Introducción a la Archivología

Tecnicatura en Administración de Documentos y Archivos

Dpto. Humanidades - UNLAR

Resumen 2do. Parcial 2010

Unidad 4:

servicio

Administración de Operaciones• Krajewski (2000:3) como “la dirección y el control de los

procesos mediante los cuales los insumos se transforman en bienes y servicios terminados. Esta función es esencial para los sistemas que producen bienes y servicios en organizaciones con y sin fines de lucro.

• La administración de operaciones se utilizaba principalmente en organizaciones manufactureras, pero con el crecimiento del sector servicios

• la Administración de las Operaciones es el corazón de un sistema, siendo su objetivo la planificación integral, la programación y el control del proceso productivo, con la finalidad última de la fabricación de bienes y prestación de servicios.

Procesos• Krajewski (2000:3) como “ cualquier actividad o grupo de

actividades mediante las cuales uno o varios insumos son transformados y adquieren un valor agregado, obteniéndose así un producto para un cliente”.

• Davenport Thomas (1996:2) “Un proceso es, pues, un orden específico de actividades de trabajo a lo largo del tiempo y del espacio, con un comienzo, un final y unas entradas y salidas claramente identificadas: una estructura para la acción. Si los diseñadores o participantes no se ponen de acuerdo sobre cómo es el trabajo y cómo debería estructurarse, será muy difícil mejorar sistemáticamente, o innovar, ese trabajo”.

GESTIÓN• En términos generales los conceptos de

administración, gerencia y gestión, son sinónimos .• Lo esencial de los conceptos administración, gestión y

gerencia está en que los tres se refieren a un proceso de "planear, organizar, dirigir, evaluar y controlar“.

• al gerente le corresponde una mirada al entorno de modo que la organización pueda generar desarrollo: tomar recursos y producir más recursos. Al administrador le corresponde más el mantenimiento y conservación.

SERVICIOS• Se trata de un activo intangible, se detalla con precisión el

listado integral de prestaciones a brindar, las herramientas y/o equipos a utilizar , incluyendo la determinación de los elementos que conforman el paquete de servicios, el cual contempla:– Servicios explícitos: conjunto de servicios directos

percibidos por los sentidos de la persona. Ej.: Las instalaciones físicas de un hotel (deposito, oficinas, baños, iluminación, otros).

– Servicios implícitos: vinculados con los beneficios psicológicos obtenidos. Ej.: El sentido de pertenencia a un grupo social que puede brindar al archivo, donde es recibido cordialmente, cómodo y cálido en las visitas.

– Instalaciones de apoyo: responde a la pregunta ¿Dónde se presta el servicio? Ej.: El archivo que será utilizado para prestar servicios de conservación e información.

– Bienes facilitadores: materiales necesarios para la prestación del servicio. Ej.: Carros para tranporte del documento, reglamento interno (claro y preciso), ropa adecuada, fotocopiadoras, salas de consulta y de formación, etc.

GESTIÓN DE DOCUMENTOS

• Según Cruz Mundet “es el conjunto de tareas y procedimientos orientados a lograr una mayor eficacia y economía en la explotación de los documentos por parte de las administraciones”

• Se aplica en todo el ciclo de vida de los documentos.

• Surge en los EEUU hacia los años 30, generando debates, donde la postura más innovadora de T. R. Schellenberg con el Record Management, amplía las funciones del archivero.

Archivo de Oficina – 1ra. Fase

• Conocer cuales son las necesidades de cada servicio, el volumen y estado de su documentación.

• Diseñar un sistema de organización y de explotación adecuado.

• Instruir al personal de las oficinas.

Archivo Central e Intermedio – 2da. Fase

• Liberar a las administraciones de los documentos que ya no son necesarios para su trabajo diario.

• Evitar el colapso de los Archivos Históricos.• Aplicar el proceso de selección documental.• Garantizar a la entidad productora el acceso

de los documentos.• Realizar los procesos a bajo costo.

RECEPCIÓN Y ORGANIZACIÓN DE LOS ARCHIVOS

DESCRIPCIÓN DOCUMENTAL

SELECCIÓN DOCUMENTAL