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ADMINISTRACIÓN Y CONTROL…

INFORME DE PRÁCTICA PROFESIONAL

ADMINISTRACION Y CONTROL DE LOS RECURSOS FÍSICOS EN LA EMPRESA MULTISERVICIOS S.A EN EL PRIMER SEMESTRE DEL AÑO 2010

PAULA ANDREA GARCIA ESPINAL

UNIVERSIDAD CATOLIOCA POPULAR DEL RISARALDA PROGRAMA DE ADMINISTRACION DE EMPRESAS

PEREIRA

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INFORME FINAL DE PRACTICA PROFESIONAL

ADMINISTRACION Y CONTROL DE LOS RECURSOS FÍSICOS EN LA EMPRESA MULTISERVICIOS S.A EN EL PRIMER SEMESTRE DEL AÑO 2010

PAULA ANDREA GARCIA ESPINAL

TUTOR SANDRA PATRICIA RUMIERK GIRALDO

UNIVERSIDAD CATOLIOCA POPULAR DEL RISARALDA PROGRAMA DE ADMINISTRACION DE EMPRESAS

PRACTICAS PROFESIONALES PEREIRA

3


TABLA DE CONTENIDO

RESUMEN ............................................................................................................................................... 8

GLOSARIO DE TÉRMINOS .................................................................................................................. 9

INTRODUCCION ................................................................................................................................. 11

1. PRESENTACIÓN DE LA ORGANIZACIÓN MULTISERVICIOS S.A. ....................................... 12

1.1 Reseña Histórica .............................................................................................................................. 12

1.2 Misión ............................................................................................................................................... 12

1.3 Visión ................................................................................................................................................ 12

1.4 Principios y Valores ......................................................................................................................... 12

1.5 Servicios ........................................................................................................................................... 13

1.5.1 Administración de Sistemas de Información ................................................................................. 13

1.5.2 Apoyo Operativo al Manejo de Rentas Municipales ..................................................................... 13

1.5.3 Recuperación Cartera .................................................................................................................... 14

1.5.4 Distribución ................................................................................................................................... 14

1.5.5 Impresión ....................................................................................................................................... 14

1.5.6 Centro Integrado de Servicios ....................................................................................................... 14

1.5.7 Lectura Medidores ......................................................................................................................... 14

1.5.8 Centro de Pagos ............................................................................................................................. 14

1.6 Estructura Organizacional ................................................................................................................ 15

2. DIAGNÓSTICO DEL ÁREA DE INTERVENCIÓN DE LA EMPRESA MULTISERVICIOS S.A. ................................................................................................................................................................ 16

3. EJE DE INTERVENCIÓN ................................................................................................................ 17

4. JUSTIFICACIÓN DEL ÁREA DE INTERVENCIÓN ..................................................................... 18

4


5. OBJETIVOS ...................................................................................................................................... 19

5.1 Objetivo General .............................................................................................................................. 19

5.2 Objetivos Específicos ....................................................................................................................... 19

6. REFERENTE CONCEPTUAL .......................................................................................................... 20

6.1 Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública NTCGP 1000:2004 ........................................... 20

6.2 Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública NTCGP 1000:2004 ........................................... 21

6.3 Norma Técnica de Calidad En La Gestión Pública Ntcgp 1000:2004 ............................................ 22

6.3.1 Gestión Documental ...................................................................................................................... 22

7. PRESENTACIÓN Y ANALISIS DE RESULTADOS .................................................................. 25

7.1 Interactividad Entre los Procesos. .................................................................................................... 25

7.2 Ingreso de Bienes. ............................................................................................................................ 26

7.2.1 Proceso Uno: Entrada de Bienes al Almacén ................................................................................ 26

7.3 Egreso de Bienes .............................................................................................................................. 29

7.3.1 Proceso dos: Salida de Bienes del Almacén .................................................................................. 29

7.4 Remate de Bienes Dados de Baja. .................................................................................................... 32

7.5 Proceso Tres: Elaboración y Seguimiento del Inventario Individual ............................................. 33

7.5.1 Traslado y/o Préstamo de Bienes Entre Funcionarios ................................................................... 34

7.6 Control de Existencias ..................................................................................................................... 34

7.7 Identificación de los Registros y Cuentas Asociadas al Manejo de los Bienes Propiedad, Planta y Equipo. ................................................................................................................................................... 35

7.6.1 Administrativo ............................................................................................................................... 35

7.7.2 Contable ........................................................................................................................................ 35

7.8.1 Bienes Propiedad, Planta y Equipo. ............................................................................................. 36

7.8.2 Cargos Diferidos ........................................................................................................................... 36

7.8.3 Otros Activos ................................................................................................................................. 37

5


7.9 Bienes Muebles en Almacén o Bodega ............................................................................................ 37

7.10 Bienes Devolutivos en Servicio ..................................................................................................... 38

7.11 Cargos Diferidos ............................................................................................................................ 38

7.12 Bienes de Beneficio y Uso Público ................................................................................................. 39

7.13 Recursos Naturales y del Ambiente ................................................................................................ 40

7.14 Otros Activos .................................................................................................................................. 40

7.15 Administración y Manejo de Bienes .............................................................................................. 40

7.15.1 Recomendaciones ........................................................................................................................ 41

7.15.2 Ubicación y Conservación .......................................................................................................... 41

7.15.3 Gestión Documental .................................................................................................................... 41

7.16 Elementos de Planeación en la Gestión de los Recursos Físicos ................................................... 42

7.16.1 La Planeación de la Gestión de los Recursos Físicos. ................................................................. 43

7.16.2 Procesos más comunes en los cuales se debe aplicar la planeación en la organización. ............. 43

7.17 Justo a Tiempo ............................................................................................................................... 44

8. CONCLUSIONES ......................................................................................................................... 46

9. RECOMENDACIONES .................................................................................................................... 48

10. BIBLIOGRAFIA .............................................................................................................................. 49

6


LISTA DE FIGURAS

Figura 1. Organigrama de la Estructura Organizacional de la Empresa Multiservicios S.A. .............. 15

Figura 2. Mapa de Interactividad Entre los Procesos de la Empresa Multiservicios S.A. .................... 25

Figura 3. Origen de los ingresos de la Empresa Multiservicios S.A. ..................................................... 26

Figura 4. Mapa de salida de almacén de los bienes de la Empresa Multiservicios S.A. ....................... 29

Figura 5. Clasificación de Bienes de la Empresa Multiservicios S.A. ................................................... 36

7


LISTA DE ANEXOS

Anexo 1. Flujograma de Ingreso Almacén de la Empresa Multiservicios S.A ......................... 50

Anexo 2. Flujograma de Egreso de Bienes ............................................................................... 51

8


RESUMEN

En el proyecto de Administración y control de los recursos Físicos en la empresa

Multiservicios S.A, presenta un análisis de los diferentes recursos físicos que se colocan al

servicio de las organizaciones, haciendo especial énfasis en las principales herramientas de

gestión existentes para su manejo. La atención del documento se centra en las normas que

rigen las organizaciones públicas, aunque es evidente que muchos de los planteamientos son

aplicados tanto a las organizaciones públicas como privadas o a cualquier otra que utilice

bienes en proceso de gestión.

