abrir y saldas cuentas...

Macroproceso: Gestión Administrativa y Financiera Proceso: Tesorería Instructivo: Abrir o saldar cuentas bancarias y FICS

Código: U.IN.12.004.051 Versión: 1.0 Página 1 de 15

INSTRUCTIVO:

ABRIR O SALDAR CUENTAS BANCARIAS Y FICS



PROCESO: TESORERÍA SUBPROCESO: EFECTUAR CONTROLES DE TESORERÍA

1. Información General del Instructivo

Objetivo:

Tramitar la autorización para abrir o saldar cuentas bancarias o FICS para el manejo de recursos de las diferentes Tesorerías de la Universidad Nacional de Colombia, y proceder a adelantar ante la entidad financiera las gestiones correspondientes para la apertura de la cuenta bancaria o FICS, la exención del GMF para los casos en que aplique, o para saldar la cuenta bancaria o FICS, siguiendo las políticas internas de la Universidad Nacional de Colombia.

Alcance:

Inicia con la evaluación de la solicitud de la autorización de apertura de la cuenta bancaria o FICS o con la solicitud para saldar la cuenta bancaria o FICS ante la Gerencia Nacional Financiera y Administrativa y finaliza con la solicitud a Soporte SGF – QUIPU para cambiar el estado de la cuenta bancaria o FICS en el SGF – QUIPU. Aplica para las áreas de Tesorería en el Nivel Nacional, de Sede, de Facultad y en las Unidades Especiales.

Definiciones:

1. Contribución financiera o Gravamen a los Movimientos Financieros – GMF: Gravamen a las transacciones financieras, cuyo hecho generador lo constituye la realización de las transacciones financieras, en las cuales se disponga de recursos depositados en cuentas corrientes o de ahorros, así como en cuentas de depósito en el Banco de la República. No aplica para transacciones efectuadas con recursos de la Nación o con recursos que han sido exentos de dicha contribución dada la naturaleza de los mismos.

2. Cuenta corriente: (1) Contrato bancario donde el titular efectúa ingresos de fondos y la entidad, que lo mantendrá bajo su custodia, tiene la obligación de entregar en efectivo y al instante las cantidades de fondos solicitados. (2) Depósito bancario del cual puede retirarse todo o parte de los fondos. (cfr. Diccionario de Términos de Contabilidad Pública de la CGN).

3. Cuenta de ahorro: Contrato mediante el cual la institución financiera capta o recibe dinero de los depositantes (ahorradores), reconociendo intereses sobre saldos por períodos y tasas acordes con las normas legales vigentes. Por su parte, el ahorrador efectúa depósitos y dispone de ellos cuando lo desee, mediante el cumplimiento de requisitos establecidos. (cfr. Diccionario de Términos de Contabilidad Pública de la CGN).

4. Cuentas inactivas: Cuentas corrientes o de ahorro sobre las cuales no se hubiere realizado movimiento de depósito, retiro, transferencia o, en general, cualquier débito o crédito por parte del titular, ya sea directamente o por parte de un tercero. Las operaciones débito o crédito de abono de intereses o cobro de comisiones y/o servicios bancarios no impiden que se considere la cuenta como inactiva. Si la cuenta bancaria durante (3) años ininterrumpidos presenta inactividad se configura en una cuenta abandonada - Ley 1777 de 2016.

5. Cuenta para Depósitos Judiciales: Servicio ofrecido por el Banco Agrario y en la cual se consignan las sumas dinerarias embargadas dentro de un proceso de jurisdicción coactiva a favor de la entidad ejecutora.



6. Fondos de Inversión Colectiva - FICS: Mecanismo o vehículo de captación y administración de sumas de dinero con recursos a la vista, lo que facilita realizar movimientos de tesorería diariamente, evita el gravamen financiero en operaciones entre la misma entidad, mejora la rentabilidad de los recursos que están en cuentas de ahorro y corrientes, y facilita la desconcentración de recursos financieros. A partir de 2014 las Carteras Colectivas tomaron el nombre de Fondos de Inversión Colectiva.

7. Saldar cuenta bancaria o FICS: Se presenta cuando el contrato de cuenta bancaria o FICS, se termina unilateralmente por parte del banco, por causa diferente al mal manejo, o se termina unilateralmente por el titular de la cuenta, o de común acuerdo entre el banco y el cliente.

