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Semana 3. Tarea individual Propuesta para establecer una buena Administración de Inventarios.

PROPUESTA PARA MEJORAR LOS INVENTARIOS EN UNA EMPRESA DE VENTA POR

CATALOGO EN MÉXICO.

ANTECEDENTES Y PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA:

La investigación se llevara a cabo en los almacenes que se quieren estudiar para reducir sus costes de

almacenamiento y destrucción del material. Estos almacenes no son muy grandes, cuentan con estantes

de varias repisas para poner los productos, la altura de estantes no es muy grande y la distribución de

dichos estantes es muy buena y está bien definida como debe estar cualquier almacén. Los productos se

encuentran divididos según el grupo al que pertenecen y por fecha para que la ubicación de los mismos

sea los más pronto posible. Se cuenta con la maquinaria necesaria para el manejo de los productos para

ahorrar tiempo y esfuerzo de los operarios.

Altos niveles de inventario de producto no rentable para la empresa que solo está generando gastos de

mantenimiento y de destrucción.

La empresa tiene exceso de productos en inventario, estos productos no están recibiendo un seguimiento

adecuado y los costes de mantenimiento y destrucción son muy elevados. Excesos de inventarios dentro

de los almacenes por mayor volumen de producción dentro de la empresa.

JUSTIFICACIÓN:

Desarrollar un sistema de información, procesada y almacenada de una forma más efectiva para agilizar

los procesos de inventarios lograr un control integral de los materiales que ingresan, que se utilizan y el

faltante que va a dar continuidad a la obra.

OBJETIVO(S) GENERAL(ES):

Reducir los inventarios de productos que ya no son utilizables para la empresa, esto con la finalidad de

disminuir los costes de destrucción y de mantenimiento del inventario dentro de nuestros almacenes.

Para esto se estudiara cada área de trabajo que esté involucrada con el manejo de estos inventarios para

observar cuales son las fallas y posteriormente implantar las mejoras necesarias para optimizar el manejo

de inventarios.

Objetivos Específicos Metas

Sistemas de Inventarios

Mejorar la planeación y control de los inventarios en un 90%

Materia: Administración Operativa

Sem

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3Fecha: 14 De Marzo


Administración de los Recursos

Reducir el costo de orden y mejorar el plazo de entrega en un 85% para así reducir inventarios

futuros de producto caduco.

MARCO TEÓRICO

* Sistemas de Inventarios:

Por inventario se define al registro documental de los bienes y demás cosas pertenecientes a una

persona o comunidad, hecho con orden y precisión. En el campo de la gestión empresarial, el inventario

registra el conjunto de todos los bienes propios y disponibles para la venta a los clientes, considerados

como activo corriente. Los bienes de una entidad empresarial que son objeto de inventario son las

existencias que se destinan a la venta directa o aquellas destinadas internamente al proceso productivo

como materias primas, productos inacabados, materiales de embalaje o envasado y piezas de recambio

para mantenimiento que se consuman en el ciclo de operaciones.

La contabilidad para los inventarios forma parte muy importante para los sistemas de contabilidad de

mercancías, porque la venta del inventario es el corazón del negocio. El inventario es, por lo general, el

activo mayor en sus balances generales, y gastos por inventarios, llamados costo de mercancías

vendidas, son usualmente el gasto mayor en el estado de resultados.

Las empresas dedicadas a la compra y venta de mercancías, por ser esta su principal función y la que

dará origen a todas las restantes operaciones, necesitaran de una constante información resumida y

analizada sobre sus inventarios, lo cual obliga a la apertura de una serie de cuentas principales y

auxiliares relacionadas con esos controles. Entre estas cuentas podemos nombrar las siguientes:

Inventario (inicial)

El Inventario Inicial representa el valor de las existencias de mercancías en la fecha que comenzó

el periodo contable. Esta cuenta se abre cuando el control de los inventarios, en el Mayor General, se

lleva en base al método especulativo, y no vuelve a tener movimiento hasta finalizar el periodo contable

cuando se cerrará con cargo a costo de ventas o bien por Ganancias y Pérdidas directamente.

