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PROCESO DE ARCHIVO DE UN DOCUMENTO

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PROCESO DE ARCHIVO DE UN DOCUMENTO

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Proceso de archivo de un documento

Cuando una oficina recibe o crea un documento se deben seguir los siguientes pasos:

1.- Identificar a qué clase de documento pertenece.

Puede ser que el documento ya exista o que no sea necesario crearlo

El archivo de la empresa

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Proceso de archivo de un documento

2.- Identificar a que serie documental pertenece el documento.

Esta operación va a facilitar la clasificación

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Proceso de archivo de un documento

3.- Buscar la clase, subclase y división del cuadro de clasificación a la que pertenece el documento

Se debe proceder desde los niveles mas generales a los mas concretos del cuadro de clasificación.

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Proceso de archivo de un documento

Siempre que el volumen de documentación no sea muy grande, es aconsejable clasificar la documentación bajo conceptos mas generales y no abrir nuevos niveles de clasificación si los que hay son suficientes.

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Proceso de archivo de un documento

4.- Aplicación subdivisiones si fuera necesario definir mas el contenido

5.- Anotar la clasificación (a lápiz) en el ángulo superior derecho del documento.

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Proceso de archivo de un documento

La notación se forma por el código y el titulo.

Estos elementos permiten situar el documento en el nivel concreto del cuadro de clasificación que le corresponde y permite archivarlos y recuperarlos ordenadamente

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Proceso de archivo de un documento

6. Clasificar el documento aplicándole el código y el titulo de clasificación.

Estos se anotan en la carpeta del documento, junto con otros que sirven para describir el expediente.

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Proceso de archivo de un documento

En general, coincide con el de los documentos que contiene, si bien, algunas veces, para facilitar la agrupación de documentos dentro de un expediente, los documentos pueden clasificarse con subdivisiones o títulos de clasificación de niveles mas bajos que los del expediente del que forman parte.

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Normas que regulan la conservación de documentos

Un archivo para una empresa es imprescindible por dos razones:

- Por imperativo legal: Art. 30 Código de Comercio obliga a conservar durante seis años libros y documentación que generen derechos y obligaciones de la empresa en relación con otras personas y persiste la obligación aunque cese la actividad empresarial

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Normas que regulan la conservación de documentos

- Por interés propio: la información es la base y fundamento de muchas de las decisiones que se toman en la empresa y está, muchas veces, contenida en los documentos.

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Normas que regulan la conservación de documentos

Las funciones de archivo son:

Guardar, conservar y custodiar la información

Facilitar rápida y cómodamente la documentación

Constituir un centro activo de información

Cumplir con las disposiciones legales

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Normas que regulan la conservación de documentos

Las normas que regulan la conservación de documentos, libros oficiales

- Libros obligatorios:

Reflejan de forma ordenada los aspectos contables de la actividad empresarial: Libros de inventarios y cuentas anuales, Libro Diario y libro de actas

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Normas que regulan la conservación de documentos

Las normas que regulan la conservación de documentos, libros oficiales

- Libros auxiliares:

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Facilitan el almacenamiento de la información: libro de clientes, libro de caja, libro Mayor (recoge las operaciones contables agrupadas por los códigos de las cuentas correspondientes).

No son obligatorios, pero al ser auxiliares suelen guardarse juntos durante el mismo tiempo

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Normas que regulan la conservación de documentos

Las normas que regulan la conservación de documentos, libros oficiales

- Libros registro:

Recogen el detalle de ciertas operaciones reflejadas en una serie de documentos.

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Se pueden llevar tantos como se deseen; obligatoriamente se dispondrán de: el libro de facturas emitidas, el de facturas recibidas, el de bienes de inversión

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Normas que regulan la conservación de documentos

Documentación Mercantil:

- Conservarse durante seis años: las facturas: debe conservarse una copia de las facturas emitidas, y de las recibidas el documento original.