8. Sustituir cuenta bancaria o FICS: Se presenta por dos situaciones: (1) Como cierre de la sucursal o agencia en que se había abierto la respectiva cuenta bancaria; por deficiente prestación de los servicios por parte de las entidades bancarias, en términos de calidad, costo, seguridad y eficiencia, entre otros, lo que hace necesario abrir una nueva cuenta o FICS para el manejo de los recursos y saldar la cuenta bancaria o FICS existente. (2) Cuando se haya culminado un contrato o convenio y no se haga exigible el cierre de la cuenta bancaria por parte del contratante y pueda ser utilizada para otro fin (un nuevo contrato o convenio, entre otros), siempre y cuando la Entidad Financiera permita cambiar la denominación de la cuenta bancaria y sea autorizada la sustitución por parte de la Gerencia Nacional Financiera y Administrativa.

Condiciones Generales:

1. Las dependencias y/o cargos responsables, se refieren a roles generales establecidos para determinar quién ejecuta determinada actividad, independientemente del cargo que se ocupe o el nombre de la dependencia dentro de la estructura administrativa de la Universidad Nacional de Colombia.

2. Para las cuentas bancarias nuevas en la que se manejen recursos de la Nación o exentos del GMF por la naturaleza de los mismos, el área de Tesorería no podrá realizar ninguna transacción (ingreso o egreso) hasta que la entidad financiera certifique que está exenta la cuenta, bien sea por la notificación de la exención mediante la certificación de la Dirección del Tesoro Nacional del Ministerio de Hacienda y Crédito Público o por otro documentos que el Banco acepte como válido para la marcación de la cuenta como exenta del GMF.

3. El tesorero deberá autorizar e informar a través de comunicación escrita o en los formatos establecidos por la entidad financiera los datos del funcionario encargado de confirmar las operaciones bancarias y de tesorería ante las entidades bancarias. No podrá confirmar operaciones el mismo funcionario encargado de imprimir los cheques que se giran en la respectiva Tesorería a través del SGF – QUIPU. Copia de la autorización debe reposar en la Tesorería respectiva. De no existir tal delegación lo deberá realizar directamente el tesorero o el segundo aprobador de giros y firma de cheques, quienes tienen sus firmas registradas ante la Entidad financiera.

4. Toda solicitud de apertura de cuenta bancaria o FICS, debe estar justificada por el servidor público delegado en el artículo 3 en la Resolución de Rectoría



No. 1427 de 2015, adjuntado los documentos que la soporten (convenio, contrato, entre otros).

5. Por efectos de liquidación de contratos o convenios que hayan exigido apertura de cuenta para manejo exclusivo de recursos, la cuenta bancaria debe saldarse dentro del término de liquidación del contrato o en su defecto en un término no mayor a dos (2) meses después de la fecha del último giro, excepto en los casos en que el contratante no autorice saldar la cuenta hasta tanto se suscriba el acta de liquidación del contrato o convenio.

6. Las cuentas bancarias o FICS para ser saldadas deben debe estar sin partidas pendientes por depurar, con saldo en ceros y sin deudas pendientes (retenciones, comisiones, etc.) por parte del banco con cargo a esa cuenta.

7. Para efecto de salvaguardar los recursos de la Universidad, se debe realizar seguimiento y control continuo sobre las cuentas bancarias para evitar que se configuren en cuentas inactivas o abandonadas. En caso de terminación de proyectos que manejaron recursos en cuentas bancarias exclusivas se debe gestionar ante los responsables del proyecto la liquidación de los mismos, a fin de saldar las cuentas bancarias.

8. Las áreas Jurídicas son las responsables de administrar las Cuentas para Depósitos Judiciales, considerando la competencia que tienen en el proceso del cobro coactivo; en consecuencia, son las responsables, entre otros, de solicitar la creación de las cuentas. El control de estas cuentas, exige ejercer la debida custodia y conciliación pertinente al interior de la entidad ejecutora, en este caso, la Universidad.

9. Las Cuentas para Depósitos Judiciales, se autorizarán con el objeto de dar aplicación a una de las actuaciones inherentes al proceso de cobro coactivo, como lo es el embargo de cuentas bancarias cuyo titular sea el deudor, garantizando así el efectivo pago de la obligación objeto de cobro, y dando cumplimiento a la práctica de medidas cautelares.

