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ACTA No. 8 PRE-ASAMBLEA CIUDADELA PARQUE CENTRAL DE OCCIDENTE ETAPA 1 P.H.

En la ciudad de Bogotá, en el salón comunal de PARQUE CENTRAL DE OCCIDENTE ETAPA 1 P.H.,

ubicado en la Calle 77b N 129 - 70 siendo las 2:30 pm. del día 8 de abril del 2018, previa convocatoria

escrita y oportuna realizada por el Consejo de administración con la antelación prevista en los

Estatutos y entregada a cada copropietario, se reunió la Pre-Asamblea de la torre 3 para la asamblea

ordinaria de Propietarios El día 8 de abril de 2018 a las 2:30am en el salón comunal. Para tratar el

siguiente orden del día:

ORDEN DEL DÍA PREASAMBLEAS

1. Llamado a lista y verificación del quórum. Si en el lapso de 30 minutos no hay quórum se levanta la sesión y se procederá de acuerdo con lo establecido en el Artículo 41 de la ley 675 de 2001. Se realizará la lista de asistencia y se aplicarán las sanciones respectivas por inasistencia a los propietarios que llegasen a faltar que, de acuerdo con la Asamblea del 20 de enero de 2014, corresponde al 50% del valor de la cuota de administración.

2. Lectura y aprobación del orden del día. 3. Aprobación del Reglamento de la pre-Asamblea. 4. Elección de presidente y secretario de la pre-Asamblea. 5. Nombramiento de la comisión verificadora redactora del Acta de la pre-asamblea. 6. Informe de Administración, Consejo y Revisor Fiscal.

7. Presentación de Estados Financieros a 31 de diciembre de 2017.

8. Presentación de la ejecución presupuestal vigencia 2017.

9. Presentación del proyecto de presupuesto de funcionamiento para el año 2018.

10. Presentación y aprobación proyectos de inversión.

11. Postulación Consejo de Administración para la vigencia de abril de 2018 a abril de 2019.

12. Postulación Comité de Convivencia.

13. Postulación Comité recepción de áreas comunes.

14. Presentación de propuestas y nombramiento de Revisor Fiscal.

15. Presentación cambios a Manual de Convivencia.

16. Propuestas por parte de los residentes para ser consideradas en la Asamblea. En la página del

conjunto www.parquecentraloccidente1.com, se encuentra el formato de propuestas, que puede

ser descargado y diligenciado. Estas propuestas para ser tenidas en cuenta deben ser

entregadas en la Administración hasta el miércoles 4 de abril a las 5:00 p.m. con el fin de

clasificarlas por tema, evitar repeticiones y agilizar su presentación.

17. Proposiciones y varios, se tendrá en cuenta que en la asamblea no se recibirán quejas, reclamos, ni sugerencias, estas deberán tramitarse a través de la página de internet del conjunto con el fin de dar agilidad a la reunión.

18. Nombramiento de los delegados para la asamblea. 19. Firma del acta de la pre-Asamblea.

2 Se da inicio a la preasamblea siendo las 2:30 p.m.

1. VERIFICACION DE QUORUM

Llamado a lista y verificación del quórum. Si en el lapso de 30 minutos no hay quórum se

levanta la sesión y se procederá de acuerdo con lo establecido en el Artículo 41 de la ley

675 de 2001. Se realizará la lista de asistencia y se aplicarán las sanciones respectivas por

inasistencia a los propietarios que llegasen a faltar que, de acuerdo con la Asamblea del 20

de enero de 2014, corresponde al 50% del valor de la cuota de administración. El presidente

del Consejo Señor Andrés Rodríguez propietario de la torre 2- Apto 103 realiza la

verificación de Quorum. Revisor Fiscal constata que el quorum pasa del 50% para deliberar

y tomar decisiones.

2. LECTURA Y APROBACIÓN DEL ORDEN DEL DÍA.

Se lee orden del día por parte del presidente del consejo, el cual es aprobado.