- Se incluye la documentación relacionada con los impuestos de cada actividad empresarial

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Normas que regulan la conservación de documentos

Documentación Mercantil:

- Documentación de carácter interno: No afectos por la obligatoriedad, se conservan el tiempo que considere oportuno y después destruye.

- Documentos especiales: Escrituras propiedad, estatutos fundacionales, certificados de inscripciones oficiales, Se conservan de manera indefinida

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Normas que regulan la conservación de documentos

Documentación Socio-Laboral

- Se conservan durante seis años: libros de registro relacionados con los trabajadores como el libro de Visitas

- Se conservan durante cinco años: Contratos de trabajo, justificantes de pago de salarios y liquidación de seguros sociales

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Destrucción de los documentos

Dado el elevado numero de documentos que se generan en una empresa, será necesario destruir todos aquellos documentos que no aportan valor, ya que almacenamiento implicaría un coste adicional.

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Destrucción de los documentos

La destrucción de documentos se realizará mediante máquinas especiales, de esta forma, garantizaremos que aquellos documentos que contienen información confidencial no puedan caer en manos ajenas, además, así se respeta la Ley Orgánica Protección de Datos

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Confidencialidad y seguridad de la información

Desde tiempo inmemorable el hombre ha resguardado y protegido con celo sus conocimientos debido a la ventaja y poder que este le producía sobre otros hombre o sociedades.

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Confidencialidad y seguridad de la información

En la antigüedad surgen las bibliotecas, lugares donde se podía resguardar la información para transmitirla y para evitar que otros la obtuvieran, dando así algunas de las primeras muestras de protección de la información

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Confidencialidad y seguridad de la información

Durante la segunda guerra mundial se crean la mayoría de los servicios de inteligencia del mundo con el fin de obtener información valiosa e influyente, creándose grandes redes de espionaje.

Como forma de protección surge el contraespionaje.

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Confidencialidad y seguridad de la información

Con el incremento del alcance de la tecnología, el cuidado de la información se ha vuelto crucial para los hombres, las organizaciones y las sociedades.

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Confidencialidad y seguridad de la información

La seguridad de la información es toda medida preventiva y reactiva del hombre, de las organizaciones y de los sistemas tecnológicos que permitan resguardar y proteger la información buscando mantener la confidencialidad, la disponibilidad e integridad de la misma

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Confidencialidad y seguridad de la información

El concepto de seguridad de la información no debe ser confundido con el de seguridad informática, ya que este ultimo solo se encarga de la seguridad en el medio informático, pudiendo encontrar información en diferentes medios o formas

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Confidencialidad y seguridad de la información

Con el incremento del alcance de la tecnología, el cuidado de la información se ha vuelto crucial para los hombres, las organizaciones y las sociedades.

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Confidencialidad y seguridad de la información

La seguridad de la información es toda medida preventiva y reactiva del hombre, de las organizaciones y de los sistemas tecnológicos que permitan resguardar y proteger la información buscando mantener la confidencialidad, la disponibilidad e integridad de la misma

El archivo de la empresa

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Confidencialidad y seguridad de la información

En la seguridad de la información es importante señalar que su manejo está basado en la tecnología y debemos de saber que puede ser confidencial: la información está centralizada y puede tener un alto valor.

Puede ser divulgada, mal utilizada, ser borrada, saboteada.

Esto afecta su disponibilidad y la pone en riesgo.

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Confidencialidad y seguridad de la información

La seguridad de la información es toda medida preventiva y reactiva del hombre, de las organizaciones y de los sistemas tecnológicos que permitan resguardar y proteger la información buscando mantener la confidencialidad, la disponibilidad e integridad de la misma

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Confidencialidad y seguridad de la información

La información es poder, y según las posibilidades estratégicas que ofrece tener acceso a cierta información, esta se clasifica como:

- Critica: indispensable para la operación de la empresa

- Valiosa: Es un activo de la empresa y muy valioso

- Sensible: Debe de ser conocida por las personas autorizadas

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El archivo de la empresa

Confidencialidad y seguridad de la información

- Riesgo: Es todo tipo de vulnerabilidades, amenazas que pueden ocurrir sin previo aviso y producir numerosas pérdidas para las empresas. Los riesgos mas perjudiciales son a las tecnologías de información y comunicaciones.

