administraciÓn de terceros capítulo 1. guÍa

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Capítulo 1. GUÍAADMINISTRACIÓN DETERCEROS

Versión 2.0

Guía de Usuario

Administración de Terceros

Septiembre de 2020

GUÍA ADMINISTRACIÓN DE TERCEROS

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1.1. INTRODUCCIÓNA continuación, se presenta la guía de socialización del módulo "Administración deTerceros". Este documento hace referencia a la descripción y al funcionamiento au-tomatizado de dicho módulo mediante la herramienta FOREST BPMS.

Desde el componente debe visualizarse en los siguientes navegadores:

• Google Chrome "Versión 67.0.3396.99 (Build official) (64 bits)".

• Firefox "Versión 60.0.2 (64-bit)".

1.2. INSTANCIAR EL MÓDULOEste módulo permite crear y/o editar terceros (personas Naturales y/o Jurídicos) enMIRAVÉ.

Ingrese al sistema Forest Workplace con usuario y contraseña. Ubíquese en el mó-dulo "Administración de Terceros" y haga clic sobre la opción "Crear y/o EditarTerceros".


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1.3. GESTIONAR EL MÓDULO

1.3.1. Crear y/o Editar TercerosUna vez ingrese a la opción, el sistema muestra las siguientes pestañas:

• Buscar Tercero

• Crear Terceros

• Editar Tercero.

1.3.2. Buscar TerceroEsta opción permite buscar terceros de MIRAVÉ, con el fin de actualizar su informacióno en caso de no existir, crearlo.

Nota: El usuario debe estar asociado a un Rol que tenga asignado el perfil "Gestiónde Terceros". (FOREST - Config).

BUSCAR PERSONA NATURAL O JURÍDICA

Diligencie los siguientes campos:

Tipo de Identificación: Campo tipo lista. Permite ingresar el tipo de identificaciónpor la que se requiere realizar la consulta de terceros. El sistema muestra en la lis-ta los tipos de identificación asociados a los tipos de persona "Persona Natural" y"Persona Jurídica" que se encuentren configurados en el módulo "Parámetros deCorrespondencia>Configurar Tipos de Persona y Tipos de Identificación".

Nota: La lista no muestra los tipos de identificación: Anónimo, Telefónico y Virtual.

Número de Identificación: Campo tipo alfanumérico. Permite ingresar el número deidentificación por la que se requiere realizar la consulta de terceros.

Nombre o Razón Social: Campo tipo alfanumérico. Permite ingresar el nombre orazón social por la que se requiere realizar la consulta de terceros.

Luego de diligenciar la información, haga clic sobre el botón "Buscar".


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El sistema ejecuta la búsqueda y filtra en la tabla los terceros que coincidan con losfiltros aplicados. En la parte inferior la tabla muestra los botones: Crear Tercero (sehabilita una vez la tabla precarga información), Editar Tercero (deshabilitado) y Se-leccionar Tercero (deshabilitado).

Nota: Tenga presente que los filtros, aunque se pueden aplicar de forma independien-te, de aplicarse varios de ellos, el sistema muestra aquellos registros que cumplancon TODOS los filtros aplicados.

Al marcar el campo "Seleccionar" para algún registro de la tabla, el sistema habilitael botón Editar Tercero.

Nota: el campo "Seleccionar" es excluyente entre registros (solo se puede seleccionaruno solo).

Crear Tercero: Este botón permite crear un tercero y únicamente estará habilitadocuando se realice una búsqueda de terceros (usando los filtros).

Editar Tercero: Este botón permite editar un tercero y únicamente estará habilitadocuando se seleccione un tercero de la tabla.

Seleccionar Tercero: Este botón permite seleccionar el tercero que se buscó y enviarlos datos al proceso desde donde se llamó el módulo.

Estará habilitado cuando:

• Se seleccione un tercero natural de la tabla.


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• El módulo haya sido llamado desde un proceso o módulo (es decir, no se ejecutódirectamente desde el workplace) y por ende se haya desplegado una ventanaemergente.

Una vez haga clic sobre este botón, el sistema:

• Cierra la ventana emergente donde actualmente está cargado el formulario delmódulo "Crear y/o Editar Terceros".

• Envía los datos del tercero seleccionado a la ventana padre desde donde estásiendo invocado el módulo.

Validaciones del Sistema

• Al hacer clic en el botón "Buscar", el sistema valida que se haya diligenciado porlo menos algún filtro. En caso contrario, expone el siguiente mensaje:

"Para realizar la búsqueda, es requerido diligenciar por lo menos un filtro".

• Al hacer clic en el botón "Buscar", el sistema valida que, al aplicar los filtros, exis-tan coincidencias en la base de datos. En caso contrario, expone el siguientemensaje:

"No se encontraron terceros en la base de datos que coincidan con los filtrosaplicados".

