DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS

Natalia Carolina rojas Loaiza 1002 j.t

Diferentes tipos de documentos En estas diapositivas vamos a ver y a explicar todos los tipos de

documentos vistos que son : carta , circular, certificado, constancia, memorando, hoja de vida corporativa, sobres, actas.

A continuación :

LA CARTA Una carta es un medio de comunicación escrito por un emisor (remitente ) y

enviado a un receptor ( destinatario)

La carta puede ser un texto diferente para cada ocasión, ya que el mensaje es siempre distinto. En ese sentido, sólo en parte puede considerarse texto plenamente expositivo.

TIPOS DE CARTA TIPO BLOQUE La carta estilo bloque es una de las formas más sencillas de presentar el

contenido de este tipo de documentos. Asimismo, es una de las opciones más utilizadas para su redacción. La característica principal de este estilo, muy parecido al de bloque extremo, es que en él todas las palabras y oraciones inician en el margen izquierdo, dejando un doble espacio entre cada párrafo. Sin embargo, comúnmente exige que la fecha completa, la despedida y la firma se redacten a partir del centro horizontal del texto.

BLOQUE ESTREMO es un estilo cómodo por cuanto todas las líneas se escriben

comenzando en el margen izquierdo del papel. Con este estilo siempre se escribe a espacio sencillo; entre cada párrafo se dejan dos espacios verticales

SEMIBLOQUE es el estilo más elegante y uno de los más usados en el Comercio. Este estilo

mantiene las mismas características del estilo bloque y se distingue porque cada párrafo comienza dejando una sangría de cinco a diez espacios. 

PARTES DE LA CARTA LA CARTA ES UN DOCUMENTO DE VITAL IMPORTANCIA Y PARA ESO

DEBEMOS SABER CUALES SON SUS PARTES PARA REALIZARLA DE UNA BUENA MANERA

IMPORTANCIA DE LA CARTA La carta es un documento muy importante ya que nos ayuda a informar sobre

temas y aspectos, tanto personales, como general , nos da la oportunidad de expresar lo que queremos comunicar, es un tipo de comunicación para todo tipo de personas

CIRCULAR Es un documento preparado para comunicar un mensaje idéntico a un grupo

de personas o al publico en general

El documento nos ayuda a comunicar aspectos, de diferentes temas o demás , y es un documento publico

SUS USOS  Permite, dentro de una institución, un enlace vertical descendente (de superior

a subordinado) y horizontal (entre personas  del mismo rango).Generalmente, se dirige a todo el personal o a las dependencias subordinadas.

Cuando la circular tiene un buen número de destinatarios se recurre a la impresión mimeografiada o a copias  fotostáticas.

PARTES DE LA CIRCULARESTAS SON LAS PARTES DE LA CIRCULAR Y SON MUY IMPORTANTES

PARA TENER UN BUEN DESARROLLO DE LA CIRCULAR DOCUMENTO Y ,UNA BUENA COMUNICACIÓN

REDACCION DEL TEXTO El texto de la circular comprende dos secciones:

6.1. Fórmula de apertura, que inicia la redacción del texto. Viene a ser una frase hecha que se usa por costumbre. Las fórmulas más conocidas son: "Se pone en conocimiento de "Se comunica", "Por disposición", "De acuerdo con......".6.2. Exposición, que desarrolla en forma breve, clara y precisa y directa la disposición o la información que se desea hacer conocer.

Importancia de la circularEs importante ya que con lleva una información y comunicación publica para

un grupo de personas .

CERTIFICADO El certificado es un tipo de texto  administrativo empleado para constatar un

determinado hecho. En el proceso de solicitud de un puesto de trabajo, en especial cuando se trata de una institución oficial, los certificados son fundamentales para demostrar la formación y la experiencia. Es un tipo de texto que se produce normalmente a instancias de quien lo recibe, y por una persona con autoridad suficiente dentro de la institución para establecer que se ha cumplido con lo afirmado en el documento. Si llega haber alguna irregularidad o falsedad en lo declarado, puede ser sancionado por la ley.