Compras

En la cuenta Compras se incluyen las mercancías compradas durante el periodo contable con el objeto

de volver a venderlas con fines de lucro y que forman parte del objeto para el cual fue creada la empresa.

No se incluyen en esta cuenta la compra de Terrenos, Maquinarias, Edificios, Equipos, Instalaciones, etc.

Esta cuenta tiene un saldo deudor, no entra en el balance general de la empresa, y se cierra por

Ganancias y Pérdidas o Costo de Ventas.

Devoluciones en compra


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Devoluciones en compra, se refiere a la cuenta que es creada con el fin de reflejar toda aquella

mercancía comprada que la empresa devuelve por cualquier circunstancia; aunque esta cuenta

disminuirá la compra de mercancías no se abonará a la cuenta compras.

Gastos de compras

Los gastos ocasionados por las compras de mercancías deben dirigir a la cuenta titulada: Gastos de

Compras. Esta cuenta tiene un saldo deudor y no entra en el Balance General.

Ventas

Esta cuenta controlará todas las ventas de mercancías realizadas por la Empresa y que fueron

compradas con este fin.

Devoluciones en ventas

La cual está creada para reflejar las devoluciones realizadas por los clientes a la empresa.

Mercancías en tránsito

En algunas oportunidades, especialmente si la empresa realiza compras en el exterior, nos encontramos

que se han efectuado ciertos desembolsos o adquirido compromisos de pago ( documentos o giros) por

mercancías que la empresa compró pero que, por razones de distancia o cualquier otra circunstancia,

aun no han sido recibidas en el almacén. Para contabilizar este tipo de operaciones se debe utilizar la

cuenta: Mercancías en Tránsito.

Mercancías en consignación

Por otro lado tenemos la cuenta llamada Mercancía en Consignación, que no es más que la cuenta que

reflejará las mercancías que han sido adquiridas por la empresa en "consignación", sobre la cual no se

tiene ningún derecho de propiedad, por lo tanto, la empresa no está en la obligación de cancelarlas hasta

que no se hayan vendido.

Inventario final

El Inventario Actual (Final) se realiza al finalizar el periodo contable y corresponde al inventario físico de

la mercancía de la empresa y su correspondiente valoración. Al relacionar este inventario con el inicial,

con las compras y ventas netas del periodo se obtendrá las Ganancias o Pérdidas Brutas en Ventas de

ese período.

El control interno de los inventarios se inicia con el establecimiento de un departamento de compras, que

deberá gestionar las compras de los inventarios siguiendo el proceso de compras.

- Presente:

El Sistema de Inventario Perpetuo:

En el sistema de Inventario Perpetuo, el negocio mantiene un registro continuo para cada artículo del

inventario. Los registros muestran por lo tanto el inventario disponible todo el tiempo. Los registros


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perpetuos son útiles para preparar los estados financieros mensuales, trimestral o provisionalmente. EL

negocio puede determinar el costo del inventario final y el costo de las mercancías vendidas directamente

de las cuentas sin tener que contabilizar el inventario.

El sistema perpetuo ofrece un alto grado de control, porque los registros de inventario están siempre

actualizados. Anteriormente, los negocios utilizaban el sistema perpetuo principalmente para los

inventarios de alto costo unitario, como las joyas y los automóviles; hoy día con este método los

administradores pueden tomar mejores decisiones acerca de las cantidades a comprar, los precios a

pagar por el inventario, la fijación de precios al cliente y los términos de venta a ofrecer. El conocimiento

de la cantidad disponible ayuda a proteger el inventario.

El Sistema de Inventario Periódico:

En el sistema de inventario periódico el negocio no mantiene un registro continuo del inventario

disponible, más bien, al fin del periodo, el negocio hace un conteo físico del inventario disponible y aplica

los costos unitarios para determinar el costo del inventario final. Ésta es la cifra de inventario que aparece

en el Balance General. Se utiliza también para calcular el costo de las mercancías vendidas. El sistema

periódico es conocido también como sistema físico, porque se apoya en el conteo físico real del

inventario. El sistema periódico es generalmente utilizado para contabilizar los artículos del inventario que

tienen un costo unitario bajo. Los artículos de bajo costo pueden no ser lo suficientemente valiosos para

garantizar el costo de llevar un registro al día del inventario disponible. Para usar el sistema periódico con

efectividad, el propietario debe tener la capacidad de controlar el inventario mediante la inspección visual.

