access 2010 intermedio - tic - tecnologías de la...

Subdirección de Formación y Asuntos del Profesorado 10

ACCESS 2010 INTERMEDIO

MATERIAL DEL PARTICIPANTE

DIRECCIÓN DE EVALUACIÓN, ASUNTOS DEL PROFESORADO Y

ORIENTACIÓN EDUCATIVA

SUBDIRECCIÓN DE FORMACIÓN Y ASUNTOS DEL PROFESORADO

DEPARTAMENTO DE ACTUALIZACIÓN DOCENTE

MATERIALES PARA

TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN

JULIO, 2012

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DIRECTORIO

ARTURO PAYÁN RIANDE

DIRECTOR GENERAL

LUIS MIGUEL SAMPERIO SÁNCHEZ SECRETARIO GENERAL

MARTÍN LÓPEZ BARRERA

DIRECTOR DE EVALUACIÓN, ASUNTOS DEL PROFESORADO Y ORIENTACIÓN EDUCATIVA

ROCÍO MARIBEL HERNÁNDEZ RAMÍREZ SUBDIRECTORA DE FORMACIÓN Y ASUNTOS DEL PROFESORADO

ELENA SARA GARCÍA PADILLA

JEFA DEL DEPARTAMENTO DE ACTUALIZACIÓN DOCENTE

AIDEÉ GUZMAN FLORES DISEÑO Y SELECCIÓN DEL MATERIAL

LUIS ENRIQUE RODRÍGUEZ MALDONADO

COORDINADOR DE EVENTO

www.cbachilleres.edu.mx 1a. Edición. Prol. Rancho Vista Hermosa No. 105 Col. Los Girasoles Delegación Coyoacán México, D.F. C. P. 04920

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ÍNDICE

Págs.

I. Introducción 4

II. Propósito 5

III. Competencias docentes a desarrollar 5

IV. Nivel de desempeño 5

V. Contenidos 6

VI. Criterios de evaluación y acreditación 6

VII. Calendario de actividades 7

VIII. Plan de sesión 7

IX. Recursos didácticos 9

Evaluación Diagnóstica 10

Documento 1 11

Documento 2 20

Documento 3 34

Documento 4 “Producto Final” 51

X. Fuentes consultadas 52

4

INTRODUCCIÓN

En la actualidad la importancia de las herramientas tecnológicas son indispensables para el desarrollo de las competencias del individuo, ya que en una sociedad en donde la información mueve al mundo y cambia constantemente, el ser humano debe ser capaz de manejar esta información. La forma de lograrlo es poniendo en práctica las habilidades, conocimientos y actitudes para identificar lo que necesita saber sobre un tema específico en un momento dado, buscar efectivamente la información que esto requiere, determinar si esta información es pertinente para responder a sus necesidades convirtiéndola en conocimiento útil aplicable en contextos variados y reales, así como transmitirla y comunicarse con los otros, ya que están orientados hacia los medios visuales y auditivos, lo que es una consideración relevante para lograr una buena comunicación. Este curso está diseñado para trabajar con Access 2010, es un paquete informático diseñado por la compañía Microsoft para la creación y administración de la información por medio del manejo de bases de datos. Access es un programa que esta contenido dentro la suite llamada Office y que acompaña a otros programas como Word, Excel, PowerPoint, etc. Es importante señalar que el manejo de estos datos hoy en día es una fuente de recursos muy importante dentro de las organizaciones, debido a que la toma de decisiones se basa precisamente en la calidad de la información que tenemos para resolver una problemática situada. En este curso se conocerán los aspectos que conforman en general las bases de datos y se aplicaran dichos conceptos en el programa de Access 2010, de forma tal que el participante pueda aplicar el manejo y la administración de datos en cada una de las actividades de su quehacer docente.

Evaluación Diagnóstica


PROPÓSITO

Aplicar las herramientas básicas para la creación y administración de la información, a

través del manejador de bases de datos Access 2010, para mejorar la calidad en su

organización, precisión y dominio; favorecer la toma de decisiones operativas y tácticas

relacionadas con las actividades profesionales del docente.

COMPETENCIAS DOCENTES A DESARROLLAR

Diseñar y elaborar materiales didácticos e instruccionales, haciendo uso de una base

de datos como Access utilizando el mismo.

Organizar la información referente a su quehacer docente a través de tablas.

Usa Internet como un medio de comunicación.

Utiliza las estrategias de enseñanza y de aprendizaje de los ambientes virtuales, que

le facilitan la comprensión y análisis de la información y contenidos.

Crea consultas, formularios e informes que ilustren su base de datos.

NIVELES DE DESEMPEÑO

Crea dentro de una base de datos tablas, definiendo sus campos y propiedades.

Diseña relaciones con diversas tablas y selecciona el tipo de relación.

Realiza dentro de la base de datos consultas, formularios, informes y distingue las

diversas propiedades.

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CONTENIDOS

Los temas de estudio que se abordarán durante el taller como apoyo a la asignatura de TIC III son los siguientes:

Introducción a las bases de datos.

Relación de datos.

Diseño de una base de datos.

Crear Tablas.

Realizar Consultas.

Diseñar Formularios e informes.

CRITERIOS DE EVALUACIÓN Y ACREDITACIÓN

Para acreditar este taller el participante tendrá que cumplir con lo siguiente:

Puntualidad y asistencia al 100 % de las sesiones.

Entregar el 100 % de los productos realizados en el taller en tiempo y forma.

Entregar el proyecto al final del taller en tiempo y forma.

Se trabajará bajo una problemática situada. A partir de ella, en cada sesión se abordaran los

contenidos y se elaborarán diversos productos, mismos que integraran el portafolio de

evidencias que deberá entregar cada participante al finalizar el taller, junto con el proyecto

integrador final.

Se aplicará un cuestionario para la evaluación final del evento, con la finalidad de realizar los

ajustes necesarios en el mismo.

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CALENDARIO DE ACTIVIDADES

El calendario permite organizar y distribuir los temas de estudio para cada una de las sesiones de trabajo, conforme la duración del evento.

