คมอการปฏบตงาน (Work Manual)

กระบวนการ

ลงทะเบยนรบหนงสอขออนญาตไปราชการ ดวยระบบบรหารงานบคคลแบบอเลกทรอนกส (E-Personal)

ของงานธรการ กองกลาง ส านกงานอธการบด โดย

นางสาวภทรวด ไกรจนทร

รบรองโดย ลายมอชอ................................. (นายเอนก บวส าล) หวหนางานธรการ

กองกลาง ส านกงานอธการบด 1 พฤษภาคม 2560

2

สารบญ

หนา

1. วตถประสงคของการจดท าคมอ 3

2. ขอบเขต 3

3. ค าจ ากดความ 3

4. หนาทความรบผดชอบ 5 5. การตรวจเอกสาร 6 6. ผงกระบวนการปฏบตงาน (Work Flow) 12

7. ขนตอนการปฏบตงาน 16

8. แนวทางในการปฏบตของบคลากร 24

9. มาตรฐานคณภาพงาน 25

10. ระบบตดตามประเมนผล 25

11. เอกสารอางอง 25

12. แบบฟอรมทใช 25 13. ปญหา/ ความเสยงส าคญทพบในการปฏบตงานและแนวทางการแกไขปญหา 25

14. บรรณานกรม 26

ภาคผนวก ก. ตวอยางแบบฟอรม 28 ข. กฎระเบยบ/ค าสง 31 ค. ประวตของผจดท า 32

3

คมอการปฏบตงาน กระบวนการ ลงทะเบยนรบหนงสอขออนญาตไปราชการ

ดวยระบบบรหารงานบคคลแบบอเลกทรอนกส (E-Personal)

1. วตถประสงค 1.1 เพอใหสวนราชการมการจดคมอการปฏบตงานทชดเจน อยางเปนลายลกษณอกษร ทแสดงถงรายละเอยดขนตอนการปฏบตงานของกจกรรม/กระบวนการตางๆ ของหนวยงาน และสรางมาตรฐานการปฏบตงานทมงไปสการบรหารคณภาพทวทงองคกรอยางมประสทธภาพ เกดผลงานทไดมาตรฐานเปนไปตามเปาหมาย ไดผลตผลหรอการบรการทมคณภาพ และบรรลขอก าหนดทส าคญของกระบวนการ 1.2 เพอเปนหลกฐานแสดงวธการท างานทสามารถถายทอดใหกบผเขามาปฏบตงานใหม พฒนาใหการท างานเปนมออาชพ และใชประกอบการประเมนผลการปฏบตงานของบคลากร รวมทงแสดงหรอเผยแพรใหกบบคคลภายนอก หรอผใชบรการ ใหสามารถเขาใจและใชประโยชนจากกระบวนการทมอยเพอขอการรบบรการทตรงกบความตองการ

1.3 เพอใหสอดคลองกบนโยบายของมหาวทยาลยทตองการใหหนวยงานตางๆ ไดพฒนาระบบการปฏบตงานใหมความสะดวก รวดเรว และน าทรพยากรทมอยมาใชใหเกดประโยชนตอองคกร มหาวทยาลยจงไดพฒนาระบบสารบรรณอเลกทรอนกสขนมา คอการลงทะเบยนรบหนงสอขออนญาตไปราชการดวยระบบบรหารงานบคคลแบบอเลกทรอนกส (E-Personal) เพอชวยเพมประสทธภาพการปฏบตงานดานการบรหารงานเอกสารใหด าเนนไปอยางสะดวก รวดเรว ประหยดเวลามความถกตองทนสมยเปนระบบและมประสทธภาพมากยงขน 2. ขอบเขต

คมอการปฏบตงานน ครอบคลมขนตอนการปฏบตงานตงแตการใชการลงทะเบยนรบหนงสอขออนญาตไปราชการดวยระบบบรหารงานบคคลแบบอเลกทรอนกส (E-Personal) ในการกรอกขอมลการขออนญาตไปราชการภายในประเทศ การลาปวย ลาคลอด ลากจสวนตว ลาพกผอนลาอปสมบทของบคลากรมหาวทยาลย ราชภฏก าแพงเพชร

3. ค าจ ากดความ หนงสอราชการ คอ เอกสารทเปนหลกฐานในราชการ ไดแก

1. หนงสอทมไปมาระหวางสวนราชการ 2. หนงสอทสวนราชการมไปถงหนวยงานภายนอกซงมใชสวนราชการ หรอทมไปถง บคคลภายนอก 3. หนงสอทหนวยงานอนซงมใชสวนราชการ หรอบคคลภายนอกมมาถงสวนราชการ 4. เอกสารททางราชการจดท าขนเพอเปนหลกฐานในราชการ 5. เอกสารททางราชการจดท าขนตามกฎหมาย ระเบยบ หรอขอบงคบ รวมถงเอกสารท ประชาชน

ทวไปมมาถงสวนราชการและเจาหนาทรบไวเปนหลกฐานดวย หนงสอราชการตามระเบยบส านกนายกรฐมนตรวาดวยงานสารบรรณม 6 ชนด คอ

1. หนงสอภายนอก ใชในการตดตอราชการทวไป โดยใชกระดาษตราครฑ 2. หนงสอภายใน ใชในการตดตอราชการภายในกระทรวง ทบวง กรม หรอจงหวดเดยวกน ใช

กระดาษบนทกขอความ 3. หนงสอประทบตรา ใชในการตดตอราชการเฉพาะกรณทไมใชเรองส าคญ

4

4. หนงสอสงการ ไดแก ค าสง ระเบยบ ขอบงคบ 5. หนงสอประชาสมพนธ ไดแก ประกาศ แถลงการณ ขาว 6. หนงสอทเจาหนาทจดท าขน หรอรบไวเปนหลกฐานในราชการ ไดแก หนงสอรบรองรายงาน การ

ประชม บนทก และหนงสออน การลงรบหนงสอ คอ หนงสอไดรบเขามาจากภายนอก ใหเจาหนาทของหนวยงานสารบรรณกลาง ปฏบตตามทก าหนดไวในสวนน

1. จดล าดบความส าคญและความเรงดวนของหนงสอเพอด าเนนการกอนหลง และใหผเปดซอง ตรวจเอกสาร หากไมถกตองใหตดตอสวนราชการเจาของเรอง หรอหนวยงานทออกหนงสอเพอด าเนนการ ใหถกตอง หรอบนทกขอบกพรองไวเปนหลกฐาน และจะด าเนนการเรองนนตอไป

2. ประทบตรารบหนงสอทมมบนดานขวาของหนงสอโดยกรอกรายละเอยดดงน 2.1 เลขรบ ใหลงเลขทรบตามทรบในทะเบยน 2.2 วนท ใหลงวน เดอน ปทรบหนงสอ 2.3 เวลา ใหลงเวลาทรบหนงสอ

3. ลงทะเบยนรบหนงสอในทะเบยนหนงสอรบ โดยกรอกรายละเอยดดงน 3.1 ทะเบยนหนงสอรบ วนท เดอน พ.ศ. ใหลงวน เดอน ปทลงทะเบยน 3.2 ทะเบยนรบ ใหลงเลขล าดบของทะเบยนหนงสอรบเรยงล าดบตดตอกนไปตลอดปปฏทน

