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Administraciones Públicas

REPORTES Y ESTADISTICAS MRD DGCP–Sistema Informático para la Gestión de las Compras y Contrataciones del Estado Dominicano

Edic. /Rev.: 01.03

Fecha: 15/09/2014

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HOJA DE CONTROL DE DOCUMENTO

DOCUMENTO / ARCHIVO:

Título REPORTES Y ESTADÍSITCAS- MRD

Nombre Archivo DGCP-MRD-Reportes y Estadísticas F001E002.v01.02.docx

Fecha 15/09/2014

Versión V01.03

Cliente DGCP – Dirección General de Contrataciones Públicas.

Asunto / Detalle En el presente documento se encuentra el MRD correspondiente a los Reportes y Estadísticas.

Soporte lógico Microsoft Word

Localización Santo Domingo – República Dominicana

REGISTRO DE CAMBIOS

Versión Páginas Fecha Modificación Motivo del cambio

01 12 05.08.2014 Creación del documento

01.02 18 15.09.2014 Revisión del documento

01.03 18 15.09.2014 Aceptación de Cambios al Documento

DISTRIBUCIÓN DEL DOCUMENTO:

Nombre Área

Jhonattan Toribio Tecnología

George Slujalkovsky Tecnología

CONTROL DEL DOCUMENTO

Este documento ha sido:

Nombre Preparado por: Revisado por: Aprobado por:

Firma

Jaime Escamilla

Abilio Martins Lopes

Leovigildo Gómez

Fecha 15/09/2014

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CONTENIDO

1. Introducción .............................................................................................................. 4 2. Reporte y Estadísticas: Descripción General ......................................................... 5 3. Reporte y Estadísticas: Descripción Detallada ....................................................... 6

3.1 Reportes para el Órgano Rector: DGCP .............................................................................. 6 3.2 Reportes Compradores ...................................................................................................... 11 3.3 Reportes Proveedores ........................................................................................................ 12 3.4 Reportes para Usuario de Consulta (Ciudadano) .............................................................. 14

4. Requisitos del pliego .............................................................................................. 15 5. Anexos ..................................................................................................................... 17

5.1 Documentos y plantillas ...................................................................................................... 17 5.2 Documentación asociada al MRD ...................................................................................... 18

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1. Introducción

El presente Documento de Requerimientos del Mercado (MRD) tiene como objetivo principal refinar

y validar los requerimientos establecidos en el pliego de condiciones específicas y la oferta. El

documento recogerá, además, las reglas de negocio particulares de cada procedimiento. El

objetivo final es recoger todos los requisitos, tanto funcionales como de negocio.

El MRD, tras su aprobación por parte de la DGCP, servirá como base para la elaboración de los

documentos propios de la plataforma Vortal, trasladando estos requisitos “de mercado” a requisitos

“de producto” y posteriormente a los correspondientes documentos funcionales y técnicos que

recogerán las configuraciones y desarrollos necesarios para completar la localización de la

herramienta Vortal en la DGCP.

Como resultado de la fase de levantamiento de requisitos, se ha determinado la siguiente lista de

MRDs que cubren todos los requisitos.

Como puede observarse, existen MRDs específicos de procedimientos (por ejemplo Licitación

Pública) y otros que se corresponden con bloques “transversales” a los varios procedimientos (por

ejemplo Planificación PACC)

El presente documento en particular, abordará el detalle del MRD de Reportes y Estadísticas.

MRD

Licitación Pública Nacional

Licitación Pública Internacional

Licitación Restringida

Comparación de Precios

Sorteo de Obras

Compras Menores

Procesos de Excepción

Compras por Debajo del Umbral

Subasta Inversa

Planificación PACC

Registro de Proveedores del Estado

Presentación de Propuesta de Proveedor

Gestión de Contratos

Administración del Sistema / Uso del Sistema

Catálogos

Skin

Registro de Ofertas Externas

Reportes y Estadísticas

Migración de Datos

Integración con SIGEF y otras Entidades

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2. Reporte y Estadísticas: Descripción General

Objetivo

Determinar todos los requerimientos de reportes y estadísticas que se pueden consultar a través

de la plataforma.

Alcance

Cubrir las acciones necesarias para atender los requerimientos de reportes y estadísticas del

sistema, cubriendo los responsables, principales involucrados y todas las necesidades de datos y

sus características.