Lunes Martes Miércoles Jueves Viernes

16 julio 17 julio 18 julio 19 julio 20 julio

Sesión 1 Sesión 2 Sesión 3 Sesión 4 Sesión 5 Tema 1

Introducción a las bases de datos. Relación de datos.

Evidencia del aprendizaje

- Documento de Word con las respuestas del cuestionario - Mapa conceptual

Tema 2 Creación de base de datos y tablas a partir del diseño.


- Diseño del modelo relacional en el procesador de palabras - Tablas de la Base de datos en Access

Tema 3 Relación de tablas. Realizar consultas, diseñar formularios e informes.


- Relación de tablas - Formularios, consultas e informes

Tema 4 Diseño y creación de un Base de datos con formularios, consultas e informes para el proyecto final.


Producto final

Tema 5 Ajustes y entrega del proyecto final.


Producto final

PLAN DE SESIÓN

Sesión 1

Propósito Contenido Evidencia de desempeño

Presentación del taller y establecimiento de la forma de trabajo del mismo.

1. Encuadre de operación. 2. Evaluación Diagnóstica. 3. Lectura y análisis del

documento “Introducción a las bases de datos”.

4. Relación de datos.

Evaluación diagnóstica

Producto 1 Producto 2

8

Sesión 2


Aplicar el modelo de entidad relación, para crear la estructura de una base de datos para generarla en el DBMS.

Identificar las características del Entorno Access 2007. Generar tablas de datos mediante el uso de las herramientas en Access.

El ABC (altas, bajas y cambios) de una base de datos.

1. Diseño de la base de

datos relacional.

2. Introducción a Access. 3. Herramientas de diseño

para crear tablas. 4. Propiedades de los

campos. 5. Modificar tablas de

datos.

Producto 3 Producto 4

Sesión 3


Relación de tablas Diseñar formularios, consultas e informes, haciendo uso de las herramientas de Access para manipular la información.

1. Crear las relaciones. 2. Herramientas de diseño

para crear formularios, consultas e informes.

Producto 5 Producto 6 Producto 7

Sesiones 4 y 5


Desarrollar el proyecto final con base en un problemática planteada.

1. Diseño, creación y ajustes de un Base de datos con formularios, consultas e informes.

Entrega del Producto final

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RECURSOS DIDÁCTICOS

Son los materiales que apoyan el proceso de enseñanza-aprendizaje-evaluación, se emplean para promover en el participante aprendizajes significativos, entre estos recursos se encuentran: Sesión 1:


Lectura Documento 1

Producto 1 y 2

Sesión 2:

Lectura Documento 2

Producto 3 y 4 Sesión 3:

Lectura Documento 3

Producto 5, 6 y 7

Sesión 4 y 5:

Lectura Documento 4

Producto Final



A partir de sus conocimientos previos responda los siguientes planteamientos.

1. ¿Qué es una Base de datos?: ______________________________________ _______________________________________________________________

2. ¿Considera que las bases de datos surgen con la aparición de las computadoras?__________, ¿Por qué? _______________________________

3. Mencione 3 ejemplos de bases de datos___________________________________________________________

_______________________________________________________________ 4. ¿Cuál es la función de una base de datos?

______________________________________________________________________________________________________________________________

5. Mencione las tablas que integran la base de datos de una biblioteca anterior _______________________________________________________________

6. Escriba los campos de la tabla usuarios de la base de datos anterior.

7. Mencione los objetos que conoce de Access

______________________________________________________________________________________________________________________________

8. ¿Qué función tienen los formularios? ______________________________________________________________________________________________________________________________

9. ¿Para que se utilizan las consultas? ______________________________________________________________________________________________________________________________

10. ¿Qué es un informe? ______________________________________________________________________________________________________________________________

Tabla: Usuarios

Documento 1


INTRODUCCIÓN A LAS BASES DE DATOS Desde que el ser humano ha tenido la necesidad de manejar o consultar información las

bases de datos han sido útiles, analicemos un tiempo atrás, las escuelas anteriormente no

contaban con computadoras en el área de control escolar, sin embargo el personal que

laboraba ahí podía realizar su trabajo sin mayor problema utilizando los archivos de cada

alumno, aunque era más tardado localizar a un alumno, generar certificados, hacer

constancias, entre otros; finalmente el uso de las bases de datos (archivos) permitían

realizar los procesos solicitados.

El uso de sistemas de bases de datos automatizadas, se desarrolló a partir de la necesidad

de almacenar grandes cantidades de datos, para su posterior consulta, producidas por las

nuevas industrias que generaban gran cantidad de información.

A continuación se definen algunos conceptos básicos:

Base de datos es un conjunto de datos almacenados y organizados bajo una

estructura definida.

Base de datos relacional los datos se organizan en tablas. Cada tabla tiene una o

más columnas y filas.

Tablas almacenan información sobre un tema como pueden ser los alumnos de una

escuela, o las calificaciones de cada uno de ellos; las tablas se relacionan de forma

que a partir de los datos de la tabla de alumnos podamos obtener información sobre

las calificaciones de éstos.

Campos guardan una parte de la información sobre cada elemento que queramos

guardar.

Registro se refiere a cada fila de la tabla.

Decimos que hay redundancia de datos cuando la misma información es almacenada varias

veces en la misma base de datos. Por ejemplo, en una BD podríamos tener almacenados

datos de los empleados: apellido, nombre, domicilio, departamento, salario, etc., y también

datos de inscripciones para cursos de capacitación. Supóngase que para lle

Documento 1


var a cabo la administración de los cursos es preciso conocer el departamento de cada

empleado inscrito. Es evidente que no hace falta reingresar esta información a la BD como

dato de inscripción, dado que siempre podrá obtenerse mediante una consulta a los datos

del empleado. Esto siempre se debe evitar, la redundancia dificulta la tarea de modificar los

datos, y es el motivo más frecuente de inconsistencia de datos.

