administraciones públicas planificaciÓn pacc mrd€¦ · 2 de 21 c – 0 3 nombre hoja de control...
TRANSCRIPT
Administraciones Públicas
PLANIFICACIÓN PACC MRD DGCP – Sistema Informático para la Gestión de las Compras y Contrataciones del Estado Dominicano
Edic. /Rev.: 01.03
Fecha: 05/09/2014
2 de 21
PLA
NIF
ICA
CIÓ
N P
AC
C M
RD
– v01.0
3
HOJA DE CONTROL DE DOCUMENTO
DOCUMENTO / ARCHIVO:
Título PLANIFICACIÓN PACC - MRD
Nombre Archivo DGCP-MRD-Planificación PACC F001E002.v01.03.docx
Fecha 05/09/2014
Versión V01.03
Cliente DGCP – Dirección General de Contrataciones Públicas.
Asunto / Detalle En el presente documento se encuentra el MRD correspondiente al proceso de Planificación PACC.
Soporte lógico Microsoft Word
Localización Santo Domingo – República Dominicana
REGISTRO DE CAMBIOS
Versión Páginas Fecha Modificación Motivo del cambio
01 22 04.08.2014 Creación del documento
01.02 22.08.2014 Modificación Documento DGCP
01.03 21 05.09.2014 Aceptación de cambios validados en el documento
DISTRIBUCIÓN DEL DOCUMENTO:
Nombre Área
Jhonattan Toribio Tecnología
George Slujalkovsky Tecnología
CONTROL DEL DOCUMENTO
Este documento ha sido:
Nombre Preparado por: Revisado por: Aprobado por:
Firma
David Furtado Viana
Leovigildo Gómez
Mª Dolores Sánchez
Fecha 12/08/2014
3 de 21
PLA
NIF
ICA
CIÓ
N P
AC
C M
RD
– v01.0
3
CONTENIDO
1. Introducción .............................................................................................................. 4 2. Planificación PACC: Descripción General............................................................... 5 3. Planificación PACC: Descripción Detallada ............................................................ 6
3.1 Gestión del PACC ................................................................................................................. 6 3.2 Creación de un nuevo PACC................................................................................................ 8 3.3 Descargar plantilla del PACC ............................................................................................. 11 3.4 Carga del PACC ................................................................................................................. 11 3.5 Flujo de Aprobación para la publicación del PACC ............................................................ 13 3.6 Perfil de Usuario PACC ...................................................................................................... 13 3.7 Visualizar y editar detalles del PACC creado. .................................................................... 13 3.8 Búsqueda pública de PACC ............................................................................................... 16 3.9 Consulta de PACC en la opción “Oportunidades” .............................................................. 18
4. Requisitos del pliego .............................................................................................. 19 5. Anexos ..................................................................................................................... 20
5.1 Documentos y plantillas ...................................................................................................... 20 5.1.1 Notificaciones.................................................................................................................. 20 5.1.2 Print Templates ............................................................................................................... 21 5.1.3 Archivo Excel con la última versión del formato PACC .................................................. 21
5.2 Documentación asociada al MRD ...................................................................................... 21
4 de 21
PLA
NIF
ICA
CIÓ
N P
AC
C M
RD
– v01.0
3
1. Introducción
El presente Documento de Requerimientos del Mercado (MRD) tiene como objetivo principal refinar
y validar los requerimientos establecidos en el pliego de condiciones específicas y la oferta. El
documento recogerá, además, las reglas de negocio particulares de cada procedimiento. El
objetivo final es recoger todos los requisitos, tanto funcionales como de negocio.
El MRD, tras su aprobación por parte de la DGCP, servirá como base para la elaboración de los
documentos propios de la plataforma Vortal, trasladando estos requisitos “de mercado” a requisitos
“de producto” y posteriormente a los correspondientes documentos funcionales y técnicos que
recogerán las configuraciones y desarrollos necesarios para completar la localización de la
herramienta Vortal en la DGCP.
Como resultado de la fase de levantamiento de requisitos, se ha determinado la siguiente lista de
MRDs que cubren todos los requisitos.
Como puede observarse, existen MRDs específicos de procedimientos (por ejemplo Licitación
Pública) y otros que se corresponden con bloques “transversales” a los varios procedimientos (por
ejemplo Planificación PACC)
El presente documento en particular, abordará el detalle del MRD de Planificación PACC
MRD
Licitación Pública
Licitación Restringida
Comparación de Precios
Sorteo de Obras
Compras Menores
Procesos de Excepción
Compras por Debajo del Umbral
Subasta Inversa
Planificación PACC
Registro de Proveedores del Estado
Presentación de Propuesta de Proveedor
Gestión de Contratos
Administración del Sistema / Uso del Sistema
Catálogos
Skin
Registro de Ofertas Externas
Reportes y Estadísticas
Migración de Datos
Integración con SIGEF y otras Entidades
5 de 21
PLA
NIF
ICA
CIÓ
N P
AC
C M
RD
– v01.0
3
2. Planificación PACC: Descripción General
Objetivo
Mostrar los aspectos relevantes en la Planificación, gestión y uso del Plan Anual de Compras y
Contrataciones (PACC), además de su relación con los Procedimientos de compras y
contrataciones públicas de bienes, servicios y obras, con miras a permitir un mayor conocimiento
de las tareas y acciones involucradas.
El Plan Anual de Compras y Contrataciones (PACC) se elabora anualmente de manera
obligatoria con base en las políticas que dicte el Ministerio de Hacienda, y el Ministerio de
Económica, Planificación y Desarrollo, consistente con las apropiaciones presupuestarias
aprobadas para cada ejercicio, los estimados, las fuentes de financiamiento, nacional o
internacional, el método de compra y contratación previsto y la calendarización física y financiera
de los recursos necesarios.