ABSTRACT

In the project of Administration and control of the Physical resources in the company

Multiservices S.A, he presents an analysis of the different physical resources on that they put

to the service of the organizations, doing special emphasis in the principal existing

management tools for his managing. The attention of the document centres on the procedure

that the public organizations govern, though it is evident that many of the expositions are

applied so much to the public as private organizations or to any other one that uses goods in

process of management.

http://www.google.com.co/url?sa=t&source=web&cd=1&ved=0CBsQFjAA&url=http%3A%2F%2Fvirtual.udca.edu.co%2Fes%2Fdownload.php%3Fuid%3D0%26todo%3D0%26leng%3Des%26det%3D15131&ei=Fjo2TJS_GsWqlAei8I3VBw&usg=AFQjCNHSUtugWqomr7ELk_jGEQLumLLllw�

9


GLOSARIO DE TÉRMINOS

Definición operacional de términos

1. Almacén: Aquel en donde se guarda, almacena y son manejados los productos de la

empresa.

2. Baja de bienes: Corresponde a la salida definitiva de bienes que ya no son útiles para la

organización, bien sea por obsolescencia, grado avanzado de deterioro, vencimiento o

pérdida.

3. Bienes inmuebles: Son aquellos elementos que no pueden trasportarse de un lugar a otro

sin su destrucción o deterioro.

4. Compras: Procesos que realizan las entidades para adquirir lo bienes y servicios que

requieren para el desarrollo normal de sus procesos.

5. Elementos de consumo: Todos aquellos bienes que se agotan por el primer uso que se hace

de ellos, o porque al agregarlos o aplicarlos a otros, se extinguen o desaparecen como

unidad o materia independiente y entran a formar parte integrante o constitutiva de esos

otros.

6. Elementos devolutivos: todos aquellos bienes que no se consumen por el primer uso que se

hace de ellos, aunque por el tiempo y razón de su naturaleza se deterioren o desaparezcan.

7. Inventarios: Por inventario se define al registro documental de los bienes y demás cosas

pertenecientes a una persona o comunidad, hecho con orden y precisión.

10


8. Normatividad: La normativa se refiere al establecimiento de reglas o leyes, dentro de

cualquier grupo u organización.

9. Leyes: Precepto dictado por la autoridad competente, en que se manda o prohíbe algo en

consonancia con la justicia y para el bien de los gobernados.

11


INTRODUCCION

Los recursos físicos constituyen parte fundamental de los insumos de cualquier proceso

productivo. En el caso de la entidad Multiservicios S.A de naturaleza pública, son la base que

soporta el funcionamiento de las distintas operaciones que se ejecutan en dichas instituciones.

En este documento se presenta un análisis de los diferentes tipos de de recursos físicos

que se ponen al servicio de las organizaciones, haciendo énfasis en las principales

herramientas de gestión existentes para su manejo.

También se exponen conceptos generales de la gestión de recursos físicos, con lo cual se

quiere identificar como son los recursos, como se clasifican, que aspectos legales rigen su

manejo, cual es su participación en los procesos productivos de las organizaciones, también se

analiza los procesos que tienen que ver con la gestión propiamente dicha de los recursos

físicos.

12


1. PRESENTACIÓN DE LA ORGANIZACIÓN MULTISERVICIOS S.A.

1.1 Reseña Histórica

Multiservicios S.A. nace en Pereira el 11 de Diciembre de 1997 como resultado de la

escisión de Empresas Públicas, teniendo como objeto social prestar los servicios de venta,

administración y desarrollo de sistemas de información, impresión de facturas, distribución de

facturas, distribución de insertos publicitarios, mensajería especializada, recepción de facturas

y otros, lecturas de medidores, atención de usuarios y apoyo operativo al manejo de las rentas

municipales.

1.2 Misión

Administramos servicios comerciales con valor agregado en recursos informáticos de la

más alta tecnología y técnica, basados en el desarrollo integral del talento humano bajo

parámetros de excelencia y sentido humanístico, que permitan la justa retribución a sus

accionistas y a la sociedad.

1.3 Visión

En el 2012, seremos una organización líder en la gestión de soluciones integrales en

informática y logística comercial, satisfaciendo las necesidades de nuestros clientes, basados

en el desarrollo del talento humano, la competitividad y la responsabilidad social.

1.4 Principios y Valores

1. Humanidad

2. Trabajo en equipo

3. Equidad

13


4. Respeto por el cliente

5. Calidad y excelencia

6. Honestidad e integridad

7. Transparencia

8. Sentido de pertenencia

9. Cultura de autocontrol

10. Responsabilidad

11. Imagen corporativa

12. Compromiso

13. Ambiente de trabajo seguro

14. Liderazgo

15. Comunicación

16. Mejoramiento continuo

1.5 Servicios

1.5.1 Administración de Sistemas de Información. MULTISERVICIOS S.A. presta el servicio

de arrendamiento, venta y mantenimiento de software. Se dispone de un DATACENTER con

sistemas y seguridad de última tecnología. Implantación en sitio o en DATACENTER. Con

Talento Humano altamente capacitado para brindar además del soporte, la consultoría y

asesoría que se requiere para sacar el mejor provecho de los sistemas de información.

1.5.2 Apoyo Operativo al Manejo de Rentas Municipales. Servicio que consiste en dar apoyo y

soporte a los Municipios en el manejo de sus rentas.

Por medio de este servicio se suministran herramientas tecnológicas, personal

capacitado y se brinda la asesoría integral en gestión y desarrollo de procedimientos

sustentados en los principios de calidad y eficiencia, para que los municipios puedan organizar

y aumentar progresivamente sus rentas.

14


1.5.3 Recuperación Cartera. Servicio de Gestión y/o apoyo en los procesos de cobro y

recuperación de cartera de empresas públicas y privadas clientes de Multiservicios S.A, de tal

forma que se logren eficientes recaudos e indicadores de eficiencia en el manejo de la cartera.

1.5.4 Distribución. Servicio que consiste en llevar a los usuarios finales las facturas de los

operadores de servicios, ésta distribución cuenta con un alto apoyo logístico y tecnológico que

se aplica conforme a la programación de entrega suministrada por el operador.

Multiservicios S.A posee la licencia de mensajería especializada otorgada por el

Ministerio de Comunicaciones.

1.5.5 Impresión. Proceso de impresión en altos volúmenes de la facturación de consumo de

los usuarios de servicios de las empresas públicas y privadas.

1.5.6 Centro Integrado de Servicios. En la ciudad de Pereira, existen actualmente tres Centros de Atención al Cliente, los cuales se encuentran ubicados estratégicamente.

1.5.7 Lectura Medidores. Servicio que permite a nuestros Clientes lectura de medidores de

consumo de sus clientes durante un periodo determinado. La información recolectada con

terminales portátiles alimenta el software comercial para realizar la facturación de las lecturas.

1.5.8 Centro de Pagos. Servicio de recepción de pagos de facturas de los usuarios de empresas

públicas y privadas como: pago de facturas de Energía Eléctrica, Acueducto y Alcantarillado,

Aseo, Gas Domiciliario, Telefonía, Televisión por Cable, Valorización, Impuesto de Industria

y Comercio, Impuesto Predial, etc.

15


1.6 Estructura Organizacional

Figura 1. Organigrama de la Estructura Organizacional de la Empresa Multiservicios S.A.

16


2. DIAGNÓSTICO DEL ÁREA DE INTERVENCIÓN DE LA EMPRESA

MULTISERVICIOS S.A.

El área de intervención directamente implicada en el proceso de la práctica en la Empresa

Multiservicios S.A., es denominada Área de Recursos Físicos, ddependencia responsable de la

administración, registro y control de los bienes de la entidad.

En esta área el analista II es el encargado de mantener actualizadas las novedades,

movimientos y saldos de bienes en bodega, servicio, en poder de terceros o recibidos de

terceros, debidamente clasificados por cuenta, dependencias y responsables, el área es

responsable por la recepción, organización, custodia, manejo, conservación, administración y

suministros de los bienes.

