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Módulo IV

Gestión y Administración de Recursos Humanos y

Financieros

DIPLOMADO NACIONAL DE PROFESIONALIZACIÓN

Misión de Fundación Merced

Contribuir al desarrollo integral de las personas que viven en condiciones de pobreza en México, especialmente los niños y jóvenes, y de su entorno, por medio del apoyo y promoción de instituciones comprometidas con los valores éticos que generen un impacto social positivo en la comunidad.

Objetivo del módulo

Dotar a los asistentes de las herramientas necesarias para la formulación de una estrategia eficaz y eficiente para el manejo de recursos humanos y financieros en las organizaciones de la sociedad civil.

Ejercicio 1

• Breve auto-presentación de los asistentes, nombre, organización en la que trabajan, actividad dentro de la organización, tiempo y expectativas del curso-taller

• Oferta personal de actitud, disposición y talentos para ofertar al grupo durante el curso-taller

Ubicación

Concepción del Desarrollo

educacion@fmerced.org.mx DIPLOMADO NACIONAL DE PROFESIONALIZACIÓN

Asistencialismo

• Dar• Dar del tener• Paternalismo• Dependencia• Exonera de la gestión

Desarrollo

• Participar• Participar del ser• Compromiso• Responsabilidad• Promueve la gestión

Status QuoStatus Quo Cambio SocialCambio Social

Formas de Organización de la Sociedad Civil

Visión del Centro Mexicano para la Filantropía

GOBIERNO ProfesionistasPersonas ArtesanosFisicas Otros

Lucrativo

ESTADO Personas CorporativosNACIÓN Morales Empresas

AsociacionesSOCIEDAD Religiosas

CIVILClubes Sociales y Deportivos

Asociaciones de Cámaras EmpresarialesAutobeneficio Colegios de Profesionistas

SindicatosNo Cooperativas

Lucrativo Partidos y Organizaciones

Políticas IndependientesFundaciones Operativas

(tienen patrimonio propio) Empresariales Comunitarias

Educación Desarrollo Salud Ecología

Instituciones de Asociaciones Operativas Bienestara Terceros (no tienen patrimonio propio) Ciencia y Tecnología

Culturales Derechos Humanos Cívicas Otros

Promoción y FortalecimientoInstituciones al Servicio Investigación

del Sector Procuración de Fondos Otros

Tema 1

Organización de las OSC’s

Subtemas

1. Planeación estratégica2. Planeación operativa3. Estructura organizacional4. Administración y finanizas5. Procuración de fondos6. Legal y fiscal7. Población atendida8. Evaluación de impacto9. Programas/proyectos10. Gobierno institucional11. Recursos humanos12. Voluntariado

Autodiagnóstico

• PLANEACIÓN ESTRATÉGICA

• Misión y visión. • Objetivos y metas• Definición de valores • Definición de fuerzas,

oportunidades, debilidades y amenazas Alianzas y redes estratégicas nacionales e internacionales.

• Información estratégica nacional e internacional.

• Contactos relevantes.

• PLANEACIÓN OPERATIVA

• Planeación a corto, mediano y largo plazo.

• Evaluación de los resultados.

• Registro y sistematización

• Sistemas de información

Autodiagnóstico

ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL

• Organigrama• Definición de puestos• Perfiles de puesto• Registro de procesos y

procedimientos• Políticas y reglamentos

organizacionales• Sistemas formales de

comunicación ascendente y descendente

ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS

• Manejo de recursos monetarios

• Planeación financiera• Administración de

activos• Control y planeación de

compras institucionales• Selección y cultivo de

proveedores• Control de inventarios• Manejo de tecnología

Autodiagnóstico

PROCURACIÓN DE FONDOS

• Base de datos de donantes

• Estructura básica de las actividades de la procuración de fondos

• Personal dedicado a la procuración de fondos

• Evaluación y seguimiento de la procuración de fondos

LEGAL Y FISCAL• Contabilidad

institucional.• Constitución Legal.• Obligaciones con la JAP

(en el caso del DF y algunos estados de la República)

• Otras obligaciones (Registro en SEDESOL derivado de la Ley de Fomento)

Autodiagnóstico

POBLACIÓN ATENDIDA

• Conocimiento.• Segmentación.• Mecanismos de

retroalimentación.

EVALUACIÓN DE IMPACTO• Diseño de mecanismos de

evaluación de impacto• Estadísticas de evaluación en

cumplimiento con la misión• Comparación con estadísticas

nacionales• Cálculo de costo-beneficio de

la inversión social• Datos

históricos/sistematización de experiencias exitosas

Autodiagnóstico

PROGRAMAS Y PROYECTOS• Definición de los programas

institucionales• Delimitación de alcances del

programa, cambios esperados• Personal capacitado para

diseño, implementación, evaluación, seguimiento y rendición de cuentas de los programas.

• Modelo de atención• Sistematización de

aprendizajes

• GOBIERNO INSTITUCIONAL

• Organización y funciones

• Formación del Órgano de Gobierno

• Motivación y desarrollo

• Selección del Órgano de Gobierno

• Evaluación y seguimiento del Órgano de Gobierno

Autodiagnóstico

RECURSOS HUMANOS• Política general de

contratación y remuneraciones.

• Apoyo de alumnos universitarios de servicio social.

• Voluntarios estratégicos y operativos

• Selección, motivación y rotación del personal.

• Capacitación.• Evaluación del desempeño.

VOLUNTARIADO• Selección e

incorporación del voluntariado

• Motivación al voluntariado

• Capacitación del voluntariado.

