aguas y aguas de pereira - universidad católica de pereira

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AGUAS Y AGUASDE PEREIRA

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ELABORACIÓN DEL PROCEDIMIENTO DE DISPONIBILIDAD DE FLUJO DE CAJA DE AGUAS Y AGUAS DE PEREIRA

JULIANA GIRALDO CASTAÑO

UNIVERSIDAD CATÓLICA POPULAR DEL RISARALDA PROGRAMA DE ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS

PRACTICAS PROFESIONALES PEREIRA

2009

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ELABORACIÓN DEL PROCEDIMIENTO DE DISPONIBILIDAD DE FLUJO DE CAJA DE AGUAS Y AGUAS DE PEREIRA

JULIANA GIRALDO CASTAÑO

Informe de práctica profesional

TUTOR ANA MARIA AGUIRRE CARDONA

ADMINISTRADORA DE EMPRESAS

UNIVERSIDAD CATÓLICA POPULAR DEL RISARALDA PROGRAMA DE ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS

PRACTICAS PROFESIONALES PEREIRA

2009

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AGRADECIMIENTOS

A todas las personas que de alguna manera participaron en la realización de este trabajo, ya que sin su apoyo no hubiese sido posible alcanzar los objetivos planteados al inicio del proyecto.

A los directivos y a todo el personal de Aguas y Aguas por confiar en mí y permitirme realizar la práctica empresarial en sus instalaciones disponiendo de los recursos que fueran necesarios con el fin de cumplir los objetivos propuestos

A la Universidad Católica Popular de Risaralda por brindarme la oportunidad de realizar mi práctica profesional y especialmente a mí tutora, la Doctora Ana María Aguirre Cardona, por la asesoría brindada, su apoyo incondicional, su disposición y constante colaboración en todo el proceso.

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TABLA DE CONTENIDO

INTRODUCCIÓN ................................................................................................... 12

1. PRESENTACIÓN GENERAL DE LA ORGANIZACIÓN ..................................... 13

1.1 RESEÑA HISTORICA DE LA EMPRESA .................................................... 13

1.2 EVOLUCIÓN ................................................................................................ 14

1.3 TARIFAS ...................................................................................................... 16

1.4 RECONOCIMIENTOS .................................................................................. 16

1.5 NORMAS DE CERTIFICACIÓN APLICADAS EN LA EMPRESA ................ 17

2. DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO ............................................................ 18

2.1 MISIÓN ......................................................................................................... 18

2.2 VISIÓN ......................................................................................................... 18

2.3 POLÍTICA DE CALIDAD ............................................................................... 18

2.4 VALORES Y PRINCIPIOS CORPORATIVOS .............................................. 18

2.5 OBJETIVOS ................................................................................................. 19

2.5.1 Objetivo General De La Empresa .......................................................... 19

2.5.2 Objetivos Estratégicos ........................................................................... 19

3. SERVICIOS QUE PRESTA ............................................................................... 20

3.1 INFORMACIÓN TÉCNICA ........................................................................... 20

3.1.1 Sistema de acueducto. .......................................................................... 20

3.1.2 Sistema de alcantarillado. ...................................................................... 21

4. ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL ................................................................. 22

5. DIAGNÓSTICO DEL ÁREA DE INTERVENCIÓN ............................................. 24

6. EJE DE INTERVENCIÓN DEL DIAGNOSTICO ................................................ 26

7. JUSTIFICACIÓN DEL EJE DE INTERVENCIÓN .............................................. 27

8. OBJETIVOS ....................................................................................................... 29

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8.1 OBJETIVO GENERAL.................................................................................. 29

8.2 OBJETIVOS ESPECÍFICOS ........................................................................ 29

9. MARCO TEÓRICO ............................................................................................ 30

9.1 CONCEPTOS CONTABLES Y FINANCIEROS ........................................... 30

9.1.1 El efectivo. ............................................................................................. 30

9.1.2 Ciclo de caja. ......................................................................................... 31

9.1.3 Liquidez ................................................................................................. 32

9.1.4 Presupuesto de efectivo ........................................................................ 33

9.2 SISTEMA DE CALIDAD ............................................................................... 34

9.2.1 Importancia de su Implementación. ....................................................... 34

9.2.2 Términos claves. .................................................................................... 35

10. CRONOGRAMA .............................................................................................. 38

11. PRESENTACIÓN Y ANÁLISIS DE LOS RESULTADOS ................................. 39

11.1 TÉRMINOS DE REFERENCIA POR TAREA ............................................. 46

11.2 ESTRUCTURA DEL PROCEDIMIENTO .................................................... 51

11.3 ANÁLISIS ................................................................................................... 54

12. CONCLUSIONES ............................................................................................ 55

RECOMENDACIONES .......................................................................................... 56

BIBLIOGRAFÍA ...................................................................................................... 57

ANEXOS ................................................................................................................ 58

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LISTA DE FIGURAS

Figura 1. Organigrama ........................................................................................... 23

Figura 2. Ciclo de caja ........................................................................................... 32

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LISTA DE TABLAS

Tabla1. Plan de actividades para planeación y sistemas ....................................... 25

Tabla 2. Formato para solicitud de disponibilidad de flujo de caja ......................... 40

Tabla 3. Formatos para la aprobación de CDP ...................................................... 41

Tabla 4. Formato para solicitud de modificaciones ................................................ 42

Tabla 5. Formato para órdenes de compra/servicio ............................................... 43

Tabla 6. Formatos para administración de contratos ............................................. 44

Tabla 7. Formato para aplicar compromisos .......................................................... 45

Tabla 8. Formato para elaborar la orden de pago.................................................. 46

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LISTA DE ANEXOS

Anexo A. Pasos para las modificaciones al presupuesto ....................................... 58

Anexo B. Pasos para la expedición del certificado de registro presupuestal ......... 59

Anexo C. Formato para detalles de la ejecución del flujo de caja .......................... 60

Anexo D. Instructivo DFAC (Disponibilidad De Flujo de Caja) ............................... 61

Anexo E. Solicitud de registro presupuestal .......................................................... 63

Anexo F Solicitud de disponibilidad presupuestal .................................................. 64

Anexo G. Términos de referencia – Flujo de Caja - Sistema SEVEN .................... 65

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GLOSARIO

Calidad: conjunto de características de un producto o servicio que le confieren la aptitud para satisfacer las necesidades del cliente

Cargo fijo: Es el valor unitario por suscriptor independiente del nivel de consumo, que refleja los gastos administrativos y los gastos asociados a la comercialización.

CDP: Certificado de Disponibilidad Presupuestal

Consumo Básico. Es aquel que satisface las necesidades esenciales de una familia, el cual esta fijado en 20 metros cúbicos mensuales por suscriptor; solo aplica para el sector residencial.

Consumo Complementario (QC). De acuerdo con la Resolución CRA 271 de 2003, es el consumo ubicado en la franja entre 20 m3 y 40 m3 mensuales.

Consumo Suntuario (QS). De acuerdo con la Resolución CRA 271 de 2003, es el consumo mayor a 40 m3 mensuales.

DFAC: Disponibilidad de Flujo de Caja

IPC: Es un indicador económico que permite conocer la variación de los precios de un conjunto de bienes y servicios que consume habitualmente un grupo representativo de familias de diversos estratos socioeconómicos

Servicio de agua en bloque: Es el servicio que se presta por las personas prestadoras de servicios públicos de acueducto que distribuyen y/o comercializan agua a distintos tipos de usuarios.

Servicio especial: Es el que se presta a entidades sin ánimo de lucro, previa solicitud a la empresa y que requiere la expedición de una resolución interna por parte de la entidad prestadora, autorizando dicho servicio.

Servicio oficial: Es el que se presta a las entidades de carácter oficial, a los establecimientos públicos que no desarrollen permanentemente actividades de tipo comercial o industrial, a los planteles educativos de carácter oficial de todo nivel; a los hospitales, clínicas, centros de salud, ancianatos, orfanatos de carácter oficial.

SEVEN: Es el software financiero y administrativo de la empresa

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RESUMEN

La poca planeación de las empresas puede convertirse en uno de los principales motivos para el fracaso, pues en ocasiones se aceptan obligaciones de efectivo mayores a los que la organización esta en capacidad de cumplir, comprometiendo mas recursos de los disponibles para la compra de bienes y servicios.

Convirtiéndose en un factor indispensable que Aguas y Aguas de Pereira, tenga un control efectivo y riguroso en la disponibilidad del flujo de caja; permitiendo así solo adquirir compromisos cuando realmente cuenta con la disponibilidad. De esta manera creando una cultura de planeación dentro de la empresa, pues de lo contrario existe la posibilidad de no ser aceptada la solicitud por falta de disponibilidad; retrazando o cancelando actividades esenciales para el desarrollo normal de cada departamento. Obteniendo evidentemente un mejor control en las actividades de la organización, una disminución en el tiempo de respuesta y en los costos.

ABSTRACT

The little planning of the companies can become one of the main reasons for failure, because sometimes cash obligations that are accepted are greater to those that the organization is capable to fulfill, compromising more than the resources available for the purchase of goods and services. Becoming an indispensable factor that Waters and Waters of Pereira, has an effective and rigorous control in the availability of the box flow; thus permitting to only acquire commitments when it really counts with the availability. This way creating a culture of planning within the company, because otherwise there is the possibility of the request not being accepted by lack of availability; delaying or cancelling essential activities for the normal development of each department. Obtaining evidently a better control in the activities of the organization, a decrease in the respone time and the costs.

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INTRODUCCIÓN

El desarrollo del trabajo parte de la necesidad de crear un procedimiento sistematizado para que los usuarios de la empresa realicen la solicitud de disponibilidad de flujo de caja, hasta el momento solo existía el procedimiento para las solicitudes de disponibilidad presupuestal. Es así, como se pretende que exista una relación y coherencia entre la disponibilidad de flujo de caja y de presupuesto, permitiendo que no se acepten compromisos que no fueron planeados o para los cuales no existe disponibilidad en el flujo de caja en el momento de efectuar la solicitud en el sistema.

Para el diseño del procedimiento, inicialmente se elaboro el instructivo para la disponibilidad del flujo de caja, definiendo que se hace, quien lo hace, como se hace y para que se hace. Seguidamente y a partir del instructivo se hace el diagrama de flujo y finalmente se identifican las referencias necesarias para el sistema. De esta manera, el equipo de sistemas de la empresa de acuerdo a su criterio y conocimientos defina si se debe montar un nuevo software o simplemente se realizan las modificaciones necesarias al sistema actual de presupuestos.

La importancia del diseño de este procedimiento, radica evidentemente en que contribuye al mejoramiento del sistema de gestión de calidad de la empresa, alcanzando mejores resultados en el desempeño de la actividad económica; en un entorno que crece aceleradamente y donde cada día es mas importante la eficacia y eficiencia en cada uno de los procesos internos de la empresa, buscando satisfacer permanentemente las necesidades y expectativas de los clientes.