La recopilación de los datos fue por medio de observación directa y revisión documental,

se visitaba cada una de las áreas al momento de la entrega de sus bienes para así poder ver

cómo funcionaban los procesos del área de Recursos físicos y si se estaba cumpliendo con la

normatividad establecida a las entidades públicas apoyándome en información documental

suministrada por la empresa.

17


3. EJE DE INTERVENCIÓN

Puntos críticos que se deben analizar del proceso administrativo en el manejo de los recursos

físicos de la Empresa Multiservicios S.A.

1. Ausencia de una cultura de gestión.

2. Procedimientos que no están claramente establecidos.

3. Inexistencia de normas adecuadas.

4. Limitaciones en los actuales sistemas de información.

5. Ausencia de inventarios consolidados y conciliación con los balances de las entidades.

6. Acumulación y tenencia de activos ociosos.

7. Subutilización de los activos.

8. Gastos operativos y administrativos innecesarios.

18


4. JUSTIFICACIÓN DEL ÁREA DE INTERVENCIÓN

Es un proceso de la organización para la gestión de los recursos públicos, que permite

mantener un adecuado manejo, uso, registro, control y conservación de los bienes muebles e

inmuebles.

En respuesta a la necesidad imperativa de:

1. Cumplir mandatos constitucionales y legales.

2. Desarrollar mecanismos claros, precisos y metódicos de gestión de los recursos públicos.

3. Conocer que se tiene.

4. Lograr que el manejo de los bienes muebles e inmuebles se enmarque dentro de los

principios de transparencia, eficiencia, economía, eficacia y equidad, consagrados en la

constitución y la ley.

5. Apoyar la gestión y administración de los recursos.

6. Trazar y cumplir metas y objetivos.

7. Mejorar la calidad del trabajo y nuestros resultados.

19


5. OBJETIVOS

5.1 Objetivo General

Determinar cuáles son los síntomas de desempeño deficiente del área de Recursos físicos

de la empresa Multiservicios S.A, profundizando en el estudio de herramientas de la

administración, útiles Para mejorar la gestión de los mismos.

El logro del anterior objetivo se hará apoyados en elementos teóricos, legales que

permitan analizar el área recursos físicos como un elemento fundamental en la organización.

5.2 Objetivos Específicos

1. Identificar, definir y clasificar los conceptos básicos, que caracterizan el manejo de los

recursos públicos de las entidades públicas.

2. Analizar los principales problemas y situaciones administrativas relacionadas con la

planeación, adquisición, mantenimiento, suministro y consumo de bienes que se presentan

en la entidad.

20


6. REFERENTE CONCEPTUAL

6.1 Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública NTCGP 1000:2004

Está dirigida a todas las entidades, y tiene como propósito mejorar su desempeño y su

capacidad de proporcionar productos y/o servicios que respondan a las necesidades y

expectativas de sus clientes.

Promueve la adopción de un enfoque basado en los procesos, gestionar de manera eficaz,

numerosas actividades relacionadas entre sí. Una ventaja de este enfoque es el control

continuo los vínculos entre los procesos individuales así como sobre su combinación e

interacción.

Modelo estándar de control interno para el estado colombiano MECI 1000:2005: Este

Modelo se ha formulado con el propósito de que las entidades del Estado obligadas puedan

mejorar su desempeño institucional mediante el fortalecimiento del control y de los procesos

de evaluación que deben llevar a cabo las Oficinas de Control Interno, Unidades de Auditoría

Interna o quien haga sus veces.

Plan general de la contabilidad pública: SICE- sistema de información para la vigilancia

de la contratación estatal, El SICE es un sistema de información que integra todos los datos

relevantes del proceso de contratación estatal en Colombia, permitiendo su autorregulación,

control institucional y publicidad de las operaciones.

Se aplica a los organismos que conforman la administración pública, a los particulares o

entidades que manejan recursos públicos, y a sus proveedores de bienes y servicios de uso

común o de uso en contratos de obra, de conformidad con la Ley 598 de 2000.

21


Ley 872 de 2003 Por la cual se crea el Sistema de Gestión de Calidad en la Rama

Ejecutiva del poder público y en otras entidades prestadoras de servicios.

Decreto 4110 de 2004: Por el cual se reglamenta la Ley 872 y se adopta la Norma

Técnica de Calidad en la Gestión Pública.

6.2 Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública NTCGP 1000:2004

Herramienta de gestión sistemática y transparente que permite dirigir y evaluar el

desempeño institucional, en términos de calidad y satisfacción social en la prestación de los

servicios a cargo de las entidades. Está enmarcado en los planes estratégicos y de desarrollo.

Esta norma está dirigida a todas las entidades, y tiene como propósito mejorar su

desempeño y su capacidad de proporcionar productos y/o servicios que respondan a las

necesidades y expectativas de sus clientes.

Se aplica a: Organismos y entidades del sector central y descentralizado, por servicios de

la rama ejecutiva del poder público del orden nacional, y en la gestión administrativa

necesaria para el desarrollo de las funciones propias de las demás ramas del poder público en

el orden nacional. Así mismo, en las Corporaciones autónomas regionales , las entidades que

conforman el sistema de seguridad social integral de acuerdo con los definido en la Ley 100 de

1993, y de modo general en las entidades prestadoras de servicios públicos domiciliarios y no

domiciliarios de naturaleza pública o las privadas concesionarias del Estado.

Las Asambleas y Concejos podrán disponer la obligatoriedad del sistema de gestión de

calidad en las entidades de la administración central y descentralizada de los departamentos y

municipios.

La orientación de esta norma promueve la adopción de un enfoque basado en los

procesos, el cual consiste en identificar y gestionar, de manera eficaz, numerosas actividades

relacionadas entre sí.

22


Una ventaja de este enfoque es el control continuo que proporciona sobre los vínculos

entre los procesos individuales que hacen parte de un sistema conformado por procesos, así

como su combinación e interacción.

Trazabilidad: capacidad para seguir la historia, la aplicación o la localización de todo

aquello que está bajo consideración. Al considerar un producto / servicio, la trazabilidad puede

estar relacionada con:

1. El origen de los productos, materiales y las partes

2. La historia del procesamiento

3. La distribución y localización del producto después de su entrega

6.3 Norma Técnica de Calidad En La Gestión Pública Ntcgp 1000:2004

La Entidad debe establecer, documentar implementar y mantener un sistema de gestión de

calidad y mejorar continuamente su eficacia, eficiencia y efectividad de acuerdo con los

requisitos de esta norma.

6.3.1 Gestión Documental

Generalidades:

La documentación del sistema de gestión de la calidad debe incluir:

1. Declaraciones documentadas de una política de la calidad y de objetivos de la calidad.

2. Un manual de la calidad.

3. Los procedimientos documentados requeridos en esta Norma.

4. Los documentos requeridos por la entidad para el cumplimiento de sus objetivos

institucionales y que le permitan asegurarse de la eficaz planificación, operación y control

de sus procesos, y los registros requeridos por esta Norma.

23


NOTA 1 Cuando aparezca el término "procedimiento documentado" dentro de esta

Norma, significa que hay que establecer, documentar, implementar y mantener el

procedimiento.

NOTA 2 La documentación puede estar en cualquier formato o tipo de medio.

NOTA 3 El conjunto de los documentos relacionados en los literales c) y d) conforman

el: “Manual de procesos y procedimientos”.

