Actualización de los proyectos del Plan de Desarrollo

Institucional para el periodo 2013 – 2019

Objetivo

Presentar la metodología para la actualización y presupuestación de los proyectos institucionales 2013 – 2019 del Plan de Desarrollo Institucional

para su puesta en marcha.

Alcances del proceso

Recordemos que el marco misional de la Universidad se definió de manera participativa, con más de 2.000 personas hacia una apuesta de la institución en su contribución a la transformación de la agenda pública del desarrollo con un horizonte de tiempo 2009 – 2019, definida a través del Plan de Desarrollo Institucional en su Direccionamiento Estratégico.

El Plan desde su formulación estableció que los 29 proyectos institucionales tendrían un corte de acción al año 2012, con el fin de revisar los resultados y así realizar a nivel de proyectos una actualización y presupuestación con miras a perfilarlos para el período 2013 – 2019.

Fases del ProcesoPunto de partida: Análisis a la cadena de logro de cada objetivo (aporte actual de los proyectos al

direccionamiento estratégico)

Fase 1Aprestamiento

Gerencia del PlanSecretaría técnica del

plan de Desarrollo

Participan:Coordinadores de

objetivoFuncionarios de enlace

Coordinadores de componente

Responsables de proyectos por objetivo

Producto:

Metodología del proceso explicada

y entregada con insumos

Fase 3Aprobación

1. Gerente del Plan (Rector)2. Comité Técnico de Planeación

Apoya: Secretaría técnica

Producto:

Proyectos institucionales

aprobados para el período 2013 -

2019

Consejo AcadémicoConsejo Superior

Actualización del portafolio de

proyectos

Fase 2Ajuste y presupuestación de

proyectos

Formulación y presupuestación del proyecto en la ficha

Producto:

Proyectos del PDI actualizados en la ficha técnica del proyecto con presupuesto plurianual

Retroalimentación de los proyectos con decanos. Resp: Coordinadores de objetivo

Entrega de proyectos para revisión técnica técnica de proyectos y consolidación . Of.

Planeación y Vice. Administrativa

Retroalimentación de los proyectos con actores externos

El proyecto requiere

concertación con actores externos

(público – privados)

Fase 4Construcción planes

operativos por facultad

Decanos con sus profesores

Responsable: Equipos técnicos por objetivo

Apoyo: Oficina de Planeación

Producto:

Planes operativos por cada facultad

(9)

Ejercicio de corresponsabilidad

Si

NoAuditoria Control Interno

Fases del Proceso para aprobación de proyectos actualizados 2013-2019

1. Análisis de cadena de logro2. Aprestamiento3. Actualización y presupuestación de proyectos:

3.1 Coordinador de objetivo y su equipo de trabajo realiza propuesta de proyectos actualizados y presupuestados de manera preliminar.3.2 Jornada trabajo con Decanos como piloto de un objetivo institucional para presentación del objetivo y retroalimentación de propuesta de actualización.3.3 Jornada de trabajo con Decanos para presentación de objetivos faltantes y retroalimentación de cada propuesta de actualización.3.4 Entrega de proyectos para revisión técnica y consolidación Oficina de Planeación y Vice. Administrativa

4. Aprobación por instancias decisorias4.1 Gerencia del Plan4.2 Comité técnico de Planeación4.3 Consejo Académico4.4 Consejo Superior.

¿Quiénes participan del proceso?

Instancias decisorias

-Consejo Superior-Consejo Académico-Gerencia del Plan- Comité Técnico de Planeación-

Equipos de trabajo por objetivo institucional

- Coordinadores de objetivo- Funcionarios de enlace- Coordinadores de componente- Coordinadores de proyecto

Soporte metodológico

- Vicerrectoría administrativa- Profesionales de apoyo oficina de planeación

Facultades-Decanos- Grupo de trabajo decanaturas

- Control InternoVerificación de la gestión

CronogramaFase Actividades Responsables Fecha (2012)

Aprestamiento

Reuniones por objetivo para la presentación de la metodología de actualización a los proyectos institucionales

Oficina de Planeación 4, 5 y 6 de junio

Actualización y presupuestación de

proyectos

Diligenciamiento y presupuestación de proyectos en la ficha técnica

Coordinadores objetivos

institucionales y equipos de trabajo

7 de junio al 9 de julio

Retroalimentación de los proyectos con decanos

Coordinadores de Objetivo y Decanos

10 al 25 de julio

Retroalimentación de los proyectos con actores externos (si se requiere)

Coordinadores de Objetivo 10 al 25 de julio

Entrega a la Oficina de Planeación de los perfiles de proyectos presupuestados y con ajustes

Coordinadores de objetivo

31 de julio

Revisión técnica de los proyectos institucionales y consolidación para revisión con Gerente del Plan.