Responsable

Órgano Rector: Dirección General de Contrataciones Públicas

Unidades Operacionales Involucradas

Órgano Rector: Dirección General de Contrataciones Públicas

Departamento de Administración de Informaciones y Estadísticas

Administración del Sistema

Administración de Base de Datos

Unidad de Compras y Contrataciones

Proveedores

Usuario de Consulta (Ciudadano)

Políticas y Otras Observaciones

Es importante tomar en cuenta que tras la migración del “Registro de Proveedores” se deberá

activar la integración con el SIGEF para habilitar que sus demás módulos puedan continuar

actualizando la información que ahora será registrada y mantenida por el nuevo sistema.

El Departamento de Administración de Informaciones y Estadísticas es el responsable

gestionar los reportes y solicitudes de estadísticas del sistema dentro del Órgano Rector con

apoyo del Administrador del Sistema y el Administrador de Base de Datos.

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3. Reporte y Estadísticas: Descripción Detallada

3.1 Reportes para el Órgano Rector: DGCP

A través de los informes previstos en este documento DGCP podrá hacer análisis de estadísticas

sobre las transacciones realizadas en la plataforma.

Imagen de ejemplo

Prever en la plataforma una opción donde estén alojados y disponibles para consulta todos los

informes de control y de datos sobre las transacciones realizadas en la plataforma, previstos en

este documento.

Estos reportes deben de ser actualizados diariamente de forma automática y esta opción estará

disponible solamente para el administrador de la plataforma (DGCP).

Reporting Services: Después de pulsar el botón de acceso a los reportes, vamos ver la siguiente pantalla:

Imagen de ejemplo

Los informes serán actualizados todos los días, una vez al día, fuera de hora pico de utilización de

la plataforma. Se recomienda que sea de madrugada (zona horaria: UTC-04:00 – Georgetown, La

Paz, Manaus, San Juan) y que DGCP tenga la opción para hacer esta configuración.

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Para cada uno de esos informes, es posible parametrizar datos de entrada y filtros para la

búsqueda de los datos.

Tipos de informes:

F01 – Market Reports – Reportes estadísticos respecto a los procesos de compra registrados en la

plataforma

Listado de informes previsto:

Informe 1 :

CANTIDAD Y MONTOS DE LOS PROCESOS CONTRATADOS POR RANGO DE FECHAS

CANTIDAD Y MONTOS DE LOS PROCESOS CONTRATADOS A MIPYMES POR RANGO DE

FECHAS

CANTIDAD Y MONTOS DE LOS PROCESOS CONTRATADOS POR RUBRO POR RANGO DE

FECHAS

CANTIDAD Y MONTOS DE LOS PROCESOS CONTRATADOS POR TIPO DE EMPRESA Y RANGO

DE FECHAS

MONTOS DE COMPRAS CONTRATADOS POR CAPÍTULO Y MODALIDAD EN RANGO DE FECHA

MONTOS DE COMPRAS CONTRATADOS POR CAPÍTULO, UNIDAD DE COMPRA Y PROVEEDOR

EN RANGO DE FECHA

MONTOS DE COMPRAS CONTRATADOS POR CAPÍTULO POR RUBRO EN RANGO DE FECHA

MONTOS CONTRATADOS POR MODALIDAD Y TIPO DE EMPRESA (GRANDE-MIPYME-MIPYME

MUJERES)

CANTIDAD DE PROCESOS PUBLICADOS POR MODALIDAD DE COMPRA

CANTIDAD DE PROCESOS DE COMPRAS ANULADOS

Informe 2:

PORCIENTO DE EJECUCIÓN DEL PLAN ANUAL DE COMPRAS Y CONTRATACIONES

CANTIDAD DE PROCESOS Y MONTOS ESTIMADOS A FAVOR DE MIPYMES Y NO MIPYMES

SEGÚN PACC

Informe 3:

RELACIÓN PORCENTUAL MONTOS ESTIMADOS A FAVOR DE MIPYMES Y NO MIPYMES SEGÚN

PACC

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MONTO ESTIMADO DE PROCESOS A EJECUTAR POR MODALIDAD SEGÚN PACC

Informe 4:

CANTIDAD UNIDADES DE COMPRA CREADAS POR RANGO DE FECHAS

UNIDADES DE COMPRA UTILIZANDO Y NO UTILIZANDO EL SISTEMA

Informe 5:

PRESUPUESTO INICIAL PARA COMPRAS VS PRESUPUESTO EJECUTADO EN COMPRAS

Informe 6:

CANTIDAD DE PLANES ANUALES DE COMPRAS PUBLICADOS POR CAPÍTULO, UNIDAD DE

COMPRAS

Informe 7:

CANTIDAD DE PROCESOS EN INVESTIGACIÓN (IMPUGNACIÓN, DENUNCIAS)

Informe 8:

CANTIDAD DE PROCESOS DE COMPRAS SUSPENDIDOS

NOTA: TODOS LOS DATOS CAPTURADOS EN LOS PROCESOS DE COMPRAS ESTARÁN DISPONIBLES

PARA SU CONSUMO A TRAVÉS DE CONFIGURACIÓN EN LA APLICACIÓN DE SERVICIO DE REPORTES

(REPORTING SERVICES) POR EL ADMINISTRADOR DEL SISTEMA DE LA DGCP

INFORMES VORTAL:

Informe 9:

F01.R02.Proveedores Invitados (Invited Suppliers - Public Market)

Informe 10:

F01.R04.Procedimientos Activos (Active Requests - Public Marke)

Informe 11:

F01.R07.Histórico de Procedimientos (Published Requests History - Public Market)

Informe 12:

F01.R09.Histórico de las ofertas presentadas en procedimientos públicos (Submited Replies History -

Public Market)

Informe 13:

F01.R16.Oportunidades recibidas por proveedores (Opportunities - By Date)

Informe 14:

F01.R17.Adjudicaciones por entidad (Awards - By Year)

Informe 15:

F01.R20.Unidades de Contratación creadas y modificadas - por fecha (Business Operations Created

and Changed - By Date)

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Informe 16:

F01.R21. Lista de usuarios definidos en el flujo de apertura de ofertas (Jury Members by Procedure

Request)

F02 – Statistic Reports – Reportes de utilización de la plataforma con datos estadísticos a

respecto del uso de la plataforma por parte de sus entidades.


Informe 17:

CANTIDAD DE PROVEEDORES INSCRITOS POR PROVINCIA

RELACIÓN PORCENTUAL DE PROVEEDORES INSCRITOS POR RUBRO

CANTIDAD DE PROVEEDORES INSCRITOS VS CANTIDAD DE PROVEEDORES ACTUALIZADOS

EN UN RANGO DE FECHA

CANTIDAD DE PROVEEDORES INSCRITOS POR PROVINCIA POR TIPO DE EMPRESA

CANTIDAD DE PROVEEDORES INSCRITOS POR MUNICIPIO

CANTIDAD DE PROVEEDORES INSCRITOS POR TIPO DE EMPRESA

CANTIDAD DE PROVEEDORES INSCRITOS POR RUBRO

Informe 18:

RELACIÓN PORCENTUAL DE PROVEEDORES INSCRITOS POR RUBRO

Informe 19:

CANTIDAD DE PROVEEDORES MIPYMES INSCRITOS

CANTIDAD DE EMPRESAS INSCRITAS COMO MIPYMES MUJERES POR RANGO DE FECHA

CANTIDAD DE PERSONAS FÍSICAS Y PERSONAS JURÍDICAS INSCRITAS

Informe 20:

CANTIDAD DE SOLICITUDES DE INSCRIPCIÓN RECIBIDAS POR RANGO DE FECHA

CANTIDAD DE SOLICITUDES DE ACTUALIZACIÓN RECIBIDAS POR RANGO DE FECHA

CANTIDAD DE ACTUALIZACIONES EJECUTADAS POR RANGO DE FECHA

CANTIDAD DE RPE EMITIDOS POR RANGO DE FECHA

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Informe 21:

TIEMPO DE TRAMITACIÓN DE SOLICITUDES RPE

PRINCIPALES MOTIVOS DE DEVOLUCIÓN DE ACTUALIZACIÓN RPE

Informe 22:

CANTIDAD DE PROVEEDORES INHABILITADOS

Informe 23:

CANTIDAD DE PROVEEDORES SANCIONADOS

NOTA: TODOS LOS DATOS CAPTURADOS EN EL REGISTRO DE PROVEEDORES ESTARÁN

DISPONIBLES PARA SU CONSUMO A TRAVÉS DE CONFIGURACIÓN EN LA APLICACIÓN DE SERVICIO

DE REPORTES (REPORTING SERVICES) POR EL ADMINISTRADOR DEL SISTEMA DE LA DGCP

INFORMES VORTAL:

Informe 24:

F01.R11.Total de logins por empresa (Logins Statistics By Company - By Date)

Informe 25:

F01.R12.Último login por empresa o entidad (Total Logins - By Date)

Informe 26:

F01.R14.Número de logins de todos los usuarios de una empresa o entidad (Total Logins Group By

User - By Date)

Informe 27:

F01.R23.Días de inactividad desde la publicación del último procedimiento y adjudicación (Inactivity

Resume - By Services)

Informe 28:

F01.R24. Activación de Servicios (Services Activation - By Date)

Informe 29:

F01.R25. Cantidad de Clientes por Servicio (Number of Clients - By Service)

Informe 30:

F01.R38.Usuarios activos con Contactos (Active Users Information)

Informe 31:

F01.R41. Proveedores asociados a una determinada categoría UNSPSC (Interest By Company)

Informe 32:

F01.R43.Número de proveedores por categoría UNSPSC (Companies By Interest)

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3.2 Reportes Compradores

Todos los informes para Compradores van a estar disponibles a través de las Smartpages

(funcionalidad de gráficas dinámicas disponibles en el área de trabajo de cada usuario comprador).

