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COLECCION C APACITACIN A DISTANCIA

Coleccin Capacitacin a Distancia

03

MANUAL DE AUTOFORMACIN EN

ADMINISTRACIN DE DOCUMENTOS Y GESTIN DE ARCHIVOS

Instituto de Acceso a la Informacin Pblica del Distrito Federal

MANUAL DE AUTOFORMACIN EN ADMINISTRACIN DE DOCUMENTOS Y GESTIN DE ARCHIVOS

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COORDINACIN DEL PROYECTO M a . de los n g eles H e r n n d e z S nc hez

J o s A n t o n io R a m r e z D e l e nAu to r del texto

Directo a d capacitacin eInvestig ci r e a nEQUIPO TCNICO

soN Barrera Garca iA Dulce M . Jara Reyes a

Prim era edicin, septiem bre 20 07

Instituto de Acceso a la Informacin Pblica del Distrito Federal (InfoDF)La Morena No. 865, Col. Narvarte Poniente Del. Benito Jurez, Mxico, D. F. C. P .03020. transparenciadf@infodf.org.mx www.infodf.org.mx

DESARROLLO EDITORIALM e t a d a t a , O o n s u l t o r a y s e r v ic io s DE OOMUNICACIN S . 0 .

www.metadata.org.mx metadatagcd@yahoo.com.mx

npgina

pgina AP r e s e n t a c i n

O b j e t iv o s d e a p r e n d iz a j e

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pgina AG u A DEL PARTICIPANTE

pgina A M o d u li un M o d u li cuatroA r c h iv o s e l e c t r n ic o s y a u t o m a t iz a c i n d e LA GESTIN DOCUMENTAL_________________________

Introduccin .................................................................. Objetivos del mdulo ................................................... Tema 1. Dilemas de la informacin electrnica y su manejo archivstico ...................................... Tema 2. Programas para la automatizacin y digitalizacin de archivos ............................ Tema 3. Preservacin a largo plazo de la informacin electrnica ................................ Tema 4. Normas internacionales para el manejo de los archivos electrnicos ............................. pgina M o d u l i c in c oE n t o r n o in s t it u c io n a l d e la a c t iv id a d ARCHIVSTICA

141 143 144 149 156 161

Introduccin Objetivos del mdulo

175 175

Tema 1. Manejo archivstico de la informacin restringida .........................................................176 Tema 2. Recursos operativos de los archivos ........... 180 Tema 3. Marco jurdico para la operacin documental y archivstica .............................. 185

M o d u l i s e isE s q u e m a s d e p l a n e a c i n y m e c a n is m o s d e

D D

COORDINACIN INTERINSTITUCIONAL PARA EL DESARROLLO ARCHIVSTICO_____________________ Introduccin .....................................................................199 Objetivos del mdulo ..................................................... 201 Tema 1. Importancia de la planeacin archivstica: los programas institucionales de desarrollo archivstico .....................................202 Tema 2. Metodologa de la planeacin archivstica: elementos de diagnstico y prospectivos a escala institucional ..........................................206 Tema 3. Importancia de la coordinacin interinstitucional para el desarrollo archivstico ....................................................... 212 Tema 4. El papel del InfoDF en los mecanismos de coordinacin archivstica ............................... 214 pagina

ndice

[ 22 )A nexos 1 . L in e a m ie n to s G e n e r a l e s en M a t r i a de A r c h iv o s d e l D i s t r i t o F e d e r a l ......................223 2 . B ib lio g r a fa

............................................................257 .............265 269

3 . R e s p u e s ta s a l a s a u t o e v a lu a c io n e s 4 . G lo s a r io

P r e s e n t a c i n

. ^ L n el marco de sus obligaciones jurdicas y como parte de las accio nes que lleva a cabo en tanto rgano garante del derecho de acceso a la informacin pblica para promover la transparencia de la actividad gubernamental, la rendicin de cuentas y el fortalecimiento de una nueva cultura de gobernabilidad democrtica en el Distrito Federal, el Instituto de Acceso a la Informacin Pblica del Distrito Federal (InfoDF) ha considerado como un elemento crucial de esos esfuerzos mejorar la organizacin, dasificacin y manejo de documentos en posesin de los entes pblicos como reza el artculo 9 inciso VI de la Ley de Transparencia y Acceso a la Informacin Pblica del Distrito Federal reconociendo la importancia que los documentos y archivos poseen para el cabal cumplimiento de los propsitos descritos. Los archivos constituyen, en efecto, una herramienta indispensable, un recurso esencial para la gestin pblica y para la construccin de su memoria histrica. Son, por tanto, un elemento central en las acciones de transparencia gubernamental y la rendicin de cuentas. A partir de este reconocimiento, la Ley de Transparencia y Acceso a la Informacin Pblica del Distrito Federal establece la necesidad de que los entes pblicos conserven y mantengan en forma organizada, siguiendo estndares mnimos en materia de archivonoma, los docu mentos, expedientes, series y fondos documentales que se producen,

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manejan y conservan en las diversas instituciones del gobierno del Dis trito Federal. En virtud de lo anterior y en cumplimiento de sus responsabilidades y obligaciones jurdicas, el InfoDF impuls el diseno y emisin de Lineamientos Generales en Materia de Archivos del Distrito Federal, mismos que, como resultado del consenso y un amplio proceso de trabajo con to dos los entes pblicos del Distrito Federal, fueron aprobados el pasado 25 de abril de 2007 por el Pleno de Comisionados del Instituto, y publicados en la Gaceta Oficial del Distrito Federal el 9 de mayo del ano en curso. Para apoyar la instrumentacin e institucionalizacin de los lineamientos citados, el InfoDF ha considerado esencial emprender un conjunto de acciones de capacitacin que hagan posible tanto la comprensin de las caractersticas y alcances de los Lineamientos Generales en Materia de Archivos del Distrito Federal como, sobre todo, establecer un marco comn de referencia que permita a los entes pblicos sentar bases ms firmes y homogneas en el manejo, organizacin, control y uso institu cional y social de los archivos gubernamentales del Distrito Federal. Parte esencial de estos esfuerzos lo constituye el presente Manual de Autoformacin en Administracin de Documentos y Gestin de Archivos, que adems de estar integrado al aula virtual del InfoDF (experiencia disenada para favorecer la capacitacin a distancia de los servidores pblicos del Distrito Federal en relacin con el desarrollo de una nueva cultura de transparencia gubernamental y temas afines) representa una tarea con fines concretos: el reconocimiento de los as pectos bsicos de la teora y la prctica archivstica contemporneas, concentradas alrededor del trmino Administracin de Documentos. Esta experiencia pedaggica ofrece diferentes ventajas: a los entes pblicos del Distrito Federal les permitir comprender de una manera ms amplia y comprehensiva los problemas ms acuciantes de cualquier organizacin en el manejo de su informacin: contar con sistemas de administracin de documentos y archivos funcionales; a las perso nas que elijan esta opcin de capacitacin, especialmente si laboran en reas de archivo, les brindar la posibilidad de poseer una visin ms completa de su trabajo, entendiendo no slo las funciones que tienen que desem penar sino, adems, el sentido, origen y destino de

stas, logrando con ello un mejor desempeno y una mayor adaptacin al ambiente laboral. El curso que se brinda a travs del presente Manual, si bien no agota, ni mucho menos, la fenomenologa de la actividad archivstica en toda su complejidad, garantiza una formacin de base en cuanto a conocimientos, habilidades y actitudes sobre la Administracin de Documentos como herramienta para la mejor organizacin de la informacin documental de los entes pblicos del Distrito Federal, pues provee al participante con la metodologa indispensable para ello, as como con el conocimiento bsico de los instrumentos fundamentales para la operacin de los servicios archivsticos.

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O b j e t iv o s d e a p r e n d i z a j e

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l concluir el manual, el participante ser capaz de:

Reconocer a la Administracin de Documentos como teora y metodologia para la gestin de archivos, as como los princi pales mtodos, procesos e instrumentos tcnicos del trabajo archivistico.

Contribuir al desarrollo de una nueva cultura de la informacin archivistica en el marco de las acciones de transparencia, rendicin de cuentas y acceso a la informacin pblica. Apoyar la instrumentacin e institucionalizacin de los Lineamientos Generales en Materia de Archivos de los entes pblicos del Distrito Federal.

Objetivos especficos del aprendizaje:

Conocer los conceptos esenciales de la Administracin de Do cumentos, tanto desde una perspectiva terica y metodolgica, como desde un punto de vista instrumental.

Conocer y describir el ciclo vital de los documentos y su importancia en la integracin de sistemas archivsticos para el mane jo de la informacin institucional. Conocer los principales mtodos e instrumentos tcnicos para la organizacin y control intelectual del trabajo archivstico en materia de dasificacin y ordenacin, valoracin y disposicin, descripcin, conservacin y preservacin documental. Identificar los procesos del trabajo documental, las operaciones archivsticas y la normatividad tcnica y jurdica que los susten ta en trminos de su integracin, organizacin, control, uso y acceso institucional y social.

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DEL PARTICIPANTE

.B ie n v e n id o al Manual de Autoformacin en Administracin de

Documentos y Gestion de Archivos.Es muy importante que su primera actividad sea leer la presente Gua, pues le ser de gran utilidad para conducir su aprendizaje con m ayor efectividad. Recuerde que usted es el sujeto de su propia formacin, as que su primer paso debe ser el conocer cmo est estructurado el presente manual, as como algunas recomendaciones para recorrerlo y facilitarle la conduccin de su aprendizaje. El manual es un documento completo con la informacin ms im portante que se requiere para la comprensin de la temtica expuesta, por lo tanto no exige al participante acudir a recursos externos; sin em bargo, al final del manual se proporciona bibliografia para las personas interesadas en profundizar en los contenidos que se abordan. Quiz usted sea un servidor pblico del Distrito Federal, un miembro de alguna organizacin social o una persona interesada en el tema de los archivos, cualquiera que sea su caso le aseguramos que este manual le ayudar a comprender o a encauzar de mejor manera sus necesidades e inquietudes relacionadas con el tema.

