ADMINISTRACIÓN DE DOCUMENTOS

CAPÍTULO 2

ASPECTOS BÁSICOS DE LOS SISTEMAS DE ARCHIVO

PROFA. REYES GUZMÀN

OBJETIVOS

1. Indicar cómo se clasifican los documentos de acuerdo con los sistemas de archivo.

2. Decir cómo se rotulan los expedientes de acuerdo con los diferentes sistemas para la clasificación de documentos.

3. Señalar y describir los componentes de un sistema de archivo electrónicos.

4. Mencionar diferentes medios electrónicos empleados para guardar información.

5. Enlistar los programas de aplicaciones que más se utilizan en las oficinas y para qué se emplean.

OBJETIVOS

6. Diferencias entre unos sistemas archivo manual y el electrónico.

7. Indicar los componentes de un sistema de archivo electrónico.

8. Explicar las fases en el ciclo de vida de un documento.

9. Mencionar las características de un sistema de archivo eficaz.

10. Definir términos.

SISTEMAS PARA LA CLASIFICACIÓN DE DOCUMENTOS

SISTEMA ALFABÉTICO SISTEMA NUMÉRICO SISTEMA POR ASUNTO SISTEMA GEOGRÁFICO SISTEMA ELECTRÓNICO

SISTEMA MANUAL

Consiste de un conjunto de principios, reglas y procedimientos que se siguen en la clasificación, uso, manejo y conservación de acuerdo con un plan establecido.

SISTEMA ELECTRÓNICO

Se procesa, maneja, conserva y comunica la información, de forma lógica, por medio de máquinas electrónicas o computadoras.

EXPEDIENTE

Es el conjunto de todos los documentos correspondientes a un individuo, asunto o negocio.

ARCHIVO

Es un grupo de expedientes de una misma naturaleza.

RÓTULO

Se utiliza para identificar cada expediente o una sección de archivo.

BASE DE DATOS

Es una compilación de información de una misma naturaleza, que se puede organizar en tablas por filas y columnas.

COMPUTADORA

Es una máquina electrónica que opera mediante instrucciones que guarda en su memoria.

DISPOSITIVOS DE LA COMPUTADORA

1. ENTRADA Teclado Ratón Micrófono Digitalizador (scanner) Cámara digital

Continuación…

2. DISPOSITIVO DE SALIDA

MONITOR IMPRESORA PROYECTOR DE IMÁGENES DE PANTALLA ALTAVOZ

Continuación…

3. ALMACENAMIENTO SECUNDARIO O AUXILIAR

UNIDAD DE DISCO DURO CD ROM (SOLO PARA LECTURA) CD R (GRABAS Y NO BORRAS) CDRW (PUEDES GRABAR Y BORRAR) FLASH MEMORY

Continuación…

4. UNIDAD DE SISTEMAS

UNIDAD DE CONTROL DE PROCESAMIENTO DE DATOS

Continuación…

DISPOSITIVO DE COMUNICACIÓN

RedModem

SISTEMA OPERATIVO“SOFTWARE”

El componente más importante en una computadora es el sistema operativo. Éste es el programa que coordina todas las funciones de los diferentes dispositivos que integran la computadora. Se puede decir que es el cerebro del sistema operativo.

SISTEMAS OPERATIVOS MÁS UTILIZADOS

Visual Basic Plus + Plus Dos Os Macintosh Windows XP

PROGRAMAS DE APLICACIÓN

1. Procesamiento de palabras

2. Administración de base de datos

3. Hojas de cálculo electrónicas

4. Presentaciones y aplicaciones gráficas

5. Organizador personal

Continuación…Los programas de aplicaciones están protegidos por Ley de Derechos de Autor. En cada lugar se deben tener protegidas las licencias que autorizan el uso del programa.

El número de licenciaEl nombre del suplidorFecha de adquisiciónEn qué equipo instaló el programaDónde se conservan las licencias

CICLO DE DOCUMENTOS

Uso

Distribución

Creación o recibo

Archivo y protección

Localización

TransferenciaDisposición o conservación permanente

CÓMO LOGRAR UNA TASA DE EXACTITUD ÓPTIMA

El por ciento de documentación del total de los documentos solicitados.El personalProcedimientosMedidas de controlEspacio disponibleEquipo y materiales

ELEMENTOS PARA UN SISTEMA EFICAZ

1.Corresponder a las necesidades de la firma.

2.Tener un control apropiado.

3.Controlar el acceso. (privacidad)

4.Conservar, organizar, no sobrecargar, mantener normas claras y precisas.

Analizar casos

A usted lo reclutan para trabajar en el Departamento de Ventas de una empresa que comenzará a administrar los negocios de una planta procesadora de alimentos enlatados. Esta planta distribuye sus productos en toda el área del Caribe, donde tiene un gran Mercado.

¿Qué sistema utilizaría usted para clasificar el archivo de los clientes? ¿Por qué?

¿Qué bases de datos organizaría y con qué propósito?

¿Crearía bases de datos manuales o electrónicas? ¿Por qué?

Analizar casos Benítez Castillo y asociados están transfiriendo y

descartando documentos que no tienen valor. Ramonita Díaz propuso reciclar los documentos usándolos para imprimir, en el reverso, los mensajes recibidos por fax. Ramonita señaló que esos papeles también se pueden utilizar para preparar borradores y tomar mensajes a mano. Su compañera Mariana García, hizo notar que eso no debe hacerse y recomendó comprar una trituradora de papel y enviar el material triturado a un centro de reciclaje de papel.

¿Con quién esta usted de acuerdo? Justifique su contestación

Analizar casos

A usted le pidieron que evaluara las recomendaciones que presentó su compañera de oficina para reducir los costos del sistema de administración de documentos y para hacerlo más eficaz. Su compañera recomendó descartar los documentos de poco valor.

Reciclar todos los documentos que se van a descartar para imprimir borradores y recibir mensajes por fax, dirigidos a empleados de toda la oficina. Establecer normas claras y precisas para controlar el acceso a los archivos.

1. Indique si está de acuerdo o no con estas recomendaciones y por qué.

REFERENCIAS

Correa, Carmen M.; Díaz Colón, Abigail ; Administración de Documentos: Sistemas, Procedimientos y Tecnología, Segunda Edición; Editorial McGraw-Hill; 2007.