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Proceso: Gestión Documental Fecha: 2011-11-22 Versión: 5 Código: GD-302-FR-005 Página 1 de 11

ACTA No. Rendición de Cuentas de la Subdirección de Gestión del Patrimonio Documental a la

Ciudadanía.

CIUDAD Y FECHA: Popayán, 20 de septiembre de 2013.

HORA INICIO: 10:00 a.m.

HORA FIN: 12:00 m.

TEMA: Rendición de Cuentas de la Subdirección de Gestión del Patrimonio Documental a la Ciudadanía, sobre los avances en la formulación y desarrollo de la política de patrimonio documental, la preservación, conservación y difusión de los fondos documentales del AGN.

OBJETIVO (S) DE LA REUNIÓN: Continuar generando transparencia, condiciones de confianza entre gobernantes y ciudadanos, garantizar el ejercicio del control social a la administración durante la vigencia 2013, y continuar fomentando el dialogo y la retroalimentación entre la ciudadanía y el AGN.

DESARROLLO

VERIFICACIÓN DE QUÓRUM: Se realizó el registro y actualización de datos de cada uno de los asistentes.

TEMAS: 1. Audiencia Pública de Rendición de Cuentas de la Subdirección del Sistema Nacional de Archivos

2013. El Archivo General de la Nación –AGN, en desarrollo de su política de transparencia y con el objetivo de continuar condiciones de confianza entre la entidad y los ciudadanos, garantizar el ejercicio del control social, fortalecer el dialogo y la retroalimentación entre la ciudadanía y el AGN, presentó los avances en la formulación y desarrollo de la política de patrimonio documental, la preservación, conservación y difusión de los fondos documentales del AGN. El moderador informa la programación de la jornada, la dinámica de cómo se desarrollará la Audiencia Pública y le da la palabra al Director General, quien lideró junto con el Subdirector de Gestión del Patrimonio Documental, la Rendición de Cuentas. La jornada se desarrolló según lo planeado y en el tiempo previsto. 1.1. Objetivo General:

Dar a conocer a la ciudadanía, público objetivo y servidores públicos del AGN, los avances en la formulación y desarrollo de la política de patrimonio documental, la preservación, conservación y difusión de los fondos documentales del AGN.

1.2. Objetivos específicos:

- Promover la participación del público objetivo de la Subdirección de Gestión del Patrimonio Documental.

- Recibir las sugerencias y aportes de los ciudadanos frente a los avances presentados durante la Rendición de Cuentas de la Subdirección de Gestión del Patrimonio Documental.

1.3. Medios de comunicación:

Los medios de comunicación que se emplearon para divulgar los resultados de la gestión de la Subdirección de Gestión del Patrimonio Documental fueron:

- Página web

Encuesta:

Con el objetivo de conocer los aspectos que a la ciudadanía y partes interesadas les gustaría conocer sobre las perspectivas y avances de las actividades adelantadas por la Subdirección de Gestión del Patrimonio Documental, aplicó la siguiente encuesta:

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La encuesta se publicó en la página web de la Entidad para que los ciudadanos pudieran responderla. A través de este medio se recibieron 110 encuestas. Asimismo, se llenaron encuestas en físico, en los eventos previos a la Rendición de Cuentas, así como en la sala de investigación de la Entidad. A través de este medio se recibieron 41 encuestas, para un total de 151 encuestas.

Resultados encuestas digitales:

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Resultados encuestas físicas:

Invitación: Con el objetivo de lograr mayor impacto en el público externo, se envió a través de correo electrónico a la base de datos de contactos de la Subdirección de Gestión del Patrimonio Documental, la invitación a participar en la Rendición de Cuentas. En total fueron enviadas 465 invitaciones:

- Página Web:

A través de la página Web del AGN, se realizaron 5 publicaciones informándole a la ciudadanía la estrategia de rendición de cuentas de la Entidad durante la vigencia 2013, entre cuyas novedades está la descentralización regional de la Rendición de Cuentas y el objetivo de este proceso de transparencia activa de la Subdirección de Gestión del Patrimonio Documental, así como la fecha, hora y lugar donde se llevaría a cabo, y se publicaron varias notas: una nota sobre la encuesta de percepción, otra sobre los incentivos de la Rendición de Cuentas, una más presentando la Agenda y una última para seguir la audiencia vía Streaming.

