UNIDAD DE UNIDAD DE

CORRESPONDENCIACORRESPONDENCIA

¿Qué es una unidad de ¿Qué es una unidad de Correspondencia?Correspondencia?

Unidad administrativa Unidad administrativa encargada de encargada de gestionargestionar de de manera centralizada y manera centralizada y normalizada los normalizada los servicios de servicios de recepción,recepción,radicaciónradicación y y distribucióndistribución de las de las comunicaciones comunicaciones oficialesoficiales

MISIÓNMISIÓNEl compromiso de la El compromiso de la unidad de unidad de correspondencia se correspondencia se fundamenta en fundamenta en atender con diligencia atender con diligencia la administración de la administración de las comunicaciones las comunicaciones oficiales y el servicio oficiales y el servicio de información a los de información a los usuariosusuarios

FUNCIONESFUNCIONESAdoptar proyectos y programas para Adoptar proyectos y programas para administrar adecuadamenteadministrar adecuadamente las las comunicaciones oficialescomunicaciones oficiales, el , el servicio servicio de de consultaconsulta y la y la conservaciónconservación de los de los documentos,documentos, acordes con la misión, acordes con la misión, visión, funciones y programas de la visión, funciones y programas de la entidad, con sujeción a pautas y entidad, con sujeción a pautas y principios establecidos en la Ley.principios establecidos en la Ley.

Funciones…Funciones…

•• RECIBIR,RECIBIR, RADICAR,RADICAR, REGISTRAR,REGISTRAR,CONSERVAR,CONSERVAR, DISTRIBUIRDISTRIBUIR YYBRINDARBRINDAR ELEL SERVICIOSERVICIO DEDEINFORMACIÓNINFORMACIÓN SOBRESOBRE TODASTODASLASLAS COMUNICACIONESCOMUNICACIONESOFICIALESOFICIALES QUEQUE INGRESENINGRESEN OOSALGANSALGAN DEDE LALA ENTIDADENTIDAD ..

..

Funciones…Funciones…

GUARDARGUARDAR ESTRICTAESTRICTA RESERVARESERVASOBRESOBRE LOSLOS DOCUMENTOS,DOCUMENTOS, LALAINFORMACIÓNINFORMACIÓN AA LALA CUALCUAL SESE TIENETIENEACCESOACCESO YY LOSLOS ASUNTOSASUNTOS DEDE SUSUCOMPETENCIACOMPETENCIA..

PRESTARPRESTAR ASESORÍAASESORÍA AA LASLASDEPENDENCIASDEPENDENCIAS..

Funciones…Funciones…

INFORMARINFORMAR CONCON OPORTUNIDADOPORTUNIDAD AA

LASLAS DEPENDENCIASDEPENDENCIAS COMPETENTES,COMPETENTES,

SOBRESOBRE ELEL VENCIMIENTOVENCIMIENTO DEDE

TÉRMINOSTÉRMINOS PARAPARA DARDAR RESPUESTARESPUESTA AA

LOSLOS TRÁMITESTRÁMITES YY SOLICITUDESSOLICITUDES..

Funciones…Funciones…

ATENDERATENDER CONCON PRIORIDADPRIORIDAD AA LOSLOSMENORESMENORES DEDE EDAD,EDAD,DISCAPACITADOSDISCAPACITADOS YY ADULTOSADULTOSMAYORES,MAYORES, CONCON ELEL FINFIN DEDEENTREGARENTREGAR YY RADICARRADICARCOMUNICACIONESCOMUNICACIONES OO SOLICITARSOLICITARINFORMACIÓNINFORMACIÓN SOBRESOBRE ELEL TRÁMITETRÁMITEDEDE SUSU REQUERIMIENTOREQUERIMIENTO..