6.3.2. Componente Actividades de Control

: Conjunto de Elementos de Control que garantizan

el control a la ejecución de la función, planes y programas de la Entidad Pública, haciendo

efectivas las acciones necesarias al manejo de riesgos y orientando la operación hacia la

consecución de sus resultados, metas y objetivos.

6.3.3. Políticas de Operación

: Elemento de Control, que establece las guías de acción para la

implementación de las estrategias de ejecución de la Entidad Pública; define los límites y

parámetros necesarios para ejecutar los procesos y actividades en cumplimiento de la función,

los planes, los programas, proyectos y políticas de administración del riesgo previamente

definidos por la Entidad.

6.3.4. Procedimientos

: Elemento de Control, conformado por el conjunto de especificaciones,

relaciones y ordenamiento de las tareas requeridas para cumplir con las actividades de un

proceso, controlando las acciones que requiere la operación de la Entidad Pública. Establece

los métodos para realizar las tareas, la asignación de responsabilidad y autoridad en la

ejecución de las actividades.

6.3.5. Controles

: Elemento de Control, conformado por el conjunto de acciones o mecanismos

definidos para prevenir o reducir el impacto de los eventos que ponen en riesgo la adecuada

ejecución de los procesos, requeridos para el logro de los objetivos de la Entidad Pública.

6.3.6. Indicadores: Elemento de Control, conformado por el conjunto de mecanismos

necesarios para la evaluación de la gestión de toda Entidad Pública.

24


Manual de Procedimientos: Elemento de Control, materializado en una normativa de

autorregulación interna que contiene y regula la forma de llevar a cabo los procedimientos de

la Entidad Pública, convirtiéndose en una guía de uso individual y colectivo que permite el

conocimiento de la forma como se ejecuta o desarrolla su función administrativa, propiciando

la realización del trabajo bajo un lenguaje común a todos los Servidores Públicos.

6.3.7 Servidores Públicos y/o Particulares que Ejercen Funciones Públicas

. Los Servidores

Públicos y/o particulares que ejercen funciones públicas, son responsables por la operatividad

eficiente de los procesos, actividades y tareas a su cargo; por la supervisión continua a la

eficacia de los controles integrados. Así mismo, por desarrollar la autoevaluación permanente

a los resultados de su labor, como parte del cumplimiento de las metas previstas por la

dependencia o unidad administrativa a la cual pertenecen.

25


7. PRESENTACIÓN Y ANALISIS DE RESULTADOS

De acuerdo con el marco referencial, se requiere que la gestión de recursos físicos en la

empresa Multiservicios S.A. aplique fundamentos legales, técnicos y conceptuales, que rigen

a las entidades y organismos del estado, de igual manera se apliquen correctamente los

procesos originados por egresos e ingresos, y mejorar la interrelación del área de Recursos

Físicos con el área de contabilidad.

Esta primera parte se centra en la exposición de los conceptos generales de la gestión de

los recursos físicos, con lo cual se quiere identificar cuáles son los mencionados recursos,

como se pueden clasificar, que aspectos legales rigen su manejo y cuál es su participación en

los procesos productivos de la organización.

7.1 Interactividad Entre los Procesos.

Figura 2. Mapa de Interactividad Entre los Procesos de la Empresa Multiservicios S.A.

Contrata bienes y/o servicios

Planificación y adquisición de bienes

Almacena

Solicita Bienes y/o

Recursos informáticos Software y hardware

Contabiliza

Suministra B/S

Asigna recursos

DEP

END

ENC

IAS

AR

EA

AD

MIN

ISTR

ATI

VA

FI

NA

NC

IER

A

CO

NTA

BLE

26


Descripción: Interactividad entre los procesos.

Las Entidades deben generar una cultura y un sistema de comunicación eficaz entre las

dependencias de la administración, como responsables de los procesos contables y

administrativos de uso o custodia de los bienes, lo cual redundará en un mayor control sobre la

clasificación contable, el manejo administrativo y de gestión.

Procesos originados por egresos e ingresos

7.2 Ingreso de Bienes.

Figura 3. Origen de los ingresos de la Empresa Multiservicios S.A.

7.2.1 Proceso Uno: Entrada de Bienes al Almacén

7.2.1.1 Ingreso al Almacén por Compra. Este proceso consiste en la recepción, verificación y

registro de los bienes de consumo y devolutivos que adquiere la entidad para su normal

ORIGEN DE LOS INGRESOS

COMPRAS

DONACION

REINTEGRO

SOBRANTES

TRANSLADO

CUSTODIA

COMODATO

PRODUCCION

RECONSTRUCCION

NACIMIENTO

27


funcionamiento. El proceso inicia cuando la analista II de recursos físicos recibe copia de la

orden de compra, del contrato mediante el cual se hizo la adquisición de los bienes, con esta

documentación el analista se encarga de recibir los elementos.

Cuando los elementos llegan a la entidad, el analista II de recursos físicos verifica, junto

con el interventor del contrato, si los bienes corresponden a las especificaciones contratadas y

la cantidad adquirida. Cuando esto no es así los elementos no se reciben hasta que no se aclare

la situación con el proveedor. Corresponde al interventor del contrato requerir por escrito al

proveedor y velar por el cumplimiento de lo contratado.

Una vez los bienes se reciben a satisfacción, el analista de recursos físicos procede a

diligenciar el documento denominado “comprobante de entrada” en el software dispuesto para

el registro y control de las existencias. De este documento se imprime un original y dos copias

para que tanto la analista II como el interventor del contrato firmen. Una vez firmado los

comprobantes se distribuyen las copias así: el original queda como soporte para el informe de

almacén, una copia es para incluir en el expediente del contrato, orden de compra y la ultima

copia sirve como soporte para el área de contabilidad para efectuar los registros de las

operaciones y posteriormente proceda a pagar la cuenta al proveedor. Una vez los elementos

se encuentran en el almacén, la analista procede a clasificarlos y ubicarlos en la bodega

correspondiente.

Al final de cada mes, la analista de recursos físicos prepara un informe sobre ingresos y

egresos de almacén para presentar a revisión del jefe de contabilidad para ser aprobado, una

vez el informe será aprobado será incluido dentro de los soportes de la información mensual

de contabilidad.

La analista de recursos físicos archiva copia de los informes mensuales en su consecutivo

físico y en un software del almacén. Estos soportes servirán para preparar informes sean el

caso entidades de control, área presupuestal y financiera, informes de gestión.

28


Si los elementos del periodo son devolutivos asigna placa de identificación y elabora

reporte mensual de los nuevos bienes para la inclusión en las pólizas de seguros.

7.2.1.2 Ingreso al Almacén por Reintegro. Se coordina con el funcionario responsable de

entrega y entrada al almacén de los bienes.

El funcionario responsable relaciona los bienes a entregar en el acta correspondiente.

Con base en el reporte de devolutivos por funcionario revisa que el bien registrado en el,

corresponda al inicialmente entregado.

Elabora el ingreso al almacén descargando al funcionario los bienes recibidos e imprime

el movimiento de almacén.

Archiva la documentación de acuerdo al consecutivo.

7.2.1.3 Ingreso al Almacén por Reposición. Recibe autorización del gerente para ingreso de

bienes por reposición y la baja de los bienes extraviados o dañados.

Revisa que los bienes recibidos sean de iguales o mejores condiciones técnicas y físicas a

los extraviados o averiados.

Realiza registro de los bienes al inventario generando los movimientos de almacén

correspondientes y asigna la placa de identificación.

7.2.1.4 Ingreso al Almacén por Sobrante de Consumo. Se realiza informe de conteo y

justificación de inventario el cual determina cuantitativa y cualitativamente los elementos

sobrantes.