Alcance
Comprende todas las actividades claves del Plan Anual de Compras y Contrataciones (PACC),
como son: la planificación, elaboración, relación con el catalogo UNSPSC y el catálogo de bienes
y servicios, además de su utilización en los procedimientos de compras y contrataciones públicas
de bienes, servicios y obras
Referencia Normativa
Constitución de la República Dominicana.
RD-CAFTA.
Ley No. 340-06, sobre Compras y Contrataciones Públicas de Bienes, Servicios Obras y
Concesiones, y sus modificaciones contenidas en la Ley No. 449-06.
Reglamento de Aplicación de la Ley, aprobado mediante Decreto No. 543-12.
Ley No. 200-04, de Libre Acceso a la Información Pública.
Por las normas emitidas por el Órgano Rector del Sistema Nacional de Compras y
Contrataciones Públicas.
Responsable
Departamento de Planificación y Desarrollo.
Unidades Operacionales Involucradas
Máxima Autoridad Ejecutiva.
Dirección Administrativa Financiera o su equivalente.
Unidad Operativa de Compras y Contrataciones.
Oficina de Acceso a la Información (OAI).
Políticas y Otras Observaciones
Las entidades comprendidas en el ámbito de la presente ley están obligadas a elaborar
planes y programas anuales de contratación de bienes y servicios, de acuerdo con las
normas y metodologías que al respecto dicte el Órgano Rector. Los planes y programas
anuales se elaborarán con base en las políticas que dicte la Secretaría de Estado de
Finanzas o, en el caso que corresponda, por el Consejo Directivo de las instituciones o por la
6 de 21
PLA
NIF
ICA
CIÓ
N P
AC
C M
RD
– v01.0
3
Sala Capitular de los Ayuntamientos. Estos serán consistentes con las apropiaciones
presupuestarias aprobadas para cada ejercicio. Asimismo, los planes y programas servirán
de base para la programación periódica de la ejecución del presupuesto.
Las entidades comprendidas en el ámbito de la presente ley están obligadas a elaborar
planes y programas anuales de contratación de obras públicas y concesiones. Los planes y
programas anuales se elaborarán con base en la política que dicte sobre inversiones públicas
el Secretariado Técnico de la Presidencia o, en el caso que corresponda, por el Consejo
Directivo de las instituciones y por la Sala Capitular de los Ayuntamientos. Además, las
inversiones en obras públicas serán consistentes con el Plan de Inversiones Públicas y con
las apropiaciones presupuestarias aprobadas para cada ejercicio.
Los planes y programas anuales de contratación de bienes, servicios y obras deberán ser
consolidados por el Órgano Rector, que tendrá la responsabilidad de su difusión pública, así
como de efectuar la evaluación de su cumplimiento.
De los planes y programas anuales de compras y contrataciones. Cada Entidad Contratante
aprobará y publicará sus planes y programas de compras y contrataciones que deberá
contener: las obras a ejecutarse, los bienes a adquirirse y los servicios a contratarse, durante
ese año, en función de sus metas institucionales, incluyendo el presupuesto estimado y el
cronograma de implementación.
3. Planificación PACC: Descripción Detallada
3.1 Gestión del PACC
El sistema permite visualizar la pantalla donde se realizará la gestión de la información relacionada
al Plan Anual de Compras y Contrataciones de la entidad, siguiendo los siguientes pasos:
Ingresar a la URL de Login de la plataforma.
El Sistema muestra la sección LOGIN.
El usuario ingresa su usuario y contraseña.
El usuario hace clic en el botón “Login”.
El sistema ingresa a la pantalla principal y muestra el área de trabajo del usuario logueado.
El usuario hace clic en el botón ‘Servicios’
El sistema muestra la ventana “Servicios”.
El usuario hace clic en la opción “Gestión de Plan Anual de Compras y Contrataciones”.
El sistema muestra la pantalla “Gestión de PACC” con secciones distribuidas así:
Sección ÚLTIMAS MODIFICACIONES
Gestor de presentación, la cual contiene los siguientes campos:
• Año: muestra el año para el cual aplica el PACC cargado.
• Fecha de Publicación: muestra la fecha en la cual fue publicado el
primer archivo para PACC de cada año.
• Usuario creador: muestra el nombre de usuario que realizó el primer
cargue del archivo para PACC de cada año.
7 de 21
PLA
NIF
ICA
CIÓ
N P
AC
C M
RD
– v01.0
3
• Valor total del PACC: Muestra el valor total del PACC cargado o
actualizado. (debe actualizarse automáticamente y no podrá ser
modificado por el usuario. Este valor se actualiza de acuerdo a la
sumatoria del valor de todas las compras y contrataciones planeadas).
• Versión: Cada vez que se cambie el PACC y se aplique las
modificaciones, el sistema asumirá una nueva versión del documento.
• Fecha de modificación: muestra la última fecha en la cual fue
modificado el archivo del PACC.
• Usuario modificador: muestra el último nombre de usuario que realizó
modificaciones del archivo de PACC.
• Estado de la última versión: Muestra el estado en el que se
encuentra el PACC gestionado. Los estados pueden variar entre:
Borrador (PACC guardado y que nunca fue publicado)
Publicado
Modificado
Rechazado
Aprobado
Pendiente
• Detalle/Modificar: opción que permite la visualización y modificación
del PACC seleccionado.