E structura del Manual Para facilitar su estudio, el manual est estructurado en seis unidades de aprendizaje que denominamos mdulos y un apndice en el que se incluyen los Lineamientos Generales en Materia de Archivos del Distrito Federal. Al final del mismo se agrega un glosario de trminos y una bi bliografia temtica. En el M dulo uno , A dministracin de Documentos: paradigma del deARCHivsTico, se describen los principios y conceptos bsicos de la Administracin de Documentos como modelo del desarrollo archivistico contemporneo. En sus cuatro temas se revisa de manera general el desarrollo y la conceptualizacin de la Administracin de Documentos como teoria y metodologia de la actividad archivistica, asi como los problemas que hasta ahora han impedido que los archi vos sean cabalmente concebidos como instrumento y memoria de la gestin pblica y elemento central en las acciones de transparencia y rendicin de cuentas. Se destacan tambin los conceptos y principios esenciales que permiten la construccin de los sistemas institucionales de archivos y la conduccin de los procesos archivisticos bsicos dentro de estos sistemas.sarrollo

En el M dulo dos , C omposicin de los sistemas institucionales de arse describe en tres temas los propsitos y politicas esenciales de los sistemas institucionales de archivos, asi como las caractersti cas y funciones de sus componentes (normativos y operativos) como elementos del diseno institucional requerido para el correcto desempeno del ciclo vital de los documentos.chivos ,

En el M dulo tres , Los procesos documentales y archivsticos: conse expone en cinco temas el ncleo central de la Administracin de Documentos, asociado a los diversos procesos archivisticos que tienen lugar a lo largo del ciclo vital de los documentos. Tambin se estudian los principales instrumentos para la organizacin y el control tcnico de los archivos, profundizando en las definiciones conceptuales, los mtodos de trabajo y el carcter instru mental de la Administracin de Documentos para el ejercicio prctico de las actividades archivisticas.cepto, mtodo e instrumentos ,

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gestin documental

En el M dulo cuatro , A rchivos electrnicos y automatizacin de la se describe en cuatro temas la situacin actual del manejo de la informacin electrnica y los dilemas que representa su control tcnico desde la ptica archivstica, as como la necesidad de establecer programas ordenados para la gestin automatizada de ar chivos y la preservacin a largo plazo de los archivos electrnicos.

En el Mdulo cinco , E ntorno institucional de la actividad archivstise tratan algunos temas asociados al entorno institucional de los archivos, particularmente relacionados con el manejo archivstico de la informacin restringida. Tambin se abordan las caractersticas de los recursos operativos de los archivos, tanto humanos como materiales, as como la normatividad que regula en la actualidad la operacin de los archivos pblicos, enfatizando la necesidad de una Ley de Archivos del Distrito Federal.ca,

Finalmente, en el M dulo seis , Esquemas de planeacin y mecanismos D COORDINACIN INTERINSTITUCIONAL PARA EL DESARROLLO ARCHIVSTICO, se E describen en cuatro temas la importancia y la necesidad de la planea cin del desarrollo archivstico como un conjunto de medidas integrales para el control, evaluacin y seguimiento de la actividad archivstica al interior de las instituciones pblicas del Distrito Federal. Se analiza tambin la importancia de establecer mecanismos interinstitucionales de cooperacin para la generacin de una nueva cultura de la informa cin archivstica. ESTRUCTURA DE LOS MDULOS En cada mdulo los temas se dividen de la siguiente forma:

Titulo del mdulo. Introduccin.

Objetivos. Desarrollo de los temas.

Sintesis. Autoevaluacin. Referencias bibliogrficas.

R e c o m e n d a c io n e s d e e s t d io

El ttulo Manual de Autoformacin expresa lo que deseamos que efectivamente suceda: que usted sea el protagonista, se comprometa con su aprendizaje y, adems, que lo disfrute; para ello le proponemos algunas recomendaciones que esperamos le sean tiles para que lo gre los mejores resultados: 1. El aprendizaje depende de usted exclusivamente. No debe olvidarlo, ya que no dispondr de tutor o gua a lo largo del curso. Ms que una desventaja esta ausencia le representa un enorme beneficio, pues podr:

Estudiar a su propio ritmo. Dedicarle al estudio el tiempo que usted disponga. Estudiar donde le plazca y cuando pueda. Repasar una y otra vez los temas. Consultar informacin adicional. Resolver las autoevaluaciones cuantas veces sea necesario hasta que est satisfecho con su aprendizaje.

2. Analice el siguiente orden de estudio y si le resulta til aplquelo. 1. Lea la introduccin de cada mdulo que vaya a estudiar. El propsito es que conozca la secuencia y el alcance del tema que se abordar. 2. Revise detenidamente los mapas conceptuales. Al inicio de cada mdulo se presenta un mapa conceptual que le ayudar a tener una visin es quematizada de los principales conceptos que se abordarn y sus interrelaciones. 3. Mantenga su mente abiertayreceptiva. Recuerde que de una buena coordinacin de todos los ins trumentos de estudio depende el aprovechamiento integral del manual. Esquemas, dibujos, ejercicios, mapas conceptuales, grficas, fotografias,

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textos al margen, sintesis y autoevaluaciones constituyen todo un aparato de conocimiento a su disposicin. En cada uno de ellos hallar la ruta para la comprensin de los otros y de la totalidad del texto. 4. Regrese cuantas veces sea necesario a los conceptos. En caso de que alguno de los conceptos sea de difcil comprensin en su primera lectura, reviselo nuevamente, si an tiene dudas, le recomendamos que siga adelante pues estamos seguros que stos se irn aclarando conforme avance en su lectura. 5. Revise los esquemas y recuadros. Le ayudarn a reforzar las ideas centrales de cada tema. 6. Acuda al diccionario. En caso de que alguna palabra no le sea familiar, no dude en acudir al diccionario para la mejor comprensin de su significado, pues eso le ayudar a entender mejor el tema. 7. Autoevalese. Es importante que realice las autoevaluaciones para asegurarse de haber comprendido los diferentes conceptos.

Lea la introduccin de cada mdulo

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Revise detenidamente los mapas conceptuales

Mantenga su mente abierta y receptiva

Regrese a los conceptos cuando sea necesario

Revise los esquemas y recuadros

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Administracin de Documentos: paradigma del desarrollo archivstico / - ' - X -A

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T e m a r io

1. Desarrollo y conceptualizacin de la A dministracin de Documentos 2. Problemas esenciales de la actmdad archivstica 3. CO NCEPTO esenciales de la A dministracin de Documentos S 4. Ciclo vital de la Informacin Documental y construction de S istemas Institucionales de A rchivos

I n t r o d u c c i n

n el presente mdulo se destacan los principios y conceptos bsicos de la Administracin de Documentos, los orgenes y razn de ser de esta disciplina, su desarrollo y evolucin como resultado de la crisis funcional de la Archivstica tradicional que prevalecia hasta mediados de los anos cincuenta del Siglo XX, as como su importancia como modelo para la planeacin archivstica y la construccin de sis temas institucionales de archivos. Se hace tambin una descripcin de los prin cipales problemas que, derivados dei fenmeno de la explosion de documentos que tambin se explica condicionan la eficiencia de los ar chivos como sistem a de inform acin para las administraciones pblicas. Se enfatiza adems la importancia de entender los archivos bajo esta perspectiva, as como el papel que juegan en la generacin de una nueva cultura de transparn cia, rendicin de cuentas y gobernabilidad demo crtica, particularmente en el Distrito Federal. Para facilitar el estudio del mdulo, su exposicin se ha dividido en cuatro temas: 1. Desarrollo y conceptualizacin de la Administracin de Documentos. 2. Problemas esenciales de la actividad ar chivstica. 3. Conceptos esenciales de la Administracin de Documentos. 4. Ciclo vital de la Inform acin Documental Sistem as Institucionales de Archivos.

Desarrollo y conceptualizacin de la Administracin de Documentos

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Conceptos esenciales de la Administracin de Documentos

Ciclo vital de la Informacin Documental

M apa c o n c e ptu a l: M dulo uno

y construccin de

O bjetivos del mdulo Al finalizar el mdulo los participantes podrn:

Entender el desarrollo de la Administracin de Documentos como teora y mtodo para la organizacin de archivos. Explicar el fenmeno de la explosin de documentos y la relacin del mismo con los principales problemas que prevalecen en los Archivos. Reconocer los principales conceptos y principios de la Adminis tracin de Documentos. Conocer el papel que juegan la Administracin de Documentos y su concepto central, el ciclo vital de los documentos, como modelo para la planeacin archivstica y la construccin de sis temas institucionales de archivos. Reconocer la importancia de los archivos como elemento cen tral en la generacin de una nueva cultura de transparencia y rendicin de cuentas. T emaI . D esarrollo y conceptualizacin die la A dministracin de Documentos La Administracin de Documentos surge como teora y mtodo para la gestin de archivos haca los anos cincuentas del pasado Siglo XX. Fue resultado y respuesta al grave problema de produccin explosiva de documentos, que desde dcadas antes vena presionando tanto la calidad y eficacia de los servicios archivsticos, sus servicios e instalaciones, como la propia organizacin tcnica de los archivos y los recur sos disponibles para su manejo y control efectivos, principalmente en las administraciones pblicas anglosajonas, senaladamente la de los Estados Unidos de Norteamrica. En Mxico la Administracin de Documentos adquiere plenamente su carta de naturalizacin hasta bien entrada la segunda mitad de la dcada de los setenta y principios de los ochenta, cuando comenz a instrumentarse formalmente con el fin de combatir el fenmeno de la sobreproduccin de documentos, que incluso en nuestro pas, desde

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los anos cuarenta del siglo pasado afect la eficiencia de los archivos pblicos en todos los niveles de gobierno. La tambin llamada explosin de documentos constituye un fe nmeno caracterizado por la produccin masiva de informacin docu mental en las organizaciones. sta obedece a diversas causas, algunas de ellas provocadas por el crecimiento y la propia complejidad de las relaciones entre sociedad y gobierno, as como por inercias, falsas tradiciones adminis trativas y vicios ancestrales en la produccin y uso de documentos. Entre estas causas pueden destacarse como las ms significativas las siguientes:

El acelerado crecimiento, la diversificacin y la complejidad de las administraciones pblicas. El crecimiento, tambin acelerado, de la oferta y la demanda de bienes y servicios entre la poblacin y las estructuras gubernamentales. El uso intensivo de tcnicas y tecnologas modernas para la generacin, reproduccin y transmisin de documentos. La llamada cultura de las mil y una co pias, en combinacin con la ineficacia de procedimientos de trabajo viciados y anacrnicos. La ejecucin de procesos de gestin y tramitacin de asuntos excesivamente burocratizados.

