnológica (interna y externa)

Redefinición de Administración de Información

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Solución basada en Internet y PKI Supervisadas enviarán documentos y

recibirán notificaciones firmados digitalmente (con cargo electrónico)

CONASEV a través de sus sistemas validará e integrará los documentos a sus sistemas WF y de supervisión

Personal de CONASEV debe contar con Certificados Digitales, igual para personas de empresas supervisadas

Premisas Tecnológicas

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Legislación Peruana regula de forma integral el uso de nuevas tecnologías Ley de Certificados y Firmas Digitales (Ley 27629) y

su Reglamento El Decreto Legislativo Nº 681 y su Reglamento

(Documentos Electrónicos y su Archivo Digital) Código Civil - sobre Manifestación de Voluntad por

Medios Electrónicos (Los Artículos 141º, 141-A y 1374º)

Principio de Equivalencia Funcional: otorgar a la tecnología el mismo tratamiento legal que el de las figuras tradicionales (Medio Físico == Medio Electrónico)

Premisas Jurídicas (1)

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Entidades Supervisadas: Aspecto crítico es el sello físico en el cargo de recepción, resuelto por MVNet con el Cargo Electrónico, el cual incluye el sello electrónico de tiempo y su disponibilidad permanente a través de la bitácora MVNet.

CONASEV: Aspectos críticos son los del Domicilio Electrónico, problema resuelto por MVNet a través de la concordancia de las normas comunes del Código Civil, Ley General de Sociedades y LPAG con normas informáticas.

Los documentos intercambiados vía MVNet producen plenos efectos legales, encontrándose en capacidad de acreditar cualquier hecho ocurrido y producir la necesaria certeza ante los jueces respecto de los hechos controvertidos.

Carga de Prueba la tiene CONASEV

Premisas Jurídicas (2)

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ServidorWEB

Web AAC

Autoridad de Certificación: como parte NEUTRAL

devuelve fecha y hora del evento

Domicilio Electrónico

Bitácora

Sistema de Gestión de documentos (Workflow)

y sistemas de supervisión

Documento Firmado digitalmente

Cargo ElectrónicoFirmado digitalmente

Ventanilla Única(BVL-CAVALI)

Hechos ImportanciaEEFF

Intermediación Digital (MVNet – 2003)

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EndGeneracion

Anular

Firmas Masivas (Fuera del Workflow)

Se reenvia al responsable,luego de corregir lo necesario.

Subflujo de Oficio (Genérico).BCTS - CONASEVMayo 2005

Dependiendo del área:a. NO Autónoma: Paso por el Representante Legal, Jefe y Gerente.b. Autónoma: Igual al anterior, pero sin la participaciónnecesaria del Gerente (esto lo decide el Jefe).

Responsable Control FirmasNumerar

Revision Jefe

FirmarSólo si no es MVNet.Opción Masiva de Registro.

Revision Abogado

Analista que solicitóla generación del OficioRevision Legal Corregir

Revision Gerente Remitir

Gestión Documental + BPM

End

Creacion

Area Autónoma

Revision Secretario

Subflujo de Proyecto de Sanción.BCTS - CONASEVMayo 2005

Firmar ResolucionSólo si no es MVNet.Opción Masiva de Registro.

Remitir ResolucionNumerar ResolucionGenera ResolucionAprobar y Firmar GG

Aprobar Informe GerenteAprobar Informe (Jefe y Legal)

Reasignacion LegalReasignacion Tecnico

Asignar Legal

Generar InformeAsignar Tecnico

Secretario de Tribunal

Secretaria de Tribunal

La Secretaria de Tribunal puede (en el paso Genera Resolución):1. Crear MovExp de CI para pedir más datos a la GG.2. Crear un Oficio. Esto luego puede generar regularización.3. Digitaliza la resolución. Esta no se firma por los tribunos. En los siguientes pasos se numera y envia.Agrega los datos de la Sesión de Tribunal.