Se verifica las cantidades y estado de los elementos y realiza el acta de ingreso a almacén.

29


Registra en el inventario cada uno de los elementos generando el movimiento de entrada

correspondiente.

7.3 Egreso de Bienes

Figura 4. Mapa de salida de almacén de los bienes de la Empresa Multiservicios S.A.

7.3.1 Proceso dos: Salida de Bienes del Almacén. Este proceso consiste en la tramitación de

las solicitudes de elementos de consumo y devolutivos que hacen las dependencia de la

entidad y en la entrega oportuna de bienes solicitados (Si el elemento existe y es devolutivo

realiza el proceso de asignación de bienes; si el elemento es de consumo se entrega el

suministro descargando dichos elementos del inventario). El proceso inicia cuando la

dependencia que requiere elementos diligencia el formato solicitud de suministro o vale de

salida según sea el caso, en donde especifica los bienes que necesita, el original del formato se

radica en el almacén.

DEVOLUTIVO

SUMINISTRO

ORIGEN DE LOS EGRESOS

INSERVIBLE

CUSTODIA

COMODATO DONACION

SUBASTA PRODUCCION

PERDIDA DONACION

BAJA

TRANSLADO

TRASPASO ENT. PUBL

CONSUMO

DEVOLUTIVO

DEPENDENCIAS

ALMACENES

30


Con la solicitud de suministro o vale de salida, la analista encargada del manejo de los

recursos físicos verifica el software de almacén si hay existencias del elemento solicitado. Si

hay existencias, pone un visto bueno al vale y la entrega, si no hay existencias, pasa la

solicitud de suministro al área de secretaria general para que se tramite la adquisición de los

bienes mediante procesos de compra.

El analista II prepara el pedido de bienes según las cantidades y especificaciones que

aparecen en la orden. Cada que retira un elemento cualquiera de los depósitos en las bodegas

del almacén registra la novedad en el software de almacén.

El analista II diligencia el documento Vale de salida en el programa de almacén

dispuesto para el registro y control de existencias. Una vez el pedido se encuentra listo, el

analista II firma el comprobante de salida, seguidamente hace entrega a la dependencia

solicitante los elementos, el responsable de la dependencia debe firmar el comprobante como

manifestación del recibido a satisfacción.

Cuando se trata de elementos devolutivos, el analista debe incluir elementos que van a

salir en el inventario individual de la persona que los va a tener a cargo por medio de un acta

de entrega, el analista II igualmente hace que el responsable de los bienes devolutivos firme el

inventario individual actualizado.

7.3.1.1 Egreso de Almacén por Comodato. Se recibe solicitud de contrato bajo la modalidad

de comodato, y revisa la existencia de dichos elementos en el inventario.

Recibe autorización de la gerencia y elabora el contrato comodato y el acta de entrega

relacionando todas las características del bien y verificando el cumplimiento de los requisitos.

Baja de bienes en desuso, inservibles y obsoletos.

Recibe del funcionario responsable los bienes en desuso, inservibles y obsoletos para ser

dados de baja en el inventario.

31


Verifica su estado y presenta la relación detallada a la dirección administrativa y

financiera y a la gerencia para tramitar la autorización.

Recibe la autorización para la baja de bienes y proyecta el acta correspondiente, busca y

organiza un sitio apropiado para exhibir los bienes.

Envía oficios a los entes de control correspondientes (contraloría, personería y revisoría

fiscal) para la verificación de los bienes, indicando día, lugar y hora de la reunión; los

miembros participantes en el proceso firman el acta de baja de bienes.

Elabora el acto administrativo de acuerdo al Acta de baja ordenando registrar en los libros

de contabilidad y de inventario la eliminación de estos bienes y realiza el movimiento de

almacén correspondiente con base en dicha acta.

Solicita a la gerencia la autorización para realizar el proceso de entrega de bienes en

remate, donación, o destrucción según sea el caso.

Una vez recibe la autorización, realiza la respectiva entrega o destrucción y archiva la

documentación en el expediente del acta de baja.

7.3.1.2 Entrega de Bienes en Donación. Recibe solicitud de donación por parte de la entidad

que desea recibir la donación de los bienes.

La gerencia y dirección administrativa y financiera autorizan la donación de los bienes en

desuso, inservibles y obsoletos.

Se verifica el estado y cantidad de los bienes, y coordina con la entidad a la cual se va a

realizar le entrega de los mismos.

Se elabora el acta correspondiente, la cual lleva la firma del analista de Recursos Físicos

del director administrativo y la entidad que recibe los bienes.

32


Realiza la entrega física de los bienes, hace firmar el acá de entrega y archiva la

documentación.

7.3.1.3 Baja de Bienes por Destrucción

. Verifica el estado de la insolencia o total

inservibilidad de los bienes en depósito e informa a la dirección administrativa y financiera

sobre el estado de los bienes.

La dirección administrativa y financiera certifica el estado de los bienes y envía a la

gerencia el proyecto de autorización de baja por destrucción.

La gerencia revisa y firma la autorización del proyecto de baja por destrucción.

Se procede a la destrucción de los bienes inservibles y se levanta el acta donde quede

registrado.

Reporta el área contable sobre la baja de los bienes producto de la destrucción.

7.4 Remate de Bienes Dados de Baja

.

Se recibe de gerencia y la dirección administrativa y financiera, la autorización de remate

de los bienes en desuso y obsoletos de la entidad.

Evalúa el estado y solicita el avaluó de los bienes dados de baja, teniendo en cuenta el

valor comercial de los mismos, para lo cual la entidad puede recurrir a peritos evaluadores.

Envía relación al banco popular (entidad oficial encargada de los remates de los bienes de

entidades públicas) para su clasificación en lotes y recibe los costos proyectados para la

subasta.

La gerencia mediante acto administrativo autoriza los costos de inicio de subasta, he

informa al Banco Popular para iniciar proceso, dicho banco indica la fecha de la subasta y

solicita el lugar donde se llevara a cabo la exhibición de los bienes.

33


Una vez rematados los bienes, el banco liquida el valor adeudado y descuenta el

porcentaje de comisión recaudado, trasladando el excedente a la empresa.

Se realiza entrega de los lotes rematados a las personas indicadas por el banco popular, se

firma acta de entrega correspondiente y archiva documentos.

7.5 Proceso Tres: Elaboración y Seguimiento del Inventario Individual

Este proceso consiste en el levantamiento, elaboración, actualización y control de los

inventarios individuales de elementos devolutivos asignados a cada servidor público

nombrado de la entidad.

El proceso inicia cuando la dirección de recursos humanos solicita al área de recursos

físicos que se asignen elementos a un nuevo empleado público, o cuando el empleado activo

solicita elementos adicionales a los que le fueron asignados con anterioridad. La solicitud se

hace mediante un acta en original y copia.

Una vez el analista II encargado del manejo de los recursos físicos recibe la solicitud,

procede a verificar en el software si existen los elementos. Si hay existencias de los bienes, los

prepara y los entrega al interesado. Se genera un listado con la identificación de los elementos

que se entregaran. Este listado se relaciona en un acta de entrega este debe ser firmado por el

solicitante en el momento que reciba los bienes a satisfacción.

Tan pronto como se cuenta con el inventario individual firmado, el analista efectúa el

registro de salida en el modulo de inventario del software y archiva un consecutivo alfabético

al inventario firmado.