L as mil y una copias

La Administracin de Documentos nace y se desarrolla como una metodologa actuante, como una gua para la accin que la diferencia sustancialmente de la Archivstica tradicional

Ms all de sus causas, los efectos provocados por dicho fenmeno tuvieron un fuerte impacto en las administraciones pblicas y, particu larmente, en los archivos. Para las administraciones disponer de recur sos para resguardar los archivos producidos masivamente en espacios adecuados, con mobiliario y equipo suficiente para su conservacin, resultaba una tarea cada vez ms complicada, no exenta de severos riesgos; para los archivos, la explosin de documentos hara evidente una crisis funcional extremadamente crtica, que pondra en entredicho las tcnicas, los instrumentos, los mtodos y las prcticas del trabajo archivstico utilizados hasta entonces por la Archivonoma tradicional. Sobre todo se ponan en duda el espritu y los principios que animaban a la ciencia archivstica hasta mediados del siglo pasado, basados en la conservacin exhaustiva de los documentos, esto es, la conserva cin de toda evidencia que pudiera resultar til para la Historia. La fuerte crisis provocada por la explosin de documentos evidenci la necesidad de no conservar toda la documentacin producida por las administraciones pblicas, as como la necesidad de diferenciar, mediante el desarrollo de nuevos mtodos y conceptos de trabajo, en tre conservar papeles o conservar informacin. La idea de no conservar toda la documentacin traa consigo la de eliminar aquella que no fuera ya til para la administracin, lo que provoc grandes debates tericos entre los especialistas. En esencia se cuestionaba la razn de ser de la archivstica tradicional, esto es, resguardar, en beneficio de la Historia, toda evidencia documental por mnima que sta fuera. No obstante y como fruto de estos intensos de bates, se obtuvieron conclusiones que ampliaron los horizontes de la actividad archivstica, particularmente en los siguientes aspectos:

La idea de que la Archivonoma es una ciencia en m ovim iento vinculada y permeable a nuevas realidades, en oposicin a su concepcin como una ciencia inmutable y acartonada. La consecuente renovacin metodolgica de la archivstica tra dicional hacia la Administracin de Documentos, especialmente ante la aparicin y desarrollo de su concepto central: el ciclo vital de los documentos.

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La generacin de una serie de conceptos, mtodos y nuevas prcticas archivsticas para el manejo integral de la informacin documental, particularmente en materia de valoracin y disposicin documental. El desarrollo de principios de eficiencia y planificacin de los recursos y las estructuras de archivo, de conform idad con los usos diferenciados de la docum entacin a lo largo de su ciclo vital. La concepcin de que los archivos, lejos de ser entidades aisladas, deben funcionar de manera coordinada conforme a un modelo de organizacin que los vincule para el correcto ejercicio del ciclo vital de la informacin documental, esto es, su funcionamiento integral como sistema de informacin al interior de las instituciones pblicas.

La explosin de documentos constituye un fenmeno caracterizado por la produccin masiva de informacin documental en las organizaciones

Lejos entonces de la posicin de rezago, excesivamente pasiva y receptiva de la archivstica tradicional, la Administracin de Documen tos nace y se desarrolla como una metodologa actuante, como una gua para la accin que la diferencia sustancialmente de la Archivs tica Tradicional. Sin embargo potencia y encauza sus principios, otorgndole a la actividad archivstica un dinamismo que busca resolver la crisis provocada por el fenmeno de explosin de documentos e instrumentar medidas que permitan la planificacin y regulacin de la actividad archivstica en su entorno institucional y social. Es por estas razones que la Administracin de Documentos ha que dado definida de la siguiente forma:

Administracin de Documentos: Metodologa integral para planear, dirigir y controlar la produccin, organizacin, circulacin y uso de los documentos, a lo largo de su ciclo institucional de vida, atendiendo a una mayor economia y racionalizacin en el manejo de los recursos operativos y las estructuras archivsticas.

A pesar de las diferencias sustanciales entre la Archivstica tradicio nal y la Administracin de Documentos, en realidad sta, basndose en ellos con mayor rigor, permite potenciar los conceptos tradicionales de la Archivstica clsica si vale el trmino , al tiempo que genera un marco terico y metodolgico mucho ms abierto a las nuevas rea lidades que enfrentan los archivos. Las d ife re n cia s obedecen a las nuevas necesidades, mtodos y procesos que venan surgiendo en el campo de la informacin, y tienen que ver ms, en el fondo, con la necesidad de salir de las cuatro paredes de los Archivos" para asumir una actitud ms dinmica y prospectiva y concentrarse en los fen menos que condicionan la eficiencia de los servicios archivsticos en el entorno de las administraciones pblicas. De esta forma, si bien son varias las diferencias, son muchas las afini dades entre la Archivstica tradicional y la Administracin de Documentos, lo que permite afirmar que no se trata de ciencias aplicadas diferentes, sino de la evolucin conceptual de una misma ciencia. La Administracin de Documen tos, como teora y mtodo, como pa radigma del trabajo archivstico, no es una doctrina utilitaria, ni tampoco se trata de una disciplina emer gente ms atenta a la eficiencia y el ahorro de recursos que a la operacin tcnica de los archivos. Por el contrario, la Administracin de Docu mentos pone el acento en la necesaria integracin de todos los procesos

L a A dministracin de Documentos

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tcnicos de archivo a lo largo dei concepto central que regula su correcta administracin, esto es, el concepto de ciclo vital de los d o c u m e n to s , cuya im p o rta n cia metodolgica es esencial para regular la produccin, integracin, clasificacin, ordenacin, valoracin, descripcin, conservacin y difusin de la informacin do cumental y archivstica, es decir los procesos tc nicos que constituyen la carne y la sangre de la Administracin de Documentos y la gestin de archivos.

C ic l o v it a l d e l o s d o c u m e n t o s

C uadro 1 / D iferencias y semejanzas entre la A rchivonoma TRADICIONAL Y LA A dMINISTRACIN D DOCUMENTOS EA r c h iv s t ic a TRADICIONAL A d m in is t r a c i n de D o cum entos

Conservacin exhaustiva de Informacin Principios en que se sustentan Principio de procedencia y orden original

Conservacin selecti va de la Informacin Principio de procedencia y orden original Ciclo vital de los documentos Planificacin de estructuras, Recur sos y servicios

Procesos tcnicos distintivos

Organizacin, descripcin, conservacin, preservacin difusin

Produccin, integra cin, organizacin, circulacin descripcin, valoracin, conservacin, pre servacin y difusin Acceso institucional, social y cultural

Acceso

Especializado (ar chivos para servir a la Historia)

La Administracin de Documentos pone el acento en la necesaria integracin de todos los procesos tcnicos de archivo a lo largo del concepto central que regula su correcta administracin

T ema 2. P roblemas esenciales de la activi DAD

ARCHIVSTICA

Derivados del fenmeno de explosin de documentos y en concordancia con las reflexiones expuestas en el tema anterior, podr fcilmente comprenderse que en los archivos prevalecen una serie de problemas caracterizables como estructurales, pues se originan en las administraciones pblicas y sus procesos de gestin, por lo que han impactado de varias formas el desempeno eficiente de la actividad archivstica. El conocimiento y reconocimiento de los problemas archivsticos re sulta esencial en el esfuerzo de favorecer no nicamente su solucin integral, sino tambin adoptar medidas de prevencin y planificacin que posibiliten el autosostenimiento y la institucionalizacin del desarrollo archivstico, y que a su vez promuevan y fomenten una nueva

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cultura de la informacin documental de cara a su utilizacin como eficaz instrumento de gestin, memoria institucional y elemento central para favorecer la transparencia y la rendicin de cuentas.

Con mucha razn los matemticos suelen decir que el correcto planteamiento de un problema constituye el cincuenta por ciento de su solucin. Si se desconocen la naturaleza y la dimensin de los problemas, las causas internas y externas que los provocan y condicionan, no ser posible enfrentarlos y resolverlos. Por eso se impone la necesidad de que el archivista del siglo XXI adquiera y desarrolle no slo un conjunto de habilidades tcnicas para la organiza cin de los archivos (lo cual, desde luego, es su principal prioridad), sino tambin que sea capaz de desarrollar nuevas competencias profesionales que lo vinculen con otras disciplinas asociadas al manejo de archivos, como el Derecho, la Historia, la Sociologa, la Administracin Pblica y las Ciencias Polticas, as como las asociadas a las teoras y tecnologas de la informacin. La labor archivstica en los tiempos actuales exige de la cooperacin interdisciplinaria. Analice estas reflexiones, piense en los problemas que puedan tener los archivos de su institucin y describa qu posibles medidas de cooperacin podran adoptarse con otras disciplinas para favorecer las soluciones que proponga.

Los problemas ms caractersticos y acuciantes de los Archivos pueden agruparse en tres grandes categorias. Alrededor de ellas ocurre un conjunto de fenmenos que configuran el todava dramtico es pectro que prevalece en la operacin de los archivos pblicos en todos los niveles de gobierno. Su solucin, sin lugar a dudas, tendr que dar se gradual y sistemticamente, basada en la metodologia que provee la Administracin de Documentos.

Estas categoras son las siguientes:

O Obsolescencia de los sistemas y mtodos del trabajo archivstico.

Los problemas ms caractersticos y acuciantes de los archivos pueden agruparse en tres grandes categoras

Recursos operativos insuficientes e inadecuados. Mala relacin de los archivos en su medio ambiente institucional y social.