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1. PRESENTACIÓN GENERAL DE LA ORGANIZACIÓN 1.1 RESEÑA HISTORICA DE LA EMPRESA Mediante Decreto Extraordinario No.90 de 1957 se organizaron las Empresas Públicas de Pereira como establecimiento público autónomo, encargado de la administración de los servicios públicos de energía eléctrica, teléfonos, acueducto, alcantarillado, plaza de mercado y matadero. En 1959 mediante Acuerdo 043 del Consejo Municipal se le delegó a la Empresa la administración de las cuencas hidrográficas del municipio, para lo cual se creó el Departamento de Reforestación, dedicado especialmente a la conservación de la Cuenca del río Otún. Gracias a la Ley 142 de 1994, se constituyó un nuevo régimen de servicios públicos domiciliarios en el cual se establecen, entre otros, los siguientes aspectos: los principios generales y la intervención del Estado en la regulación, control y vigilancia en los servicios públicos, el régimen jurídico de las empresas de servicios públicos, el régimen de actos y contratos, el régimen laboral y el régimen de transición; normas especiales para algunos servicios públicos y el régimen tarifario. El Concejo Municipal de Pereira expidió el Acuerdo 30 de 1996 a través del cuál transformó el establecimiento público Empresas Públicas de Pereira, escindiéndolo en cuatro sociedades por acciones: Empresa de Energía de Pereira S.A. E.S.P, Empresa de Aseo de Pereira S.A E.S.P., Empresa de Telecomunicaciones de Pereira S.A. E.S.P. y Empresa de Acueducto y Alcantarillado de Pereira S.A. E.S.P. Igualmente se constituyó la Empresa de Servicios Múltiples compartidos, Multiservicios S.A. La Empresa de Acueducto y Alcantarillado de Pereira S.A. E.S.P, tiene por objeto principal la prestación de los servicios públicos domiciliarios de acueducto y alcantarillado incluyendo sus actividades complementarias. Fue constituida por medio de la escritura pública 1326 del 16 de Mayo de 1997 de la Notaría Cuarta del Circuito de Pereira. La nueva Empresa inició sus labores en forma autónoma el 24 de julio de 1997 y se inscribe ante la Cámara de Comercio de Pereira bajo el No. 5667 del 25 de Julio del mismo año. Mediante acuerdo No.20 del 28 de julio de 2004, se transforma en sociedad anónima de economía mixta de Servicios Públicos Domiciliarios, constituida por medio de la escritura pública 2665 del 24 de agosto de 2004 de la Notaría Sexta del Circuito de Pereira. Para efectos comerciales, la Empresa adoptó el nombre de AGUAS Y AGUAS DE PEREIRA.

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Actualmente, la adecuada provisión de servicios públicos a todos los ciudadanos se ha convertido en una de las funciones fundamentales del estado. Es por esta razón que la constitución política hace hincapié frente al tema asegurando que los servicios públicos son inherentes a la finalidad social del Estado" y que "es deber del Estado asegurar su prestación eficiente a todos los habitantes del territorio nacional".

Por consiguiente el Estado debe asegurar a todos los ciudadanos el acceso a los servicios elementales. En este caso específico, refiriéndose a los servicios de agua y saneamiento básico, debe velar por la equidad de modo tal que todo los ciudadanos tengan oportunidad al pleno servicio de agua potable y saneamiento eficientes, en pro de la satisfacción de las necesidades básicas y una mejor calidad de vida de los ciudadanos.

De modo que, con La Constitución de 1991, se introdujeron principios básicos relacionados con los servicios públicos, el papel de los sectores público y privado, los deberes y derechos de los usuarios, los costos y los subsidios.

En 1994, se creo la Ley 142, "Régimen de los Servicios Públicos Domiciliarios", aplicable a los servicios de energía eléctrica, telecomunicaciones, gas natural, aseo, acueducto y alcantarillado; estableciendo condiciones precisas de regulación, operación, control y vigilancia de los servicios.

Adquiriendo el estado, el deber de asegurar una eficiente prestación de los servicios públicos y también que serán sometidos al régimen jurídico que fije la ley, podrán ser prestados por el Estado directamente o indirectamente y por comunidades organizadas o particulares. En todo caso el Estado mantendrá la regulación, el control y la vigilancia de dichos servicios.

Además, se estableció una separación de funciones, de manera tal que las funciones de regulación, vigilancia y control se asignaron a Organismos de control como: Ministerio de ambiente, vivienda y desarrollo territorial; Ministerio de protección social; La comisión de regulación de agua potable y saneamiento básico (CRA); Superintendecia de servicios públicos domiciliaría y La Contraloría General de la República (CGR). 1.2 EVOLUCIÓN Así la constitución de 1991, permitió una evolución del sector en las últimas décadas, gracias a que la nueva ley crea la obligatoriedad de garantizar los servicios a todos los habitantes, la aplicación del concepto de equidad, la exigencia de eficiencia permanente y la separación de las responsabilidades para el cumplimiento de estos principios.

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Evidente en los últimos años la empresa de acueducto y alcantarillado de Pereira S.A, también ha tenido un importante progreso, como consecuencia del significativo desarrollo del sector a nivel nacional, el proceso económico de la ciudad y numerosas inversiones departamentales en construcción e infraestructura vial; igualmente han permitido que la organización haya alcanzado avances valiosos. Tales como reconocimientos nacionales y regionales en cuanto a su desempeño organizacional; un incremento continúo en el número de suscriptores; ratificada como una empresa con alta calidad crediticia con factores de protección fuerte y riesgo modesto; y aumento en la cobertura. El posicionamiento competitivo actual de la empresa se sustenta en el incremento sostenido en el número de suscriptores tanto de acueducto y alcantarillado cercano al 100%, representando una fortaleza para la empresa. El desempeño corporativo de aguas y aguas de Pereira continua presentado un comportamiento favorable producto del permanente fortalecimiento de la gestión a partir de definición de estrategias y objetivos unidos al control permanente de indicadores de gestión. Entre otras cabe destacar la aplicación de estrategias encaminadas a la reducción del índice de agua no contabilizada, así como mejorar los niveles de eficiencia en recaudo que garanticen la estabilidad financiera de la empresa. La empresa ha presentado un desempeño financiero positivo durante los últimos años producto del constante crecimiento de los ingresos y las políticas de racionalización de costos y gastos. Los ingresos presentan una evolución favorable resultado de la dinámica de crecimiento de la construcción de la ciudad de Pereira, que se deriva de un incremento en el numero de suscriptores y el efecto positivo de la aplicación del nuevo marco tarifario, que implico un incremento ponderado del 5.98% sobre la tarifa en el ultimo año. Así mismo, desde 2003 la empresa viene aplicando políticas de racionalización de costos y gastos. Lo anterior hace posible que registre un comportamiento favorable en sus resultados operativos y netos, que permiten la obtención de márgenes de rentabilidad holgados.

Es importante precisar que el 80% de las obligaciones de la empresa están denominadas en moneda extranjera, lo cual implica una exposición al riesgo cambiario, que ante condiciones adversas podría tener impactos negativos sobre su estructura de balance y estado de resultados.

Además del importante y continuo progreso de su desempeño organizacional, es significativo reconocer el trabajo que se esta ejecutando actualmente en cuanto a la responsabilidad social, puesto que en cumplimiento de su misión relacionada con la gestión ambiental con énfasis en el agua y el saneamiento hídrico, cuenta

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con el “Programa La Cultura del Agua”, orientado a la protección, cuidado y uso racional del recurso hídrico, con participación activa de la comunidad del municipio

1.3 TARIFAS En cumplimiento del artículo 125 de la ley 142 de 1994 y de la Resolución CRA de 2001, donde establecen que las tarifas de los servicios de acueducto y alcantarillado se actualizarán en el momento que el acumulado del IPC nacional sea como mínimo del 3%, las tarifas se actualizaron en un 3.35%, de acuerdo con la información suministrada por el DANE. La actualización se realizó sobre las tarifas a facturar en el mes de septiembre de 2008 correspondientes al consumo del mes de agosto de 2008, y permanecerán constantes hasta tanto el IPC acumulado nacional se ubique nuevamente como mínimo en el 3%. De igual manera se continúa con la aplicación de los factores de subsidio y de aporte solidario aprobados por el Concejo del Municipio de Pereira para el año 2008, mediante Acuerdo No. 69 de diciembre 12 de 2007; donde el subsidio del estrato 1 pasa del 50% al 70%, y se continúan con los demás factores aplicados en el 2007. 1.4 RECONOCIMIENTOS • Aguas ya aguas de Pereira, ha sido reconocida como un modelo eficiente de

gestión integral en una empresa de servicios públicos domiciliarios de acueducto y alcantarillado en el marco del premio nacional de alta gerencia de la administración publica, e inscrita en el banco de éxitos gracias a su especial relevancia, ejemplo y capacidad de replica.

• La empresa en el 2008 fue ratificada con una calificación “AA-“con una perspectiva positiva, por parte de la sociedad calificadora de valores Duff & Phelps de Colombia, lo cual representa una muy alta calidad crediticia, factores de protección fuerte y riego modesto.

• En el 2007 fue ganadora del premio planeta azul, patrocinado por el banco de

occidente, por la dedicación e interés demostrado por el cuidado del ambiente, con el proyecto “inventario y caracterización de humedales de la cuenca media y alta del rió Otún”, con el fin de optimizar el cuidado del recurso hídrico, para garantizar continuidad y calidad en el servicio para la ciudad de Pereira.

• En junio de 2008, se celebró la declaración de dos conjuntos humedales

altoandinos como sitios Ramsar de importancia internacional. Desde ahora, los complejos Llanganati (Ecuador) y laguna del Otún (Colombia) han sido

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reconocidos como ecosistemas dulceacuícolas de singular importancia por los bienes y servicios ambientales que presentan sus ecosistemas a las comunidades humanas y por ser el hogar de muchas especies amenazadas de vegetales y animales.

1.5 NORMAS DE CERTIFICACIÓN APLICADAS EN LA EMPRESA

• ISO/IEC 17025: Acreditación del laboratorio de la empresa (2008) • NTC ISO 9001:2000 Norma de calidad (2003) • 14001: Medio ambiente (En proceso de implementación) • 18001: Norma OHSAS (En proceso de implementación)

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2. DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO

2.1 MISIÓN En Aguas y Aguas de Pereira prestamos los servicios de acueducto y saneamiento hídrico, en condiciones óptimas de calidad a costos razonables, que nos permiten crecer y ser rentables; manteniendo el liderazgo a nivel regional y contribuyendo de manera significativa al equilibrio ambiental. 2.2 VISIÓN Ser reconocida a nivel nacional como la mejor y más moderna empresas de servicios públicos domiciliarios conexos al agua, con altos y sostenidos índices de rentabilidad social, ambiental, económica y financiera. 2.3 POLÍTICA DE CALIDAD Fluidez en el servicio, transparencia en la gestión y calidad del agua por medio del mejoramiento continúo de los procesos además de la preservación del medio ambiente para satisfacer las necesidades de nuestros clientes. 2.4 VALORES Y PRINCIPIOS CORPORATIVOS

• Conciencia Ambiental: Utilizamos los recursos naturales contribuyendo significativamente al desarrollo sostenible.

• Actitud de Servicio: Escuchamos, atendemos y resolvemos las necesidades de nuestros clientes, con el fin de superar sus expectativas y lograr su lealtad.

• Trabajo en Equipo: Unimos esfuerzos y aprovechamos las competencias

individuales para producir mejores resultados.

• Innovación: Procuramos el cambio, a través del aprendizaje y la implementación de nuevas tecnologías, para el mejoramiento de procesos y productos.

• Compromiso: Trabajamos con responsabilidad, optimizando los recursos

asignados y creyendo en lo nuestro.

• Respeto: Actuamos consecuentemente bajo principios éticos y normas empresariales, que permiten la exigencia de las responsabilidades mutuas, como base de la convivencia en sociedad.

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• Calidad: Garantizamos el mejoramiento continuo mediante el mantenimiento de altos niveles de eficiencia y eficacia, aumentado la productividad, generando mayor confianza y seguridad en los clientes.

2.5 OBJETIVOS

2.5.1 Objetivo General De La Empresa Mejorar la calidad de vida de los habitantes de Pereira, proporcionando servicios de agua potable y saneamiento eficientes y de alta calidad bajo en esquema empresarial operativa y financieramente sustentable.

2.5.2 Objetivos Estratégicos

• Perspectiva Financiera: Generar una rentabilidad anual creciente, con equidad social.