Sección BÚSQUEDA SIMPLE
• Comportamiento estándar de la plataforma. Búsqueda por palabras
que se encuentren en las columnas de identificación del PACC
Sección BÚSQUEDA AVANZADA
Buscar por los siguientes criterios:
• Año: Lista desplegable con el texto “Seleccione…” como valor por
defecto.
• Fecha de Publicación: Campo para diligenciar una fecha. Por defecto
vacío
• Usuario creador: Campo tipo texto. Por defecto vacío
• Capítulo (Institución): Búsqueda de Capítulos en el sistema. Rellenado
automáticamente.
• Unidad de Compras: Búsqueda por Unidad de Compras, agrupada
según el capítulo elegido. Rellenado automáticamente.
• Fecha de modificación: Campo para diligenciar una fecha. Por
defecto vacío
• Estado: Campo tipo lista desplegable. Contiene los estados Borrador,
Publicado, Modificado, Rechazado, aprobado, pendiente. El valor por
defecto es “Seleccione…”.
8 de 21
PLA
NIF
ICA
CIÓ
N P
AC
C M
RD
– v01.0
3
• Usuario modificador: Campo tipo texto. Por defecto vacío
• Ubicación Geográfica de la Entidad: campo para seleccionar el
distrito o municipio. De acuerdo al Clasificador Geográfico.
Si la búsqueda es pública (Sin loguearse a la aplicación, o usuario proveedor
logueado): (Solo traerá resultados de PACCs publicados)
• Año: Lista desplegable con el texto “Seleccione…” como valor por
defecto.
• Fecha de Publicación: Campo para diligenciar una fecha. Por defecto
vacío
• Capítulo (Institución): Búsqueda de Capítulos en el sistema. Rellenado
automáticamente.
• Unidad de Compras: Búsqueda por Unidad de Compras, agrupada
según el capítulo elegido. Rellenado automáticamente.
• Ubicación Geográfica de la Entidad: campo para seleccionar el
distrito o municipio. De acuerdo al Clasificador Geográfico.
Sección OPCIONES:
• Crear nuevo PACC.
• Descargar formato PACC.
Nota: cuando se descarga el PACC en la pantalla de gestión, es solamente la plantilla.
Para descargar todo el contenido del PACC hay que entrar en el detalle de cada PACC
y descargar su contenido.
Sección VISTAS:
• Todos
• Últimas Modificaciones
3.2 Creación de un nuevo PACC
El sistema permite crear el PACC de forma manual o a través de carga de la plantilla en Excel.
El proceso inicia cuando el usuario ingresa al módulo “Gestión de PACC”
Hace clic en la opción ‘Crear Nuevo PACC”
El sistema abre una nueva pantalla con el título “Crear Nuevo PACC”, la pantalla contiene las
siguientes opciones:
Registro del PACC
La pantalla de creación del PACC presenta los siguientes grupos de información, que pueden
ser registrados manualmente o a través de la carga de la plantilla Excel:
Sección Información General – grupo de información donde el usuario registra los
siguientes datos obligatorios de identificación del PACC:
Año (Combo box para seleccionar el año. No se puede seleccionar más que
uno) por defecto Año en Curso. Editable
9 de 21
PLA
NIF
ICA
CIÓ
N P
AC
C M
RD
– v01.0
3
Misión y visión (Campo de texto libre – máximo de 4000 caracteres)
Perspectiva estratégica (Campo de texto libre – 4000 caracteres)
Información de contacto:
• Nombre (Texto libre)
• Teléfono (numérico)
• Correo electrónico (validar forma del correo electrónico)
Valor total del PACC: debe actualizarse automáticamente y no podrá ser
modificado por el usuario. Este valor se actualiza de acuerdo a la sumatoria del
valor de todas las compras planeadas.
Opciones:
Descargar Plantilla PACC.
Botón Descargar Plantilla PACC: permite descargar en formato Excel la plantilla
que va a ser usada para cargar la información del plan anual de compras y
contrataciones en la plataforma.
Cargar PACC.
Cuando se hace clic en esta opción surge una ventana con las siguientes opciones:
Botón Examinar: Permite la búsqueda del archivo en la ruta local en la que lo tiene
almacenado el usuario.
Botón Cancelar: Borra la ruta de almacenamiento del archivo y no carga el archivo.
Campo de texto: asociado al botón Examinar, en el cual se mostrará la ruta donde
se encuentra el archivo almacenado en el equipo local.
Botón Cargar: Carga el archivo en la tabla o formulario destinado para plasmar la
información en pantalla.
Sección Compras y Contrataciones Planeadas - En este formulario se ingresa la información
estratégica de la compañía a la cual pertenece el plan anual de compras y contrataciones. La
información debe ser agregada por el usuario manualmente o de manera automática con la
carga del archivo Excel.
En flujo manual (alternativo), estos deben ser los datos que el usuario debe completar si no se
opta por cargarlos a partir de la plantilla Excel)
“Agregar Adquisición” - en esta opción el sistema crea una línea con los
siguientes campos de información:
• Encabezado de la Compra:
Descripción de la compra
Objeto de la Contratación: (Bienes, Obras, Servicios o Consultoría)
Tipo de Procedimiento:
Fecha estimada de inicio de proceso
Fecha estimada de adquisición
Lugar de Ejecución/Entrega (Región, Provincia, Municipio, Distrito
Municipal. Según Clasificador Geográfico)
10 de 21
PLA
NIF
ICA
CIÓ
N P
AC
C M
RD
– v01.0
3
Cuenta presupuestaria (Es interno, se relaciona con el clasificador
UNSPSC/Objetales). No es editable.