เลขทะเบยนของหนงสอรบจะตองตรงกบเลขทในตรารบหนงสอ 3.3 ท ใหลงเลขทของหนงสอทรบเขามา 3.4 ลงวนท ใหลงวน เดอน ป ของหนงสอทรบเขามา 3.5 จาก ใหลงต าแหนงเจาของหนงสอ หรอชอสวนราชการ หรอชอบคคลในกรณทไม ต าแหนง 3.6 ถง ใหลงต าแหนงของผทหนงสอนนมถง หรอชอสวนราชการ หรอชอบคคลในกรณทไม

มต าแหนง 3.7 เรอง ใหลงชอเรองของหนงสอฉบบนน ในกรณทไมมชอเรองใหลงสรปเรองยอ 3.8 การปฏบตใหบนทกการปฏบตเกยวกบหนงสอฉบบนน 3.9 หมายเหตใหบนทกขอความอนใด (ถาม)

4. จดแยกหนงสอทลงทะเบยนรบแลวสงใหสวนราชการทเกยวของด าเนนการ โดยใหลงชอ หนวยงานท

รบหนงสอในชอง การปฏบต ถามชอบคคล หรอต าแหนงทเกยวของกบการรบหนงสอใหลงชอ หรอต าแหนงไวดวย การสงหนงสอทลงทะเบยนรบแลวไปใหสวนราชการทเกยวของด าเนนการตามวรรคหนงจะ สงโดยใชสมดสงหนงสอ หรอใหผรบหนงสอลงชอรบและวน เดอน ปทรบหนงสอไวเปนหลกฐานในทะเบยน รบหนงสอกได ถาหนงสอรบนนจะตองด าเนนเรองใดหนวยงานนนเองจนถงขนไดตอบหนงสอไปแลวให ลงทะเบยนวาไดสงออกไปโดยหนงสอทเทาใด วน เดอน ปใด

5. การรบหนงสอภายในสวนราชการเดยวกน เมอผรบไดรบหนงสอจากหนวยงานสารบรรณ กลางแลว ใหปฏบตตามวธการทกลาวขางตนโดยอนโลม

ระบบ E-Personal คอ ระบบบรหารงานบคคลแบบอเลกทรอนกส หนงสอขออนญาตไปราชการ คอ หนงสอราชการทบคลากรภายในมหาวทยาลยฯตองท าขนไวเพอขออนญาต

หวหนาหนวยงานและผบรหารของมหาวทยาลยเพอใชเปนหลกฐานทยนยนการขาดงานตามกฏและระเบยบของมหาวทยาลยราชภฏก าแพงเพชร

5

4. หนาทความรบผดชอบ

อธการบดมหาวทยาลย มหนาท อนมตในการขออนญาตไปราชการของบคลากรภายในมหาวทยาลยราชภฏก าแพงเพชร

รองอธการบด มหนา มหนาท เหนชอบ/เหนสมควรอนมต ในการขออนญาตไปราชการของบคลากรภายในมหาวทยาลยราชภฏก าแพงเพชร

คณบด/ผอ านวยการส านก/สถาบน มหนาทมอบหมายใหผใตบงคบบญชาเดนทางไปราชการและเหนสมควรในการอนญาตใหบคลากรเดนทางไปราชการและอนมตงบประมาณใหกบบคลากรภายในหนวยงาน

ผอ านวยการกองกลาง มหนาทอนมตงบประมาณคาใชจายในการเดนทางไปราชการใหกบบคลากรภายในหนวยงานส านกงานอธการบดและบคลากรทขออนญาตใชงบประมาณของสวนกลางและตรวจสอบการขออนญาตไปราชการของหนวยงานตางๆภายในมหาวทยาลย

หวหนางานธรการ มหนาทเกษยนหนงสอขออนญาตไปราชการเขาตามภาระหนาทของรองอธการบดฝายตางๆ

ผเดนทางไปราชการ มหนาทขออนญาตเดนทางไปราชการเพอเขาฝกอบรม ประชม สมมนา หรอศกษาดงาน โดยการท าหนงสอเพอขออนญาตในเดนทางไปราชการสงทงานธรการกอนเดนทางไปราชการประมาณ 3 วน เพอใหเวลางานธรการจะไดด าเนนการตามขนตอนเสนอผบรหารขอมหาวทยาลยและการยมเงนส ารองจายในการเดนทางไปราชการตามระเบยบของการเงนอยางเครงครด ตลอดจนการรายงานการเดนทางไปราชการเมอเดนทางกลบมาแลว

เจาหนาทธรการ มหนาทรบผดชอบดแลเกยวกบการกบการลงทะเบยนรบหนงสอขออนญาตไปราชการ ดวยระบบบรหารงานบคคลแบบอเลกทรอนกส (E-Personal) ของบคลากรจากหนวยงานคณะ/ศนย/ส านก/และสถาบนตางๆภายในมหาวทยาลยฯ การรบ – การสงเอกสาร ใหบรการเกยวกบงานสารบรรณทอยระหวางการน าเสนอผบรหารสงการ การจดเกบเอกสารของทางราชการ การใหบรการสบคนหาเอกสาร ซงสามารถแบงออกเปนงานหลกๆ ไดดงตอไปน

1. การรบ-สงหนงสอ การลงรบ-สงหนงสอราชการดวยระบบบรหารงานบคคลแบบอเลกทรอนกส (E-Personal) จากหนวยงาน

คณะ/ศนย/ส านก/และสถาบนตางๆ 2. การรบและลงทะเบยนรบหนงสอ

2.1 ก าหนดเลขทลงทะเบยนรบหนงสอ 2.2 วเคราะหความถกตองของเอกสารทเขามาจากภายใน พรอมบนทกและน าเสนอผบรหารสงการ 2.3 บรการสบคน ตดตามเรองทอยในระหวางด าเนนการ

2.4 ใหค าปรกษา ตอบขอปญหา และเสนอแนะแนวทางปฏบตงานเกยวกบงานสารบรรณ 2.5 บนทก/คดแยกเอกสาร ตามทผบรหารสงการ และจดท าบญชเอกสารเพอการจดเกบ

3. ด าเนนการเวยนแจงเอกสารตามทผบรหารสงการ ทางบรหารงานบคคลแบบอเลกทรอนกส (E-Personal) 4. การจดเกบและรกษาเอกสาร บรการคนหา ตดตามเอกสารทน าเสนอผบรหารสงการ 5. ใหค าแนะน า ปรกษาการใชระบบตลอดจนการแกปญหาตางๆๆใหกบบคลากรภายในมหาวทยาลย 6. เปนศนยกลางในการจดเกบและรกษาเอกสารของมหาวทยาลย ในรปแบบการจดเกบเอกสาร

อเลกทรอนกส

6

5. การตรวจเอกสาร ระเบยบส านกนายกรฐมนตรวาดวยงานสารบรรณ ระเบยบทเกยวของ ปจจบนงานสารบรรณมระเบยบ ท เกยวของ 2 ฉบบ ไดแก ระเบยบส านกนายกรฐมนตรวาดวยงานสารบรรณ พ.ศ.2526 และ ระเบยบส านกนายกรฐมนตรวาดวยงานสารบรรณ พ.ศ.2548 ซงเปนการเพมเตมค านยามเกยวกบเอกสาร “อเลกทรอนกส” และ ค าวา“ระบบสารบรรณอเลกทรอนกส”

