8 contabilizacion cuentas de mayor

MANUAL DE USUARIO SAP R/3

CONTABILIZACIONES DE CUENTAS DE MAYOR


Creacin de un Documento Contable Objetivo: Introducir los datos necesarios para contabilizar un documento con cuentas de mayor. Descripcin del procedimiento: PATH DE ACCESO:

Finanzas Gestin Financiera Libro Mayor Contabilizacin Registrar doc. Cuenta de mayor TRANSACCION: FB50

En primer lugar se introducen los campos de la Cabecera del Documento.

Contabilizaciones en Cuentas de Mayor

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Campos CabeceraCAMPOFecha doc.Fecha Contab.

EXPLICACINEs la fecha de creacin del documento original. Fecha con la que un documento entra en la contabilidad financiera o en la contabilidad de costes. El nmero de documento es la clave con la cual se accede a un documento contable. Al entrar un documento, el sistema asigna el nmero a partir de un rango de nmeros predeterminado por clase de documento en la sociedad determinada. El nmero de documento de referencia contiene el nmero que el documento tiene con la empresa colaboradora. El nmero de documento de referencia sirve como criterio de bsqueda en la visualizacin y modificacin de documentos. En algunos casos, en la correspondencia se imprime el nmero de documento de referencia en lugar del nmero de documento. Contiene aclaraciones o notas con validez para todo el documento.

Introducir obligatoriamenteSi S No

N de documento

Referencia

No

Txt. Cab. Doc.

No

Clase doc.

Perodo

La clase de documento sirve para clasificar los documentos contables. Mediante las clases de documentos se pueden obtener los libros de acreedores, deudores, Por cada clase de documento se acuerdan determinadas propiedades que controlan la captura del documento o se incluyen en el mismo. En especial se fija por cada clase de documento qu rango de nmeros de documento se permite para los documentos. Las cifras de movimientos de las cuentas se actualizan por mes contable dentro del ejercicio. Como mximo, pueden actualizarse 16 meses contables. La subdivisin del ejercicio en meses contables se determina para cada sociedad.

S. Utilizaremos la clase de documento SA, para las contabilizaciones de cuenta de mayor

S

En la pestaa Detalle introducimos datos referentes al tipo de cambio


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Moneda / T/C Fecha convers.

Clave de moneda, en la cual se gestionan los importes S en el sistema. Fecha para determinar el tipo de cambio a emplear en la No conversin. Slo es necesario introducirlo sino coincide con la fecha de contabilizacin.

A continuacin introducimos los datos correspondientes a las posiciones del documento


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Campos PosicinCAMPOCuenta D / H - ClvCT

EXPLICACINCuenta que se ha de contabilizar para la posicin de documento. Clave de contabilizacin con la que ha de entrarse la prxima posicin de documento. Nos dir si es del debe o haber y la clase de cuenta que la utiliza (acreedores, deudores, de mayor,de materiales, activos fijos etc) En la contabilidad de inmovilizados, la clase de movimiento clasifica una operacin empresarial que controla diversas acciones del sistema al contabilizar los procesos empresariales. Imputaciones adicionales para el modulo de Contabilidad Analtica

S

Introducir obligatoriamente

S

Cls.mov.

No Obligatorio en las cuentas del grupo 6.

Centro de Coste Otros campos

Imputaciones adicionales para el modulo de Contabilidad (.......) Analtica

Los campos a rellenar en cada posicin vienen determinados por el Status Campo que se introduce en el registro maestro a la hora de crear una cuenta de mayor. Segn introducimos las diferentes posiciones del documento tenemos las siguientes posibilidades:

- Visualizar detalles de cada posicin - Marcar/ Desmarcar todas las posiciones - Marcar un conjunto de posiciones - Insertar / Eliminar posiciones - Copiar / Duplicar Posiciones - Ordenar las posiciones en orden ascendente o descendente. Una vez que hemos introducido todas las posiciones podemos ver el resumen del documento que vamos a contabilizar : Documento Simular

y obtenemos la siguiente pantalla:


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Si el documento que queremos contabilizar es correcto, el ultimo paso sera grabar dicho documento. Nos aparecer la pantalla inicial mostrndonos en la barra inferior en azul el nmero de documento grabado y contabilizado. Nota: El proceso de creacin de documentos de deudores y acreedores es similar al aqu descrito aadiendo los campos necesarios. Deudores:

PATH DE ACCESO:

Finanzas Gestin Financiera Deudores Contabilizacin Factura Acreedores: PATH DE ACCESO:Pg. 6

TRANSACCION: FB70



Finanzas Gestin Financiera Acreedores Contabilizacin Factura TRANSACCION: FB60 Modificacin de un Documento Contable Objetivo: Se trata de modificar los datos pertenecientes a un Documento Contable en concreto. Descripcin del procedimiento: PATH DE ACCESO:

Finanzas Gestin Financiera Libro Mayor Documento Modif TRANSACCION: FB02

Introducir los datos del Documento Contable. Pulsar INTRO Para acceder a una posicin en concreto dentro del documento, realizar un doble click en la posicin correspondiente ( ver pantalla siguiente)Contabilizaciones en Cuentas de Mayor Pg. 7


Aparece la pantalla de la posicin seleccionada. En color blanco aparecen los campos modificables. Si queremos modificar la Cabecera del Documento o ver datos de la creacin del documento (autor, da, hora creacin, etc) pulsaremos el botn superior izquierdo ( sombrero )( ver pantalla siguiente ) y para modificar los Impuestos o la Moneda pulsaremos el botn correspondiente.


