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Al Ministerio de Salud Pública y Asistencia Social (MSP) le corresponde garantizar el acceso a medicamentos seguros, eficaces y de calidad a la población dominicana, facilitando y asegurando un sistema de suministros básicos para las atenciones de salud de toda la población, de manera oportuna, eficiente y suficiente; con in-formación trasparente y competitiva en los procesos, garantizando de tal forma una equidad para los agentes y actores involucrados. La Política Farmacéutica Nacional establece la creación de un sistema de gestión de suministro para la adquisición oportuna de medicamentos e insumos, incluyendo casos de contingencia.

De igual forma es de vital importancia que los procesos de descentralización que lleva a cabo el Ministerio, en el marco de la Reforma del Sector Salud, puedan fortalecer la capacidad gerencial de los Servicios Regionales de Salud (SRS). La Dirección de Desarrollo y Fortalecimiento de los SRS (DDF-SRS) del Ministerio, es la instancia encargada de conducir y acompañar la formulación e implementación de los planes de desarrollo de los Servicios Regionales de Salud, articulando los diferentes niveles de atención, con equidad, accesibilidad, efectividad y calidad.

Dentro de este contexto, en el mes de julio del 2010, el Ministerio de Salud Publica decreta la resolución mi-nisterial No. 000019, la cual establece el Sistema Único de Gestión de Medicamentos e Insumos (SUGEMI) en la República Dominicana. Con la finalidad de mejorar el acceso de la población dominicana a medica-mentos esenciales e insumos de salud de calidad, coherente con el nuevo modelo de Redes de servicios planteados en la reforma de salud.

El SUGEMI es el conjunto de procesos y recursos del sistema de salud orientados a garantizar la disponibi-lidad y uso racional de productos de calidad, en los establecimientos de salud de acuerdo a sus niveles de resolución, los que serán utilizados indistintamente en las prestaciones de salud individual y colectiva. Es un sistema que integrará las diferentes modalidades de suministro de medicamentos e insumos de salud, existentes en los establecimientos del primer nivel de atención, hospitales e institutos especializados del se-gundo y tercer nivel, bajo una sola administración. Tiene por objetivo final mejorar la accesibilidad de la po-blación, especialmente aquella de escasos recursos económicos, a medicamentos esenciales de calidad, promoviendo a la vez la racionalidad en su utilización. Busca, en consecuencia, mejorar los niveles de cali-dad y eficiencia de los servicios de salud, potenciar la capacidad de gestión en los niveles regionales y lo-cales, optimizando el uso de los recursos disponibles.

Con este fin se han desarrollado una serie de documentos pertenecientes a los procedimientos operativos del Sistema Único de Gestión de Medicamentos e Insumos (SUGEMI) para la implementación y el desarro-llo del mismo, que servirán como herramientas estándares de gestión para los SRS. El establecimiento de un Sistema Integrado de Suministros que garantice la disponibilidad y accesibilidad continúa de los medica-mentos e insumos esenciales, ha sido una estrategia adoptada por el Ministerio de Salud para contribuir a un gasto racional de medicamentos en el Sector Salud.

_____________________________________________________Dr. Nelson Antonio Rodriguez MonegroVice-ministro de Salud PublicaDirector de la Dirección de Desarrollo y Fortalecimiento de los Servicios Regionales de Salud

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Equipo Técnico NacionalLicda. Yoleyda Marte, UNGMLicda. Milka Díaz, UNGMLidac. Nieves García, UNGMLicda. María Elena Tapia, DGDFLicda. Remy Fulcar, PROMESE-CALLicda. Vilma Guerrero, PROMESE-CALLic. Mauricio Sánchez, PROMESE-CALIng. Adriano Mesa, MSH/DRLicda. Anadina Gautreaux, MSH/DRLicda. Dalia Castillo, OPS/OMSDra. Claudia Valdez, MSH/DR

Equipo Técnico RegionalSRS Metropolitano (0): Lic. Yoel Báez SRS Valdesia (I): Licda. Damiana Jiménez/ Dra. Myrna Barina SRS Norcentral (II): Licda. Nelly Espaillat/ Licda. Ada Marilín Abreu SRS NorDeste (III): Licda. Luisa AmaranteSRS Este (V): Licda. Mirian Morales, Licda. Meiby RincónSRS El Valle (VI): Dr. Luis Jiménez, Edwin Ramírez, Jeimy PeñaSRS Cibao Occidental (VII): Licda. Leidy Karoll Peña/ Licda. Candy AlmanzarSRS Cibao Central (VIII): Licda. Patria Jerez/ Dra. Rafael Reyes

Equipo Técnico InternacionalDr. Edgar Barillas, MSH/SPSLic. Henrry Espinoza, MSH/SPSLic. Paula Díaz, Consultora OPS/OMS