Además de los reportes listados en los apartados anteriores, vamos tener gráficas ya existentes

con los informes ya listos al día de hoy, que vamos a presentar en cada una de las smartpages

para complementar los requerimientos del pliego.

Smartpages que van estar parametrizadas:


ESTADÍSTICAS POR LA INSTITUCIÓN:

Informe 33:



Informe 34:



SEGÚN PACC

Informe 35:


PACC


Informe 36:

PRECIO UNITARIO POR RUBRO CONTRATADO EN LOS PROCESOS DE COMPRAS

Informe 37:

CANTIDAD DE PROVEEDORES INSCRITOS POR PROVINCIA

CANTIDAD DE PROVEEDORES INSCRITOS VS CANTIDAD DE PROVEEDORES ACTUALIZADOS

EN UN RANGO DE FECHA

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CANTIDAD DE PROVEEDORES INSCRITOS POR PROVINCIA POR TIPO DE EMPRESA

CANTIDAD DE PROVEEDORES INSCRITOS POR MUNICIPIO

CANTIDAD DE PROVEEDORES INSCRITOS POR TIPO DE EMPRESA

CANTIDAD DE PROVEEDORES INSCRITOS POR RUBRO

Informe 38:

CANTIDAD DE PROVEEDORES MIPYMES INSCRITOS

CANTIDAD DE EMPRESAS INSCRITAS COMO MIPYMES MUJERES POR RANGO DE FECHA

CANTIDAD DE PERSONAS FÍSICAS Y PERSONAS JURÍDICAS INSCRITAS

Informe 39:

CANTIDAD DE SOLICITUDES DE INSCRIPCIÓN RECIBIDAS POR RANGO DE FECHA

CANTIDAD DE SOLICITUDES DE ACTUALIZACIÓN RECIBIDAS POR RANGO DE FECHA

CANTIDAD DE ACTUALIZACIONES EJECUTADAS POR RANGO DE FECHA

CANTIDAD DE RPE EMITIDOS POR RANGO DE FECHA

Informe 40:


Informe 41:


COMPRAS

Informe 42:



Informe 43:


Informe 44:


Informe 45:


Informe 46:


3.3 Reportes Proveedores

Todos los informes para Proveedores van a estar disponibles a través de las Smartpages

(funcionalidad de gráficas dinámicas disponibles en el área de trabajo de cada usuario).

Además de los reportes listados en los apartados anteriores, vamos tener gráficas ya existentes

con los informes ya listos al día de hoy, que vamos a presentar en cada una de las smartpages

para complementar los requerimientos del pliego.

Smartpages que van estar parametrizadas:

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El proveedor tendrá acceso a los siguientes reportes desde su área de trabajo:

ESTADÍSTICAS POR LA INSTITUCIÓN:

Informe 47:




Informe 48:



SEGÚN PACC

Informe 49:


PACC


Informe 50:


Informe 51:


Informe 52:


COMPRAS

Informe 53:



Informe 54:


Informe 55


Informe 56


Informe 57


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3.4 Reportes para Usuario de Consulta (Ciudadano)

Las consultas del ciudadano podrán visualizarse en la plataforma sin hacer login en la misma.

Estarán disponibles en una opción en el contenido de HTML.

ESTADÍSTICAS:

Informe 58:




Informe 59:



SEGÚN PACC

Informe 60:


Informe 61:


Informe 62:


COMPRAS

Informe 63:



Informe 64:


Informe 65:


Informe 66:


Informe 67:


Informe 68:


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Todos estos informes generados en la herramienta de Reporting Services pueden ser exportados

en los siguientes formatos:

XML

CSV

PDF

HTML

EXCEL

TIFF

WORD

Los nuevos reportes pedidos y su detalle pueden ser vistos en el archivo ” REQUERIMIENTO DE

REPORTES V6.xlsx”.

Los reportes que ya tenemos al día de hoy pueden ser vistos en el archivo

“Reportes_y_Estadisticas.xlsx”. Aquí tenemos el detalle de los informes que ya están preparados

hoy para la DGCP y que están listados en los puntos anteriores como “Informes Vortal”.