• Evaluación del desempeño.

Ejercicio 2Diagnóstico de la organización

1. Junto con tu(s) compañero(a)(s) de organización, responder el cuestionario que se presenta a continuación.

2. Al finalizar, llenar la gráfica de acuerdo con los valores que obtuvieron. Con ella lograrán identificar la “fotografía” de su organización.

3. Dividir las áreas que tienen un puntaje menor a 50 como oportunidades y las áreas que tuvieron un puntaje mayor a 75 como fortalezas.

Área de fortalecimiento sustentable

0% 25% 50% 75% 100%

Muy mal

Mal Regular Bien Muy bien

Planeación estratégica

Planeación operativa

Estructura organizacional

Administración y finanzas

Procuración de fondos

Legal y fiscal

Población atendida

Evaluación de impacto

Programas/proyectos

Gobierno Institucional

Recursos Humanos

Voluntariado

AUTODIAGNÓSTICO INSTITUCIONAL

AUTODIAGNÓSTICO

PLANEACIÓN ESTRATÉGICA

PLANEACIÓN OPERATIVA

ESTUCTURA ORGANIZACIONAL

PROCURACIÓN DE FONDOS

LEGAL Y FISCAL

POLACIÓN ATENDIDA

EVALUACIÓN DE IMPACTO

PROGRAMAS/PROYECTOS

GOBIERNO INSTITUCIONAL

RECURSOS HUMANOS

VOLUNTARIADO

LECTURA DE GRÁFICA

AUTODIAGNÓSTICO

P LANEACIÓN ESTRATÉGICA

P LANEACIÓN OP ERATIVA

ESTUCTURA ORGANIZACIONAL

P ROCURACIÓN DE FONDOS

LEGAL Y FISCAL

P OLACIÓN ATENDIDA

EVALUACIÓN DE IMP ACTO

P ROGRAMAS/P ROYECTOS

GOBIERNO INSTITUCIONAL

RECURSOS HUMANOS

VOLUNTARIADO

ORGANIZACIONALHUMANO

Visualizar su organización

Oportunidades Fortalezas

Acciones

Fortalezas Oportunidades

PLENARIO

INTERCAMBIO DE EXPERIENCIAS Y

REFLEXIONES

Tema 2

Liderazgo y Órganos de Gobierno

Subtemas1. Funciones del Órgano de Gobierno

2. Clasificación de los Órganos de Gobierno

3. Ámbitos de acción del Órgano de Gobierno

4. Selección y Formación del Órgano de Gobierno.

5. Motivación del Órgano de Gobierno

6. Capacitación del Órgano de Gobierno.

7. Evaluación y seguimiento del Órgano de Gobierno.

8. Desarrollo de definiciones de puesto por escrito

9. Desarrollo de un organigrama.

Ejercicio 3Juego de papeles

1. Dividir al grupo en cuatro equipos de 10 a 12 personas2. En cada equipo cada uno de los miembros asumirá un papel: uno

será el presidente de la organización, tres serán consejeros, uno será el director general de la organización, uno el director de desarrollo y tres serán operativos.( se pondrán un gafete con los nombres de sus papeles). El resto asumirá el rol de miembros de la asamblea.

3. Una vez organizados, el ponente les presentará situaciones de conflicto en donde los participantes deberán enfrentar la situación de acuerdo al rol que tienen asignado.

4. Los observadores retroalimentarán al grupo comentando sus puntos de vista en relación a la viabilidad de las soluciones y con el grupo sopesarán las interacciones que se realizaron de acuerdo al rol establecido.

Funciones del Órgano de Gobierno

1. Formulación de políticas

2. Diseño de estrategias

3. Seguimiento y evaluación

El Órgano de Gobierno debe delegar la parte operativa

Clasificación de los Órganos de Gobierno

1. Patronato

2. Consejos

3. Asamblea

4. Mesa directiva

5. Asamblea de socios

Ámbitos de Acción del Órgano de Gobierno

• Determinar misión y propósito

• Seleccionar al Director Ejecutivo

• Apoyar y evaluar al Director Ejecutivo

• Planeación eficaz

• Garantizar suficiencia de recursos

• Garantizar y supervisar una Administración eficiente

Ámbitos de Acción del Órgano de Gobierno

• Determinar y supervisar los programas y servicios

• Promover la visibilidad

• Asegurar la integridad legal y ética

• Reclutar y orientar a los nuevos miembros del Órgano de Gobierno

• Evaluar su propio desempeño

Selección y Formación del Órgano de Gobierno

Los criterios de selección generalmente son arbitrarios, es importante que esto deje de ser así y que cada organización haga un esfuerzo por regular el procedimiento a seguir, los requisitos que deben cumplir los miembros que se inviten a formar parte del Órgano de Gobierno, asi mismo, dejar muy claro las responsabilidades que contraen al integrarse al mismo.

Motivación y Desarrollo del

Consejo

El programa institucional de desarrollo del Consejo debe considerarse en la Planeación estratégica, considerando los intereses, expectativas y motivaciones de sus miembros.

Capacitación del Órgano de Gobierno

Se debe llevar a cabo un proceso de inducción a los miembros que ingresen a este órgano.

Se debe contar con un programa que detecte y atienda las necesidades de capacitación entre los integrantes del Órgano de Gobierno.

Evaluación y Seguimiento del Órgano de Gobierno

• Revisar periódicamente los logros respecto a metas y objetivos.

• Atender fallas y celebrar éxitos.

• Revisar cumplimiento de sus responsabilidades de los integrantes.

