UNIDAD 5

CONCEPTO, IMPORTANCIA Y PRINCIPIOS.CONCEPTO:Esta etapa del proceso administrativo comprende la influencia del administrador en la realización de los planes, obteniendo una respuesta positiva de sus empleados mediante la comunicación, la supervisión y la motivación.Los elementos del concepto son:1. Ejecución de los planes de acuerdo con la estructura

organizacional.2. Motivación.3. Guía o conducción de los esfuerzos de los subordinados.4. Comunicación.5. Supervisión.6. Alcanzar las metas de la organización.

IMPORTANCIA:La dirección es trascendental por:Poner en marcha todos los lineamientos establecidos durante la planeación y la organización. A través de ella se logran las formas de conducta mas deseables en los miembros de la estructura organizacional.La dirección eficientemente es determinante en la moral de los empleados y, consecuentemente, en la productividad. Su calidad se refleja en el logro de los objetivos, la implementaron de métodos de organización, y en la eficacia de los sistemas de control.A través de ella se establece la comunicación necesaria para que la organización funcione.

PRINCIPIOS:

De la armonía del objetivo o coordinación de intereses. La dirección será eficiente en tanto se encamine hacia el logro de los objetivos generales de la empresa.Impersonalidad de mando. Se refiere a que la autoridad y su ejercicio (el mando), surgen como una necesidad de la organización para obtener ciertos resultados;por esto, tanto los subordinados como los jefes deben estar conscientes de que la autoridad que emana de los dirigentes surge como un requerimiento para lograr los objetivos, y no de su voluntad personal o arbitrio.

De la supervisión directa. Se refiere al apoyo y comunicación que debe proporcionar el dirigente a sus subordinados durante la ejecución de los planes, de tal manera que estos se realicen con mayor facilidad.De la vía jerárquica. Postula la importancia de respetar los canales de comunicación establecidos por la organización formal, de tal manera que al emitirse una orden sea transmitida a través de los niveles jerárquicos correspondientes, a fin de evitar conflictos, fugas de responsabilidad, debilitamiento de autoridad de los supervisores inmediatos.

De la resolución del conflicto. Indica la necesidad de resolver los problemas que surjan durante la gestión administrativa, a partir del momento en que aparezcan; ya que el no tomar una decisión en relación con un conflicto, por insignificante que sea, pueda originar que este se desarrolle y provoque problemas no colaterales.Aprovechamiento del conflicto. El conflicto es un problema u obstáculo que se antepone al logro de las metas de la organización, pero que, al obligar al administrador a pensar en soluciones para el mismo, ofrece la posibilidad de visualizar nuevas estrategias y emprender diversas alternativas.

DINAMICA DEL PROCESO

ADMINISTRATIVO:

CONTROL

ANTECEDENTES

• EL PROCESO ADMINISTRATIVO

• La administración es el proceso de

planificar, organizar, dirigir y

controlar las actividades de los

miembros de la organización y el

empleo de todos los demás recursos

organizacionales, con el propósito de

alcanzar las metas establecidas para

la organización.

• Un proceso es una forma sistemática

de hacer las cosas. Se habla de la

administración como un proceso

para subrayar el hecho de que todos

los gerentes, sean cuales fueran sus

aptitudes o habilidades personales,

desempeñan ciertas actividades

interrelacionadas con el propósito de

alcanzar las metas que desean.

PROCESO ADMINISTRATIVO

• Se puede definir como el proceso de vigilar actividades que

aseguren que se están cumpliendo como fueron

planificadas y corrigiendo cualquier desviación

significativa.

• Todos los gerentes deben participar en la función de

control, aun cuando sus unidades estén desempeñándose

como se proyectó.

• Los gerentes no pueden saber en realidad si sus unidades

funcionan como es debido hasta haber evaluado qué

actividades se han realizado y haber comparado el

desempeño real con la norma deseada. Un sistema de

control efectivo asegura que las actividades se terminen de

manera que conduzcan a la consecución de las metas de la

organización.

• El criterio que determina la efectividad de un sistema de

control es qué tan bien facilita el logro de las metas.

Mientras más ayude a los gerentes a alcanzar las metas de

su organización, mejor será el sistema de control.

• El gerente debe estar seguro que los actos de los miembros

de la organización la conduzcan hacia las metas

establecidas. Esta es la función de control y consta de tres

elementos primordiales:

1. Establecer las normas de desempeño.

2. Medir los resultados presentes del desempeño y

compararlos con las normas de desempeño.

3. Tomar medidas correctivas cuando no se cumpla con

las normas.

