Administración

Javier Benavides Pañeda

Capítulo 5

Organización

Concepto de organización

El término organización tiene diversos significados. En general se utiliza para referirse a los siguiente:EmpresaAcomodar espaciosAjustar el tiempoFase del proceso administractivo

Organización formal

Define límites a los que el trabajador debe ajustarse dentro de la empresa

Establece autoridad y obligaciones para que cada quien desarrollo sus tareas

Encauza el esfuerzo colectivo hacia las metas de la empresa

La coordinación se establece de acuerdo con una pauta

Organización informal

Genera un ambiente menos tenso Proporciona otro canal de comunicación

(no oficial) Proporciona un medio para satisfacer las

necesidades sociales de los trabajadores Hace que la administración sea más

eficaz

Definición de la estructura de la organización

Grado de complejidad Grado de formalización Grado de centralización Estructura de la organización

Departamentalización por funciones

Ventajas: Es reflejo lógico de las actividades Identifica y separa las funciones principales de las secundarias Se sigue el principio de la especialización ocupacional Se simplifica la capacitación Se cuenta con medios para un riguroso control para cada área

Desventajas: Se resta énfasis a los objetivos generales de la compañía El punto de vista del personal clave se sobrespecializa y estrecha Se reduce la coordinación entre funciones La responsabilidad de las utilidades se concentra exclusivamente en la

cima Lenta adaptación a nuevas condiciones Se limita el desarrollo de gerentes generales

Departamentalización por funciones

Presidente Asistente del presidente Personal Comercialización

Investigación de mercados, Planeación de comercialización, Publicidad y promoción, Administración de ventas, Ventas

Ingeniería Administración de ingeniería, Diseño preliminar, Ingeniería eléctrica,

Ingeniería mecánica, Ingeniería hidráulica, Empaque, Control de calidad Producción

Planeación de producción, Ingeniería industrial, Ingeniería de producción, Compras, Montaje, Producción general

Finanzas Planeación financiera, Presupuestos, Contabilidad general, Contabilidad de

costos, Estadística y procesamiento de datos

Departamentalización por productos

Ventajas: Se concentran atención y esfuerzos en líneas de productos Se facilita el uso de capital, instalaciones, habilidades y conocimientos

especializados Permite el crecimiento y diversidad de productos y servicios Se mejora la coordinación de actividades funcionales La responsabilidad de utilidades recae en el nivel divisional Proporciona un campo de capacitación medible para gerentes

generales Desventajas:

Se requiere de más personas con habilidades directivas Se dificulta el mantenimiento de servicios centrales económicos Se acentúa el problema del control por parte de la alta dirección

Departamentalización por productos

Ventajas: Se concentran atención y esfuerzos en líneas de productos Se facilita el uso de capital, instalaciones, habilidades y conocimientos

especializados Permite el crecimiento y diversidad de productos y servicios Se mejora la coordinación de actividades funcionales La responsabilidad de utilidades recae en el nivel divisional Proporciona un campo de capacitación medible para gerentes

generales Desventajas:

Se requiere de más personas con habilidades directivas Se dificulta el mantenimiento de servicios centrales económicos Se acentúa el problema del control por parte de la alta dirección

Departamentalización por productos

Presidente Comercialización

División de instrumentos Ingeniería Contabilidad Producción Ventas

Personal División de luces indicadoras

Compras División de herramientas industriales

Finanzas División de medición electrónica Ingeniería Contabilidad Producción Ventas

Departamentalización geográficas, por zonas o territorios

Ventajas: Se descentraliza la responsabilidad Se hace énfasis en mercados y problemas locales Se mejora la coordinación en una región Se aprovechan las economías de las operaciones locales Mejor comunicación directa con los intereses locales Proporciona un campo de capacitación medible para los gerentes

generales Desventajas:

Se requiere más personas con habilidades gerenciales Se dificulta el mantenimiento de servicios centrales económicos y

puede requerirse servicios como personal y compras en el nivel regional

Se complica el problema del control por parte de la alta dirección

Departamentalización geográficas, por clientes

Ventajas: Se concentran los esfuerzos de la empresa en las necesidades

de los clientes Se hace sentir a los clientes que cuentan con un proveedor

comprensivo Se desarrolla la pericia en el área de atención a clientes

Desventajas: Se pueden dificultar la coordinación de operaciones entre

demandas contrapuestas de los clientes Se requiere de administradores y equipo de soporte expertos en

problemas de los clientes No siempre es posible definir claramente grupos de clientes

Departamentalización geográficas, por clientes

PresidenteBanca comunitariaBanca empresarialBanca institucional

Prestamos inmobiliarios e hipotecarios Banca agrícola

Departamentalización geográficas, por procesos o equipo

Ventajas: Se obtiene ventaja económica Se usa tecnología especializada Se utilizan habilidades especiales Se simplifica la capacitación

Desventajas: Se dificulta la coordinación de departamentos La responsabilidad de las utilidades recae en la cima Modelo inconveniente para el desarrollo de personal

directivo por el énfasis en el proceso

Departamentalización geográficas, por procesos o equipo

Presidente Ingeniería Producción

Galvanoplastia Troqueles Soldadura

Comercialización Finanzas Personal

Departamentalización matricial

Diseño estructural según varios especialistas de diferentes departamentos funcionales están asignados para trabajar en uno o más proyectos

Es una estructura basada en equipos

Tramo de control

Se refiere a la cantidad de personal que un administrador supervisa directamente en forma eficiente y eficaz

Existen dos razones por las cuiales es importante: El tramo de control afecta la utilización eficiente de

los gerentes y el desempeño efectivo de sus subordinados

Existe una relación entre un tramo de control y la estructura organizacional

Esfera o tramo de control

Gerente Arvizu Subgerente Benítez

Empleado Ríos Empleado Pérez Empleado De la Huerta Empleado Hernández

Subgerente Cohen Empleado Benavidez Empleado Márquez Empleado Grajeda Empleado Murga

Estructuras altas y estructuras planas (tramo amplio y tramo reducido)

Tanto las estructuras altas como las planas tienen sus partidarios y sus críticos

Los tramos amplios requieren costos y comunicaciones

Los tramos reducidos requieren más supervisores y el gasto adicional de oficinas ejecutivas, secretarias, además de las prestaciones marginales

Factores que afectan la elección del tramo de control

Parecido o similitud de las funciones Cercanía geográfica de las funciones Complejidad de las funciones Dirección y control que necesitan los

subordinados Coordinación que se exige al supervisor Planeación que se exige al supervisor Asistencia organizacional que recibe el

supervisor

Organización con tramos estrechos

Ventajas: Estrecha supervisión Estricto control Rápida comunicación entre subordinados y superiores

Desventajas: Los supervisores tienden a involucrarse en exceso en el trabajo

de los subordinados Muchos niveles administrativos Altos costos a causa de que hay muchos niveles Excesiva distancia entre el nivel más bajo y el más alto

Organización con tramos amplios

Ventajas: Facilita la delegación Se deben establecer políticas claras Los subordinados deben ser cuidadosamente seleccionados

Desventajas: Tendencia de los superiores sobrecargados de trabajo a

convertirse en cuellos de botella en las decisiones Riesgo de pérdida de control para el superior Se requiere de administración de calidad excepcional

Coordinación

Para cumplir las metas organizacionales es necesario coordinar personas, proyectos y tareas

Sin coordinación, los esfuerzos de los individuos desembocarían muy probablemente en retrasos, frustraciones y desperdicios

La coordinación es el arreglo ordenado del esfuerzo de un grupo para propiciar unidad de acción en la consecución de un propósito común

La eficiencia de cualquier sistema organizacional estará en relación directa con la coordinación

Autoridad

Teorías o fuentes de la autoridad Delegación de autoridad Etapas del proceso de delegación de

autoridad Factores que impiden la delegación de

autoridad

Teorías o fuentes de la autoridad

Teoría de la autoridad clásica o formal Teoría de la aceptación Teoría racional o legal Límites de la autoridad

El nivel jerárquico Los planes de la empresa La capacidad física y mental de los trabajadores