ความหมายของงานสารบรรณ ตามระเบยบส านกนายกรฐมนตรวาดวยงานสารบรรณ พ.ศ.2526 ใหความหมายของ ค าวา “งานสารบรรณ” ไววา หมายถง “งานทเกยวของกบการบรหารงานเอกสาร เรมตงแตการจดท า การรบ การสง การเกบรกษา การยม จนถงการท าลาย” ซงเปนการก าหนดขนตอนและขอบขายของงาน สารบรรณ วาเกยวของกบเรองอะไรบาง แตในทางปฏบตการบรหารงานเอกสารทงปวง จะเรมตงแตการ คดอาน ราง เขยน แตง พมพจดจ า ท าส าเนา สงหรอสอขอความ รบ บนทก จดรายงานการประชม สรป ยอเรอง เสนอ สงการ ตอบ ท ารหส เกบเขาท คนหา ตดตามและท าลาย ทงนตองท าเปนระบบทใหเกด ความสะดวก รวดเรว ถกตองและมประสทธภาพ เพอประหยดเวลา แรงงาน และคาใชจาย

หนงสอราชการ คอ เอกสารทเปนหลกฐานในราชการ ไดแก 1. หนงสอทมไปมาระหวางสวนราชการ 2. หนงสอทสวนราชการมไปถงหนวยงานอนทมใชราชการ หรอบคคลภายนอก 3. หนงสอทหนวยงานอนทมใชสวนราชการ หรอบคคลภายนอกมมาถงสวนราชการ 4. หนงสอทหนวยงานจดท าขนเพอเปนหลกฐานในราชการ 5. เอกสารททางราชการจดท าขนตามกฎหมาย ระเบยบ หรอ ขอบงคบ 6. ขอมลขาวสารหรอหนงสอทไดรบจากระบบสารบรรณอเลกทรอนกส (ระเบยบส านก นายกรฐมนตรวาดวย

งานสารบรรณ (ฉบบท 2) พ.ศ.2548 แกไขเพมเตม ขอ 4 ใหเพมค านยามวา “อเลกทรอนกส” และค าวา“ระบบสารบรรณอเลกทรอนกส” ระหวางนยามค าวา “หนงสอ” และ “สวนราชการ” ในขอ 6

แหงระเบยบส านกนายกรฐมนตรวาดวยงานสารบรรณ พ.ศ.2526 “อเลกทรอนกส” หมายความวา การประยกตใชวธการทางอเลกตรอน ไฟฟา คลนแมเหลกไฟฟา หรอวธ อนใดในลกษณะคลายกน และใหหมายความรวมถงการประยกตใชวธการทางแสง วธการทางแมเหลก 8 หรออปกรณทเกยวของกบการประยกตใชวธตางๆ เชนวานน “ระบบสารบรรณอเลกทรอนกส” หมายความวา การรบสงขอมลขาวสารหรอหนงสอผานระบบสอสารดวยวธการทางอเลกทรอนกส”

ชนดของหนงสอราชการ การปฏบตงานสารบรรณ เปนการปฏบตงานเกยวกบหนงสอราชการ 6 ชนดคอ

1. หนงสอภายใน 2. หนงสอภายนอก 3. หนงสอประทบตราแทนการลงชอ 4. หนงสอสงการ 5. หนงสอประชาสมพนธ 6. หนงสอทเจาหนาทท าขนหรอรบไวเปนหลกฐานในราชการ

1. หนงสอภายใน คอ หนงสอตดตอราชการทเปนแบบพธนอยกวา หนงสอภายนอก -ใชตดตอภายในกระทรวง ทบวง กรม หรอจงหวดเดยวกน ใชกระดาษบนทก ขอความ

2. หนงสอภายนอก คอหนงสอตดตอราชการทเปนแบบพธใชกระดาษตราครฑ - ใชตดตอระหวางสวนราชการ - หนงสอทสวนราชการมถงหนวยงานอน ซงมใชสวนราชการ หรอทมถงบคคล ภายนอก

7

ขอแตกตาง หนงสอภายใน กบ หนงสอภายนอก

1. ไป – มา ในเรองราชการ 1. ไป – มา เปนทางราชการ 2. ตดตอกบบคคลผด ารงต าแหนง 2. ตดตอระหวางต าแหนงตอต าแหนง 3. ใชกระดาษบนทกขอความ 3. ใชกระดาษตราครฑ 4. ไมผกมด เปลยนแปลงได 4. สภาพหนงสอผกมดถาวรตลอดไป 5. ใชบนทกแทน 5. รปแบบหนงสอเปนแบบหนงสอลงนามเตมฉบบ

และแบบประทบตรา 6. ค าขนตนใชเรยน อางถงหนงสอใสในขอความ 6. ค าขนตน ประกอบดวย เรอง เรยน อางถง สงท

สงมาดวย 7. ใชค ายอของต าแหนงหรอสวนราชการ และ วน เดอน ปได

7. หามใชอกษรยอ ตองใชค าเตมทงชอ สวนราชการ วน เดอน ป

8. ไมมค าลงทาย 8. ค าลงทายใชขอแสดงความนบถอหรออน ๆ แลวแตกรณ

3. หนงสอประทบตราแทนการลงชอ

หนงสอประทบตราแทนการลงชอ คอ หนงสอทใชประทบตราแทนการลงชอของ หวหนาสวนราชการระดบกรมขนไป โดยใหหวหนาสวนราชการระดบกอง หรอผทไดรบมอบหมายจาก หวหนาสวนราชการระดบกรมขนไป เปนผรบผดชอบลงชอยอก ากบตรา ใชกระดาษครฑ ใชไดทงระหวาง สวนราชการกบสวนราชการ และระหวางสวนราชการกบบคคลภายนอก เฉพาะกรณทไมใชเรองส าคญ ไดแก

-การขอรายละเอยดเพมเตม -การสงส าเนาหนงสอ สงของ เอกสาร -การตอบรบทราบทไมเกยวกบราชการส าคญหรอการเงน -การแจงผลงานทไดด าเนนการไปแลวใหสวนราชการทเกยวของทราบ -การเตอนเรองทคาง -เรองซงหวหนาสวนราชการระดบกรมขนไปก าหนดโดยท าเปนค าสงใหใชหนงสอ ประทบตรา

4. หนงสอสงการ หน งสอส งการให ใชตามแบบท ก าหนดไวในระเบยบ เวนแตจะมกฎหมายก าหนดแบบ

ไวโดยเฉพาะ หนงสอสงการม 3 ชนดไดแก 1) ค าสง คอ บรรดาขอความทผบงคบบญชาสงการใหปฏบตโดยชอบดวยกฎหมาย ใชกระดาษ

ตราครฑ 2) ระเบยบ คอ บรรดาขอความทผมอ านาจหนาทไดวางไวโดยจะอาศยอ านาจของ กฎหมายหรอไม

กไดเพอถอเปนหลกปฏบตงานเปนการประจ า ใชกระดาษครฑ 3) ขอบงคบ คอ บรรดาขอความทผมอ านาจก าหนดใหใชโดยอาศยอ านาจของ กฎหมายทบญญตให

กระท าไดใชกระดาษครฑ

5. หนงสอประชาสมพนธ หนงสอประชาสมพนธใชตามแบบทก าหนดไวในระเบยบนเวนแตจะมกฎหมาย ก าหนดแบบไว

โดยเฉพาะ หนงสอประชาสมพนธม 3 ชนด ไดแก 1) ประกาศ คอ บรรดาขอความททางราชการประกาศหรอแจงใหทราบ หรอแนะ แนวทาง

8

ปฏบ ต ใชกระดาษครฑ ในกรณ ท กฎหมาย ก าหนดใหท าเปนแจงความ ใหเปลยนค าวาประกาศเปน แจงความ