• Perspectiva del cliente: Expandir el negocio y Mejorar el nivel de satisfacción del cliente.

• Perspectiva de procesos: Incrementar la productividad, Ejecutar programa de agua potable y saneamiento hídrico y Sostener el equilibrio ambiental.

• Perspectiva de crecimiento y aprendizaje: Desarrollar un sistema de gestión basado en resultados y Normalizar y difundir la gestión empresarial.

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3. SERVICIOS QUE PRESTA

Aguas y Aguas de Pereira, presta los servicios de acueducto y alcantarillado a todos sus usuarios, se realiza mediante el registro de suscriptores; la medición de los consumos; facturación; manejo de cartera y recaudo y atención de peticiones, quejas y reclamos. A través de la línea 116, atiende solicitudes de parte de los clientes y usuarios, para la reparación de fugas y daños en el sistema y en las acometidas de acueducto y alcantarillado. Las clases de uso que se presentan los servicios son: Residencial, clasificado en seis estratos (Bajo-Bajo, Bajo-Medio-Bajo, Medio, Medio-Alto y Alto); Comercial, Industrial, Oficial, Especial, Pila Publica y Agua en Bloque. 3.1 INFORMACIÓN TÉCNICA Los sistemas de acueducto y alcantarillado están constituidos por el conjunto de redes e infraestructuras en las fuentes de captación o recolección por las plantas de tratamiento, los tanques de almacenamiento y redes de distribución; así mismo, estos sistemas están conformados por el conjunto de obras, equipos y materiales para la recolección, conducción, tratamiento y evacuación de aguas residuales. Las normas, los recursos financieros, humanos y tecnológicos también forman parte de estos sistemas. 3.1.1 Sistema de acueducto. Su fuente de abastecimiento es el río Otún. La bocatoma que esta localizada en la vereda el porvenir, vía la florida, cuenta con dos estructuras de desarenación para remover sólidos gruesos, pesados y material flotante. Los objetivos del servicio de acueducto son:

• Garantizar el recurso agua para el desarrollo del servicio, acorde con el desarrollo de la ciudad y la región.

• Mantener la calidad y asegurar la expansión del servicio, consolidando su competitividad en el mercado local y regional.

• Cumplir las normas vigentes de calidad, acorde con las condiciones y exigencias locales.

• Propender por una cultura ciudadana orientada hacia un mejoramiento continuo en la conservación del recurso agua y en su uso racional.

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3.1.2 Sistema de alcantarillado. Actualmente el servicio prestado por la empresa, realiza los procesos de recolección y transporte de aguas servidas. Por el relieve de la ciudad, el sistema de alcantarillado vierte directamente a las distintas fuentes hídricas. Los objetivos del servicio de alcantarillado son:

• Aumentar la cobertura de servicio de alcantarillado en los procesos de recolección y transporte de aguas servidas.

• Recuperar las fuentes hídricas. • Recuperar y conservar las zonas de manejo y preservación ambiental de

las fuentes hídricas implicadas en el servicio. • Propender por una cultura ciudadana orientada hacia un mejoramiento

continuo del recurso agua. • Mejorar la calidad del servicio y atención al público.

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4. ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL

La empresa actualmente, cuenta en la parte administrativa con un total de 266 empleados aproximadamente. A continuación, se muestran el número empleados por cada departamento.

Dirección de Planeación y Sistemas 15 Dirección de Control de gestión 5 Secretaria General 8 Subgerencia Comercial 40 Subgerencia de Ingeniería 168 Subgerencia Financiera y Administrativa 30 Total De Empleados 266

En el momento, Aguas y Aguas, cuenta con dos directores de área, tres subgerentes y siete jefes de departamento:

• Dirección de planeación y sistemas; y dirección de control de gestión • Subgerencia comercial, subgerencia de ingeniería, subgerencia financiera y

administrativa • Departamento de atención al cliente, departamento de producción,

departamento de acueducto y alcantarillado, departamento de gestión humana, departamento de contabilidad, departamento de tesorería y departamento de logística

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Figura 1. Organigrama

Asamblea de Socios

Junta Directiva

Gerencia

Subgerencia Comercial Subgerencia de Ingeniería

Revisoría Fiscal

Subgerencia Financiera y Administrativa

Laboratorio Control de Calidad

Dirección de Control de gestión

Dirección de Planeación y Sistemas

Secretaria General

Departamento de Atención Al Cliente

Departamento de Producción

Departamento de Tesorería

Departamento de

Contabilidad

Departamento de Acueducto y Alcantarillado

Unidad Ejecutadoras

Departamento de Gestión Humana

Departamento de Logística

Practicante

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5. DIAGNÓSTICO DEL ÁREA DE INTERVENCIÓN

A continuación se presentara la descripción del área de intervención, los proyectos que se realizan y los métodos utilizados para la obtención de la información. Observando así, las necesidades y eligiendo una problemática en particular a desarrollar, que será resuelta en el transcurso de la practica empresarial. Dentro de la empresa existen varias dependencias y cada una tiene diferentes actividades que son fundamentales en el momento de alcanzar los objetivos por área y por lo tanto esenciales para alcanzar el objetivo organizacional, identificando el departamento de Planeación y Sistemas como el eje fundamental de la organización y demás departamentos. Este departamento es el encargado de coordinar y asesorar la formulación y evaluación de los procesos de planeación y de viabilidad empresarial. Además, Dirigen, diseñan y desarrollan el plan de desarrollo de informática de la empresa; por lo tanto son los responsables que todos los programas y software actualmente utilizados estén funcionando correctamente y sobre todo que satisfaga todas las necesidades organizacionales. Otra de sus funciones y probablemente la mas importante, es la formulación del plan estratégico; mostrando cual será la estrategia a seguir durante los próximos cinco años, para alcanzar el mejor servicio y satisfacción de los clientes como la obtención de excedentes que garanticen la sostenibilidad empresarial. Así por medio de objetivos, políticas y acciones; se establece el rumbo organizacional permitiendo que toda la empresa se enfoque en metas puntuales y que de esta manera se trabaje en busca de los mismos fines. Actualmente existen varios proyectos, en los cuales el departamento de planeación esta enfocado, algunos de estos son el banco de proyectos, Viabilidad empresarial, nuevos negocios, formulación del plan estratégico 2010-2014 y plan anual operativo, entre otros. Los métodos utilizados para la obtención de la información fueron: revisión documental, observación directa y entrevistas con algunos miembros de la organización de diferentes aéreas como planeación, gestión humana, presupuestos, tesorería y costos. La tabla 1 muestra en detalle los temas y las actividades de las que se ocupa el departamento.

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Tabla1. Plan de actividades para planeación y sistemas

TEMA ACTIVIDADES PERFIL

Planeación Técnica Banco de Proyectos -Planes de Expansión, Rentabilidad Y Reposición en los -Componentes Institucional, Agua potable, Saneamiento -Plan de Desarrollo Municipal Indicadores Técnicos Estadísticas Técnicas Benchmark ASPECTOS REGULATORIOS

Concepción Implementación Seguimiento y ControlInformes Análisis

1. Ingeniero Civil

Especialista en Gerencia de Proyectos

2. Ingeniero Civil 3. Abogado de Apoyo

Planeación Financiera Viabilidad Empresarial (Estados Financieros) Análisis Financiero Estructura del Presupuesto Indicadores Financieros Estadísticas Financieras Benchmark ASPECTOS REGULATORIOS


4. Profesional áreas de finanzas 5. Tecnólogo de apoyo en planeación

financiera y del negocio. Abogado de apoyo.

Planeación del negocio (comercial) Acueductos Rurales Tarifas Nuevos Negocios Indicadores comerciales Estadísticas Comercial Benchmark ASPECTOS REGULATORIOS


6. Profesional y especialista en finanzas.

Tecnólogo de apoyo en planeación financiera y del negocio. Abogado de apoyo

Planeación institucional Plan Estratégico Plan Anual Operativo ASPECTOS REGULATORIOS


7. Profesional Tecnólogo de apoyo en planeación financiera y del negocio. Abogado de apoyo

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6. EJE DE INTERVENCIÓN DEL DIAGNOSTICO

El director de Planeación según las necesidades identificadas en el área, definió que el proyecto a desarrollar durante el I semestre del 2009 corresponde a la identificación de los pasos y las actividades necesarias para el manejo del procedimiento flujo de caja, diseñando y elaborando el procedimiento desde el momento que se envía la solicitud hasta el momento que es aprobada o rechazada. Con el fin de brindar la información necesaria al departamento de sistemas, para la sistematización del procedimiento. Pretendiendo que a partir de este nuevo programa que proyecta implementarse a lo largo del año, el sistema este en la capacidad de aceptar o rechazar un certificado de disponibilidad de flujo de caja realizado por cualquier usuario de la empresa que este solicitando efectivo ya sea para la comprar o para la realización de un contrato, Teniendo presente que el flujo de caja en este momento ya tendrá comprometido el efectivo requerido en el año para cumplir con las obligaciones adquiridas y las inversiones proyectadas, tomando como referencia las proyecciones del flujo de caja y del presupuesto.

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7. JUSTIFICACIÓN DEL EJE DE INTERVENCIÓN

Actualmente la empresa cuenta con una herramienta informática que permite un eficiente control y registro de los CDP (certificado de disponibilidad presupuestal); permitiendo mayor agilidad y disminución en el tiempo de respuesta a los diferentes usuarios que realizan la solicitud. Sin embargo, en este momento no se encuentra sistematizado el flujo de caja, observándose la necesidad e importancia de un programa disponible para todos los miembros de la organización, indicando cual es la disponibilidad del flujo de caja en el momento de la consulta.

Teniendo presente que para toda empresa es importante y necesario mantener el mayor número de variables controladas, permitiendo el conocimiento de cada uno de los ejes que intervienen en ejecución de la actividad empresarial, aumentando de esta manera el porcentaje de respuesta hacia las contingencias o eventualidades que surjan; pues de esto depende en gran medida el éxito del desempeño organizacional, ya que de lo acertadas y rápidas que sean las decisiones a los improvistos se pueden evitar problemas futuros que pueden resultar muy costosos.

Este es un proyecto ambicioso, que requiere recursos económicos, humanos y tecnológicos; que incluye además un largo recorrido desde el momento que surge la idea hasta el momento que el sistema es desarrollo y operado por todos y cada uno de los miembros de la empresa. Serán muchos los beneficios que traerá después de estar operando correctamente; valiendo realmente la pena todos los esfuerzos y recursos que se emplearan para el logro de este.

Uno de los beneficios que se pueden evidenciar a simple vista y quizás el más importante es la planificación del flujo de caja de la empresa, de esta manera aumentando el control y registro de todas las salidas de dinero; permitiendo a la organización no adquirir más compromisos de los que puede pagar.

Además de generar una actitud de compromiso por parte de los usuarios de los diferentes departamentos para planear y concebir con tiempo las fechas y el monto del efectivo necesario para la ejecución de sus actividades. Evitando al máximo las erogaciones que no han sido planeadas; y el retraso en la compra de bienes y servicios o de alguna contratación por falta de efectivo disponible.

Indiscutiblemente será una importante contribución frente a la toma de decisiones, la información como disponibilidad del flujo de caja, compromisos adquiridos hasta el momento con su respectivo valor y la programación de pago, los aplazamientos del flujo de caja, entre otros; estarán disponibles en momento que se solicite.

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Además, mejorar la planificación y toma de decisiones; el sistema agilizara el proceso de solicitud de disponibilidad de flujo de caja; ya que se eliminaran pasos y papeleo, observándose una disminución en la respuesta al la petición realizada por el usuario. Como consecuencia a esto habrá una importante disminución en la uso de papel y tiempo que era empleado para la revisión de la las solicitudes.