- Seguridad: Es una forma de protección contra los riesgos

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El archivo de la empresa

Confidencialidad y seguridad de la información

La seguridad de la información comprende diversos aspectos entre ellos la disponibilidad, comunicación, identificación de problemas, análisis de riesgos, la integridad, confidencialidad, recuperación de los riesgos.

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Normas que regulan la conservación de documentos

Las normas que regulan la conservación de documentos, libros oficiales

- Libros registro:

Recogen el detalle de ciertas operaciones reflejadas en una serie de documentos.

Se pueden llevar tantos como se deseen; obligatoriamente se dispondrán de: el libro de facturas emitidas, el de facturas recibidas, el de bienes de inversión

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Confidencialidad y seguridad de la información

- Integridad: Es la propiedad que busca mantener los datos libres de modificaciones no autorizadas. A groso modo, es el mantener con exactitud la información tal como fue generada, sin ser manipulada o alterada por personas o procesos no autorizados.

El archivo de la empresa

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Confidencialidad y seguridad de la información

- Disponibilidad: Es la característica, cualidad o condición de la información de encontrarse a disposición de quienes deben acceder a ella, ya sean personas, procesos o aplicaciones.

- A groso modo, es el acceso a la información y a los sistemas por personas autorizadas en el momento que lo requieran

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Confidencialidad y seguridad de la información

- Autenticación o autentificación: Es la propiedad que permite identificar el generador de la información.

Por ejemplo al recibir un mensaje de alguien, estar seguro que es de ese alguien el que lo ha enviado, y no una tercera persona haciéndose pasar por la otra.

En un sistema informático se suele conseguir este factor con el uso de cuentas de usuario y contraseñas de acceso

El archivo de la empresa

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Los archivos de oficina o de gestión están formados por los documentos producidos y recibidos por la oficina en el desarrollo de las funciones y actividades que tenga encomendadas, y conservadas como instrumento para la toma de decisiones, tramitación de asuntos y defensa de derechos.

LA ORGANIZACIÓN DEL ARCHIVO

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Centralizado: Clases de archivos:

Archivo localizado en un solo departamento.

Beneficios:

Economía de espacio, equipamiento y personal.

Información accesible a todo el personal.

Responsabilidad: definida y localizada, permitiendo en su utilización

La centralización se puede realizar solo a documentos definidos

LA ORGANIZACIÓN DEL ARCHIVO

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Clases de archivos:

Descentralizado o departamental

Cada departamento tiene su propio archivo

Permite mantener la confidencialidad de los documentos (no permitiendo el acceso a otros departamentos) así como acceso rápido a los documentos de uso inmediato

Todo el personal del departamento tiene acceso al archivo, aunque debe existir una persona con responsabilidad directa sobre el archivo

LA ORGANIZACIÓN DEL ARCHIVO

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Clases de archivos:

Mixto

Es una mezcla entre:- Descentralizados los archivos activos y semi-activos

- Centralizados los archivos inactivos y/o históricos

LA ORGANIZACIÓN DEL ARCHIVO

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Clases de archivos:

Activo

Es el archivo que contiene toda la documentación actual que se usa de manera frecuente, que debe ser accesible a la persona y, situada en proximidad al puerto de trabajo, en una área delimitada por la ley de economía de los movimientos

LA ORGANIZACIÓN DEL ARCHIVO

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Clases de archivos:

Semiactivo

Contiene la documentación no activa utilizada de manera ocasional, accesible y cerca del archivo activo

La documentación archivada contiene acciones y estudios terminados, pero todavía en uso para la consulta y puede ser considerada como rutinaria (está en espera de ser pasada al archivo cronológico o técnico que necesita estar disponible en el mínimo tiempo) o de referencia que debe quedar un cierto tiempo en el archivo inactivo debido al interés que representa para el trabajo cotidiano

LA ORGANIZACIÓN DEL ARCHIVO

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Clases de archivos:

Inactivo o pasivo

Contiene la documentación referida a acciones pasadas, apenas utilizada y que no ofrece a la empresa sino un interés jurídico o histórico

Esta documentación está guardada en locales/departamentos alejados del puesto de trabajo, especialmente adaptados para este fin.