2) แถลงการณคอ บรรดาขอความททางราชการแถลงเพอท าความเขาใจในกจการ ของราชการ หรอเหตการณหรอกรณใด ๆ ใหทราบชดเจนโดยทวกน ใชกระดาษครฑ

3) ขาว คอ บรรดาขอความททางราชการเหนควรเผยแพรใหทราบ 6. หนงสอทเจาหนาทท าขนหรอรบไวเปนหลกฐานในราชการ

หนงสอทเจาหนาทท าขนหรอรบไวเปนหลกฐานในราชการ คอหนงสอททาง ราชการจดท าขนนอกเหนอจากทกลาวมาแลว หรอทหนวยงานอนใดซงมใชสวนราชการ หรอ บคคลภายนอกมมาถงสวนราชการ และสวนราชการรบไวเปนหลกฐานของทางราชการ ม 5 ชนด ไดแก

1) หนงสอรบรอง คอ หนงสอทสวนราชการออกใหเพอรบรองแก บคคล นต บคคล หรอหนวยงาน เพอวตถประสงคอยางใดอยางหนง ใหปรากฏแกบคคลทวไป ไมจ าเพาะเจาะจง ใช กระดาษครฑ โดยใชค าขนตนวา “หนงสอรบรองฉบบนใหไวเพอรบรองวา.............”

2) รายงานการประชม คอ การบนทกความคดเหนของผมาประชม ผเขารวม ประชม และมตทประชมไวเปนหลกฐาน

3) บนทก คอขอความทผใตบงคบบญชาเสนอตอผบงคบบญชา หรอ ผบงคบบญชา สงการแกผใตบงคบบญชา หรอขอความทเจาหนาทหรอหนวยงานระดบตากวาสวนราชการ ระดบกรมตดตอกนในการปฏบตราชการ ใชกระดาษบนทกขอความ

4) หนงสออน คอ เอกสารทเกดขนเนองจากการปฏบตงานของเจาหนาทเพอ เปนหลกฐาน รวมถงภาพถาย ฟลม แถบบนทกเสยง/ภาพ หรอหนงสอของบคคลภายนอกทยนตอ เจาหนาท โดยลงรบเขาทะเบยนรบไวแลว มรปแบบตามทกฎกระทรวง ทบวง กรม ก าหนดขนใชเวนแต จะมแบบตามกฎหมายเฉพาะเรอง เชน โฉนด แผนท แบบ แผนผง สญญา หลกฐานการสบสวน/สอบสวน และค ารอง เปนตน

5) หนงสอเวยน คอหนงสอทมถงผรบจ านวนมาก มใจความอยางเดยวกน โดย ใหเพมพยญชนะ ว หนาเลขทะเบยนหนงสอสง เรมตงแตเลข 1 เรยงเปนล าดบไปถงสนปปฏทน

ชนความเรวของหนงสอ

1) ดวนทสด ใหเจาหนาทปฏบตทนททไดรบหนงสอนน 2) ดวนมาก เจาหนาทปฏบตโดยเรว 3) ดวน เจาหนาทปฏบตเรวกวาปกตเทาทจะท าได หนงสอทจดท าขนโดยปกตใหมส าเนาคฉบบ เกบ

ไวทตนเรอง 1 ฉบบ และใหมส าเนาเกบ ไวทหนวยงานสารบรรณกลาง 1 ฉบบ ส าเนาคฉบบ ใหผลงชอ ลงลายมอชอ หรอลายมอชอยอ และใหผราง ผพมพผตรวจ ลงลายมอชอหรอลายมอชอยอไวทขอบลาง ดานขวามอของหนงสอ ชนของหนงสอลบ

1) ลบทสด ไดแกความลบทมความส าคญทสดเกยวกบขาวสาร วตถหรอบคคล ซงหาก ความลบดงกลาวทงหมดหรอเพยงบางสวนรวไหลไปถงบคคลผไมมหนาทไดทราบ จะท าใหเกดความ เสยหายหรอเปนภยนตรายตอความมนคง ความปลอดภย หรอความสงบเรยบรอยของประเทศชาตหรอ พนธมตรอยางรายแรงทสด

2) ลบมาก ไดแก ความลบทมความส าคญมากเกยวกบขาวสารวตถหรอบคคล ซงถา หากความลบดงกลาวหรอเพยงบางสวนรวไหลไปถงบคคลทไมมหนาทไดทราบ จะท าใหเกดความเสยหาย หรอเปน

9

ภยนตรายตอความมนคง ความปลอดภยของประเทศชาตหรอพนธมตรหรอความเรยบรอยภายใน

ราชอาณาจกรอยางรายแรง 3) ลบ ไดแก ความลบทมความส าคญเกยวกบขาวสาร วตถหรอบคคล ซงถาหาก ความลบดงกลาว

หรอเพยงบางสวนรวไหลไปถงบคคลทไมมหนาทไดทราบ จะท าใหเกดความเสยหายตอ ทางราชการหรอเกยรตภมของประเทศชาตหรอพนธมตรได

4) ปกปด ไดแก ความลบซงไมพงเปดเผยใหผไมมหนาทไดทราบ โดยสงวนไวใหทราบ เฉพาะบคคลทมหนาทตองทราบเพอประโยชนในการปฏบตราชการเทานน การใชตราครฑ ตราครฑมาตรฐานม 2 ขนาด

- ตวครฑสง 3 เซนตเมตร - ตวครฑสง 1.5 เซนตเมตร ตราชอสวนราชการทใชเปนหนงสอประทบตรามรปวงกลมซอนกนเสน

ผานศนยกลาง วงนอก 4.5 เซนตเมตร วงใน 3.5 เซนตเมตร ลอมครฑ การเสนอหนงสอ

1. การเสนอหน งสอ คอการน าหนงสอราชการท เจาหนาทด าเนนการเสรจแลวเสนอตอ ผบงคบบญชาเพอพจารณาตรวจแกไข บนทก สงการ ทราบ หรอลงนาม อยางใดอยางหนงเพอใหราชการ นนๆ ด าเนนตอไปตามสายงานจนเสรจสน

2. วธเสนอหนงสอ เมอเจาหนาทผรวบรวมเรองเสนอซ งโดยปกตไดแกเจาหนาท สารบรรณ ควรแนะน าใหเจาหนาทแยกหนงสอทจะเสนอออกเปนประเภท ๆ เพอใหสามารถจดล าดบ ความส าคญของหนงสอทตองด าเนนการ เชน เรองดวน เรองเพอทราบ เรองสงการ เรองพจารณา ถาสามารถท าไดควรใหแยกแฟมเสนอตามประเภทเรองดงกลาวโดยเฉพาะเรองดวนควรแยกและเขยน ตวอกษรดวนปดหนาปกแฟมเสนอใหเหนชดเจน

3. การตรวจเอกสารทจะน าเสนอกอนลงนาม กอนลงนามไมวาจะเปนหนงสอจาก ฝายใดกตามควรตรวจสอบเอกสารทน ามาเสนอทกฉบบดงน

3.1 ความสะอาดเรยบรอยถกตองตามระเบยบงานสารบรรณแบบธรรมเนยมททาง ราชการก าหนด เชน ถาเปนหนงสอราชการภายนอกตรวจดแบบวาหนงสอราชการภายนอก 12 วางรปแบบอยางไรใชค ายอหรอค าเตมถาเปนค าสงดแบบรปค าสงใหถกตอง เปนตน ตรวจสอบความ ถกตองตามพจนานกรม วรรคตอน ยอหนา ใหถกตองเหมาะสม