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El siguiente cuadro presenta el link de las cada una de las notas publicadas:

Nombre de la

Publicación URL de la Publicación

Fecha de Publicación

El 20 de septiembre Rinde Cuentas desde Popayán la Subdirección de Gestión del Patrimonio Documental

http://www.archivogeneral.gov.co/index.php?idcategoria=8993 26 de agosto de 2013

Incentivos http://www.archivogeneral.gov.co/index.php?idcategoria=9161 16 de septiembre de 2013

Agenda http://www.archivogeneral.gov.co/index.php?idcategoria=9160 16 de septiembre de 2013

Streaming

http://www.ustream.tv/channel/rendicion-de-cuentas-subdirecci%C3%B3n-de-gesti%C3%B3n-del-patrimonio-documental

20 de septiembre de 2013

Encuesta http://www.archivogeneral.gov.co/index.php?idcategoria=9135 10 de septiembre de 2013

- Redes Sociales:

A través de estos medios de comunicación, se mantuvo informado a los seguidores y partes interesadas sobre la rendición de cuentas de la Subdirección de Gestión del Patrimonio Documental y se otorgaron incentivos por la participación de los mismos durante la Audiencia Pública. A continuación se presentan los resultados obtenidos:

Facebook:

Durante la Rendición de Cuentas de la Subdirección de Gestión del Patrimonio Documental, se realizaron 4 publicaciones referentes al evento, lo que generó que 4.239 personas vieran dichas publicaciones; de esta cifra, 284 personas dieron clic en las publicaciones para leer más; Asimismo, 360 personas generaron algún

http://www.archivogeneral.gov.co/index.php?idcategoria=8993







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tipo de comentario y/o dieron “me gusta” a las publicaciones realizadas sobre el evento. La siguiente gráfica muestra el movimiento que generaron las publicaciones realizadas por la Entidad.

Tomado de www.facebook.com

Twitter Con el objetivo de tener mayor control e interacción con los seguidores de la Entidad a través de twitter, se creó el Hashtag #AGNRindeCuentas el cual se usó durante la Rendición de Cuentas. En total, durante el evento se realizaron 67 tuits y retuits por parte de la Entidad. Asimismo, por parte de los seguidores de la marca y se recibieron 12 menciones utilizando la etiqueta @ArchivoGeneral

2. Incentivos Para lograr mayor participación de nuestros seguidores y fan de las redes sociales, se presentaron los siguientes incentivos:

2.1. Certificado de participación ciudadana y control social, para las personas que tengan asistencia

presencial a la Rendición de Cuentas, así como un obsequio de material compendio del Fondo Documental “Real Hacienda - Cartas” y Fondo “Enrique Ortega Ricaurte – Catálogos e Índices”

2.2. Redes sociales: Se hará entrega de 2 cupos para asistir al Curso "Gestión de documento electrónico: planificación de la gestión documental", al ciudadano que responda la encuesta de Rendición de Cuentas de la Subdirección de Gestión del Patrimonio Documental. Los ganadores serán el puesto No. 15 y 30.

A través del canal de streaming se conectaron durante la Rendición de Cuentas aproximadamente 50 personas.

http://www.facebook.com/

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3. Desarrollo de la Audiencia Pública de Rendición de Cuentas: La Rendición de Cuentas de la Subdirección de Gestión del Patrimonio Documental, se desarrolló teniendo en cuenta el formato tipo entrevista, en el cual el Director General, a partir de un formato base, le preguntó al Subdirector de Gestión del Patrimonio Documental, sobre los avances en la formulación y desarrollo de la política de patrimonio documental, la preservación, conservación y difusión de los fondos documentales del AGN, de los cuales se destacan los siguientes temas, que a lo largo de la presentación fueron desarrollados a profundidad.