Delegación de autoridad

Aun cuando la delegación es el traspaso del poder legítimo, también tiene que ver con las otras bases del poder

Hay que evitar: Tomar todas las grandes decisiones usted mismo Dar tareas para ser realizadas y no otorgar el necesario grado

de autoridad para hacerlo Usurpar la posición de un colaborador No dar información al colaborador para que pueda tomar las

decisiones de su área de responsabilidad Dar contraórdenes a las de sus colaboradores

Etapas del proceso de delegación de autoridad

Asignación de deberes por un administrador a su subordinado inmediato

Delegación de autoridad Responsabilidad Obligación de respuesta

Factores que impiden la delegación de autoridad

Se necesitan dos partes para que sea efectiva: un administrador dispuesto a delegar y un subordinado dispuesto a aceptar la responsabilidad operativa

La delegación es ineficaz cuando: El administrador considera que le toma más tiempo explicar las

cosas que hacerlas él mismo A los subordinados les falta experiencia necesaria El potencial de errores que se cometen es muy elevado y

costoso Muchos subordinados pueden temer asumir mayores

responsabilidades Carencia de recompensa por aceptar por aceptar una

responsabilidad extra

Centralización y descentralización

Ventajas de centralización: Se obtiene una visión amplia de la organización Hace más fácil la administración Puede aplicarse políticas y normas comunes Proporciona ciertas funciones de servicio de un modo rentable Es más fácil evitar decisiones incoherentes

Desventajas de centralización: La autoridad está concentrada en un punto central Un cuerpo controlador toma las principales decisiones Puede dar lugar al autoritarismo Limita el desarrollo de administradores

Centralización y descentralización

Ventajas de la descentralización: Libera a la alta dirección de alguna carga de toma de decisiones Estimula la toma de decisiones y la aceptación de a autoridad El mayor compromiso y motivación puede llevar a una mayor

productividad La responsabilidad y la delegación de autoridad desarrollan directivos

en mayor cantidad y calidad Los departamentos funcionales están más en contacto

Desventajas de la descentralización: Hace más fácil tener una política uniforme Aumenta la complejidad de la coordinación de las unidades de la

organización descentralizada Las unidades de organización se vuelven demasiado independientes La descentralización suele implicar la contratación de más personal

Factores que influyen en el grado de centralización y descentralización

Más centralización El ambiente es estable Las decisiones son significativas La organización es pequeña Los clientes están muy cerca Los productos en su mayoría son homogéneos Los proveedores están cerca Es necesario tomar decisiones rápidas

Más descentralización El ambiente es complejo e incierto Los gerentes de nivel bajo son capaces Los gerentes de nivel bajo desean intervenir en las decisiones La organización es grande Los clientes están dispersos Es necesaria la creatividad

Tipos de autoridad

Autoridad de línea Autoridad staff Estos tipos de autoridad difieren de

acuerdo con el tipo de poder en el que se fundamentan

Autoridad staff

Ventajas: Investiga permanentemente lo que puede mejorarse Sugiere planes concretos a la gerencia Permite a los especialistas dar consejo profesional Proporciona a los especialistas un medio de adiestramiento

Desventajas: El staff puede resultar ineficaz por su falta de autoridad Puede dar lugar a confusión entre los asesores Se requiere buena voluntad Tiende a asumir la autoridad de línea Confunde a la organización cuando las funciones no son claras

Administración por comités

La estructura administrativa gira en torno a un equipo y no en torno a una persona que toma la decisión

Las principales razones para los comités son: Permitir a los miembros de la organización

intercambiar ideas Generar sugerencias

Los comités son grupos de personas procedentes más o menos del mismo nivel

Tipos de comités

Directivo Ejecutivo De vigilancia Consultivo Formales Informales

Ventajas de los comités

Facilitan la resolución de problemas Facilitan la coordinación Control sobre la autoridad Mejoran la motivación Proporcionan la equidad

Desventajas de los comités

La posibilidad del dominio individual Actúan con lentitud y son costosos Debilitan las decisiones Diluyen la responsabilidad