• Al hacer clic en el botón "Buscar" luego de cambiar la información de los filtros.Selecciona un tercero de la tabla marcando el campo "Seleccionar", el sistemavalida si se había seleccionado la opción 'Editar Tercero', que se haya guardadola información del tercero. En caso contrario, expone el siguiente mensaje:

"La información editada del tercero [Nombre Tercero - Identificación Tercero] noha sido guardada, ¿Está seguro que desea continuar? Si continúa, los cambiosrealizados se perderán".

O Si hace clic en Si, el sistema no guarda la información editada para el tercero.

O Si hace clic en No, el sistema mantiene la información editada para el terceroy no aplica los nuevos filtros seleccionados (no actualiza la información de latabla de terceros).

Nota: Esta validación solo se tendrá en cuenta cuando se haya seleccionado untercero y posteriormente se haya editado la información de este.


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• Al hacer clic en el botón "Crear Tercero", el sistema valida, si ya se había selec-cionado la opción 'Crear Tercero', que se haya guardado la información del ter-cero que se está creando. En caso contrario, expone el siguiente mensaje:

La información del nuevo tercero no ha sido guardada, ¿Está seguro que deseacontinuar? Si continúa, los cambios realizados se perderán"

O Si hace clic en Si, el sistema no guarda la información registrada para el nuevotercero.

O Si hace clic en No, el sistema mantiene la información registrada para el nuevotercero y no y no actualiza la información de la pestaña 'Crear Tercero'

Nota: Esta validación solo se tendrá en cuenta cuando previamente se haya se-leccionado la opción de crear un tercero y ya se ingresó información para este.

1.3.3. Crear TerceroEsta opción permite crear un nuevo tercero (Persona Natural o Persona Jurídica).

El sistema permite crear un tercero de las siguientes formas:

• Cuando desde la pestaña "Buscar Tercero" se realiza una búsqueda y posterior-mente, se hace clic sobre el botón "Crear Tercero".

• Haber ingresado directamente a la pestaña "Crear Tercero".

DATOS DE IDENTIFICACIÓN DEL TERCERO

Diligencie los siguientes campos (obligatorios):

Tipo de Tercero: Campo tipo lista. Permite ingresar el tipo de persona del terceroque se va a crear (Natural o Jurídico). El sistema muestra en la lista los tipos de per-sona configurados en el módulo "Parámetros de Correspondencia>Configurar Tiposde Persona y Tipos de Identificación".

Nota1: Cuando el tipo de tercero seleccionado es Persona Natural, el sistema mues-tra la sección "Datos Persona Natural".

Nota2: Cuando el tipo de tercero seleccionado es Persona Jurídica, el sistema mues-tra la sección "Datos Persona Jurídica".

Tipo de Identificación: Campo tipo lista. Permite ingresar el tipo de identificación deltercero que se va a crear. El sistema muestra en la lista los tipos de identificaciónasociados al tipo de tercero seleccionado y que se encuentren configurados en elmódulo "Parámetros de Correspondencia>Configurar Tipos de Persona y Tipos deIdentificación".


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PERSONA NATURAL

A seleccionar este tipo de terceros, el sistema muestra la siguiente sección: DatosPersona Natural.

Información Básica del Ciudadano

Diligencie la información solicitada. Los campos marcados con asterisco (*) son obli-gatorios.

Número de Identificación: Campo tipo alfanumérico. Permite ingresar el número deidentificación del tercero natural que se está creando.

Primer Nombre: Campo tipo alfanumérico. Permite ingresar el nombre del terceronatural que se está creando.

Segundo Nombre: Campo tipo alfanumérico. Permite ingresar el segundo nombredel tercero natural que se está creando.

Primer Apellido: Campo tipo alfanumérico. Permite ingresar el primer apellido deltercero natural que se está creando.

Segundo Apellido: Campo tipo alfanumérico. Permite ingresar el segundo apellidodel tercero natural que se está creando.


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Información Adicional Ciudadano

Diligencie la información solicitada (opcional).

Fecha de Nacimiento: Campo tipo fecha. Permite ingresar la fecha de nacimiento deltercero natural que se está creando. Despliegue el calendario y seleccione la fechacorrespondiente.

Edad: Campo tipo numérico. El sistema calcula y precarga el valor de este campo, deacuerdo con la fecha de nacimiento ingresada (editable).

Sexo: Campo tipo lista. Permite seleccionar el sexo del tercero natural que se estácreando. El sistema muestra en la lista los configurados como activos en la pesta-ña "Sexo" en el módulo "Parametros de Correspondencia>Configurar CaracterísticasTerceros>Personas Naturales".

Estado Civil: Campo tipo lista. Permite seleccionar el estado civil del tercero naturalque se está creando. El sistema muestra en la lista los configurados como activos enla pestaña "Estado Civil" en el módulo "Parámetros de Correspondencia>ConfigurarCaracterísticas Terceros>Personas Naturales".