10. Las áreas de Tesorería son las responsables de ejecutar en las Cuentas para Depósitos Judiciales (a través de la plataforma virtual del Banco Agrario) las transacciones requeridas por las áreas Jurídicas.

11. El registro y control de las transacciones de la Cuenta para Depósitos Judiciales se realiza únicamente a través de la plataforma virtual del Banco Agrario, considerando que los Depósitos Judiciales no son derechos reales de la Universidad susceptibles de reconocimiento en los estados financieros; por política contable para el control y seguimiento se deberán reconocer en cuentas de orden.

12. Las cuentas para Depósitos Judiciales deben ser registradas en el Sistema de Gestión Financiera con el fin de incluirlas en el Inventario de Cuentas Bancarias de la Universidad, y el estado de las mismas debe ser inactivo como medida de control que evite efectuar operaciones o transacciones sobre dichas cuentas.

13. En caso de existir cuentas bancarias inactivas la respectiva Tesorería debe tener debidamente documentadas las razones por la cuales no es posible saldar la cuenta bancaria.

14. En caso de presentarse alguna situación que implique una posible sustitución de cuenta bancaria, la Gerencia Nacional Financiera y Administrativa evaluará



la pertinencia de la misma conforme a la solicitud enviada en comunicación escrita por los funcionarios delegados en el artículo 3 de la Resolución de Rectoría No. 1427 de 2015 y el respectivo tesorero y dará las recomendaciones del caso.

15. También aplicarán las actividades descritas en este instructivo cuando se requiera reportar a la entidad financiera el registro de firmas y condiciones de un nuevo servidor público por alguna situación administrativa sin que haya apertura o cancelación de cuenta bancaria o FICS

2. INFORMACIÓN ESPECÍFICA DEL INSTRUCTIVO

Este instructivo relaciona cada una de las tareas que se deben llevar a cabo para abrir y saldar cuentas

bancarias o FICS.

(Para ir a revisar cada una de las tareas, se debe poner el cursor del mouse sobre el nombre del arqueo y oprimir la tecla

control)

Abrir cuentas bancarias o FICS

Saldar cuentas bancarias o FICS



I. Abrir cuentas bancarias o FICS

1. Evaluar solicitud de autorización de apertura de cuenta bancaria o FICS

El Gerente Nacional Financiero y Administrativo debe evaluar la solicitud de autorización de apertura de

cuenta bancaria enviada en comunicación escrita por los funcionarios delegados en el artículo 3 de la

Resolución de Rectoría No. 1427 de 2015.

El Gerente Nacional Financiero Administrativo debe verificar que se cumplan los requisitos exigidos. En

cualquier caso, deberá observarse lo dispuesto en las políticas que se emiten trimestralmente sobre

entidades autorizadas para invertir recursos y la cobertura y eficiencia ofrecida por la entidad financiera

para atender los requerimientos de la Universidad Nacional de Colombia.

Para el caso de solicitud autorización de FICS la comunicación debe contener un cuadro comparativo con

al menos dos (2) cotizaciones que permitan evaluar entre otros, los beneficios ofrecidos como

rentabilidad, oportunidad, accesibilidad y cobertura de la entidad financiera oferente. Lo anterior en el

marco del Decreto 1525 del 2008 Capítulo III.

2. Informar si fue aprobada o no la solicitud de autorización de apertura de cuenta bancaria o

FICS

El Gerente Nacional Financiero y Administrativo debe enviar comunicación escrita al funcionario

delegado en el artículo 3 de la Resolución de Rectoría No. 1427 de 2015, informando respecto a la

autorización de la apertura de la cuenta bancaria o FICS.

Las cuentas bancarias podrán denominarse Universidad Nacional de Colombia (Univ. Nal) seguido del

Nombre de la dependencia o convenio que da origen a la apertura de la cuenta y la Entidad Contratante.

Ejemplo: Univ. Nal – Convenio No. xxx – Entidad xxx.

Los FICS podrán denominarse Universidad Nacional de Colombia (Univ. Nal) seguido del Nombre de la

dependencia y sede que da origen a la apertura del FICS.

Ejemplo: Univ. Nal – Fac. xxx – Sede xx.