Por ejemplo, cuando un cliente le solicita ciertas cantidades disponibles, el dueño o administrador pueden

visualizar las mercancías existentes.

Los inventarios son contabilizados normalmente por su costo histórico, como lo requiere el principio del

costo. El costo del inventario es el precio que el negocio paga para adquirir el inventario, no el precio de

venta de las mercancías.

El costo de inventario incluye el precio de factura, menos cualquier descuento de compras, más el

impuesto sobre las ventas, los aranceles, los cargos por transporte, el seguro mientras está en tránsito y

todos los otros costos en que se incurre para lograr que las mercancías estén disponibles para la venta.

El inventario mínimo es cero, a empresa podrá no tener ninguno y producir sobre pedido, esto no resulta

posible para la gran mayoría de la empresa, puesto que debe satisfacer de inmediato las demandas de

los clientes o en caso contrario el pedido pasara a los competidores que puedan hacerlo, y deben contar

con inventarios para asegurar los programas d producción. La empresa procura minimizar el inventario

porque su mantenimiento es costoso.


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Ejemplo: al tener un millón invertido en inventario implica que se ha tenido que obtener ese capital a su

costo actual así como pagar los sueldos de los empleados y las cuentas de los proveedores. Si el costo

fue del 10% al costo de financiamiento del inventario será de 100.000 al año y la empresa tendrá que

soportar los costos inherentes al almacenamiento del inventario

La administración de inventario, en general, se centra en cuatro aspectos básicos:

1. Cuantas unidades deberían ordenarse o producirse en un momento dado.

2. En qué momento deberían ordenarse o producirse el inventario.

3. Que artículos del inventario merecen una atención especial.

4. Puede uno protegerse contra los cambios en los costos de los artículos del inventario.

El inventario permite ganar tiempo ya que ni la producción ni la entrega pueden ser instantánea, se debe

contar con existencia del producto a las cuales se puede recurrir rápidamente para que la venta real no

tenga que esperar hasta que termine el cargo proceso de producción.

Este permite hacer frente a la competencia, si la empresa no satisface la demanda del cliente sé ira con

la competencia, esto hace que la empresa no solo almacene inventario suficiente para satisfacer la

demanda que se espera, si no una cantidad adicional para satisfacer la demanda inesperada.

El inventario permite reducir los costos a que da lugar a la falta de continuidad en le proceso de

producción. Además de ser una protección contra los aumentos de precios y contra la escasez de materia

prima. Si la empresa provee un significativo aumento de precio en las materias primas básicas, tendrá

que pensar en almacenar una cantidad suficiente al precio más bajo que predomine en le mercado, esto

tiene como consecuencia una continuación normal de las operaciones y una buena destreza de

inventario.

La administración de inventario es primordial dentro de un proceso de producción ya que existen diversos

procedimientos que nos va a garantizar como empresa, lograr la satisfacción para llegar a obtener un

nivel óptimo de producción. Dicha política consiste en el conjunto de reglas y procedimientos que

aseguran la continuidad de la producción de una empresa, permitiendo una seguridad razonable en

cuanto a la escasez de materia prima e impidiendo el acceso de inventario, con el objeto de mejorar la

tasa de rendimiento. Su éxito va estar enmarcado dentro de la política de la administración de inventario:

1. Establecer relaciones exactas entre las necesidades probables y los abastecimientos de los diferentes

productos.

2. Definir categorías para los inventarios y clasificar cada mercancía en la categoría adecuada.

3. Mantener los costos de abastecimiento al más bajo nivel posible.

4. Mantener un nivel adecuado de inventario.


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5. Satisfacer rápidamente la demanda.