Inconsistencia es un estado en el que dos o más datos repetidos en una BD contienen

diferentes valores. Generalmente el problema surge al modificar información redundante y

si sólo la cambiamos en alguno de los lugares en que se guardan. Por lo tanto no puede

haber inconsistencia si no existe antes redundancia de los datos. Del ejemplo anterior, si

se almacenara nuevamente el dato del departamento del empleado, correríamos el

riesgo de que ante un cambio de departamento del empleado, se actualizara solamente

esta situación en los datos del empleado y no en los de las inscripciones. Además

requiere un mayor espacio de almacenamiento, que influye un mayor costo tiempo de

acceso a los datos, esto provoca un problema de inconsistencia. Con este problema las

consultas que hagamos más tarde podrán dar como resultado respuestas inconsistentes (es

decir, diferentes). Puede darse el caso de que dos aplicaciones diferentes proporcionen

resultados distintos para el mismo dato.

La integridad se refiere a que se deben especificar restricciones en el tipo de dato que

contiene la información a almacenar. Con respecto a la seguridad se entiende como la

autorización o privilegios que tiene cada uno de los usuarios para manipular la base de

datos.

Sistema manejador de Base de Datos

Los sistemas de manejo de Bases de Datos, también conocidos como Sistemas Gestores

de Bases de Datos (SGDB), sirven para realizar una serie de operaciones con los datos

almacenados en una base de datos, tales como creación, modificación, eliminación y

consultas, permitiendo así, manipular la base de datos.

Documento 1


Un SGDB se puede definir como: "El Conjunto de programas, procedimientos, lenguajes, etc.

que suministra, tanto a los usuarios no informáticos como a los analistas, programadores o al

administrador, los medios necesarios para describir, recuperar y manipular los datos

almacenados en la base, manteniendo su integridad, confidencialidad y seguridad". En otras

palabras un SGDB es el software que va a manipular, controlar, almacenar, entre otras

operaciones a los datos contenidos en una base de datos.

Arquitectura de los sistemas de bases de datos

En 1975, el comité ANSI-SPARC (American National Standard Institute - Standards Planning

and Requirements Committee) propuso una arquitectura de tres niveles para los SGBD cuyo

objetivo principal era el de separar los programas de aplicación de la BD física. En esta

arquitectura el esquema de una BD se define en tres niveles de abstracción distintos:

Ilustración 1: Arquitectura de los sistemas de bases de datos

- Nivel interno o físico: el más cercano al almacenamiento físico. Representa la estructura

física de la BD mediante un esquema interno. Este esquema se especifica con un modelo

físico y describe los detalles de cómo se almacenan físicamente los datos: los archivos que

Documento 1


contienen la información, su organización, los métodos de acceso a los registros, los tipos de

registros, la longitud, los campos que los componen.

- Nivel externo o de visión: es el más cercano a los usuarios, es decir, es donde se

describen varios esquemas externos o vistas de usuarios. Cada esquema representa la parte

de la BD que interesa a un grupo de usuarios en este nivel se representa la visión individual

de un usuario o de un grupo de usuarios.

- Nivel conceptual: se refiere a la estructura de toda la BD para un grupo de usuarios

mediante un esquema conceptual. Este esquema describe las entidades, atributos,

relaciones, operaciones de los usuarios y restricciones, ocultando los detalles de las

estructuras físicas de almacenamiento. Representa la información contenida en la BD.

Usuarios de la base de datos

Usuario Final: es la persona que utiliza los datos almacenados en la BD, esta persona

ve datos convertidos en información.

Desarrollador de Aplicaciones: es la persona que desarrolla los sistemas que

interactúan con la BD.

Administrador de la base de datos (DBA): es la persona que asegura integridad,

consistencia, redundancia y seguridad de la BD, también se encarga de realizar

el mantenimiento diario o periódico de los datos.

http://www.monografias.com/trabajos7/perde/perde.shtml

http://www.monografias.com/trabajos11/teosis/teosis.shtml

http://www.monografias.com/trabajos15/mantenimiento-industrial/mantenimiento-industrial.shtml

Documento 1


Producto 1: Intégrese en equipos de trabajo para resolver lo siguiente.

I. Dada la estructura de la BD mostrada a continuación, utilice el procesador de palabras

para responder las preguntas que se plantean.

Clave del producto

Distribuidor del producto

Teléfono del distribuidor

Dirección de distribuidor Precio del producto

AB01 Berol 56765432 Ote 245 No. 192, El Rosario, Miguel Hidalgo

56

AC02 Crayola 98432198 Fresno No. 234, Lomas de Sotelo, Tlalpan

98


125

AG18 Vinci 23134560 Av. Del taller No. 28, Jardín Balbuena, Venustiano Carranza

65

BA00 Zebra 65879038 Madero No. 98, Centro, Miguel Hidalgo

232

AC06 Crayola 98432198 Fresno No. 234, Lomas de Sotelo, Tlalpan

239


176

a) ¿Cuántos registros contiene el archivo de la figura 1 y cuantos campos hay?

b) ¿Qué problema encontraría si deseara generar una lista por delegación?

c) ¿Qué redundancia de datos detectó en la BD y explique cómo estás podrían conducir a anomalías?

d) ¿Cuál debiera ser el diseño para eliminar la redundancia?

II. A partir del análisis de la siguiente base de datos, responda lo que se le solicite.

Nombre Escuela Ubicación de la

escuela Carrera Institución

Roberto Osorio Rosas

ESIME CULHUACAN

Av. Santa Ana # 1000.

Ing. en computación

IPN

Janeth Rodríguez Cerqueda

ESIME CULHUACAN



IPN

Iván Flores Vázquez ESIME CULHUACAN



IPN

Arlet Ortiz Cisneros AZCAPOTCALCO Refinería #105 Lic. en Derecho UAM

Humberto Juárez Sandoval

AZCAPOTCALCO Refinería #105 Lic. en Derecho UAM

Roberto Osorio Rosas

ESIME CULHUACAN



IPN

… 1, 000 registros

Figura 1

16

a) ¿Cuál es el problema que se presenta en la base de datos anterior?

b) ¿En qué campos se presenta la redundancia de datos?

c) ¿En qué momento se pudiera presentar la inconsistencia de datos?

d) ¿De qué forma se resolvería los problemas de redundancia e inconsistencia?