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Pulsar ENTER. Nota: Est parametrizado para modificar solo el texto de cabecera y la referencia. El importe nunca se puede modificar, para ello habr que anular el documento y crearlo de nuevo con el importe corregido.

Campos modificablesCAMPOAsignacin

EXPLICACIN

La asignacin es una informacin adicional en la posicin del documento. Si no introducimos ningn No dato SAP asignar automticamente la fecha de contabilizacin en sentido inverso. Sirve para introducir informacin adicional. Sirve para introducir informacin adicional.

Introducir obligatoriamente

Texto

No

Tambin podremos modificar varios documentos uno por uno si dentro de la pantalla de modificacin de un documento vamos a:Contabilizaciones en Cuentas de Mayor Pg. 9


Documento Nos saldr la pantalla siguiente:

Otro documento

Damos al ENTER y podremos modificar el documento que hemos elegido. Si pulsamos en el botn aparecer la pantalla siguiente: lista de la primera pantalla de este punto , nos


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Rellenaremos al menos los datos en 3 campos para que se ejecute el listado de los documentos que posteriormente queramos seleccionar para su modificacin y damos a EJECUTAR.


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Hacemos doble click encima del documento que queramos modificar. Y nos sale la pantalla de modificacin anteriormente explicada. Visualizacin de un Documento Contable Objetivo: Se trata de visualizar los datos pertenecientes a un Documento Contable en concreto. Descripcin del procedimiento: PATH DE ACCESO:

Finanzas Gestin Financiera Libro Mayor Documento Visualizar TRANSACCION: FB03

Introducir los datos del Documento Contable. Pulsar INTRO


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Las visualizaciones no permiten modificar ninguna cuenta. Por este motivo aparecen los campos en color gris. Si queremos visualizar la Cabecera del Documento, los Impuestos o la Moneda, pulsar el botn correspondiente. En este momento si quisiramos modificar el documento visualizado deberamos seguir el siguiente PATH DE ACCESO: Documento Visualizar/ Modificar Al igual que lo explicado en el punto anterior tambin podemos visualizar una lista apretando el botn correspondiente y el procedimiento es anlogo al de antes. Anulacin de Documentos Contables Objetivo: Se trata de anular los datos pertenecientes a uno o varios Documentos Contables. Requisitos: 1. No debe contener ningn apunte compensado. 2. Que contengan apuntes a Cuentas de Mayor, de Deudores o de Acreedores. Anulacin automtica de un Documento Contable Descripcin del procedimiento: PATH DE ACCESO para Documentos de Mayor / Deudores / Acreedores: Finanzas Gestin Financiera Libro Mayor/Deudores/Acreedores Documento Anular Anul.Individual TRANSACCION: FB08


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Introducir los datos del Documento Contable. Pulsar INTRO para validar y GRABAR. Si queremos visualizar el documento a anular pulsar el botn Vis.Doc. a anular SAP crea automticamente el asiento contrario (reversar el documento) al que queremos anular y le asigna internamente un nmero de documento. Anulacin de varios Documentos Contables Descripcin del procedimiento: PATH DE ACCESO para Documentos de Mayor / Deudores / Acreedores: Finanzas Gestin Financiera Libro Mayor/Deudores/Acreedores Documento Anular Anular en masa TRANSACCION: F.80


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Esta pantalla permite acotar el grupo de documentos contables que pretendemos anular. (campos en color blanco). Anteriormente a ejecutar una anulacin recomendamos crear y visualizar la lista de los documentos a anular marcando el flag correspondiente a la ejecucin de prueba, para posteriormente desmarcar dicho flag y realizarla realmente. Una vez acotado el grupo de documentos a anular lo ejecutamos. SAP asigna un nmero de documento por cada documento anulado. Contabilizaciones de Cuentas de mayor y cuentas de Terceros F-02 Mediante la transaccin FB50, solamente se pueden introducir apuntes contables en cuentas de Mayor, existe la posibilidad de introducir en un asiento contable anotaciones en cuentas de mayor y en cuentas de terceros : Finanzas Gestin Financiera Libro Mayor Contabilizacin Otros Contabilizacin general TRANSACCION: F-02Pg. 15



La forma de introducir los datos es similar que la utilizada para contabilizar con cuentas de mayor, en primer lugar rellenamos la cabecera del documento

A continuacin rellenamos la primera posicin del documento:

En esta transaccin tenemos que indicar si la contabilizacin va al debe o al haber con el campo ClvCT , las mas habituales son1Factura 5Salida de pagos 9CME deudor / debe 11Abono 15Entrada de pagos 19CME deudor / haber 21Abono 25Salida de pagos 29CME acreedor / debe 31Factura 35Entrada de pagos 39CME acreedor / haber 40Contab. Debe 50Contab. Haber 70Activos fijos Debe 75Activos fijos Haber Debe Debe Debe Haber Haber Haber Debe Debe Debe Haber Haber Haber Debe Haber Debe Haber Deudor Deudor Deudor Deudor Deudor Deudor Acreedor Acreedor Acreedor Acreedor Acreedor Acreedor Cuenta de mayor Cuenta de mayor Activo fijo Activo fijo

Completamos los datos de la primera posicin del documento


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y pasamos a la siguiente posicin del documento

Completamos todas las posiciones que tenga el documento y finalmente podemos simular la contabilizacin o grabarla directamente.


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