6. Recurrir a la informática.

La Gestión de Inventarios es una actividad en la que coexisten tres tipos de Costos

- Costos asociados a los flujos

- Costos asociados a los stocks

- Costos asociados a los procesos

Por último, dentro del ámbito de los procesos existen numerosos e importantes conceptos que deben

imputarse a los Costos de las existencias ellos son: Costos de compras, de lanzamiento de pedidos y de

gestión de la actividad. Un caso paradigmático es el siguiente. En general, los Costos de transporte se

incorporan al precio de compras (¿por qué no incorporar también los Costos de almacenamiento, o de la

gestión de los pedidos?), como consecuencia de que en la mayoría de los casos se trata de transportes

por cuenta del proveedor incluidos de manera más o menos tácita o explícita en el precio de adquisición.

Pero incluso cuando el transporte está gestionado directamente por el comprador se mantiene esta

práctica, aunque muchas veces el precio del transporte no es directamente proporcional al volumen de

mercancías adquiridas, sino que depende del volumen transportado en cada pedido. En estas

circunstancias el costo del transporte se convierte también en parte del costo de lanzamiento del pedido.

-Futuro:

Sistemas Informáticos para la gestión de inventarios

La gestión de inventarios es un aspecto fundamental de la cadena de suministro. El software para la

gestión y planificación de inventarios aporta una visión completa de la oferta y la demanda, lo que permite

a las empresas aumentar su rendimiento y reducir sus costes.

El software de gestión y planificación de inventarios ayuda a dirigir todo tipo de operaciones en un

mercado cada vez más inestable. Las soluciones para la gestión de la cadena de suministro incluyen un

software para la gestión de inventarios, apto para diferentes sectores que tiene en cuenta las

necesidades de los minoristas, fabricantes y proveedores de servicios logísticos y de transporte.

Las soluciones para la gestión de inventarios y de la cadena de suministro ayudarán a su empresa a:

-Aumentar su rentabilidad reduciendo los gastos operativos de la cadena de suministro.

- Incrementar su competitividad mejorando la eficacia de su servicio de atención al cliente.

- Gestionar su expansión y crecimiento para aumentar su cuota de mercado e ingresos y convertirse en

líderes de la cadena de suministro.


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Las soluciones para la gestión de la cadena de suministro y de los inventarios se basan en una

arquitectura orientada a servicios (Open SOA, Service-Oriented Architecture) que ofrece a la empresa

una mayor agilidad y unos conocimientos expertos de cada sector.

La gestión de almacenes es un componente básico de la cadena de suministro. Según diferentes

estudios realizados por expertos en este sector, el 20% de los pedidos presentan algún defecto. Por

consiguiente, es imprescindible que las empresas puedan enviar la mercancía correcta al lugar adecuado

y en el estado apropiado para responder a la demanda de los clientes. El sistema para la gestión de

inventarios ofrece una visión completa de los stocks disponibles y no disponibles de una empresa.

Los sistemas para la gestión de almacenes e inventarios ayudarán a su empresa a:

-Aumentar la productividad entre el 15% y el 40% y reducir el inventario entre el 5% y el 20%.

- Mejorar el proceso de transporte entre un 2% y 5% y aumentar el porcentaje de pedidos perfectos.

- Incrementar los ingresos y reducir los costes de las operaciones directas.

Al igual que la aplicación para la gestión de la cadena de suministro, el software de gestión de inventarios

utiliza una arquitectura Open SOA (Arquitectura orientada a Servicios) ágil y rentable. La alta

interoperabilidad, evolución e innovación de este sistema permite añadir, cambiar o actualizar diferentes

soluciones en todas las líneas de productos en función de las necesidades de cada empresa.

El software de planificación de inventario es un componente esencial para mantener un buen equilibrio

entre los niveles de servicio y el inventario Numerosas empresas mantienen grandes stocks a fin de

contrarrestar la incertidumbre de la demanda, pero esta estrategia puede resultar costosa y poco eficaz.

Si no se dispone de un método para medir los niveles adecuados de stocks y para determinar cuáles son

los productos y clientes que más los necesitan, la asignación de inventarios continúa siendo una tarea

imprevisible.