TIPOS DE CERTIFICADOS Los certificados pueden confirmar muy diversos hechos: la asistencia, participación u organización en un curso, jornada o

acto los resultados académicos la docencia de determinado curso o seminario la experiencia profesional en determinado campo la pertenencia a un grupo o jerarquía los conocimientos de lenguas extranjeras la realización de cualquier otra actividad académica o extra

académica la adecuación de un objeto a una norma

PARTES DEL CERTIFICADO Encabezamiento Texto o cuerpo Lugar y fecha Firma Nombre Función administrativa Sello

USOS Además puede utilizarse en las siguientes situaciones: Para confirmar que una persona es miembro de una institución u

organización Para informar la contribución económica a una organización Para reclamar la aportación económica para el sustento de una persona Certificar o dar fe del pago de dinero Para confirmar cualquier información o dato verídico

CONSTANCIAUna constancia es un documento en el que se hace constar algún hecho, en

ocasiones de modo auténtico o fehaciente. Existen diversos tipos, según qué clase de hecho constaten, el formato, quién lo constata, entre otros.

 También es un documento complementario del certificado en la cual como su nombre lo dice se hace constar un hecho transitorio de menor importancia o que se encuentra en actividades en plena realización, aún no terminadas.

EN QUE CONSISTELa constancia es un registro escrito que se toma a los trabajadores y también a

los empleadores que consideran afectados sus derechos por incumplimiento a la normativa laboral, sin que ello se traduzca en una visita de fiscalización o reclamo. 

Es un documento de carácter probatorio en el que se escribe hechos o circunstancias que no requiere solemnidad .

ESTILOS Bloque extremo:

Las líneas de número (si lo hay), fecha y firmante parte del margen izquierdo. (VER EN IMÁGENES).

BLOQUE:

Las líneas de número (si lo hay), fecha y firmante parten del centro del escritorio hacia la margen derecha.

MEMORANDO es un escrito breve por el que se intercambia información entre diferentes

departamentos de una organización para comunicar alguna indicación, recomendación, instrucción o disposición.

En algunos países, también es utilizado para incluir una sanción o falta de un empleado y figurar en su currículo, lo que puede reducir sus posibilidades de conseguir otro trabajo y afectar su vida laboral.

El memorando también es una forma de comunicación breve, como lo es la carta y la correspondencia.

El memorando también es un texto que se redacta generalmente de manera interna en las empresas, es menos formal que una carta y puede utilizarse para recordar algún evento, dar avisos, indicaciones, etc.

CONSISTE EN El memorando es un tipo de documento donde nos transmiten una información

que tiene como función comunicar, este tiene partes tiene unas características muy importantes tales como se escribe en papel que no sobrepase el tamaño medio oficio que tiene impresos el membrete del organismo y los datos esenciales, a fin de facilitar su despacho. En algunos casos la numeración es correlativa para lograr la mayor funcionalidad en la distribución y el archivo.

HOJA DE VIDA CORPORATIVAEs un documentos que se genera dentro de la organización y se registra  la

información del personal que labora dentro de la organización especificando, información laboral, académica, y competencias de la persona. Y es registrada y archivada por el departamento de Talento Humano de la compañía

CARACTERISTICAS Este documento es estipulado por cada organización para la

decisión del manejo de información interno se puede archivar de manera física o digital.

       Se recomienda que la información sea  breve, veraz y eficaz

Sobre un sobre es una cubierta de papel u otro material utilizado para introducir en su interior cartas, tarjetas, billetes y documentos que se entregan en mano o envían por correo. El sobre está diseñado para incorporar el franqueo  y el destinatario en el anverso y el remitente en el reverso. Por eso, la parte frontal es lisa, quedando la solapa siempre por detrás. Los sobres se adquieren en las papelerías  y tiendas de material de oficina, y también se pueden personalizar encargándolos a una imprenta.

Actas En el ámbito académico, las actas son colecciones de trabajos académicos que se publican en el contexto de una reunión académica (congreso, conferencia, jornadas). Por lo general son distribuidas en forma de libros impresos (y/o, a veces en formato de CD-ROM), ya sea antes del inicio de la reunión o después de la misma. Las actas contienen las aportaciones realizadas por los investigadores en la conferencia. Son, por tanto, el registro escrito de la obra que se ha presentado a los asistentes a la reunión y al resto de la comunidad científica.

Fin Gracias