Destinado a MIPYMES (Sí/Si Mujeres/No)
Datos de Detalle de Compra:
Elemento del Clasificador de Bienes, y Servicios (UNSPSC) cuarto
nivel
Descripción del artículo
Cantidad Total Estimada
Precio estimado por Unidad
Monto total estimado
Unidad de Medida
“Borrar Adquisición” – el usuario al clicar en esta opción, el sistema borrará los
ítems seleccionados. El usuario podrá seleccionar uno o más ítems y además
tendrá la opción “seleccionar todos”.
Acciones Disponibles tras la creación:
Botón Publicar: este botón permite publicar en el sistema el PACC creado
Botón Cancelar: este botón cancela la creación del PACC, no guarda la información
diligenciada y direcciona el usuario a la pantalla “Gestión de PACC”
Botón Guardar: este botón permite guardar una versión de borrador de la información cargada
por parte del usuario.
Botón Enviar para Aprobación: si haya un flujo de aprobación definido en la consola de
administración, el botón “Enviar para Aprobación” estará habilitado y el botón “Publicar”
deshabilitado hasta que haya la aprobación
Botón Borrar: Borrar el PACC cuando está en el estado borrador.
Antes de la publicación el sistema realiza las siguientes acciones:
El sistema realiza las habituales validaciones.
Si esta validación es correcta, el sistema presenta el siguiente mensaje: “Los datos fueron
publicados con éxito”. La información queda pública.
De lo contrario, si la validación no es exitosa y encuentra aún datos obligatorios faltantes o
registrados con error (marcados en rojo), el sistema muestra el siguiente mensaje de
confirmación: “Hay datos faltantes o incorrectos, El sistema no permitirá la publicación del
PACC con errores.
Muestra en la pantalla “Gestión de PACC” el registro creado.
Envía una notificación vía correo electrónico a los usuarios registrados como proveedores, que
tengan asociadas a su perfil de negocio los códigos UNSPSC registrados dentro del PACC.
11 de 21
PLA
NIF
ICA
CIÓ
N P
AC
C M
RD
– v01.0
3
3.3 Descargar plantilla del PACC
El sistema permite descargar la plantilla única del Plan Anual de Compras y Contrataciones, con el
fin de cargarse a través de un archivo Excel los datos del PACC.
El proceso inicia cuando el usuario ingresa al módulo “Gestión de PACC” y “Crear Nuevo
PACC”
Hacer clic en la opción ‘Cargar nuevo PACC’
El sistema abre una nueva pantalla con el título “Cargar Nuevo PACC”
El usuario hace clic en el botón Descargar Formato PACC.
El sistema realiza la descarga del archivo en formato Excel (La descarga se realiza según el
browser utilizado por el usuario), muestra un mensaje informativo con el siguiente texto “El
formato fue descargado exitosamente”
El archivo Excel se abre según la configuración del browser utilizado por el usuario, y muestra
su contenido.
3.4 Carga del PACC
El sistema permite crear el PACC a través de carga de la plantilla en Excel una vez completada.
La carga por Excel no sustituye datos previamente completados manualmente o cargados.
Solamente adjunta datos nuevos a los ya existentes.
Diligenciamiento de la plantilla de PACC
Al descargar la plantilla, se pretende que en las celdas referentes a campos con listas
desplegables, estas aparezcan en formato de combo-box. El objetivo es minimizar los errores
de diligenciamiento de la plantilla y para que el usuario sepa exactamente la información que se
pretende en cada celda.
Notas:
La plantilla deberá tener una hoja de ayuda con todas las listas previstas para facilitar la búsqueda y
autollenado de los campos con listas desplegables asociadas.
Cargar PACC a través del Excel
El proceso inicia cuando el usuario ingresa al módulo ‘Creación de PACC’
El usuario hace clic en el botón ‘Cargar PACC’ y selecciona el archivo del plan anual de
compras y contrataciones que desea cargar.
El sistema muestra la ruta local donde se encuentra alojado el archivo seleccionado, en el
campo de texto asociado al botón Examinar, y habilita el botón “Cargar”.
El usuario hace clic en el botón “Cargar”.
El sistema carga el archivo en la plataforma y muestra un mensaje informativo con el siguiente
texto: “El archivo ha cargado exitosamente {0} adquisiciones”.
El sistema cierra el mensaje informativo.
12 de 21
PLA
NIF
ICA
CIÓ
N P
AC
C M
RD
– v01.0
3
El sistema muestra la información del archivo, en la pantalla en la que se encuentra el usuario,
de acuerdo con las respectivas secciones de información del formulario: Información General;
Compras y Contrataciones Planeadas.
Validaciones del sistema al cargar el fichero:
El sistema realiza validaciones correspondientes. Si todas las validaciones son exitosas, el sistema
muestra por cada registro un símbolo que representa que el dato es correcto.
Si una o más validaciones, no son exitosas, el sistema muestra por cada registro un símbolo que
representa que hay error. El sistema importará la compra o contratación, pero los campos con error
estarán en blanco, o sea, el sistema no asumirá información cuyo formato no es reconocido.
Notas:
La corrección de las compras y contrataciones con error deberá ser hecha manualmente. Para hacer
correcciones a través de la opción de importación, el usuario deberá borrar manualmente las que
presentan error, puesto que la importación sólo adjunta nuevos valores, no sustituye los que ya existen.