En cada una de estas categoras puede distinguirse una gran cantidad de circunstancias y fenmenos que afectan la operacin de los archivos. Para cada caso las ms recurrentes son las que se indican a continuacin:

1. Obsolescencia de los sistemas y mtodos del trabajo archivstico

O Inexistencia de archivos formalmente establecidos en las administraciones pblicas. Es decir: carencia de reas especializa das con estructuras y recursos dedicados en forma exclusiva al desempeno de la funcin archivstica. O Archivos que funcionan con arreglo a criterios personales, aislados de su entorno y operando cada uno por su cuenta. O Ausencia de polticas formales para la produccin de documen tos y la integracin de la informacin documental en expedien tes y series. O Utilizacin de sistemas tcnicos de clasificacin y ordenacin desactualizados o impropios para los archivos. O Ausencia de criterios y mtodos para la valoracin documental, con la consecuente sobreacumulacin de acervos, as como la ausencia de medidas razonadas para la depuracin de acervos y la seleccin de documentos con valor permanente o histrico. O Desconocimiento de tcnicas, normas e instrumentos para la organizacin (clasificacin, ordenacin y descripcin de archi vos), su conservacin y preservacin, as como su difusin e

instrumentacin de accesos controlados a la informacin que contienen los acervos.

2. Recursos operativos insuficientes e inadecuados

O Personal con frecuencia castigado, sin reconocimiento institu cional y sin perspectivas de desarrollo profesional. O Ausencia de programas de capacitacin permanentes. O Recursos materiales inadecuados (cajas de archivo y estantera inapropiadas, espacios reducidos, con malas condiciones ambientales para la conservacin de acervos y con severos riesgos de siniestros). O Incorporacin desordenada de tecnologa de manejo de archivos (digitalizacin de acervos mgica, desarrollo inapropiado de sistemas ausencia de polticas y normas para el manejo electrnica). punta para el como solucin automatizados, de informacin

S. Mala relacin de los archivos en su medio ambiente institucional y social

O Desdn por la actividad archivstica por parte de la autoridad. O Desconocimiento de la funcin y desinters de usuarios por la informacin archivstica. O Administracin patrimonialista de la informacin archivstica.

Aunque la situacin descrita de los archivos permite reconocer los aspectos bsicos de su problemtica, siempre es necesario desarrollar diagnsticos detallados de la operacin y manejo de los recursos que se les destinan. De esta manera se puede medir y cuantificar con precisin la dimensin real de los problemas, y con base en ellos fun dam entar una estrategia unificada de mejoras. Incluso se posibilita un

rediseno o una reingeniera total de todos sus procesos y estructuras de funcionamiento, cohesionadas alrededor de eficaces medidas de planeacin archivstica. Resulta esencial comprender que la solucin a los muy diversos y complejos problemas de los archivos no depende exclusivamente de la capacitacin del personal, o de la incorporacin de tecnologas e inclu so de la generacin de normatividad tcnica o jurdica por s solas. Los problemas de los archivos requieren de soluciones integrales, pues no slo operan mal desde un punto de vista tcnico. Rebasan los mbitos de su organizacin y ordenacin, por lo que las soluciones que se ins trumenten no deben concentrarse exclusivamente en dicho aspecto.

La materia bsica de los archivos son los documentos, productos de toda accin pblica

Resulta necesario entender con precisin los problemas de los ar chivos y orientar las soluciones a los mismos hacia el entorno institu cional, haca las races de la problemtica, relacionada esencialmente con el propio desempeno de la gestin pblica. En otras palabras: es necesario ver a los archivos desde la administracin que los produce y usa, al tiempo que se ve a la administracin desde la eficacia de sus archivos como sistema de informacin. T ema 3. C onceptos esenciales de la A dministracin de Documentos Transitar de los problemas a las soluciones que pueden aplicarse en el universo de los Archivos Pblicos no es tarea fcil. Para ello es nece sario reconocer que la actividad archivstica no es exclusivamente una actividad emprica, carente de inters intelectual. Tambin es necesa rio reconocer que su desempeno se sustenta en elementos tericos y metodolgicos, y por tanto en el conocimiento de una serie de conceptos esenciales asociados a la Administracin de Documentos. Apoyados en stos es como pueden construirse mejores sistemas, mtodos e instrumentos para la organizacin y la gestin de archivos. Para sintetizar: la actividad archivstica conlleva la ejecucin de un conjunto de agrupaciones sucesivas de la informacin, que van de la generacin de documentos individualizados, que se agrupan eventual mente en expedientes, hasta la formacin de series y archivos, en cuya produccin, integracin, uso y control intervienen muchas personas,

ponindose en juego una gran cantidad de recursos, procesos y procedimientos al interior de las instituciones pblicas. La comprensin de los principales conceptos que conforman el lenguaje tcnico de la Archivstica es esencial para el personal encargado del manejo y la administracin de los archivos. En atencin a esta necesidad cabra form ular los conceptos archivsticos desde los aparen temente ms simples hasta los ms complejos. Empezaremos por los primeros en los mdulos siguientes, y luego en el glosario de trminos de este manual, donde podrn encontrarse definiciones complementa rias de los conceptos citados. La materia bsica de los archivos son los documentos, productos de toda accin pblica, pues todo proceso de gestin en las institucio nes da lugar a su produccin. De hecho, toda gestin o trmite inicia regularmente con la generacin de documentos. ^Pero qu es un do cumento? ^Cm o se define? ^Q u caractersticas posee? ^Se manejan stos individualmente o pueden asociarse a otros documentos y por qu? ^Q u es un expediente? ^Cul es su naturaleza y cmo debe integrarse? ^Q u caractersticas debe tener? Del mismo modo podemos cuestionarnos sobre la composicin y naturaleza de las series documentales, el concepto de archivo, los con ceptos de Clasificacin y Valoracin, el concepto del ciclo vital de los documentos, etc. Todo ello tiene un significado fundamental a lo largo del proceso de agrupaciones sucesivas de la informacin implcitas en la organizacin de archivos.

Los problemas de los archivos requieren de soluciones integrales, pues no slo operan mal desde un punto de vista tcnico

Cabra destacar que en el origen de la gestin pblica hay fundamentalmente tres causas por las que se producen documentos, que en su momento llegarn a formar parte de archivos: primero, para documentar la atencin de trmites, esto es, como resultado de las actividades que desempenan las administraciones pblicas en su relacin con la ciudadana; segundo, como resultado de la administracin de los recursos institucionales, razn por la que se genera una gran cantidad de documentos (personal, administracin, servicios generales, licitaciones, etc.; documentacin que, por cierto, es comn a toda la Administracin Pblica), y, tercero, los documentos que se producen como resultado de la planeacin y las actividades sustantivas de las instituciones (documentacin que se asocia de manera espe cfica a cada institucin, de conformidad con el desempeno de sus atribuciones jurdicas particulares). Reflexione sobre las afirmaciones previas y piense usted si adems de las mencionadas hay otras causas por las que se producen do cumentos en su institucin.

Los conceptos bsi cos que interesa de mo mento destacar en este tema se incluyen en el cuadro 2, que se expone a continuacin:

CONCEPTOS BSICOS

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C U A D R O 2 I CO N C EPT O S BSICOSCONCEPTO D e f in ic io n e s

Documento

Todo registro material de informacin con independencia del soporte o medio en el que se encuentre y de los fines para los que haya sido producido Asociacin de documentos que se refieren a un mismo asunto, tem a o materia y que se integran en una sola unidad de instalacin (flder, carpeta, legajo) Asociacin de expedientes cuya creacin y uso deriva del desempeno de una misma funcin o atribucin (una funcin institucional puede dar lugar a la crea cin de varias series o subseries, stas constituyen categorias subordinadas a la Serie de la que forman parte, pero se singularizan por dar cuenta de atribuciones especficas dentro de una funcin mayor) Conjuntos orgnicos y organizados de inform a cin. Conjunto de documentos, cualesquiera sean sus fechas, sus formas o sus soportes ma teriales, producidos o recibidos por personas fisicas o jurdicas, de derecho pblico o priva do, en el desempeno de sus actividades

Expediente

Serie documental

Archivo

Profundicemos un poco ms en las afirmaciones hechas en el cuadro 2. Empecemos con la definicin de documento. De acuerdo con la definicin hecha, un documento puede ser, por tanto, un disquete, una cinta, un CD, un DVD, o incluso puede ser tambin documento aqul que slo sea legible por mquina, como el microfilme o los documentos electrnicos o digitales producidos en distintos formatos o de manera virtual. Tambin podra ser un documento un peridico, una revista, un libro. Incluso una piedra, si tiene registrada informacin por la mano del hombre por as decirlo, podra ser tambin un documento. Esta ca racterstica la tienen por ejemplo, las estelas Mayas o el Calendario Azteca. Un documento escrito a mano o mediante la utilizacin de algn medio mecnico o electrnico responde tambin a la definicin previa mente dada. ^Qu hace, entonces, diferentes a estos documentos?

Una primera respuesta estara relacionada, precisamente, con la afirmacin que en la definicin del concepto queda excluida, esto es, los fines para los que haya sido producido, los propsitos para los que fueron creados los documentos. Otra respuesta estara relacio nada con la naturaleza y cualidades de los mismos, as como con el uso al que se encuentran sujetos, todo lo cual nos lleva a la necesaria ampliacin del concepto de documento como documento de archivo.

Documento de archivo o unidad de documentacin simple,es toda Informacin registrada en cualquier soporte, producida, recibida y conservada por cualquier persona fsica o jurdica en el ejercicio de sus competencias, o en el desarrollo de su actividad y funciones y que posee un contenido, un contexto y una estructura que le otorgan calidad probatoria de eventos y procesos.

En el desempeno de las gestiones pblicas son los documentos de archivo los que interesan de manera esencial, pues los otros tipos documentales generalmente no tienen todos los atributos y cualidades que posee el documento de archivo, especialmente como instrumento de gestin, como unidad probatoria de eventos y procesos o como testimonio y memoria de las actividades de una institucin. Por ello, a pesar de que en la actualidad cada vez se producen ms documentos electrnicos o digitales (que eventualmente podran tener una natura leza o un uso archivstico), el documento de archivo (cuya informacin se registra generalmente sobre el soporte papel) es el que se produce y usa para el desempeno de las gestiones pblicas, y es el objeto de trabajo natural de las instituciones archivsticas. As, la definicin del concepto de Documento de Archivo se ampla significativamente cuando se describen sus caractersticas y cualida des, que lo singularizan frente a otros tipos documentales, que no poseen dichas caractersticas, al menos no totalmente.

