abril de 2014 digitalización con valor legal retos y desafíos de la administración inteligente...
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Abril de 2014
Digitalización con Valor LegalRetos y Desafíos de la Administración InteligenteIng. Héctor Saravia,Gerente de Línea
Reto de la Información
CreaciónColaboraciónWorkflow
Control del Autor
Administración de Documentos
Control de la Corporación
Almacenar / Transferir
Eliminar
Aspectos Legales Cumplimiento Regulaciones
Reglas de Negocio Control de Acceso
Retención
Disposiciónfinal
Tiempo
Act
ivid
ad
Cla
sifi
caci
ón
Administrar, almacenar y acceder, trabajandocolaborativamente para una rápida toma de decisiones
El Gran Reto
Desafíos de la Administración de Información
Cheques
Documentos
Solicitudes
Audio y VideoFacturas
Manuales
Reclamos
Contratos
Formularios
Legajo Personal
70-90% No Estructurada
10-30%Estructurada
La información crece en 200% anualmente
El contenido atraviesa las aplicaciones
– Múltiples aplicaciones utilizan la misma información
– Existen distintas copias de la información, que no están sincronizadas
La mayoría de la información es contenido no estructurado; vital para los procesos de negocios; y no administrada
eficientemente
E-mail y Adjuntos
¿Porqué administrar la Información?
Niveles de jerarquía y accesos, seguimiento de auditoria, integridad de datos.
Cumplimiento de normas (SOX, SMV, etc.) políticas de retención e integridad de datos.
Reducción de costos y crecimiento de rentabilidad
Disponibilidad, Distribuido, Correcto, Integrado
Papel: Problema de Productividad
Almacenando y encontrando documentos en papel
• El Papel es voluminoso:
+ Papeles = + Archivos = + m2 = +$$
• Es difícil de manejar y controlar
• Acceso lento, ineficiente a la información.• Es un medio riesgoso (y no tenemos una copia de respaldo).• Acceso de un solo usuario por vez.
Digital: Problema de Productividad?
Almacenando y encontrando documentos en formato digital
• Cuál es la última versión?• El documento en papel firmado no
coincide con la última versión del documento digital.
• Email : Trabajo colaborativo?.• Lo tenía, pero no recuerdo donde…
(PC, USB, DVD, PST…)• Quienes trabajaron este documento?• Difícil administración de la seguridad
(copias, fuga de información, …)
Microformas: Solución al Problema
Archivo de Papeles
01 Recepción de documentos ORCINEA y AP 02 Preparación de
Documentos 03 Digitalización de Documentos 04 Doble Digitación de
Índices
05 Control de Calidad al 100% físico y lógico 06 Revisión Muestral 07 Valor legal de la
microforma 08 Devolución de documentos
09 10 MicroarchivosGeneración de Medios
• Línea Certificada con Valor Legal• Sistema Integrado de Gestión y Operación.• + 350 técnicos especializados• Capacidad para operar 24 horas• Producción + 150,000 folios diarios• Alta compresión de imágenes a color• Fedatarios Informáticos Juramentados• Bóveda de Microarchivo Certificada
Explotación de Información
Proceso de Micrograbación
LIBROS
Microformas
LIBROSDocumentos electrónicos
(firmados Digitalmente)
Custodia de Microformas
LIBROS
Microduplicados
Copias Fieles
Almacén de Microarchivo
Micrograbación Explotación de Información
Trabajo colaborativo
LIBROS
Sede 01
Intranet/Extranet
Gestor de Contenidos
BD negocio
Procesos BPM
Aplicativos de Consulta
ClientesProveedores
Sede 02 Sede 03 Sede 04
Procesos inteligentes
CapturarCapturar
Faxes
Escaners
eForms
Directoriosde red
MF
Tipos de contenidos Invoice Number Vendor Name Purchase Date Subtotal Grand Total Payment Terms
10010 Acme Products 30 January 2008 $ 6,014.81 $ 6,025.88 Net 30 Days
CapturarCapturar ControlarControlar Indizar Indizar Validar yFirmarValidar yFirmar EntregarEntregar
Proceso de Firma Digital a cada documento le da valor legal y seguridad.
La digitalización permite la población del gestor de contenidos.
Posibilita el uso de flujos de trabajo o BPM.
ControlarControlar Indizar Indizar Validar yFirmarValidar yFirmar EntregarEntregar
PDFPDF
Autenticación
Integridad.
No Repudio
Time Stamping
Integración con Procesos
• Los documentos pueden ser entregados al gestor de la empresa o ser alojados en Data Center externo.
• Data Center externo con ISO 27001
Invoice Number Vendor Name Purchase Date Subtotal Grand Total Payment Terms
10010 Acme Products 30 January 2008 $ 6,014.81 $ 6,025.88 Net 30 Days
Capturar Capturar ClasificarClasificar Extraer Extraer Validar y Firmar
Validar y Firmar Entregar EntregarEntregar
Convirtiendo proceso de Papel a Digital
PROCESO DIGITAL
PapelRecibido
CapturaPROCESO BASADO EN PAPEL
Acelera el procedimiento de documentos
PROCESO DIGITAL
PapelRecibido
PROCESO BASADO EN DOCUMENTOS DIGITALES CapturaCaptura
• Captura de documentos antes.
• Transformar documentos en información de negocio.
• Simplificar la integración entre la captura y el proceso de negocio.
Camino al File Digital
PDFPDFPDFPDFPDFPDFPDFPDF
Tomamos el Reto
CreaciónColaboraciónWorkflow
Control del Autor
Administración de Documentos
Control de la Corporación
Almacenar / Transferir
Eliminar
Aspectos Legales Cumplimiento Regulaciones
Reglas de Negocio Control de Acceso
Retención
Disposiciónfinal
Tiempo
Act
ivid
ad
Cla
sifi
caci
ón
Administrar, almacenar y acceder, trabajandocolaborativamente para una rápida toma de decisiones
Conseguimos
Solución: Combinación Perfecta
Microformas Digitales Gestores de Contenidos (ECM)
Gestores de Procesos (BPM)Firmas Digitales (PKI)
Beneficios
• Incremento en la productividad de los trabajadores.• Aumento de la ventaja competitiva.• Simplicidad y ahorro de tiempo.• Reducción de riesgos (SOX).• Socialmente responsables con el medio ambiente.• Ahorros monetarios y operativos.
Casos de Éxito
Micrograbación de documentos del Archivo ORCINEA y Planillas por la cantidad de 6O MM
imágenesONP
Micrograbación de documentos por la cantidad de 5 MM imágenes.SMV
Digitalización de Documentos con Valor LegalMovistar
Digitalización de expedientes relacionados a la Ley Nº 27803 del MTPE
Ministerio de Trabajo y Promoción del empleo
Digitalización con Valor Legal de 5 MM de documentos
Ministerio de Salud
Digitalización con Valor Legal de 8MM de documentosSAT
PREGUNTAS?
GraciasPor su atención !
Hector SaraviaGerente de Línea BPO
Soluciones de Outsourcing de procesos de
negocios
GRAÑA Y MONTERO - GMD