• Reflexionar sobre las áreas de trabajo que necesiten ser mejoradas y/o reforzadas.

Organigrama

Se debe contar con un organigrama del Órgano de Gobierno que establezca las líneas de autoridad, responsabilidad y comunicación.

Este material deberá encontrarse en un documento que considere también las capacidades e intereses de los consejeros.

Definiciones de Puestos

• Capacidad de liderazgo y promoción

• Autoridad moral en la comunidad

• Relaciones con los ámbitos económico, político y social

• Tiempo y disposición para trabajar en el O. de G.

• Experiencia en el ámbito empresarial, manejo de instituciones o trabajo en OSCs.

• Mística de servicio

Ejercicio 4Evaluación del Órgano de Gobierno

• Evalúa el funcionamiento de tu Órgano de Gobierno (Consejo, Comité o Asamblea).

• Con el instrumento que se te presenta a continuación describe el estado de tu Órgano de Gobierno. En él te pedimos que analices los puntos explicados anteriormente y las acciones que ha desarrollado tu institución en el trabajo del Órgano de Gobierno.

Acciones de trabajo del Órgano de Gobierno

No se tiene contemplado

Se tiene información, pero no se ejecuta

Se tienen instrumentos diseñados para ello

Se ejecuta Se ejecuta, se evalúa y se le da seguimiento

Organización y funciones del Órgano de Gobierno

Ámbitos de acción del Órgano de Gobierno

Formación del Órgano de Gobierno.

Motivación y desarrollo del Órgano de Gobierno.

Selección del Órgano de Gobierno.

Capacitación del Órgano de Gobierno.

Evaluación y seguimiento del Órgano de Gobierno.

Desarrollo de un organigrama.

Desarrollo de definiciones de puesto por escrito

Visualizar su Órgano de Gobierno

oportunidades fortalezas

Oportunidades

Acciones

Fortalezas

Tema 3

Administración de Recursos Humanos y

Financieros

UBICACIÓN

Las Organizaciones cumplen sus propósitos con visión y método para alcanzar el éxito

FUNCIONES BÁSICAS DE LAADMINISTRACIÓN

FUNCIONES BÁSICASPlaneación Qué hacer en la organización

Organización Cómo hacer las

actividades

Dirección Cómo se ordena

la actividad

Control Quién y cómo se

supervisa

1.- División del trabajo2.- Autoridad3.- Disciplina4.- Orden5.- Equidad6.- Iniciativa7.- Espíritu de equipo

1.- División del trabajo

Dividir el trabajo según el tipo de actividad y las capacidades reales de las personas que lo van a realizar.

2.- Autoridad

Ejercer el poder y el derecho demandar en la empresa para DAR órdenes y que se cumplan.

3.- Disciplina

Se refiere a cuidar que las reglas y normas establecidas en la empresa se cumplan.

4.- Orden

Lograr tener un lugar para cada cosa y cada cosa en su lugar.

5.- Equidad

Igualdad y justicia para todas las personas en la empresa.

6.- Iniciativa

Las personas deben tener libertad y facilidades para llevar a cabo sus planes, proyectos y formular ordenadamente sugerencias de mejora continua

7.- Espíritu de equipo

Que las personas trabajen en equipo para obtener los resultados deseados.

Ejercicio 5

• Dividimos al grupo en 7 equipos.• El grupo nombrará a un relator que anotará las

conclusiones finales y las circulará por e-mail entre los miembros del grupo.

• Cada uno de los equipos debe trabajar en uno de los principios básicos de administración y hacer cinco recomendaciones de “cómos-prácticos y realistas” para que se apliquen estos principios en las OSC’s.

• Al final, en plenaria, se discutirán las conclusiones

Administramos

Recursos humanos

Recursos económicos

Infraestructura

Administración de los recursos financieros de la organización

Administración Financiera

Es el ordenar y organizar los bienes en general, en cuando a sus valores en dinero

Referidos a una OSC implica el poder cuantificar sus operaciones en forma

ordenada por expresarlas en sus valores monetarios e informar así sobre ellos.

Las circunstancias que enfrenta la administración

financiera

INTERNAS

EXTERNAS

Administración financiera en OSC’s

En su operación, las OSC’s no pueden sustraerse de la cantidad de los ingresos y egresos necesarios para llevar a cabo su operación

Se refiere a la asignación de los recursos económicos en la organización para cumplir la misión en un tiempo determinado:

misión visión Objetivos de laorganización

programas

TODO CUESTAherramienta

La administración de los recursos financieros de una OSC implica...

• Diseñar presupuestos anuales

• Presentar y evaluar estados financieros y estados de resultados mensuales

• Nómina

• Control de ingresos y egresos

• Catálogo de cuentas

• Obligaciones fiscales

Ejercicio 6Catálogo de cuentas

En plenaria, realicen una lista de los principales gastos de la organización.

Con la lista, analicen los resultados y elaboren un catálogo de cuentas para la administración de las OSC’s

Costos de administración de la organización

1. Personal de administración (secretaria, contador, director general, intendencia)

2. Alquiler de instalaciones3. Servicios prestados por terceros4. Luz, agua, predial5. Comunicaciones, Relaciones Públicas y Promoción6. Honorarios diversos (abogado, contador, traducción, etc.)7. Compra equipamientos (computadoras, fax, mobiliario)8. Memoria anual9. Impuestos10.Auditoría11.Recaudación de fondos12.Impuestos

Costos de operación de la organización

1.Personal que trabaja a favor de los beneficiados (maestros, promotores, capacitadores, médicos, etc.)

