ADMINISTRACIÓN DE ADMINISTRACIÓN DE DOCUMENTOSDOCUMENTOS

CÁPITULO 1CÁPITULO 1PROFA. REYES GUZMÁNPROFA. REYES GUZMÁN

SECCIÓN 1SECCIÓN 1INTRODUCCIÓN A LA ADMISTRACIÓN DE DOCUMENTOSINTRODUCCIÓN A LA ADMISTRACIÓN DE DOCUMENTOS

SECCIÓN 2SECCIÓN 2RETOS Y OPORTUNIDADES EN LA ADMINISTRACIÓN DE RETOS Y OPORTUNIDADES EN LA ADMINISTRACIÓN DE

DOCUMENTOSDOCUMENTOS

MATERIALESMATERIALES

ArchivoArchivo TarjetasTarjetas GuíasGuías Libreta Libreta Lápiz para ejerciciosLápiz para ejercicios Goma Goma

OBJETIVOS OBJETIVOS

Al terminar este capítulo, el alumno podrá:Al terminar este capítulo, el alumno podrá:

Señalar la importancia del proceso de la Señalar la importancia del proceso de la comunicación y de la Información para los comunicación y de la Información para los individuos y las instituciones.individuos y las instituciones.

Decir por qué es necesario mantener un buen Decir por qué es necesario mantener un buen sistema de administración de documentos.sistema de administración de documentos.

Indicar los usos que tienen los documentos y Indicar los usos que tienen los documentos y dar ejemplos.dar ejemplos.

Mencionar diferentes medios en los cuales se Mencionar diferentes medios en los cuales se conservan información. conservan información.

OBJETIVOSOBJETIVOSExplicar los dos métodos básicos para Explicar los dos métodos básicos para archivar y mantener los documentos.archivar y mantener los documentos.

Explicar los dos métodos básicos para Explicar los dos métodos básicos para archivar y mantener los documentos.archivar y mantener los documentos.

Indicar las categorías en que se clasifican Indicar las categorías en que se clasifican los documentos y dar ejemplos de los documentos y dar ejemplos de documentos que corresponden a cada documentos que corresponden a cada categoría.categoría.

Decir cuáles son las organizaciones Decir cuáles son las organizaciones profesionales relacionadas con la profesionales relacionadas con la administración de documentos.administración de documentos.

OBJETIVOSOBJETIVOS

Señalar las especialidades que existen en el Señalar las especialidades que existen en el campo de la administración de documentos.campo de la administración de documentos.

Mencionar los conocimientos, destrezas y Mencionar los conocimientos, destrezas y habilidades que debe tener el personal habilidades que debe tener el personal responsable del manejo de documentos y que responsable del manejo de documentos y que contribuyen a su progreso profesional.contribuyen a su progreso profesional.

Definir los términos: sistema, tecnología, Definir los términos: sistema, tecnología, comunicación, archivar, información, comunicación, archivar, información, documentos y administración de documentos.documentos y administración de documentos.

ASIGNACIÓNASIGNACIÓN

CARTULINA DURACARTULINA DURA

PEGAR LÁMINAS O DIBUJARPEGAR LÁMINAS O DIBUJAR

MEDIOS PAR CONSERVAR INFORMACIÓNMEDIOS PAR CONSERVAR INFORMACIÓN

EN LA LIBRETA O PAPEL LAS EN LA LIBRETA O PAPEL LAS DEFINICIONES DE CADA UNO DEFINICIONES DE CADA UNO

MEDIOSMEDIOS

1.1. Petroglifos (Período pre-histórico neolítico)Petroglifos (Período pre-histórico neolítico)

2.2. Papiro (Antiguo Egipto)Papiro (Antiguo Egipto)

3.3. Pergamino (Siglo IV)Pergamino (Siglo IV)

4.4. Papel (Año 105 en China)Papel (Año 105 en China)

5.5. Rollo de película (Siglo XIX)Rollo de película (Siglo XIX)

6.6. Cinta magnética (1950)Cinta magnética (1950)

7.7. Tarjeta magnética (1969)Tarjeta magnética (1969)

8.8. Otros (a partir del 1972) Ej. Disco óptico, Otros (a partir del 1972) Ej. Disco óptico, disco compacto, tarjetas de memoria, disco compacto, tarjetas de memoria, discos magnetoóptico, etc..discos magnetoóptico, etc..

9.9. Gancho o espigón (Siglo XV)Gancho o espigón (Siglo XV)

MEDIOSMEDIOS

10.10. Nido de palomasNido de palomas

11.11. Carpeta acordeón (1860)Carpeta acordeón (1860)

12.12. Archivo horizontal (1968)Archivo horizontal (1968)

13.13. Archivo caja (1975)Archivo caja (1975)

14.14. Tabla Shannon (1880)Tabla Shannon (1880)

15.15. Archivo vertical (1892)Archivo vertical (1892)

16.16. Archivo lateralArchivo lateral

17.17. Archivo electrónicoArchivo electrónico

COMUNICACIÓNCOMUNICACIÓN

Proceso que permite el intercambio Proceso que permite el intercambio de ideas, actitudes y sentimientos.de ideas, actitudes y sentimientos.