Oficio Tribunal

Control FirmasFirmar InformeNumerar Informe

Area NO Autónoma

Comunicacion Interna (Info)

Tribunal (Fuera del Workflow)

Memo Gerencia General

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PC User

ServidorWEB

Bitácora

Domicilio Electrónico

Sistema de Gestión de documentos (Workflow)

y sistemas de supervisión

PC User

PC User

PC User

ExpedienteInterno

Expediente

Notificaciones Electrónicas

FirmadasDigitalmente

Gestión Documental Virtual (2005)

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20

21

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SGDV

InternetSeguro

Proceso de GrabaciónMicroformas Digitales

Trámite Documentario

Sistema de GestiónDocumental

MVNet

Digitalización

Control de Calidad y Supervisión

Recepción e Indización

Workflow Adm. de Imágenes

UsuariosMVNet

Bitácora

DomicilioElectrónico

DocumentosFísicos

Doc.Digital

DocDigital

ExpedienteElectrónico

ExpedienteElectrónico

UsuariosInternos

DocDigital

ExpedienteElectrónico

MicroformasDigitales

Expe

diente

Electr

ónico

Comp

leto

DocDigital

Control de Calidad y Fedatación

DIAGRAMA DEL PROCESO DE GESTIÓN DOCUMENTAL

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30

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Actualmente se recibe entre 95 y 97% de documentos por medio electrónico Empresas supervisadas con menores costos y

mejor medio para intercambiar información Cambios en funciones administrativas internas

(y ahora que no hay papel, que hacemos!!?)

Transparencia y oportunidad de la información con alto nivel de eficiencia

Seguridad y eficiencia en gestión documenttal Ventanilla Virtual ‘atiende’ 24h x 365d CONASEV ha ingresado con éxito a la

Administración digital de Documentos

Resultados a 2008

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Tecnológicos: solucionables Tiempo respuesta / ancho de banda Archivos voluminosos Pago electrónico

Legales: Solucionables Personas autorizadas a firmar Contenido voluminoso

Cultural: Difícil de superar > Constancia y perseverancia

Soluciones a problemas pasan por la necesidad de CAPACITACIÓN (interna - externa) y por establecer Contingencia para todo tipo de proceso

Problemas Presentados

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Rediseño de procesos Estructurar información de supervisión * Redefinir esquema de supervisión Triangulación otras entidades del Estado Contribuir con eGob más agresivo

Necesidades internas Minimizar “brecha digital” Profundizar Gestión Documental Virtual Base de conocimiento digital XBRL

Mejora Continua

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Piensa en grande, comienza pequeño pero escala rápido (consiga apoyo de Alta Dirección). Busque experiencias en Gobierno electrónico

Iniciar con procesos internos Definir procesos críticos (de negocio y administrativos) Eliminar actividades que no tengan valor agregado Si puede, use consultoría de especializados

Trabaje parte normativa Normas externas Directivas para trabajadores

CAPACITE de manera intensiva, sobretodo a personal de Tecnología; pierda el miedo al PKI

Cómo empezar

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Busque un proyecto para aplicarlo internamente en área comprometida con el cambio

Eje Tecnológico - Componentes básicos BPM - Workflow EMC – Administrador de contenidos (documentos) PKI – Certificados y firmas digitales

Eje Normativo Norma materia del Proceso Ley Procedimientos Administrativos Directiva Interna

Eje Cultural Capacitación en temas tecnológicos y normativos Prepararse para contingencias; ojo que una vez iniciado el

retorno es muy difícil.

Cómo Seguir

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Replique experiencia a otros procesos Inicie el Sistema de Intercambio de Documentos

Definir procesos a ser contemplados Elaborar normas externas Capacite a sus supervisados

Capture el Archivo Central Considérelo una base de conocimiento, lea sus normas. Ordénelo, elimine lo que no es conocimiento Haga microformas y elimine el papel físico

Piense siempre en las contingencias para cada proceso y prepárese para superar problemas. En este punto ya no hay regreso; se inicia una nueva etapa: Rediseño de procesos (con más conocimiento tecnológico y normativo)

Cómo establecerlo

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Gracias!

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Hector Saravia MartinezGerente de proyectos de Soluciones de Negocios

hsaravia@gmd.com.peF: 213-6300C:976449143