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8. OBJETIVOS

8.1 OBJETIVO GENERAL

Apoyar la elaboración del procedimiento para el DFAC (Disponibilidad de flujo de caja) y determinar los requisitos, parámetros y características que debe tener el sistema. Con el fin de optimizar la eficiencia en el tramite de dicho procedimiento y esencialmente mejor la planeación de todas las actividades organizacionales.

8.2 OBJETIVOS ESPECÍFICOS

• Describir cada tarea del procedimiento DFAC, con su respectivo responsable.

• Detallar donde, cuando, porque y como se hacen cada una de las tareas del procedimiento DFAC.

• Realizar el diagrama de flujo del recorrido de la información desde que el usuario realiza la solicitud hasta el momento de su aprobación.

• Identificar los requisitos necesarios del sistema, para este ofrezca los resultados esperados.

• Determinar los formatos o formularios que deben estar en el sistema para la recolección de la información del usuario.

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9. MARCO TEÓRICO Para la ejecución del proyecto se hace necesario tener conocimientos contables y financieros, enfocados hacia los factores o rubros que afecta de alguna manera el flujo de caja de cualquier empresa. Además, de tener claro los conceptos necesarios para el desarrollo y diseño de un procedimiento; por estar la empresa certificada es necesario manejar términos como sistema de calidad, manual de calidad, diagrama de flujo, planificación, mejora continua, entre otros que son indispensables para el cumplimiento de los objetivos trazados. 9.1 CONCEPTOS CONTABLES Y FINANCIEROS En la actualidad la confiabilidad y eficiencia es una premisa necesaria para las empresas que aspiran perfeccionar su actividad económica en busca de mejores resultados. Sin embargo el éxito de dicho propósito, estará forzosamente influenciado y dependerá del grado de certeza que se tiene de las decisiones tomadas, tratando al máximo evitar el riesgo e incertidumbre. Por esta razón, la calidad de la información y la habilidad para su obtención es un factor trascendental para la toma de las decisiones, pues brinda los fundamentos necesarios y requeridos por los directivos para ejercer su función administrativa, así dependiendo del grado de confianza de la información empleada para las decisiones será el grado de certeza en los resultados obtenidos. 9.1.1 El efectivo. Indiscutiblemente uno de los recursos mas significativos para las empresas es el efectivo, ya que por medio de este se efectúan inversiones, compras de activos, adquisición de insumos, pago de nomina, cancelación de pasivos entre otros muchos compromisos que adquieren las organizaciones necesariamente teniendo que hacer uso de este. De ahí que su correcta administración es crucial para el adecuado y eficaz desempeño empresarial. Afirmando, que “el efectivo y los valores negociables constituyen los activos líquidos de la empresa. Le proporcionan a esta la liquidez necesaria para satisfacer sus obligaciones financieras a medida que vencen”1 por eso, la empresa debe mantener una disponibilidad de efectivo suficiente para cubrir sus necesidades mínimas, además de disponer de la capacidad suficiente para atender eventuales necesidades adicionales de efectivo.

Teniendo especial cuidado con el exceso de efectivo, puesto que con el paso de tiempo pierde poder adquisitivo, por tanto, cualquier sobrante debe ser invertido rápidamente para así evitar la devaluación de su capacidad adquisitiva, y garantizar una rentabilidad adecuada de esos recursos. Esto requiere necesariamente de una proyección de las entradas y salidas de efectivo, para que

1 GITMAN, Lawrence J. Fundamentos de administración financiera. Tercera edición. México: Harla, 1988. p 289

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la empresa conozca la cantidad de dinero con que dispone o dispondrá en el corto plazo, proyectando la inversión de cualquier exceso de efectivo en el periodo.

Es claro entonces, que el dinero disponible en caja, en las cuentas corrientes o de ahorro no genera rentabilidad alguna, por tanto debe en lo posible no existir dinero en estos medios. Es así, como “la empresa debe aprovechar las oportunidades que le surjan para invertir o pagar sus deudas a fin de mantener un saldo efectivo, la meta debe ser entonces operar de manera que se requiera un mínimo de dinero efectivo”2.

Creándose la necesidad de planear la cantidad de dinero, permitiendo a la empresa cumplir con los pagos programados de sus cuentas, además de proporcionar un margen de seguridad para realizar pagos no previstos. Mejorando, “las inversiones temporales, ya que al pronosticar los requerimientos de efectivo, el empresario determina con bastante anticipación que porción de sus excedentes de caja puede invertir y por cuanto tiempo”3

De manera que, parte del exceso de efectivo, se debe ocupar en inversiones de corto plazo permitiendo su rápida recuperación en caso de necesitarlo, puesto que no es prudente exponer a la empresa a una improvista escasez de efectivo para resolver posibles eventualidades, que de presentarse y no disponer del efectivo necesario, se debe acudir al endeudamiento, representando un costo financiero. Por consiguiente, un efectivo bien administrado evita, por un lado tener recursos ociosos, y por otro, exponer la empresa a recurrir a terceros con el costo que ello implica. Entonces debe tenerse presente que, “el manejo eficaz del efectivo se basa en tres estrategias básicas: 1) liquidar lo mas tarde posible las cuentas por pagar, 2) administrar eficientemente el ciclo inventario-producción para maximizar la tasa de rotación del inventario y 3) el cobro inmediato de la cuentas por cobrar” 4 9.1.2 Ciclo de caja. Las estrategias anteriormente mencionadas para el manejo del efectivo, son conocidas como el ciclo de caja, que no es más que el lapso desde el momento que la empresa efectúa un desembolso para comprar ya sean insumos, materias primas o inventarios, hasta el momento en el que se cobra el efectivo de las ventas. Es decir, “es el tiempo promedio que transcurre entre el momento de desembolsar las compras, hasta el momento de recaudar cartera”5. A continuación se observa un ejemplo explicando en detalle el ciclo de caja.

2 Ibíd., p. 272 3 GARCÍA LEÓN, Oscar. Administración financiera: fundamentos y aplicaciones. Tercera edición. Cali: Prensa moderna impresores, 1999. p 508 4 GITMA, Op. Cit. p. 289 5 GARCÍA, Op. Cit. p 505

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Figura 2. Ciclo de caja

Por lo tanto, la correcta administración del efectivo se encuentra íntimamente ligada a conceptos como la liquidez, el flujo de caja, presupuesto, ciclo de caja, el programa anual mensualizado de caja, CDP (certificado de disponibilidad presupuestal), entre otros que serán abordados. Logrando comprender realmente como el efectivo disponible en cualquier empresa puede afectarse positiva o negativamente por diversos factores externos o internos a la organización.

9.1.3 Liquidez. Todas las decisiones relacionadas con el capital de trabajo afecta de una u otra manera la liquidez de la empresa, así pues es conveniente que todos los involucrados puedan monitorear el ciclo de efectivo, y de esa manera examinar el efecto que sus decisiones tendrán sobre la posición financiera de la empresa. El control del monto y sus fluctuaciones son la clave para un manejo adecuado de la liquidez empresarial.

Después de admitir la importancia que tiene el efectivo para las empresas, se puede afirmar que el objetivo fundamental de la administración del efectivo, es minimizar los saldos de efectivos ociosos y lograr la obtención del equilibrio entre los beneficios y los costos de la liquidez. Definiendo como liquidez la “capacidad para pagar las deudas a medida que estas se vencen. La liquidez de una empresa se relaciona directamente con el nivel de efectivo, los valores negociables y otros activos circulantes que mantenga”6

6GITMA, Op. Cit. p 750

Venta de bienes

Pago a proveedores

Ciclo de Efectivo

Periodo de

Cobro a Clientes

Periodo de inventario

Periodo de Pago

Factura recibida de proveedor

Materia prima es entregada

Materia prima es ordenada

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De ahí, la importancia de una efectiva proyección de los flujos de efectivo garantizando el conocimiento anticipado de las disponibilidades futuras de dinero, para proyectar las salidas de efectivo tanto para inversión como para el cubrimiento de las necesidades operativas. Convirtiéndose en un requisito para las organizaciones la elaboración del presupuesto de efectivo, pues la planeación y proyección de este es esencial para el correcto funcionamiento de la empresa, y por ende para maximizar la utilización de los recursos.

9.1.4 Presupuesto de efectivo. El presupuesto de efectivo, es útil en términos de planeación y control de las operaciones de la empresa, además de ser fuente de apoyo para tomar decisiones relacionadas con inversión, financiación y dividendos. De modo, que el “pronóstico de las entradas y salidas de efectivo esperadas por la empresa para el año venidero, generalmente en base mensual. Actúa como un instrumento de planeación financiera de corto plazo. Al determinar el flujo de efectivo neto y al ajustar cualquier efectivo inicial, la empresa puede determinar cuando requiera de financiamiento, al igual que cuando tendrá superávit”7

Permite, además observar como las decisiones que se toman para el logro de los objetivos trazados, afectan la liquidez de la empresa. Su valor está “determinado por el valor de sus flujos de efectivo futuros”8. En este sentido, todas las decisiones que se toman deben enfocarse a una búsqueda permanente para mejorar dicho flujo; el cual asumirá tres destinos: “reposición de capital de trabajo y activos fijos, atención del servicio de la deuda y reparto de utilidades”9

Para determinar como será la ejecución de los gastos e ingresos mes a mes, se debe elaborar el Programa Anual Mensualizado de Caja (PAC). Mediante el cual se hace “la estimación del recaudo mensual de los ingresos presupuestados y su evaluación respecto a los gastos que debe pagar”10, definiendo el monto máximo disponibles y el monto máximo de pagos a realizar. Brindando la posibilidad de programar racionalmente el gasto e identificar los períodos de liquidez, es decir, “su objetivo es analizar la estacionalidad de los ingresos con lo cual se podrán tomar decisiones financieras ventajosas”11

Todo acto que de una u otra manera afecte el presupuesto debe contar con el Certificado de Disponibilidad Presupuestal (CDP), el cual garantiza que existan recursos suficientes para atender las obligaciones o los gastos que genera dicho acto. Es decir, “es un documento de gestión financiera y presupuestal que permite

7 Ibíd., p 756 8 GARCÍA, Op. Cit.. p 503 9 Ibíd., p 11 10MORENO, Luis Alfonso. El ideal de la finanzas públicas municipales 2008 [en línea].www.eumed.net/libros/2008c/456/. [citado 20 de marzo 2008] 11 Ibíd.

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dar certeza sobre la existencia de una apropiación disponible y libre de afectación para la asunción de un compromiso”12.

Este documento es expedido por el jefe de presupuestos, afectando preliminarmente el presupuesto mientras se perfecciona el compromiso; garantizando la existencia de apropiación disponible y suficiente para respaldar los actos administrativos con los cuales se procede a afectar el presupuesto.

Todo contrato, compromiso u obligación debe contar con el respectivo registro presupuestal mediante el cual se afecta en forma definitiva la apropiación presupuestal. “El registro presupuestal, a diferencia del certificado de disponibilidad presupuestal, que afecta provisionalmente la apropiación existente, la afecta en forma definitiva. Esto implica que los recursos financiados mediante este registro no podrán ser destinados a ningún otro fin”13.