¿Qué hace la Subdirección de Gestión del Patrimonio? Esta Subdirección está compuesta por cuatro grupos de trabajo: 1. Grupo de investigación y fondos documentales históricos (Promueve la investigación académica historiográfica), 2. Grupo de Conservación y Restauración del Patrimonio Documental (Se encarga del cuidado der acervo documental del país, intervienen los documentos que se encuentren en deterioro biológico, químico y físico), 3. Grupo de Organización y Descripción de Archivos (Elabora los instrumentos de consulta, describe los fondos documentales que se conservan en el AGN para consulta de los ciudadanos) y 4. Grupo de Evaluación Documental y Transferencias Secundarias (Asesora a las entidades en materia de Tablas de Retención Documental –TRD y Tablas de Valoración Documental –TVD, y hace el trámite de la transferencia de la documentación histórica).

A través de estos grupos de trabajo, la Subdirección se encarga de proteger, gestionar, identificar, organizar, describir y disponer el patrimonio documental que se conserva en el AGN, para consulta de los ciudadanos.

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¿Cuál es el escenario actual de los archivos históricos del país? Los archivos históricos en nuestro país no son muchos infortunadamente, tenemos registrados cerca de 25 Archivos con esa categoría, los más relevantes son, el Archivo Central del Cauca, Archivo Histórico de Antioquía, Archivo Histórico de Pasto, Archivo Regional del Magdalena Grande, Archivo Histórico de Buga, Archivo Histórico de Cartago, Archivo Regional de Boyacá, Archivo Histórico del Atlántico. Sin embargo, el Estado no ha tenido el suficiente interés para conservar estos acervos, las diferentes administraciones fueron mirando de lado el problema administrativo de tener que manejar esos documentos antiguos que necesitan de una intervención y mantenimiento. Es por esto que en la actualidad, varios de estos Archivos Históricos están siendo manejados por instituciones privados o por instituciones universitarias, sin que sea su función. Esto ha ocasionado algunos inconvenientes ya que la administración pública debe asumir el papel que les corresponde. Este es un trabajo que está liderando el AGN, para evitar que se siga perdiendo el patrimonio documental. Este problema no se soluciona con la digitalización y esa no es la solución ya que debe haber un trabajo archivístico previo.

¿Qué presupuesto tiene la Subdirección de Gestión del Patrimonio Documental y cómo se ha invertido? El presupuesto asignado para el año 2013 es de Mil Cien Millones de Pesos, el cual se dividió entre los cuatro grupos que conforman la subdirección:

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¿Cómo estamos en estos momentos con el proceso de digitalización y microfilmación de los fondos documentales del AGN? El Archivo General de la Nación desde hace más de 40 años viene realizando la microfilmación de sus fondos, de tal forma que los acervos documentales coloniales que fueron lo que se privilegiaron ya están microfilmados y digitalizados. Algunos fondos también de la sección República también han sido procesados a través de microfilm, sin embargo los más de 62 millones de folios (cerca de 17 kilómetros de documentos) que componen el acervo que se conservan en el AGN no se encuentran aún microfilmados en su totalidad.

Asimismo ocurre con el proceso de digitalización que es aún más reciente. Es importante tener en cuenta que la preparación de los documentos para ambos procesos que deben ser preparados en el laboratorio antes del proceso, en especial los documentos históricos ya que se pueden rasgar con la manipulación acelerada. Actualmente tenemos cerca de 4 millones de imágenes disponibles pero aún tenemos mucho trabajo por hacer.

¿Qué fondos documentales del acervo documental del AGN, se intervinieron durante el 2013? Se describió el Archivo Anexo 2 “Paquetes”, el fondo Ministerio de Gobierno (este es el fondo más grande de la sección República, está compuesto por 4 mil tomos), asimismo hemos venido describiendo los fondos que nos han llegado en donación, como por ejemplo el fondo Camilo Torres Restrepo y ya hay información disponible en la página web del AGN. También hemos descrito los Tratados Internacionales y otros documentos del Ministerio de Relaciones Exteriores como la serie VISAS.

¿Qué se ha hecho en materia de conservación y preservación del patrimonio documental del AGN? El material necesario para restauración de la documentación es muy costosos y la gran mayoría deben ser importados, tal es el caso del papel japonés. Todo el tiempo se están tomando la temperatura, la humedad y de ser el caso intervenir los depósitos, utilizar deshumificadores para extraer la humedad excesiva del ambiente, se está desarrollando un proceso de limpieza puntual (pieza por pieza, legajo por legajo), ya que los documentos adquieren mucho polvo a pesar de la constante limpieza que se les realiza. Este grupo siempre ha estado presto a mantener las condiciones ideales para la protección del acervo y adicionalmente este tipo de asesoría técnica se viene presentando el Grupo de Laboratorio, a las distintas entidades del Sistema Nacional de Archivos para dar las recomendaciones necesarias para conservar el patrimonio del país.