3.2 เจาหนาทผเกยวของตามสายงานพจารณาเอกสารนนครบถวนหรอยง 3.3 ถาเอกสารนนอางองหลกฐานแบบธรรมเนยมใดใหแนบหลกฐานนน ๆ

เสนอมาดวย 3.4 หากมการแกไขขอความใด ๆ จะเปนตวหนงสอหรอตวเลขกตามใหตรวจสอบให

ตรงกนทงสองฉบบ

4. วธการจดเขาแฟมเสนอ เพอใหงายตอการพจารณาหนงสอ ควรใหแยกแฟมเสนอ ออกเปน ประเภทตาง ๆ มหลกงาย ๆ ในการจดเอกสารเขาแฟมดงน

4.1 เรองไมยงยากไมมปญหาพจารณาอยางใด ๆ เชนเพยงลงชอเทานน 4.2 เรองทมปญหายงยากจะตองพจารณาตรวจแกหรอมการตดสนใจ ตองเอาไว ทหลงหรอ

แยกแฟมเสนอเพราะตองใชวธพจารณา ตกลงใจ หรอแกไข เพอใหสามารถสงงานธรรมดา ไดกอน

10

4.3 แยกแฟมเซนทราบ เชน ส าเนาค าสง ประกาศ แจงความอนๆ ไวตางหาก 4.4 กรณเรงดวนจดเขาแฟมเสนอดวนแลวรบเสนอทนทและควรใหน าเสนอไดเสมอ

แฟมทะเบยนหนงสอของคณะสถตประยกตแบงไดดงน ทะเบยนหนงสอรบม 2 ประเภท

1. ทะเบยนหนงสอรบภายใน 2. ทะเบยนหนงสอรบภายนอก

ทะเบยนหนงสอสงม 9 ประเภท 1. ทะเบยนหนงสอสงภายใน 2. ทะเบยนหนงสอสงภายนอก 3. ทะเบยนหนงสอสงทวไป 4. ทะเบยนหนงสอสงการศกษา 5. ทะเบยนหนงสอสงการเงน 6. ทะเบยนหนงสอสงภาคพเศษ 7. ทะเบยนหนงสอสงขออนมตครภณฑ 8. ทะเบยนหนงสอทวไป(ไมออกเลข) 9. ทะเบยนหนงสอสงคนเชค ใบขอถอนเงน

การรบ – สงหนงสอ ขนตอนการลงรบหนงสอภายใน – ภายนอก 1. การรบหนงสอจากหนวยงานภายใน หนวยงานภายนอก และไปรษณยทงหนงสอ

ทางราชการ และหนงสออน ๆ 2. จดล าดบความส าคญและความเรงดวนของหนงสอเพอด าเนนการกอนหลงและให ผเปดซอง

ตรวจสอบเอกสาร หากไมถกตองใหตดตอราชการเจาของเรอง หนวยงานทเกยวของแลวจง ด าเนนการตอ 3. ประทบตราหนงสอ ทมมบนดานขวา กรอกรายละเอยด เลขทรบ วนท เวลา และ ลงระบบ

สารบรรณอเลกทรอกนกส (e – document) 4. น าเอกสารเสนอเลขานการคณะเพอพจารณาสงการ/ลงนาม เชนเวยนแจงบคลากร ภายใน

คณะ ท าบนทกแจงตอบ 5. เสนอผบรหารเพอพจารณาสงการ เชน คณบดรองคณบดฝายบรหาร รองคณบด

ฝายวชาการ รองคณบดฝายวางแผนและพฒนา ผอ านวยการ รองผอ านวยการ

6. ผงกระบวนการปฏบตงาน (Work Flow) ชอกระบวนการ ลงทะเบยนรบหนงสอขออนญาตไปราชการ ดวยระบบบรหารงานบคคลแบบอเลกทรอนกส (E-Personal)

ล าดบท ผงกระบวนการ ระยะเวลา รายละเอยดงาน มาตรฐานงาน เอกสารทเกยวของ ผรบผดชอบ

1.

1 วน ตรวจสอบความถกตองของผขออนญาตไปราชการทกรอกขอมลผานระบบ

มขอมลในระบบมความถกตองครบถวน

1. คมอปฏบตงานของงานธรการ 2. หนงสอขออนญาตไปราชการจากระบบ E-Personal

เจาหนาทธรการกลาง

2.

2 นาท ธรการรบเรอง จากหนวยงานภายในมหาวทยาลยฯ และตรวจสอบขอมลในระบบตรงตามทหนวยงานสงมาหรอไม

มขอมลในระบบมความถกตองครบถวน

1. คมอการใชระบบสารบรรณอเลกทรอนกส 2. คมอระบบบรหารงานบคคลแบบอเลกทรอนกส (E-Personal) 3. หนงสอขออนญาตไปราชการจากระบบ E-Personal

เจาหนาทธรการกลาง

คณะ/ส านก/สถาบน/หนวยงานสงหนงสอผานระบบมายงงานธรการ

ลงทะเบยนรบหนงสอขออนญาตไปราชการ

ดวยระบบ E-Personal

12

12

ล าดบท ผงกระบวนการ ระยะเวลา รายละเอยดงาน มาตรฐานงาน เอกสารทเกยวของ ผรบผดชอบ

3. 10 นาท หวหนางานธรการเกษยนหนงสอขออนญาตไปราชการกลนกรองพจารณาเสนอความเหนเบองตนเขาตามภาระงานของรองอธการบด/อธการบด

-เจาหนาทธรการจดท ารายงานปรมาณงาน เลขทะเบยนลงรบหนงสอขออนญาตไปราชการทกวน

1. รายงานเลขทะเบยนหนงสอขออนญาตไปราชการ 2. หนงสอขออนญาตไปราชการจากระบบ E-Personalไดรบการอนมตจากหวหนาธรการ

หวหนางานธรการ

4.

4 นาท คดแยกหนงสอขออนญาตไปราชการเขาแฟมตามสายงานของรองอธการบด/อธการบด

-เจาหนาทธรการจดท ารายงานปรมาณงาน เลขทะเบยนลงรบหนงสอขออนญาตไปราชการทกวน

1. รายงานเลขทะเบยนหนงสอขออนญาตไปราชการ 2. หนงสอขออนญาตไปราชการจากระบบ E-Personalไดรบการอนมตจากหวหนาธรการ

เจาหนาทธรการกลาง

หวหนางานธรการเกษยนหนงสอกลนกรองเรองพจารณาเสนอความเหนเบองตนตามภาระงานของรองอธการบด/อธการบด

จดเรยงหนงสอเขาแฟม

13

ล าดบท ผงกระบวนการ ระยะเวลา รายละเอยดงาน มาตรฐานงาน เอกสารทเกยวของ ผรบผดชอบ

5.

10 นาท

ผ อ านวยการกองกลางพจารณาเสนอความเหนและใหขอมลเบองตน ตรวจสอบความถกตอง(เกษยนหนงสอ)

-เจาหนาทธรการจดท ารายงานปรมาณงาน เลขทะเบยนลงรบหนงสอขออนญาตไปราชการทกวน

1. รายงานเลขทะเบยนหนงสอขออนญาตไปราชการ 2. หนงสอขออนญาตไปราชการจากระบบ E-Personal ไดรบการอนมตจากหวหนาธรการ

ผอ านวยการกองกลาง

6.