Cada vez que se realicen cambios en el PACC, se genera una nueva versión la cual pasa por el proceso
de publicación y aprobación. La versión anterior del PACC queda en un estado histórico que puede ser
consultado
Siempre que el usuario intente cargar compras y contrataciones a través del archivo Excel, el sistema
mostrará el siguiente mensaje: “Esta acción genera una nueva versión del PACC, la versión anterior
quedará para consulta. ¿Desea seguir con la acción?” Opciones: “Confirmar” o “Cancelar”
Si el usuario confirma, el sistema debe agregar las nuevas líneas generando una nueva versión.
Al hacer clic en la opción “Cancelar” el sistema no agrega la información y el usuario regresa a la pantalla
de creación del PACC.
Publicación del PACC
El sistema habilita el botón ‘Publicar’ o “Enviar para Aprobación” (si hay flujo de aprobación
definido).
El usuario hace clic en el botón ‘Publicar’
El sistema presenta el mensaje “Los datos fueron publicados con éxito”.
El sistema realiza las validaciones correspondientes y si esta validación es correcta, el sistema
presenta el siguiente mensaje: “Los datos fueron publicados con éxito”. La información queda
pública para todas las entidades públicas y proveedores. Además, su consulta es pública, es
decir, se puede acceder sin login a los PACC publicados en la plataforma.
De lo contrario, si la validación no es exitosa y encuentra aún datos obligatorios faltantes o
registrados con error (marcados en rojo), el sistema muestra el siguiente mensaje de
confirmación: “Hay datos faltantes o incorrectos. El sistema no permitirá la publicación del
PACC con errores y permite que el usuario continúe editando los registros con error o faltantes.
Tras la publicación el sistema realiza las siguientes acciones:
Lista en el gestor de la pantalla “Gestión de PACC” el registro creado.
Envía una notificación vía correo electrónico a los usuarios registrados como
proveedores, que tengan asociadas a su perfil de negocio los códigos UNSPSC
registrados dentro del PACC.
13 de 21
PLA
NIF
ICA
CIÓ
N P
AC
C M
RD
– v01.0
3
Cuando hayan ítems del PACC creados, al cargar un nuevo formulario, el sistema deberá
agregar y no sustituir los datos previamente diligenciados.
Al momento de cargar el archivo en formato Excel, el sistema debe permitir cargar más que un
código UNSPSC por compra o contratación.
3.5 Flujo de Aprobación para la publicación del PACC
Debe de ser posible configurar un flujo de aprobación asociado a la publicación del PACC
parametrizable desde la consola de administración.
En el flujo se podrá definir más de un aprobador.
Cuando hay un flujo de aprobación asociado, al crear el PACC el botón “Publicar” estará
inhabilitado, hasta que el usuario haga clic en el botón “Enviar para Aprobación” y que los
aprobadores seleccionados lo confirmen.
Cuando se haga clic en “Enviar para Aprobación” el sistema enviará un alerta por correo
electrónico a los usuarios aprobadores y les atribuirá una tarea de aprobación, disponible en el
widget “Área de Trabajo” con vínculo directo a la pantalla de aprobación.
siempre que se edite el PACC creado, el sistema exigirá la aprobación antes de la publicación
de las modificaciones.
Debe de ser posible definir por usuario que tipo de acceso tiene al gestor de PACC. El sistema
permitirá seleccionar uno o más de los siguientes tipos de acceso, parametrizable desde la
consola de administración:
Acceso
Lectura
Edición / creación
Aprobación / Publicación
3.6 Perfil de Usuario PACC
La entidad puede definir cuáles son los usuarios que pueden acceder al gestor de PACC que
vendrá predeterminado conforme a los roles definidos desde la consola de administración.
En el gestor de “Autorizaciones”, la DGCP podrá configurar qué usuarios tendrán acceso a la
opción “Plan Anual de Compras y Contrataciones”.
La DGCP debe tener un perfil de súper administrador que le permita entrar en el módulo de
gestión de PACC de cada entidad, para que pueda identificar posibles errores. Debe poder
visualizar todo su contenido y descargar para Excel la información cargada, para poder
identificar posibles errores. Sin embargo, este perfil no permite acciones de edición.
3.7 Visualizar y editar detalles del PACC creado.
El sistema permite consultar los detalles de todos los planes anuales de compras y contrataciones
creados por la entidad y permite la edición de la información correspondiente a este.
El proceso inicia cuando el usuario ingresa al módulo ‘Gestión de PACC”
14 de 21
PLA
NIF
ICA
CIÓ
N P
AC
C M
RD
– v01.0
3
El Usuario hace clic en la opción “Detalle/Editar” ubicada en cada PACC del gestor de últimas
modificaciones.
El sistema despliega una pantalla llamada “Plan Anual de Compras y Contrataciones”, la cual
muestra toda la información relacionada al plan anual de compras y contrataciones
seleccionado en el gestor. En el detalle se puede consultar la siguiente información:
INFORMACIÓN GENERAL:
Año
Misión y visión
Perspectiva estratégica
Información de contacto:
Nombre
Teléfono
Correo electrónico
Valor total del PACC: al ser editadas las compras y contrataciones del PACC, el campo debe
actualizarse automáticamente y no podrá ser modificado por el usuario. Este valor se actualiza
de acuerdo a la sumatoria del valor de todas las compras y contrataciones planeadas.
COMPRAS Y CONTRATACIONES PLANEADAS:
Descripción de la compra Objeto de la Contratación: (Bienes, Obras, Servicios o Consultoría)
Tipo de Procedimiento: Elemento del Clasificador de Bienes, y Servicios (UNSPSC) cuarto
nivel
Cantidad total estimada
Precio estimado por Unidad
Monto total estimado
Fecha estimada de adquisición
Región
Provincia
Municipio
Cuenta presupuestaria (Es interno, se relaciona con el clasificador UNSPSC/Objetales). No es
editable.
