6.6 el procedimiento de compras

7/25/2019 6.6 El Procedimiento de Compras

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El procedimiento de compras



Administración de compras

• El acto de comprar es uno de los más antiguos de la humanidad, cuandoEl acto de comprar es uno de los más antiguos de la humanidad, cuandoen la edad de piedra se les ocurrió intercambiar una cosa con otra (oen la edad de piedra se les ocurrió intercambiar una cosa con otra (omejor conocido como trueque), por lo que nacen las compras y lasmejor conocido como trueque), por lo que nacen las compras y lasventas.ventas.

• En 1!1, en los Estados "nidos de #orteam$rica empe%aba a hablarseEn 1!1, en los Estados "nidos de #orteam$rica empe%aba a hablarse

de la administración de materiales, hasta que despu$s de &' aos lade la administración de materiales, hasta que despu$s de &' aos laadministración y control de compras maduró.administración y control de compras maduró.

• En $*ico, dicha administración era incipiente y lacerante en cuanto aEn $*ico, dicha administración era incipiente y lacerante en cuanto asu manejo, ya que el '+ de las empresas que operaban eransu manejo, ya que el '+ de las empresas que operaban eransimplemente departamentos de coloca pedidos, las requisicionessimplemente departamentos de coloca pedidos, las requisicionesllegaban con proveedores ya escogidos en las áreas t$cnicas,llegaban con proveedores ya escogidos en las áreas t$cnicas,

negociaciones ya elaboradas por otras personas, altando solo el papeleonegociaciones ya elaboradas por otras personas, altando solo el papeleoadministrativo que reali%aba el llamado departamento de comprasadministrativo que reali%aba el llamado departamento de compras



• -or lógica, las personas encargadas de esos departamentos eran prácticas,-or lógica, las personas encargadas de esos departamentos eran prácticas,no contaban con preparación en el manejo del área en la que seno contaban con preparación en el manejo del área en la que seencontraban las unciones que reali%aban estaban completamenteencontraban las unciones que reali%aban estaban completamente

desligadas de la unción de compras y, en general, la organi%ación de ladesligadas de la unción de compras y, en general, la organi%ación de launción misma estaba mal ubicada y completamente uera de lugar y deunción misma estaba mal ubicada y completamente uera de lugar y decontrol.control.

• /oy en d0a muchos empresarios se han dado cuenta de la anterior/oy en d0a muchos empresarios se han dado cuenta de la anteriorsituación, por lo que deciden cambiar sus administraciones, hacer que susituación, por lo que deciden cambiar sus administraciones, hacer que supersonal se prepare mejor e involucrarlos más en otras unciones anes.personal se prepare mejor e involucrarlos más en otras unciones anes.

• Empero, cuando los empresarios quisieron hacer que su personal se prepareEmpero, cuando los empresarios quisieron hacer que su personal se preparemejor e involucrarlos más sobre el área, resultó ser un verdadero desastre2 losmejor e involucrarlos más sobre el área, resultó ser un verdadero desastre2 losmodelos norteamericanos de unciones, 3ujograma, y jerarqu0a mal aplicada,modelos norteamericanos de unciones, 3ujograma, y jerarqu0a mal aplicada,desenla%aron en departamentos de abastecimiento, aprovisionamiento,desenla%aron en departamentos de abastecimiento, aprovisionamiento,proveedur0a, suministros, y hasta de adquisiciones en $*ico. 4odos ellosproveedur0a, suministros, y hasta de adquisiciones en $*ico. 4odos ellosconorman la actividad misma de compras.conorman la actividad misma de compras.



5qu$ es comprar65qu$ es comprar6

• Es adquirir una cosa a cambio de ciertaEs adquirir una cosa a cambio de ciertacantidad de dinero. Esta descripción noscantidad de dinero. Esta descripción nos

conlleva al proceso administrativo elconlleva al proceso administrativo eldepartamento de compras lleva un papeldepartamento de compras lleva un papelmuy importante dentro de lamuy importante dentro de laadministración de operaciones, por lo queadministración de operaciones, por lo que

es necesario introducirnos en este tema.es necesario introducirnos en este tema.