El documento de archivo:

Documenta las gestiones pblicas o es resultado de procesos de gestin. Es probatorio de eventos, sucesos o procesos de trabajo. Posee valores administrativos, legales y/o fiscales. Con frecuencia es exclusivo y nico. Formaliza la institucionalidad de las acciones pblicas y les otorga continuidad. Es referencia y testimonio de la accin gubernamental, esto es, puede adquirir valores secundarios, como memoria histrica. Constituye un recurso central para favorecer las acciones de transparencia y rendicin de cuentas. Est plenamente identificado con datos que permiten su agrupacin archivstica, esto es, posee un contexto y un contenido que lo asocian con la institucin y rea que lo ha generado y usado, as como con la funcin y el asunto sobre el que versa. (Ver grfico 1)

E jercicio d reflexin e

Piense usted en los documentos que se producen y usan en su oficina y describa si ellos cumplen con las caractersti cas mencionadas, especialmente las asociadas al contexto y contenido que se incluyen en el grfico 1.

G rfico 1. Datos de contexto y contenido de un documento de archivo 1. Logotipo institucional / 2. Unidad administrativa productora / 3. N mero de referencia del documento / 4. Breve extracto del asunto que contiene / 5. Fecha de emisin / 6. Nombre y cargo del destinatario / 7. Contenido del documento / 8. Nombre, cargo y firma del emisor / 9. Copias marcadas / 10. Siglas del emisor y de la persona que mecanografi el documento.

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Por otra parte, los documentos de archivo no se quedan solos en ninguna oficina. Con independencia de la razn por la que se hayan producido, generalmente se asocian o agrupan, a otros documentos para form ar otras categoras archivsticas. Tal es el caso del expe diente. Como ya se dijo, un expediente se constituye a partir de la asociacin de documentos que se refieren a un mismo asunto, tema o materia, o por ser el resultado de un mismo proceso de gestin. El expediente, tambin llamado unidad de documentacin compuesta, posee adems una serie de caractersticas y cualidades en tanto informacin archivstica. Las ms relevantes son las siguientes:

Se integra en forma lgica y cronolgica (esto es, por asunto, tema o materia). Debe foliarse para garantizar la integridad de los documentos que lo constituyen. Debe estar debidamente clasificado, esto es, identificado, agru pado y sistematizado dentro del cuerpo de un Archivo. Debe identificarse con una portada estandarizada y normalizada. Deben senalarse su vigencia, fecha de prescripcin y valor secundario o histrico, si fuera el caso. Debe senalarse en l su fecha de apertura y, en su caso, fecha de cierre o conclusin. Debe contener, si fuera el caso, la senalizacin de su carac terstica como expediente restringido, reservado, confidencial, pblico o de datos personales. La fecha de apertura a consulta pblica si el expediente fue previa mente restringido de acuerdo con la legislacin en la materia.

Sin que constituya una norma, el expediente debe organizarse en su interior, preferentemente colocando el documento de fecha ms an tigua en la parte final del mismo y el de fecha ms reciente en la parte inicial, aunque por ser esto una convencin, con frecuencia en muchas

instituciones esta labor se hace al contrario. Del mismo modo, en el ex pediente deben incorporarse los separadores que resulten necesarios, as como, eventualmente, un ndice de contenidos. Una recomendacin adicional en beneficio de la integridad y la conservacin fsica del expediente, as como para facilitar el acceso a la informacin que contiene, es que el expediente no sea mayor a los diez centmetros de espesor. Si el asunto o trmite con el que se relaciona produce ms documentos que deben glosarse al expediente, es recomendable abrir un segundo volumen o legajo del mismo expediente, registrando en l la misma clasificacin que se le asign al expediente inicial, con la senalizacin aclaratoria de que se trata de un segundo, tercer o la cantidad de volmenes resultantes del proceso de gestin. Cabe destacar que como se ver ms adelante en el tema correspondiente en este manual el expediente es la unidad de trabajo bsi ca de la clasificacin archivstica. La unidad de documentacin simple puede y debe identificarse con los datos de contexto y contenido que ya se mencionaron, pero es el expediente el que debe identificarse, agruparse y sistematizarse de manera puntual, mediante un cdigo predeterminado por el sistema de clasificacin que se use.

Un expediente se constituye a partir de la asociacin de documentos que se refieren a un mismo asunto, tema o materia

Visite el archivo de su oficina, detecte si en l los expe dientes cumplen con las caractersticas previamente men cionadas. Si no fuera el caso, comente esta situacin con sus superiores y en coordinacin con ellos, analicen los problemas detectados y presenten soluciones al caso. Si sus expedientes cumplen en lo general con lo aqu descrito, felicidades, tiene usted un archivo que con seguridad es un fiel reflejo de una oficina que opera eficientemente.

Ahora bien, as como en cualquier oficina no hay nicamente un solo documento, tampoco hay un solo expediente, sino muchos, asociados

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a las diversas funciones que desempene la oficina en cuestin. De este modo, si los expedientes derivan del desempeno de una misma funcin o atribucin genrica, dada por mandato jurdico o administrativo a la oficina de referencia, podemos decir que estamos frente a uno de los conceptos centrales en la organizacin de archivos, esto es, el concepto de serie documental. La serie documental constituye un concepto central en la organizacin de Archivos, pues agrupa en una categora superior a los expedientes individuales de un archivo. Las series documentales guardan homogeneidad funcional, son resultado de procesos de gestin generalmente normalizados, asignados por mandato jurdico a las diversas unidades administrativas, reas u oficinas de cualquier institucin. Cabe destacar que as como el expediente se relaciona con un solo asunto, tema o materia, la serie documental se relaciona tambin con una determinada funcin o atri bucin genrica, que se le ha designado jurdica o administrativamente a una determinada Unidad Administrativa. Sin embargo, el ejercicio de las diversas funciones o atribuciones asignadas a una rea es con frecuencia muy complejo, de modo tal que una misma funcin puede dar lugar a la generacin de una o ms series documentales o subseries. El cuadro 3 ejemplifica un caso tpico de la situacin que se comenta.

C uadro 3 / S eries asociadas a una misma funcin rea PRODUCTORA DE LA SERIE F u n c i ng e n r ic a se

M a n d a to leg al

RIES o SUBSERIES PRODUCIDAS

Administracin

Compras y Adquisiciones

Ley de Adquisiciones

Licitaciones pblicas internacionales Licitaciones pblicas nacionales Invitacin a tres Adjudicacin directa rdenes de servicio

La importancia metodolgica del concepto serie documental en la organizacin de archivos es fundamental, en virtud de que establece una unidad de trabajo que cohesiona a los expedientes individuales derivados de cualquier funcin o atribucin, otorgndoles homogeneidad en su tratamiento archivstico. Los expedientes de un archivo no pueden ni deben, por tanto, organizarse como elementos individualiza dos, sino como parte de conjuntos orgnicos y funcionales coherentes, fundamentados en categorias estructuradas que otorgan un sentido lgico a las funciones y operaciones archivsticas, haciendo indisoluble la relacin institucin, funcin y documentacin resultante. Por otra parte, como se ver ms adelante en el captulo correspondiente, la serie documental es la unidad de trabajo bsica de la valoracin documental, si bien tambin pueden sujetarse a procesos de valoracin a los documentos o a los expedientes tratados indivi dualmente. Concentrmonos ahora, finalmente, en el concepto de archivo. En el proceso de agrupaciones sucesivas que presupone la organizacin de archivos hemos transitado del documento al expediente y de ste a la serie documental. As, del mismo modo que en una oficina dada no hay un solo documento y tampoco un solo expediente, en el caso de la serie, en la medida en que dicho concepto se relaciona con las fun ciones de una oficina, rea o unidad administrativa especfica, no hay en ellas nicamente una sola serie, sino muchas, tantas o ms como funciones le hayan sido asignadas a la oficina de referencia. El conjunto de series documentales de una oficina o unidad admi nistrativa, da lugar a la formacin de su archivo, el cual, de conformidad con su concepto, debe entenderse como un conjunto orgnico y organizado de informacin producido como resultado del desempeno de las actividades de personas fsicas o jurdicas de derecho pblico o privado. Para entender con precisin el concepto de archivo, quiz sea con veniente destacar lo que NO es un archivo, ya que con mucha frecuencia se tiene una imagen equivocada de lo que los archivos son. As, los archivos no son:

La serie documental constituye un concepto central en la organizacin de archivos, pues agrupa en una categoria superior a los expedientes individuales de un archivo

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U Cuartos cerrados de cuatro paredes. U Mazmorras de castigo para burcratas indolentes. U Bodegas de desperdicios. U Papeles viejos y malolientes. U Santuarios de la Historia para eruditos.