• Existen tres enfoques diferentes par diseñar sistemas de

control: de mercado, burocrático y de clan.

• El control de mercado es un enfoque par controlar que

se centra en el empleo de mecanismos de mercado

externos, como la competencia de precios y la

participación relativa en el mercado, para establecer las

normas empleadas en el sistema de control.

• Este enfoque se emplea generalmente en organizaciones

donde los productos y servicios de la firma están

claramente especificados, son distintos y donde existe

una fuerte competencia de mercado.

• El control burocrático se concentra en la autoridad de la

organización y depende de normas, reglamentos,

procedimientos y políticas administrativas.

• El control de clan, el comportamiento de los

empleados se regulan por los valores, normas,

tradiciones, rituales, creencias y otros aspectos de la

cultura de la organización que son compartidos.

• El control es importante, por que es el enclace final en

la cadena funcional de las actividades de administración.

Es la única forma como los gerentes saben si las metas

organizacionales se están cumpliendo o no y por qué sí o

por qué no.

• Este proceso permite que la organización vaya en la vía correcta sin permitir que se desvíe de sus metas. Las normas y pautas se utilizan como un medio de controlar las acciones de los empleados, pero el establecimiento de normas también es parte inherente del proceso. Y las medidas correctivas suponen un ajuste en los planes.

• En la práctica, el proceso administrativo no incluye los elementos aislados mencionados, sino un grupo de funciones interrelacionadas.

• El control es importante, por que es el enclace final en la cadena funcional de las actividades de administración. Es la única forma como los gerentes saben si las metas organizacionales se están cumpliendo o no y por qué sí o por qué no.

• Este proceso permite que la organización vaya en la vía

correcta sin permitir que se desvíe de sus metas.

• Las normas y pautas se utilizan como un medio de

controlar las acciones de los empleados, pero el

establecimiento de normas también es parte inherente del

proceso. Y las medidas correctivas suponen un ajuste en

los planes.

• En la práctica, el proceso administrativo no incluye los

elementos aislados mencionados, sino un grupo de

funciones interrelacionadas.

PROCESO DE CONTROL

1. Hay que distingir, ante todo, los pasos o etapas de todo

control:

• a) establecimiento de los medio de control

• b) operaciones de recoleccion y concentracion de datos

• c) interpretacion y valoracion de los resultados

• d) utilizacion de los mismos resultados

2. Entre la varidad de los medios de control hay que escoger

los que se puedan considerar como estrategias

3. Los sistemas de control deben reflejar, en todo lo posible,

la estructura de la organizacion:

• a) La organizacion es la expresion de los planes, y a la vez

un medio de control

• b) Los mismos controles pierden eficacia

4. Al establecer los controles, hay que tener en cuenta su naturaleza y la de la funcion controlada, para aplicar el que sea mas util

5. Los controles deben ser flexibles: cuando un control no es flexible, un problema que exiga rebasar lo calculado en la prevision, hace que, o bien se tienda a abandonar el control como irreversible.

6. Los controles deben reportar rapidamente las desviaciones: el control de tipo “historico”, mira hacia el pasado. De ahi que, muchas veces, cuando reporta una desviacion o correcion, esta ya es imporsible de realizarse. Los controles, por el contrario, deben actualizarse lo mas que se pueda

7. Los controles deben ser claros para todos cuantos de

alguna manera han de usarlos: de ahi la necesidad de

limitar “tecnicismos”. Su empleo exagerado suele ser la

tendencia natural que se da en “especialistas”, como un

medio de hacer valer su puesto.

8. Los controles deben llegar lo mas concentrados que sea

posible los altos niveles administrativos, que los han de

utilizar por esta razon debe de encarecerce siempre la

utilizacion de grficas para el control ya sean lineas,

graficas de Gantt, punto de equilibrio, etc.

CONTROL POR ÁREAS FUNCIONALES

El control se aplica a las 4 áreas básicas de la empresa y a cada una de sus sub funciones.