Debe precisarse el valor, el plazo y las obligaciones que se pagarán con esos recursos. Tal registro quedará estampado en el original y en todas las copias del documento que autoriza la adquisición del compromiso, el cual puede ser una orden de compra, de servicio o contrato. Eliminando de este trámite aquellos gastos que ya fueron tenidos en cuenta para la elaboración del presupuesto por cuanto constituyen obligaciones ordinarias o rutinarias tal como el de Sueldos del personal. El registro del CDP comprende el Certificado de Disponibilidad presupuestal, el registro presupuestal del compromiso, el registro de la obligación, el proceso de la ordenación del pago y la aplicación de reintegros. 9.2 SISTEMA DE CALIDAD 9.2.1 Importancia de su Implementación. Las organizaciones deben cambiar simplemente porque el mundo cambia, pues el cambio es permanente y es el motor del progreso; por eso, no es posible detenerlo ni es razonable aislarse de él. Pues, no sólo nuestro porvenir, sino también el de las generaciones futuras depende de la capacidad que alcancemos para vivir y desarrollarnos en un entorno constantemente cambiante. Las organizaciones que perdurarán serán aquéllas que hagan del cambio una fuente inagotable de oportunidades. Van a competir con el mundo, entonces deberán adecuarse rápida y eficientemente a nuevos entornos económicos y a nuevas tecnologías. Estarán centradas en sus clientes, buscando constantemente la manera de aumentar la satisfacción de los mismos, creando así una brecha competitiva que les permitirá permanecer y aumentar su participación en el mercado. 12COLOMBIA. MINISTERIO DE HACIENDA Y CRÉDITO PÚBLICO. 2008 13Ibíd.

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No es fácil, pues, el proceso requiere un profundo cambio cultural involucrando a todos los integrantes de la organización, en busca de la convicción absoluta de que no hay futuro para la organización si no se cumplen siempre los requisitos de los clientes. Es así, como las empresas están tomando conciencia, acerca de la importancia de la satisfacción del cliente y que su supervivencia depende de dicha satisfacción. Generando que cada vez sean mayor el número de empresas que un sistema de gestión de calidad. “El sistema se basa en la aplicación de unos procesos dentro de la organización e introduce el concepto de mejora continua para estimular su eficacia, incrementando su ventaja competitiva en el mercado y respondiendo a las expectativas de los clientes”14 El proceso de mejoramiento continúo de la calidad que deben adoptar las organizaciones para ocuparse de los requisitos, necesidades y expectativas de los clientes. Esta enfocado hacia la identificación y documentación de los procesos y procedimientos, logrando la planificación competente para orientar el rumbo hacia el logro de los objetivos corporativos. “Ordenar y documentar la selección de dichos procesos, etapas, procedimientos y actividades, permite a las instituciones racionalizar el uso de los recursos al simplificar trámites, evitar funciones repetitivas, eliminar cuellos de botella por indefinición, evitar la evasión de responsabilidades, lo cual se traduce en ahorro de tiempo, movimientos y costos operacionales”15 9.2.2 Términos claves. La base de un sistema de calidad se compone de tres conceptos claves, manual de calidad, procesos y procedimientos. El manual calidad, en el cual esta compuesto por los procesos y procedimientos, es mas importante de lo que parece, “ya que no es simplemente una recopilación de procesos, sino también incluye una serie de estamentos, políticas, normas y condiciones que permiten el correcto funcionamiento de la empresa”16. Por consiguiente, el manual de procedimientos reúne la normas básicas de funcionamiento de la empresa, es decir el reglamento, las condiciones, normas, sanciones, políticas, etc. Así en el manual de calidad, se define y describe “la política de calidad de la empresa y la organización necesaria para conseguir los objetivos de 14 VALENZUELA, Ignacio. Invertir en una empresa, la importancia de la implementación de un sistema de gestión de calidad. [en línea]. www.hispacolem.com. [citado el 24 de marzo 2008]. 15 UNIVERSIDAD DE LOS LLANOS. Secretaria técnica de acreditación: Manual de procesos y procedimientos administrativos. [en línea]. http://acreditacion.unillanos.edu.co/contenidos/Planes_mejoramiento/Procesos_procedimientos.pdf 16 UNIVERSIDAD NACIONAL DE COLOMBIA. Manual de procesos y procedimientos [en Línea]. www.unal.edu.co/simege/simege/2009/Manual_Procedimiento/MANUAL%20DE%20PROCESOS%20Y%20PROCEDIMIENTOS.pdf [citado 20 de marzo 2008].

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aseguramiento de la calidad de una forma similar en toda la empresa”17. Es decir, son todas las instrucciones detalladas para realizar una determinada actividad, de una manera sencilla, para que sea fácil de entender, y permita desarrollar correctamente la actividad propuesta, sin temor a errores. Los procesos pueden ser definidos como, “la secuencia de pasos necesarios para realizar una actividad. Si al hablar del manual, decíamos que recopilaba las instrucciones para realizar una actividad, podemos definir de manera global que el manual es una recopilación de procesos”18 Finalmente, el Manual de procedimientos sintetiza de forma clara y precisa los procedimientos Operativos, donde se refleja de modo detallado la forma de actuación y de responsabilidad de todo miembro de la organización. Para definirlo técnicamente, “el procedimiento es la gestión del proceso. Es como cuando hablamos de administración y gestión administrativa; la administración es el conjunto de pasos y principios, y la gestión es la ejecución y utilización de esos principios”19 La mejora continua es otro concepto, que en la actualidad se ha convertido en un factor esencial para las empresas, así el mejoramiento continúo de la capacidad y los resultados debe ser el objetivo permanente de las organizaciones. Para ello se utiliza un ciclo PDCA, el cual se basa en el principio de mejora continua de la gestión de la calidad. El ciclo PDCA de mejora continua se basa en los siguientes apartados:

• Planificar, organización lógica del trabajo • Hacer, correcta realización de las tareas planificadas • Comprobar, comprobación de los logros obtenidos • Ajustar, posibilidad de aprovechar y extender

aprendizajes y experiencias adquiridas en otros casos20

17GONZALEZ, Carlos. Conceptos generales de calidad tota. [en línea]. http://www.ehtpe.co.cu/sitioCID/BVINDEX/Docs/CALIDAD/Conceptos%20generales%20de%20calidad%20total.pdf. [citado 15 de marzo 2008]. 18 Op. Cit. 19 Ibíd., 20 20GUIA DE LA CALIDAD. Mejora continua - Ciclo PDCA [en línea]. http://www.guiadelacalidad.com/mejora-continua.php

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La excelencia debe alcanzarse mediante un proceso de mejora continua, de las capacidades del personal, de la eficiencia de los recursos, de las relaciones con el público, entre los miembros de la organización, con la sociedad y cuanto se le ocurra a la organización, para mejorar y que se traduzca en una mejora de la calidad del producto o servicio que presta.

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10. CRONOGRAMA

Actividades Febrero Marzo Abril Mayo Junio 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4

Definición de Proyecto

Socialización con tesorería y costos

Socialización con el subgerente financiero

Definición del alcance y los objetivos

Identificación de los pasos para el DFAC Elaboración del procedimiento DFAC Diagrama de flujo del procedimiento DFAC

Revisión del procedimiento

Diseño de formatos para el DFAC Análisis de resultados Conclusiones Recomendaciones

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11. PRESENTACIÓN Y ANÁLISIS DE LOS RESULTADOS

Se recopilo información con el objetivo de documentar el procedimiento de disponibilidad de flujo de caja de la EMPRESA DE ACUEDUCTO Y ALCANTARILLADO DE PEREIRA S.A.E.S.P. El levantamiento del procedimiento se inició mediante la identificación de cada una de las tareas del instructivo, especificando que se hace, como se hace, para que se hace y quien es el responsable en cada una de estas; con el apoyo de la persona encargada de los costos ABC de la empresa. Después de identificar cada una de las tareas y tener un borrador de lo que debía ser el procedimiento para la disponibilidad de flujo de caja, se procedió a recopilar información de otras fuentes y a resolver inquietudes que se tenia en algunos temas relacionados con procedimientos contables, presupuéstales y de tesorería. Posteriormente con una información mucho más completa y confiable, se procede al diseño del diagrama de flujo. Después de tener elaborado el procedimiento, se identificaron los requerimientos indispensables para que el equipo de sistemas de la empresa, diseñe e implemente un nuevo programa en el cual los usuarios realicen la solicitud de disponibilidad de flujo de caja. Finalmente y habiendo encontrado estos parámetros, se halló que muchos de estos ya existen en el programa actual de presupuestos llamado SEVEN, afirmando que simplemente deben realizarse mejoras al software actual, creando las herramientas que hagan falta. A continuación se dará explicación a cada uno de los pasos del procedimiento de disponibilidad de flujo de caja, desde el momento que el usuario realiza la solicitud en el sistema hasta el que se acepta el compromiso y se realiza la orden de pago.

1. Solicitud de disponibilidad flujo de caja

Inicialmente para realizar la solicitud de disponibilidad de flujo de caja, el usuario debe tener acceso al programa. Después de ingresar, debe especificar el rubro, el área y el valor que esta solicitando; en ese momento el sistema informa cual es la disponibilidad y su programación actual. Cuando el usuario ya conoce la disponibilidad en cada mes procede a realizar la programación de pagos del valor solicitado. Sin embargo, si en un determinado mes no existe disponibilidad, se debe hacer una solicitud para modificaciones.

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Tabla 2. Formato para solicitud de disponibilidad de flujo de caja

2. Aprobación de la solicitud de disponibilidad presupuestal y de caja

Después que el usuario haya efectuado la solicitud de disponibilidad de flujo de caja en el sistema y efectivamente esta sea aceptada (existe la disponibilidad requerida) esta pasa automáticamente para ser revisada por la persona responsable de aprobar o rechazar la solicitud (subgerente financiero), una vez aprobada de ser aprobada se procede a hacer la expedición del certificado de disponibilidad de caja y posteriormente se envía al solicitante.

De modo que la persona encargada de la aprobación de la solicitud debe ingresar al sistema y revisar todas las solicitudes aprobándolas o rechazándolas una a una. Esto se hace en el software, imprimiendo solo las solicitudes que por algún motivo extraordinario sea necesario imprimir. El subgerente financiero realizaría la aprobación por medio de una firma magnética.

Rubro Área Valor Código de

Flujo Disponibilidad

Actual Periodo Programación

Actual Nueva

Programación Enero Febrero Marzo Abril Mayo Junio Julio Agosto Septiembre Octubre Noviembre Diciembre

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Tabla 3. Formatos para la aprobación de CDP

Fuente: Sistema SEVEN

3. Modificaciones del Flujo de Caja por las áreas

Si en el momento en que el usuario realice la solicitud de disponibilidad de flujo de caja, el sistema no permite que lleve a cabo dicha solicitud por falta de disponibilidad; el usuario tiene como ultima alternativa hacer una modificación del flujo de caja.

Esta debe efectuarse por escrito, la persona responsable del flujo de caja, con su criterio y conocimiento acerca de futuros ingresos, debe indicar si es posible aceptar el compromiso así en el momento actual no exista la disponibilidad, sin embargo tiene información que dentro de unos pocos días habrán entradas importantes de efectivo.

Es por esta razón, que las solicitudes para las modificaciones no se realizan a través del sistema, pues este no esta en la capacidad de hacer un análisis si existe o no la disponibilidad teniendo presente los futuros ingresos; en este paso se hace necesario que la decisión sea tomada por medio de la razón y no por un sistema que simplemente esta programado para rechazar la solicitud sino se cuenta con la disponibilidad. Ver anexo A para ver los pasos de la tarea para las modificaciones al presupuesto.