El archivo no es el lugar fsico donde se resguardan papeles; eso es solamente el depsito del archivo. Lo que se resguarda en dicho depsito, sea que se trate de un lu gar cerrado, de estantes, archiveros o cajas, es el archivo, que lo ser si y solo si se encuentra debidamente organiza do: clasificado, ordenado y descrito. En la esfera de las instituciones Pblicas o gubernamentales, la concepcin de archivo agrega a la definicin del concepto su cualidad como conjunto orgnico de informacin, dado que ese conjunto fue producido por estructuras jerarquizadas a las que se les ha asignado por mandato oficial responsabilidades jurdicas y administrativas, esto es, funciones que conllevan la produccin y uso de documentos y, por tanto, la generacin de series y archivos. Por otra parte, esta cualidad orgnica de la informacin archivsti ca, hace necesario que su manejo y administracin se especialice. Es por eso que al interior de las instituciones debe formalizarse el servicio que los archivos pueden brindar a la institucin o a las unidades administrativas a las que se encuentren adscritos, mismas que los han generado. As se da lugar a la formacin de las instituciones o entidades archivsticas como centros de informacin. Los archivos as entendidos, como institu ciones de archivo , pueden ser de diferentes ti pos: clnicos, contables, de personal, jurdicos, de registros administrativos pblicos, etc. Pero su principal caracterstica es que estn constituidos por expedientes y series claramente

Lo

QUE NO ES UN ARCHIVO

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identificadas, agrupadas y codificadas, y han sido producidos por estructuras orgnicas que poseen atribuciones dadas por mandato jurdi co o jurdico administrativo. De conformidad con las etapas del ciclo vital de los documentos, las instituciones archivsticas tambin pueden diferenciarse como archivos administrativos (de trmite o concentracin) o histricos, en cuyo caso se organizan adems por fondos, subfondos, secciones, subsecciones, adems, desde luego, de las categoras ya vistas de series, sub series y expedientes, que son categoras que respetan la estructura y el orden original de la informacin archivstica, con base en el llamado principio de procedencia y orden original de los archivos. El principio de procedencia y orden original establece que los do cumentos producidos por una institucin u organismo no deben mezclarse con los de otros, por lo que debe respetarse tanto la estructura como el orden que de origen les ha dado la entidad productora de los documentos, especialmente en materia de clasificacin archivstica. El principio de procedencia y orden original recupera la estructura original de la documentacin, reconstruye por as decirlo la estructura formal y la estructura informativa de los documentos, y a su vez permite la ordenacin de los acervos histricos en categoras claramente diferen ciadas. Con ello se logra manejar la documentacin no como elemento aislado, sino por el contrario como conjunto de documentos relaciona dos entre s. La informacin archivstica puede ser por tanto informacin de gestin o informacin histrica. Los archivos pueden contener informacin pblica, de uso social cotidiano, de datos personales, confidencial y reservada, para la proteccin de personas fsicas o morales, y por res guardar informacin asociada a la seguridad nacional, lo que revela la importancia de los archivos y las instituciones archivsticas, que ade ms de organizarlos y resguardarlos deben administrarlos eficiente mente a lo largo de su ciclo institucional de vida, concepto central que se aborda en el tema siguiente del presente manual.

La serie documental es la unidad de trabajo bsica de la valoracin documental. El conjunto de series documentales de una oficina o unidad administrativa da lugar a la formacin de su archivo

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T ema 4. C iclo vital de la Informacin DocumentaiL Y CONSTRUCCIN de S istemas Institucionales de A rchivos Hasta aqu se ha dicho que los procesos de organizacin de archivos revelan un conjunto de agrupaciones sucesivas que van desde la produccin de documentos hasta la determinacin de su destino final, que puede ser su conservacin permanente como memoria histrica o su eliminacin definitiva, en virtud de no contar, si fuera el caso, con los valores secundarios asociados a la documentacin. A lo largo de este proceso de agrupa ciones sucesivas, la integracin de la informacin archivstica transita de los do cumentos individuales a los expedientes, de stos a las series y de las series a la formacin de Archivos, entendidos en su doble acepcin como conjuntos orgnicos y organizados de informacin y como instituciones archivsticas que adm inistran, conservan y dan tratamiento tcnico a la informacin documental, a la vez que ad ministran los recursos operativos que se les asignan. Todos estos procesos ocurren a lo largo del ciclo de vida de los documentos dentro de las instituciones, mismo que constituye un concepto fundacional de la Administracin de Documentos, y a partir del cual se establece una dinmica prospectiva de las actividades archivsticas.

Integracin de la informacin archivstica

La Administracin de Documentos permite introducir acciones de planeacin archivstica, en la medida en que establece diferencias cla ras en la operacin y tratamiento de los archivos, de conformidad con el ciclo vital de la informacin documental. El ciclo vital de la informacin documental constituye, por tanto, el principal concepto de la Administracin de documentos, segn el cual los archivos recorren tres fases o edades que caracterizan su opera cin dentro de las instituciones:

Una primera etapa o edad de los documentos es la denominada activa o de gestin de la informacin documental. En esta etapa los documentos se producen y usan para desahogar la gestin cotidiana de los organismos y por ello tienen una utilidad inmediata para la atencin de trmites, esto es, tienen un alto valor administrativo, legal y fiscal.

ClCLO VITAL DE LA INFORMACIN DOCUMENTAL

Una segunda fase o edad es la conocida como la etapa semiactiva o de conservacin precautoria de los documentos, en la que la informacin se utiliza slo como referencia o como informacin que debe conservarse precautoriamente ya sea por sus valores legales o por los fiscales. Una tercera etapa o edad es la conocida como histrica o de conservacin permanente de los testimonios documentales. En esta fase los documentos cuya utilidad administrativa ha prescrito o no se resguardan ya slo por precaucin legal, adquieren un valor que va ms all de su valor institucional, para constituirse como documentacin con un valor cultural y de testimonio de la evolucin del organismo productor, esto es, como documentacin con valor permanente, propiamente histrico.

Es con base en este ciclo que la operacin de los archivos puede especializarse de conformidad con los usos y tratamiento diferenciados de la informacin archivstica que se da a lo largo del ciclo, pues no es lo mismo manejar los documentos que se encuentran en la fase activa, que los que deben manejarse en sus etapa semiactiva o histrica. Los usos, los usuarios, los procesos de trabajo, los instrumentos y mtodos, y los recursos que se utilizan en cada etapa del ciclo son dis tintos. Con base en este paradigma puede construirse un sistema de archivos, un diseno institucional apropiado para la operacin integral de los servicios archivsticos. De acuerdo con este ciclo, la Administracin de Documentos propone la creacin de estructuras funcionales especializadas para el tratamiento de los documentos, que operen estrechamente vinculadas como sistema, como conjunto de elementos que comparten propsitos comunes. Estas estructuras funcionales de ben aglutinarse consecuentemente como un Sistema Institucional de Archivos, formado por diversos componentes, tanto normativos como operativos, a travs de los cuales puedan efectuarse todos los proce sos y procedimientos tcnico-archivsticos, as como disenarse y planificarse los recursos e instrumentos que permitan el correcto ejercicio del ciclo vital de los documentos.

El ciclo vital de la informacin documental constituye el principal concepto de la Administracin de Documentos

EL cuadro 4 establece la relacin entre el ciclo vital y las unidades componentes de un Sistema Institucional de Archivos.

J= + * l

CUADRO 4 I ClCLO VITAL Y SlSTEMA INSTITUCIONAL DE ARCHIVOS

Un sistema de archivos es el conjunto de estructuras encargadas de la operacin de los archivos que interactan para el cumplimiento de una meta comn: La administracin eficaz de la informacin documental a lo largo del ciclo vital de la misma, con base en el esquema siguiente:F asesd e l c ic l o v it a l

C o m po nentes del SISTEMA DE ARCHIVOS

Unidad Central de Correspondencia (UCC) u Oficiala de Partes ia. Activa o de gestin Unidades de Documentacin en Trmite (UDT) (Control de Gestin y Archivo de Trmite) Unidad de Archivo de Concentracin (UAC) Unidad de Archivo Histrico (UAH)

2a. Semiactiva o de conservacin precautoria

3a. Histrica o de conservacinpermanente

As, los sistemas institucionales de archivos se construyen a partir de las orientaciones metodolgicas asociadas al ciclo vital de los docu mentos, por lo que los componentes de estos sistemas especializan su operacin de conformidad con las diversas fases del propio ciclo. Su operacin permite la sana circulacin de los documentos en las instituciones, constituyndose como el continente a travs del cual se llevan a efecto todos los procesos y procedimientos asociados a la gestin de archivos. Las polticas de operacin, los procesos bsicos de trabajo y las funciones asociadas a cada uno de los componentes de un Sistema Institucional de Archivos se abordan en el mdulo siguiente del pre sente manual.

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SiNTESIS

L a Administracin de Documentos constituye una respuesta metodolgica a la crisis material y conceptual que el fenmeno conocido como explosin documental plante a las administraciones pblicas y a la ciencia archivstica que prevalecia hasta mediados del siglo XX. La Administracin de Documentos modific sustancialmente la operacin de los archivos con la introduccin de una serie de conceptos y mtodos que concentraron su atencin tanto en los procesos tcnicos de archivo, como en la necesidad de resolver los problemas del entorno insti tucional de la actividad archivstica. El ciclo vital de los documentos y la valoracin de los documentos, cuyo propsito central se orienta a la conservacin selectiva de la informacin y los diversos usos dife renciados de la informacin dentro de las administraciones pblicas, se plantearon como conceptos fundamentales del nuevo quehacer archivstico, que para resolver los pro blemas expuestos por la explosin de documentos exigia una actitud ms comprometida de los profesionales de los archivos en la determinacin de estrategias para regular la organizacin de los archivos, desde su produccin has ta la determinacin de su destino final, en concordancia con las etapas del ciclo de vida de los documentos. Adicionalmente, la Administracin de Documentos pone el acento en la necesaria planeacin de las activi dades archivsticas, el mejoramiento de sus recursos ope rativos y el diseno y desarrollo de mejores prcticas para la gestin de documentos. Todo ello enfocado a resolver la problemtica de los archivos que an en este siglo XXI prevalece en todos los niveles de gobierno de las admi nistraciones pblicas, y que se caracteriza por fenmenos que condicionan la eficiencia de los archivos y su capacidad para convertirse en eficaz sistema de informacin

que favorezca el desempeno de las gestiones pblicas, la construccin de la memoria histrico-documental de las instituciones y como elemento central en el marco de una nueva cultura de transparencia y rendicin de cuentas. La metodologia con la que nos provee la Administracin de Documentos, la comprensin de los principales conceptos y mtodos del trabajo archivistico que ha introducido y la estructuracin de los sistemas institucionales de archivos basados en el ciclo vital de los documentos, puede orientar a las administraciones pblicas hacia la solucin integral de los problemas archivisticos, esto es, hacia la superacin de la obsolescencia de sus mtodos de trabajo, el mejoramiento de sus recursos operativos y hacia la bsqueda de una nueva cultura de los archivos en su entorno institucional y social.

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AUTOEVALUACIN

A utoevaluacin Cuestionario sobre los contenidos generales del mdulo uno, Adm i nistration de Documentos: paradigma del desarrollo archivstico.