Producto 2: De forma individual, a partir de la información presentada sobre “Introducción a las bases de datos”, elabore un mapa conceptual.

Modelo de Entidad – Relación (MER) El modelo entidad relación (MER) proporciona una herramienta para representar información del mundo real a nivel conceptual. Creado en 1976 por Peter Chen, permite describir las entidades involucradas en una base de datos, así como las relaciones y restricciones de ellas. Un conjunto de datos describe a un objeto de la vida cotidiana, el cual recibe por nombre ENTIDAD, dichos datos llamados ATRIBUTOS pueden ser útil para relacionar una entidad con otra cuando tienen atributos en común, a través de un atributo clave que tiene como característica ser un valor único de cada entidad . Por ejemplo

Entidad

Atributos

Valores

Documento 1


Entidades

Una entidad es un elemento con existencia independiente de otros elementos. Física: un automóvil, una casa, una persona, un empleado. Conceptual: un trabajo, un curso, un préstamo.

Atributos

Toda entidad tiene propiedades particulares, denominadas atributos. Ejemplo: Empleado = (nombre, sexo, dirección, salario, fechaNac)

Cuenta = (numCuenta, balance)

Automóvil = (marca, modelo, color, placas)

Relaciones

Una relación (relationship) es una asociación entre entidades. Estas relaciones entre entidades se dan cuando cada atributo clave aparece sólo una vez en cada una de las entidades.

En la siguiente tabla se presenta la simbología que se utilizan en los diagramas del Modelo de Entidad - Relación.

Concepto Símbolo

Entidad

Atributo

Relación

Entidad

Atributo

1:1

Atributo Clave

18

Por ejemplo el siguiente diagrama representa la entidad Automóvil y sus tributos

Nombres apropiados para los elementos del MER En los diagramas MER se recomienda elegir nombres que comuniquen el contenido del objeto. Para las entidades y los vínculos se utiliza el nombre en singular y con mayúscula, mientras que el nombre de los atributos comienza con mayúscula únicamente. En la práctica general, cuando se tiene una descripción narrativa de los requerimientos de la base de datos, los sustantivos que aparezcan en la narración tienden a originar los nombres de las entidades, los verbos indican los nombres de los tipos de vínculos o relaciones los nombres de los atributos generalmente surgen de los sustantivos adicionales que describen a los sustantivos de las entidades.

Tipos de Relaciones

Relación uno a uno (1:1): Las entidades que intervienen en la relación se asocian una a una. Por ejemplo. La entidad Automóvil, la entidad Tarjeta de circulación y entre ellos la relación Registro, es decir, a un automóvil sólo le pertenece una sola tarjeta de circulación.

Relación uno a varios (1:N): Es el tipo de relación más común. En este tipo de relación, un atributo de la Entidad A puede tener muchos atributos coincidentes en la Entidad B, pero un atributo de la Entidad B sólo tiene un atributo coincidente en la Entidad A. Por ejemplo. La entidad Proveedor, la entidad Producto y entre ellos la relación Suministra, es decir, un proveedor puede suministrar más de un producto pero cada producto tiene un único proveedor.

Relación varios a varios (M:N): En una relación varios a varios, un registro de la Entidad A puede tener muchos registros coincidentes en la Entidad B, y viceversa. Este tipo de relación sólo es posible si se define una tercera Entidad (denominada Entidad de unión) cuyo atributo clave consta de dos atributos: el atributo. Por ejemplo, la entidad Pedidos y la entidad Productos tienen una relación de varios a varios que se define mediante la creación de dos relaciones de uno a varios con la entidad Detalles de pedidos, es decir, un pedido puede incluir muchos productos, y cada producto puede aparecer en muchos pedidos.

AUTOMÓVIL Placa Marca

Color Modelo

Documento 1


PERSONA Edad

Nombre

RFC

Tiene AUTO

Modelo

Color

Placa

1 M

TARJETA

Fecha de alta

Número

Propietario

Pertenece AUTO

Color

Modelo

Placa

1 1

Documento 2


Modelo de datos relacional Este modelo considera a la base de datos como un conjunto de relaciones, donde cada relación equivale a una tabla. Si se visualiza una relación o entidad como una tabla de valores, cada fila de la tabla una representa una colección de valores de datos relacionados entre sí. En la terminología del modelo relacional, una fila o renglón se le denomina tupla, una cabecera de columna un atributo y la tabla es un relación. A continuación se presenta una tabla o relación llamada PROFESOR PROFESOR

Producto 3 (Caso Práctico): En equipos de trabajo analizar el siguiente enunciado y

diseñar el modelo entidad-relación.

“Un video club desea automatizar su sistema de renta de películas, actualmente cuenta con un listado de socios con sus datos como: número de socio, nombre, apellido1, apellido 2, dirección, ciudad, código postal, delegación, teléfono, fecha de alta, fecha de baja, tipo de cuota, foto y observaciones. El listado de las películas tiene: la clave de la película, título, fecha de entrada al sistema, sección y sinopsis. De cada empleado se conoce su número de empleado, nombre, apellidos, dirección, ciudad, delegación, código postal, teléfono y la fecha de ingreso. El registro de pagos refleja la clave, la fecha y si el socio pago o no. Cada socio paga una cuota de la cual se registra la clave, nombre e importe. Un socio puede alquilar varias películas, cada renta es hasta por tres días, de forma que a partir del tercer día empieza a contar un retraso. Cada vez que se renta una película se registran los datos de la renta y la fecha de salida y al momento de regresar la película se anota la fecha de devolución, si existe retraso y de cuantos días”.

Matrícula Nombre Dirección Teléfono

2000308 Ignacio Romero Av. De las flores No. 35 55-78-65-23

2010893 Roberto Flores Av. San Lorenzo No. 122 23-87-43-12

2000754 Bertha Villa Sur 113 B No. 2425 45-13-87-56

2010927 Fabián Serrano Cafetales No. 875 98-65-34-00

2011762 Marcela Luna Miramontes No. 524 58-64-53-40

Nombre de la relación

Tuplas

Atributos

Documento 2


Introducción a Access Microsoft Access es un programa de administración y manejo de base de datos, de Microsoft Office.

