Gestión documental 1 .G 2ACTIVIDAD 3

NELIA ESTHER DANGOND BARCECENAS

UNIVERSIDAD DEL QUINDIOFACULTAD CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES

PROGRAMA CIENCIA DE LA INFORMACIÓN Y LA DOCUMENTACIÓN,BIBLIOTECOLOGÌA Y ARCHIVISTICA

CIDBA 2013

BARRANQUILLA

Gestion documental 1 .G2 Actividad 3 .

NELIA ESTHER DANGOND BARCECENAS

TUTORA:LUZ MARINA ARIAS GONZÁLEZ

UNIVERSIDAD DEL QUINDIO FACULTAD CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES

PROGRAMA CIENCIA DE LA INFORMACIÓN Y LA DOCUMENTACIÓN,BIBLIOTECOLOGÌA Y ARCHIVISTICA - CIDBA 2013

Entidad publica: Hospital San Pedro de Fundación Nombre del entrevistado: Ricardo Ramírez Navarro Funcionario.Como entidad privada: Policlínica La Unión Direccion: Calle 65 Nro 27- 56 Nombre del entrevistado: Cecilia Blanco Palomino Funcionaria.

TAREA No. 3

Actividad por cipas (no mayor de 3 estudiantes) 1) Visite un archivo de una entidad pública y otro de una entidad privada, indique el nombre de la entidad, dirección, nombre de la persona que le ofrece la información y teléfono. elabore un comentario como se encuentra organizada su documentación. Realice como mínimo 10 preguntas en cada uno de los archivos, las cuales le permitan aclarar las dudas que tenga respecto a la gestión documental. Identifique en dichos archivos las etapas o fases del ciclo vital de los documentos.2) Identifique en el archivo visitado los siguientes conceptos y luego, explique con sus propias palabras que entiende por: ARCHIVO TOTAL, CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS, PRINCIPIO DE PROCEDENCIA, PRINCIPIO DE ORDEN ORIGINAL, FOLIO, LEGAJO, FONDO, SUBFONDO,SERIE, SUBSERIE, TIPO DOCUMENTAL, TABLAS DE VALORACIÓN, TABLAS DE RETENCIÓN, VALOR PRIMARIO, VALOR SECUNDARIO3) De ejemplos de documentos que se conservan en dichos archivos por sus valores primarios y secundarios ( mínimo 4 documentos)4) Realice 3 ejemplos donde se evidencia la serie, subserie y tipo documental.5) Indague cuáles documentos se deben eliminar en las oficinas, es decir, no son archivados.6) Observe y explique en forma resumida como se lleva a cabo la foliación de los documentos.7) Indique como se organizan los documentos dentro de las carpetas.8) Mencione los datos que deben tener las etiquetas de las carpetas y cajas.9) Explique lo siguiente:a) cuáles son los procesos del Programa de Gestión Documental que se desarrollan en el Archivo de Gestión en la entidad visitada y en qué consiste cada uno de ellos (Producción, Recepción, Distribución, Trámite, Organización, Consulta, Conservación, y Disposición final de documentos).b) cuáles son los procesos del Programa de Gestión Documental que se desarrollan en la entidad visitada en el Archivo Central y en qué consiste cada uno de ellos (Organización, Consulta, Conservación, y Disposición final de documentos).c) cuáles son los procesos del Programa de Gestión Documental que se desarrollan en esa entidad en el Archivo Histórico (Si lo tiene la entidad) y en qué consiste cada uno de ellos (Organización, Consulta, Conservación, y Disposición final de documentos).10) Cada integrante del equipo debe tomar un documento que se produzca en alguna dependencia de una entidad visitada y explicar el proceso que se lleva a cabo con ese documento desde que se origina hasta su etapa final de conservación o eliminación.11) Lea el Decreto 2609 de 2012 y los Acuerdos 003, 004, 005 del 15 de marzo de 2013 e indague en una ENTIDAD PÚBLICA lo siguiente:- ¿Qué importancia tiene esta norma (Decreto 2609 de 2012) para el país?- ¿Cuáles son los cambios a en los procesos de la Gestión Documental a la luz de ese nuevo Decreto? Realice un cuadro comparativo entre los procesos del Programa de Gestión Documental antes del Decreto 2609 de diciembre de 2012 y los procesos de la Gestión Documental a partir de la expedición de dicho Decreto. Indague, profundice y explique- ¿Cuáles son los aspectos más importantes a tener en cuenta según el contenido del mencionado Decreto?- Indague y realice un resumen de los Acuerdos 003, 004 y 005 de marzo 15 de 2013Finalmente, elabore un documento en PowerPoint y luego súbala por SLIDESHARE