1. Mencione qu fenmeno motiv la crisis de la Archivstica tradi cional en las administraciones pblicas de mediados del Siglo XX. Escoja una opcin:A. La falta de preparacin de los archivistas. B. El desinters de las autoridades por los archivos. C. El fenmeno conocido como explosin de documentos. D. Las tcnicas de dasificacin archivstica desactualizadas. E. La falta de espacios para almacenar archivos.

2. Seleccione tres conceptos que distinguen a la Administracin de Documentos en relacin con la Archivstica tradicional:A. La Conservacin exhaustiva de los documentos. B. El ciclo vital de los documentos. C. La organizacin de archivos para el uso del historiador. D. La valoracin documental. E. La conservacin selectiva de los documentos.

3. Mencione qu problemas adicionales trajo a los archivos el fen meno de la explosin de documentos. Senale la opcin correcta:A. Obsolescencia de mtodos de trabajo, recursos operativos inadecuados, mala relacin de los archivos en su medio ambiente institucional. B. El uso de formatos no oficiales para el control archivstico, ausencia de manuales de operacin archivstica, incremento en el uso de tecnologas.

AUTOEVALUACIN

C. Falta de una Ley de Archivos, organizacin personalizada de la informacin, uso de archiveros y estantes inadecuados.

4. ^Qu es un expediente? Senate la opcin correcta:A. Todo registro material de informacin en cualquier soporte. B. Un conjunto orgnico y organizado de informacin. C. Asociacin de documentos que se refieren a un solo asunto, tema o materia.

5. El ciclo vital de los documentos establece:A. La conservacin exhaustiva de los documentos. B. Las tres fases o edades de los documentos. C. La produccin incontrolada de documentos. D. La definitin del concepto de valoracin documental.

6. La fase semiactiva de los documentos se relaciona con:A. La conservacin precautoria de los documentos en un archivo de concentracin. B. El Archivo de trmite de la informacin. C. La depuracin de los documentos. D. La creacin del archivo histrico. E. El Sistema de clasificacin archivstica.

7. Mencione a qu se le llama unidad de documentacin simple. Escoja una opcin:A. Al documento de archivo. B. Al documento electrnico. C. A la serie documental.

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AUTOEVALUACIN

8. De las siguientes opciones, ^cul podra ser una serie docu mental? Senale una opcin solamente:A. Los oficios de correspondencia de una oficina. B. Adquisiciones y licitaciones. C. El archivo de recursos humanos.

9. Qu es un sistema? Escoja una opcin:A. Las computadoras de una oficina. B. Conjunto de elementos que interactan para el cumplimiento de metas comunes. C. La digitalizacin de los archivos.

10. ^Qu puede permitir la administracin de documentos? Escoja una opcin:A. La planificacin de la actividad archivstica. B. La adquisicin de recursos adecuados para el manejo de los ar chivos. C. La emisin de una Ley de Archivos.

R

e f e r e n c ia s

R e v is t a c a m b io A r c h iv I s t ic o

N os 1 al 4, S eccin ...Concentrarse Archivo G eneral de la

Nacin. M xico, 1984. Los Archivos Adm inistrativos en Mxico. A G N M xico, 1986 (Cuad ernos de Form acin Archivstica. Serie principios b sicos de Adm inistracin de Documentos).Q u in t a n a P a l i , G u a d a l u p e , e t a l . A m p u d ia M e l l o , J o s E n r iq u e ,

Institucionalidad y Gobierno. Un ensayo sobre la dimensin archivistica de la Adm inistracin Pblica. Mxico: IN A P/A G N M xico 1988.F u n d a c i n H is t r ic a T a v e r a .

Prim er B o rrador sobre la situacin del patrim onio docum en tal de Am rica Latina. Madrid: Fundacin Histrica Tavera, 1999.

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Composicin de los sistemas C institucionales de archivos _____ \ J Qt y

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1. Naturaleza y componentes de un sistema Institucional de A rchivos 2. Integracin de los S TE A IS M S IN TITU IO A S DE AR H S: O M NENTES S C N LE C IVO O PO normativos. Importancia y funcionesCOMPONENTES OPERATIVOS DE UN

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Introduccin

omo se apunto en el modulo uno, un Sistema Institucional de Archivos (SIA) se refiere al conjunto de estructuras, funciones, procedimientos operativos y recursos asignados al control intelectual y material de la inform ation producida y usada por los organismos gubernamentales a lo largo del ciclo vital de los documentos. Los Lineamientos Generales en Materia de Archivos del Distrito Federal establecen la posibilidad de crear funcionalmente un Sistema Insti tucional de Archivos dentro de cada ente pblico, con las modalidades que resulten convenientes para cada institucin. Estos sistemas debern facilitar el desempeno de las actividades archivsticas, promover la estandarizacin de los procesos y los instrumentos tcnicos del trabajo archivstico e impulsar la generacin de criterios, la normatividad y el diseno de mtodos de trabajo que hagan ms homognea la gestin de los ar chivos pblicos del Distrito Federal, en oposicin a su funcionamiento como entidades aisladas. De conformidad con los Lineamientos, el SIA se integra a partir de dos tipos de componentes: un componente normativo, destinado a regular y coordinar la operacin integral del sistema, y una estructura operativa, que se integra a partir de diversas reas o unidades documentales y archivsticas encargadas del funcionamiento cotidiano del sistema, de acuerdo con el ciclo vital de la informacin institucional.

Mapa conceptual: M dulo dos de tede es

Por esta razn es esencial reconocer la naturaleza, polticas operacin, mecanismos de trabajo y responsabilidades que deben ner los componentes normativos y operativos de un SIA. A travs la correcta vinculacin orgnica y funcional de estos componentes

^ 59l

como, en la prctica, puede instrumentarse el ejercicio del ciclo vital de los documentos. En el presente mOdulo del manual se reconocern la naturaleza y los mecanismos de funcionamiento de un Sistema Institucional de Ar chivos, para lograr un desempeno eficiente de la gestin documental. El mOdulo se ha dividido en los siguientes temas:

Todo sistema tiene componentes, los cuales persiguen fines, metas y propsitos comunes que los vinculan como un todo

1. Naturaleza y componentes de un Sistema Institucional de Ar chivos. 2. IntegraciOn de los sistemas institucionales de archivos: Compo nentes normativos. Importancia y funciones. S. Funcionamiento bsico de los componentes operativos de un SIA: 3.1. Unidad Central de Correspondencia. 5.2. Unidades de DocumentaciOn en Trmite. S.S. Unidades de Archivo de Trmite. 5.4. Unidad de Archivo de ConcentraciOn. 5.5. Unidad de Archivo HistOrico. O bjetivos del mdulo Al finalizar el mdulo los participantes podrn:

Comprender el concepto de sistema y su aplicaciOn en la actividad archivstica. Reconocer la importancia funcional de un Sistema Institucional de Archivos como un nuevo diseno para la gestiOn de docu mentos. D e scrib ir a los com ponentes norm ativos y ope ra tivo s de un S istem a In stitu cio n a l de A rchivos y las fu n cione s que desem penan. Destacar la importancia de establecer un coordinador de archi vos y un Comit Institucional de AdministraciOn de Documentos como componentes normativos de un SIA en los entes pblicos del Distrito Federal.

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Conocer el funcionamiento de los componentes operativos de un SIA en los entes pblicos del Distrito Federal.

Todo sistema, independientemente de su objeto, es decir, de los pro psitos para los que se haya creado, se define de la siguiente forma:

Sistem a: Conjunto de elementos que se interrelacionan para el cumplimiento de fines o metas comunes.

De acuerdo con la definicin anterior, todo sistema tiene componen tes y su objeto y naturaleza, por as decirlo, se asocian con la idea de que dichos componentes persiguen fines, metas, propsitos comunes que los vinculen como un todo integrado y homogneo. Para ello se interrelacionan, estableciendo un conjunto de reglas claras que optimicen y protejan su funcionamiento y operacin. Los componentes de cualquier sistema pueden variar, de acuerdo con la naturaleza de su objeto y propsitos, pero por lo general se refieren al menos a tres figuras mnimas:

La organizacin del sistema. El funcionamiento del sistema. Los recursos operativos asignados al sistema.

La organizacin del sistema hace referencia a la estructura del mismo, esto es, a los componentes que constituyen el continente, por as decirlo, del sistema. El funcionamiento del sistema se refiere, por su parte, a las responsabilidades y atribuciones que el sistema efecta para su correcta operacin, mismas que se relacionan con la ejecucin de los procesos y procedimientos que le dan sentido, identidad y pers pectiva al sistema en su conjunto. Finalmente, los recursos operativos

Los recursos tecnolgicos son apenas una parte del sistema, son un subsistema y no lo definen en su totalidad

del sistema se asocian con el capital humano y los aspectos materia les, tcnicos y tecnolgicos que el sistema requiere para ponerse en marcha.