1 วน เจาหนาทธรการน าแฟมเสนอผบรหารสงการโดยผานเลขานการ เพอน าเสนอผบรหาร

มการควบคมตดตามการน าเสนอแฟมใหผบรหารสงการสม าเสมอ

1. รายงานเลขทะเบยนหนงสอขออนญาตไปราชการ

เจาหนาทธรการกลาง/เจาหนาทงานเลขานการ

7.

1 วน

เจาหนาทธรการน าแฟมเสนอผบรหารสงการโดยผานเลขานการ เพอน าเสนอผบรหารสงการ

มการควบคมตดตามการน าเสนอแฟมใหผบรหารสงการสม าเสมอ

เลขทะเบยนรบ – สงหนงสอราชการ

รองอธการบด

ผอ านวยการกองกลางพจารณาเสนอความเหนและใหขอมลเบองตน

น าแฟมเสนอผบรหาร

รองอธการบดพจารณาสงการ

14

ล าดบท ผงกระบวนการ ระยะเวลา รายละเอยดงาน มาตรฐานงาน เอกสารทเกยวของ ผรบผดชอบ

8.

1 วน

สงการ(อนมต/ ไมอนมต) มการควบคมตดตามการน าเสนอแฟมใหผบรหารสงการสม าเสมอ

เลขทะเบยนรบ – สงหนงสอราชการ

อธการบด

9.

30 นาท -งานเลขานการแจงใหงานธรการรบเรอง ทผบรหารสงการแลวเพอด าเนนการตอ

มการควบคมตดตามการน าเสนอแฟมใหผบรหารสงการสม าเสมอ

เลขทะเบยนรบ – สงหนงสอราชการ

เจาหนาทธรการกลาง

10

1 ชวโมง เจาหนาทธรการด าเนนการตามอธการบด หรอรองอธการบดสงการ แสกนหนงสอขออนญาตไปราชการทสงการเขาระบบคนเจาของเรอง/ธรการหนวยงานรบเรองเพอด าเนนการตอไป

มการจดท าขนตอนการใชโปรแกรมรบ – สงหนงสอไวอยางชดเจน

1. คมอการใชระบบสารบรรณอเลกทรอนกส 2. คมอระบบบรหารงานบคคลแบบอเลกทรอนกส (E-Personal) 3. หนงสอขออนญาตไปราชการจากระบบ E-Personal

เจาหนาทธรการกลาง

อธการบดสงการ

ธรการรบแฟมคนจากงานเลขานการ

แจงคณะ/ส านก/สถาบน/หนวยงานเพอด าเนนการตอไป

7. ขนตอนการปฏบตงาน ล าดบ ขนตอน รายละเอยดงาน ขนตอนการปฏบตงาน

1. คณะ/ส านก/สถาบน/หนวยงานสงหนงสอผานระบบมายงงานธรการ

ตรวจสอบความถกตองของ ผขออนญาตไปราชการทกรอกขอมลผานระบบ

-จดล ำดบควำมส ำคญและควำมเรงดวนของหนงสอขออนญำตไปรำชกำรเพอด ำเนนกำรกอนหลง ตรวจสอบควำมถกตองหำกเรองไหนทมขอผดพลำดหรอกรอกขอมลไมครบถวน/เอกสำรแนบไมไดสงมำดวยธรกำรจะท ำกำรประสำนหนวยงำนด ำเนนกำรแกไขกอนน ำมำลงรบทกครง

2. ลงทะเบยนรบหนงสอขออนญาตไปราชการดวยระบบบรหารงานบคคลแบบอเลกทรอนกส (E-Personal)

ธรการรบเรอง จากคณะ/ส านก/สถาบนและหนวยงานภายในมหาวทยาลย และตรวจสอบขอมลในระบบตรงตามทหนวยงานสงมาหรอไม

-กดบนทกรบหนงสอระบบฯ จะใหเลขทหนงสอรบโดยอตโนมต (น ำเลขทหนงสอรบทระบบใหโดยอตโนมตไปกรอกลงในชองขวำมอของหนงสอขออนญำตไปรำชกำร) - เลขทหนงสอ - วน เดอน ป - เวลำทลงรบหนงสอ

3. หวหนางานธรการเกษยนหนงสอกลนกรองเรองพจารณาเสนอความเหนเบองตนตามภาระงานของรองอธการบด/อธการบด

- ตรวจสอบ เสนอ วเคราะหหนงสอราชการทกประเภท - บนทกความคดเหนเบองตน

-เมอตรวจสอบ กลนกรอง วเคราะหหนงสอราชการ เรยบรอยแลวใหน าเสนอผอ านวยการกองกลาง พจารณา กลนกรอง ใหขอมลเพมเตม

4. จดเรยงหนงสอเขาแฟม

- คดแยกหนงสอเขาแฟม ตามสายงานของรองอธการบด เพอน าหนงสอเสนอใหผบรหารพจารณาสงการ

-เมอคดแยกหนงสอเรยบรอยแลวใหจดเรยงหนงสอเขาแฟม ตามภาระงานของรองอธการบด/อธการบด

5. ผอ านวยการกองกลางพจารณาเสนอความเหนและใหขอมลเบองตน

ผอ านวยการกองกลางพจารณาเสนอความเหนและใหขอมลเบองตนตรวจสอบ กลนกรอง วเคราะหหนงสอราชการใหขอมลเพมเตม

ผอ านวยการกองกลาง ตรวจสอบ กลนกรอง วเคราะหหนงสอราชการ ใหขอมลเพมเตมแลว เจาหนาทธรการน าแฟมเสนอใหผบรหารสงการ

16

16

ล าดบ ขนตอน รายละเอยดงาน ขนตอนการปฏบตงาน

6. น าแฟมเสนอผบรหาร - เจาหนาทธรการน าแฟมเสนอใหผบรหาร สงการ / อนมต โดยผานงานเลขานการ เพอน าเสนอผบรหาร

- เจาหนาทธรการจะน าแฟมเสนอใหผบรหาร สงการ / อนมต โดยผานงานเลขานการ เพอน าเสนอผบรหาร

7. รองอธการบด พจารณา สงการ

- พจารณา / สงการ /ควรอนมต - เสนอขอมลเพมเตมเพอน าเสนออธการบด

มการตดตามเรองทน าเสนอผบรหารอยางสม าเสมอ

8. อธการบด สงการ - สงการ / อนมต มการตดตามเรองทน าเสนอผบรหารอยางสม าเสมอ

9. รบแฟมคนจากงานเลขานการ

- งานเลขานการแจงใหเจาหนาทงานธรการรบเรอง ทผบรหารสงการแลว เพอไปด าเนนการตอ

มการควบคมเลขทะเบยนรบ – สงหนงสอราชการ

10. แจงคณะ/ส านก/สถาบน/หนวยงานเพอด าเนนการ

ตอไป

เจาหนาทธรการแจงคณะ/ส านก/สถาบน/หนวยงานเพอด าเนนการตามอธการบด หรอรองอธการบดสงการ

แสกนหนงสอขออนญาตไปราชการทสงการเขาระบบคนเจาของเรอง/ธรการหนวยงานรบเรองเพอด าเนนการตอไป

17

ขนตอนการปฏบตงาน การลงทะเบยนรบหนงสอขออนญาตไปราชการ ดวยระบบบรหารงานบคคล แบบอเลกทรอนกส (E-Personal)