FINANcIAMIENToLa Agencia de los Estados Unidos para el Desarrollo Internacional (USAID)

Diseño Portada/ Diagramación/ FlujogramasLuis Valverde/ Mabel Manzano/ Henry Espinoza | www.elgrupo7.com

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Introducción

Con el objetivo de garantizar la implementación de un nuevo sistema de suministro, enmarcado en el proce-so de modernización y reforma del sector salud, el Ministerio de Salud ha emprendido una serie de acciones que tienen por objetivo la provisión oportuna de medicamentos e insumos médicos de calidad asegurada. En el 2000 se crea la Central de Apoyo Logístico-PROMESE-CAL . En octubre del 2005, se emite la dispo-sición administrativa 00024, que define el Modelo de Red de los Servicios Regionales de Salud (SRS), como marco de referencia para la prestación descentralizada de las atenciones de salud. En Agosto de 2009, fun-damentado en un estudio realizado por Management Sciences for Health (MSH) con recursos de la Agencia de los Estados Unidos para el Desarrollo Internacional (USAID), la Dirección de Desarrollo y Fortalecimiento de los Servicios Regionales de Salud (DDF-SRS) presentó la primera propuesta de un Sistema Único de Gestión Medicamentos e Insumos-SUGEMI- en la República Dominicana.

El SUGEMI fue amparado con la resolución ministerial 000019 del 27 de julio del 2010. Esta resolución es-tablece su coherencia con el nuevo modelo de red de servicios planteados en la reforma de salud. Con su implementación se pretende mejorar el acceso de la población dominicana a medicamentos esenciales e insumos de salud de calidad. Con el apoyo de agencias de cooperación, la Unidad Nacional de Gestión de Medicamentos (UNGM) ha elabo-rado los procedimientos operativos del SUGEMI que se presentan a continuación. Estos procedimientos se cons-tituyen en herramientas de gestión para los SRS en el proceso de descentralización de la funciones de selección, cuantificación, adquisición, garantía de la calidad y distribución de medicamentos e insumos médicos.

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REcEPcIóN y AlMAcENAMIENTo DE MEDIcAMENTos E INsuMos DEl PRIMER NIvEl DE ATENcIóN.

PRoPósITo: Verificar y mantener la calidad de los medicamentos e insumos desde su ingreso, permanencia en la farmacia, hasta su dispensación, de modo que llegue al usuario en las mejores condiciones para su uso.

AlcANcE: Almacén Regional de Medicamentos e Insumos y el responsable del stock de medicamentos del CAP.

REsPoNsABIlIDADEs1. Responsable del stock de medicamentos del cAP • Realizar la recepción de medicamentos insumos sanitarios• Conseguir y mantener condiciones adecuadas para el almacenamientos de medicamentos e insumos2. Responsable del cAP

• Prestar el apoyo necesario para asegurar condiciones adecuadas para el almacenamientos de medicamentos e insumos

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DEscRIPcIóN DE PRocEDIMIENTos

Recepción1. El responsable de stock de medicamentos recibe del Almacén el formulario de entrega con el envió de los productos.

2. Verifica que el formulario de entrega, el formato de pedido SUGEMI 1 y los productos, coincidan en:a) Nombre genéricob) Concentraciónc) Forma farmacéutica (tabletas, jarabe, granulado, crema, etc.)d) Fecha de vencimiento y número de lote impresa y legible en el envase primario o secundario según aplique.e) Cantidad recibida

3. Realiza una inspección visual de las características ex-ternas del producto según el Anexo 1. Si la cantidad solici-tada es menor o igual a 100 unidades verifica todo lo recibido, si es mayor a 100 unidades verifica solo la cuarta parte del total recibido.

4. Ordena los productos y cuenta, si las cajas están cerra-das las abre. Si el total contado es igual a lo especificado en el documento, colocar un check (√).

5. En caso de encontrar discrepancias con el tipo de pro-ducto y/o cantidades entregadas, vuelve a contar y si per-sisten las discrepancias:a) Si ha recibido en exceso, los separa y devuelve.b) Si hay faltantes, pide la diferencia al almacén regional, si no hubiera más productos, solicita la modificación del for-mulario de entrega.c) Si es un producto que no es el solicitado, procede a de-volverlo. Si no hubiera más productos, solicita la modifica-ción del formulario de entrega.d) Si son productos dañados o con defectos de calidad, los separa y procede a devolverlos. Si no hubiera más produc-tos, modifica el formulario de entrega.

6. De estar conforme con lo que se recibe, firma el formula-rio de entrega y archiva copia adecuadamente.

AlmacenamientoOrdenamiento de los productos1. El responsable de stock de medicamentos, ubica los pro-ductos recibidos en estantes o vitrinas dentro de un ambiente

de buena ventilación, con iluminación adecuada o protegido de la luz solar o eléctrica artificial e idealmente con tempe-ratura inferior a 30° C. Debe tener en cuenta las recomen-daciones mínimas de almacenaje del anexo 2.