Es la base de las instituciones. Por Es la base de las instituciones. Por medio de ésta se crea la institución medio de ésta se crea la institución familiar, social, religiosas, política, familiar, social, religiosas, política, comerciales y culturales. Se utiliza comerciales y culturales. Se utiliza para intercambiar información y para intercambiar información y lograr sus propósitos.lograr sus propósitos.

INFORMACIÓNINFORMACIÓN

Es un activo esencial para que una Es un activo esencial para que una institución pueda funcionar. Esta institución pueda funcionar. Esta compuesta de datos numéricos, compuesta de datos numéricos, alfabéticos o de símbolos que alfabéticos o de símbolos que representan conceptos o ideas.representan conceptos o ideas.

Sirve como referencia y base para tomar Sirve como referencia y base para tomar decisiones.decisiones. Ninguna institución puede depender de la Ninguna institución puede depender de la memoria para conservar información.memoria para conservar información.

DOCUMENTODOCUMENTO

Cualquier información que se Cualquier información que se conserva en forma escrita.conserva en forma escrita.

ADMINISTRACIÓN DE ADMINISTRACIÓN DE DOCUMENTOSDOCUMENTOS

Proceso de planificar, organizar, Proceso de planificar, organizar, dirigir, y controlar todas aquellas dirigir, y controlar todas aquellas actividades relacionadas con los actividades relacionadas con los documentos.documentos.

ARCHIVARARCHIVAR

Es el arte de conservar en Es el arte de conservar en orden debidamente agrupados y orden debidamente agrupados y protegidos, los documentos protegidos, los documentos pertenecientes a un individuo, pertenecientes a un individuo, firma, asunto o zona geográfica.firma, asunto o zona geográfica.

IMPORTANCIA DE LOS IMPORTANCIA DE LOS DOCUMENTOSDOCUMENTOS

Da base para tomar decisiones Da base para tomar decisiones y planificar el futuro.y planificar el futuro.

Como evidencia.Como evidencia. Propósitos de impuestos.Propósitos de impuestos. Fundamentos o base en Fundamentos o base en

procedimientos legales.procedimientos legales. Cumplir con la leyes.Cumplir con la leyes. Base histórica.Base histórica.

CLASIFICACIÓN DE LOS CLASIFICACIÓN DE LOS DOCUMENTOSDOCUMENTOS

Documentos vitalesDocumentos vitales Documentos importantesDocumentos importantes Documentos útilesDocumentos útiles Documentos esencialesDocumentos esenciales

CRITERIOS PARA CLASIFICAR CRITERIOS PARA CLASIFICAR LOS DOCUMENTOSLOS DOCUMENTOS

ProcedenciaProcedencia Internos – memorandos e informes.Internos – memorandos e informes. Externos – cartas, cotizaciones, etc.Externos – cartas, cotizaciones, etc.

ContenidoContenido Transacciones- facturas, chequesTransacciones- facturas, cheques Referencias – actas, informes anualesReferencias – actas, informes anuales

Tiempo de conservación Tiempo de conservación Permanente – escrituras y testamentosPermanente – escrituras y testamentos Temporales – invitaciones y Temporales – invitaciones y

propagandaspropagandas

CONTINUACIÓN…CONTINUACIÓN…

Nivel de consultaNivel de consulta Activos – año en cursoActivos – año en curso Semiactivos – año anteriorSemiactivos – año anterior Inactivos – nóminas de dos años Inactivos – nóminas de dos años

o máso más

SECCIÓN 2SECCIÓN 2

PARA EL MANEJO EFICAZ DE LOS DOCUMENTOS SE PARA EL MANEJO EFICAZ DE LOS DOCUMENTOS SE REQUIERE CONOCIMIENTOS DE:REQUIERE CONOCIMIENTOS DE:

Las reglas de la codificación y alfabetización Las reglas de la codificación y alfabetización de documentos.de documentos.Los diferentes sistemas de archivo.Los diferentes sistemas de archivo.Guías y procedimientos para manejar, Guías y procedimientos para manejar, archivar, conservar y prestar documentos.archivar, conservar y prestar documentos.Las leyes que rigen el manejo, uso y Las leyes que rigen el manejo, uso y conservación de documentos.conservación de documentos.

Continuación…Continuación…

El manejo de los programas de El manejo de los programas de procesamiento de texto, base de dato y procesamiento de texto, base de dato y otros.otros.

Equipos y sistemas comerciales para el Equipos y sistemas comerciales para el archivo de documentos, disponibles en el archivo de documentos, disponibles en el mercado.mercado.

