ACTIVIDAD No. 02ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL

EN EL ENTORNO LABORAL

CASO No 1 EMPRESA PILOS S.A UN ARCHIVO ORGANIZADO  

CICLO VITAL DOCUMENTAL

ARCHIVO DE GESTIÓN

El archivo de gestión o de oficina es aquel en donde se reúne la documentación en trámite, en busca de solución a los asuntos iniciados, la cual es sometida a continua utilización y consulta administrativa por las mismas oficinas u otras que las soliciten.

 

ARCHIVO CENTRAL

Unidad administrativa donde se agrupan documentos transferidos trasladados por los distintos archivos de gestión de la entidad, una vez finalizados su trámite, que siguen siendo vigentes y objeto de consulta por las propias oficinas y los particulares en general.

 

ARCHIVO HISTÓRICO

Es aquel al que se transfieren desde el archivo central los documentos de archivo de conservación permanente.

 

Transferencia primaria

Transferencia secundaria

VALORES PRIMARIOS

 

VALORES SECUNDARIOS

 

Arnulfo es contratado como archivista en la empresa Pilos S.A, quien debe admitir diferentes contrariedades y problemas. La más relevante es la falta de un archivo organizado y grandes fondos acumulados distribuidos en diversos lugares de la empresa. Para que el pueda realizar sus funciones y desempeñarse de manera correcta debe realizar la organización documental, aplicando los criterios archivísticos para la organización de gestión e implementación el ciclo vital del documento y las TRD par a un correcto manejo de la información documental, permitiendo el fácil acceso a la información .El tiempo estimado en demostrar resultados es dos meses, pues la empresa será auditada y todos los empleados esperan encontrar buenos resultados, ya que todos se han puesto la camiseta para logar mejorías frente a las diferentes problemáticas.

RESOLVER LOS SIGUIENTES INTERROGANTES:

1 Como debe comenzar a organizar el archivo Arnulfo2-Cuales son las causas que originaron esta situación3-Debe aplicar el ciclo vital del documento y cómo gestionarlo4- Arnulfo encuentra en los fondos acumulados documentos electrónicos de archivos. Como debe ser archivados esos documentos5-Como debe aplicar las TRD para un fácil acceso a la información?6-Desde el punto de vista archivístico cual es la importancia del uso de las TRD7-Según su criterio cual es el gran reto de Arnulfo8-Cree usted que la gestión documental es la base para el desempeño de la empresa

 

GENERALIDADES Y DECLARACIÓN DE PRINCIPIOS

 

 

GUÍAS Y REQUISITOS FUNCIONALES PARA SISTEMAS DE GESTIÓN DE DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS

 

 

GUÍAS Y REQUISITOS FUNCIONALES PARA SISTEMAS DE GESTIÓN DE DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS.

 

ISO 16175

3 PARTE

2 PARTE

1 PARTE

1.

Funciones Básicas del archivo de oficina:

Principios básicos de su organización

2.

La falta de un archivo organizado y grandes fondos acumulados

distribuidos en diversos lugares de la

empresa.

3.

 

Archivo de gestión

 

 

Archivo central

 

 

Archivo histórico

 

Ciclo vital del documento  Transferencias primarias

Transferencias secundarias

4.

 

Fondo

 

Sección

 

 

Sub-sección

 

 

Serie

  

Sub-serie

 

 

Unidad documental

 

5.

• Investigación preliminar sobre la institución y las fuentes documentales.

• Análisis e interpretación de la información recolectada

• Elaboración y presentación de la TRD para su aprobación.

• Aplicación• Seguimiento y actualización de las TRD.

ACUERDO 039 DE 2002 Regula el procedimiento para la elaboración y

aplicación de las TRD

Etapas

6.

• Permiten el manejo integral de los documentos

• Facilitan la organización de los documentos a partir del concepto de archivo total

• Ayudan a controlar la producción y tramite documental

Importancia de las TRD

Importancia desde el punto de vista archivístico:

7.

Es demostrarle a la empresa que en los 2 meses de trabajo lograr

mejorar las diferentes problemáticas y estar listo para

la auditoria

5.

• Se evita la pérdida de documentos, ya que están todos seguros en un servidor documental central.

• Se evita la pérdida de tiempo debido a que varias personas tengan que recuperar los documentos desde diferentes lugares y departamentos. Los documentos son inmediatamente recuperados por la persona que está buscando la información.

• Seguridad: Acceso a la información y los documentos de manera segura y estructurada, al poder definir diferentes permisos de acceso a los datos y documentos dentro del sistema de gestión documental.

• Control de cambios de los documentos y control de revisiones y accesos que se realizan a los documentos.

• Colaboración entre usuarios para la creación, modificación y gestión de la misma documentación.

• Captura y extracción de la información de los documentos en papel y la integración en el sistema de gestión documental como metadatos.

La importancia de un sistema de gestión documental se basa entre otros en los

siguientes puntos base:

• Indexación de los metadatos para su fácil recuperación mediante búsquedas personalizadas.

• Integración de la documentación del sistema de gestión documental con los demás sistemas de la empresa: ERP, CRM, Web, Email, Fax, etc…

• Recuperación de los documentos en formato electrónico y también la situación de archivado de las copias físicas.

• Distribución fácil mediante los conectores de salida de la documentación, que nos permiten enviar por Email, Fax, SMS, Correo Postal, FTP, Web, etc… cualquier documento que tengamos integrado en el sistema.

• Workflow: Posibilidad de definir procesos sobre el ciclo de vida de un documento (como una factura), por ejemplo automatiza el proceso para los usuarios que tienen que aceptar una factura antes que esta pase a contabilizada.

• Ahorro de costes en la empresa: se ahorra tiempo de los empleados al automatizar y facilitar en gran medida las tareas de gestionar la documentación y los procesos de la empresa, se ahorra tiempo al encontrar la documentación al instante, se ahorra dinero al no tener que utilizar tanto papel en la empresa, se puede conocer más rápidamente el estado de cuentas al integrar las facturas en el sistema de manera inmediata, etc…