2. Dentro de los estantes o vitrinas, ubica los productos te-niendo en cuenta lo siguiente:

• Primero por forma farmacéutica (tabletas, ampollas, jarabes, etc.), teniendo en cuenta que los medicamentos de mayor movimiento se colocan en el centro del estante o la vitrina y los de menor movimiento se colocan en la parte baja.

• Segundo por orden alfabético, de acuerdo a la primera letra o letras del nombre genérico.

• Tercero, coloca los medicamentos con fecha de vencimien-to más corta en primera fila, de tal manera que se utilicen antes de su vencimiento (PEPE: Primero en Expirar, Primero en Entregar).

• Cuarto: En lo posible, almacena los productos en sus enva-ses secundarios originales, de lo contrario acondiciona un envase con su etiqueta y fecha de vencimiento.

• Quinto: Evita poner los productos en contacto con el piso o la pared.

3. Registra el ingreso de los productos en la tarjeta de control de existencias correspondiente y en el software, como máximo, a las 48 horas de su ingreso al stock de medicamentos.

4. Archiva toda documentación.

Control de vencimiento5. Una vez al mes, cuando elabora su informe mensual SUGEMI 1, el responsable de stock de medicamentos veri-fica la fecha de vencimiento de los productos y ubica en pri-mera fila aquellos próximos a vencer.

6. Si encuentra productos con fecha de vencimiento menor o igual a seis meses, elabora una lista de estos productos y prioriza su utilización.

7. Si hay productos vencidos, los retira de los estantes, los devuelve al almacén regional y registra la devolución en la tarjeta de control de existencias.

“No es cierto que los productos pueden ser utilizados tres meses después de su fecha de vencimiento”


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Devolución8. Las devoluciones de productos se efectúan únicamente por los siguientes motivos:

• No estar acorde con las Normas de Buenas Prácticas de Almacenamiento (BPA)

• Exceso de existencias: Productos que están por encima de la cantidad máxima.

• Próximos a vencer: Productos que tienen fecha de venci-miento menor o igual a 1 mes y que no podrán ser consumi-dos en su totalidad.

• Solicitado por el almacén, para ser redistribuidos a otros establecimientos

• Con defectos de calidad o vencidos: no incluye produc-tos rotos.

9. El responsable de stock de medicamentos separa los productos que se devolverán (no incluye productos rotos) y los registra en el formato “Nota de Devolución”, así como en la tarjeta de control de existencias, anotando en observa-ciones el motivo por el cual se devuelve.

10. Empaqueta los productos cuidando que no se deterio-ren o puedan causar algún daño durante su transporte:

• Colocar los productos en posición vertical.• No dejar vacíos en las cajas.• Empaquetar por separado los productos alterados o venci-dos de los que están en buen estado.

11. Envía con el encargado de Zona los productos al almacén junto con el formato “Nota de Devolución”, cuando le corres-ponda entregar su informe SUGEMI 1, o recoger su pedido.

12. El Encargado de Zona entrega los productos al encarga-do del almacén y recibe el formato “Nota de Devolución” debidamente firmada y sellada por el responsable de alma-cén, y la entrega al encargado del stock de medicamentos del CAP, para su posterior archivo.

De la limpieza del stock de medicamentos13. El responsable del stock de medicamentos coordina y supervisa que se realice limpieza del ambiente al inicio de cada día, asegurando:

• El retirar los desechos (papeles o blister vacíos), cajas y cartones.

• Que el piso se barre con escoba de cerda, cuidando de no levantar polvo.

• Trapear el piso con agua mezclada con cloro.

14. Al inicio de cada día el responsable del stock de medi-camentos es el único que realiza la limpieza de los estantes o vitrinas donde están colocados los medicamentos, pa-sando sobre los mismos un paño de limpieza el cual sola-mente utilizará para los medicamentos.

15. Verifica el buen estado de los anaqueles, vitrinas o tari-mas, si se encuentran deteriorados u oxidados comunica al

Jefe del establecimiento para proceder a su cambio.16. Lleva un control de plagas, ya que estos destruyen los envases y ponen en riesgo los medicamentos.

ReGISTRoS:

1. nota de devolución.

anexoS

• Características externas de los medicamentos e insumos a inspeccionar

• Requisitos mínimos para el almacenamiento de medicamentos e insumos sa-

nitarios en CAP

• Flujograma

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NOTA DE DEVOLUCIÓN


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Anexo 1. Características externas de los medicamentos e insumos a inspeccionar

GUIA DE INSTRUCCIONES PARA EL LLENADO DEL FORMATO

“DEVOLUCION”

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Anexo 2. Requisitos mínimos para el almacenamiento de medicamentos e insumos sanitarios en CAP


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Anexo 3. Flujograma


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