1. การเขาสระบบการขออนญาตไปราชการ เมอเขาสเวบไซตการลาแลวจะปรากฏหนาตางดงรปภาพ 1

รปภาพ 1 หนาเขาสระบบ

มรายละเอยดดงน 1) กรอกรหสผใช 13 หลก 2) กรอกรหสผาน 3) คลกทปม เพอเขาสระบบ เมอเขาสระบบแลวจะปรากฏหนาตางดง รปภาพ 2

รปภาพ 2 หนาหลกการขออนญาตไปราชการและการลา

1

2

3

1

2

3

18

2. การขออนญาตไปราชการ

จากรปภาพ 2 คลกทใบขออนญาตไปราชการ หมายเลข 1 แลวจะปรากฏหนาจอดง รปภาพ 3

รปภาพ 3 หนาแรกของการขออนญาตไปราชการ

2.1 การเพมขอมล

จากรปภาพ 3 คลกทปม หมายเลข 1 เพอเพมขอมล แลวจะปรากฏหนาจอเพอกรอกขอมลขออนญาตไปราชการ ซงจะม 4 สวนดวยกน

1

19

สวนท1 การกรอกรายละเอยดของการไปราชการ ซงจะมรายละเอยดดงรปภาพ 4

รปภาพ 4 สวนท 1 การเพมขอมลขออนญาตไปราชการ จากรปภาพ 4 กรอกขอมลในชองหมายเลข 1 – 10 ใหครบถวน สวนท 2 การประมาณคาใชจายในการไปราชการ ซงจะมรายละเอยดดง รปภาพ 5

รปภาพ 5 สวนท 2 การประมาณคาใชจายในการไปราชการ

มรายละเอยดดงน 1) คลกทปม เพอเพมผไปราชการ แลวจะปรากฏหนาตางดงรปภาพ 6

รปภาพ 6 คนหารายชอบคลากร

1

2

4

3

5

7 6

กรอกชอ หรอ

เลขบตรประชาชน

20

2) การคนหารายชอบคลากร จะคนหาจากเลขบตรประชาชน หรอ ชอ-สกล จากนน คลกทปม เพอคนหาขอมล ซง สามารถคนหารายชอไดมากกวา 1 ค าคน โดยจะใชเครองหมาย “ , ” คนระหวางชอ เชนกาญจนา,สมโชค แลวจะปรากฏขอมลดงรปภาพ 7

รปภาพ 7 แสดงรายชอบคลากรจากการคนหา

3) เลอกรายชอทตองการแลวคลกทปม แลวขอมลไปจะไปปรากฏทหนาเพมรายการขอไปราชการดง รปภาพ 8

รปภาพ 8 กรอกรายละเอยดการประมาณคาใชจายในการเดนทางไปราชการ 4) กรอกขอมลคาใชจายใหครบคะ ถาหากตองการเพมรายชออกกคลกทปม เพอ

เพมรายชอ แลวท าตามขอ 1-4 อกครงคะ

สวนท 3 คายานพาหนะ ซงจะมรายละเอยดดง รปภาพ 9

รปภาพ 9 สวนท 3 การเพมขอมลขออนญาตไปราชการ

มรายละเอยดดงน 1) กรอกขอมลใหครบ ในชองหมายเลข 1 2) หากตองการเพมรายการ คลกทปม ทหมายเลข2 จะปรากฏขอมลได รปภาพ

10

เลอกรายชอ

2

กรอกขอมลให

ครบดวยคะ

1

21

รปภาพ 10 การเพมรายการคายานพาหนะ

3) กรอกขอมลใหครบตามขนตอน หมายเลข 1

สวนท 4 คาใชจายอนๆ ซงจะมรายละเอยดดง รปภาพ 11

รปภาพ 11 การเพมรายการคายานพาหนะ

มรายละเอยดดงน 1) ในกรณทเปนนกศกษา จะไมมขอมลอยในระบบไปราชการ จะตองพมพชอนกศกษาเอง

และใสจ านวนวน ,คาเบยเลยง, คาทพก ตามชอง หมายเลข 1 2) ถาไมตองการใหมลายเซนตอตโนมต ใหคลกเอาเครองหมายถกในชอง หมายเลข 2 ออก 3) ในกรณทใชงบประมาณของหนวยงานอน ใหคลกเลอกหนวยงานตาม หมายเลข 3

1

2

3

22

เมอเพมรายการเรยบรอยแลวใหคลกทปม แลวจะปรากฏหนาตางดงรปภาพ 12

รปภาพ 12 แสดงรายการพมพ

2.2 การคนหา

รปภาพ 13 หนาหลกขออนญาตไปราชการ

มรายละเอยดดงน 1) กรอกรหสอางองเอกสาร 2) คลกทปม คนหา เพอคนหารายการ 2.3 การลบขอมล จากรปภาพ 13 คลกท หมายเลข 4 เพอท าการลบขอมล

คลกเพอพมพ

คลกเพอกลบ

หนาหลก

1 2

3 4 5

คลกเพอแนบ

เอกสาร

23

2.4 การแกไขขอมล จากรปภาพ 13 คลกท หมายเลข 5 เพอท าการแกไขขอมล จะปรากฏหนาตางขนมาเพอใหท า

การแกไข เมอแกไขขอมลเรยบรอยแลว ใหคลกท เพอบนทกการแกไขขอมล 2.5 การพมพเอกสาร จากรปภาพ 13 คลกท หมายเลข 3 เพอท าการพมพเอกสาร ซงจะไดเอกสารดง

รปภาพ 14 และรปภาพ 15

รปภาพ 14 แสดงเอกสารขออนญาตไปราชการ หนา 1

24

รปภาพ 15 แสดงเอกสารขออนญาตไปราชการ หนา 2

8. แนวทางในการปฏบตของบคลากร 8.1 งานธรการกลางไดมการจดอบรมการใชระบบการบรหารงานบคคลแบบอเลกทรอนกส (e-Personal) ใหกบผดแลระบบทกหนวยงานภายในมหาวทยาลย จากการใชระบบดงกลาวทผานมายงคงพบปญหาและไดมการแกไข ปรบปรงอยางตอเนองเพอใหการใชระบบเปนไปดวยความเรยบรอยและมประสทธภาพตอไป

8.2 บคลากรหรอเจาหนาทผ เดนทางไปราชการ ตองม ความร ความเขาใจ ในการเขาระบบ การบรหารงานบคคลแบบอเลกทรอนกส (e-Personal) เปนอยางด

8.3 บคลากรหรอเจาหนาทผเดนทางไปราชการ ตองมความกระตอรอรนในการท าเรองขออนญาตไปราชการเมอไดรบตนเรองไปราชการจะตองกรอกขอมลตามขนตอนขออนญาตไปราชการสงทงานธรการกอน 3 วนงานธรการจะไดด าเนนการตามขนตอนเสนอผบรหารขอมหาวทยาลยอนมตและการยมเงนส ารองจายในการเดนทางไปราชการตามระเบยบของการเงนอยางเครงครด ตลอดจนการรายงานการเดนทางไปราชการเมอเดนทางกลบมาแลวตอไป

25

9. มาตรฐานคณภาพงาน 1.1 การพฒนาระบบสารบรรณอเลกทรอนกสท าใหการปฏบตงานมความสะดวก รวดเรว และน า