2.Materiales que se usan en el desarrollo de los programas

3.Viáticos necesarios para operar programas

4.Sistematización de la experiencia5.Evaluación de impacto

Objetivo Metas Programas

Costo por año Fuentes de financiamiento

Monto por fuente

Probabilidad

2005 2006 2007

PLANEACIÓN POR OBJETIVOS

Transparencia de las Organizaciones

Evaluar el impacto social de las obras y compararlo con la utilización de los ingresos para satisfacción de los donantes en cuanto al resultado obtenido con su aportación

COSTO - BENEFICIO

Mecanismos de Información Financiera

• Determinar las necesidades de información que deberán ser suficientes, pero no excesivas para:

1.Controlar y administrar

2.Llevar la contabilidad

3. Informar a terceros

4.Cumplir con las obligaciones fiscales

Preparación de Estados Financieros

• Los estados financieros que deben incluir la información operativa necesaria para relacionarla con las cifras presupuestales.

Año 2004 Presupuestado 2005 Ejercido mes de octubre 2005

Gastos Gastos administrativos Salarios Servicios Comunicaciones Gastos de operación de programas Educación Salud Proyectos productivos

Total de gastos

Ingresos Ingresos no etiquetados Ingresos fuente A Ingresos fuente B Ingresos fuente C Ingresos por actividades productivas Ingresos para administración

Total de ingresos estimados

Diferencia total entre ingresos y gastos

Diferencia entre ingresos y egresos de administración

Estados financieros

Presupuestos

• Los presupuestos deben reflejar los ingresos necesarios para realizar las operaciones de la organización y los gastos que derivan de esas operaciones.

• Los presupuestos se deben realizar de forma anual y revisar mes con mes su cumplimiento.

• Tanto el presupuesto de ingresos como de gastos se prepararán en forma mensual y se complementarán con una estimación de entradas y salidas de efectivo, también mensual, para así tener la posibilidad de anticipar las necesidades mensuales de efectivo.

Presupuestos

Ejercicio 7

A continuación te solicitamos que obtengas el costo de lo que se enuncia y al final, en plenaria, responde a la pregunta que te solicitamos

• Costo por cada beneficiado

• Costo total del servicio proporcionado a los beneficiados

• Costo por egresado de la institución

• Costo por cada beneficiado que logró obtener cambios permanentes en su vida

¿Tiene mi organización una administración adecuada?

Recursos Humanos

Es la interacción dinámica entre las funciones del área personal y los objetivos de la organización.

PERSONAL NECESARIO

CUMPLIMIENTO DE LA

MISIÓN

OBJETIVOSMETAS

ESTRATEGIAS

Ejercicio 8Necesidades de personal de la

organización

1. Junto con tu(s) compañera(o)(s) de organización realiza una lista de las principales actividades que realizan en su organización (no importa si las realizan voluntarios o personal remunerado)

2. Revisar si para las actividades existe suficiente personal o es excesivo.

En plenaria comentaremos los resultados

Suficiencia de personal

Actividad Personal

Suficiencia de personal

Actividad1. Manejo

administrativo2. Procuración de

fondos3. Diseño de

programas/proyectos

4. 3Educadores de campo

Personal1. Contador

2. Procurador

3. Desarrollador de proyectos

4. 3 Maestros

2 Reglas básicas del éxito de

la organización

1.Encontrar la persona adecuada para el puesto adecuado

2.La riqueza de la organización está en los colaboradores

El manejo del recurso humano implica

• Diseño de puestos

• Procesos

• Diagramas de flujo de la organización

• Mecanismos de evaluación

• Perfiles de puestos

Puestos comunes en las organizaciones

• Presidente• Consejeros (vicepresidentes, secretario, tesorero,

coordinadores de comisiones).• Director General• Director o gerente de Desarrollo• Director o gerente de operaciones o programas• Personal de administración (secretarias, contadores,

intendencia)• Personal de operación de programas (promotores,

educadores, médicos, evaluadores, sistematizadores, etc.).

Presidente (a)Funciones del puesto1. Dirección estratégica de la

organización2. Coordinar las actividades del

órgano de gobierno3. Evaluar la administración y

operación de la institución4. Ser representante legal5. Ser la figura pública de la

organización6. Facilitar la procuración de

fondos

Perfil1. Hombre o mujer 2. Conocimiento global de los

ámbitos económico, político y social del país

3. Con contactos en el sector empresarial, social y gubernamental

4. Con formación en administración

5. Fuerte liderazgo6. Sensibilidad con respecto al

sector7. Con trayectoria destacada en

su actividad profesional

Procurador de fondos

Funciones del puesto1. Diseña y aplica estrategias

para buscar recursos 2. Llevar las relaciones

públicas estratégicas3. Rendición de cuentas4. Manejo de bases de datos5. Desarrollo para el

crecimiento institucional6. Evaluación de impacto de

programas de desarrollo social

Perfil1. Sensibilidad social2. Experiencia probada en

procuración de fondos3. Excelente manejo de

relaciones públicas4. Manejo de herramientas de

evaluación de programas5. Sentido de la oportunidad6. Que trabaje en función de

resultados7. Ética y transparencia en el

desarrollo de sus actividades

Gerencia de proyectos sociales

Funciones del puesto

1. Diseña, implementa y evalúa programas de desarrollo social

2. Maneja instrumentos de recolección de información

3. Búsqueda de contactos y oportunidades de desarrollo social

4. Sistematización de aprendizajes5. Manejo de personal y administración

de cada programa6. Coordinar actividades con la

dirección general7. Cumplir con las metas anuales8. Manejo estadístico de información9. Contacto con la población atendida

Perfil

1. Experiencia de trabajo de desarrollo social directo con la población atendida.

2. Capacidad de síntesis3. Manejo de formatos e instrumentos

de desarrollo de proyectos4. Ética y transparencia en el

desarrollo de sus actividades5. Conocimientos de metodologías de

trabajo comunitario6. Manejo y motivación de grupos de

trabajo7. Buena redacción

Elaboración de Perfiles

En colaboración de los jefes inmediatos y sus colaboradores se necesita hacer un análisis detallado de las funciones que se deben realizar en un puesto.