En el caso en que no sea autorizada dicha apertura se deberá informar los motivos por los cuales no se

aprobó.

3. Solicitar a la entidad financiera apertura de cuenta bancaria y tarjetas para registro de firmas



El funcionario delegado en el artículo 3 de la Resolución de Rectoría No. 1427 de 2015, una vez

autorizada la apertura de una cuenta bancaria o FICS por parte de la Gerencia Nacional Financiera y

Administrativa, debe solicitar mediante comunicación escrita a la entidad financiera la apertura de la

cuenta bancaria o FICS, el envío del contrato de cuenta bancaria o FICS (si aplica) y las tarjetas para

registro de firmas. Esta comunicación debe incluir la siguiente información:

a. Tipo de cuenta solicitada (ahorro, corriente), o FICS.

b. Denominación de la cuenta según corresponda.

c. Si los recursos son exentos del GMF adjuntando el respectivo soporte (convenio, certificación de

exención). Ir al numeral 7, Abrir cuentas bancarias o FICS

d. Las condiciones de manejo:

I. Los dos (2) funcionarios delegados para firmar y aprobar giros conforme los establece

el artículo 9 de la Resolución de Rectoría No. 1427 de 2015.

II. Sellos restrictivos que se utilizan (para el caso de cuentas corrientes).

III. Sellos húmedos con el logotipo de la Universidad que acompañen cada una de las

firmas registradas.

IV. Protectógrafo.

Adicionalmente se debe adjuntar a esta solicitud, copia de las resoluciones de nombramiento y/o actas

de posesión de los funcionarios delegados para firmar y aprobar giros, así como copia de sus

documentos de identidad. De igual manera se debe adjuntar copia de la resolución de nombramiento

del funcionario delegado en el artículo 3 de la Resolución de Rectoría No. 1427 de 2015 que firma la

comunicación y copia de la Resolución de Rectoría No. 1427 de 2015.

Esta comunicación debe ir en sobre cerrado por medidas de seguridad y la copia del oficio donde conste

el recibido de los documentos se archivará según lo indicado en la Tabla de Retención Documental.

Ir al Procedimiento Efectuar apertura y cierre diario de Tesorería

Ir al Instructivo Archivar los documentos de Tesorería según Tabla de Retención Documental

4. Entregar a la entidad financiera contrato de cuenta bancaria o FICS (si aplica) y tarjetas de

registro de firmas.

Una vez diligenciados y firmados por los delegados en el artículo 3 de la Resolución de Rectoría No. 1427

de 2015 los contratos de cuenta bancaria o FICS (si aplica) y diligenciadas por pate de la respectiva

tesorería, las tarjetas de registro de firmas con las condiciones de manejo establecidas (firma de los dos

(2) funcionarios delegados para firmar y aprobar giros, conforme los establece el artículo 9 de la

Resolución de Rectoría No. 1427 de 2015, los sellos húmedos con el logotipo de la Universidad que

acompañen cada una de las firmas registradas y el protectógrafo) el funcionario delegado en el artículo

http://gerencia.unal.edu.co/macroprocesos/macroprocesos/documento.html?tx_macroprocesos_macroproceso%5Bdocumento%5D=73&tx_macroprocesos_macroproceso%5Baction%5D=show&tx_macroprocesos_macroproceso%5Bcontroller%5D=Documento&cHash=1cb95efa1875784a2cfc44ac417feda3


http://gerencia.unal.edu.co/macroprocesos/macroprocesos/documento.html?tx_macroprocesos_macroproceso%5Bdocumento%5D=358&tx_macroprocesos_macroproceso%5Baction%5D=show&tx_macroprocesos_macroproceso%5Bcontroller%5D=Documento&cHash=0fd67ad95b3ec957f43dc5abd0b74493



3 de la Resolución de Rectoría No. 1427 de 2015 mediante comunicación escrita debe remitir a la

entidad financiera estos documentos y los adicionales que la entidad financiera haya solicitado.

Esta comunicación debe ir en sobre cerrado por medidas de seguridad y la copia del oficio donde conste

el recibido de los documentos se archivará al igual que la copia de las tarjetas de registro de firmas

según lo indicado en la Tabla de Retención Documental.