1.Comentarios Hospital San pedro : Entidad Publica.Note que en el hospital San pedro se esta llevando una labor de gestión de documentos asesorados por niñas del centro inca del programa de secretariado ejecutivo y archivística. Estas personas están implementando un programa de gestión donde se pueda acceder fácilmente y de forma confiable y rápida la información de sus pacientes.

Policlínica la unión entidad privada es una empresa básicamente nueva cuenta con poco personal para el proceso de gestión documental es asesorado por una empresa dos veces al año y cuanta con recursos que le ayudaran a implementar su proceso de gestión documental,.

Hospital San Pedro entidad publica.1.Los documentos de este Archivo pueden ser visitados por todas las personas?Rta .Por lo general, como lo que se manejan son historias clínicas de los enfermos solo pueden ser consultadas por los familiares y médicos de la institución .2. La gestión documental de este hospital ha estado a cargo de profesionales de esta rama o por médicos, Rta este archivo es manejado por daca medico que se encuentra de turno cada uno sabe la localización de los documentos allí existentes. 3. Los médicos son asesorados por alguna empresa:No, básicamente las practicantes del centro inca son las que nos dan una mano en la organización ya que ellas están mas actualizadas en el tema de organización de archivos.4. Cuanto tiempo llevan ellas implementando el sistema de gestión de documental en el hospital.Rta. Ya casi dos años y la verdad que nos ha servido de mucho por que se han convertido en nuestra mano derecha.5. Crees usted que el hospital cuenta con un lugar idóneo para llevar a cabo el proceso de gestión documental.Rta. La verdad creo que si pues donde se encuentran archivados todos los documentos es en una bodega y desde allí se manejan todos los procesos.6. que documentos archiva el hospital :

Hoja clínico estadística, Autorización de ingreso, Consentimiento informado, Alta voluntaria,10 - Informe clínico al alta, Informe quirúrgico, Informe de necropsia, Hoja de Urgencias etc 7. donde se guardan las historias clínicas delos fallecidosRta en otra bodega y allí se van codificando por años 8. Para cuando cree usted que este finalizado el organizado de gestión documental Rta , para el 2015.9. que espera de este procesoRta , que exista mas control y organización de los documentos y que este al frente de esto la persona especializada para tal fin.10.Cuantas personas trabajan en el archivo del hospital .Rta. El medico de turno y las 2 auxiliares del centro técnico

Pregustas entidad publica

1. quien o quienes son las personas encargadas de el manejo de la gestión documental de la policlínica.Rta.Un archivista 2. Manejan algún software. Rta. Aun no contamos con un promana especializado, sólo diseñamos bases de datos en Access.3. Cuantas personas trabajan en el archivo .Rta. El archivista , la auxiliar y una enfermera 4. Cuanto tiempo llevan ellas implementando el sistema de gestión de documental en el hospital.Rta , aproximadamente un año ya que la policlínica es relativamente nueva .5. crees usted que el hospital cuenta con un lugar idóneo para llevar a cabo el proceso de gestión documental.Rta si se ha diseñado un lugar expresamente para llevar todo lo del manejo de gestión documental.6.Los documentos de este Archivo pueden ser visitados por todas las personas?Rta. No solo por las personas de la policlínica,7. El personal de la policlínica es capacitado para llevar el proceso de gestión documental .Rta. Si somos capacitados por una empresa que se dedica a este tipo de trabajos.8.cada cuanto tempo se capacitan Rta. Dos veces por año 9. Cuentan con recursos suficientes para implementar el proceso de gestión documentalRta. Si, contamos con un scanner, una impresora varios computadores, carpetas , mobiliarios. 10. para cuando piensa usted que estará organizado el archivo. Rta para mediados del 2014.