Nivel de Escolaridad: Campo tipo lista. Permite seleccionar el nivel de escolaridaddel tercero natural que se está creando. El sistema muestra en la lista los configura-dos como activos en la pestaña "Nivel de Escolaridad" en el módulo "Parámetros deCorrespondencia>Configurar Características>Terceros>Personas Naturales".

Grupo Étnico: Campo tipo lista. Permite seleccionar el grupo étnico del tercero naturalque se está creando. El sistema muestra en la lista los configurados como activos enla pestaña "Grupo Étnico" en el módulo "Parámetros de Correspondencia>ConfigurarCaracterísticas Terceros>Personas Naturales".

Pueblo Indígena al que Pertenece: Campo tipo alfanumérico. Permite ingresar elpueblo indígena al que pertenece el tercero natural que se está creando.

Nota: Este campo solo es visible cuando se selecciona la opción "Indígena" en elcampo "Grupo Étnico".

Persona con Discapacidad: Campo tipo check. Permite indicar si el tercero natu-ral que se está creando tiene algún tipo de discapacidad.

Categoría de Discapacidad: Campo tipo lista. Permite seleccionar la categoría dela discapacidad que presenta el tercero natural que se está creando. El sistemamuestra en la lista los configurados como activos en la pestaña "Categoría de Disca-pacidad" en el módulo "Parámetros de Correspondencia>Configurar CaracterísticasTerceros>Personas Naturales".

Nota: Este campo solo es visible cuando se marca el check del campo "Persona conDiscapacidad".

Teléfono Móvil: Campo tipo numérico. Permite ingresar el teléfono móvil de la per-sona Natural que se está creando.


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Direcciones del Tercero

Esta sección muestra las tablas: Direcciones Físicas y Direcciones Electrónicas.

Nota: Estas tablas aplican para Persona Natural y Persona Jurídica.

Direcciones Físicas

Esta tabla permite agregar direcciones físicas para asociarlas al tercero que se estácreando.

Agregar Registro/Fila: Haga clic sobre el botón "Agregar" de la tabla y en la fila quese adiciona diligencie la información solicitada. Realice esta acción tantas veces comosea necesario. Los campos marcados con asterisco (*) son obligatorios.

País: Campo de modo autocompletar. Permite ingresar el país asociado a la direcciónfísica del tercero. Al realizar la búsqueda, el sistema muestra los países que se en-cuentren configurados en base de datos. Realice la búsqueda por nombre.

Departamento: Campo de modo autocompletar. Permite ingresar el departamentoasociado a la dirección física del tercero. Al realizar la búsqueda, el sistema muestralos departamentos asociados al país ingresado, que se encuentren configurados enbase de datos. Realice la búsqueda por nombre.

Ciudad: Campo de modo autocompletar. Permite ingresar la ciudad asociado a ladirección física del tercero. Al realizar la búsqueda, el sistema muestra las ciudadesasociadas al país y/o departamento ingresados, que se encuentren configurados enbase de datos. Realice la búsqueda por nombre.

Tipo de Dirección: Campo tipo lista. Permite seleccionar el tipo de dirección física.El sistema muestra en la lista las opciones: Urbana y Rural.

Dirección: Permite abrir la ventana "Ingresar Dirección" para registrar o buscar ladirección del tercero que se está creando.


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Teléfono - Fax: Campo tipo numérico. Permite ingresar el teléfono fijo asociado a ladirección física del tercero que se está creando.

Principal: Campo tipo check. Permite seleccionar la dirección física principal del ter-cero.

Nota: El sistema solo permite marcar un único registro como principal; por lo tanto, sise marca un registro y si existe otro marcado, este será desmarcado.

Ingresar Dirección

Para el campo "Dirección", el sistema muestra la ventana "Ingresar Dirección" habili-tando alguno de los siguientes campos:

• Dirección: Este campo estará habilitado para su edición y es requerido, cuandoNO esté seleccionada en la tabla la siguiente combinación de opciones:

País = Colombia

Departamento = Valle del Cauca

Ciudad = Cali

Tipo de Dirección = Urbana

En este caso, registre la dirección correspondiente y posteriormente haga clic enel botón "Aceptar" de la ventana. El sistema almacena la dirección ingresada,cierra la ventana y precarga la dirección en la tabla.

Nota: Si hace clic en la opción "Cerrar" (x), el sistema cierra la ventana y noguarda la información registrada.

• Buscar Dirección: Este botón se muestra y estará habilitado, cuando esté selec-cionada en la tabla la siguiente combinación de opciones:


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País = Colombia


Ciudad = Cali

Tipo de Dirección = Urbana

En este caso, al hacer clic sobre el botón, el sistema direcciona al usuario a laventana donde se conecta con el plug-in del Departamento de Planeación Muni-cipal establecido para la captura y manejo de direcciones del municipio de Cali.Realice la búsqueda por: "Número Predial Nacional" o "Dirección".

Luego de diligenciar la dirección correspondiente, haga clic en el botón "Aceptar"de la ventana. El sistema guarda la dirección ingresada, cierra la ventana y laprecarga en la tabla.