Destinado a MIPYMES (Sí/Si Mujeres/No)
Nota: El sistema disponibiliza un botón o link que permitirá la creación de un procedimiento, a modo
de siguiente paso en donde el sistema realizará la acción de Crear la compra con la modalidad
de la compra de PACC consultada y vinculará automáticamente la compra del PACC al nuevo
procedimiento.
15 de 21
PLA
NIF
ICA
CIÓ
N P
AC
C M
RD
– v01.0
3
VERSIONES ANTERIORES
Siempre que se apliquen modificaciones sobre un PACC, el sistema debe guardar una versión
del documento anterior y presentarla en el detalle del PACC, con sus respectivos datos de
número de versión, fecha de publicación, usuario modificador y una opción para mostrar dicha
versión y descargarla para Excel.
Estas versiones deben estar disponibles a nivel público para DGCP y a nivel de la entidad.
Para los demás usuarios solo será visible la última versión publicada por la entidad,
identificando su número de versión.
Al realizarse una modificación debe ser explicado el motivo:
Reducción de presupuesto
Ajuste cuenta presupuestaria
Resignación de recursos no utilizados
Otros (posibilidad de parametrizar)
OPCIONES EDITAR Y DESCARGAR:
Descargar el plan anual de compras y contrataciones
El usuario hace clic en el botón “Descargar”.
El sistema descarga en un archivo de formato Excel, el plan anual de compras y
contrataciones con los mismos campos y las mismas columnas que presenta la
pantalla “Plan Anual de Compras y Contrataciones” con la información completada.
Editar el plan anual de compras y contrataciones
El usuario hace clic en el botón “Editar” de la pantalla “Plan Anual de Compras y
Contrataciones”.
El sistema habilita todos los campos de la pantalla para que sean editados
El usuario realiza la edición de los campos de su interés y selecciona una de las
siguientes opciones:
• Aplicar Modificaciones: este botón permite publicar las
modificaciones.
• Cancelar: este botón cancela la edición del PACC, no guarda la
información completada y direcciona el usuario a la pantalla “Gestión
de PACC”
• Guardar: este botón permite guardar la información completada pero
no publica.
• Enviar para Aprobación: si haya un flujo de aprobación definido, el
botón “Enviar para Aprobación” estará habilitado y el botón “Aplicar
Modificaciones” deshabilitado hasta que haya la aprobación.
ASOCIAR COMPRA O CONTRATACIÓN A PROCEDIMIENTO
Dentro del detalle del PACC, cada compra o contratación tendrá una opción que permita
asociarla a procedimientos creados por la entidad, cuando el usuario haga clic en esta opción,
el sistema le presentará una ventana que le permite buscar y asociar, ya sea uno o más
procedimientos.
16 de 21
PLA
NIF
ICA
CIÓ
N P
AC
C M
RD
– v01.0
3
Dentro del detalle las compras y contrataciones que ya estén asociadas a procedimientos
creados y publicados, estarán identificadas con la información “En ejecución” y se presentará la
referencia del procedimiento o procedimientos, que será un vínculo directo a su detalle.
Esta información es pública, es decir, siempre que una entidad o proveedor consulte el detalle
del PACC, esta información debe de estar visible.
La edición debe habilitar todas las opciones que permitan cambiar, borrar y agregar
información, previstas en el módulo de creación.
El sistema no permitirá al usuario borrar o editar una compra o contratación que esté asociada
a un procedimiento en ejecución. El usuario al intentar borrar una adquisición asociada el
sistema muestra el siguiente mensaje: “Esta compra o contratación no se puede borrar o editar
porque ya se encuentra asociada a un procedimiento de contratación en ejecución.”
Tras la aplicación de las modificaciones el gestor con la lista de PACC de la pantalla “Gestión
de PACC” asume la fecha de modificación, el nombre del usuario que hizo los cambios y el
número de la versión.
Cuando se aplique o guarde las modificaciones, debe de ser posible identificar los siguientes
cambios: nuevas compras y contrataciones, compras y contrataciones borradas y compras y
contrataciones editadas. Además, quedará registrada la fecha de modificación y el nombre del
usuario que las aplicó.
Relativo a las modificaciones a través de la carga del Excel, el sistema debe considerar las
reglas de carga definidas en este documento.
Tras la publicación, el sistema envía una notificación de modificación vía correo electrónico a
los usuarios registrados como proveedores, que tengan asociadas a su perfil de negocio los
códigos UNSPSC registrados dentro del PACC.
3.8 Búsqueda pública de PACC
Como ocurre con los procedimientos publicados en la plataforma, debe de ser posible acceder al
PACC actual en la plataforma, independientemente del tipo de acceso del usuario y sin necesidad
de login.
En la página de login habrá la opción de consulta pública del PACC publicado en la plataforma.
Donde es posible consultar el detalle y las compras del PACC y descargar su contenido en la
plataforma.
Esta búsqueda presentará un gestor pero solo con la última versión del PACC creado. Las
otras versiones solo tendrán disponibles para la entidad compradora y la DGCP. Los
proveedores solo podrán ver la última versión del PACC.
El gestor contiene los siguientes campos:
Año: muestra el año para el cual aplica el PACC cargado.
Entidad: nombre de la entidad que ha publicado el PACC
Fecha de Publicación: muestra la fecha en la cual fue publicado el primer archivo
para PACC de cada año.
Valor total del PACC: Muestra el valor total del PACC cargado o actualizado.