3. APROBACIÓN DEL REGLAMENTO DE LA PRE-ASAMBLEA.

Se señala las condiciones de la preasamblea, se confirma que se hará un sondeo sobre los puntos que no constituye la decisión en firme por ende se nombrará los representantes para la asamblea, (documento pág. WEB)

4. ELECCIÓN DE PRESIDENTE Y SECRETARIO DE LA PRE-ASAMBLEA.

Se nombra al Sr. JAIRO RIVERA Apto 705 como presidente y secretaria ELIZABETH LUGO apto 304

5. NOMBRAMIENTO DE LA COMISIÓN VERIFICADORA REDACTORA DEL ACTA DE LA PRE-ASAMBLEA.

Orlando Arenas 1097

Jairo Velasco 703

6. INFORME DE ADMINISTRACIÓN, CONSEJO Y REVISOR FISCAL.

Presidente del Consejo Señor Andrés Rodríguez propietario de la torre 2- Apto 103 junto el administrador William Bueno presentan informe y confirman que está publicado en la página del conjunto.

SITUACION JURIDICA ECONOMICA DEL CONJUNTO.

ECONOMICA

2017 fue un año muy efectivo, tiene una caja disponible de 15 días como colchón de

operación, se tuvo recuperación con AR, $8.975.000 periodos 2013/14 y 15

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JURIDICA no se tienen demandas en contra, por el contrario el conjunto esta realizando

reclamaciones la primera en contra de AR 2013/2014/2015 por plataformas de ingreso que

se instalaron en el conjunto en el momento de la obra, AR debió haber respondido por la

vigilancia, el conjunto asumió este costo por lo que está en proceso de recuperación .

AR demanda en secretaria de habita 2015 y2016, en febrero 2017 la secretaria de hábitat

fallo a favor del conjunto por $32.000.000 a favor del conjunto AR, no ha cumplido, en este

momento esta en desacato

Proceso jurídico contra 11 Apartamentos por cartera morosa,

Adicional se tiene una reclamación ante Catastro y AR por impuesto de plusvalía $4.500

mm, lo que implicaba cobro a cada propietario, William Bueno Administrador explica de

donde viene este cobro, aclarando que quien debía pagar el impuesto es AR, emitió una

carta de responsabilidad haciéndose responsables de su pago

IMPUESTO PREDIAL. Se debe a dos aspectos AR debió haber des englobado los terrenos,

solo lo hicieron con las torres activas 1 y 2 , con la normatividad nueva a partir de enero de

2015 aplica una nueva tarifa para des englobes posteriores aplicándolos a torre 3 y 4 siendo

la tarifa del 17.8%.

ESTRATIFICACION. La Administración ni consejo son los responsables de la estratificación,

este tema le corresponde tramitar cada propietario, Mas sin embargo por parte de la

Administración está trabajando en ello como gestión de apoyo. La Administración realiza la

observación haciendo la aclaración de que dando la pelea se puede lograr pero los

resultados no son inmediatos

ADMINISTRATIVA: La Gestión para el 2017 realizo instalación y adecuación de los

bicicleteros con la observación que la utilización no es la esperada en relación a la presión

ejercida por los habitantes

Iluminación torre 4

Implementación de sonido para el salón comunal

Adecuación de Jardines al ingreso de la torre,

Cubierta Domo al ingreso del conjunto con implementación de 6 cámaras

Torre 4 instalación de 2 cámaras

Implementación sábados de cine dirigida a los niños

Adquisición de equipos para mantenimiento - Hidro lavadora,

Adquisición de un equipo de soldadura

Instalación de tres postes en cada esquina con inclusión de domo alcance 3 kms,

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Fibra óptica entre el cuarto de monitoreo y la administración

Ante alcaldía y movilidad se radicaron derechos de petición siendo atendidos hasta junio

2017.