Nota: Si hace clic en la opción "Cerrar" (x), el sistema cierra la ventana y noguarda la información registrada.

Eliminar Registro/Fila: Seleccione la fila y haga clic sobre el botón "Eliminar" de latabla (este botón se habilita una vez seleccione el registro). Realice esta acción tantasveces como sea necesario.

Direcciones Electrónicas

Esta tabla permite agregar direcciones electrónicas para asociarlas al tercero que seestá creando.


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Correo Electrónico: Campo tipo alfanumérico. Permite ingresar el correo electrónicodel tercero que se está creando.

Principal: Campo tipo check. Permite seleccionar la dirección electrónica principaldel tercero.

Nota: El sistema solo permite marcar un único registro como principal; por lo tanto, sise marca un registro y si existe otro marcado, este será desmarcado.

Nota: Para eliminar un registro, siga el procedimiento explicado anteriormente.

Luego de diligenciar la información, haga clic sobre el botón "Crear Tercero".

El sistema ejecuta lo siguiente:

• Ejecuta la regla de negocio "REN_CET_001: Guardar Tercero".

• Ejecuta la regla de negocio "REN_VC_010: Guardar Coordenadas Dirección".

• Expone el siguiente mensaje: "Tercero creado exitosamente".

PERSONA JURÍDICA

A seleccionar este tipo de terceros, el sistema muestra la siguiente sección: DatosPersona Jurídica.


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Información Básica Empresa

Diligencie la información solicitada. Los campos marcados con asterisco (*) son obli-gatorios.

NIT: Campo tipo numérico. Permite ingresar el Número de Identificación Tributaria (sindígito de verificación) del tercero jurídico que se está creando.

Dígito de Verificación: Campo tipo numérico. Es generado automáticamente deacuerdo con el NIT ingresado (Orden Administrativa No. 4 del 27 de octubre de 1989de la DIAN, la cual Reglamenta el cálculo del dígito de verificación (DV)).

Razón Social: Campo tipo alfanumérico. Permite ingresar la razón social del tercerojurídico que se está creando.

Información Adicional Empresa

Diligencie la información solicitada (opcional).

Tipo de Empresa: Campo tipo lista. Permite seleccionar el tipo de empresa deltercero jurídico que se está creando. El sistema muestra en la lista los configura-dos como activos en la pestaña "Tipo de Empresa" en el módulo "Parámetros deCorrespondencia>Configurar Características Terceros>Personas Jurídicas".

Clasificación de la Organización: Campo tipo lista. Permite seleccionar la clasifi-cación de la organización del tercero jurídico que se está creando. El sistema mues-tra en la lista los configurados como activos en la pestaña "Clasificación de la Orga-nización" en el módulo "Parámetros de Correspondencia>Configurar CaracterísticasTerceros>Personas Jurídicas".

Actividad Económica: Campo tipo lista. Permite seleccionar la actividad económicadel tercero jurídico que se está creando. El sistema muestra en la lista los configuradoscomo activos en la pestaña "Actividad Económica de la Organización" en el módulo"Parámetros de Correspondencia>Configurar Características Terceros>Personas Ju-rídicas".


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Teléfono Móvil: Campo tipo numérico. Permite ingresar el teléfono móvil de la per-sona Jurídica que se está creando.

Diligencie las siguientes pestañas:

SEDES

Permite ingresar la información básica sobre la sede del tercero jurídico.

Diligencie los siguientes campos (obligatorios):

Sedes: Campo tipo lista. Permite determinar si la empresa que se está registrandomaneja sedes. El sistema muestra en la lista los siguientes valores: Sede Única (Prin-cipal) y Múltiples Sedes.

Nombre Sede: Campo tipo alfanumérico. Permite ingresar el nombre de la sede. Elsistema muestra en la lista los siguientes valores: Sede Única (Principal) y MúltiplesSedes.

Si es una sede única, el sistema inhabilita el nombre de la sede y precarga el valor"Sede Principal".

Si son múltiples sedes, el sistema habilita el nombre de la sede para que sea diligen-ciado.


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Ubicación Sede

Esta sección muestra los siguientes campos: País, Departamento, Ciudad, Tipo deDirección, Dirección, Teléfono y el botón Buscar Dirección.

Si es una sede única, el sistema inhabilita todos los campos de esta sección y precargael texto "No Aplica".

Si son múltiples sedes, el sistema habilita todos los campos y precarga la siguienteinformación (editable):

País = Colombia


Ciudad = Cali

En este escenario, el campo "Dirección" se encuentra deshabilitado y se muestra yhabilita el botón "Buscar Dirección". Al hacer clic sobre el botón, el sistema direccionaal usuario a la ventana donde se conecta con el plug-in del Departamento de Planea-ción Municipal, establecido para la captura y manejo de direcciones del municipio deCali. Realice la búsqueda por: "Número Predial Nacional" o "Dirección".

