INSTRUTIVO 003 CGN Diciembre 09 de 2015

INSTRUCCIONES DE CIERRE

DIRECCIÓN DISTRITAL DE CONTABILIDAD

Instructivo 003 CGN – Instrucciones de Cierre vigencia 2015

Contenido

1 Aspectos a tener en cuenta para el cierre

2015

4 Recomendaciones

Especiales

3 Actividades previas

para la iniciación vigencia 2016

2 Aspectos relacionados

con el reporte de información

6 Sistema Integrado de

Información Financiera

SIIF NACIÓN

5 Regulación Contable

sobre Normas Internacionales

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1 Aspectos a tener

en cuenta

1.1

Actividades Administrativas

1.1.1 Actividades Mínimas Legalización cajas menores, viáticos y gastos de viaje, Anticipos a contratistas y proveedores, recibo a satisfacción de bienes y servicios, toma física de inventarios de bienes, conciliaciones bancarias, verificación, conciliación y ajuste de operaciones reciprocas, consolidación de prestaciones sociales. Cierre de compras, tesorería y presupuesto, almacén Traslado y cierre de costos de producción

1.1.2 Flujo de información Acciones y estrategias para el adecuado y oportuno flujo de información al área contable, para garantizar el reconocimiento de la totalidad de hechos, operaciones y transacciones

1.1.3 Actualización información básica Sistema CHIP Actualizar Datos “BOGOTA CONSOLIDA”

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1 Aspectos a

tener en cuenta

1.2 Actividades Operativas

1.2.1 Análisis verificaciones y ajustes Antes del cierre se realizarán las conciliaciones de cuentas activas y pasivas, cálculos y registros de provisiones, depreciaciones, amortizaciones y valorizaciones, Reconocimiento pasivo pensional, Procesos judiciales SIPROJ, embargos Revisión cuenta otros < 5% del total de la cuenta Depuración cuentas de orden y acopiar la información para la elaboración de las Notas

1.2.2 Conciliación entre áreas Nómina, Almacén, Presupuesto, Tesorería, Jurídica, Recursos Humanos, Cartera. Numerales 3,8 Conciliaciones y 3,16 Cierre contable (Resolución 357 de 2008)

1.2.3 Titularidad y respaldo legal de los bienes inmuebles

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1 Aspectos a

tener en cuenta

1.2

Actividades Operativas

1.2.4 Consolidación prestaciones

sociales

Reclasificar, ajustar y reconocer las

obligaciones al final de la vigencia

(vacaciones, cesantías)

1.2.5 Conciliación Bienes de Uso

Permanente sin Contraprestación.

En el Sector Gobierno, debe evitarse la

duplicidad de activos; o, que los mismos no

sean reconocidos en las dos entidades

1.2.6 Existencia real de bienes,

derechos y obligaciones.

Garantizar la existencia y

exigibilidad de los mismos

numerales 3,1 Depuración contable,

3,4 Individualización y 3,7 soportes

documentales Resolución 357 de

2008

1.2.8 Formalización, soporte y actualización de

derechos, obligaciones, ingresos, gastos y costos.

Las ECP, emitirán, comunicaran, y enviarán los actos

administrativos y/o, documentos, soportes definitivos para

el reconocimiento de los mismos, en cumplimiento del

principio de causación

1.2.7 Costos de Producción.

Traslado de costos de producción

a costos de ventas y cierre de

estas cuentas “Traslado de

Costos (CR)”

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1 Aspectos a

tener en cuenta

1.3 Situaciones especiales

1.3.1 Reconocimiento de pasivos

pensionales.

Las entidades responsables del pasivo

pensional reconocerán, actualizarán y

revelarán el calculo actuarial de dicho pasivo

y lo amortizarán según lo indicado en la

Resolución 633 de 2014

1.3.2 Notas a los estados contables.

Se explicarán las variaciones más

representativas que surjan de la

comparación con corte a diciembre del

período anterior.

1.3.3 Operaciones de crédito público.

El grupo 22-OPERACIONES DE CRÉDITO PÚBLICO Y FINANCIAMIENTO CON BANCA

CENTRAL , se reconocen las obligaciones que exigen las formalidades propias del Decreto

2681 de 1993, reglamentario de Ley 80 de 1993. las operaciones de financiamiento que no

se encuentran sujetas a tales formalidades, se registran en el grupo 23-OPERACIONES DE

FINANCIAMIENTO E INSTRUMENTOS PÚBLICOS.