Implementación plan de emergencia y SG - SST

OBSERVACION: no hay participación de la comunidad en las brigadas, y cursos

capacitación los cuales son gratuitos

Compra 4 carros mercados

Compra 2 carros para trasteo

Se hace la observación de que se han elevado costos administrativos por falta de apoyo de

la misma comunidad – falta de cultura

INFORME DE ADMINISTRACION Y CONSEJO PREGUNTAS

PREDIAL: el impuesto vuelve a bajar después de reclamación

Administrador: no hay Responsabilidad de AR

ESTRATO: cómo se va a realizar la reclamación: colectiva o individual ya que individual no

prospera considera que no prospera así

DESENGLOBE: establecer responsabilidad de AR

ESTRATIFICACION: AR puede dar algún soporte teniendo en cuenta que vendió el estrato

como estrato 3 – soporte Jurídico

Estudio desde el año 90, venia el tema que era estrato 4, por lo que la Administración no

tendría el alcance con AR, el trabajo serio a nivel de propietario

ASCENSORES: ¿FORMAN PARTE DE AREAS COMUNES?

Si está en la recepción de áreas comunes

SOTANO 2 ESPEJO.

Administrador, se comprará por Administración con cargo al habitante que genero el daño

VIA DE ACCESO E INGRESO A LA TORRE: PERJUDICANDO A LA COMUNIDAD.

Administración. Ya habló con AR y ya está programada el desbloqueo de la vía de acceso,

las canastas no se pueden tocar por la Administración del Conjunto por ser espacio Público.

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Por sugerencia de un propietario hablar con la Junta de acción comunal y trabajar con frente

común con la torre vecina.

ESTRATIFICACION Y REQUERIMIENTO: el propietario aclara que cada residente debe

presentar un derecho de petición, analizando jurídicamente, la incidencia es apalancamiento

en la norma y unión en una figura jurídica, retomando lo que dice la Administración es un

tema que cuesta mucho que se debe revisar y mas atentos a los acompañamientos para

apoyar a la Administración, si bien es cierto este tema implica una reclamación netamente

jurídica y que se debe llevar de la mejor forma.

EDGAR SIERRA 3-2001- solicita cambio de canastas frente al conjunto

ASEO EN LOS SHUT: propietario solicita aseo en los alrededores del Shut, se solicita

generar una acción correctiva.

Administración: falta de cultura de los habitantes, sin embargo, se tomará en cuenta la

observación y se procederá a aplicar acción correctiva. Se aclara que en semana santa no

hubo recicladores que trabajaran lo que genero acumulación de basuras

LLAVE DEL AGUA SHUT TORRE 3: escape, solicita revisar arreglo, ya que esto genera

costo

Se solicita informar en forma oportuna a través de correo debidamente documentado

ANGELICA VARGAS 3-708: shut TORRE 3 presencia de roedores

Administración: difícil manejar el tema, pero se ha venido revisando en conjunto con AR, el

próximo lunes habrá fumigación para matar nido encontrado en TORRE 4

ASCENSORES TORRE 3 mantenimiento y aseo;

Administrador, en esta semana se realizaron cambios de botones exactamente el día jueves

5/04/2018, existen videos que evidencian el mal manejo y manipulación dañina de los

botones del ascensor, El tema es de conciencia y cultura. Mantenimiento por alineación de

las guías de los ascensores con correspondiente reclamación a AR (por tratarse de Área

común)

ASCENSORES: mantenimiento en las puertas, solicitud de cambio de alfombra

PERROS: sugiere cobro de sanción desde la primera vez, Se reitera el protocolo de manejo

de mascotas, Se hace referencia al manejo de excrementos, ¿cuál es su manejo?

Se dirige el tema a COMITÉ DE CONVIVENCIA

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DIEGO MONROY 3-1005: ASCENSORES: no funcionan los botones de contacto, se solicita

revisión y mantenimiento

PARQUEADEROS DE VISITANTES: solicitud de revisión de cambio de horario de visitantes

y ampliación de horario,

Administración. Protocolo aprobado e incluido en Manual de convivencia, en espera de

definición por parte del consejo, la Asamblea dio potestad a este para el manejo.