4. Requisitos del pliego

CODE REQUISITO OBLIG CUMPLE OBSERVACIONES PAG

19,17 El sistema cuenta con un módulo de estadísticas

Si Si

Una parte integrante de la plataforma de VORTAL es la funcionalidad/módulo de estadísticas

Páginas 6,7,8,9,10

21,1

El sistema posee una herramienta de reportes parametrizables accesible desde todos los módulos

Si Si

Parte integrante del sistema es el módulo de informes llamado SmartPages. Este módulo puede ser consultado en cualquier momento por los usuarios. Ver punto 1.9.3 Cuadros de mando e informes de gestión del documento Especificaciones Funcionales de la Plataforma.

Páginas 6,7,8,9,10

21,2

El sistema genera estadísticas de los procesos de compras registrados

No Si

Parte integrante del sistema es el módulo de informes llamado SmartPages. Este módulo puede ser consultado en cualquier

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21,3

El sistema genera estadísticas de los fraccionamientos de compras hechos por las instituciones. Se entiende como fraccionamiento la existencia de contratos u órdenes de compras de un mismo FAMILIAS UNSPSC en un lapso de tiempo parametrizable.

No Si

La plataforma de VORTAL dispone de un módulo de BI denominado Smartpages que permite, de forma gráfica y en tiempo real, visualizar datos inherentes a la utilización de la plataforma. Este informe será englobado en el módulo de Smarpages.

Páginas 7,10

21,4

El sistema genera estadísticas de los montos de compras procesados a través del sistema por las instituciones.

No Si


Páginas 7

21,5

El sistema genera estadísticas de los procesos de compras adjudicados a MIPYMES por las instituciones.

No Si


Páginas 7

21,6

El sistema genera estadísticas de ejecución de Planes Anuales de Compras de las instituciones.

No Si


Páginas 7

21,7

El sistema genera estadísticas de la cantidad de solicitudes de compras planificadas ejecutadas y la cantidad de solicitudes de compras no planificadas ejecutadas.

No Si


Páginas 7

21,8

El sistema genera estadísticas de la cantidad de oferentes registrados por clasificación: Micro, Pequeña, Mediana y Gran Empresa.

No Si


Páginas 8

21,9

El sistema genera estadísticas por cantidad de oferentes registrados como persona física y persona jurídica.

No Si

La plataforma de VORTAL dispone de un módulo de BI denominado Smartpages que permite, de forma gráfica y en tiempo real, visualizar datos inherentes a la utilización de la

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plataforma. Este informe será englobado en el módulo de Smarpages.

21,10 El sistema genera estadísticas sobre las adjudicaciones realizadas.

No Si

Parte integrante del sistema es el módulo de informes llamado SmartPages. Este módulo puede ser consultado en cualquier momento por los usuarios.

Página 8

21,11

El sistema genera estadísticas de promedio de tiempo de duración de proceso de inscripción como oferente del estado en el Órgano Rector

No Si


Página 7

21,12

El sistema genera estadísticas de promedio de tiempo de duración de proceso de actualización como oferente del estado en el Órgano Rector

No Si


Página 7

21,13

El sistema genera estadística de las principales causas de devolución y rechazo de las solicitudes de inscripción u actualización

No Si


Página 7

21,14

El sistema genera reporte de oferentes inhabilitados por tipo de oferente y fecha de inhabilitación

No Si


Página 7

21,15

El sistema debe permitir la conexión o interfaz con herramientas de Inteligencia de Negocios (Business Inteligence)

No Si El sistema permite la conexión o interfaz con herramientas de Inteligencia de Negocios (Business Inteligence)

Página 9

Este cuadro es una referencia sobre los requerimientos que están descritos en este MRD y no implica que toda la funcionalidad se encuentre descrita en este único documento.

5. Anexos

5.1 Documentos y plantillas

Documentación que debe aportar el cliente para llevar a cabo la configuración/localización

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5.2 Documentación asociada al MRD

DOCUMENTO ESTADO ADJUNTO

Anexos Entregado Reportes_y_Estadisticas.xlsx

REQUERIMIENTO DE REPORTES V6.xlsx

Notas

i De acuerdo con los cambios que la plataforma va a tener al respecto de las mejoras de usabilidad previstas,

algunos de los bloques pueden sufrir cambios en la estructura de su disposición de la

información, manteniendo todas las funcionalidades, requisitos y acciones detalladas en esta documentación

sin cualquier tipo de excepción. Cualquier cambio en estructura o disposición no estipulado en el presente

documento, siempre será sujeto a aprobación de la DGCP.

i La plataforma podrá ser usada en dispositivos móviles.

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