ทรพยากรทมอยมาใชใหเกดประโยชนตอองคกรมากทสด งานธรการ กองกลาง ส านกงานอธการบด เปนหนวยงานหนง ทเลงเหนความส าคญทจะพฒนาระบบการปฏบตงานดานการบรหารงานเอกสาร อนไดแก การรบ การสง การจดเกบ คนหาและการท าลาย ใหมความสะดวก รวดเรว มหาวทยาลยฯ จงไดพฒนาระบบการบรหารงานบคคลแบบอเลกทรอนกส(e-Personal) ขนมา เพอชวยเพมประสทธภาพการปฏบตงานดานการบรหารงานเอกสารใหด าเนนไปอยางสะดวก รวดเรว ประหยดงบประมาณ ประหยดเวลา มความถกตองทนสมยเปนระบบและมประสทธภาพยงขน

1.2 บคลากรไดรบการพฒนาตนเองและเกดทกษะความร ความช านาญมความเชยวชาญในวชาชพของตนเองและเพมศกยภาพการท างานมากยงขน

1.3 การพฒนาบคลากรมความสอดคลองกบแผนปฏบตราชการ ประจ าปงบประมาณ 2560 ตวชวดท 6 รอยละของบคลากรในการพฒนา 10. ระบบตดตามประเมนผล

10.1 ผขอเดนทางไปราชการ ตองท าการรายงานสรป หลงจากการเดนทางกลบจากไปราชการตามระยะเวลาทก าหนด

10.2 บคลากรทผานการประชม อบรมและสมมนา ศกษาดงาน หรออนหๆ สามารถน าความรทไดรบน ามาปรบปรงตอยอดเพอการพฒนาองคกรตอไป

10.3 การตดตามประเมนผลบคลากรทเขารบการเพมพนความรตามความตองการทจะพฒนาจากการสรปรอยละของบคลากรในการพฒนา โดยการเขาระบบบนทก การเขารวมกกรรม ประชม อบรม สมมนา ศกษา และการน าไปใชประโยชน ของแตละบคคล ประจ ากองกลาง ส านกงานอธการบด ทก 6 เดอน 11. เอกสารทเกยวของในการปฏบตงาน

11.1 สรปรายงานการประชมผดแลระบบการบรหารงานบคคลแบบอเลกทรอนกส(e-Personal) 11.2 ระเบยบส านกนายกรฐมนตรวาดวยงานสารบรรณ พ.ศ. 2526 11.3 ระเบยบส านกนายกรฐมนตร วาดวยงานสารบรรณ (ฉบบท 2) พ.ศ. 2548 11.4 พระราชกฤษฎกา คาใชจายในการเดนทางไปราชการ (ฉบบท 9) พ.ศ.2560

12. แบบฟอรมทใช

- แบบฟอรมขออนญาตไปราชการ 13. ปญหาส าคญในการปฏบตงานและวธการแกไข

13.1 การกรอกเรองไปราชการแลว เรองไมไปทหวหนางาน สงไปผดท 13.2 เมอการขออนญาตไปราชการอนมตแลว งานธรการจะแสกนเรองสงคนใหกบผขออนญาตไป

ราชการแตเมอผขออนญาตเปดระบบกลายเปนผลการแสดงผลของเรองการลา ไมใชเรองการขออนญาตไปราชการ (งานธรการไดแจงไปยงผทพฒนาระบบแลว แตกยงเปนอย)

13.3 ในกรรต าแหนง รองคณบด /หวหนางาน บางหนวยงาน เวลาอนมตไมลายเซนปรากฏใหเหน ชอ-ต าแหนงไมตรงตามต าแหนงจรง

13.4 งบประมาณบางงบประมาณ ผควบคมดแลงบประมาณ ไมสามารถเขาไปใสงบประมาณได เนองจากยงไมมชอและรหสการเขาไปอนมตงบประมาณ เพราะไมมฐานขอมลในระบบ

26

13.5 ในกรณทงานธรการสงเรองทอนมตแลวคนใหกบผขออนญาตแลว งานธรการไมสามารถเปดไฟล ทสงคนดได เพราะหากธรการไมสามารถเปดเขาไปดไฟลได ธรการจะไมมขอมลของการขออนมตแลวซงบางครงตองเรยกขอมลของการขออนญาตทอนมตแลวมาใช

13.6 เมอระบบมปญหา หนวยงานทรบผดชอบไมสามารถแกไขปญหาไดตองรอ โปรแกรมเมอรผพฒนาระบบของบรษทมาแกไข ท าใหลาชาไมสะดวก และการลงทะเบยนรบ-สง จะตอง กลบมาท าในสมดทะเบยน รบ-สง เมอแกไขระบบใหสามารถใชงานไดแลว จะตองน าขอมลจากทะเบยนรบ- สงทไดบนทกไวมาคยลงในระบบเพอขอมลจะได Update และตรงกน ท าใหการท างานซ าซอนและท าใหเสยเวลา ขอเสนอแนะ

1. ใหแสดงวนทใตชอของผท าเรองไปราชการ 2. ชองทแสดงชองบของหนวยงาน ใหแสดงเปนของคณะ/ส านก/สถาบน/กอง*ไมตองแยกยอ

เปนโปรแกรมวชา 3. เพมรายชอหนวยงาน และรหสผอนมตงบ 4. ในกรณทธรการยงไมรบเรอง ใหเจาของเรองสามารถแกไขขอมลการไปราชการได 5. ในกรณรบเรองแลว เรองอนมตแลว ใหธรการสามารถเปลยนชอคนขบรถและเลขทะเบยนรถได 6. ในกรณรบเรองแลว แตไมใสจ านวนเงน ใหระบบมการแจงเตอน 7. กรณทเลอก ใชงบหนวยงานอน หากไมกดเลอกหนวยงานทจะใชงบใหมการแจงเตอน 8. เรองตวเลข ใหปรบเปนตวเลขอารบกทงหมด 9. กรณเรองไปถงคณบด คณบดสามารถลบเรองได 10. ส าหรบเรองทอนมตลงมาแลว ขอเพมปมใหธรการสามารถดไฟลเรองแนบทอนมตแลวไดดวย

14. บรรณานกรม 1.ธระพล อรณะกสกร และคณะ. (2526). ระเบยบส านกนายกรฐมนตรวาดวยงานสารบรรณ และฉบบแกไขเพมเตม พ.ศ. 2548. กรงเทพฯ: วญญชน.

2.พระราชกฤษฎกา คาใชจายในการเดนทางไปราชการ (ฉบบท 9) พ.ศ.2560 (http://61.19.50.59/audit/Centers/View.aspx?id=111&type=1)

27

ภาคผนวก

28

ภาคผนวก ก. ตวอยางแบบฟอรม

29

30

31

ภาคผนวก ข. กฏระเบยบ/ค าสง/เอกสารทเกยวของ

32

ภาคผนวก ค. ประวตผจดท า

33

ชอ – สกล นางสาวภทรวด ไกรจนทร วนเดอนปเกด 02 มนาคม 2526 สถานทเกด อ าเภอพยคฆภมพสย จงหวดมหาสามรคาม ภมล าเนา 23 หมท 9 ต าบลเมกด า อ าเภอพยคฆภมพสย

จงหวดมหาสามรคาม 44110 ทอยปจจบน 69 หมท 1 ต าบลนครชม อ าเภอเมอง

จงหวดก าแพงเพชร 62000 โทร 082-4493-822

สถานทท างาน มหาวทยาลยราชภฏก าแพงเพชร 69 หมท 1 ต าบลนครชม อ าเภอเมอง จงหวดก าแพงเพชร 62000 ประวตการศกษา 2552 ปรญญาตรศลปศาสตรบณฑต (รฐศาสตร) คณะรฐศาสตร มหาวทยาลยรามค าแหง