Propietaria hace observación que en Asamblea la tarea de dejo al consejo, Presidente de

Consejo vigente hace referencia a que el cobro por parqueo de visitantes tiene su implicación

tributaria que podría afectar a los propietarios

Los cambios que se hagan al Manual de convivencia serán aprobados solamente con

Asamblea, presidente de consejo hace la aclaración que ya este tema se trabajo con las

otras 3 pre-asambleas

INGRESO EMERGENCIA MEDICA. ACCESO A SOTANOS – presidente consejo revisara

el tema e implementar las acciones correctivas

SE SOLICITA QUE SE TENGAN EN CUENTA LAS PROPUESTAS QUE SALGAN COMO

NUEVAS EN ESTA PREASAMBLEA, ESTANDO DENTRO DE LOS LINEAMIENTOS DE

LEY

7. PRESENTACIÓN DE ESTADOS FINANCIEROS A 31 DE DICIEMBRE DE 2017

Presidente de consejo hace la presentación haciendo referencia a que los EEFF están publicados en la WEB (anexo a la presente)

Rubros de impacto

SERVICIOS VIGILANCIA, ADMINISTRACION LLEGADA TORRE 4

SERVICIO DE ENERGIA; AUMENTO ENERGIA AREAS COMUNES, RETOMANDO LO EXPUESTO POR ADMINSITRACION, SE IMPLEMENTA LUZ LED

MANTENIMIENTO EN ASCENSORES, se contrata empresa para certificar los ascensores, se emiten observaciones mas no conformidades mayores, información disponible de trazabilidad para los habitantes del conjunto

MANTENIMIENTO MOTOBOMBAS

CARTERA: estrategias con Data crédito, tema jurídico $41 MM 0-30 días // 13 MM 61-90 más de 90 días $90 MM, hay $135 MM en proceso Administrativo, prejurídicos 48 MM y $68 MM en jurídico , con un indicador del 68 % en trámite de recuperación de cartera

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APROBADOS LOS ESADOS FINANCIEROS POR UNANIMIDAD

8. EJECUCION PRESUPUESTAL 2017

Básicamente $1.185 MM vr ejecutado, hubo una reducción en tema de seguro, por negociación por pronto pago con un beneficio de $22 MM

Ahorro en Mantenimiento, compra de maquinaria y equipo, disminuye el tema de subcontratación externo de mantenimiento

Documento en la WEB (forma parte del acta)

Preguntas por parte de los Propietarios:

No se presentan preguntas sobre este punto

9. PRESENTACIÓN DEL PROYECTO DE PRESUPUESTO DE FUNCIONAMIENTO PARA

EL AÑO 2018.

A cargo de Presidente de Consejo. Documento en la WEB (forma parte del acta)

RUBROS QUE IMPACTAN

Con impacto en seguridad – circular Supervigilancia la cual tiene tarifas por estrato, El costo se podría mejorar cultura en el conjunto, lo cual disminuiría un turno de guarda al año

Energía

Seguros

Mantenimientos: política mantener mantenimientos preventivos

Gimnasio: puesta en funcionamiento, que incluye dos instructores y logístico, se hace la aclaración que si el uso de este no es masivo no se ejecutará este rubro o su costo será menor

PUERTAS DE SEGURIDAD PARA INGRESO VEHICULAR: que funcionaria solo en las noches, con evaluación de propuesta para lector de placas (análisis costo /beneficio)

Preguntas

INCREMENTO PRESUPUESTOS:

Presidente consejo, habrá una preaprobación y la aprobación definitiva será en Asamblea general

TOKEN: QUE SANCIONES TIENE EL NO HACER USO DE EL

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12303 NUBIA LOPEZ: LA COMUNIDAD PAGA LA FALTA DE CULTURA, TENIENDO EN CUENTA QUE HAY CAMARAS, SE SOLICITA IDENTIFICAR A AQUELLOS HABITANTES QUE VIOLAN EL BUEN VIVIR, LO QUE TRAE COSTO

GIMNASIO: EL 100% LO UTILIZARAN, SUGIERE NO TENER EN CUENTA EL COSTO DE INSTRUCTORES EN PRESUPUESTO, SUGIERE SEA COORDINADO POR QUIEN LO UTILIZA DIRECTAMENTE