El perfil se realiza con base en el análisis del puesto y sus actividades y no de la persona que actualmente ocupa.

La estructura de la organización se refleja en el organigrama

CONSEJO

GERENCIA DE

PROCURACIÓN

GERENCIA DE

PROGRAMAS

GERENCIA DE

COMUNICACIÓN

PRESIDENCIA

PROCURADOR

SEGUIMIENTO A DONATIVOS

EVENTOS

PROYECTOS PRODUCTIVOS

PROGRAMAS

PROYECTO 1

PROYECTO 2

MEDIOS MASIVOS

COMERCIALIZACIÓN

PRODUCCIÓN

DISEÑO DE IMAGEN

Ejercicio 9Líneas de mando

Junto con compañero(a)(s) de su organización, muestra el organigrama de ella.

Respondan a la siguientes preguntas:• ¿El organigrama refleja la estructura de trabajo de su

organización?• ¿El organigrama refleja de manera muy clara las líneas

de mando?

Capacitación y desarrollo

Capacitación

Todo personal de una organización requiere capacitarse y actualizar sus conocimientos permanentemente

Desarrollo

El crecimiento que las personas tengan dentro de una organización va en relación directa al crecimiento de la organización

Reconocimiento

La realización del trabajo de todo empleado o voluntario, debe ser reconocida periódicamente por las personas a quienes reporta dentro de la organización.

La organización debe desarrollar incentivos de reconocimiento:

Diplomas, distintivos, reconocimientos por antigüedad, por calidad y mérito en el servicio.

Premisas Básicas

Sin confianza no puede haber

comunicación

Premisas Básicas

Lo que NO se

comunica NO existe

Ejercicio 10

• En equipos de 10 personas, los participantes desarrollarán un boceto de cada una de las herramientas de comunicación contenida en la “caja de herramientas”.

• Puden usar todos los materiales y formas que les de la imaginación.

• Al final, cada equipo expondrá el uso de su caja de herramientas.

Manual de inducción. Esquema General

Bienvenido:Nuestra historia Cultura institucional

Misión de la organización ObjetivosVisión Filosofía institucionalCompromisos institucionalesValores

Clima de trabajoEstrategias de trabajo Prestaciones y beneficiosReglamento interior de trabajo

Caja de Herramientas No. 1

Horarios Días/formas de pago Puntualidad y asistencia Incapacidades, vacacionesPrima vacacionalDías de descanso

PrestacionesAguinaldo Pago cuota IMSSFondo de ahorro Vales de despensaSeguros Sistema de ahorro para el retiro Especiales

Manual de inducción

Manual del Consejero

1.- Carta de bienvenida por el presidente del Órgano de Gobierno.

2.- Presentación institucional.

Misión de la organización.Visión valores objetivos.Filosofía institucional. Compromisos institucionales.

3.- Documentos base. 4.- Planeación estratégica.

Manual del Consejero

5.- Programas de trabajo. 6.- Comités del Órgano de Gobierno. 7.- Directorios de :

Miembros. Donantes. Órgano de Gobierno. Staff.

8- Calendario anual de actividades.

Directorios de los medios.

El directorio es una herramienta indispensable para mantener contacto permanente con los medios.

Datos relevantes:

Medio Jefe de información

Director Contacto

Teléfono/e-mail/Fax Sección

Dirección Puesto

Periodicidad Teléfono/e-mail/Fax

Hora de cierre

Caja de

Herramientas No. 3

Primera parte

Síntesis informativasy monitoreo de medios

Detectar y determinar los medios de interés para la organización.

Conocer la imagen de la organización en los medios y en la opinión pública.

Identificar problemas de percepción en el público de lo que es y hace la organización.

Guía para entrevistas.

•IDENTIFICAR A LOS VOCEROS INSTITUCIONALES,

FUERA DE ELLOS NADIE DEBERA DE RESPONDER A

LOS MEDIOS.

•Se sugiere hable el presidente del Órgano de Gobierno.

•Algún consejero o patrono con tradición y prestigio.

•El director de la institución.

•El responsable de comunicación.

Caja de

Herramientas No. 3

Segunda parte

Guía para entrevistas

•Plantear como debemos de presentar la misión visión y valores de la organización a la opinión pública.

•Tópicos y temas en los que debemos de incidir cada que tenemos presencia pública.

•Políticas generales de la organización.

•Hablar de las principales aportaciones a la comunidad empleos directos, logros trascendentes, obstáculos vinculación con la problemática social, entre otros.

•Temas colaterales a tratar.

Kit promocional

1.- Determinar qué materiales deben incluirse (dependerá de lo que le interese promover a la organización).

2.- Notas ya publicadas, reportes, fotografías, artículos, presentación institucional.

3.- Nota informativa, biografía, artículo, boletín de prensa, historia o testimonio particular.