Los inventarios individuales son útiles al momento de determinar la responsabilidad por

la pérdida de elementos o cuando el empleado público se retira de la entidad y debe devolver

los bienes que le habían sido asignados. Igualmente, son fundamentales para efectuar control a

34


la localización y estado de los elementos. En el momento del empleado retirarse de la entidad

debe estar a paz y salvo con almacén para poder recibir su liquidación.

7.5.1 Traslado y/o Préstamo de Bienes Entre Funcionarios. El funcionario que por alguna

circunstancia realice el traslado y/o préstamo de los bienes a su cargo, debe informar al

analista d Recursos Físicos diligenciando el acta de entrega 120-19-03-03-12.

El analista recibe y verifica las actas, y registra en el inventario la información

correspondiente.

7.6 Control de Existencias

Se elabora programación de inventarios a realizar en cada dependencia informando fecha

y hora en que se va a efectuar el inventario.

El director administrativo y financiero selecciona los delegados para la participación de la

verificación del inventario, envía a cada jefe los listados de inventarios por dependencia.

Los delegados por la dirección realizan la verificación física de los elementos con base en

los listados de acuerdo a la hora y fecha programadas, corroborando la existencia y registrando

en las actas correspondientes a las diferencias existentes.

Los delegados y el funcionario responsable, firman el acta de inventario, y entregan las

actas a la analista de recursos físicos para el registro correspondiente.

Revisa y verifica la información de conteos, si existen diferencias, hará acta

discriminando los elementos sobrantes o faltantes, solicitando la justificación de

inconsistencias; si existen elementos sobrantes se realiza la actualización al registro

correspondiente.

35


Si no aparecen los elementos faltantes, el funcionario responsable debe realizar denuncia

penal de sus pérdidas y presentarla a la analista de Recursos Físicos II.

La analista informa a la gerencia y registra este hecho en el acta, archiva documentos de

acuerdo a las normas establecidas en la entidad para la conservación estos elementos.

7.7 Identificación de los Registros y Cuentas Asociadas al Manejo de los Bienes Propiedad,

Planta y Equipo

.

De conformidad con las características, uso y destino de los bienes muebles e inmuebles

que posee la entidad, se clasifican teniendo en cuenta dos criterios

7.6.1 Administrativo. Obtener agregados por ubicación física o por responsable de uso o

custodia. Control de los bienes que ingresan a la entidad.

7.7.2 Contable. Buscar que la clasificación, movimiento y registros contables se realicen

conforme a sus características y atendiendo las cuentas establecidas en el Plan General de

Contabilidad Pública.

36


7.8 Clasificación de los Bienes

Figura 5. Clasificación de Bienes de la Empresa Multiservicios S.A.

7.8.1 Bienes Propiedad, Planta y Equipo

.

Comprende los bienes tangibles adquiridos, construidos o que se encuentran en tránsito,

construcción, en mantenimiento, o en montaje y que se utilizan para atender necesidades

sociales, mediante la producción de bienes, la prestación de servicios, o para la utilización en

la administración o usufructo del ente público, y por tanto, no están destinados para la venta en

desarrollo de actividades comerciales, siempre que su vida útil probable, en condiciones

normales, exceda de un año, entendiéndose esta como, el tiempo o los factores necesarios para

estimar la operatividad del bien.

7.8.2 Cargos Diferidos. Son aquellos bienes fungibles que se extinguen o fenecen con el

primer uso que se hace de ellos, o cuando al agregarlos, o aplicarlos a otros desaparecen como

unidad independiente o como materia autónoma, y entran a constituir o integrar otros bienes.

Clasificación

Propios Terceros

Custodia

Comodato

Inmuebles Muebles

R.N y Medio Ambiente

Terrenos No

depreciable

Edificaciones y construcción

en curso

Bienes uso público

Elementos de consumo

Elementos devolutivos

Renovables No renovables Usados Nuevos Obsoletos

Servibles Inservibles Recuperables

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7.8.3 Otros Activos Bienes de arte y cultura (bienes arte y bibliotecas)

Intangibles – software en depósito y en servicio

Bienes en poder de terceros (comodatos)

Bienes recibidos de terceros (comodatos recibidos)

Responsabilidades en proceso

7.9 Bienes Muebles en Almacén o Bodega

1620: MAQUINARIA, PLANTA Y EQUIPO EN MONTAJE: Registra bienes que requieren

de una instalación previa para ponerlos en condición de utilización.

1625: MAQUINARIA, PLANTA Y EQUIPO EN TRANSITO: Registra los bienes que se

encuentran en trámite de transporte, legalización, importación o entrega por parte de los

proveedores.

1630: EQUIPOS Y MATERIALES EN DEPOSITO: Registra los bienes que requieren ser

depositados hasta cuando sean instalados para desarrollar proyectos específicos.

1635: BIENES MUEBLES EN BODEGA: Registra los valores de los bienes muebles,

adquiridos a cualquier título, que tiene la característica de permanentes y cuya finalidad es ser

utilizados en el futuro, en actividades de producción o administración, por parte del ente

público, en desarrollo de su función administrativa o cometido estatal.

1636: PROPIEDADES, PLANTA Y EQUIPO EN MANTENIMIENTO: Registra los bienes

que requieren mantenimiento preventivo y correctivo.

1637: PROPIEDADES PLANTA Y EQUIPO NO EXPLOTADOS: Registra los bienes

muebles e inmuebles no han sido objeto de uso o explotación.

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7.10 Bienes Devolutivos en Servicio

Se encuentran en uso en las dependencias, funcionarios o terceros para el desarrollo de la

función administrativa o cometido estatal.

1605: TERRENOS

1610: SEMOVIENTES

1612: PLANTACIONES AGRICOLAS PERENNES

1615: CONSTRUCCIONES EN CURSO

1640: EDIFICACIONES

1643: VIAS DE COMUNICACIÓN Y ACCESO INTERNAS

1645: PLANTAS, DUCTOS Y TUNELES

1650: REDES, LINEAS Y CABLES

1655: MAQUINARIA Y EQUIPO

1660: EQUIPO MEDICO Y CIENTIFICO

1665: MUEBLES ENSERES Y EQUIPOS DE OFICINA

1670: EQUIPO DE COMUNICACIÓN Y COMPUTACION

1675: EQUIPO DE TRANSPORTE, TRACCION Y ELEVACION

1680: EQUIPO DE COMEDOR, DESPENSA Y HOTELERIA

7.11 Cargos Diferidos

19: OTROS ACTIVOS

1910: CARGOS DIFERIDOS

191001: MATERIALES Y SUMINISTROS

19100101: ELEMENTOS Y MATERIAS PRIMAS PARA CONSTRUCCION

19100102: UTILES DE ESCRITORIO OFICINA Y PAPELERIA

19100103: REPUESTOS PARA MAQUINARIA Y EQUIPO

19100104: OTROS MATERIALES Y SUMINISTROS

191004: DOTACION A TRABAJADORES

191021: ELEMENTOS DE ASEO, LAVANDERIA Y CAFETERIA

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19102101: SUMINISTROS PARA CAFETERIA

19102102: UTENSILIOS DE USO DOMESTICO O PERSONAL

1920: BIENES EN PODER DE TERCEROS

192005: BIENES ENTREGADOS EN COMODATO

1950: RESPONSABILIDADES EN PROCESO

1960: BIENES DE ARTE Y CULTURA

196001: BIENES DE ARTE

196002: BIBLIOTECAS

1970: INTAGIBLES

197008: SOFTWARE

19700801: SOFTWARE EN BODEGA

19700802: SOFTWARE EN SERVICIO

8 CUENTAS DE ORDEN DEUDORAS

83: DEUDORAS DE CONTROL

8315: ACTIVOS TOTALMENTE DEPRECIADOS, AGOTADOS O AMORTIZADOS

8 CUENTAS DE ORDEN DEUDORAS

83: DEUDORAS DE CONTROL

8330: BIENES PENDIENTES DE LEGALIZAR

9 CUENTAS DE ORDEN ACREEDORAS

93: ACREEDORAS DE CONTROL

9346: BIENES RECIBIDOS DE TERCEROS

7.12 Bienes de Beneficio y Uso Público

Bienes destinados para el beneficio y uso público de todos los habitantes del territorio

nacional, que son dominio y administración de los entes públicos, históricos o culturales. Son

activos que no se espera obtener una utilidad financiera.