1. COMPRAS1. COMPRAS

COMPRASCOMPRAS

PROCESO DEPROCESO DECOMPRASCOMPRAS INFORMACIÓN DEINFORMACIÓN DELAS COMPRASLAS COMPRAS

VERIFICACIÓN DEVERIFICACIÓN DE

LOS PRODUCTOSLOS PRODUCTOSCOMPRADOSCOMPRADOS



PROCESO DE COMPRASPROCESO DE COMPRAS

La organización debe asegurarse de que el producto adquiridocumple los requisitos de compra especificados.

La organización debe evaluar y seleccionar los proveedores enfunción de su capacidad para suministrar productos de acuerdo conlos requisitos de la organización.




¿Cómo se puede ver!"#r $# "o%!ormd#d de $os produ"&os"ompr#dos'

Es indispensable tener bien definido el producto/servicio a adquirir.

Se debe tener una buena comunicación con los departamentos quevan a utilizar el producto/servicio para:

1) dentificar la criticidad.!) "osibilidad de trasladar mayor responsabilidad al suministrador.



¿ Como de(e% ser ev#$u#dos $os sum%s&r#dores'

Evaluación nicial puede llevar a cabo a trav#s de uno o varios delos siguientes m#todos:

$istórico. Servicio a "rueba. %ertificación del sistema de calidad. &uditor'a de calidad.

Evaluación continuada




L# %!orm#"ó% de $#s "ompr#s de(e des"r(r e$ produ"&o #"ompr#r)

(equisitos para la aprobación del producto procedimientosprocesos y equipos

(equisitos para la calificación del personal (equisitos del sistema de gestión de calidad

La organización debe asegurarse de la adecuación de losrequisitos de compra especificados antes de comunic*rselos alproveedor

INFORMACIÓN DE LAS COMPRASINFORMACIÓN DE LAS COMPRAS



¿"ómo se puede des"r(r "$#r#me%&e e$ produ"&o # "ompr#r%"$u*e%do+ "u#%do se# %e"es#ro+ re,us&os de #pro(#"ó%+

de "#$!"#"ó% de$ perso%#$ * de$ ss&em# de -es&ó% de"#$d#d'

&cuerdos de calidad concertada que pueden recoger:+ ,efinición del producto a adquirir + "ar*metros y m#todos de ensayo a realizar + controles del comprador sobre el suministrador

Especificación -rdenes de compra

INFORMACIÓN DE LAS COMPRASINFORMACIÓN DE LAS COMPRAS



VERIFICACIÓN DE LOS PRODUCTOSVERIFICACIÓN DE LOS PRODUCTOSCOMPRADOSCOMPRADOS

La organización debe establecer e implementar la inspección uotras actividades necesarias para asegurarse de que el productocomprado cumple los requisitos de compra especificados.

La organización debe establecer en la información de compra delas disposiciones para la verificación pretendida y el m#todo para laliberación del producto.



VERIFICACIÓN DE LOS PRODUCTOSVERIFICACIÓN DE LOS PRODUCTOSCOMPRADOSCOMPRADOS

¿"ómo se puede re#$#r $# ver!"#"ó% de $os produ"&os¿"ómo se puede re#$#r $# ver!"#"ó% de $os produ"&os"ompr#dos'"ompr#dos'

La organización debe llevar a cabo la verificación del productocomprado.

La organización debe especificar en la información de compra laspropuestas de verificación en los locales del suministrador ecas

por ella misma y/o por el cliente.



/. OPERACIONES DE PRODUCCIÓN 0/. OPERACIONES DE PRODUCCIÓN 0DE SERVICIODE SERVICIO

Co%&ro$ de $#soper#"o%es

V#$d#"ó% de$os pro"esos

Oper#"o%es deProdu""ó% *

serv"o

Ide%&!"#"ó%* &r##($d#d

e%es de$"$e%&e

Preserv#"ó%de$ produ"&o



CONTROL DE LAS OPERACIONES DECONTROL DE LAS OPERACIONES DEPRODUCCIÓN 0 SERVICIOPRODUCCIÓN 0 SERVICIO

a) ,isponibilidad.

b) ntroducciones de trabao.

c) 0tilizar y mantener los equipos apropiados para las operacionesde producción y de servicio.

d) ,isponer y utilizar equipos de medición y seguimiento.

e) mplantar actividades de seguimiento y medición.

f) mplantar procesos relacionados con las actividades de

liberación entrega y posteriores a la entrega si aplica.