Entidad privada policlínica la unión

2. Hospital San Pedro ARCHIVO TOTAL:

Concepto que hace referencia al proceso integral de los documentos en su ciclo vital. CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS:

El concepto de Ciclo Vital de los documentos se deriva del concepto de la vida de un

organismo biológico el cual nace, vive y muere. De la misma manera un documento se crea, se usa mientras tiene un valor continuo y, luego, es sometido a una evaluación que determina su eliminación o su transferencia a un archivo histórico. Lo que quiere decir que es la vida util que presente el documento .

PRINCIPIO DE PROCEDENCIA: el archivo deben agruparse en archivo público de acuerdo a las instituciones o entidades que lo produjeron.

PRINCIPIO DE ORDEN ORIGINAL:

establece que la documentación debe agruparse en el Archivo público en el

orden que recibió durante su función administrativa. FOLIO: es para mi entender un orden consecutivo que se le da a cada documento según

corresponda. Cada documento tiene un número que lo identifica y diferencia de los documentos similares.

LEGAJO: es una cantidad de documentos agrupados que tratan un mismo tema. FONDO: se puede definir como todo material de soporte de una colección , por ejemplo en una

biblioteca el fondo de la literatura inglesa. SUBFONDO: SERIE: documentos ordenados de acuerdo con un sistema de organización de la entidad.

SUBSERIES: Divisiones que tiene una serie documental

TIPO DOCUMENTAL: Es aquella unidad documental simple que reúne

todas las características necesarias para ser considerada como

documento, que produce o recibe una unidad administrativa y que van

a conformar los expedientes; éstos, a su vez, integran la respectiva

serie documental, por ejemplo, factura, póliza, etc

TABLAS DE VALORACIÓN:Son los documentos que determinan, de cada

serie documental, su código, denominación, órgano productor, función

administrativa que ha dado lugar a su existencia y plazos previstos

para su Transferencia, conservación y eliminación.

TABLAS DE RETENCIÓN: Es un listado codificado de series, subseries y

tipos documentales, producidos o recibidos por las unidades

administrativas de una entidad, en cumplimiento de sus funciones, a

las cuales se les asigna el tiempo de permanencia (de riguroso

cumplimiento) en cada fase de archivo.

VALORACIÓN PRIMARIA Identificación y determinación de los plazosy modalidades de uso de los documentospor parte de las instituciones que los produceno conservan.Los valores primarios son:• Administrativo• Legal• FiscalValor administrativo:Aquel que poseen los documentosproducidos o recibidos por unainstitución y sirven como testimoniode sus procedimientos VALOR y actividadesValor Fiscal: Es aquel que tienen losdocumentos que pueden servirde testimonio del cumplimientode obligaciones tributarias.Valor legal :Es el plazo durante el cual losdocumentos se conservarán en lainstitución para su posible uso yasí certificar derechos uobligaciones de la administraciónpública o de sus ciudadanos.

Documentos con valor primario:Facturas ,ordenes de pago ,informes , actas.Documentos con valor secundario:Historias laborales , contratos, resoluciones.Ejemplos: Serie :Historia clínicaSubserie: Autorización de ingreso tipo documental:hoja clinica Serie:contrato Subseries: contrato de prestación de servicios Tipo documental: poliza, informes.Serie : Auditoria Subserie : Actas de reuniónTipo documental Compuesto

VALORACIÓN SECUNDARIAEs la identificación y aplicación de los usos quelos documentos tendrán para la investigacióncientífica y social en todos sus campos, así comosu utilidad como fuentes de información de carácterúnico o permanente.Los valores secundariosson:• Evidencial• Testimonial• InformativoValor evidencial: Es el valor que revela el origen,organización y desarrollo dela institución.Valor testimonial: Refleja la evolucióny los cambios mas importantesdesde el punto de vista legalque sufre la institución (políticas,reglamentos, procedimientos,decretos, leyes).Valor informativo: La documentación históricapor lo regular posee valoresinformativos en tanto revelanfenómenos particularesde las instituciones.