Luego de diligenciar la dirección correspondiente, haga clic en el botón "Aceptar" dela ventana. El sistema guarda la dirección ingresada, cierra la ventana y la precargaen la tabla.

Nota: Si hace clic en la opción "Cerrar" (x), el sistema cierra la ventana y no guardala información registrada


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Nota: Si edita algún campo de la combinación anterior precargada, el sistema habilitael campo "Dirección" y deshabilita el botón "Buscar Dirección".

TERCEROS ASOCIADOS

Permite ingresar la información básica del tercero asociado a la persona Jurídica.

Diligencie el siguiente campo:

Buscar Tercero Asociado: Campo de modo autocompletar. Permite ingresar un ter-cero asociado a la empresa que se está creando. Al realizar la búsqueda, el sistemamuestra los terceros naturales que se encuentren activos. Realice la búsqueda poridentificación o nombre.


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Nota: No se muestran terceros que sean dependencias, sedes o anónimos.

Una vez sea seleccionado el tercero asociado, el sistema realiza las siguientes accio-nes:

• Deshabilita el campo "Crear Tercero Asociado".

• Precarga la información del tercero asociado seleccionado en los siguientes cam-pos (no editable):

Tipo de Identificación

Número de Identificación

Primer Nombre

Segundo Nombre

Primer Apellido

Segundo Apellido

Teléfono Móvil.

El campo "Tipo de Relación con la Empresa" debe ser diligenciado (obligatorio tipolista).

Crear Tercero Asociado: Campo tipo check. Permite crear un nuevo tercero asocia-do.

Nota: Este campo estará habilitado únicamente cuando el campo "Buscar TerceroAsociado" no se encuentre diligenciado.

Una vez marque el check, proceda a diligenciar la información solicitada. Tenga encuenta los campos obligatorios (*).


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Validaciones del Sistema:

• Al diligenciar los campos "Tipo de Identificación" y "Número de Identificación", elsistema valida que la combinación de Tipo de Tercero (para este caso es 'PersonaNatural') + Tipo de Identificación + Número de Identificación ingresada no existaen el sistema. En caso contrario, expone el siguiente mensaje:

"Ya existe una persona creada en el sistema con tipo de tercero [tipo de tercero],tipo de identificación [tipo identificación] y el número de documento [número iden-tificación]. Si requiere asociar este tercero a la persona jurídica, utilice el campo'Buscar Tercero Asociado".

REPRESENTANTE LEGAL

Permite ingresar la información básica del Representante Legal de la persona Jurídica.

Diligencie el siguiente campo:

Buscar Representante Legal: Campo de modo autocompletar. Permite ingresar elrepresentante legal de empresa que se está creando. Al realizar la búsqueda, el sis-tema muestra los terceros naturales que se encuentren activos. Realice la búsquedapor identificación o nombre.

Nota: No se muestran terceros que sean dependencias, sedes o anónimos.

Una vez sea seleccionado el representante legal, el sistema realiza las siguientesacciones:

• Deshabilita el campo "Crear Representante Legal".

• Precarga la información del representante legal seleccionado en los siguientescampos (no editable):

Tipo de Identificación


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Número de Identificación

Primer Nombre

Segundo Nombre

Primer Apellido

Segundo Apellido

Crear Representante Legal: Campo tipo check. Permite crear un nuevo represen-tante legal.

Nota: Este campo estará habilitado únicamente cuando el campo "Buscar Represen-tante Legal" no se encuentre diligenciado.

Una vez marque el check, proceda a diligenciar la información solicitada. Tenga encuenta los campos obligatorios (*).

Validaciones del Sistema:


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• Al diligenciar los campos "Tipo de Identificación" y "Número de Identificación", elsistema valida que la combinación de Tipo de Tercero (para este caso es 'PersonaNatural') + Tipo de Identificación + Número de Identificación ingresada no existaen el sistema. En caso contrario, expone el siguiente mensaje:

"Ya existe una persona creada en el sistema con tipo de tercero [tipo de terce-ro], tipo de identificación [tipo identificación] y el número de documento [númeroidentificación]. Si requiere asignar este tercero como representante legal de lapersona jurídica, utilice el campo 'Buscar Representante Legal".

Direcciones del Tercero

Esta sección muestra las tablas: Direcciones Físicas y Direcciones Electrónicas.

Nota: Diligencie las tablas siguiendo la explicación dada anteriormente.

Al diligenciar la información y hacer clic sobre el botón "Crear Tercero", el sistemaejecuta las reglas y expone el mensaje mencionados anteriormente.

Validaciones del Sistema CrearTercero:

• Al clic en el botón "Crear Tercero" o en el botón "Aceptar" de la ventana 'IngresarDirección', el sistema valida que los campos obligatorios se encuentren diligen-ciados. En caso contrario, expone mensaje solicitando ingresar información.