Oficina de Planeación, Vicerrectoría

Administrativa .

Del 1 al 6 de agosto

CronogramaFase Actividades Responsables Fecha (2012)

Aprobación de los proyectos institucionales 2013 - 2019

Recomendación por parte del CTP y la Gerencia

Rector y Comité Técnico de Planeación

7 al 13 de agosto

Recomendación por parte del Consejo Académico

Consejo Académico 14 al 17 de agosto

Aprobación por parte del Consejo Superior

Consejo Superior 20 al 31 de agosto

Construcción de planes

operativos por facultad

Presentación del proceso de abordaje a los decanos.

Coordinadores de Objetivos

Apoya: Oficina de Planeación

Por acordar su desarrollo

Sensibilización equipos de trabajo facultades sobre el plan

Decanos

Funcionario de enlace objetivos

Apoya: Oficina de PlaneaciónConstrucción de planes operativos por facultad y retroalimentación con objetivos institucionales.

Decanos y equipo de trabajo de facultad

Consolidación de planes operativos y recomendaciones.

Funcionarios de enlace y Oficina de Planeación.

Entrega de planes operativos Decanos

Descripción de los aspectos técnicos para la formulación del proyecto

Reglamentación del procesoAcuerdo 30 del 03 de octubre de 2006

Del proceso para la formulación de proyectos(Art. 24): Los proyectos contendrán como mínimo:

Datos Generales del Proyecto:• Nombre del proyecto• Responsable del proyecto, Grupo de trabajo

y Equipo Técnico.• Objetivo Institucional• Componentes institucionales.• Otras instancias o dependencias

participantes

Diagnóstico del Problema o necesidad• Identificación del problema, necesidad u

oportunidad.• Descripción del proyecto• Justificación• Caracterización población objetivo

(Beneficiarios)

Marco lógico del proyecto• Fines, Propósito, Componentes, Actividades, Indicadores: Línea base y Meta, Medios de verificación, Supuestos• Costo por actividades, Tiempo estimado por actividadPresupuesto detallado (formatos establecidos por la Vicerrectoría Administrativa para la prespuestación de proyectos).

Fuentes de financiaciónAnálisis del impacto ambientalDescripción de Beneficios Sociales y Económicos del Proyecto

Insumos del proceso

Se dan las herramientas metodológicas

para el perfilamiento de

los proyectos institucionales y su

presupuesto plurianual.

Igualmente el manual para la

actualización de los proyectos

Metodológicos

INSUMOS PARA EL PROCESO DE ACTUALIZACIÓN DE PROYECTOS PDI

2013 - 2019

INSUMOS PARA EL PROCESO DE ACTUALIZACIÓN DE PROYECTOS PDI

2013 - 2019

Técnicos Financieros

Documentos de interés sectoriales

o por temáticas sobre información institucional y del contexto, como

base para el ajuste técnico a los

proyectos

Revisión cadena de logro de los Objetivos

Información relacionada con

presupuesto institucional y

posibles fuentes de financiación de los

proyectos institucionales del

Plan

Ver insumos

La cadena de logro del PDI

Nivel estratégico

Nivel táctico

Nivel operativo

Direccionamiento estratégico2008 - 2019

Proyectos institucionales

La cadena de logro de los proyectos

Fines del proyecto

Propósitos de proyecto

Componentes del proyecto

Actividades del proyecto

Corresponde a los indicadores del nivel de propósito del objetivo institucional que se van a mover con el

proyecto

Corresponde a los componentes del objetivo institucional que se van a mover con el proyecto

Corresponde a los planes operativos necesarios para lograr los propósitos del proyecto

Son las actividades a realizar por plan operativo

La ficha metodológica del proyectoPara la actualización de los proyectos de Plan de Desarrollo Institucional se utilizarán los parámetros establecidos por el acuerdo 30 de 2006, los cuales se encuentran incorporados en la ficha técnica de formulación de proyectos. La ficha técnica posee los siguientes formatos:

PDI 01. Información básica del proyecto

PDI 02. Diagnóstico del problema/necesidad/oportunidad

PDI 03. Matriz de Marco Lógico

PDI 04. Presupuestación básica plurianual y fuentes de financiación (Formato presupuesto Vicerrectoría Administrativa)

PDI 05. Análisis de impacto ambiental

PDI 06. Descripción de beneficios sociales y económicos del proyecto

PDI 07. control de los cambios a los proyectos

PDI 08. Planes de gestión por facultad (proceso por definir una vez se actualicen los proyectos)

Ver Ficha técnica