S istema

Los sistemas, as entendidos, no tienen que ver de manera exclu siva con sus recursos tecnolgicos, de forma tal que, errneamente, tienda a concebrseles limitadamente. Los recursos tecnolgicos son apenas una parte del sistema, o si se quiere un subsistema asociado a

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l, pero no definen al sistema en su totalidad. Por eso resulta equivo cado asociar el concepto de sistema, nicamente con computadoras o servicios que se brindan en forma automatizada, como los de inform tica, con los que habitualmente relacionamos a los sistemas. Un sistema es, entonces, un conjunto, una totalidad compleja cuyas partes se influyen reciprocamente, tal y como se muestra en el grfico 2, ejemplificando un sistema que tiene como fin comn la administracin de personal. De esta forma, podra entenderse tambin como sistema a un organismo biolgico o artificial, en el que sus componentes interactan y se interrelacionan. Una institucin gubernamental, un ente pblico, por ejemplo, podra caracterizarse como un sistema, ya que cuenta con todos los elementos que permiten describirlo como tal. Pongamos por caso al Instituto de Acceso a la Informacin Publica del Distrito Fede ral. Esta institucin, en s misma, constituye un sistema, pues posee tanto una estructura como funciones y recursos que interactan para el cumplimiento de un fin comn: ser el G rfico 2. S istema de administracin de personal rgano garante del derecho de acceso a la informacin pblica para promover la transparencia de la actividad gubernamental, la rendicin de cuentas y el fortalecimiento de una nueva cultura de gobernabilidad democrtica en el Distrito Federal. Para lograr estos fines, el InfoDF cuenta, adems, con un conjunto de reglas que garantizan y regulan su funcionamiento, al tiempo que lo protegen jurdicam ente por estar sustentadas en un ordenamiento legal: La Ley de Transparencia y Acceso a la Informacin Pblica del Distrito Federal. Los sistemas, consecuentemente, adems de establecer su identidad, tienen un conjunto de atributos que los singularizan: pueden ser sistemas abiertos o cerrados, adaptables o rgidos, con mecanismos de control y supervisin internos y/o externos que los regulen, ser din micos o estticos, centralizados o descentralizados.( 63)

Los sistemas tienen un conjunto de atributos que los singularizan como abiertos o cerrados, adaptables o rgidos, dinmicos o estticos, centralizados o descentralizados

Si la identidad y los atributos de un sistema los extrapolamos a la actividad archivstica de cualquier institucin, tendramos que admitir que aunque cuentan con los elementos que caracterizan a todo sistema, en realidad los archivos no funcionan como un sistema integrado, vistos los problemas que se abordaron en el tema dos del primer mdulo del presente manual. En efecto, los archivos carecen de una organizacin formal e institucionalmente definida, lo que los hace generalmente ope rar como entidades aisladas; sus funciones, por otra parte, se desempenan al arbitrio del criterio personal en la mayor parte de los casos, sus recursos son insuficientes o inadecuados y, en general, carecen de reglas claras que los regulen y protejan, especialmente desde un punto de vista jurdico, ante la ausencia casi absoluta de ordenamientos le gales que formalicen su actividad y los protejan en tanto instrumento y memoria de la gestin pblica. Todas estas razones los hacen perder de vista el fin comn que podra vincularlos como un sistema, esto es, adm inistrar la informacin archivstica de las instituciones a lo largo de su ciclo vital, favoreciendo el uso de la informacin archivstica como herramienta de gestin, memoria documental de las instituciones y ele mento central en las acciones de transparencia y rendicin de cuentas pblicas. Crear un sistema aplicado al universo de los archivos pblicos, por tanto, no es tarea fcil. Sin embargo, como se ha visto en este manual, es perfectamente posible y viable, tanto desde un punto de vista teri co y metodolgico, como desde una perspectiva instrumental. Por su naturaleza y complejidad, un Sistema Institucional de Archi vos tendra que disenarse definiendo su identidad en forma clara, a partir de las consideraciones siguientes:

Fundamentarlo teoricamente en la Administracin de Documen tos como paradigma de su construccin. Fundamentarlo metodologicamente a partir del concepto del ciclo vital de la informacin archivstica, que permite diferenciar tanto la estructura, como el funcionamiento integral del sistema. Fundamentarlo instrumentalmente a partir del diseno, creacin y formalizacin de sus componentes, tanto de regulacin como

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de operaciOn, al tiempo que se le dota de los recursos indispen sables para su funcionamiento.

Un Sistema Institucional de Archivos, as concebido, tendra que integrarse con los atributos siguientes:

Ser un sistema abierto, dada la constante interactuacin de sus componentes con el medio ambiente institucional y social del que forman parte. Ser un sistema flexible, dados los constantes cambios de su medio ambiente. Ser un sistema dinmico, per fectible y actualizable en el tiempo. Ser un sistema perdurable, a partir de su regulacin y proteccin jurdica. S er un sistem a hom ogneo, centralizado norm ativam ente y descentralizado operativam ente.

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Es dinmico, perfectible y actualizable en el tiempo Es perdurable

posee cinco atributos principales

Es homogneo

S is t e m a in s t it u c io n a l DE ARCHIVOS

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Fundamento terico

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------------La Administracin de Documentosque es el concepto dei

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Diseno de ] componentes J ^ J

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Ciclo vital de la informacin archivstica

Creacin de ] componentes I

S istema Institucional de A rchivos En concordancia con la identidad y atributos mencionados, los com ponentes normativos y operativos de los sistemas institucionales de archivos, sus funciones genricas y mecanismos de operacin, se describen en los temas siguientes de este mdulo.

T ema 2. Integracin de los sistemas institucionales de archivos: C omponentes normativos. Importancia y funciones De conformidad con la definicin, caractersticas, identidad y atributos que distinguen a los sistemas, en los Lineamientos Generales en Mate ria de Archivos del Distrito Federal (Gaceta Oficial del D. F. 9 de Mayo de 2007) se ha planteado integrar, con las modalidades que resulten convenientes para cada ente pblico, un Sistema Institucional de Ar chivos en cada uno de ellos.

C oNSTRUCCIN DE U SlSTEMA INSTITUCIONAL DE RCHIVOS N

La construccin de los sistemas institucionales de archivos involucra la realizacin de una serie de actividades que van desde el diseno del sistema (con base en los Lineamientos Generales pero atendiendo a las realidades especficas de cada ente pblico), hasta la implantacin del mismo, pasando por la generacin de sus instrumentos de trabajo, la dotacin de recursos bsicos para su operacin, la capacitacin del personal, la incorporacin ordenada de tecnologias, as como la creacin de los mecanismos de regulacin normativa y jurdicos que permitan su institucionalizacin y permanencia. Para apoyar su construccin, los lineamientos establecen las reglas generales que, sobre una base metodolgica comn el ciclo vital de los documentos , harn viable la integracin de los sistemas institu cionales de archivos (SIA) en el Distrito Federal. En estas reglas se establece que los SIA se integrarn con los siguientes componentes: C om ponentes norm ativos: Una estructura de regulacin que tendr un carcter normativo, integrada por dos instancias o componentes:

Un Sistema Institucional de Archivos (SIA) debe disenarse definiendo claramente su identidad

Una Coordinacin de Archivos (CA) o equivalente. Un Comit Tcnico Institucional de Administracin de Docu mentos (Coteciad).

C om po ne n tes o p e ra tivo s: Una estructura funcional encargada de la operacin cotidiana del Sistema Institucional de Archivos, integrada, de conformidad con el ciclo vital de los documentos, por las instancias o componentes siguientes:

Unidad Central de Correspondencia o equivalente. Unidades de Documentacin en Trmite o equivalentes. Unidades de Archivo de Trmite o equivalentes. Unidad de Archivo de Concentracin o equivalente. Unidad de Archivo Histrico o equivalente.

En el tema siguiente describiremos con mayor detalle los compo nentes operativos de los SIA. Por el momento destacaremos la importancia y funciones de sus componentes normativos. La Coordinacin de Archivos (CA) puede integrarse como una entidad especializada, encargada de regular la normatividad archivstica a escala institucional (esto es, dentro del ente pblico al que se encuentre adscrita), as como de promover la integracin de programas de trabajo y el diseno, desarrollo, implantacin y actualizacin de los instrumentos de control archivstico. A su vez deber propiciar la incorporacin de los recursos operativos requeridos por el sistema. Cada ente pblico, de conformidad con sus condiciones adminis trativas y jurdicas, crear esta unidad o designar a un coordinador de archivos equivalente, para lo cual el artculo decimotercero de los Lineamientos establece:

.ser designado por el servidor pblico que tenga facultades legales para ello, quien, en su caso, establecer su nivel jerrquico y adscripcin administrativa. El responsable deber contar con experiencia y conocimientos en archivstica y tener aptitudes para la integracin, coordinacin, control y evaluacin de planes, programas y proyectos en la materia."

La construccin de los sistemas institucionales de archivos involucra actividades que van desde el diseno hasta la implantacin

El Coteciad, por su parte, ser un rgano colegiado, encargado de la retroalimentacin del sistema, por lo que deber crearse y formalizarse al interior de cada ente pblico. La integracin del Coteciad, tambin con las modalidades que resulten convenientes en cada ente pblico, deber hacerse con las siguientes figuras, todas ellas representativas del Sistema Institucional de Archivos y sus diversos componentes:

Una Presidencia. Una Secretara Tcnica. Vocales.

De acuerdo con el artculo 24, fracciones I y II de los Lineamientos, corresponde a este Comit:

Constituirse como el rgano tcnico consultivo, de instrumentacin y retroalimentacin de la normatividad aplicable en la ma teria dentro de los archivos del ente pblico y, Propiciar el desarrollo de medidas y acciones permanentes de coordinacin y concertacin entre sus miembros que favorezcan la implantacin de las normas archivsticas para el mejoramiento integral de los archivos del ente pblico."

Ms all de la formalidad jurdica establecida para estos compo nentes, su importancia al interior de los SIA es fundamental, en virtud de que dichas instancias sern las encargadas de la coordinacin de todos sus componentes, propiciando su comportamiento homogneo e integrado, as como de evaluar, dar seguimiento a sus acciones y propiciar que interacten eficientemente para el logro de las metas y fines comunes del sistema como un todo y en cada una de sus partes, logrando que entre ellos se desarrolle un sentido de pertenencia al sistema. Adicionalmente, los componentes normativos de los SIA, juegan un papel central en la vinculacin del sistema con su medio ambiente ins titucional y social, esto es, sern las instancias responsables de que los sistemas institucionales de archivos cuenten con los atributos que caracterizan a todo sistema, logrando con ello que los SIA se caractericen por ser:

La Coordinacin de Archivos puede integrarse como una entidad especializada, encargada de regular la normatividad archivstica a escala institucional

Abiertos. Dinmicos. Flexibles. Perdurables. Homogneos.

Los sistemas institucionales de archivos funcionarn gracias a sus componentes normativos, de manera integral, homognea y estandarizada, bajo la divisa de operar centralizadamente desde un punto de vista normativo y descentralizadamente desde un punto de vista operativo.

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^En el ente pblico para el que usted colabora hay un Sistema Institucional de Archivos con la identidad, atri butos y componentes que se han descrito en el presente tema? Si su respuesta es afirmativa, ^cree usted que su sistema