4.- Identifica todos tus materiales con el nombre de la organización, el responsable del envío, teléfono, fax y correo electrónico.

5.- Saca copias de los materiales incluidos en el kit, de manera que sepas claramente qué le has enviado a cada medio.

Kit promocional

Realización de juntas efectivas 1 1.- Propósito de las juntas.

• Comunicar.• Resolver problemas.• Planear y delegar responsabilidades.• Dar seguimiento a diversos asuntos. 2.- ¿Cómo lograr una junta eficaz?

• Selección de un lugar dónde no interrumpan.• Determinar la hora y el día apropiado.• Establecer metas para la reunión, preparación de la agenda.• Avisar a los participantes con anticipación.• La reunión no deberá exceder las dos horas.• Distribuir con anticipación los documentos de importancia que se van a

utilizar para que los participantes los revisen con antelación.• Comenzar y terminar puntualmente.• Evitar apartarse de la agenda, determinar quién vigilará el tiempo y el

estricto cumplimiento de la agenda.• Allegarse los materiales necesarios que se utilizarán.

3.- ¿ Cómo establecer los objetivos y la agenda de la reunión ?• Usar el formato convencional y anotar asistentes, objetivos, planes de

acción/delegación/seguimiento. • Asignar periodos específicos para cada tema.• Evaluación de la reunión y recapitulación de tareas y

responsabilidades de cada participante. 4.- ¿ Cómo dirigir la junta ?• Comunicación.- Quien dirige la junta deberá señalar con precisión a los

participantes cuándo atender y cuándo participar.• Resolución de problemas.- Identificar problemas y soluciones, crear

planes de acción/delegación/seguimiento.• Delegación.- Quien dirige la junta deberá delegar las tareas a las

personas más aptas, cuidando que la gente no se sobrecargue de trabajo.

• Seguimiento.- Quien dirige la junta deberá revisar las tareas delegadas y anotar cuándo se harán los seguimientos.

Tema 4

Procuración de Fondos y Sustentabilidad

educacion@fmerced.org.mx DIPLOMADO NACIONAL DE

PROFESIONALIZACIÓN

Subtemas

1. Sustentabilidad de la causa y de la organización2. El sector no lucrativo3. Tendencias generales de financiamiento4. Proceso estratégico para lograr la sustentabilidad5. Identificando las fuentes de financiamiento6. ¿De dónde podemos obtener recursos?7. Financiamiento por donativos y aportaciones8. Proyectos productivos para la sustentabilidad financiera9. Casos de éxito10.10 recomendaciones para no obtener recursos11.10 recomendaciones para construir una causa

sustentable

PROFESIONALIZACIÓN

Sustentabilidad de la Causa y de la Organización

• Una organización se sustenta por que la comunidad lo necesita

• La organización puede hacer lo que la sociedad necesita.– Cómo se logra:

• Comunicación• Transparencia• Movilización de recursos• Creatividad e innovación

Ejercicio 11 Presentación institucional

Reúnanse en equipos de diez personas, es importante que en el mismo equipo no coincidan los miembros de su organización.

Cada miembro del equipo presentará oralmente su institución y convencerá, en dos minutos, al resto del equipo de la importancia de su labor, de la relevancia de su misión y los programas. Entre todos discutan y la claridad de los discursos y explicarán los por qué.

Al final, en plenaria, se mostrarán las presentaciones más exitosas.

PROFESIONALIZACIÓN

El Sector no Lucrativo

TENDENCIAS EN MÉXICO: • Profesionalización del sector• Diversificación de fuentes de ingresos• Formalización de los programas

empresariales• Alianzas estratégicas• Uso de nuevas tecnologías• Integración de programas de voluntariado• Exigencia gubernamental: registro

PROFESIONALIZACIÓN

Tendencias Generales de Financiamiento

• Tendencia mundial: • La gran mayoría de los recursos provienen de

donaciones de individuos (80% de los recursos) en pequeños montos

• Situación en México: • Poco conocimiento por parte de los ciudadanos• Desconfianza generalizada• Búsqueda de “grandes “ donativos• Personas tradicionales ya están saturadas de causas

PROFESIONALIZACIÓN

Proceso Estratégico para

lograr sustentabilidad

• Mostrando cómo su causa es importante.• Mostrando cómo el trabajo de la

organización es importante.• Convocando a la comunidad a participar y

ayudar a cumplir con la misión que la organización ha planteado orientada a la causa.

Ejercicio 12Recursos de la organización

• Responda de manera colectiva las siguientes preguntas:

¿Para qué necesitamos recursos?

¿Cuántos recursos necesitamos?

¿De dónde podemos obtenerlos?

¿Cómo podemos obtenerlos?

¿Qué hay que hacer después de obtenerlos?

Discutir en plenaria para concluir sobre las necesidades de las organizaciones.

PROFESIONALIZACIÓN

Identificando las Fuentes de Financiamiento

• Fuentes de financiamiento: • Los donativos• Generación de recursos.

• Portafolio de fuentes de financiamiento:

• Es la mezcla de todos los fondos de los cuales la organización puede disponer, para cubrir el total de sus requerimientos de recursos.

¿De dónde podemos obtenerlos?

Fuentes de Financiamiento

Individuos Actividades emprendedoras

Fundaciones Rendimientos financieros

Empresas

Dependencias Gubernamentales

Organismos InternacionalesPremios y reconocimientos

Donativos Generación de Recursos

Ejercicio 13Fuentes de financiamiento

• Diversificación de las fuentes de financiamiento

• En parejas, con los miembros de su organización, hacer una lista de las fuentes de financiamiento de su organización.