CONTROL DE LAS OPERACIONES DECONTROL DE LAS OPERACIONES DEPRODUCCIÓN 0 SERVICIOPRODUCCIÓN 0 SERVICIO

¿¿Cómo puede% "o%&ro$#rse $#s oper#"o%es de produ""ó% *serv"o'

,eben definirse las caracter'sticas del producto a lo largo del

proceso productivo.

,ebe utilizarse y mantenerse el equipo apropiado para lasoperaciones de producción y de servicio.

Se deben implantar procesos para la liberación entregas yactividades posteriores a la entrega.



VALIDACIÓN DE LOS PROCESOSVALIDACIÓN DE LOS PROCESOS

E$ Pro"eso de v#$d#"ó%+ sempre ,ue se pued#+ de(e %"$ur)

%riterios para la revisión y aprobación de los procesos.

La cualificación de los equipos y el personal.

El uso de metodolog'as y procedimientos definidos.

(equisitos para los registros.

La revalidación.



VALIDACIÓN DE LOS PROCESOSVALIDACIÓN DE LOS PROCESOS

¿Cómo puede $# or-#%#"ó% re#$#r $# v#$d#"ó% de "u#$,uerpro"eso de produ""ó% * de serv"o e% e$ "u#$ $# s#$d# resu$&#%&e

%o puede ser ver!"#d# por u%# med"ó% pos&eror o se-ume%&o'

abricación de plancas de ormigón: ya que las propiedades delormigón no pueden confirmarse en el momento de creación de laplanca.

"roceso de soldadura: ya que las t#cnicas de ensayo para lacomprobación del material soldado no informan sobre la resistencia o

rigidez de la soldadura.

E2emp$os)



IDENTIFICACIÓN 0 TRA3AILIDADIDENTIFICACIÓN 0 TRA3AILIDAD

¿Cómo se puede de%&!"#r * de!%r $# &r##($d#d de $osprodu"&os * e% ,u4 -r#do'

L# de%&!"#"ó% puede $$ev#rse # "#(o # &r#v4s de)

Etiquetas sobre el producto. dentificación de las zonas de almacenamiento 2con etiquetasinform*ticamente).

&signando un n3mero de orden de fabricación/n3mero de operación

con los registros asociados al producto 2orden de fabricación)/servicio2n3mero e4pediente).

ndicarse el estado del producto respecto a los requisitos demedición y seguimiento.




(ecepcionado/pendiente de recepcionar. 5erificado/ pendiente de verificar. &ceptado/recazado. 6peración realizada/pendiente de realizar.

E4pediente abierto/cerrado. E4pediente facturado/pendiente de facturar.

Por e2emp$o)




%uando la trazabilidad sea un requisito 2e4igido por la organización elcliente alguna normativa) la organización deber* controlar y registrar laidentificación 3nica del producto.

Cómo $o 5#"e)

N6mero de $o&e de m#&er#s prm#s) aparece en la etiqueta derecepción se registra en las órdenes de fabricación cuando seincorpora ese lote de materia prima al proceso productivo.

N6mero de $o&e de produ"&o) aparece indicado sobre los

productos a trav#s de una etiqueta sobre los registros deproducción.

N6mero de $o&e de !#(r"#"ó%) aparece en los registros decontrol 2registros de laboratorio certificados de e4pedición) as'como sobre la etiqueta del producto terminado.



IENES DEL CLIENTEIENES DEL CLIENTE

7oda organización debe identificar verificar proteger y mantener losbienes de sus clientes mientras est#n bao su posesión.

En caso de que la organización le compre al cliente el elemento que va aincorporar al proceso este elemento dea de ser un productosuministrado por el cliente .

E% empres#s de $mpe#) las instalaciones a limpiar los utensilios delimpieza 2si es que estos son propiedad del cliente).

E% empres#s de rep#r#"ó%) el propio elemento a reparar.

E% me%s#2er7#s) el paquete el sobre del cliente.

E% %dus&r#s) las etiquetas las materias primas los embalaesaccesorios suministrados por los clientes.



PRESERVACIÓN DEL PRODUCTO.PRESERVACIÓN DEL PRODUCTO.