Publicidad, invitaciones, informativas de bajo interés, cartas de presentación. Boletines informativos.

Que documentos no se archivan o se destruyen en una oficina

Para foliar un documento lo primero que debemos tener en cuenta es que su codificación sea escrita a lápiz, y que sea en forma consecutiva y descendente , lo otro es que se debe escribir en la parte superior derecha , mesto se hace con relación al dato cronológico del documento, con esto se guarda el orden en que se crea y se archiva el documento en una carpeta.

Foliación de un documento

Se organizan en forma cronológica desde la fecha mas antigua a la mas reciente.

Mencione los datos que deben tener las etiquetas de las carpetas y cajas

Indique como se organizan los documentos dentro de las carpetas

Expediente Caja

a)cuáles son los procesos del Programa de Gestión Documental que se desarrollan en el Archivo de Gestión en la entidad visitada y en qué consiste cada uno de ellos (Producción, Recepción, Distribución, Trámite, Organización, Consulta, Conservación, y Disposición final de documentos).

Los documentos producidos se radican como correspondencia saliente y las recepcionadas se radican como documentos recibidos. Se genera una planilla de distribución la cual tienen que firmar los destinatarios, los encargados de cada área se encargan de tramitar y gestionar la comunicación, luego se organizan según la serie documental, después de archivada se ingfesan en un programa el cual permite la consulta y ubicación de los expedientes, se conservan en caja X200 y carpeta de yute.

b)cuáles son los procesos del Programa de Gestión Documental que se desarrollan en la entidad visitada en el Archivo Central y en qué consiste cada uno de ellos (Organización, Consulta, Conservación, y Disposición final de documentos).

Se organizan según la serie con todos los procesos, (clasificación, depuración, organización, foliación, ingreso al sistema) se rotulan para identificar y poder consultar, luego según la tabla de retención de transforma a otros medios o se elimina.

c)cuáles son los procesos del Programa de Gestión Documental que se desarrollan en esa entidad en el Archivo Histórico (Si lo tiene la entidad) y en qué consiste cada uno de ellos (Organización, Consulta, Conservación, y Disposición final de documentos).

Se encuentra en otra ciudad, por lo tanto no conoce los procesos.

Explique lo siguiente:

Solicitud de duplicado de factura se procede a radicar en el sistema de la entidad “cartero” luego se genera una planilla de distribución se entrega al mensajero el cual lleva al destinatario el cual recibe la comunicación y firma la planilla de distribución, luego, la respuesta de la comunicación se recibe y se radica, se genera la planilla de distribución interna y el destinatario la firma, después que el encargado cierre el caso se entregan al gestor documental el cual archiva en el expediente de proveedores la comunicación enviada (con la firma de recibido por parte del destinatario) y la respuesta recibida. Se archiva por 2 años en el archivo de gestión, luego se transfiere al archivo central, y su disposición final es eliminación.

Cada integrante del equipo debe tomar un documento que se produzca en alguna dependencia de una entidad visitada y explicar el proceso que se lleva a cabo con ese documento desde que se origina hasta su etapa final de conservación o eliminación

indague en una ENTIDAD PÚBLICA lo siguiente: Es te decreto es importante para el país por que establece

los criterios de clasificación y organización de los archivos en las entidades publicas.

Brinda beneficios como : Los avances tecnológicos Aplicación de las tic en el campo de las funciones

archivísticas Enfatiza las responsabilidades de las entidades publicas. Gestión de documentos políticos, físicos y electrónicos. Elaborar programas de gestión documental Normatización de los procesos técnicos.

Lea el Decreto 2609 de 2012 y los Acuerdos 003, 004, 005 del 15 de marzo de 2013

- ¿Qué importancia tiene esta norma (Decreto 2609 de 2012) para el país?