1602- Marcela Jaramillo GIMNASIO. No está de acuerdo con incluir este rubro en presupuesto, hace referencia a las implicaciones de RCE (jurídica), mantenimiento equipos revisión de impacto

Presidente consejo: requerimiento de la comunidad, se realizó estudio de alcance y responsabilidad por RCE, se aclara que hay diseño de un documento de responsabilidad propia, los instructores disminuirían el riesgo de lesión. Si pocas personas lo usan se genere un riesgo mínimo. En presupuesto se proyecta el costo mayor teniendo en cuenta que su ejecución seria progresiva

1905, SERVICIO DE VIGILANCIA. Solicita revisión de contratación, argumentando que cuando no hay Administración presente, la seguridad es quien toma decisiones Se solicita a la Administración y Consejo

Presidente consejo, más que negociar costo se negocia valor agregado para el caso instalación cámaras, turnos adicionales. Se hace referencia que el conducto regular es Administración, la Seguridad no toma decisiones.

En caso de presentarse conflicto entre los habitantes y la seguridad, se deberá exponer la situación a través del correo del conjunto debidamente documentado, la Administración entrará a revisar

DESTINO CUOTA EXTRAORDINARIA RECAUDADA A COMIENZOS DEL 2017,

Presidente consejo, la cuota extraordinaria está destinada a la recepción de áreas comunes, ver información pág. Web.

MASCOTAS : no es manejo de la Administración, el tema no es la multa y la cultura, Por Manual de Convivencia y se surte el trámite correspondiente

CAMBIO DE TOKEN DE ARRENDADOR A ARRENDATARIO

No es necesario

PREAPROBACION DE PRESUPUESTO

PARA PREAPROBRAR SE PONE EN CONSIDEREACION EL RUBRO DE INSTRUCTORES DEL GIMNASIO.

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OBSERVACION DE PROPIETARIO, DE DEBE TENER EN CUENTA QUE EL INCREMENTO ESTA POR ENCIMA DEL IPC 15%, POR LO QUE SOLICITO TENERLO EN CUENTA PARA TOMAR LA DECISION

Administración hace la aclaración que no solo es tema de Gimnasio, y que a pesar del incremento estamos por debajo de la media

27 propietarios no están de acuerdo con el presupuesto / del total de asistentes presentes para un 20%.

Por ende, se da preaprobación por presupuesto al 2018 por Torre 3

Se aclara que se sigue manteniendo el 10% por pronto pago sobre la cuota de administración aprobada

El incremento a partir de la aprobación en asamblea será retroactivo a partir del mes de enero de 2018 (4 meses), la forma de cobro se informará en Asamblea General y posteriormente en comunicación oficial.

10. PRESENTACIÓN Y APROBACIÓN PROYECTOS DE INVERSIÓN.

NO SE PRESENTO

11. POSTULACIÓN CONSEJO DE ADMINISTRACIÓN PARA LA VIGENCIA DE ABRIL DE

2018 A ABRIL DE 2019.

ORLANDO ARENAS 3-1907

DANILO HERNANDEZ 3-205

12. POSTULACIÓN COMITÉ DE CONVIVENCIA.

Andrés hace la introducción, e invita a que se postulen estando conscientes de su participación en la mejora de la convivencia en la comunidad JAIRO FONSECA 3-501 SANDRA GONZALEZ -3-203 JULIAN RORIGUEZ 3-1604

13. POSTULACIÓN COMITÉ RECEPCIÓN DE ÁREAS COMUNES.

Andrés invita a la comunidad a que se postulen, resalta la importancia de que al menos 3

propietarios se postulen, haciendo énfasis en el seguimiento e impacto que tiene este tema

ANDRES MAURICIO PEÑA 3-806

ORLANDO ARENAS 3-1907

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JAVIER RODRIGUEZ 3-1605

14. Presentación de propuestas y nombramiento de Revisor Fiscal.

Convertir excedente $6MM generada por utilidad. como una reserva o llevarlos a cubrir gastos.