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Tabla 4. Formato para solicitud de modificaciones

Fecha

Justificación de la Modificación

Rubro Área Valor

Programación actual Nueva Programación Enero Enero Febrero Febrero Marzo Marzo Abril Abril Mayo Mayo Junio Junio Julio Julio Agosto Agosto Septiembre Septiembre Octubre Octubre Noviembre Noviembre Diciembre Diciembre

4. Solicitud de Registro Presupuestal

En el momento en el cual el CDP se expide se entrega original al área solicitante, y la copia se archiva en Presupuesto en la AZ de Certificados de Disponibilidad Presupuestal en orden numérico y con el soporte de la solicitud de certificado de disponibilidad. (Por el momento se van a seguir imprimiendo, ya que es requisito que estos estén en medio físico. Sin embargo en un futuro se espera imprimir solo los que realmente sean necesarios)

Para elaborar la solicitud de registro presupuestal debe seguirse la siguiente ruta:

Para Órdenes De Compra De Bienes O Servicios: - Gestión Administrativa -Compras -Transacciones -Orden De Compra/Servicio -Presupuesto De Gobierno - Plan De Pagos

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Tabla 5. Formato para órdenes de compra/servicio


Para Órdenes De Contratos: - Gestión Administrativa -Contratos -Transacciones -Etapa Contractual -Administración De Contratos -Presupuesto De Gobierno - Distribución De PAC

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Tabla 6. Formatos para administración de contratos


5. Compromiso del Presupuesto y Flujo de Caja

Tiene como objetivo el confirmar el compromiso en el sistema. Inicialmente se recibe la solicitud del compromiso, verificando en el sistema financiero SEVEN la correcta afectación del Certificado de Disponibilidad presupuestal (una descripción clara del objeto y acorde al contrato), se envía al subgerente financiero para su firma y posteriormente se manda al área solicitante. Para que el área de presupuestos pueda elaborar el compromiso en el sistema debe seguir la siguiente ruta:

- Gestión Financiera - Presupuesto - Transacciones - Egresos - Compromisos

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Tabla 7. Formato para aplicar compromisos


Ver anexo B para ver los pasos de la tarea para la expedición del certificado de registro presupuestal.

6. Orden de pago

Tiene como objetivo el confirmar el compromiso en el sistema Genera el cheque y comprobante de egreso, además se pueden generar ordenes de pago, en el momento de generar la orden de pago en contabilidad se hace referencia al cheque y en tesorería al consecutivo con el cual se identifica la orden de pago.

- Gestión Financiera - Proveedores -Transacciones -Facturación

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Tabla 8. Formato para elaborar la orden de pago


11.1 TÉRMINOS DE REFERENCIA POR TAREA Después de elaborar el instructivo, se considero necesario definir los términos de referencia necesarios para que el grupo de sistemas de la empresa lleve a cabo el diseño e implementación del nuevo programa o sencillamente efectuar las modificaciones fundamentales en el sistema actual, de manera tal que las solicitudes de disponibilidad de flujo de caja y todo el procedimiento que involucre a estas se haga de manera sistematizada, con un grado de confiabilidad y exactitud que asegure que el sistema no aceptara por ningún motivo una solicitud cuando no existe disponibilidad. A continuación se expondrán los requerimientos mínimos que debe tener el sistema SEVEN, para que se pueda llevar a cabo cada una de las tareas del DFAC: Generalidades

• El sistema debe mostrar en cualquier momento la disponibilidad actual con la que se cuenta tanto en el presupuesto como en el flujo de caja, la distribución actual, el valor de los pagos, el valor de las modificaciones y las nuevas distribuciones. Además, debe estar en línea y existir relación entre los rubros contables y los presupuéstales, para que en el momento en que una cuenta presupuestal o contable sea afectada, automáticamente será modificada la otra (El sistema debe permitir que todas las cuentas se vayan

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actualizando automáticamente, mientras se vayan efectuando cambios en el flujo de caja o en el presupuesto)

• El sistema deber tener la funcionalidad para ingresar el flujo de caja proyectado con rubros presupuéstales y códigos de flujo de caja para que haya relación entre presupuesto y caja (tesorería)

• El sistema debe traer el flujo de caja ingresado en el modulo de presupuesto,

acumulando los valores en los códigos de flujo de caja. Mostrando una disponibilidad mensual para cada flujo y el acumulado al final del año, también dar la posibilidad de cambiar el porcentaje de ejecución para un período y flujo determinado.

Tabla de homologación rubros presupuéstales - códigos de flujo de caja

El sistema debe contar con un programa para realizar la homologación de los rubros presupuéstales con los códigos de flujo de caja. Ejemplo: Presupuesto Código de Flujo 03250101 Sueldos de Personal 032501 Servicios Personales 03250102 Horas Extras 032501 Servicios Personales 03250103 Bonificaciones 032501 Servicios Personales

Solicitud y aprobación de Presupuesto y Programación Anual de Caja (Proyección Flujo de Caja)

Estos programas cumplen con la funcionalidad requerida que es ingresar y aprobar el presupuesto inicial información que va alimentar el flujo de caja inicial utilizando la tabla de homologación.

Heredar a tesorería el flujo de caja ingresado en presupuesto

Es aquí donde se muestran los detalles y se alimentan los datos según la ejecución de cada código de flujo mes a mes, especificando el total de la disponibilidad presupuestal, de la disponibilidad del flujo de caja, la disponibilidad para las cuentas por pagar de la siguiente vigencia, traslados ejecutados y la diferencia entre los compromisos y lo realmente pagado. (Ver anexo C)

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• El sistema debe traer el flujo de caja ingresado en el modulo de presupuesto, acumulando los valores en los códigos de flujo de caja (basado en la tabla de homologación).

• Debe tener la opción para que la persona encargada indique a principio de

año del total de la disponibilidad presupuestal el porcentaje de disponibilidad de flujo de caja para el año vigente y un porcentaje no asignado, el cual será utilizado a principio del año siguiente para cumplir con las CxP.

• En caso de ser necesario el sistema debe permitir hacer un traslado del % no

asignado (CxP siguiente vigencia) al % asignado (DFC), este se efectuado de acuerdo al criterio de la tesorera.

• También este acumulado debe de ir cambiando de acuerdo a las

modificaciones (traslados que se hagan en el presupuesto). • El sistema debe permitir observar la diferencia entre el compromiso adquirido

y lo que realmente fue pagado después de tener en cuenta los pagos a terceros (Tabla homologación).

Solicitud de disponibilidad presupuestal y flujo de caja El sistema debe estar en línea para que pueda hacer lo siguiente: • Cuando el usuario ingrese el rubro del cual necesita disponibilidad en la

pantalla se debe reflejar el saldo presupuestal. • Seguidamente debe traer la programación del flujo mensual para que el

conozca que disponibilidad hay cada mes del flujo de caja y pueda realizar la nueva programación.

• El sistema debe controlar que no se realice ninguna transacción si no hay

disponibilidad presupuestal y de flujo de caja, esta transacción no afecta los saldos presupuéstales ni los de flujo hasta que no se genere el certificado (presupuestal y de flujo de caja.

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Aprobación de la solicitud de disponibilidad presupuestal y de caja • El sistema debe permitir en cualquier momento la revisión de las solicitudes

de disponibilidad presupuestal y de flujo de caja, aprobándolas o rechazándolas.

• Debe ser lo suficientemente seguro para que solo la persona responsable de la aprobación pueda ingresar.

CDP y Certificado de Disponibilidad de Caja (CDPYC)

• El sistema debe permitir consultar las solicitudes aprobadas y que son documento base para la elaboración del Certificado de Disponibilidad Presupuestal y de Flujo de Caja.

• Aquí al igual que en los anteriores pasos debe reflejar el saldo de las

disponibilidades después de la transacción. Solicitud de Modificaciones del Flujo de Caja • El sistema debe mostrar al momento de ingresar los datos la disponibilidad

actual del rubro presupuestal y la programación actual del flujo de caja con el fin de que usuario tenga la información necesaria para hacer la adición y/o reducción en el sistema

• El sistema debe controlar que no se pueda hacer la transacción si no hay disponibilidad en el rubro, ya que si no hay disponibilidad presupuestal no debe haber programación de flujo de caja.

. Solicitud de Registro Presupuestal En los programas de Compras y de Contratos: • El sistema debe traer la programación inicial heredada del CDP y también

debe controlar la disponibilidad de flujo para cada mes en caso de que se requiera hacer un cambio en la programación de pagos.

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• También debe controlar y dar avisos de errores en plan de pagos para que el usuario pueda solicitar las modificaciones antes de continuar el proceso.

• El sistema debe acumular la programación inicial de flujo de caja cuando se

ha pasado el mes en el que se pensaba confirmar el compromiso. Ej. se hizo la solicitud de CDP en el mes de enero, proyectando el pago en los meses de febrero y marzo, sin embargo solo hasta el mes de marzo se pudo realizar la contratación; el sistema debe acumular en el mes de marzo la programación de pago que se tenía pensada en el mes de febrero.

Compromiso del Presupuesto y Flujo de Caja

• Inmediatamente después de aplicar el compromiso presupuestal, el sistema debe modificar la disponibilidad mensual y anual del flujo de caja.

• En este paso se confirma el compromiso presupuestal y el plan de pagos

de tesorería.

Orden de pago

• Debe controlar que la orden de pago se genere dentro de la programación establecida.

• El valor que se afecta en el flujo de caja debe ser efectivamente el que se vaya a pagar (cuota por pagar, después de descuentos)

Pagos

• Debe controlar que la orden de pago se genere dentro de la programación establecida.

• El valor que se afecta en el flujo de caja debe ser efectivamente el que se vaya a pagar (cuentas por pagar, después de descuentos)

• Aquí se ejecuta el flujo de caja con la aprobación del egreso. • Este es el valor de ejecución de flujo de caja.

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11.2 ESTRUCTURA DEL PROCEDIMIENTO

A continuación se describe el contenido del procedimiento, aclarando puntos esenciales como el objetivo, su alcance, responsables, definiciones y desarrollo.

1. Objeto

Aumentar la eficiencia del trámite de disponibilidad de flujo de caja, en términos de tiempo y costos, mejorando notablemente la planificación de los egresos de cada una de las áreas. Controlando y administrando eficazmente la disponibilidad del flujo de caja.

2. Alcance

Este procedimiento aplica a los usuarios de las diferentes áreas de la empresa que tienen la autorización de realizar la solicitud de disponibilidad del flujo de caja, para todos los responsables y encargados de que dicho tramite se lleve a cabo.

3. Responsable

Subgerente Financiero Profesional III Tecnólogo I Auxiliar administrativo

4. Definiciones

Certificado de Disponibilidad Presupuestal: Es un documento expedido por el jefe de presupuesto o por quien haga sus veces con el cual se garantiza la existencia de apropiación presupuestal disponible y libre de afectación para la asunción de compromisos con cargo al presupuesto de la respectiva vigencia fiscal.

Compromiso: Son los actos realizados en desarrollo de la capacidad de contratar y comprometer el presupuesto, mediante contratos, ordenes de prestación de servicios y de compras y demás actos de ordenación de gastos.

Obligaciones: Es el acto por el cual se causa el pago de los compromisos previo cumplimiento de los requisitos legales.

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Pago: Es el acto por el cual se realiza el pago de las obligaciones adquiridas y debe hacerse teniendo en cuenta la forma de pago pactada.

Registro Presupuestal: Documento mediante el cual se afecta en forma definitiva la apropiación, garantizando que ésta solo se utilizará para ese fin. Esta operación indica el valor y el plazo de las prestaciones a las que haya lugar. Con este documento se perfecciona el compromiso.

Vigencias Futuras: Es una autorización para asumir obligaciones que afectan presupuestos de vigencias siguientes, cuando su ejecución se inicie con presupuesto de la vigencia en curso.

CDP: Certificado de Disponibilidad Presupuestal, este certificado contiene el presupuesto destinado para la realización de una actividad, proyecto o compra de bienes o servicios que se ejecute dentro de la empresa; este Certificado es solicitado por un Subgerente o Director y es aprobado por el Subgerente Financiero y Administrativo.