La documentación, en espera de su destrucción, se conserva, por una parte, de acuerdo con los textos legales en vigor y, por otra, según las leyes interiores de la empresa para aquellos documentos que escapan al control del Estado.

LA ORGANIZACIÓN DEL ARCHIVO

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Una vez elaborado el cuadro de clasificación con sus series o tipos documentales, se debe definir el sistema de ordenación mas adecuado para cada serie, a partir de las características que la definen.

La ordenación va a indicar que lugar exacto ocupa un expediente o documento concreto dentro de la serie a la que pertenece

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SISTEMAS DE ORDENACIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN ADMINISTRATIVA

Los diferentes tipos de ordenación permiten seleccionar un criterio por el cual los expedientes o documentos serán situados de manera correlativa: según la fecha, el nombre, el código, la división territorial o geográfica o temática

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SISTEMAS DE ORDENACIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN ADMINISTRATIVA

Concepto de ordenación y clasificación

El hecho de clasificar y organizar los documentos surge por la necesidad de localizar los documentos que en ella existen.

En el mundo empresarial el tratamiento de la información es fundamental

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SISTEMAS DE ORDENACIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN ADMINISTRATIVA

Concepto de ordenación y clasificación

Todos tenemos claro que en la empresa existe un continuo ir y venir de documentación, es tarea del empresario, o en su caso la persona en que delegue, tener toda la documentación localizada

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SISTEMAS DE ORDENACIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN ADMINISTRATIVA

Diferencias entre clasificación y ordenación

- Clasificación:

Técnica para identificar y la reagrupación sistemática de los datos y de las informaciones similares, según características comunes que pueden ser después diferenciadas.

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Diferencias entre clasificación y ordenación

- Ordenación o codificación:

Consiste en asignar números, letras u otros símbolos de sus atributos. La palabra clave se llama ORDENATRIZ

SISTEMAS DE ORDENACIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN ADMINISTRATIVA

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SISTEMAS DE ORDENACIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN ADMINISTRATIVA

Clasificación alfabética

Los documentos son organizados siguiendo el orden alfabético de alguno de sus atributos. La palabra clave se llama “ordenatriz”

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SISTEMAS DE ORDENACIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN ADMINISTRATIVA

Ventajas Desventajas Usos

- Sencillo de usar

- Permite ampliación; puede incluir nuevos expedientes sin necesidad de mover el resto

- Hay que determinar la palabra ordenatriz

- Si se extrae un expediente del archivo, debe dejarse una señal para que se sepa que falta

- Expedientes de: clientes, proveedores, empleados, etc.

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SISTEMAS DE ORDENACIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN ADMINISTRATIVA

Normas de clasificación alfabetica

Nombres de personas Nombre de empresas

- Personas individuales: La palabra ordenatriz es el primer apellido. Si es igual se ordena por el segundo.

- Apellidos compuestos: Se consideran como unidos

- Las partículas de, el, la y en apellidos no se tienen en cuenta para la ordenación

- Se considera palabra ordenatriz el primer sustantivo con significado distintivo.

- No se tienen en cuenta palabras genéricas como Sociedad, Compañía, Bar, Cafetería, etc.

- Los organismos oficiales se clasifican por su denominación genérica

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SISTEMAS DE ORDENACIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN ADMINISTRATIVAClasificación numérica

Se asignan números consecutivos a los documentos o expedientes que van a archivarse.

Estos números pueden asignarse según su orden de emisión o su orden de llegada o envío.