Se aprueba este punto por unanimidad en la preasamblea

Incrementar IPC cuota administración, parqueaderos motos y salón comunal

Se aprueba este punto por unanimidad en la preasamblea

REVISOR FISCAL … TEMA PARA ASAMBLEA

15. Presentación cambios a Manual de Convivencia.

Anexo presentación Administración “Temas convivencia”

16. Propuestas por parte de los residentes para ser consideradas en la Asamblea. En la página

del conjunto www.parquecentraloccidente1.com, se encuentra el formato de propuestas,

que puede ser descargado y diligenciado. Estas propuestas para haber sido tenidas en

cuenta debieron ser entregadas en la Administración hasta el miércoles 4 de abril a las 5:00

p.m. con el fin de clasificarlas por tema,

Ver anexo de propuestas presentadas

SUGERENCIA: CARROS MERCADO, se propone que la persona que lo necesite deje

documento, le entreguen llave, haga uso del mismo y lo devuelva

Presidente consejo, se dejará libre el uso, si no hay comportamiento positivo se vuelve al

sistema anterior

MANTENIMIENTO FACHADAS TORRES: sugiere revisar plan Mantenimiento –

impermeabilización

Presidente consejo: contemplado en la recepción áreas comunes

PAG WEB. Acceso para publicidad, USO DE PANELES SOLARES, solicita revisar el tema

Pag Web publicidad ya está lista, el tema de paneles solares ya se esta revisando cuando

llegue el momento se comentará

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TEMA CONVIVENCIA: CONSUMO MARIHUANA (piso 18) solicita revisar el tema

Participación Comité de Convivencia, sugiere pasar el reporte debidamente documentado

para poder realizar el seguimiento correspondiente

GUARDAS DE SEGURIDAD: medida aviso “piso resbaloso”, se revisará el tema

ENTREGA AREAS COMUNES: LIMPIEZA DE FACHADAS Y VENTANAS

ZONAS BBQ, adecuar azoteas para este fin, AR ratifica que no se autoriza, el proyecto

queda quieto.

TERRAZAS

Recepción de Áreas comunes, es un proceso que no es inmediato, e implica un proyecto

de adecuación

RAMPA ACCESO PASILLO A LA ENTRADA TORRES

Área común, cuando se reciba se revisará el tema

MAS PARQUEADEROS PARA MOTOS:

Es un tema en la lista, el uso del parqueadero se tiene que cambiar, pero son muy limitados,

De igual forma se sigue evaluando

17. Proposiciones y varios, se tendrá en cuenta que en la asamblea no se recibirán quejas, reclamos, ni sugerencias, estas deberán tramitarse a través de la página de internet del conjunto con el fin de dar agilidad a la reunión. Presentación por parte del Presidente de Consejo (documento anexo pág. web)

18. Nombramiento de los delegados para la asamblea.

Delegados para la asamblea son 7 personas que van a participar en todas las asambleas del año y 2 suplentes. El administrador proveerá toda la logística que se requieran para las reuniones. DELEGADOS A LA ASAMBLEA ORDINARIA 7 PRINCIPALES FRANCY ESCOBAR SUAREZ 3-1003 MARIA DEL PILAR GARZON 3-1308 CESAR AUGUSTO URREGO -3-1106 ALVARO MARTINEZ -3-1105 NANCY RODRIGUEZ 3-1507

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GUSTAVO ADOLFO FORERO 3-2008 JAIRO MORENO 3-1908 2 SUPLENTES JOHANA RODRIGUEZ VALBUENA 3-1703 FRANCY MARTINEZ 3-1306 (NUEVO PROPIETARIO)

19. Firma del acta de la pre-Asamblea.

Siendo las 6:10 P.M. damos por terminada la Pre-asamblea.

Firma presidente Preasamblea Firma Secretaria Preasamblea

(ORIGINAL FIRMADO) (ORIGINAL FIRMADO)

JAIRO RIVERA GALVIS ELIZABETH LUGO DIAZ

Apto 03-705 Apto 03-304

Firma el Comité de Verificador del Acta:

(ORIGINAL FIRMADO) (ORIGINAL FIRMADO)

JAIRO VELASCO JOSE ORLANDO ARENAS GIL

Apto 03-703 Apto 03-1907