-Presente:

Hoy en día los recursos son muy indispensables dentro del ámbito empresarial, ya que en un sentido

amplio es definido como: los medios humanos, materiales, técnicos, financieros que se destacan en una

sociedad para enfrentar a las necesidades para alcanzar sus objetivos y producir los bienes o servicios

que son de su competencia.

Respecto al tema que estamos hablando llegamos a la conclusión de dividir de la siguiente manera la

clasificación de nuestros recursos:

Sistema de Recursos Humanos


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En este rubro entra todo lo que se necesita para conseguir a la persona adecuada para el puesto que

requerimos, una vez seleccionada que se adapte a la forma de trabajo que hay en la empresa. Otra de

las cosas que se involucra este sistema es la unión que puede desempeñar dentro de las áreas ya que al

trabajar todos en equipo se podrá manejar un mejor ambiente de trabajo y así la empresa crecerá tanto

económica como socialmente.

Sistemas de Recursos Materiales

Aquí viene relacionado todo lo que se utiliza para generar el producto y hacerlo, la infraestructura y los

equipamientos básicos, siempre y cuando sean orientados a satisfacer los fines que expresa la empresa

Sistemas de Recursos Técnicos

Especie integrada por el conjunto de instrumentos que median entre la organización y el objeto de trabajo

por conocer y conseguir un producto pueden ser tangibles o intangibles.

Elaborar el programa operativo anual y el anteproyecto de presupuesto del departamento y presentarlos a

la Subdirección de Servicios Administrativos para lo procedente. Aplicar la estructura orgánica autorizada

para el departamento y los procedimientos establecidos.

Determinar las necesidades de recursos materiales y servicios generales del instituto tecnológico y

presentarlas a la Subdirección de Servicios Administrativos para lo procedente. Coordinar la operación de

los procesos de almacenamiento, inventarios y del control de bienes. Coordinar la realización de

investigaciones de nuevos métodos, técnicas y procedimientos relativos a la administración de recursos

materiales y servicios, así como de los estudios de factibilidad para su aplicación. Coordinar las

actividades del departamento con las demás áreas de la Subdirección de Servicios Administrativos.

Existen factores clave para la administración de estos recursos y a continuación mostraran:

- Estructura Organizacional

- Capital Humano

- Procesos productivos y de comercialización

- Sistemas de comunicación e información

- Desarrollos tecnológicos

- Productos y servicios

- Recursos financieros

- Futuro:

Muchas empresas ya vienen experimentando transformaciones desde su estructura,


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arquitectura formal de operatividad de la organización, retroalimentando y dando paso a departamentos

más eficaces, operativos, avalados de funciones más productivas , menos burocrática, proactivas, menos

costosas y garantizadas por el desempeño de profesionales capacitados en sus especialidades Todo ello,

ha conllevado a evaluar, cuáles son los conocimientos necesarios que se deben en el presente saber

manejar, como integrarlos a los nuevos conceptos, fundamentos de la administración moderna que han

dado vida a nuevos tópicos gerenciales , técnicos, sistemas administrativos que garanticen operatividad,

alcanzado el logro de una excelente integración de todos los recursos involucrados.

La gerencia ha venido realizando cambios de acuerdo a los requerimientos que los escenarios exigen

para ser altamente competitivos y han dado paso a un nuevo estilo gerencial, que involucre un nuevo

líderes, que además de ser proactivo, visionario, creativo, sea emprendedor, e integrador de equipos de

trabajos que generen los resultados esperados.

Se han dado cambios además en lo que debe ser la división del trabajo del presente, considerando los

efectos que ha generado el desarrollo tecnológico, la economía de los países, las necesidades de los

consumidores, la incidencia de las variable de contingencia como la del Estado, las nuevas aperturas,

alianzas, que han generado en muchos países otra dinámica de su política de comercio exterior. Políticas

que inciden en el sector empresarial, quien debe saber aprovechar las oportunidades, integrarse más a

los programas de gobierno y buscar como integrarse en otros escenarios económicos que le favorezca.