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¿Qué acciones adelanta el grupo de investigación y fondos documentales históricos para que la ciudadanía pueda acceder a los fondos documentales que se conservan en el AGN? La Constitución Nacional consagra el derecho al acceso a los documentos públicos por parte de los ciudadanos. El AGN tiene tres tipos de consultantes: ciudadanos del común, usuarios notariales y los investigadores (a ellos el AGN únicamente les solicita para poder accedes a estos fondos, una carta de presentación para poder hacerle entrega de un carné para acreditarlo como investigador). Para atender a estos usuarios, contamos con funcionarios que orientan a las personas en los instrumentos de consulta y otros que están también vigilando el manejo de los documentos. Esto con el fin de que no se presente pérdidas o deterioro de la documentación de consulta.

Este Grupo además realiza visitas guiadas; a diario nos visitan estudiantes de universidades y colegios, este es un proceso pedagógico de difusión muy importante en la medida en que le transmitimos a los jóvenes, quienes representan la fuente principal de nuestros esfuerzos, ya que ellos van a manejar y producir documentos más adelante. Hemos desarrollado elementos lúdicos asociados a los archivos que nos han permitido acercarnos de una manera más amena a ellos, como por ejemplo rompecabezas, calidociclos, talleres para hacer papel, talleres para hacer sellado y lacrado de documentos, los cuales nos han servido mucho para llegarle a los usuarios.

Asimismo, el AGN participa en la Feria Nacional de Servicio al Ciudadano, un espacio en el cual cada entidad a través de un stand expone sus servicios y el AGN muestra lo que hace y presentamos documentos facsimilares de valor patrimonial para la región y de esta manera la gente se entera de que los archivos son importantes, de que su ciudad tiene historia y se sienten identificados. El AGN programa 4 o 5 exposiciones documentales en el año, que tiene que ver con un tema de actualidad, por ejemplo el caso de San Andrés, por ellos hemos puesto documentos que relaten la historia de esta ciudad. ¿De qué se encarga el Grupo de Evaluación Documental y Transferencias Secundarias? Este Grupo se encarga según lo establecido en el Decreto 2578 de 2012, de convalidar las Tablas de Valoración Documental y las Tablas de Retención Documental. Este Grupo también durante el año han visitado 12

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Ministerios para identificar su documentación patrimonial indagando directamente a sus repositorios, para poder transferir al AGN la documentación patrimonial. Durante el 2013 se recibieron 6.476 metros lineales de archivo de diferentes entidades, la gran mayoría del Ministerio de Relaciones Exteriores, el cual ha venido transfiriendo pasaportes de más de 20 años, las visas, tratados internacionales, documentación de las legaciones, y tarjetas decadactilares (cerca de 36 millones de tarjetas, de todo el país, las cuales tienen la información de los colombianos en un periodo de tiempo de 1950 a la fecha). También hemos recibido documentación de instituciones privadas de algunos arquitectos como el Arquitecto Herrera, documentos fotográficos de la Presidencia de la República, entre otras. El informe completo sobre la Información presentada durante la Rendición de Cuentas de la Subdirección de la Subdirección de Gestión del Patrimonio Documental se presentó a la ciudadanía a través de un formato tipo cartilla, la cual fue publicada en la página Web de la Entidad. 4. Preguntas de los ciudadanos

4.1. Presenciales (auditorio)

4.1.1. María Mercedes Hurtado de Pasto. El Archivo General no está trabajando muy acorde con los

Departamentos y Municipios, y está trabajando muy centralizado en Bogotá, deberían tener personal capacitado para tener acompañamiento a los diferentes archivos en cada ciudad, por ejemplo en Pasto tenemos un Archivo Histórico en donde se adueñan las personas de esos archivos y no los dejan avanzar, es ahí donde el AGN debería intervenir para mejorar este aspecto y mirar que es lo que está pasando. En la parte del manejo de los archivos de la organización de las diferentes entidades, deberían ya como empezar a sancionar, para que tenga un escarmiento por parte de la procuraduría, para que sepan que sí se está interviniendo esta documentación, porque estamos igual, hace 13 años usted va a ver y no hay un avance que se pueda notar, que se pueda decir estas empresas si están trabajando. Tenemos la norma, tenemos la Ley pero no la estamos aplicando y seguimos así porque no hay una entidad que haya sido intervenida y que la podamos sancionar.