(debe actualizarse automáticamente y no podrá ser modificado por el usuario. Este
valor se actualiza de acuerdo a la sumatoria del valor de todas las compras y
contrataciones planeadas).
17 de 21
PLA
NIF
ICA
CIÓ
N P
AC
C M
RD
– v01.0
3
Versión: Cada vez que se cambie el PACC y se aplique las modificaciones, el
sistema asumirá una nueva versión del documento.
Fecha de modificación: muestra la última fecha en la cual fue modificado el
archivo del PACC.
Estado: Solo tiene el estado Publicado.
Búsqueda
Buscar por los siguientes criterios:
Año: Lista desplegable con el texto “Seleccione…” como valor por defecto. Este
criterio debe ser de carácter obligatorio para realizar la búsqueda y solo se podrá
seleccionar un año.
Fecha de publicación: Campo para diligenciar una fecha. Por defecto vacío
Entidad Pública: Campo que permite buscar la entidad por nombre.
Valor total del PACC: Campo tipo moneda. Por defecto vacío
Categoría UNSPSC: este campo permitirá buscar PACC que contengan los
códigos seleccionados en el árbol de categorías UNSPSC.
Visualización de los resultados de la búsqueda
La visualización de los resultados de la búsqueda se hará en árbol de forma a no comprometer
la performance de la búsqueda. Hay ejemplos de PACC con cerca de 1 millón de compras y
contrataciones, así que hay la necesidad de filtrar la información.
Estructura del árbol:
1º nivel - Información agregada del PACC, o sea, su identificación. Para que el
usuario pueda acceder al mismo tiempo a compras y contrataciones de PACC
distintos sin entrar en el detalle de cada uno, basta expandir el símbolo (+) de los
varios PACC presentados en la pantalla.
Sin embargo, existe la opción para entrar en el detalle completo del PACC.
2º nivel - Este nivel solo se muestra si el usuario ha expandido el símbolo ‘+’ del
nivel anterior y sólo si la entidad haya definido compras y contrataciones por
Unidad de Contratación (Business Operation). Si la adquisición no tiene una unidad
de contratación, las compras y contrataciones se listarán en el primer nivel.
Nota: Cuando el usuario haga búsqueda por categoría, en el árbol sólo aparecerá las compras
y contrataciones que tengan asociada la categoría seleccionada.
Exportar resultados de la búsqueda:
Al expandir el árbol de resultados hasta las compras y contrataciones, el sistema permitirá
exportar las compras y contrataciones. Además habrá la opción que permita descargar de una
sola vez todas las compras y contrataciones resultantes de la búsqueda.
Otras especificaciones de la búsqueda:
En esta búsqueda pública no habrá la opción para cargar nuevos PACC. La
Entidad Pública para cargar o modificar un PACC tiene que hacer login e ir hasta la
opción de “Gestión de PACC”.
18 de 21
PLA
NIF
ICA
CIÓ
N P
AC
C M
RD
– v01.0
3
Esta búsqueda también estará disponible tras login para los proveedores y
entidades compradoras.
Si la adquisición está asociada a un procedimiento aparece la información “En
ejecución” y se puede ver la referencia del procedimiento(s) asociado, que será un
vínculo directo a su detalle.
Habrá siempre la opción para acceder y descargar el detalle total del PACC, donde
se encuentran los siguientes campos de información:
INFORMACIÓN GENERAL:
• Año
• Nombre Entidad Pública
• Misión y visión
• Perspectiva estratégica
• Información de contacto:
Nombre
Teléfono
Correo electrónico (validar forma del correo electrónico)
• Valor total del PACC
COMPRAS Y CONTRATACIONES PLANEADAS:
• Descripción de la compra
• Objeto de la Contratación: (Bienes, Obras, Servicios o Consultoría)
• Tipo de Procedimiento: Elemento del Clasificador de Bienes, y
Servicios (UNSPSC) cuarto nivel
• Cantidad total estimada
• Precio estimado por Unidad
• Monto total estimado
• Fecha estimada de adquisición
• Región
• Provincia
• Municipio
• Cuenta presupuestaria (Es interno, se relaciona con el clasificador
UNSPSC/Objetales). No es editable.
• Destinado a MIPYMES (Sí/Si Mujeres/No)
VERSIONES ANTERIORES
• Lista con las versiones anteriores del PACC y opción para ver y
descargar su detalle.
3.9 Consulta de PACC en la opción “Oportunidades”
Los proveedores podrán consultar el PACC con compras y contrataciones para sus categorías en la
opción “Oportunidades”.
19 de 21
PLA
NIF
ICA
CIÓ
N P
AC
C M
RD
– v01.0
3
Recibirán un alerta por email y en el “Widget” de oportunidades de que hay un PACC con compras
y contrataciones para sus categorías.
Los proveedores además de tener acceso al PACC en la “Búsqueda pública de PACC”
recibirán en el gestor de oportunidades los PACC con compras y contrataciones para las
categorías UNSPSC asociadas a su perfil de negocio.
Reciben un correo de alerta siempre que hay un nuevo PACC publicado con compras y
contrataciones para sus categorías, y reciben en el “Widget Oportunidades” de su área de
trabajo el alerta de nueva adquisición
Cuando la entidad adjunta compras y contrataciones a un PACC ya publicado, solo los
proveedores que aún no tenían el PACC en sus oportunidades, puesto que antes de la
modificación no tenía compras y contrataciones para sus categorías, deben de recibir el PACC
en el widget de las Oportunidades. Los demás que ya habían recibido el PACC antes de las
modificaciones, solamente recibirán un correo de alerta de cambio.