Para ello, las empresas deben afrontar con otra visión el alcance, repercusiones que el nuevo comercio

internacional demanda y permita participar exitosamente más allá de las fronteras en donde operan.

Hoy a través de las aperturas que el Comercio internacional genera ha dado paso a nuevos

conocimientos que la mercadotecnia exige para garantizar éxito y que no puede ser eludido por las

empresas.

Definitivamente, se están dando cambio en todos los recursos que integran a la empresa, exigiendo un

nuevo paradigma de conocimientos que sepan interpretar la realidad, necesidades de los actuales

escenarios y poder tomar las acciones correspondientes que den paso si es a otros conocimientos,

adaptados a las necesidades propias de cada país y al comportamiento de la dinámica de los negocios

en el escenario mundial.

En el mundo actual todo cambia, se generan nuevas ideas, se postulan sociedades del conocimiento

como el paradigma a seguir, hay nuevos productos y servicios, se aceleran también los cambios

impulsados por la tecnología (internet, el correo electrónico, las redes virtuales, la telefonía móvil e

inteligente; sin embargo hay cambios aún por gestarse…


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Las opciones para la expansión de una empresa son varias, pero por el momento solo nos interesa el que

el modelo de franquicias, el cual ha venido posicionándose y creciendo en los últimos años y se establece

como la mejor opción de crecimiento para muchas compañías y personas que desean hacer parte de

firmas posicionadas en el mercado.

Como administrador genera cierta desazón decir que la administración no ha evolucionado ni

desarrollado nuevas prácticas que fijen un futuro realista y que vaya al ritmo del mundo. La mayoría de

empresas siguen siendo dirigidas con modelos y teorías administrativas que pudieron ser revolucionarias

a principios del siglo XX, pero ahora deben cambiar, por no decir que son obsoletas.

Son realmente pocas las empresas que tienen como principio ir a la par con el mercado y las nuevas

tendencias que se van presentado en el mundo, sin embargo, existen ejemplos que modelan y ven la

administración como otra forma de lograr el éxito. Ese es el caso de Google, que es quizá el más

representativo, y con el se demuestra que para ser líder en la actualidad hay que innovar, actuar y romper

paradigmas.

Por otra parte, las experiencias que se tienes partiendo desde la base de la franquicia, es que los

modelos son repetitivos en la forma de su administración, y esto no demerita por supuesto, el éxito de

muchas marcas que están consolidadas en el mercado con los estándares tradicionales, pero, sí es

curioso observar que muchos de los modelos a seguir, son estáticos e incapaces de reaccionar ante los

cambios acelerados del entorno y hacen que sus franquiciados sigan por el mismo camino, entonces,

tarde o temprano, les surge la disyuntiva entre seguir los modelos tradicionales o tratar de innovar en

todos los aspectos para generar ventaja competitiva y lograr lo que muchas de las empresas buscan:

Rentabilidad, supervivencia y crecimiento en el mercado.

Un ejemplo claro a seguir de innovación en muchos aspectos de su estructura es la franquicia

McDonald’s, fuerte líder en el sector, que haciendo siempre hincapié en sostener sus ventajas,

acoplándose a los cambios del mercado y siendo capaz de flexibilizarse sin perder su esencia ni su

identidad; ha logrado llevar su marca a muchos países y se ha convertido en un verdadero ícono del

consumo, las marcas y las franquicias.

REFERENCIAS

A) Libro: Krajewski, Lee J. et al. (2008). "Administración de Operaciones: procesos y cadenas de valor". (8a. ed.). México: Pearson Educación. (Disponible en la Biblioteca Virtual Pearson).

Capítulo 7. Administración de restricciones, pp. 253-265.Capítulo 12. Administración de inventarios, pp. 476-519.


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B) Libro: Chase, R. et al. (2009). "Administración de Operaciones. Producción y cadena de suministros". (12a. ed.). México: McGraw Hill. (Disponible en la Biblioteca Virtual Mc Graw Hill)

Capítulo 3. Administración de Proyectos, pp. 56–71.


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