• Al diligenciar los campos "Tipo de Tercero", "Tipo de Identificación" y "Número deIdentificación" o "NIT", el sistema valida que la combinación de Tipo de Tercero+ Tipo de Identificación + Número de Identificación o NIT ingresada, no exista enel sistema. En caso contrario, expone el siguiente mensaje:

"Ya existe una persona creada en el sistema con tipo de tercero [tipo de tercero],tipo de identificación [tipo identificación] y el número de documento [número iden-tificación/NIT]. Si requiere modificar la información de este, diríjase a la pestaña"Editar Terceros".

• Al diligenciar el campo "Correo Electrónico" (tabla Direcciones Electrónicas), elsistema valida que el correo electrónico ingresado tenga una estructura válida.En caso contrario, expone el siguiente mensaje:

"Dirección de correo no válida".

• Al hacer clic sobre el botón "Crear Tercero", el sistema valida que en las tablasde "Direcciones Físicas" y "Direcciones Electrónicas" se haya agregado por lomenos un registro y este se encuentre marcado como principal. En caso contrario,expone el siguiente mensaje:

"Debe agregar por lo menos una dirección física y una dirección electrónica parael tercero y marcarla como principal".

• Al hacer clic sobre el botón "Crear Tercero", el sistema valida que las direccionesfísicas y/o electrónicas ingresadas, no estén repetidas en las respectivas tablas.En caso contrario, expone el siguiente mensaje:

"La dirección [dirección física y/o electrónica], ya se encuentra agregada en latabla de direcciones".


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• Al hacer clic sobre el botón "Crear Tercero", el sistema valida que para el terceroque se está creando, se haya ingresado información de la sede, el tercero aso-ciado y el representante legal. En caso contrario, expone el siguiente mensaje:

"Para el tercero a crear, es requerido diligenciar la información de la sede, eltercero asociado y el representante legal. Por favor diligencie esta información enlas respectivas pestañas habilitadas para este fin".

1.3.4. Editar TerceroEsta opción permite editar la información de un tercero (Persona Natural o PersonaJurídica).

Realice la búsqueda en la pestaña "Buscar Tercero", selecciónelo en el campo "Se-leccionar" de la tabla y haga clic en el botón "Editar Tercero".

El sistema ubica al usuario en la pestaña "Editar Tercero" y precarga en cada secciónla información inicialmente ingresada para cada una de estas.

Nota: Tanto para personas Naturales como para personas Jurídicas, se precarga lainformación del grupo "Direcciones del Tercero".

1. PERSONA NATURAL

Edite o modifique en cada sección los campos que lo permitan.


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Luego de realizar la edición/modificación, haga clic sobre el botón "Editar Tercero".

El sistema realiza lo siguiente:


• Ejecuta la regla de negocio "REN_VC_010: Guardar Coordenadas Dirección".

• Expone el siguiente mensaje: "Tercero editado exitosamente".


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2. PERSONA JURÍDICA

Edite o modifique en cada sección los campos que lo permitan.

EDITAR INFORMACIÓN DE SEDES:

Permite editar la información básica sobre las sedes del tercero Jurídico.

El sistema precarga en la tabla, la información de todas las sedes creadas para eltercero jurídico que se está editando.

Nota: No se precarga la sede principal del tercero jurídico que se está editando.

Diligencie el siguiente campo para filtrar información de la tabla:

Filtrar Sede: Campo de modo autocompletar. Permite seleccionar una sede creadapara el tercero jurídico que se está editando. Al realizar la búsqueda, el sistema mues-tra las sedes asociadas al tercero jurídico que se está editando. Realice la búsquedapor nombre.

Luego de realizar el filtro, el sistema deja visible en la tabla únicamente el registro quecoincida con el filtro aplicado.

La tabla muestra los siguientes campos: Identificación Sede, Nombre Sede, País, De-partamento, Ciudad, Tipo Dirección, Dirección y Teléfono. Información editable a ex-cepción del campo Identificación Sede (campo asignado por el sistema).

Adicionalmente, tiene los botones: Eliminar, Agregar y Guardar.


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Una vez diligencie la información, haga clic sobre el botón "Guardar" de la tabla.

El sistema ejecuta la regla de negocio "RN_CET_001: Guardar_Tercero".

Para eliminar un registro, selecciónelo y haga clic sobre el botón "Eliminar" de la tabla.

El sistema ejecuta las siguientes acciones:

• Elimina la fila seleccionada de la tabla.

• Inactiva el tercero correspondiente a Sede y elimina la respectiva asociación dela Sede con la persona Jurídica.

Validaciones del sistema al Editar Sedes

• Al hacer clic sobre el botón "Guardar" de la tabla, el sistema valida que los cam-pos obligatorios se encuentren diligenciados. En caso contrario, expone mensajesolicitando ingresar información.


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• Al hacer clic sobre el botón "Guardar" de la tabla, el sistema valida que no existansedes repetidas (por nombre de sede). En caso contrario, expone el siguientemensaje:

"La sede [nombre sede] se encuentra repetida en la tabla, favor ajustar".