Ir al Procedimiento Efectuar apertura y cierre diario de Tesorería

Ir al Instructivo Archivar los documentos de Tesorería según Tabla de Retención Documental

5. Solicitar a la entidad financiera certificación bancaria

Una vez aperturada la cuenta bancaria o FICS por parte de la entidad financiera, el tesorero debe

solicitar certificación bancaria, en donde se indique como mínimo: nombre de la cuenta, número, tipo

de cuenta, fecha de apertura y si la cuenta es exenta del GMF (si aplica).

6. Diligenciar y enviar el formato “información para abrir o saldar cuentas bancarias y FICS” y

certificación bancaria

El tesorero respectivo debe solicitar a través del formato “Información para abrir o saldar cuentas

bancarias y FICS”, debidamente diligenciado, a Soporte SGF – QUIPU la activación de la cuenta bancaria

o FICS.

Ver formato Información para abrir o saldar cuentas bancarias y FICS

De igual manera el tesorero respectivo debe enviar a la División Nacional de Gestión de Tesorería el formato “Información para abrir o saldar cuentas bancarias y FICS”, debidamente diligenciado para actualizar el Formato “Seguimiento y Control de Cuentas Bancarias y FICS”, ingresando la información de novedades de la(s) cuenta(s) bancaria(s) o FICS de la Universidad, por parte de del auxiliar de la División Nacional de Gestión de Tesorería.

Ver formato Seguimiento y Control de Cuentas Bancarias y FICS

Fin del Instructivo

7. Gestionar documento escrito que certifique el uso y procedencia de los recursos a manejar en la

cuenta bancaria para la exención del GMF

El tesorero debe gestionar los documentos requeridos para enviar a la entidad financiera con el fin de

marcar la exoneración del GMF a la cuenta bancaria que se apertura, así:



http://gerencia.unal.edu.co/macroprocesos/macroprocesos/documento.html?tx_macroprocesos_macroproceso%5Bdocumento%5D=358&tx_macroprocesos_macroproceso%5Baction%5D=show&tx_macroprocesos_macroproceso%5Bcontroller%5D=Documento&cHash=0fd67ad95b3ec957f43dc5abd0b74493

http://gerencia.unal.edu.co/fileadmin/user_upload/U-FT-12.004.029_Informacion_para_abrir_o_saldar_cuentas_bancarias_y_FICS.xlsx

http://gerencia.unal.edu.co/fileadmin/user_upload/TES_5_FT_Segumiento_control_cuentas_bancarias__fics_V1__1_.xls

http://gerencia.unal.edu.co/fileadmin/user_upload/TES_5_FT_Segumiento_control_cuentas_bancarias__fics_V1__1_.xls



a. Para manejo de recursos de la Nación:

I. El tesorero debe solicitar a la entidad financiera diligenciar el formato establecido por

el Ministerio de Hacienda y Crédito Público - Dirección del Tesoro Nacional, para

marcar la cuenta bancaria como exenta del Gravamen a los Movimientos Financieros,

en la parte del formato datos de la cuenta a incluir (para uso exclusivo del Banco). Una

vez diligenciado por la Tesorería respectiva debe ser enviado para aprobación y firma

por la entidad financiera en donde se realizó la apertura de la cuenta bancaria, y

recibirlo nuevamente para continuar el trámite.

Ver modelo Cuenta reportada para la exención del Gravamen a los Movimientos

Financieros - Dirección del Tesoro Nacional (Anexo 2)

II. El tesorero debe enviar a la División Nacional de Gestión de Tesorería los siguientes

documentos para que el auxiliar de esta División elabore certificación para firma del

Señor Rector. Se deberá tener en cuenta que dicha certificación debe ir con destino al

Ministerio de Educación Nacional:

Certificación suscrita por el el funcionario delegado en el artículo 3 de la Resolución

de Rectoría No. 1427 de 2015 y el respectivo Tesorero donde conste que en la

cuenta bancaria relacionada es de uso exclusivo para el manejo de recursos de la

Nación.

Formato establecido por el Ministerio de Hacienda y Crédito Público - Dirección del

Tesoro Nacional, para solicitar que la cuenta bancaria sea exenta del Gravamen a

los Movimientos Financieros, debidamente diligenciado y aprobado por la entidad

financiera en donde se realizará la apertura de la cuenta bancaria.

Certificación expedida por la entidad financiera, con la información de la cuenta

bancaria.