5. Registro • Solicitud de Certificado de Disponibilidad Presupuestal • Certificado de Disponibilidad Presupuestal. • Solicitud de Registro Presupuestal • Certificado de Registro Presupuestal. • Orden de compra

6. Desarrollo

El tramite de la disponibilidad de flujo de caja consiste en una consulta que efectúa un usuario de una determinada área, para conocer si existe o no disponibilidad de efectivo para adquirir una obligación con un contrato o con la compra de bienes y servicios. Así los usuarios indagan acerca de la disponibilidad actual y futura con la que cuenta para el desempeño de sus actividades, realizando la programación de pagos del compromiso con fecha y valor. Ver procedimiento anexo D.

Las etapas e instrumentos de la ejecución presupuestal son las siguientes:

1. elaborar la solicitud de disponibilidad presupuestal y de flujo de caja 2. Aprobar la solicitud de disponibilidad presupuestal y de caja 3. Solicitar modificaciones del flujo de caja 4. solicitar la expedición del registro presupuestal 5. Confirmar el compromiso en presupuesto y el flujo de caja 6. Elaborar la orden de pago

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7. Documentos Referencia

N/A

8. Flujo grama

NO

SI

Inicio

Fin

El usuario realiza una solicitud de disponibilidad presupuestal y de flujo de caja

Flujo Disponible?

Modificaciones Del Flujo de Caja

Registro Presupuestal Y De Plan De Pagos

Documento aprobado

Compromiso Presupuestal Y De Plan De

Orden De Pago

Aprobación de Disponibilidad

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9. Control

N/A

10. Documentos externos

N/A

11.3 ANÁLISIS El procedimiento de disponibilidad de flujo de caja, permitirá que los usuarios de cada una de las áreas de la empresa adquieran una cultura de planeación para todas las requisiciones de efectivo que sean necesarias en el momento efectuar las actividades, las cuales son indispensables en el cumplimiento de la gestión empresarial. Pues de lo contrario, puede ocurrir que el momento de realizar la requisición no exista la disponibilidad solicitada, obligando a postergar o aplazar el contrato o la compra de bienes y servicios; ya que con la implementación del nuevo procedimiento en el sistema lo que se espera es que la empresa no acepte compromisos que no esta en capacidad de pagar en la actualidad. De modo que este nuevo software, no aceptara compromisos para los cuales no existe disponibilidad de efectivo en el momento que el usuario efectué la solicitud, permitiendo que la empresa solo se endeude con obligaciones que esta en capacidad de pagar. Así se ejercerá un mayor control en los egresos de cada una de las áreas de la empresa, limitando los gastos de estas a la disponibilidad inicialmente entregada, únicamente se presentaran adiciones en caso de ser necesario y fundamental para el desarrollo normal de la organización. Así, obtener una disminución en los costos de operación.

Igualmente, se obtendrá un aumento en la eficiencia para el trámite de disponibilidad de flujo de caja, pues evidentemente se eliminara tiempo y papeleo, dando como resultado que el usuario obtenga una respuesta mucho mas rápida en cuanto a la aprobación de su solicitud. Como consecuencia de este aumento en la eficiencia del procedimiento, también se observara una importante disminución en los costos; ya que se utilizaran menos recursos humanos y físicos en los trámites de dicho procedimiento, gracias a que estará completamente sistematizado.

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12. CONCLUSIONES

• Gracias a la implementación del procedimiento de disponibilidad de flujo de caja, los usuarios empezaran a adquirir una cultura de planeación de todas las requisiciones de efectivo que sean necesarias para efectuar las actividades de cada departamento.

• Se dejara de aceptar compromisos para los cuales no se tiene disponibilidad de efectivo en el momento, permitiendo que la empresa solo se endeude con obligaciones que esta en capacidad de pagar.

• Se obtendrá un aumento en la eficiencia para el trámite de disponibilidad de

flujo de caja, pues por medio de la implementación de este nuevo procedimiento se eliminara tiempo y papeleo; obteniendo así una importante disminución en los tiempos de respuesta y en los costos.

• Se empezara a ejercer un mayor control en los egresos de la empresa,

limitando los gastos de las áreas a la disponibilidad inicialmente entregada, buscando de esta manera alcanzar la meta de disminución en los costos de operación.

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RECOMENDACIONES • El nuevo procedimiento debe ser divulgado entre todo el personal de la

empresa y agregado al sistema para la administración de documentos 9000. Con el objetivo de que todos los usuarios tengan acceso a dicho procedimiento, efectuando todos los tramites de disponibilidad de flujo de caja de manera estandarizada.

• La sistematización del procedimiento debe generarse lo más rápido posible, ya sea con el diseño e implementación de un nuevo sistema o con los ajustes necesarios del sistema actual llamado SEVEN.

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BIBLIOGRAFÍA

GARCÍA LEÓN, Oscar. Administración financiera-fundamentos y aplicaciones. Tercera edición. Cali: Prensa moderna impresores, 1999. p 574 GITMAN, Lawrence J. Fundamentos de administración financiera. Tercera edición. México: Harla, 1986. 782 p GUIA DE LA CALIDAD. Mejora continua - Ciclo PDCA [en línea]. http://www.guiadelacalidad.com/mejora-continua.php. [Citado el 5 de junio]. MINISTERIO DE HACIENDA Y CRÉDITO PÚBLICO. COLOMBIA. 2008 UNIVERSIDAD NACIONAL DE COLOMBIA. Manual de procesos y procedimientos [en Línea]. www.unal.edu.co/simege/simege/2009/Manual_Procedimiento/MANUAL%20DE%20PROCESOS%20Y%20PROCEDIMIENTOS.pdf. [Citado el 20 de marzo 2008]. UNIVERSIDAD DE LOS LLANOS. Secretaria técnica de acreditación: Manual de procesos y procedimientos administrativos. [En Línea]. http://acreditacion.unillanos.edu.co/contenidos/Planes_mejoramiento/Procesos_procedimientos.pdf MORENO, Luis Alfonso. El ideal de la finanzas públicas municipales, [en línea] 2008. www.eumed.net/libros/2008c/456/. [Citado el 20 de marzo 2008]. VALENZUELA, Ignacio. Invertir en una empresa, la importancia de la implementación de un sistema de gestión de calidad. [En línea]. www.hispacolem.com. [Citado el 24 de marzo 2008]. GONZALEZ, Carlos. Conceptos generales de calidad tota. [En línea] http://www.ehtpe.co.cu/sitioCID/BVINDEX/Docs/CALIDAD/Conceptos%20generales%20de%20calidad%20total.pdf. [Citado el 15 de marzo 2008].

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ANEXOS

Anexo A. Pasos para las modificaciones al presupuesto

1. Se recibe la solicitud por escrito de la modificación presupuestal en la Subgerencia Financiera, por parte del área solicitante.

2. La solicitud de modificación una vez aprobada por el Subgerente Financiero se recibe en el Área de presupuesto y se ingresa a la base de presupuesto para el control de los mismos.

3. Se digita la solicitud en el módulo de Presupuesto del sistema financiero SEVEN por la siguiente ruta: Presupuesto - Transacciones - Modificaciones - Traslado de Presupuesto.

4. Para el cierre de la ejecución, se elabora Directiva de Gerencia con el total de las modificaciones del mes, se imprime original y una copia y se envía con los soportes a revisión al Subgerente Financiero y Administrativo, a la Secretaría General y por último para firma de la Gerente.

5. Una vez firmada la Directiva de Gerencia se guarda el original en el archivo de Secretaría General y la copia en Presupuesto en el archivo de Modificaciones al Presupuesto, con todos los soportes adjuntos.

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Anexo B. Pasos para la expedición del certificado de registro presupuestal

1. Se recibe la solicitud de Registro Presupuestal:

1.1 Mediante Órdenes de compra y de Servicio por parte del Departamento de Logística

1.2 Mediante solicitudes de Registro de Contratos por la Secretaria General

1.3 Mediante otros documentos soportes (directivas, pagos por memorando y demás pagos con la autorización correspondiente)

2 Se ingresa la solicitud a la base de datos de Control de Documentos para efectuar seguimiento de entrada y salida de los mismos (fecha de entrada a presupuesto, fecha de entrada y salida de la subgerencia financiera y fecha de entrega del registro).

3. Si el documento para registro presupuestal es para legalizar compras, servicios o contratos, deben aparecer automáticamente grabados y sin aplicar, es decir, sin afectación presupuestal en el módulo de presupuesto del sistema financiero SEVEN. Allí se entra a verificar que la solicitud esté acorde al Certificado de disponibilidad previamente expedido, que la solicitud esté dentro de los términos de Ley y se revisan los documentos soportes de la solicitud.

4. Si la solicitud de registro presupuestal corresponde a directivas, pagos por memorando, o demás gastos aprobados, se deben ingresar manualmente al sistema financiero SEVEN por la ruta: Presupuesto, Transacciones, Egresos, Compromisos, afectando el certificado de disponibilidad expedido previamente para tal fin (Ver Manual del Módulo de Presupuesto).

5. Antes de aplicar cualquier registro presupuestal en el sistema financiero SEVEN (afectar el presupuesto), se debe incluir el plan de pagos que servirá de apoyo al informe de flujo de caja de la Tesorería.

6. Posteriormente, se aplica el registro en el sistema financiero SEVEN y se imprime en original y copia el Certificado de Registro Presupuestal A-RI-EP-R05 (únicamente registros para legalizar contratos), y se envía para aprobación y firma del Subgerente Financiero y Administrativo. Una vez firmado, Presupuesto entrega el original a Secretaría General y la copia se archiva en la AZ de Compromisos de la Vigencia, por tipo de operación y en orden numérico.

7. Cuando la solicitud de registro se hace por medio de órdenes de compra o de servicio, el Profesional III firma la orden y se la remite a la Gerente para su firma.

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Anexo C. Formato para detalles de la ejecución del flujo de caja

Clase de

Flujo Flujo Clase de recurso Acumulado

Disponibilidad Presupuestal

Disponibilidad Flujo de Caja

CxP siguiente vigencia Traslado Compromisos

Pago a Terceros

Pagos Ejecutados

% Valor % Valor % Valor Enero Febrero Marzo Abril Mayo Junio Julio Agosto Sept. Oct. Nov. Dic.

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Anexo D. Instructivo DFAC (Disponibilidad De Flujo de Caja)

EMPRESA DE ACUEDUCTO Y ALCANTARILLADO DE PEREIRA S.A. E.S.P. PROCESO: SISTEMA DE REGISTROS E INFORMACIÓN - SUBPROCESO: GESTIÓN DE TESORERÍA

INSTRUCTIVO DFAC (DISPONIBILIDAD DE FLUJO DE CAJA)

ID TIPO DE TAREA

TAREA (QUÉ HACE?)

QUIÉN LO HACE? DÓNDE LO HACE? CUÁNDO

LO HACE? PORQUÉ LO

HACE? CÓMO LO HACE?

1 OPR

Elaborar la Solicitud de

disponibilidad presupuestal y

de flujo de caja

Área Solicitante

En el sistema SEVEN la siguiente secuencia - Gestión Financiera - Presupuesto -Transacciones -Egresos -Solicitud de Disponibilidad Presupuestal

Diario

Con el fin de comprometer la disponibilidad

presupuestal y la disponibilidad de

caja.

El usuario ingresa en la solicitud la siguiente información: Presupuestal: Rubro - Área - Valor Flujo: Programación de Pagos (mensual)

2 CTR

Aprobar la solicitud de

disponibilidad presupuestal y

de caja

Subgerente Financiero

En el sistema SEVEN - Gestión Financiera - Presupuesto -Transacciones -Egresos -Aprobación de Disponibilidad Presupuestal

Diario Para aprobar el

compromiso en el sistema.

Aplicando el documento en el sistema.

3 OPR

Solicitar Modificaciones

del Flujo de Caja

Área Solicitante

En el formato de calidad - Solicitud de Modificación de Flujo de Caja. (# del formato)

Diario

Para tener la disponibilidad de flujo de caja en el

mes que se requiere hacer la

transacción.

