01 finanzas reporting

Todo lo que se hace se puedemedir, sólo si se mide sepuede controlar, sólo si secontrola se puede dirigir ysólo si se dirige se puedemejorar.

Conceptos ya conocidos

Nuevos conceptos de estudio

• Principales cuestiones• Tipos de reporting

• Fases de elaboración

El Cuadro de Mando Integral

Externa Interna

Contabilidad financiera

Contabilidad directiva

Se trata de la contabilidad interna quemanejan los equipos económicos y directivosde la organización. Normalmente se trata deinformaciones resumidas por conceptos y/odepartamentos e integran otros elementos.No está regulada por el PGC dado que cadacompañía goza de libertad para determinarsus formatos adaptándolos a susnecesidades particulares.

Dentro del ámbito de la contabilidaddirectiva encontramos dos fundamentalesfacetas de ampliación de la práctica contableestablecidas como herramientas de gestión:La contabilidad de costes, dedicada a ladeterminación de los costes de producción. Yla contabilidad presupuestaria, dedicadaal establecimiento y seguimiento de lospresupuestos anuales.

Presupuesto

Seguimiento

Previsión

Budget

Reporting

Forecast

Seguimiento y análisis de datos

Económico

Cuenta de Resultados

Financiero

Balance

El seguimiento mensual o reporting es laherramienta de gestión económicacomplementaria al presupuesto de unaorganización y base del control de estedurante un periodo establecido. Por ello, sucontenido deberá recoger la totalidad de lasprovisiones operativas de la compañía, quiena su vez, deberá analizar el origen ypotencial corrección de sus desviaciones.

El reporting económico es el ejercicio deseguimiento de la cuenta de resultados realfrente a la prevista conforme a losparámetros de la organización. Esta cuenta– sobre el mismo formato definido en elpresupuesto - puede ser establecidaconforme a los intereses y/o necesidades,por conceptos, departamentos o una mezclade ambos y periodificada sobre los docemeses.

Ventas

Coste de productoLogísticaMargen / Gross ProfitMarketingGastos de ventasGastos administrativosAmortizaciones y provisionesBAII / EBITGastos excepcionalesGastos financierosBAI / PBTImpuesto de SociedadesBeneficio Neto / Net Income

Ventas

Coste de productoLogísticaComisiones de ventaMargen / Gross ProfitMarketingGastos de personalGastos administrativosBAII / EBITGastos excepcionalesGastos financierosBAI / PBTImpuesto de SociedadesBeneficio Neto / Net Income

El reporting financiero es el ejercicio dede seguimiento del balance real frente alprevisto conforme a los parámetros de laorganización. Este balance, al igual que en elcaso del presupuesto, suele ser establecidode forma muy resumida conforme a losintereses y/o necesidades de la misma ydebe venir acompañado por un análisis delos ratios más destacados.

Activo Pasivo

Exigible

Capital

Reservas

Resultados

Fijos

Stocks

Deudores

Tesorería

Principales cuestiones

Tipos de presupuestos

Fases presupuestarias

Budget vs Forecast

Se le llama reporting al cálculo contablereal y a posteriori de una actividadeconómica sometida a presupuesto previodurante un período, por lo general, mensual.Se trata del control de los planes de accióndirigidos a cumplir una meta prevista,expresado en valores y términos financieros.Este concepto se aplica a cada centro deresponsabilidad de la organización.

Elaborar un reporting permite conocer elcumplimiento de las premisas y prioridadesestablecidas en el presupuesto previo,así como evaluar la consecución de susobjetivos. El reporting establece lasdesviaciones y facilita el análisis de toma dedecisiones con relación a los diferentespuntos. Permite, igualmente, establecer losdatos para la previsión de cierre ajustada.

El reporting debe considerarse la terceraparte del clásico ciclo administrativo queconsiste en planear, actuar y controlar o,más específicamente, como una parte, de unsistema total de administración.

La más clásica expresión con respecto alpresupuesto es: Si no está en elpresupuesto, NO EXISTE, y el reportingse ocupa de averiguarlo y controlarlo.

Según su orientación:Económicos, financieros, no financieros.

Según su flexibilidad:Rígidos o flexibles o variables.

Según el periodo que cubran:A corto o a largo plazo.

Según el campo de aplicación:Maestros, intermedios, operativos …

Según su contenido:Principales o Auxiliares:

Según su técnica de evaluación:Estimados o estándar.

Según sus finalidades:De promoción, de aplicación, de fusión.

Según áreas y niveles de responsabilidad,según programas, etc, etc, etc.

Cierre contable

Cálculos y pre-análisis

Previsión de cierre

Presentación

Análisis por el CD

Acciones correctivas

Se deberá disponer de un proceso,fuertemente implantado, capaz de recogertoda la información contable – tanto internacomo externa - y procesarla en un plazo detiempo adecuado para la toma de medidasposteriores. Este proceso no tiene porquediferir de un proceso de cierre anual, salvoen casos excepcionales como el inventario ydepreciación de las existencias en stocks.

Durante esta fase la función financiera debecomprobar todo el tratamiento completo dela información como su validez.Seguidamente elaborará todo un sistema deinformación clara y abreviada para suanálisis y posterior presentación.Finalmente se establecerá el origen y lamagnitud de las desviaciones y se sugerirála adopción de acciones correctivas.

Durante esta fase y una vez concluido elreporting mensual, se establecerá laactualización del presupuesto anualmodificando los datos previstos por losreales a fin de conocer la tendencia yprevisión de cierre ajustada.

Esta fase se denomina Forecast en inglés.

A la vista de la información previamenteelaborada durante la fase de cálculo yanálisis, se informará a los distintosresponsables de los datos arrojados, de talmodo que estos puedan analizarlos ypreparar sus distintas intervencionesdurante el Comité de Dirección.El objetivo es facilitar la labor de todos ysimplificar los procesos de toma dedecisiones.

Los miembros del CD harán susaportaciones, informarán sobre el origen delas desviaciones y propondrán las medidas aadoptar.

Estos se abstendrán de poner en tela dejuicio los datos aportados y se centrarán enla necesaria eficacia en el tratamiento de lainformación para establecer los adecuadosplanes de acción.

Los planes de acción establecidos deberáncontemplar:

• Nuevos objetivos que alcanzar.• Acciones a emprender.• Responsable de las acciones.• Plazo para ejecución.

Estos serán reevaluados en los siguientesCD.

Ayer FinanzasIncremento

de la rentabilidad

Área financiera

Precios Costes

Hoy ClientesIncrementar

cuota de mercado

Marketing Ventas SAC

Imagen Canal

Hoy ProcesosIncrementar calidad de los

productos

Producción Logística

Proveedores

Calidad Tiempos Postventa

MañanaFormación crecimiento

Incrementar nivel de

desempeño

RR HH

IT

Formación Motivación

Características del CMI

Selección adecuada

de los indicadores

Claridad en la

presentación de los datos

Rapidez en su

elaboración

• Balance social

• Evaluación del desempeño

• Encuesta de satisfacción

Formación y crecimiento

• Volúmenes y calidades

• Captación / fidelización de clientes

• Innovación y entorno

Procesos

• Plazos de entrega

• Calidad de entregas

• Encuesta de satisfacciónClientes

• Cuenta de resultados

• Balance de situación

• Ratios de análisisFinanzas

© Documento elaborado por Manuel J. GarcíaSabadell, enero de 2012