III. Una vez se cuente con la Certificación del Señor Rector, el auxiliar de la División

Nacional de Gestión de Tesorería debe elaborar comunicación para la firma del

Gerente Nacional Financiero y Administrativo y dirigida al Ministerio de Educación

Nacional en la que se adjunta la documentación que se relaciona a continuación:

Certificación juramentada debidamente firmada por el Señor Rector.

Formato establecido por el Ministerio de Hacienda y Crédito Público - Dirección del

Tesoro Nacional, para solicitar que la cuenta bancaria sea exenta del Gravamen a

los Movimientos Financieros, diligenciado por la respectiva Tesorería y entidad

financiera, en original y completamente diligenciado.

http://gerencia.unal.edu.co/fileadmin/user_upload/TES_5_OT_ft_exencion_gmf.xls




Certificación expedida por la entidad financiera, con la información de la cuenta

bancaria.

Copia del RUT de la Universidad Nacional de Colombia.

IV. El Gerente Nacional Financiero y Administrativo debe notificar a la Tesorería solicitante

al interior de la Universidad, respecto a la aprobación para la marcación de la cuenta

bancaria como exenta del Gravamen a los Movimientos Financieros para el manejo de

recursos Nación, una vez el Ministerio de Educación notifique a la Gerencia Nacional

Financiera y Administrativa la aprobación de la cuenta bancaria como exenta del GMF.

b. Para manejo de recursos de UNISALUD:

El tesorero de Unisalud debe enviar a la División Nacional de Gestión de Tesorería certificación

suscrita por el funcionario delegado en el artículo 3 de la Resolución de Rectoría No. 1427 de

2015 y el respectivo Tesorero de Unisalud donde conste que la cuenta bancaria relacionada es

de uso exclusivo para el manejo de recursos del Sistema General de Seguridad Social en Salud de

UNISALUD.

El auxiliar de Tesorería de la División Nacional de Gestión de Tesorería debe elaborar

certificación con destino a la la entidad financiera donde se abrió la cuenta bancaria, para firma

del Señor Rector.

El tesorero de Unisalud una vez cuente con la certificación firmada por el Señor Rector la debe

adjuntar a la comunicación que debe enviar a la entidad financiera informando que la cuenta

bancaria relacionada es de uso exclusivo para el manejo de los recursos de UNISALUD y por lo

tanto solicita sea exenta del GMF.

c. Para manejo de recursos de Convenios de Cooperación Internacional:

El tesorero debe enviar a la entidad financiera comunicación suscrita por el funcionario

delegado en el artículo 3 de la Resolución de Rectoría No. 1427 de 2015 y el respectivo Tesorero

donde conste que la cuenta bancaria relacionada es de uso exclusivo para el manejo de los

recursos del Convenio de Cooperación Internacional y por lo tanto solicita sea exenta del GMF.

Se debe adjuntar de la “Guía de exención tributaria Convenios de Cooperación Internacional”

copia de la Certificación de Exención de Impuestos suscrita por el Señor Rector.

Ir a la Guía Exención tributaria Convenios de Cooperación Internacional

d. Para manejo de recursos de convenios o contratos que provienen de recursos cuya naturaleza

es exenta del GMF:

http://gerencia.unal.edu.co/macroprocesos/macroprocesos/documento.html?tx_macroprocesos_macroproceso%5Bdocumento%5D=468&tx_macroprocesos_macroproceso%5Baction%5D=show&tx_macroprocesos_macroproceso%5Bcontroller%5D=Documento&cHash=0798669d8d7419e9fff9b53b4a250624

http://gerencia.unal.edu.co/macroprocesos/macroprocesos/documento.html?tx_macroprocesos_macroproceso%5Bdocumento%5D=468&tx_macroprocesos_macroproceso%5Baction%5D=show&tx_macroprocesos_macroproceso%5Bcontroller%5D=Documento&cHash=0798669d8d7419e9fff9b53b4a250624



El tesorero debe enviar a la entidad financiera certificación suscrita por el funcionario delegado

en el artículo 3 de la Resolución de Rectoría No. 1427 de 2015 y el respectivo Tesorero donde

conste que la cuenta bancaria relacionada es de uso exclusivo para el manejo de los recursos del

convenio xxxx suscrito con la entidad xxx y que dada la naturaleza del origen de los mismos se

solicita la exención del GMF. Se debe adjuntar copia del convenio o contrato para que la entidad

financiera evalúe si procede la exención del GMF. Ir al numeral 3, Abrir cuentas bancarias o

FICS.