En la opción de modificaciones se ingresa la novedad de la disminución o adición en los meses solicitados, considerando el criterio de la Tesorera en caso de que no halla disponibilidad de caja en un mes determinado.

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ID TIPO DE TAREA

TAREA (QUÉ HACE?)

QUIÉN LO HACE? DÓNDE LO HACE? CUÁNDO

LO HACE? PORQUÉ LO

HACE? CÓMO LO HACE?

4 OPR

Solicitar la expedición del

Registro Presupuestal

Área Solicitante

En el sistema SEVEN Para Ordenes de Compra de Bienes o Servicios: - Gestión administrativa -Compras -Transacciones -Orden de Compra/Servicio -Presupuesto de Gobierno - Plan de Pagos Para Contratos: - Gestión administrativa -Contratos -Transacciones -Etapa contractual -Administración de Contratos -Presupuesto de Gobierno - Distribución de PAC

Diario

Para registrar el plan de pagos de la Orden de Compra, Orden de Servicio y

Contrato.

En el momento de la elaboración de la Orden de compra o contrato el sistema debe, tener heredada la programación inicial del CDP y reflejar los rezagos para hacer la nueva programación o confirmar la existente.

5 OPR

Confirmar el Compromiso

en Presupuesto y El Flujo de

Caja

Área de Presupuesto

En el sistema SEVEN - Gestión financiera - Presupuesto -Transacciones -Egresos -Compromisos

Diario Para confirmar el compromiso en el

sistema.

Aplicar el compromiso en el sistema.

6 OPR Elaborar la orden de pago

Los funcionarios del Departamento de Logística

(Bienes, Servicios y

Mantenimiento).

En el sistema SEVEN -Gestión financiera - Proveedores -Transacciones -Facturación

Diario Generar la obligación del pago.

El sistema debe controlar que si se genera una obligación de un pago para un mes en el que no estuviera programado no permita aplicar hasta que no se haga la modificación. Además debe controlar que el valor que se va a pagar no exceda el programado para pago.

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Anexo E. Solicitud de registro presupuestal

FECHA: ÁREA: VALOR TOTAL $

CDP(s) No.

NO. CTO. TIPO OPERACIÓN: C.C./ NIT: CONTRATISTA: OBJETO: PROGRAMACIÓN DEL PAGO FORMA DE PAGO: PLAZO: SOLICITADO POR RESPONSABLE DEL ÁREA Elaboró:

AGUAS Y AGUASDE PEREIRA

Empresa de Acueducto y Alcantarillado De Pereira S.A.E.S.P.

Solicitud de registro presupuestal

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Anexo F Solicitud de disponibilidad presupuestal

Empresa de Acueducto y Alcantarillado De Pereira S.A.E.S.P.

Solicitud de disponibilidad Presupuestal

FECHA

VALOR TOTAL $

-

RUBRO PRESUPUESTAL ÁREA PARTICIPACIÓN

% VALOR 111-Conserv. Cuenca - 112-Captación - 114-Tratamiento - 115-Laboratorio Control de Calidad - 117-Distribución - 121-Recolección - 122-Control de Vertimientos - 131-Subg. De Ingeniería - 132-Unidad Ejecutora - 141-Comercialización - 142-Gerencia - 143-Dir. Planeación y Sistemas - 144-Dir. Control de Gestión - 145-Secretaría General - 146-Subg. Financiera y Administ. - 147-Jubilados - 217-Caimalito - 317-Puerto Caldas - 449-Otras Unidades de Negocio - DESCRIPCIÓN RUBRO(s) OBJETO SOLICITADO POR: AUTORIZADO POR: RESPONSABLE AREA SUBG. FINANCIERO Y ADMINISTRATIVO Elaboró:

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Anexo G. Términos de referencia – Flujo de Caja - Sistema SEVEN

ACTIVIDAD PROGRAMA ACTUAL LO QUE DEBE HACER REPORTES

1

Tabla de homologación rubros

presupuestales - códigos de flujo de

caja

NO HAY PROGRAMA

El sistema debe contar con un programa para realizar la homologación de los rubros presupuestales con los códigos de flujo de caja ej. Presupuesto Cód. Flujo 03250101 Sueldos de Personal 032501 Servicios Personales 03250102 Horas Extras 032501 Servicios Personales 03250103 Bonificaciones 032501 Servicios Personales

2

Solicitud y aprobación de Presupuesto y

Programación Anual de Caja (Proyección

Flujo de Caja)

Programa SPGPESOL - Gestión Financiera - Presupuesto - Transacciones - Solicitud - Solicitud de Presupuesto

Estos programas cumplen con la funcionalidad requerida que es ingresar y aprobar el presupuesto inicial información que va alimentar el flujo de caja inicial utilizando la tabla de homologación.

3 Heredar a tesorería el flujo de caja ingresado

en presupuesto NO HAY PROGRAMA

*El sistema debe traer el flujo de caja ingresado en el modulo de presupuesto, acumulando los valores en los códigos de flujo de caja (basado en la tabla de homologación). *Debe tener la opción para que la persona encargada indique a principio de año del total de la disponibilidad presupuestal el porcentaje de disponibilidad de flujo de caja para el año vigente y un porcentaje no asignado, el cual será utilizado a principio del año siguiente para cumplir con las CxP. *En caso de ser necesario el sistema debe permitir hacer un traslado del % no asignado (CxP siguiente vigencia) al % asignado (DFC), este se efectuado de acuerdo al criterio de la tesorera. *también este acumulado debe de ir cambiando de acuerdo a las modificaciones (traslados que se hagan en el presupuesto). *El sistema debe permitir observar la diferencia entre el compromiso adquirido y lo que realmente fue pagado después de tener encuentra los pagos a terceros (Tabla homologación)

A nivel de reporte debe mostrar la información de disponibilidad inicial que trae de la parametrización del conjunto de cuentas que están en contabilidad (saldos de bancos, fiducias y convenios) y debe calcular el saldo final con la parametrización que se le ingrese (que códigos de flujo suman y cuales restan). A nivel de reporte se espera que se pueda ver la disponibilidad presupuestal, la disponibilidad de flujo de caja, el valor no asignado, el porcentaje de ejecución anual y mensual, los traslados.

66

4 Solicitud de

disponibilidad presupuestal y flujo

de caja

Programa SPGSOCDP - Gestión Financiera - Presupuesto -Transacciones -Egresos -Solicitud de Disponibilidad Presupuestal

El sistema debe estar en línea para que pueda hacer lo siguiente: -Cuando el usuario ingrese el rubro del cual necesita disponibilidad en la pantalla se debe reflejar el saldo presupuestal. -Seguidamente debe traer la programación del flujo mensual para que el conozca que disponibilidad hay cada mes del flujo de caja y pueda realizar la nueva programación. -El sistema debe controlar que no se realice ninguna transacción si no hay disponibilidad presupuestal y de flujo de caja, esta transacción no afecta los saldos presupuestales ni los de flujo hasta que no se genere el certificado (presupuestal y de flujo de caja.

Opcional: Generar el reporte de Solicitud de Disponibilidad Presupuestal y de Flujo de Caja. (diseñar reporte)

5

Aprobación de la solicitud de

disponibilidad presupuestal y de

caja

Programa (SPGSOCDP) - Gestión Financiera - Presupuesto -Transacciones -Egresos -Aprobación de Disponibilidad Presupuestal

-El sistema debe permitir en cualquier momento la revisión de las solicitudes de disponibilidad presupuestal y de flujo de caja, aprobándolas o rechazándolas . -debe ser lo suficientemente seguro para que solo la persona responsable de la aprobación pueda ingresar.

6 CDP y Certificado de

Disponibilidad de Caja (CDPYC)

Programa (SPGSOCDP) - Gestión Financiera - Presupuesto -Transacciones -Egresos -Certificado de Disponibilidad Presupuestal

-El sistema debe permitir consultar las solicitudes aprobadas y que son documento base para la elaboración del Certificado de Disponibilidad Presupuestal y de Flujo de Caja. -Aquí al igual que en los anteriores pasos debe reflejar el saldo de las disponibilidades después de la transacción.

Opcional: Generar el reporte de Certificado de Disponibilidad Presupuestal y de Flujo de Caja. (diseñar reporte)

7 Solicitud de

Modificaciones del Flujo de Caja por las

áreas

Programa SPGPLPAG - Gestión Financiera - Presupuesto -Transacciones -Modificaciones -Adiciones y Reducciones

-El sistema debe mostrar al momento de ingresar los datos la disponibilidad actual del rubro presupuestal y la programación actual del flujo de caja con el fin de que usuario tenga la información necesaria para hacer la adición y/o reducción en el sistema. -El sistema debe controlar que no se pueda hacer la transacción si no hay disponibilidad en el rubro, ya que si no hay disponibilidad presupuestal no debe haber programación de flujo de caja.

Opcional: Generar el reporte de Modificaciones y Adiciones. (diseñar reporte) Reporte de las modificaciones en total o por código de flujo o rubro presupuestal.

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8 Solicitud de

Registro Presupuestal

*Programa (SCMOCOMP) -Gestión Administrativa -Compras -Transacciones -Orden de Compra/Servicio -Presupuesto de Gobierno - Plan de Pagos. *Programa (SCTCONTR) -Gestión Administrativa -Contratos -Transacciones -Etapa Contractual -Administración de Contratos -Presupuesto de Gobierno - Distribución de PAC

*En los programas de Compras y de Contratos:-El sistema debe traer la programación inicial heredada del CDP y también debe controlar la disponibilidad de flujo para cada mes en caso de que se requiera hacer un cambio en la programación de pagos.-También debe controlar y dar avisos de errores en plan de pagos para que el usuario pueda solicitar las modificaciones antes de continuar el proceso.-El sistema debe acumular la programación inicial de flujo de caja cuando se ha pasado el mes en el que se pensaba confirmar el compromiso. Ej: se hizo la solicitud de CDP en el mes de enero, proyectando el pago en los meses de febrero y marzo, sin embargo solo hasta el mes de marzo se pudo realizar la contratación; el sistema debe acumular en el mes de marzo la programación de pago que se tenía pensada en el mes de febrero.

9

Compromiso del

Presupuesto y Flujo de

Caja

Programa (SPGCOMPR) - Gestión Financiera - Presupuesto -Transacciones -Egresos -Compromisos

-Inmediatamente después de aplicar el compromiso presupuestal, el sistema debe modificar la disponibilidad mensual y anual del flujo de caja. -En este paso se confirma el compromiso presupuestal y el plan de pagos de tesorería.

* plan pagos compromiso *flujo de caja nueva disponibilidad por cód. de flujo (tesorería) por rubro y código flujo (usuario) * tipo de operación del compromiso la programación de pagos

10 Orden de pago

Programa (SPOFACTU) - Gestión Financiera - Presupuesto -Transacciones -Facturación

-Debe controlar que la orden de pago se genere dentro de la programación establecida. -El valor que se afecta en el flujo de caja debe ser efectivamente el que se vaya a pagar (cta por pagar, después de descuentos).

11 Pagos

Programa (STSORDPA Y STSORDPD) - Gestión Financiera - Tesorería -Transacciones -Egresos -Orden de pago

-Debe controlar que la orden de pago se genere dentro de la programación establecida. -El valor que se afecta en el flujo de caja debe ser efectivamente el que se vaya a pagar (cta por pagar, después de descuentos) -Aquí se ejecuta el flujo de caja con la aprobación del egreso. -Este es el valor de ejecución de flujo de caja.

programado y cuanto lo pagado realmente (sirve para conciliar tesorería y presupuesto la diferencias tienen que ser los descuentos)

aguas y aguas de pereira - universidad católica de pereira

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