SERVICIOSSERVICIOSAtención a los usuarios: Atención a los usuarios: estas unidades son el estas unidades son el primer lugar a donde primer lugar a donde acuden los usuarios y acuden los usuarios y ciudadanos en general con ciudadanos en general con el propósito de obtener el propósito de obtener información sobre la información sobre la misión, funciones y misión, funciones y servicios que presta la servicios que presta la entidadentidad

Atención de consultas Atención de consultas sobre el trámite solicitadosobre el trámite solicitado

Servicio de alerta: Servicio de alerta: uno de los más uno de los más importantes, importantes, consiste en el consiste en el recordatorio de recordatorio de comunicaciones comunicaciones recibidas para dar recibidas para dar respuesta oportuna respuesta oportuna a las solicitudes y a las solicitudes y velar por el velar por el cumplimiento del cumplimiento del derecho de turnoderecho de turno

Servicios…Servicios…

••Préstamo de Préstamo de DocumentosDocumentos

••Reproducción de Reproducción de DocumentosDocumentos

HORARIO DE ATENCION AL HORARIO DE ATENCION AL PUBLICO:PUBLICO:

DEBE ESTAR EN UN LUGAR DEBE ESTAR EN UN LUGAR VISIBLE Y DE FACIL VISIBLE Y DE FACIL

ACCESOACCESO..

Unidad de

correspondencia

Bucaramanga, 20 de mayo de 2008 Doctora MARCELINA FUENTES GOMEZ Director General Almacen La Nacional Carrera 27 15-50 Medellín, Antioquia Apreciada doctora Marcelina: Es para nosotros motivo de gran satisfacción contar con una empresa que brinde productos de alta calidad y confiabilidad para utilizarlos en nuestra empresa. Es por ello que hemos decidido realizar el pedido de elementos que anexamos y en el cual especificamos todos los detalles requeridos para su pronto despacho. Agradecemos nos envíen estos elementos a la dirección de la bodega, ubicada en la carrera 15 16-18 Bucaramanga, teléfono 680 22 14, en horario de las 14:00 a las 17:00 horas. Cordialmente, FRANCISCA DE JESUS RIOS DIAZ Gerenta Anexo: Uno (cinco hojas) Copia: Dr. Luis Bayona, Jefe de Compras Patricia G.

ALMACEN XYZ

Bucaramanga carrera 33 No.50-65 Teléfono 6909090

FORMATO DE REGISTRO Y RADICACION DE CORRESPONDENCIA ENVIADA

FORMATO DE REGISTRO Y RADICACION DE CORRESPONDENCIA RECIBIDA

ES IMPORTANTE QUE LOS FUNCIONARIOS QUE LABORAN EN ESTAS AREAS CONOZCAN

ALGUNAS RECOMENDACIONES PARA PREVENIR ATENTADOS:

.

IDENTIFIQUE SOBRES O PAQUETES SOSPECHOSOS:

•SOBRES O PAQUETES CUYO PESO ES EXCESIVO

•SOBRES O PAQUETES SIN REMITENTE

•PAQUETES SUCIOS, MANCHADOS O CON OLORES EXTRAÑOS.

•EXCESO DE AVISOS O DE SELLOS POSTALES

•PALABRAS RESTRICTIVAS

•PAQUETES AMARRADOS CON CABLES O PRESENCIA DE CABLES.

ALGUNAS RECOMENDACIONES PARA ABRIR LOS SOBRES: SE UTILIZAN TIJERAS Y SE CORTA POR EL LADO

DERECHO DEL SOBRE, COLOCÁNDOLO DE FRENTE.

LUEGO SE COMPARA:

1. LA FECHA QUE TRAE EL DOCUMENTOCON LA QUE ESTÁ IMPRESA EN ELSOBRE POR EL SELLO DEL CORREO. SISON MUY DISTANCIADAS, ES PRUDENTEPEGAR EL SOBRE AL DOCUMENTO CONUN GANCHO DE COSEDORA.

2. SE TENDRA ESPECIAL CUIDADO

DE CONFRONTAR SI LA

INFORMACIÓN QUE SE RECIBE

ESTA COMPLETA, TIENE ANEXOS, Y

SE ENCUENTRA EN BUEN ESTADO

DE CONSERVACIÓN. SI TIENE LA

FIRMA MANUSCRITA DEL

REMITENTE.

3.LA DIRECCIÓN DEL REMITENTE; SINO LA TRAE EL DOCUMENTODEBE CONSERVAR EL SOBRE.

4. LA INCLUSIÓN DE ANEXOS UOTRO DOCUMENTO; SI FALTAN OSOBRAN ANEXOS, SE ADJUNTAUNA NOTA CON EL DOCUMENTO YSE INFORMA A LA EMPRESAREMITENTE.