Fin del Instructivo.



II. Saldar cuentas bancarias o FICS

1. Evaluar la solicitud de autorización para saldar cuenta bancaria o FICS

El Gerente Nacional Financiero y Administrativo debe evaluar la solicitud de autorización para saldar

cuenta bancaria o FICS enviada en comunicación escrita por los funcionarios delegados en el artículo 3

de la Resolución de Rectoría No. 1427 de 2015.

Para el caso de cuentas bancarias donde se manejen recursos con destinación específica (Contratos o

Convenios) se debe anexar copia de la liquidación del contrato.

Para el caso de cuentas inactivas que deben ser saldadas para evitar que se configuren en cuentas

abandonadas, se debe anexar la información de las gestiones realizadas ante quien correspondía según

sea el caso, a fin de lograr su cancelación de manera oportuna.

Cuando la Gerencia Nacional Financiera y Administrativa, conforme a lo establecido en la Circular de

entidades autorizadas para invertir recursos, considere que la entidad financiera representa un alto

riesgo para el manejo de los recursos de la Universidad, recomendará al delegado que adelante el

trámite necesario para saldar las cuentas bancarias o FICS abiertas en dicha entidad.

2. Informar si fue aprobada o no la solicitud de autorización para saldar cuenta bancaria o FICS

El Gerente Nacional Financiero y Administrativo debe enviar comunicación escrita al funcionario

delegado en el artículo 3 de la Resolución de Rectoría No. 1427 de 2015, informando respecto a la

autorización de saldar cuenta bancaria o FICS.

En el caso en que no sea autorizada dicha solicitud se deberá informar los motivos por los cuales no se

aprobó.

3. Solicitar a la entidad financiera saldar cuenta bancaria o FICS

El funcionario delegado en el artículo 3 de la Resolución de Rectoría No. 1427 de 2015, una vez

aprobada la autorización para saldar una cuenta bancaria o FICS por parte de la Gerencia Nacional

Financiera y Administrativa, debe solicitar, mediante comunicación escrita a la entidad financiera, la

cancelación de la cuenta bancaria. Esta comunicación debe incluir la siguiente información:

a. Tipo de cuenta solicitada (ahorro, corriente FICS).

b. Denominación de la cuenta según corresponda.



c. Si los recursos son exentos del GMF por corresponder a Recursos Nación se debe adjuntar el

respectivo soporte de exclusión de la cuenta como exenta del GMF. Ir al numeral 5, Saldar

cuentas bancarias o FICS.

d. De tratarse de cuentas corrientes, se debe efectuar la devolución de los cheques no utilizados

(en blanco). En caso de no ser recibidos por la entidad financiera, éstos deben ser eliminados

por el tesorero.

Ir al instructivo Anular cheques

e. Solicitud de expedición de certificación por parte de la Entidad financiera indicando que la

cuenta bancaria o FICS ya fue saldada.

4. Efectuar los trámites para saldar cuentas bancarias o FICS

El tesorero debe realizar los siguientes trámites para saldar la cuenta bancaria, en un término no mayor

a sesenta (60) días:

a. En el caso de cuentas inactivas se deben trasladar los saldos a una cuenta bancaria que maneje

recursos del regulado del Nivel Nacional, Sede, Facultad o Unidad Especial, según corresponda, con

el debido registro a fin de realizar el seguimiento y control de estos recursos.

b. Efectuar la conciliación bancaria la cual debe estar sin partidas pendientes por depurar, con saldo

en ceros y sin deudas pendientes (retenciones, comisiones, etc.) por parte del banco con cargo a

esa cuenta.

c. Anular los cheques en blanco cuando se trata de una cuenta corriente.

Ir al instructivo Anular cheques

d. Debe solicitar, a más tardar a los tres (3) días hábiles siguientes a la terminación del contrato de

cuenta bancaria, a través del formato “Información para abrir o saldar cuentas bancarias y FICS”,

debidamente diligenciado a Soporte SGF – QUIPU la inactivación de la cuenta bancaria o FICS. El

incumplimiento de éste trámite dará lugar a la suspensión de apertura de nuevas cuentas

bancarias.