Crear una base de datos en blanco Para crear una base de datos en blanco, se abre el programa de Access y en la ventana principal figura 1, siga los siguientes pasos:

1. Hacer clic en el icono Base de Datos en blanco.

Ilustración 2: Ventana principal de Access

Documento 2


2. Escriba el nombre del archivo y la ubicación en donde se almacenará, desde el

cuadro que se muestra del lado derecho. Es conveniente que el nombre tenga relación con la bases de datos. Ver figura 2.

3. 4. Al hacer clic en el botón de "Crear", Access 2010, abre la ventana en donde aparece

una tabla en la vista hoja de datos, en este momento se pueden empezar a crear los objetos necesarios para la nueva base de datos.

Objetos de una base de datos Los objetos que se pueden crear en Access son:

Tablas Conjunto de datos estructurados que forman el contenido de una base

de datos.

Formularios Son diseños que realizamos para poder introducir, modificar o visualizar

los registros de una tabla o consulta. En los formularios podemos

insertar campos calculados e imágenes.

Consultas Permiten catalogar, ordenar, extraer y modificar la información contenida

en una tabla o en un conjunto de tablas relacionadas, dependiendo de

los tipos de consulta y de las condiciones que en ella se establezcan.

Informes Son extractos de datos procedentes de tablas o consultas y que tienen

como propósito principal el ser impresos en papel, aunque también

pueden simplemente visualizarse en pantalla.

Páginas Una página de acceso a datos es un tipo especial de páginas web,

diseñada para ver los datos y trabajar con ellos desde Internet o desde

una red local.

Macros Son conjuntos de operaciones grabadas que pueden ejecutarse en cualquier momento para realizar de forma automática tareas repetitivas.

Módulos Son programas escritos especialmente para Access mediante un lenguaje de programación llamado Visual Basic para aplicaciones.

Selecciona la ubicación en donde se almacenará la base de datos

Ilustración 3: Sección destinada para asignar el nombre a la base de datos.

23

Creación de Tablas Una vez creado el archivo de base de datos lo primero que necesita es crear las tablas que le permitan almacenar datos, de tal forma que la información se encuentra organizada en filas y columnas. En la ficha Crear se encuentra el grupo de comandos Tablas, el cual tiene los siguientes comandos que permiten crear tablas:

a) Tabla: Crea una nueva tabla en la Vista hoja de datos.

Ilustración 4: Vista hoja de datos

b) Diseño de tabla (Vista Diseño): Crea la estructura de una nueva tabla en blanco. De

esta forma se pueden establecer los campos y sus propiedades de cada uno,

además de indicar cual será la llave primaria y los índices que se van a utilizar. Siga

los siguientes pasos:

Seleccione la ficha Crear

En el grupo de comando Tablas, hacer clic en el comando Diseño de Tabla.

Se muestra una ventana dividida en tres columnas: la primera indica el Nombre del campo, la segunda columna define el Tipo de dato; en la tercera columna se escribe una breve Descripción del campo.

Ingrese los nombres de los campos que contendrá la Tabla y sus propiedades.

Documento 2


Tipos de datos en Access Indica el tipo de valores que podrá contener el campo que estas definiendo.

Tipo de Dato Descripción

Texto Puede contener letras, números y caracteres especiales. Con los campos de este tipo no pueden realizarse cálculos.

Memo Puede contener gran cantidad de texto incluso párrafos y se utiliza para descripciones, notas o reseñas.

Número Se almacenan números, con los cuales se pueden realizar cálculos

Fecha/Hora Contienen valores de fecha y hora.

Moneda Se almacenan valores financieros y añade el símbolo de moneda del país según la configuración.

Autonumérico Contiene números secuenciales, puede ser utilizado como campo clave (llave primaria).

Si/No Valores lógicos (Sí y No, o Verdadero y Falso) que indican la presencia o ausencia de un elemento.

Objeto OLE Objetos incrustados como archivos o documentos elaborados en aplicaciones que reconocen el protocolo OLE (Object Linking and Embedding, Vinculación e Incrustación de Objetos)

Hipervínculo Vínculo hacia un archivo HTML o una página Web.

Asistente para búsquedas

Se activa el asistente de búsqueda para localizar datos en otras tablas.

Nombre, tipo de dato y descripción de los campos

Propiedades de los campos

Ilustración 5: Vista Diseño de Tablas

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Propiedades de los campos En la parte inferior de la vista Diseño se encuentran las propiedades y los valores del campo. Las propiedades del campo dependen del tipo de dato que se haya escogido y aparecen en la parte inferior de la pantalla de diseño de la tabla en una ficha llamada general. Algunos de los valores que puedes establecer de las propiedades en los campos son las siguientes:

Tamaño del campo: Establece la cantidad máxima de caracteres que puede

contener el campo, con lo que se limita la captura de datos.

Formato: Permite modificar la presentación de los datos y varían de acuerdo al tipo

de dato. El formato no afecta la manera en que se almacenan los datos.

Formato para tipo Texto y Memo

Carácter Significado

@ Carácter de texto requerido.

& Carácter de texto NO requerido.

> Aparecen todos los caracteres en mayúsculas.

< Aparecen todos los caracteres en minúsculas.

Los símbolos @ y & aplican a cada carácter y los símbolos < y > aplican para toda la

cadena. Por ejemplo:

Formato Entrada Salida

> Mauricio Hernández MAURICIO HERNÁNDEZ

(@@@)@@-@@-@@ 567457514 (567)45-75-14

Máscara de entrada: Se utiliza la máscara de entrada para facilitar la entrada de

datos y para controlar los valores que los usuarios pueden introducir. Por ejemplo,

puede crear una máscara de entrada para un campo Número de teléfono que

muestre exactamente cómo debe introducirse un número nuevo: (___) ___-____.