El sistema requiere la utilización de índices o fichas auxiliares que relaciones números con expedientes a ordenar

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SISTEMAS DE ORDENACIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN ADMINISTRATIVA

Clasificación numérica

Ventajas Desventajas Usos

- Facilidad para encontrar

- Permite la ampliación con nuevo números

- Si falta un doc, se detecta al ser correlativos

- Si se desconoce el numero no podrá encontrarse.

- Al ser números correlativos, no pueden intercalarse nuevos docs ente los existentes

- Clasificación de: pedidos, albaranes, facturas, cheques, correspondencia con clientes…

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SISTEMAS DE ORDENACIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN ADMINISTRATIVA

Sistema mixto

Combina las clasificaciones alfabética y numérica , asignando números y letras a cada elemento de la ordenación.

El sistema de ordenación dependerá de la composición del código; si van en primer lugar los números y luego las letras, alfabéticamente y luego numéricamente

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SISTEMAS DE ORDENACIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN ADMINISTRATIVA

Sistema mixtoVentajas Desventajas Usos

- Los documentos se localizan rápidamente

- Pueden articularse nuevos asuntos

- Es difícil clasificar un documento cuando se refiere a varios asuntos

- Es complicado tratar con un código de letras y números

- Matriculas de vehículos

- Matriculas de alumnos

- Partes de trabajo

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SISTEMAS DE ORDENACIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN ADMINISTRATIVA

Clasificación cronológica

Se basa en un elemento presente en cualquier documento su fecha, y se concreta en la secuencia año, mes, día.

Comenzando por el año mas remoto, los documentos se suceden hasta la fecha mas reciente, dentro de cada año por meses y dentro de estos por días.

Los libros de contabilidad o los libros de actas de una empresa son ejemplo de documentos que se deben ordenar cronológicamente por periodos anuales

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SISTEMAS DE ORDENACIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN ADMINISTRATIVA

Criterio geográfico

Los documentos se clasifican atendiendo a una zona geográfica relacionada con los mismos.

El orden geográfico puede ser por países , comunidades autónomas, provincias o municipios y, dentro de estos, por temas o nombres, utilizando otra clasificación

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SISTEMAS DE ORDENACIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN ADMINISTRATIVA

Criterio geográfico

Ventajas Desventajas Usos

- Fácil utilización

- Se pueden introducir subdivisiones

- Se combina de manera sencilla con otras clasificaciones

- Requiere un conocimiento de los pueblos, ciudades, provincias, CCAA, países

- Si se extrae un expediente del archivo, debe dejarse una señal para que se sepa que falta

- Bancos en sus diferentes sucursales

- Empresas con sucursales en diferentes provincias

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SISTEMAS DE ORDENACIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN ADMINISTRATIVA

Clasificación por materias

En este tipo de clasificación, los documentos se agrupan basándose en unos determinados asuntos que los caracterizan y son comunes a un grupo de ellos.

Estas características se pueden ordenar siguiendo dos criterios:

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SISTEMAS DE ORDENACIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN ADMINISTRATIVA

Clasificación por materias

-Orden alfabético general de materias: Agrupando las materias según las categorías lógicas, en las que una materia engloba a la inmediata inferior y a su vez esta queda englobada en otra superior; es decir, se forman clases y subclases.

Esta agrupación se lleva a cabo siguiendo los criterios numérico y alfanumérico

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SISTEMAS DE ORDENACIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN ADMINISTRATIVA

Clasificación por materias

-Orden numérico:

Permite clasificar documentos asignando a estos un numero correlativo de “n” cifras, para ello, cada documento deberá llevar una ficha informativa donde se refleje el contenido del expediente.

Podrán utilizarse colores, índices auxiliares u otros elementos que faciliten la clasificación

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SISTEMAS DE ORDENACIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN ADMINISTRATIVA

Clasificación por materias

-Orden numérico:Ventajas Desventajas

- Permite archivar de forma ilimitada, al disponer de infinitos números

- Sencillez de manejo- Permite introducir

nuevos asuntos

- La elección correcta de las materias que van a definir los documentos. Se requiere disponer y consultar de un índice auxiliar que nos informe lo que corresponde a cada numero