La alerta en el widget de las oportunidades debe contener el código, la descripción de la
adquisición y la entidad a la cual pertenece. Además debe tener un vínculo directo al detalle
completo de la adquisición.
Siempre que un nuevo proveedor se registre y defina su perfil de negocio (asociación a su perfil
de categorías UNSPSC), el sistema debe preguntarle se quiere traer para la carpeta de las
oportunidades todos los PACC con compras y contrataciones para sus categorías.
En la opción “Oportunidades” la búsqueda debe de tener el mismo comportamiento de la
búsqueda pública.
4. Requisitos del pliego
CODE REQUISITO OBLIG CUMPLE OBSERVACIONES PAG
1,1 El sistema permite el registro del Plan Anual de Compras a las Instituciones del Estado
No Si
8
1,2 El sistema permite importar Planes Anuales de Compras de archivos predeterminados.
No Si
8
1,3
El sistema permite la modificación del Plan Anual de Compras a las Instituciones del Estado.
No Si
13
1,4
El sistema permite el envío del Plan Anual de Compras registrado a aprobación del Rol Aprobador.
No Si
15
1,5 El sistema permite la aprobación del registro del Plan Anual de Compras al Rol aprobador
No Si
10
1,6 El sistema permite la publicación del Plan Anual de Compras a las Instituciones del Estado.
No Si
10
1,7
El sistema muestra el porcentaje de las solicitudes de compras del Plan Anual de Compras destinadas a Pymes tanto en valor monetario como en valor porcentual con respecto al total.
No Si
Reportes y estadísticas
1,8 El sistema permite guardar versiones del Plan Anual de
No Si
14
20 de 21
PLA
NIF
ICA
CIÓ
N P
AC
C M
RD
– v01.0
3
CODE REQUISITO OBLIG CUMPLE OBSERVACIONES PAG
Compras.
1,9
El sistema permite emitir un reporte comparativo de las versiones de los Planes Anuales publicados.
No Si
Reportes y estadísticas
1,10
El sistema permite el monitoreo de lo planificado contra lo ejecutado del Plan Anual de Compras.
No Si
Reportes y estadísticas
1,11
El sistema no permite la eliminación de renglones del Plan Anual de Compras ejecutados en versiones anteriores.
No No
La plataforma no elimina información Esto conlleva hacer una validación con los artículos ejecutados que estén en versiones anteriores y no dejarlos eliminar en la versión actual.
1,12
El sistema permite la consulta de los Planes Anuales de Compras publicados por las Instituciones desde las secciones públicas del portal.
No Si
16
3,7 El sistema genera alertas al Rol aprobador de las convocatorias pendientes de aprobación.
No Si
12
19,1 El sistema cuenta con un módulo de Planes Anuales de Compras
No Si Parte integral de la plataforma
19,4 El sistema cuenta con un módulo de Consultas
Si Si Parte integral de la plataforma
19,13
El sistema cuenta con un módulo de gestión de catálogo de bienes, obras y servicios: creación, modificación, inhabilitación de elemento del catálogo de bienes, obras o servicios.
Si Si
MRD Catálogos
19,19
El sistema permite enviar registros a aprobación de los perfiles autorizados en los casos que se definan
Si Si
12
19,26 El sistema permite la navegación entre módulos y documentos.
Si Si Parte integral de la plataforma
Este cuadro es una referencia sobre los requerimientos que están descritos en este MRD y no implica que toda la funcionalidad se encuentre descrita en este único documento.
5. Anexos
5.1 Documentos y plantillas
Documentación que debe aportar el cliente para llevar a cabo la configuración/localización
5.1.1 Notificaciones
Notificación Creación o modificación del PACC
Tipo de Destinatario Comprador X Proveedor
Personalización X Email Documento
Destinatario Usuarios registrados como proveedores que tengan asociadas a su
21 de 21
PLA
NIF
ICA
CIÓ
N P
AC
C M
RD
– v01.0
3
perfil de negocio códigos UNSPSC registrados dentro del PACC
Modelo Base 22_CREACIÓN O MODIFICACIÓN PACC.html
Estado PENDIENTE
5.1.2 Print Templates
5.1.3 Archivo Excel con la última versión del formato PACC
5.2 Documentación asociada al MRD
DOCUMENTO ADJUNTO
Actas de reunión DGCP-GAR-Acta de Reunión 02 Planificación PACC 20140623 DGCP-GAR-Acta de Reunión 20140707 1° Reunión Planificación PACC
Anexos
DGCP-GAR-Acta de Reunión 02 Anexo 1 DGCP-PPR-Planificación PACC 20140623.v1 DGCP-GAR-Acta de Reunión 20140707 Anexo 1 US Planificación PACC
User Story DGCP-DPR-PACC 20140714.v01.01.pdf
Manual de Procedimiento
N/A
Casos de Uso SNCP-CDU-PAC-001,SNCP-CDU-GEN-003,SNCP-CDU-GEN-004,SNCP-CDU-GEN-006,SNCP-CDU-GEN-007,SNCP-CDU-GEN-008,SNCP-CDU-GEN-009,SNCP-CDU-GEN-012
Notas
i De acuerdo con los cambios que la plataforma va a tener al respecto de las mejoras de usabilidad
previstas, algunos de los bloques pueden sufrir cambios en la estructura de su disposición de la
información, manteniendo todas las funcionalidades, requisitos y acciones detalladas en esta
documentación sin cualquier tipo de excepción. Cualquier cambio en estructura o disposición no
estipulado en el presente documento, siempre será sujeto a aprobación de la DGCP.
i La plataforma podrá ser usada en dispositivos móviles.