¿Cómo puede $# or-#%#"ó% -#r#%&#r+ &#%&o e% e$ pro"eso%&er%o "omo e% $# e%&re-# !%#$+ $# "o%!ormd#d de$ produ"&o

se-6% $#s espe"!"#"o%es de$ "$e%&e'

"ara ello una secuencia lógica de actividades podr'a ser: &nalizar si e4isten requisitos e4pl'citos del cliente o disposicionesreglamentarias aplicables.

&nalizar las condiciones de utilización de los materiales intermediosy del producto final.

&nalizar las propiedades de los productos/ materiales.



,ocumentar las condiciones de identificación manipulaciónembalae almacenamiento y protección de los productos que debancumplirse a trav#s de instrucciones especificaciones planos de

almac#n etc.

PRESERVACIÓN DEL PRODUCTO.PRESERVACIÓN DEL PRODUCTO.

5erificar el cumplimiento y eficacia de las condicionespreestablecidas con una periodicidad prefiada y deando registros dedicas verificaciones 2lista de comprobación acta informe de

inventario etc.).



8. CONTROL DE LOS DISPOSITIVOS DE8. CONTROL DE LOS DISPOSITIVOS DESE9UIMIENTO 0 MEDICIÓNSE9UIMIENTO 0 MEDICIÓN

%alibrarse o verificarse a intervalos espec'ficos o previos al uso.

&ustarse o reaustarse seg3n sea necesario.

dentificarse.

Salvaguardarse de austes no autorizados.

"rotegerse de da8os y deterioros.

7ener evaluada la validez de los resultados previos y adoptarmedida correctoras cuando un equipo est# fuera de calibración.

Los e,upos de medd# * se-ume%&o+ de(er:%)



CONTROL DE LOS DISPOSITIVOS DECONTROL DE LOS DISPOSITIVOS DESE9UIMIENTO 0 MEDICIÓNSE9UIMIENTO 0 MEDICIÓN

¿Cómo es&#($e"er $os "r&eros p#r# $# se$e""ó% de $#s medd#s #re#$#r * $os e,upos de med"ó% * se-ume%&o re,uerdos'

Los equipos 2incluyendo aplicaciones inform*ticas) que deben sersometidos a calibración son los usados para verificar que el productoentregado cumple con los requisitos del cliente.

&l menos deben seleccionarse aquellas medidas que definen la

especificación final del producto y en las cuales deber'an estarincluidas las requeridas por los clientes.




¿Cómo re#$#r $os "o%&ro$es so(re $os e,upos de medd# '

Los e,upos de medd# de(e%)

Ser calibrados/austados con anterioridad a su utilización.

Establecerse la periodicidad con la que se realiza el seguimientode cada equipo de medida en base a la utilización del mismo:

→ En tiempo: meses semestres a8os.

→ En n3mero de veces de utilización.




En el caso de calibrarse internamente debe estar descrita la formade llevar a cabo la calibración y debe disponerse de patrones dereferencia. En el caso de calibrarse e4ternamente los certificadosdeben ser revisados por personal de la organización.

En el caso de encontrarse un equipo fuera de calibración es precisoevaluar la validez de los ensayos previos. ,ecidiendo sobre lanecesidad de tomar acciones sobre el producto que fue aceptadousando un equipo defectuoso.

Ser identificados de forma que se diferencien los calibrados comoaptos de los no calibrados o calibrados como no aptos.




"rotegerse de da8os/deterioros as' como deben ser aptos para suutilización en el entorno o ambiente de funcionamiento previsto.

,eben mantenerse registros de calibración que demuestren en la

medida de lo posible:

→ La 3ltima vez que se calibró el equipo responsable de lacalibración m#todo de calibración utilizado criterios de aceptaciónresultados.

→ "lazo para la pró4ima calibración.




¿Cómo se puede #se-ur#r ,ue $# "#p#"d#d de medd# es"o5ere%&e "o% $os re,us&os de medd#'

Los equipos deben ser capaces de medir con menor tolerancia que la

especificada para el art'culo que se est* midiendo.Si se dispone de varios instrumentos de medida similares es posiblesolicitar la calibración e4terna del m*s preciso para utilizarlo como basepara la calibración de los restantes instrumentos.

0na vez establecido el procedimiento de calibración #ste deber'aactualizarse si fuera necesario en base a la e4periencia.

6.6 el procedimiento de compras

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