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7.13 Recursos Naturales y del Ambiente

Comprende el costo de adquisición, preservación, mejoras y administración de los bienes

tangibles e intangibles que por sus propiedades, especie, género o clase se encuentran en la

naturaleza y el ambiente.

7.14 Otros Activos

Comprende los bienes y derechos tangibles e intangibles que por sus características y

naturaleza no se encuentran clasificados en las demás cuentas del activo tales como bienes

entregados a terceros, responsabilidades en proceso e intangibles.

7.15 Administración y Manejo de Bienes

En esta parte se profundizara en la Administración y manejo de bienes se analizaran

algunos principios para el mejor manejo de los bienes fundamentalmente los que tiene que ver

con el traslado, ubicación, entrega y manipulación de los mismos.

El manejo y manipulación de materiales hace referencia a la preparación y colocación de

bienes con miras a facilitar su transporte y almacenamiento.

Actividades que tienen que ver con el manejo de materiales: el trasporte de los bienes

dentro de la empresa, carga y descarga, la distribución a las dependencias, la manipulación por

parte de los funcionarios, la devolución de bienes, entre otras.

Estas actividades implican ciertos cuidados que no se tiene en cuenta en la organización

Multiservicios S.A. a continuación se enumeran varios síntomas que indican que existen

problemas con la administración de Bienes:

1. Quejas de los funcionarios de la manipulación de los bienes.

2. Alto nivel de existencia de inventarios de Bienes devolutivos.

41


3. Se tienen Bienes obsoletos o en desuso almacenados.

4. Hay fallas constantes de algunos equipos.

7.15.1 Recomendaciones.

1. Ajustar la distribución de las instalaciones para facilitar el manejo de los bienes.

2. Delegar la responsabilidad del manejo de personas capacitadas, bien sea funcionarios de

3. La empresa o personas externas especializadas en esta tipo de actividades.

4. Aprovechar al máximo el espacio disponible

5. Acudir a los conceptos de el “Justo a Tiempo” para optimizar la manipulación y

movimiento de elementos. “El justo a tiempo considera la reducción o eliminación de

todo lo que implique desperdicio en las actividades compras, fabricación, distribución, y

apoyo a la fabricación en una organización”.

7.15.2 Ubicación y Conservación. Esto básicamente consiste como localizar los bienes en las

bodegas. Es necesario tener en cuenta factores como:

1. Ubicación según su tamaño

2. Ubicarlos según características comunes.

3. Según su demanda.

7.15.3 Gestión Documental. Es importante también hacer énfasis en la gestión documental, ya

que si no se administran bien pueden llegar a convertirse en una pesada carga para la

organización.

“Se entiende por gestión documental el proceso organizado por la administración en el

marco de su gestión, encaminado a conseguir la economía y eficiencia de las operaciones”.

42


Distintas fases de formación de los archivos:

1. Archivo de gestión: comprende toda documentación que es sometida a continua utilización

y consulta administrativa. Este tipo de archivo debe permanecer en las oficinas y

corresponde a la gestión del día a día, siendo de uso frecuente y construyéndose como un

archivo activo.

2. Archivo general o intermedio: Es donde se agrupan los archivos transferidos desde los

distintos archivos de gestión de la entidad un vez finalizado su trámite, pero que siguen

siendo objeto de consulta por las oficinas y particulares en general, este archivo no se usa

regular y permanentemente, pero que puede usarse con fines de gestión, técnicos, legales,

penales, disciplinarios, etc.

3. Archivo permanente o histórico: A través de este se transfiere desde el archivo central la

documentación por decisión de las personas encargadas del proceso de archivo, debe

conservarse permanentemente por su valor se convierte en la memoria institucional.

4. Con el fin de garantizar la eficiencia, eficacia y gestión de la administración en la entidad

Multiservicios S.A, surge la necesidad de mantener de manera organizada la

documentación que produce el área de recursos físicos ya que aun reposa en sus archivos

de gestión, archivos generales de los años 2008 y 2009.

7.16 Elementos de Planeación en la Gestión de los Recursos Físicos

“La planeación es uno de los elementos fundamentales que permite a cualquier

administración establecer con anterioridad cual será su curso de acción para enfrentar las

situaciones que se presentan en el desarrollo normal de la organización”. Es decir, la

organización que desarrolla y aplica de forma ordenada la planeación garantiza un mejor

desempeño en todos sus procesos.

La planeación es el componente principal de los procesos administrativos que se encarga

de analizar el estado actual en el que se encuentra una situación que se quiere modificar y

establece lo posibles caminos para llegar a la situación deseada.

43


7.16.1 La Planeación de la Gestión de los Recursos Físicos. El área de recursos físicos y

financieros debe efectuar planeación para los siguientes procesos:

Planear la adquisición de bienes, es decir, hay que identificar las características, por

ejemplo como las cantidades, calidades de los elementos.

Planear el manejo y el control que se le dará a los bienes una vez se encuentren en la

organización, implica aplicar correctamente los procedimientos para la recepción, registro,

transporte, manipulación y asignación de los bienes, así mismo adecuar la bodega donde se

almacenaran. De igual manera se debe determinar cómo ingresaran al proceso los bienes

adquiridos y definir los controles para su utilización. Es decir, se debe aplicar la planeación de

controles a todos los procedimientos que impliquen la utilización de los recursos.

7.16.2 Procesos más comunes en los cuales se debe aplicar la planeación en la organización.

1. La planeación de las compras. En este proceso se responden las preguntas básicas como

son qué?, cuanto? Y cuando se quiere comprar.

2. Compra de elementos. Este proceso en la organización se lleva a cabo a través de

contratación directa o licitaciones públicas esto depende del valor y las cantidades.

3. Ingreso de bienes. El proceso de ingresos a la organización implica conocer las acciones

que se adelantaran para recibir, registrar, y disponer de los bienes que se han adquirido.

Como ya lo hemos visto en el transcurso del proyecto además de ingreso por compras,

también se suelen producir otros ingresos como por donaciones, comodatos, reingreso,

sobrantes y traslados.

4. Salida de bienes. Este proceso contiene la información de los pasos a seguir para la entrega

de los bienes a las áreas de la organización, su registro y su control.

5. Baja de bienes. Este proceso consiste en la salida definitiva de bienes que ya no son útiles

para la organización bien sea por obsolencia, grado avanzado por deterioro, vencimiento o

44


perdida. Pueden darse de baja bienes inservibles pero también bienes que aun sirven pero

no son útiles para la entidad. En la planeación de este proceso implica definir con claridad

el destino final de los elementos, según las condiciones del bien y la normatividad que

debe aplicar la organización.

6. Toma física de inventarios. Consiste en realizar la verificación de los bienes, con sus

registros de almacén, con el propósito de verificar su situación y determinar faltantes,

sobrantes, malos registros y posibles responsabilidades en el manejo.