La cuenta 2309-OPERACIONES DE FINANCIAMIENTO EXTERNAS DE LARGO PLAZO,

es de uso exclusivo de las empresas que no están bajo el ámbito de aplicación de la Ley de

contratación de la administración pública

1.3.4 Impuestos, tasas y contribuciones por pagar.

Las ECP, que realicen una provisión para tales conceptos, deben tener presente que la

cuenta 2440-IMPUESTOS TASAS, Y CONTRIBUCIONES POR PAGAR, se reconocen las

obligaciones por tales conceptos, cuando la transacción este soportada en liquidaciones

privadas y sus correcciones, o en los actos administrativos en firme

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2

Reporte de

Información a

la CGN - SHD

2.1

Plazos y requisitos

2.2

Reporte CHIP

Reporte “BOGOTÁ

CONSOLIDA”

2.3

Reporte

Operaciones

Reciprocas

2.4

Reporte de movimientos y

saldo en las cuentas de cierre

y resultados del ejercicio

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3 Actividades previas

a la iniciación período 2016

3.1 Reclasificación de

saldos

a) Para las entidades del sector central, se

reclasificarán los saldos de la subcuenta

311001-Excedente del ejercicio o 311002

Déficit del ejercicio, a la subcuenta que

corresponda de la cuenta 3105-CAPITAL

FISCAL

c) Se reclasificará el saldo de las

subcuentas de la cuenta 3125-

PATRIMONIO PÚBLICO INCORPORADO y

3255-PATRIMONIO INSTITUCIONAL

INCORPORADO, a las subcuentas de las

cuentas 3105 o 3208-CAPITAL FISCAL,

según corresponda. Se exceptúan las

subcuentas “Bienes pendientes de legalizar”

y “Bienes de uso permanente sin

contraprestación” d) El saldo de las subcuentas 3128 y 3270

PROVISIONES, AGOTAMIENTO,

DEPRECIACIONES Y AMORTIZACIONES,

se reclasificará a las subcuentas de las

cuentas 3105 3208 CAPITAL FISCAL,

según corresponda

e) Se reclasificará el saldo de las subcuentas

de la cuenta 1305-RENTAS POR COBRAR

VIGENCIA ACTUAL, a las subcuentas

respectivas de las cuentas 1310-RENTAS

POR COBRAR VIGENCIAS ANTERIORES

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4 Recomendaciones

Especiales

4.1 Elaboración del informe

por cambio de Representante Legal (Resolución 137 de

marzo de 2015)

a) Entrega del Sistema de Información

Contable, con todos los elementos que lo

integran

b) Disposición de los libros de contabilidad

principales y auxiliares, debidamente

actualizados a la fecha de entrega del cargo

con sus respectivos soportes.

Así mismo la correspondencia existente

entre la CGN y la entidad

c) Realización y registros de los cálculos

actuariales y las amortizaciones, así como

los recursos destinados para el pago de

estos pasivos

d) La identificación, valorización y registro

de situaciones especiales que afectan los

procesos y reclamaciones en contra y a

favor de la entidad (contingente judicial)

e) La relación de fondos especiales y fondos

cuenta a cargo de la entidad entregados en

administración o fiducia

f) Situaciones pendientes de resolver en

materia contable, de manera detallada

g) La descripción de los temas específicos,

respecto de los cuales se haya acordado ,

entre las partes, que se entregarán con

posterioridad

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4 Recomendaciones

Especiales

4.1 Elaboración del informe

por cambio de Representante Legal (Resolución 137 de

marzo de 2015)

a) Los estados contables básicos certificados

junto con las Notas, con corte a 31 de

diciembre de 2014

b) El dictamen de Revisor Fiscal, cuando la

entidad este obligada a tenerlo

c) El informe de control interno contable

d) El Balance General y el Estado de

Actividad , certificado por contador y

representante legal, con corte al 30 de

noviembre de 2015

e) Los últimos reportes contables

transmitidos a la CGN y/o a la SHD, través

de CHIP y/o “BOGOTA CONSOLIDA”

f) Cuando no se disponga de los

documentos enumerados en los literales a),

b), y c), se anexarán los últimos

presentados y se dejara constancia de las

circunstancias que impidieron la disposición

de esta información

ANEXOS al informe contable

Instructivo 003 CGN – Instrucciones de Cierre vigencia 2015

4 Recomendaciones

Especiales

4.2 Información sobre el proceso de convergencia a estándares internacionales de

información financiera con ocasión del cambio de mandatarios en las entidades territoriales

4.3 Reporte de la venta de activos al sector privado por parte de las entidades

territoriales (Resolución 278 de junio de 2012)

4.5 Control Interno Contable

Con el fin de realizar el seguimiento y acompañamiento al proceso de convergencia hacia Normas Internacionales, se recomienda a todos los gerentes públicos y, por su intermedio, a las oficinas de control interno, participar activamente y de manera proactiva en los procesos implementación; así como verificar que la entidad haya adoptado los procesos administrativos necesarios que permitan aplicar la nueva regulación contable.

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5 REGULACIÓN DE LA

CGN SOBRE NORMAS

INTERNACIONALES

Empresas que cotizan en el mercado de valores, o que captan

o administran ahorro del público. (Resolución 743 de 2013, Modificada resoluciones 598 de 2014, 509de 2015, y

576 de 2015)

Empresas que cotizan en el mercado de valores, y que no

captan ni administran ahorro del público (Resolución 414 de 2014, Instructivo 002 de 2014 y Resolución 663 de 2015)

Entidades de Gobierno

(Resolución 533 de 2015, Instructivo 002 de 2015)