• Con ella, elaborar una una gráfica de pie en donde se muestre la diversificación de los ingresos en porcentajes (%),

PROFESIONALIZACIÓN

Financiamiento por donativos

• Se deben ajustar a las convocatorias, mecanismos, tiempos, formas de seguimiento y rendición de cuentas de las instancias financiadoras.

Gobierno CoinversiónFundaciones ProyectosDonantes ProgramasIndividuos Campañas Negocio Ventas

PROYECTOS PRODUCTIVOS PARA LA PROYECTOS PRODUCTIVOS PARA LA SUSTENTABILIDAD FINANCIERASUSTENTABILIDAD FINANCIERA

• Renta de espacios e infraestructura Asesorías especializadas– Venta de productos solidarios– Micro y medianas empresas de apoyo– Venta de servicios– Mano de obra especializada

Fuente: Fundación Majjocca, A.C.

EMPRESA ORGANIZACIÓN ALIANZA

TIENDA PARA DIABETICOS

Proveedores y Banco

PRODUCTOS SOLIDARIOS UN KILO DE AYUDA Supermercados

TARJETAS SOLIDARIAS UNICEF

Servicio postal

SERVICIOS MEDICOS ESP. KALNEMI Dif, Congreso

MICROEMPRESA DAUNIS

Proveedores

SERVICIOS A ONGS F. MERCED Corporativos

YOGURT IMAGEN SOCIAL DANONE Casa de la

Amistad

Fuente: Fundación Majjocca, A.C.

CASOS DE EXITOCASOS DE EXITO

Costo beneficio Productos de interés popular

Conocimientos Acercarlos al consumidor

Experiencia Fácil tratamiento

Personal Consumo permanente

Espacio Mercadotecnia social

Ganancias TRANSPARENCIA

Clientes

Investigación de las empresas que están cerca de usted y los productos y servicios para complementarlas.Fuente: Fundación Majjocca, A.C.

PARA EL DISEÑO DE PROYECTOS PARA EL DISEÑO DE PROYECTOS PRODUCTIVOSPRODUCTIVOS

PROFESIONALIZACIÓN

Proceso Estratégico

Hoy Mañana

Planeación

SUSTENTABLE

Ejercicio 14Proyección anual

Te pedimos que te reúnas con tu compañero de organización

Elabora una lista de las acciones que puedes realizar, por año, para procurar recursos para tu organización. Señala nombre del responsable de ejecutarlo.

2005 2006 2007

Si la organización no muestra solidez, transparencia y

eficiencia en la operación de sus proyectos

No accede a los recursos...

La fórmula de una campaña sustentable...

Se construye sobre la planificación y diversificación de

las fuentes de financiamiento

10 recomendaciones para no obtener recursos

1. Mostrar problemas y no resultados2. Mostrar presupuestos no claros3. Entregar los informes fuera de tiempo4. Aplazar las citas con los donantes5. Presentar proyectos no relacionados con nuestra misión6. Presentar gastos de administración mayores al 10%7. Presentar proyectos con una sola fuente de financiamiento8. Creer que el donante tiene obligación de otorgarnos recursos9. No cumplir con las metas de los proyectos10. La población atendida no tiene mejoras sensibles en su calidad

de vida

10 recomendaciones para construir una causa sustentable

1. Mostrar solidez en la organización2. Diversificar las fuentes de ingreso3. Planear financieramente cuando menos a 3 años4. Mostrar resultados cuantitativos y perdurables5. Informar claramente de los resultados financieros y en

calidad de vida6. Buscar financiamiento en los pequeños donativos7. Presentar proyectos claros y bien construidos8. Presentar proyectos que muestren resultados de egreso

donde la población atendida no necesite a la institución9. La organización debe demostrar que recibe fondos del

gobierno, de la empresa, de otras fundaciones y de recursos propios.

10. La organización debe resolver problemas sociales con resultados comprobables

Ejercicio 16Sociodrama

• Dividirse en cuatro equipos de 10 personas. Cada equipo presentará un proyecto de autosustentabilidad

Equipo 1

Equipo 2

Equipo 3

Equipo 4

Equipo 5

• Los equipos tienen 30 minutos para imaginar-diseñar su propuesta que presentarán al comité de evaluación.

• Los representantes del equipo realizan una representación de su propuesta en 10 minutos.

• El equipo de evaluación debe dictaminar sobre la viabilidad de los proyectos.

Al final, en plenaria, el grupo debe refleccionar cuáles fueron las deficiencias y aciertos de las presentaciones. Se deben proponer mejoras para conseguir realizar las propuestas.

PROFESIONALIZACIÓN

Tema 5

Transparencia, Rendición de Cuentas

y Materiales de Referencia

Subtemas

1. Desarrollo de proyectos de Desarrollo Social

2. Mecanismos de Rendición de Cuentas3. Implementación de Mecanismos de

Transparencia4. Evaluación de Impacto de Proyectos5. Preparación de informes6. Publicación de Informes Anuales7. Ética8. Códigos de Ética y conducta

PROFESIONALIZACIÓN

Desarrollo de proyectos de Desarrollo Social

Hoy en día la tendencia es que los proyectos sean transparentes a la hora de presentar los resultados financieros.

Se debe definir en dónde, son quién y en qué se gastaron los recursos.

Ejercicio 17Mecanismos de transparencia y rendición

de cuentas• Discutir, en plenaria, bajo la modalidad de lluvia

de ideas, las siguientes preguntas:

• ¿Cuáles son los mecanismos que implementa mi organización para rendir cuentas y demostrar a la sociedad que se realiza un trabajo transparente?

