Libros Auxiliares.

Los libros auxiliares son los libros donde se registran en forma analtica y detallada los valores y la informacin registrada en libros principales. Existe la obligacin de llevarlos ya que estos deben servir de soporte para conocer las transacciones individuales. Su nmero es ilimitado de acuerdo a las necesidades de cada ente econmico, de acuerdo con su tamao y el trabajo que se tenga que realizar, de manera que permitan el completo entendimiento de los libros obligatorios de contabilidad.

Funcin de Libros Auxiliares.

Su funcin es ampliar la recogida de informacin en los libros principales. Su estructura es muy variada y con frecuencia suelen ser archivos fotocopiados y adems pueden recogerse en cualquier soporte informtico.

Es una obligacin por parte de los entes econmicos cuya actividad sea el comercio llevar registros auxiliares de inventarios de mercancas, con el fin de llevar el control de las que se destinen para la venta. Dicho libro debe contener la informacin por unidades o grupos homogneos, reuniendo por lo menos los siguientes datos: identificacin por clase y denominacin de los artculos, fecha de la operacin que se registre, nmero de comprobante que respalda la operacin asentada, nmero de unidades en existencia, compradas, vendidas, consumidas, retiradas o trasladadas; existencia en valores y unidad de medida, costo unitario y total de lo comprado, vendido, consumido, retirado o trasladado y el registro de unidades y valores por faltantes o sobrantes que resulten de la comparacin del inventario fsico con unidades registradas en las tarjetas de control.

Tambin en ellos se encuentra la informacin que sustenta los libros mayores y sus aspectos ms importantes son: registro de las operaciones cronolgicamente; detalles de las actividades realizadas; registro del valor del movimiento de cada subcuenta. Los libros auxiliares permiten dividir el trabajo contable en funcin a las necesidades de registro y control. Estos libros, entre otros son:

Libro de almacn

Libro de compra-venta

Libro de bancos

Libro de caja chica

Libro de gastos generales

Libros copiadores de cartas

Libro de cuentas corrientes

Libro de control de acciones

Libro de embarques

Libro de control de moneda extranjera

Libro control de personal

Libro de letras por cobrar y pagar.

Los mayores auxiliares son los registros en donde se realiza el anlisis o detalle de las cuentas colectivas. El anlisis que se realiza de las cuentas colectivas es para conocer en forma detallada los movimientos que integran una cuenta de mayor.

El Libro Mayor Auxiliar es para las sub. Cuentas y auxiliares.

Los asientos plasmados en el Libro Diario son el origen del registro en los mayores auxiliares.

Tipos de libros auxiliares.

Cuentas de control: En estos libros se detalla y ampla la informacin de una cuenta en varias subcuentas, para evitar los inconvenientes que puede ocasionar el manejo de muchos registros individuales de una cuenta.

Subcuentas: Este es el que sustenta la informacin presentada en los libros mayores y diario y contiene los valores correspondientes a las subcuentas y sus auxiliares.

Auxiliar de compras y ventas: Las empresas utilizan auxiliares de compras y ventas donde se registran en forma detallada la informacin solicitada por la administracin de impuestos.Auxiliar de vencimientos: Este se lleva con el fin de saber las cuentas por pagar que se tiene con terceros y las cuentas por cobrar.

Tambin existen otros libros que tienen el resto de la informacin financiera de la empresa, como el libro de actas y registro de socios, el libro fiscal, el registro de facturacin etc.

Registros auxiliares.

Los registros auxiliares o libros auxiliares que deben llevar las empresas van de acuerdo a sus necesidades o clases de empresas.

Tales registros son, entre otros:

1)Registro de ventas: Deben llevarlos todas las empresas que realizan ventas de bienes y servicios para demostrar los ingresos por dichos conceptos.

2) Registro de compras: Que deben llevar las empresas industriales que realizan operaciones de fabricacin, los mayoristas, minoristas e importadores.

3) Registro especial de letras: Deben llevarlo todas las personas naturales y jurdicas que realizan operaciones comerciales o industriales y que realizan operaciones de crdito por ventas u operaciones financieras.

4) Registro de importaciones y exportaciones: Lo llevan generalmente los agentes de aduana y empresas que realizan estas actividades con la finalidad de hacer un seguimiento ordenado y detallado de dicha actividad.

5) Registro de ingresos: Deben llevarlo todos aquellos que perciben ingresos por servicios, construcciones, etc., que se encuentran con el impuesto de bienes y servicios.

6) Registro de ingresos profesionales: Todos los profesionales que perciben ingresos derivados del ejercicio de independiente de su profesin. En este registro se asientan igualmente los gastos o egresos. Este libro o registro de ingresos sirve para el control de los impuestos a los bienes y servicios, as como tambin para los efectos del impuesto a la renta.

7) Registro de arrendamiento y subarrendamiento: Deben llevar todas las empresas o compaas en general, que perciban ingresos por locacin o sub locacin de bienes inmuebles.

8) Diario de entradas y salidas: Lo llevan, generalmente, los martilleros pblicos. As lo expresa el cdigo de comercio.

9) Registro de importaciones de bienes de capital e insumos: Deben llevar las empresas industriales cuyo libro tiene un rayado especial.

Casos Especiales: Algunas empresas pueden utilizar hojas movibles de diario, y mayor auxiliar o cualquier otro libro auxiliar, previa autorizacin o informacin a la Direccin General de Contribuciones mediante la declaracin jurada los mismos que pueden variar en el siguiente periodo, estas hojas deben legalizarse.

Es obligatorio llevar libros auxiliares de contabilidad?

Si bien es cierto se dice que los libros auxiliares no requieren ser registrados, ello no le quita la obligatoriedad de llevarlos. Para efectos legales, cuando se haga referencia a los libros de comercio, se entendern por tales los que determine la ley como obligatorios y los auxiliares necesarios para el completo entendimiento de aquellos, en la actualidad se le da a los entes econmicos obligados a llevar contabilidad, libertad para establecer el nmero y la importancia de los mismos a condicin de que el sistema utilizado tenga valor jurdico contable y que refleje la historia completa y fidedigna de la situacin econmica. Atendiendo las normas legales, la naturaleza del ente econmico y la de sus operaciones, se deben llevar los libros necesarios para:

-Establecer mensualmente el resumen de todas las operaciones por cada cuenta, sus movimientos dbito y crdito.

-Permitir el completo entendimiento de los anteriores. Para tal fin se debe llevar, entre otros, los auxiliares necesarios segn el ente comercial.

Conclusin.

Los libros auxiliares son los libros donde se registran en forma analtica y detallada los valores y la informacin registrada en libros principales.

Su funcin es ampliar la recogida de informacin en los libros principales. Su estructura es muy variada y con frecuencia suelen ser archivos fotocopiados y adems pueden recogerse en cualquier soporte informtico

En ellos se encuentra la informacin que sustenta los libros mayores y diarios.

Existe la obligacin de llevar libros auxiliares los cuales deben servir de soporte para conocer las transacciones individuales.

Su nmero es ilimitado de acuerdo a las necesidades de cada ente econmico, de manera que permitan el completo entendimiento de los libros obligatorios de contabilidad.

El estudio y manejo de la informacin de los libros auxiliares nos proporciona la herramienta para conocer la situacin de una empresa.

Los registros auxiliares o libros auxiliares que deben llevar las empresas van de acuerdo a sus necesidades o clases de empresas.

Los mayores auxiliares son los registros en donde se realiza el anlisis o detalle de las cuentas colectivas.