El Director General, Carlos Alberto Zapata Cárdenas, toma la palabra y agradece la intervención y comentarios porque así es como queremos que todos los ciudadanos actúen y digan las cosas como las sienten y como las viven en muchas ocasiones. En relación con el primer punto, descentralización, sí es cierto que hemos tenido problemas para desplazarnos a las regiones, en muchos casos problemas de orden presupuestal, sin embargo si hacemos un balance de lo que hemos hecho este año con respecto al año pasado, este año en materia de presencia regional, hemos estado 4 veces en Popayán, en Medellín 3 veces, Cali 3 veces, barranquilla 2 veces, hay algunas ciudades a las que no fuimos este año porque fuimos el año pasado. La Entidad está haciendo un esfuerzo por descentralizar la actividad del Archivo General de la Nación, que a veces se ve limitado por el presupuesto, sin embargo este año, por ejemplo hemos aumentados el presupuesto de viáticos para que los funcionarios puedan desplazarse a las regiones y atender solicitudes de capacitación, asistencia técnicas, asesoría, además de aumentar las auditorias de inspección y vigilancia. Frente al tema de la sanción, estoy completamente de acuerdo con usted, no lo habíamos hecho no porque no quisiéramos, sino porque no teníamos las herramientas, en este momento está en curso el Decreto reglamentario de la función de inspección y vigilancia, que establece cuales van a ser las multas para las entidades que incumplan la Ley General de Archivos. Es muy importante lo que estoy diciendo ya que una vez aprobado este Decreto, el AGN podrá sancionar y estamos dispuestos a hacerlo. Mientras eso pasa lo que estamos haciendo es darle traslado a la Procuraduría y a la Contraloría cuando encontramos hallazgos que son de la competencia de estos entes. Les comparto esta información para que ustedes también denuncien los casos en los cuales se está incumpliendo con la Ley General de Archivos si nosotros aún no lo hemos detectado.

4.1.2. Ana María Chávez del SENA. Referente a todos los cambios normativos que tenemos en el tema de archivos en el país yo sugiero que ojala para los Consejos Departamentales, podamos tener el apoyo de una asesor a los cuales los Consejos podamos acudir más rápidamente, para evitar que la carta, la firma del gobernador, que pase a la Dirección del Archivo y todo ese protocolo administrativos. Esa sería una solicitud. Otra cosa que quiero decir es que a mí que me ha tocado trabajar con todas las administraciones que ha tenido el AGN desde el Doctor Palacios hasta usted, quiero reconocer públicamente el trabajo que ha hecho esta administración en una visión más amplia de lo que es la archivística y lo vemos pues en las normas, que si la norma tiene un error pues nada puede ser perfecto y al idea es tratar de mejorar, así que expreso mi reconocimiento por esta administración.

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El Director General, Carlos Alberto Zapata Cárdenas, toma la palabra y responde que sobre el primer punto como le decía a la audiencia estamos esperando que nos reporten la confirmación de los nuevos consejos territoriales de archivos, para poder empezar el proceso de capacitación que usted nos pide y que ya otras regiones también lo ha solicitado. Esta capacitación también se va a dar a principios del otro año, esta capacitación no tendrá costo para los consejeros.

4.2. Redes sociales

Se presentó interacción pero no preguntas. Se cierra el espacio de preguntas y se procede a realizar la entrega de los incentivos para los ciudadanos que participaron en la Rendición de Cuentas de la Subdirección de Gestión del Patrimonio Documental. De esta manera finaliza la Rendición de Cuentas.

Carlos Alberto Zapata Cárdenas Director General

Mauricio Tovar González Subdirector de Gestión de Patrimonio Documental

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