7. Gestión documental. En la planeación de este proceso se deben indicar los pasos a seguir

para la clasificación y destinación de los documentos impresos y en medio magnético de la

organización.

7.17 Justo a Tiempo

La base de toda empresa comercial es la compra y ventas de bienes y servicios; de aquí

viene la importancia del manejo de los recursos físicos por parte de la misma.

El área de recursos físicos tiene como propósito fundamental proveer a la empresa de

materiales necesarios, para su continuo y regular desenvolvimiento, es decir, el este área tiene

un papel vital para funcionamiento acorde y coherente dentro de los procesos de la

organización.

Para conseguir los objetivos del área de Recursos físicos y de la organización es

necesario seguir una serie de principios y normas, pues atreves de ellos es que se obtienen los

resultados, para esto se deben implementar estrategias, en este caso es recomendable la

implementación de la filosofía del JAT (Justo A Tiempo). Esta técnica se ha considerado

como una herramienta de mucha ayuda para todo tipo de empresa, ya que su filosofía está

definitivamente muy orientada al mejoramiento continuo, a través de la eficiencia en cada uno

de los elementos que constituyen el sistema de empresa.

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La implementación del Justo a Tiempo (JAT) en el área de Recursos físicos necesita de

unos componentes básicos:

1. Actitud de la empresa hacia la calidad.

2. Participación de las personas para llevar a cabo e implementar los objetivos de Justo a

Tiempo (JAT), debe existir trabajo en equipo de tal modo que todos los funcionarios

desde sus áreas de trabajo contribuyan a lograr los objetivos.

3. Un sistema de software mejor desarrollado para planear, perfeccionar, y controlar el

proceso y sus funcionamientos.

La empresa debe aplicar el JAT (Justo a Tiempo) Centrándose en dos factores muy

importantes como es el Almacenamiento y administración de los bienes, atreves de la

aplicación del JAT la empresa puede ahorrar un poco en la inversión realizada en el manejo y

almacenamiento de los bienes.

• Se pretende eliminar desperdicio, es decir eliminar todos los bienes o recursos que no

están añadiendo nada a los procesos, ya que se considera que el almacenamiento de bienes

que no son necesarios hace que las empresas ocupen áreas en almacenamiento

innecesarias, y como la empresa no cuenta con estas áreas están incurriendo en costos

innecesarios como son el pago de arrendamiento de una bodega, y en consecuencia los

bienes están en riesgo de sufrir daños u obsolencia.

• La administración de bienes que cobija la manipulación, control y conservación de los

bienes, también debe quedar en manos de personas especializadas para su manipulación y

así la empresa no ocupa el personal de otras áreas ni se distraen de su objeto central.

• El JAT también parte de la capacitación constante del personal que permita estar

actualizado en las normatividad vigente para la administración de bienes, ya que cuando

una empresa no tiene el personal capacitado no puede desempeñar sus funciones a toda

capacidad.

46


8. CONCLUSIONES

El sistema JAT es una buena opción para la empresa Multiservicios S.A ya que su

implementación no implica grandes inversiones, pero si grandes cambios y sobre todo

adaptación.

La planeación de la adquisición, recepción, entrega y manejos de los bienes asegura

mejores resultados en la gestión de la organización. En consecuencia es fundamental que la

empresa planee cuidadosamente los procesos del área de Recursos físicos. Teniendo especial

énfasis en sus compras con lo que respecta a las cantidades, calidades y precios.

La planeación de los procesos del área de recursos físicos ayuda a establecer adecuados

mecanismos de seguimiento y control al manejo de los recursos de la organización, es preciso

establecer normas claras para la adquisición, entrada, y baja de bienes así como para su

registro.

Los manuales de procesos son muy útiles en un área como la de Recursos físicos ya que

esta maneja procesos que pueden normalizarse con facilidad y en consecuencia mantenerlos

bajo control con mayor eficiencia.

Los recursos físicos son fundamentales en cualquier proceso de producción de bienes o

servicios, por eso es necesario comprender la importancia que estos recursos tienen, en

consecuencia, mejorar este proceso contribuye de manera significativa al éxito de la misión de

las organizaciones no solo publicas sino también privadas.

El manejo de algunos de los bienes expone a los funcionarios a múltiples riesgos que es

preciso prevenir.

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Los documentos son un activo muy valioso de las empresas para mejorar su manejo

deben acudirse a programas de gestión documental para que el archivo de gestión de años

anteriores reposen en el archivo general de la organización.

48


9. RECOMENDACIONES

Es preciso que se apliquen las normas para el presupuestario, adquisición, entrada, salida

y baja de bienes, así como para su contabilización y registro.

Es fundamental que las entidades planeen sus compras cuidadosamente teniendo especial

cuidado en lo que respecta a definición de las cantidades, calidad y precios de los bienes que

se necesitan para el buen funcionamiento de la empresa.

Se debe mejorar las condiciones de manejo de los bienes a su cargo, si se pretende

mejorar su eficacia y eficiencia en la gestión.

La manipulación de los bienes expone a los funcionarios de la entidad ya que no están

capacitados para esto y no usan elementos de protección esto puede llevar a múltiples riesgos

que es importante prevenir, se pueden establecer programas de salud ocupacional.

49


10. BIBLIOGRAFIA

Enríquez Brito, S. (2000). Manual de funciones, análisis financiero, control de inventarios:

Supertienda Autoservicio Risaralda. Pereira: UCPR.

Quintana Garces, G. (1988). Mejoramiento de los sistemas de información y control de

inventarios e implantación del reglamento interno de trabajo. Pereira: UCPR.

http://hermesoft.esap.edu.co/esap/hermesoft/portal/home_1/rec/APT2010


Anexo 1. Flujograma de Ingreso Almacén de la Empresa Multiservicios S.A

Ingreso Almacén

Compras

Reintegro Sobrantes de consumo

Se recibe al proveedor

Se verifica físicamente que cumpla

Registra el movimiento de

entrada

No se recibe

Solicita orden de pago

Archiva los documentos

Se coordina con el funcionario

Se diligencia el acta de entrega de bienes

Se hace la verificación si corresponde el bien

Se elabora el ingreso a almacén

Se descarga el funcionario

Se imprime el movimiento

Se realiza informe de conteo

Se verifica

Cantidades Estado

Se realiza acta de entrada a almacén

Se registra el inventario

Se genera movimiento de almacén

FLUJOGRAMA INGRESO ALMACÉN

50


Anexo 2. Flujograma de Egreso de Bienes

FLUJOGRAMA EGRESO DE BIENES

DONACION COMO DATO

EGRESO DE BIENES

CONSUMO SUMINISTRO SOLICITUD DONACION

SOLICITUD DE CONTRATO

TRAMITA SOLICITUD TRAMITA SOLICITUD

PROCESO ASIGNACION DESCARGA ELEMENTOS

INVENTARIO

VERIFICO EXISTENCIAS

ENTREGA SOLICITUD SUMINISTRO

SE REGISTRA EN ALMACEN

ARCHIVA DOCUMENTOS

TRAMITA ADQUISICION

PROCESO DE COMPRA

VERIFICA EXISTENCIAS

RECIBE AUTORIZACION

VERIFICA SU ESTADO

AUTORIZACION PARA BAJA

PROYECTA EL ACTA

REGISTRA

ENTREGA BIENES

ARCHIVA DOCUMENTOS

AUTORIZACION

VERIFICO EL ESTADO

SE COORDINA LA ENTREGA

SUMINISTRO

CANTIDAD

ELABORA ACTA

REALIZA LA ENTREGA

SI NO

51

actualizacion de normatividad en el area de …

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