Documento 2


Carácter Definición

0 Dígito (0 a 9, entrada obligatoria, signos más [+] y menos [-] no permitidos).

9 Dígito o espacio (entrada no obligatoria, signos más y menos no permitidos).

# Dígito o espacio (entrada no obligatoria; los espacios se muestran en blanco en el modo Edición, pero se eliminan cuando se guardan los datos; signos más y menos permitidos).

L Letra (A a Z, entrada obligatoria).

? Letra (A a Z, entrada opcional).

A Letra o dígito (entrada obligatoria).

a Letra o dígito (entrada opcional).

& Cualquier carácter o un espacio (entrada obligatoria).

C Cualquier carácter o un espacio (entrada opcional).

. , : ; - / Marcador de posición decimal y separadores de miles, hora y fecha.

< Hace que todos los caracteres se conviertan a minúsculas.

> Hace que todos los caracteres se conviertan a mayúsculas.

! Hace que la máscara de entrada se muestre de derecha a izquierda, en lugar de mostrarse de izquierda a derecha. Los caracteres introducidos en la máscara siempre se rellenan de izquierda a derecha. Puedes incluir el signo de exclamación en cualquier lugar de la máscara de entrada.

\ Hace que el carácter siguiente se muestre como un carácter literal (por ejemplo, \A se muestra sólo como A).

Por ejemplo:

Campo Descripción Máscara de entrada

RFC Las primeras son cuatro letras en mayúsculas, seis dígitos obligatorios y tres caracteres cualesquiera de entrada opcional.

>LLLL000000CCC

Código postal Cinco dígitos de entrada obligatoria.

AAAAA

27

Lugares decimales: Para el caso de los campos numéricos permite indicar el

número de decimales despliega la cantidad.

Título: Establece el texto que Access muestra cuando captura datos en el campo, si

no se especifica un título se muestra el nombre del campo.

Valor predeterminado: Contiene el valor predeterminado del campo, si desea un

valor diferente al predeterminado puedes capturarlo.

Regla de validación: Indica los valores permitidos para que el dato sea aceptado en

el campo, en otras palabras, limita la entrada de datos.

Por ejemplo:

Regla de Validación Descripción

>=0 El dato introducido debe ser mayor o igual que

cero.

<8500 O Es Nulo El dato introducido debe ser inferior a 8500 o

estar en blanco.

>=5000 Y <10000 El dato debe estar comprendido entre 5000 y

10000.

>=#1/1/2007# Y

<=#30/6/2007#

La fecha que se introduzca debe corresponder al

primer semestre de 2007.

Como "M?????????" El dato introducido debe tener diez caracteres y

comenzar por M.

>=Ahora() y

<#1/1/2025#

El dato introducido debe ser una fecha

comprendida entre la fecha actual y el 1 de

enero del 2025.

Texto de validación: Es el mensaje que aparece cuando el usuario introduzca un

dato que no sea aceptado por la regla de validación.

Requerido: Requiere un sí o un no para determinar si Access necesitará un valor en

este campo antes de guardar un registro en la tabla. Los campos clave

necesariamente deben tener el valor de Sí, ya que no puede quedar un campo clave

vacío.

Documento 2


Producto 4: De forma individual, a partir del MER realizado en el producto anterior, crear la

base de datos en Access. Considerando lo siguiente.

1. Crear la base de datos y guardarla con un nombre apropiado.

2. Crear las tablas con base en las siguientes propiedades.

Tabla: Socio

Campo

Tipo de Dato Tamaño/

Formato Máscara de entrada

Valor predeterminado

Requerido Indexado

Clave_socio Autonumérico Si Si (Sin D)

Nombre Texto 25

Apellido1 Texto 20

Apellido2 Texto 20

Dirección Memo

Ciudad Texto 20 Distrito Federal

CP Texto 5 00000

Delegación Texto 20

Teléfono Texto 10 "(55)-"CC\-CC\-CC\-CC

Fecha _alta Fecha/Hora Fecha corta 00/00/0000 Sí Sí (Con D)

Fecha _baja Fecha/Hora Fecha corta 00/00/0000

Clave_cuota Texto 3

Foto Objeto Ole Observaciones Memo

Tabla: Cuota

Campo




Requerido Indexado

Clave_cuota Texto 3 Si Si (Sin D)

Cuota Texto 25 Si Si (Sin D)

Importe Moneda Pesos

Tabla: Películas

Campo




Requerido Indexado

Clave_película Autonumérico Si Si (Sin D)

Título Texto 25

Fecha _entrada Fecha/Hora Fecha corta

00/00/0000 Si Si (Con D)

Sección Texto 3

Sinopsis Memo

Documento 2


Tabla: Pagos

Campo




Requerido Indexado

Clave_pago Autonumérico

Fecha_pago Fecha/Hora Fecha corta

00/00/0000

Si Si (Con D)

Pagado Sí/No

Clave_socio Número

Tabla: Sección

Campo




Requerido Indexado

Clave_sección Texto 3 Si Si (Sin D)

Sección Texto 15 Si Si (Sin D)

Tabla: Delegaciones

Campo




Requerido Indexado

Clave_deleg Texto 3 Si Si (Sin D)


Tabla: Empleados

Campo




Requerido Indexado

Clave_empleado Autonumérico Si Si (Sin D)

Nombre Texto 20 Si Si (Con D)

Apellidos Texto 25 Si Si (Con D)

Dirección Memo

Ciudad Texto Distrito Federal

CP Texto 5 00000


Teléfono Texto 10 "(55)-"CC\-CC\-CC\-CC

Fecha _alta Fecha/Hora Fecha corta

00/00/0000

Sí Sí (Con D)

Documento 2


Tabla: Prestamos

Campo




Requerido Indexado

Clave_préstamo Autonumérico Si Si (Sin D) Fecha_salida Fecha/Hora Fecha

corta 00/00/0000

Sí Sí (Con D)

Fecha_devoluc Fecha/Hora Fecha corta

00/00/0000

Retraso Sí/No Días_retraso Número Clave_socio Número Sí Sí (Con D) Clave_película Número Sí Sí (Con D) Clave_empleado Número Sí Sí (Con D)

3. Captura los datos que se muestran a continuación en cada una de las tablas.

Tabla: Cuota

Tabla: Delegaciones

Tabla: Empleados

Documento 2


Tabla: Socio

Tabla: Sección

Documento 2


Tabla: Películas

Tabla: Préstamos

Documento 2


Tabla: Pagos

Documento 3


Relaciones entre tablas A continuación se presenta el procedimiento para crear las relaciones entre tablas.