PROGRESO PROFESIONAL Y PROGRESO PROFESIONAL Y OPORTUNIDADES DE OPORTUNIDADES DE

ASCENSOSASCENSOS Tener destrezas para resolver los Tener destrezas para resolver los

problemas y trabajar en equipo.problemas y trabajar en equipo. Poseer habilidad para la supervisión del Poseer habilidad para la supervisión del

personal.personal. Mantenerse al día en la informática y en Mantenerse al día en la informática y en

todo lo que compete ala administración todo lo que compete ala administración de los documentos.de los documentos.

Ser lectores asiduos de revistas Ser lectores asiduos de revistas profesionales.profesionales.

Continúen estudios universitariosContinúen estudios universitarios Pertenecer a organizaciones Pertenecer a organizaciones

profesionales.profesionales.

ESPECIALIDADES RELACIONADAS CON ESPECIALIDADES RELACIONADAS CON EL CAMPO DE ADMINISTRACIÓN DE EL CAMPO DE ADMINISTRACIÓN DE

DOCUMENTOSDOCUMENTOS

ArchiveroArchivero Oficinista de archivoOficinista de archivo Oficinista de expedientes médicosOficinista de expedientes médicos Oficinista de manejo de Información de saludOficinista de manejo de Información de salud Especialista en conservación de documentosEspecialista en conservación de documentos Técnico en manejo de Información, Técnico en manejo de Información,

expedientes médicos, microfilmación o expedientes médicos, microfilmación o sistemas de imágenessistemas de imágenes

Supervisor de tecnología, archivos, Supervisor de tecnología, archivos, expedientes médicos o centro de documentosexpedientes médicos o centro de documentos

Administrador de documentos o expedientes Administrador de documentos o expedientes médicosmédicos

Director de manejo de información de saludDirector de manejo de información de salud

ORGANIZACIONES ORGANIZACIONES PROFESIONALESPROFESIONALES

1.1. ARMA – Asociación de Administradores de ARMA – Asociación de Administradores de DocumentosDocumentos

2.2. AIIM – Asociación para Manejo de Información e AIIM – Asociación para Manejo de Información e ImágenesImágenes

3.3. AMRA – Asociación Americana de Expedientes AMRA – Asociación Americana de Expedientes Médicos.Médicos.

4.4. ICA – Congreso Internacional de ArchivistasICA – Congreso Internacional de Archivistas

5.5. Instituto de Administradores de Documentos Instituto de Administradores de Documentos CertificadosCertificados

6.6. Consejo Internacional Administradores de Consejo Internacional Administradores de DocumentosDocumentos

7.7. Sociedad Americana de Archiveros GeneralesSociedad Americana de Archiveros Generales

8.8. Asociación de Centros Privados para la Asociación de Centros Privados para la Conservación de DocumentosConservación de Documentos

ANALIZAR CASOSANALIZAR CASOS

La Sra. Janet Rivera trabaja desde hace 10 La Sra. Janet Rivera trabaja desde hace 10 años como Oficinista de Archivo de una años como Oficinista de Archivo de una cadena de tiendas multinacionales de cadena de tiendas multinacionales de electrodomésticos. Durante estos años ha electrodomésticos. Durante estos años ha ocupado el mismo puesto y ha tenido ocupado el mismo puesto y ha tenido pocos aumentos de sueldo. Está molesta pocos aumentos de sueldo. Está molesta por esta situación y considera que la por esta situación y considera que la empresa no toma en cuenta sus años de empresa no toma en cuenta sus años de servicios.servicios.

¿Qué opina usted de esta situación y qué ¿Qué opina usted de esta situación y qué recomienda?recomienda?

ANALIZAR CASOSANALIZAR CASOS

La Sra. Yamaris Ortiz empezó a trabajar en La Sra. Yamaris Ortiz empezó a trabajar en las oficinas de Casa Bellísima, empresa las oficinas de Casa Bellísima, empresa dedicada a la construcción de residencias dedicada a la construcción de residencias prefabricadas. Hace seis meses comenzó prefabricadas. Hace seis meses comenzó sus operaciones.sus operaciones.A Yamaris le gusta que su oficina este A Yamaris le gusta que su oficina este siempre bien organizada. Para mantenerla siempre bien organizada. Para mantenerla en orden, le indicó a su compañera que en orden, le indicó a su compañera que todos los meses se desharán de papeles todos los meses se desharán de papeles que consideren innecesarios o de poco que consideren innecesarios o de poco valor, y así evitaran su acumulación. valor, y así evitaran su acumulación. ¿Esta usted de acuerdo con Yamaris?¿Esta usted de acuerdo con Yamaris?¿Por qué?¿Por qué?

REFERENCIASREFERENCIAS

Correa, Carmen M.; Díaz Colón, Abigail ; Correa, Carmen M.; Díaz Colón, Abigail ; Administración de Documentos: Administración de Documentos: Sistemas, Procedimientos y Sistemas, Procedimientos y Tecnología, Segunda EdiciónTecnología, Segunda Edición, Editorial , Editorial McGraw-Hill, 2007.McGraw-Hill, 2007.