• Al hacer clic sobre el botón "Guardar" de la tabla, el sistema valida que la sedeque se está editando no se encuentre asociada a un borrador y/o radicado. Encaso contrario, expone el siguiente mensaje:

"La sede [nombre sede] no puede ser editada: Se encuentra asociada a uno omás borradores y/o radicados en el sistema".

Nota: Esta validación aplica únicamente cuando se edite la información de unasede previamente precargada.

• Al hacer clic sobre el botón "Eliminar" de la tabla,el sistema valida que la sedeque se va a liminar no se encuentre asociada a un borrador (se validan borrado-res activos en su última versión) y/o radicado (que no esté anulado). En casocontrario, expone el siguiente mensaje:

"La sede [nombre sede] no puede ser eliminada: Se encuentra asociada a uno omás borradores y/o radicados en el sistema".

EDITAR INFORMACIÓN TERCEROS ASOCIADOS:

Permite editar la información básica de los terceros asociados a la persona Jurídica.

El sistema precarga en la tabla, la información de todos los terceros Naturales aso-ciados a la persona Jurídica que se está editando.

Diligencie el siguiente campo para agregar terceros a la tabla:

Buscar Tercero Asociado: Campo de modo autocompletar. Permite seleccionar untercero asociado a la empresa que se está editando. Al realizar la búsqueda, el sistemalos terceros naturales activos en el sistema. Realice la búsqueda por identificación onombre.

Luego de realizar la búsqueda, haga clic en el botón "Agregar".

El sistema, agrega en la tabla el tercero seleccionado (se precarga la informaciónque exista para el tercero) y limpia el campo "Buscar Tercero Asociado". Realice estaacción tantas veces como sea necesario.

La tabla muestra los siguientes campos: Seleccionar, Tipo Identificación, NúmeroIdentificación, Primer Nombre, Segundo Nombre, Primer Apellido, Segundo Apellido,Tipo Relación Empresa y Sede Asociada. Información editable a excepción delos cam-pos: Tipo Identificación y Número Identificación.

Nota: La tabla habilita la columna "Seleccionar", cuando este módulo es invocadodesde otro proceso o módulo como por ejemplo el de "Comunicaciones Oficiales".Adicionalmente, tiene los botones: Eliminar y Guardar.

Diligencie/edite la información según corresponda y haga clic sobre el botón "Guardar"de la tabla.


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El sistema realiza lo siguiente:


• Expone el siguiente mensaje: "Tercero asociado exitosamente".

Para eliminar un registro, selecciónelo y haga clic sobre el botón "Eliminar" de la tabla.

El sistema ejecuta las siguientes acciones:

• Elimina la fila seleccionada de la tabla

• Elimina la asociación del tercero asociado con el tercero Jurídico que se estáeditando.

Validaciones del Sistema al editar Terceros Asociados

• Al clic en el botón "Guardar" de la tabla, el sistema valida que los campos obliga-torios se encuentren diligenciados. En caso contrario, expone mensaje solicitan-do ingresar información.

• Al clic en el botón "Agregar" de la tabla, el sistema valida que se haya seleccionadoun tercero en el campo "Buscar Tercero Asociado". En caso contrario, expone elsiguiente mensaje:

"Seleccione un tercero asociado para agregar en la tabla".

• Al clic en el botón "Agregar" de la tabla, el sistema valida que la combinaciónde Tipo de Tercero (para este caso 'Persona Natural') + Tipo de Identificación +


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Número de Identificación del tercero asociado seleccionado, no se encuentre enla tabla. En caso contrario, expone el siguiente mensaje:

"Ya existe en la tabla una persona natural con tipo de identificación [tipo identifi-cación] y el número de documento [número identificación]".

• Al clic en el botón "Eliminar" de la tabla, el sistema valida que el tercero asociadoque se va a eliminar no se encuentre asociado a un borrador (se validan borra-dores activos en su última versión) y/o radicado (que no esté anulado). En casocontrario, expone el siguiente mensaje:

"El tercero asociado identificado con [Tipo de identificación - Número de identifi-cación] no puede ser eliminado: Se encuentra asociado a uno o más borradoresy/o radicados en el sistema".

• Al clic en el botón "Guardar" de la tabla, el sistema valida que, si el usuario editóun tercero asociado de la tabla, este tercero no debe encontrarse asociado a unborrador y/o radicado. En caso contrario, expone el siguiente mensaje:

"El tercero asociado identificado con [Tipo de identificación - Número de identifi-cación] no puede ser editado: Se encuentra asociado a uno o más borradores y/o radicados en el sistema".

• Al clic en el botón "Guardar" de la tabla, el sistema valida que se haya marcadoel check 'Seleccionar' para un registro de la tabla. En caso contrario, expone elsiguiente mensaje:

• "Debe seleccionar un tercero asociado para el tercero jurídico que se está edi-tando".