En ficha Herramientas de base de datos>Mostrar u Ocultar, seleccione el

comando

En la ficha Diseño que se muestra de las Herramientas de relaciones seleccione el

comando del grupo Relaciones, para abrir el cuadro Mostrar tabla

Del cuadro de diálogo Mostrar tabla seleccione las tablas que desee agregar las cuales vaya a relacionar.

Arrastre con el ratón los campos clave de una tabla a otra.

En el cuadro de diálogo Modificar relaciones, seleccione la opción:

o Exigir integridad referencial para asegurar que los datos se mantengan

correctamente relacionados una vez establecida la relación y de que no se

podrán eliminar datos accidentalmente.

Documento 3


o Actualizar en cascada los campos relacionados cada vez que se cambie un

registro se actualiza automáticamente el dato en los registros relacionados.

o Eliminar en cascada los campos relacionados cada vez que se elimine un

registro se actualiza automáticamente el dato en los registros relacionados.

Ilustración 6: Pantalla que muestra las relaciones entre tres tablas.

Producto 5: Continuando con el trabajo individual, establezca las relaciones entre las tablas

de la base de datos

Documento 3


Diseño y creación de Formularios Un formulario es un objeto de Access que permite crear una pantalla que facilita la captura de los datos en una tabla. El procedimiento para crear un formulario es: Ficha Crear> Formulario, en la cual encontrará varias opciones como se muestra en la siguiente imagen.

Documento 3


Para este curso se trabajaran las siguientes:

Utilizando el asistente para formularios

Desde la Vista Diseño Asistente para Formularios

1. Seleccione de la ficha Crear> Formularios> Asistente para formularios . 2. Siga las instrucciones que muestra el Asistente para formularios.

a) Elija la tabla o consulta de la que desea realizar el formulario.

b) Seleccione los campos que necesite de la lista de campos disponibles, el

botón > agrega el campo seleccionado y el botón >> agrega todos los campos existentes. Utilice el botón < o el botón << parar eliminar los campos seleccionados.

Documento 3


c) Seleccione la distribución de los campos que deseas aplicar

d) Escriba el título del formulario (el predeterminado es el mismo que el de la tabla seleccionada)

e) Haz clic en el botón Finalizar para terminar el proceso y generar el formulario.

Vista Diseño La Vista Diseño abre un formulario en blanco para que inserte los distintos objetos que necesite en el formulario. El procedimiento es el siguiente:

1. En la ficha Crear> Formulario> Diseño del formulario. y se muestra una pantalla similar a la siguiente.

Documento 3


2. En la pantalla que se muestra haga clic con el botón derecho del ratón en la sección de Detalles y seleccione la opción de Propiedades.

3. En el cuadro de Propiedades seleccione la ficha Datos y en la opción Origen del registro haga clic en la tabla que necesite.

Documento 3


4. En la ficha Diseño de las Herramientas de diseño de formulario seleccione el

comando Agregar campos existentes.

5. Puede hacer doble clic sobre el camp para agregarlo al formulario o bien con el ratón arrastrar el campo hacia el formulario en blanco uno por uno.

6. Utilice la ficha Diseño, para personalizar su formulario en cuanto a tipo, color y estilo de la letra, color de relleno; o bien para insertar algún control.

Documento 3


Producto 6: De forma individual, diseñar la interfaz para la captura de datos de cada una de

las tablas.

A continuación se muestra un ejemplo:

Creación de Consultas Las consultas son una herramienta que permitan explotar todos los datos almacenados en una base de datos con el objetivo de recuperar cierta información que se encuentra en una o varias tablas. Las consultas pueden ser de varios tipos, a continuación se presentaran las:

Consultas de selección: Permiten extraer o mostrar datos de una tabla que cumplen los criterios establecidos.

Documento 3


El procedimiento para crear una consulta es:

Seleccione desde la Ficha Crear el comando del grupo Otros. Se visualiza la ventana de diseño de la consulta.

En el cuadro de diálogo Mostrar tabla, seleccione las tablas o consultas que van a ser la base de la consulta. Para ello haga doble clic sobre la tabla o consulta correspondiente, o simplemente selecciónala y seleccione el botón Agregar.

Una vez seleccionadas todas las tablas o consultas que vaya a utilizar, haz clic en el botón Cerrar. Se visualizarán las tablas en la parte superior de la ventana de diseño de consultas, observa la imagen.

Seleccione los campos que se van a utilizar en la consulta, en el orden más conveniente. Para ello haga doble clic sobre cada uno de los campos a incluir, o selecciónelos y arrástrelos hasta la posición que van a ocupar en la fila Campo en la parte inferior de la ventana. Como se muestra en la siguiente imagen.

43

En esta pantalla puede establecer las características de la consulta como:

Orden. selecciona el tipo de ordenación que se requiere (ascendente, descendente o sin orden).

Mostrar. establece la visualización o no de los campos que se utilizan para la consulta. Por ejemplo puedes seleccionar un campo para ordenar, pero que no se visualice. Para visualizar los datos de un campo activa la casilla Mostrar correspondiente.

Criterios. introduce los criterios que deben cumplir los registros que se quieren seleccionar.

El criterio más sencillo que se puede establecer es el de localizar por un determinado valor dentro de un campo. A continuación se muestra una tabla con ejemplos de la forma en que puede utilizar los criterios.

Para introducir un valor hay que tener en cuenta el tipo de dato que contiene el campo:

Tipo de dato Observaciones Ejemplo

Texto Se introducen entre comillas “Roberto”

Número No utiliza símbolo, se escribe tal cual.