• ¿Cuáles son los problemas que mi organización ha enfrentado por no tener claros los mecanismos de transparencia?

PROFESIONALIZACIÓN

Mecanismos de Rendición de Cuentas

Se carece de un común denominador pero para llevarlo a cabo se presentan desde los estados financieros hasta la publicación del modelo de intervención.

PROFESIONALIZACIÓN

Implementación de Mecanismos de Transparencia

Los mecanismos pueden ser variados, desde transmitir resultados y auscultar opinión sobre la calidad de los servicios hasta abrir canales para acceder expeditamente a los procesos de la administración y operación.

El primer paso que se debe dar hacia los mecanismos de transparencia es romper el paradigma de antaño de hacer las cosas de puro corazón y pasar a la profesionalización de los servicios.

PROFESIONALIZACIÓN

Evaluación de Impacto de Proyectos

Es importante diseñar mecanismos e instrumentos por medio de los cuales la organización pueda medir los resultados de su trabajo, por medio de variables lo mas cuantificable y observables que sea posible

PROFESIONALIZACIÓN

Preparación de informes

• Identidad• Actores• Programas• Modelos de intervención• Estados Financieros• Resultados• Expectativas

PROFESIONALIZACIÓN

Publicación de Informes Anuales

Su publicación es el máximo esfuerzo de una organización por ponderarse como una organización.

El informe anual es un recuento de la labor de una organización a lo largo del año, un historiograma que sirve para identificar a la organización y su labor.

PROFESIONALIZACIÓN

Códigos de Ética

Guían el actuar de las organizaciones de acuerdo a sus valores en la construcción de un bien común.

Principios Máximas Lemas Decálogo

Códigos de conducta

Son conjuntos de normas que buscan regular la manera con que las personas se comporten en su vida y acciones.

• Reglamentos Internos• Comisiones de Justicia

Ejercicio 18

Con el objetivo de concluir, elaborar individualmente una breve síntesis que contenga aquellos elementos revisados durante el curso-taller, que se consideran mas importantes, útiles e inútiles.

Elaborar y si se desea, compartir lista de acciones y compromisos para aplicar inmediatamente.

Currículo Leticia Martínez Gil• Estudió la licenciatura en Periodismo y Comunicación Colectiva y Maestría en Comunicación en

la UNAM y los diplomados en Mercadotecnia por la Universidad Anáhuac y el Diplomado Líderes Sociales, Programa de Gerenciamiento para las Organizaciones de la Sociedad Civil del ITESM.

• Como docente fue catedrática en distintas universidades como la UNAM, Universidad Anáhuac, Universidad Claustro de Sor Juana, Universidad de Florida, Universidad del Valle de México, entre otras. Ha impartido conferencias sobre Comunicación Educativa, Nuevas Tecnologías, Opinión Pública, Fortalecimiento Institucional y Profesionalización para las Organizaciones de la Sociedad Civil, en diversos Estados del país entre otros.

• Como investigadora colaboró de investigación para la UNAM, Universidad de Florida, Universidad Anáhuac y Editorial Contornos, con los temas de Nuevas Tecnologías de Comunicación e Información, Comunicación Educativa por Computadora, Estudios de Migración y Estudios Históricos respectivamente.

• En su trabajo filantrópico ha coordinado grupos de formación y fortalecimiento institucional para 5800 personas de 2300 OSC’s a nivel nacional. Es miembro de la Comisión de Certificación de CERTEZA, programa de certificación para OSC’s. Ha desarrollado materiales impresos y digitales que apoyan el trabajo del tercer sector.

• Fue Vicepresidenta de Comunicación en la Red por la Infancia, miembro de la Red de Desarrollo Rural Sustentable y de la Red de Salud Mental.

• Actualmente es Directora de Formación en Fundación Merced y Directora General de Zícaro, Consejera de Cinco Panes y Dos Peces, A.C. y Presidenta de Fundación Zícaro.

Currículo Mauricio Guerrero • Licenciado en Comunicación y Estudios de Maestría en Sociología por la Facultad de Ciencias Políticas y Sociales de la Universidad

Nacional Autónoma de México,• Maestría en Comunicación Institucional por el Centro Avanzado de

Comunicaciones “Eulalio Ferrer”A.C. • Acreditó el Curso de Formación de la Unión Social de Empresarios

de México A.C. y obtuvo el Diplomado en Liderazgo Social ITESM UV.

• Fue Reportero en la Dirección de Comunicación Social en la Secretaria de Salud, fue Director de la Escuela de Comunicación y Relaciones Públicas en la Universidad Latinoamericana, fue Director de Recursos Humanos y del Centro Avanzado de Comunicación en el Grupo Ferrer, Coordinador de Comunicación Organizacional en la Universidad Anáhuac y Director de Promoción del Centro Mexicano para la Filantropía

• Es Vicepresidente de Fundación Merced y de Fundación Porvenir, ha sido miembro del Consejo Directivo de diversas organizaciones profesionales y de la sociedad civil. Ha dictado mas de 150 cursos y conferencias.

• Es Consultor en temas de Comunicación y Mercadotecnia Social, dirige desde 2001 CMS Consultores.

PROFESIONALIZACIÓN

Dudas y comentarios...

diplomado@fmerced.org.mx

módulo iv gestión y administración de recursos humanos y financieros d iplomado n acional de p...

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organo informativo de la universidad ,.acional autonoma de

c acional onterrey de finanzas corporativas el …

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