Nota: Esta validación aplica únicamente cuando esté habilitada la columna 'Se-leccionar' de la tabla.

EDITAR INFORMACIÓN REPRESENTANTE LEGAL:

Permite editar la información básica del Representante Legal de la persona Jurídicao cambiarlo.

El sistema precarga la información del Representante Legal asignado a la personaJurídica que se está editando, en los siguientes campos: Representante Legal, Tipode Identificación, Número de Identificación, Primer Nombre, Segundo Nombre, PrimerApellido y Segundo Apellido. Información no editable excepto el campo "Represen-tante Legal".

Diligencie el campo"Buscar Representante Legal" cuando requiera cambiar el Repre-sentante Legal.

Representante Legal: Campo de modo autocompletar y obligatorio. Al realizar la bús-queda, el sistema muestra los terceros naturales que se encuentren activos. Realicela búsqueda por identificación o nombre. 109309

Nota: Una vez diligencie este campo, el sistema deshabilita el campo "Crear Repre-sentante Legal".


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Crear Representante Legal: Marque el check de este campo si requiere cambiar elRepresentante Legal y crear un tercero correspondiente a este para asociarlo a lapersona Jurídica.

Una vez marque el check, el sistema ejecuta la siguientes acciones:

• Habilita y limpia (deja en blanco) los siguientes campos para que sean diligencia-dos.

• Deshabilita el campo 'Representante Legal' y limpia la información de este.

Validaciones del Sistema al editar el Representante Legal

• Al diligenciar los campos "Tipo de Identificación" y "Número de Identificación", elsistema valida que la combinación de Tipo de Tercero (para este caso es 'PersonaNatural') + Tipo de Identificación + Número de Identificación ingresado no existaen el sistema. En caso contrario, expone el siguiente mensaje:

"Ya existe una persona creada en el sistema con tipo de tercero [tipo de terce-ro], tipo de identificación [tipo identificación] y el número de documento [númeroidentificación]. Si requiere asignar este tercero como representante legal de lapersona jurídica, utilice el campo 'Representante Legal".


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Validaciones del Sistema Editar Tercero

• Al clic en el botón "Editar Tercero" o en el botón "Aceptar" de la ventana "IngresarDirección", el sistema valida que los campos obligatorios se encuentren diligen-ciados. En caso contrario, expone mensaje solicitando ingresar información.

• Al diligenciar el campo "Correo Electrónico" (tabla Direcciones Electrónicas), elsistema valida que el correo electrónico ingresado tenga una estructura válida.En caso contrario, expone el siguiente mensaje:

"Dirección de correo no válida".

• Al hacer clic sobre el botón "Editar Tercero", el sistema valida que en las tablasde "Direcciones Físicas" y "Direcciones Electrónicas" se haya agregado por lomenos un registro y este se encuentre marcado como principal. En caso contrario,expone el siguiente mensaje:

"Debe agregar por lo menos una dirección física y una dirección electrónica parael tercero y marcarla como principal".

• Al hacer clic sobre el botón "Editar Tercero", el sistema valida que las direccionesfísicas y/o electrónicas ingresadas, no estén repetidas en las respectivas tablas.En caso contrario, expone el siguiente mensaje:

"La dirección [dirección física y/o electrónica], ya se encuentra agregada en latabla de direcciones".

• Al hacer clic sobre el botón "Editar Tercero" y si existe información en la tabla dela pestaña "Sedes", el sistema valida que se haya almacenado en base de datos.En caso contrario, expone el siguiente mensaje:

"Debe guardar los cambios realizados en la tabla de la pestaña Sedes".

• Al hacer clic sobre el botón "Editar Tercero", el sistema valida que para el terceroque se está editando se encuentre mínimo una sede, siempre y cuando el tercerojurídico que se está editando no tenga sede principal. En caso contrario, exponeel siguiente mensaje:

"Para el tercero a editar, es requerido diligenciar la información de mínimo unasede. Por favor diligencie esta información en la respectiva pestaña habilitadapara este fin".

• Al hacer clic sobre el botón "Editar Tercero", el sistema valida que para el terceroque se está editando se encuentre mínimo un tercero asociado. En caso contrario,expone el siguiente mensaje:

"Para el tercero a editar, es requerido diligenciar mínimo un tercero asociado. Porfavor diligencie esta información en la respectiva pestaña habilitada para este fin".

1.4. HISTORIAL DE REVISIONES


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Fecha Versión Descripción Autores

16-06-2020 2.0.0 Elaboración del documento.

ACALI_DET_TERCEROS/2.0.2

Isabel García.

06-08-2020 2.0.1 Actualización del documento (controles de cambio

GM).

Leidy Mesa.

Gina Racines.

14-09-2020 2.0.1 Revisión del documento por parte del Área de Calidad.

ACALI_DET_TERCEROS/2.0.6

Isabel García.

14-09-2020 2.0.1 Aprobación del documento. José Mario Martínez.

administraciÓn de terceros capítulo 1. guÍa

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