0306

Fechas Se introducen entre signos # #05/12/208#

Diseño y creación de Informes Los informes constan de información extraída de una tabla o consulta, la cual se presenta en un formato impreso generalmente, que puede incluir etiquetas de encabezado y cálculos aritméticos. A la tabla o consulta que proporciona los datos se le conoce como origen de registros o de datos. Existen tres formas para crear informes:

La herramienta de informes

Crea un informe básico del origen de datos. Es la manera más rápida de crear un informe, este tipo de informes muestra todos los campos.

El Asistente para informes Crea informes simples y personalizados.

La Vista Diseño

Crea un nuevo informe en blanco, en el cual puede utilizar controles y personalizarlo con base a las necesidades.

Documento 3


¿Cómo utilizo el Asistente para informes?

El asistente le permite seleccionar el origen de datos, como se agrupan y se ordenan los datos, recuerde que los asistentes guían paso a paso, como se muestra a continuación.

Seleccione el comando Asistente para informes en la ficha Crear.

Seleccione el origen de datos que puede ser una tabla o consulta. Haz clic en el botón de Siguiente.

Seleccione los campos que desea agregar al informe. Puedes utilizar los campos de otra tabla o consulta previamente seleccionada.

Documento 3


Elija si deseas algún nivel de agrupamiento.

Elija los campos y el orden en que deseas aparezcan los registros en el informe.

Elija la distribución que desea aplicar al informe.

Selecciona un estilo para el informe. Haz clic en el botón de Siguiente.

Escribe el título del informe. De manera predeterminada agrega el nombre de la tabla o consulta (origen de datos). Haz clic en el botón finalizar, para ver la vista previa del informe.

Documento 3


Ilustración 7: Vista preliminar del Informe, creado con el asistente

Producto 7: Para terminar nuestra base de forma individual, realice las consultas e informes que se indican a continuación.

a) Informe de la recaudación por pago de cuotas durante el 2010 y 2011

Primero es necesario crear la siguiente consulta:

47

Posteriormente se crea el informe y se personaliza como se desee.

b) Se desea conocer las películas alquiladas por un socio en especifico

Documento 3


c) Control de préstamos por socio (Devueltos y no devueltos)

Primero es necesario crear las siguientes dos consultas

Se crea un informe y en la sección de detalle se agregan los campos: Clave_socio, Nombre, Apellido1, Apellido 2 yTeléfono.

Ahora se agregan dos subinformes, con el campo Clave_socio como nexo de unión, dentro de cada subinforme se selecciona cada una de las consultas anteriores, respectivamente.

Por último se personaliza según se desee.

Documento 3


d) Informe que muestre el total recaudado por concepto de multa, si se cobra $15.00 por día de retraso.

Primero se crea la siguiente consulta, donde: Expr1: [Prestamos]![Días_retraso]*15

Documento 3


Posteriormente se diseña el informe

Documento 4


PROYECTO FINAL En el Colegio de Bachilleres al finalizar cada semestre, se imparten cursos a profesores con el objetivo de apoyar el desarrollo de sus competencias docentes, sin embargo por la gran cantidad de profesores que laboran en el colegio se genera y recopila mucha información, acerca de los distintos eventos ejercidos de manera que cuando se solicita una trayectoria de los cursos acreditados en un periodo determinado es complicado reunir la información de cada docente. ¿Estás de acuerdo que una base de datos puede darle solución a la problemática anterior? ¿Cuáles son las entidades necesarias para la base de datos? Después de analizar lo anterior realiza lo que se te solicita:

Diseñar el modelo entidad relación

Generar la base de Datos en Access

Crear las tablas, estableciendo las características necesarias para cada uno de los campos. Se sugiere hacer uso de mascaras de entrada y reglas de validación.

Capturar registros en las tablas

Relacionar las tablas

Construir la interfaz para la captura de datos de cada una de la tablas

Diseñar consultas

Diseñar informes

Generar la trayectoria y constancia

52

FUENTES CONSULTADAS

Access 2007. Edit. Ediciones Urano. Tecnobook

Access 2007 Básico. Edit. Starbooks. Cruz Herradon, Ana

Access 2007 Pasos a Paso. Edit. Mac Graw Hill. Adersen, Virginia

Bases de datos con Access 2007. Edit. Afaomega. Ricardo González Lozano

Guía de campo de Access 2007. Edit. Afaomega. Francisco Pascual González

Manual de aprendizaje Access 2007. Pearson Prentice Hall. Cesar Pérez

http://books.google.es/books?id=B_UVi51RDY4C&printsec=frontcover&source=gbs_ge_sum

mary_r&cad=0#v=onepage&q&f=false

http://es.kioskea.net/contents/bdd/bddintro.php3

http://elvex.ugr.es/idbis/db/docs/intro/B%20Bases%20de%20Datos.pdf

http://www.conclase.net/mysql/curso/?cap=001#001_DBMS

http://www.slideshare.net/jubacalo/prctica-completa-en-access

http://www.mailxmail.com/curso-procesamiento-datos-oracle/sistema-manejador-base-datos

http://www.mailxmail.com/curso-sistemas-bases-datos/sgbd-arquitectura-sistemas-bases-datos-primera-parte

http://search.4shared.com/q/1/introduccion%20access?view=searchMainField

http://www.4shared.com/folder/JVnEvD8u/TUTORIAL_ACCESS_2007_-_YOUTUBE.html (podrá descargar gratuitamente las lecciones).

http://www.4shared.com/video/nlMvEAKI/Leccion_0_Introduccion_a_las_B.htm

http://www.4shared.com/video/aIso89bA/Leccion_1_Por_que_Necesitamos_.html

http://www.4shared.com/video/U4skb-qB/Leccion_2_Explora_Access__part.html

http://books.google.es/books?id=B_UVi51RDY4C&printsec=frontcover&source=gbs_ge_summary_r&cad=0#v=onepage&q&f=false

http://books.google.es/books?id=B_UVi51RDY4C&printsec=frontcover&source=gbs_ge_summary_r&cad=0#v=onepage&q&f=false

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http://www.conclase.net/mysql/curso/?cap=001#001_DBMS





access 2010 intermedio - tic - tecnologías de la...

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