Ver formato Información para abrir o saldar cuentas bancarias y FICS

De igual manera el tesorero respectivo debe enviar a la División Nacional de Gestión de Tesorería el

formato “Información para abrir o saldar cuentas bancarias y FICS”, debidamente diligenciado

para que el auxiliar de la División Nacional de Gestión de Tesorería ingrese en el Formato

“Seguimiento y Control de Cuentas Bancarias” la información de novedades de la(s) cuenta(s)

bancaria(s) o FICS de la Universidad.

http://gerencia.unal.edu.co/macroprocesos/macroprocesos/documento.html?tx_macroprocesos_macroproceso%5Bdocumento%5D=740&tx_macroprocesos_macroproceso%5Baction%5D=show&tx_macroprocesos_macroproceso%5Bcontroller%5D=Documento&cHash=8169ec831abc396442ba7fa9fe85f707

http://gerencia.unal.edu.co/macroprocesos/macroprocesos/documento.html?tx_macroprocesos_macroproceso%5Bdocumento%5D=740&tx_macroprocesos_macroproceso%5Baction%5D=show&tx_macroprocesos_macroproceso%5Bcontroller%5D=Documento&cHash=8169ec831abc396442ba7fa9fe85f707

http://gerencia.unal.edu.co/fileadmin/user_upload/U-FT-12.004.029_Informacion_para_abrir_o_saldar_cuentas_bancarias_y_FICS.xlsx



Ver formato Seguimiento y Control de Cuentas Bancarias y FICS

Fin del Instructivo

5. Elaborar, diligenciar y enviar documentación para excluir la cuenta como exenta del GMF

(recursos nación).

a. El tesorero debe elaborar y enviar comunicación escrita a la Gerencia Nacional Financiera y

Administrativa en donde solicite que se realice el trámite ante el Ministerio de Educación

Nacional, para excluir la cuenta bancaria como exenta del Gravamen a los Movimientos

Financieros, adjuntando:

El formato establecido por el Ministerio de Hacienda y Crédito Público - Dirección del

Tesoro Nacional, de cuentas bancarias reportadas para la exención del Gravamen a los

Movimientos Financieros, que tenga diligenciados los datos de la cuenta a excluir.

Certificación expedida por la entidad financiera, con la información de la cuenta bancaria

de la cual se va a solicitar que sea excluida como cuenta exenta del Gravamen a los

Movimientos Financieros.

Ver modelo Cuenta reportada para la exención del Gravamen a los Movimientos

Financieros - Dirección del Tesoro Nacional (Anexo 2)

b. El Gerente Nacional Financiero y Administrativo debe enviar al Ministerio de Educación

Nacional, oficio remisorio en el cual se efectúa la solicitud del trámite para saldar la cuenta

bancaria, con su respectiva justificación, adjuntando los documentos enviados por el tesorero y

copia del RUT de la Universidad Nacional de Colombia.

c. El Gerente Nacional Financiero y Administrativo debe notificar a la Tesorería solicitante al

interior de la Universidad, respecto a la aprobación de saldar la cuenta bancaria exenta del

Gravamen a los Movimientos Financieros para el manejo de recursos de la Nación, una vez el

Ministerio de Educación notifique a la Gerencia Nacional Financiera y Administrativa, que la

cuenta bancaria fue excluida como cuenta exenta del Gravamen a los Movimientos Financieros.

Ir al numeral 3, Saldar cuentas bancarias o FICS

Fin del instructivo

ELABORÓ María Elvira García Audith Conde Falon

REVISÓ Áreas de Tesorería o dependencias que hagan sus veces de la

APROBÓ Álvaro Viña Vizcaíno

http://gerencia.unal.edu.co/fileadmin/user_upload/U-FT-12.004.069_Seguimiento_y__control_de_cuentas_bancarias_y_FICS__Apertura_-Cancelacion_.xlsx





Universidad Nacional de Colombia.

CARGO

Jefe División Nacional de Gestión de Tesorería Asistente administrativo División Nacional de Gestión de Tesorería

CARGO Tesorero, auxiliar de Tesorería o quienes ejercen este rol,

CARGO Gerente Nacional Financiero y Administrativo

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