*CONTROL DE PRODUCCIÓN*CONTROL DE MERCADOTECNIA*CONTROL DE FINANZAS*CONTROL DE RECURSOS HUMANOS

CONTROL DE PRODUCCIÓNLa función de control en esta área busca El incremento de la eficacia, la reducción de costos y la uniformidad y mejora de la calidad del producto.Control de calidad.- Se utiliza para detectar y eliminar cualquier causa que pueda originar un defecto en el producto.Control de inventarios.- Se encarga de regular en forma óptima las existencias en los almacenes tanto de refacciones como de herramientas, materias primas, productos en proceso y terminados; protegiendo a la empresa de costos innecesarios por acumulamiento o falta de existencias en el almacén

Control de compras.- Relacionada fuertemente con el control de inventarios, esta función verifica el cumplimiento de actividades tales como:· Selección adecuada de los proveedores· Evaluación de la cantidad y calidad especifica por el departamento solicitante· Control de los pedidos desde el momento de su adquisición hasta la llegada de los materiales

CONTROL DE MERCADOTECNIASe refiere a la evaluación de la eficacia de las funciones a través de las cuales se hace llegar el producto al consumidor; es de vital importancia para el control de la empresa en general, y para la elaboración de estrategias y planes de Mercadotecnia.Control de ventas.- Los pronósticos y presupuestos de las ventas son esenciales para el establecimiento de este control, ya que permitan fijar normas de realización sin las cuáles seria evaluar las ventas y fijar las cuotas que se deben cubrir.

CONTROL DE FINANZASProporciona información acerca de la situación financiera de la empresa y de los rendimientos en términos monetarios de los recursos, departamentos y actividades que la integran.

Control Presupuestal.- Como ya se estudio, los presupuestos se elaboran durante el proceso de planeación, sin embargo son, también, control financiero, al permitir comparar los resultados reales en relación con lo presupuestado, y proporcionar las bases para aplicar las medidas correctivas adecuadas.

Control Contable.- Ninguna empresa por pequeña que sea, puede operar con éxito si no cuenta con información verídica, oportuna y fidedigna acerca de la situación del negocio y de los resultados obtenidos en un determinado periodo.

CONTROL DE RECURSOS HUMANOSSu función es la evaluación de la efectividad en la implantación y ejecución de todos y cada uno de los programas de personal, y del cumplimiento de los objetivos de este departamento; se lleva acabo básicamente a través de la auditoria de recursos humanos· Evaluación de la actuación· Evaluación de reclutamiento · Evaluación de capacitación y desarrollo· Evaluación de la motivación.· Evaluación de sueldos y salarios· Evaluación sobre seguridad, y servicios y prestaciones

TÉCNICAS CUALITATIVAS Y CUANTITATIVAS

TÉCNICAS CUALITATIVAS

LLUVIA DE IDEAS: Técnica especialmente efectiva para generar ideas nuevas. El procedimiento consiste en que se reúne un grupo de personas interesadas en solucionar un problema en particular. El lugar ideal para realizar esta técnica es un salón, donde el problema puede escribirse en el tablero para que todos lo vean. El líder explica el problema y las reglas del ejercicio. La lluvia de ideas es más efectiva cuando el problema se enumera en forma simple y específica.

SINÉCTICA. Este método se asemeja a la lluvia de ideas, pero la solución final al problema se obtiene con una metodología más estructurada. La sinéctica tiene como aspectos positivos que es posible evaluar un problema mucho más complejo, debido a que el problema se aborda por segmentos. La parte negativa es que el grupo requiere entrenamiento para utilizar medios como analogías simbólicas.

DECISIONES POR CONSENSO. Cuando los conocimientos sobre un tema en particular están repartidos entre varias personas, las decisiones por consenso no requieren el acuerdo total por parte de todos los miembros del grupo, aunque la decisión debe ser aceptable para todos. Este sistema compromete a los miembros del grupo para seguir el camino que escoja.

LA TECNICA DELPHI. Es un método para predecir el futuro utilizando expertos en el área a la cual pertenece el problema. Se conforma un grupo de expertos en el campo específico y ellos en forma independiente predicen el futuro. A cada miembro se le distribuye una serie de preguntas relacionadas con su área de especialización.

LA PECERA. En esta técnica el grupo que debe tomar la decisión se sienta en forma de círculo y en el centro de este se coloca una silla. Cuando alguien se sienta en el centro, solo esa persona puede hablar. Ella puede presentar sin oposiciones sus puntos de vista y proponer soluciones al problema dado.

INTERACCIÓN DIDÁCTICA. Esta técnica se utiliza cuando se requiere una decisión del tipo se hace o no se hace. Los factores relacionados con la decisión final pueden ser supremamente complejos y su investigación muy amplia. Se le asigna a un grupo o persona la tarea de enumerar las ventajas del problema, y a otros la enumeración de todas las desventajas.

LA NEGOCIACIÓN COLECTIVA. Esta técnica generalmente es el resultado del acercamiento de los trabajadores de la gerencia de la empresa para una negociación.

METODOLOGÍA ZOPP es decir: planificación de proyectos orientada a objetivos zopp es un sistema de procedimientos e instrumentos para una planificación de proyectos orientada a objetivos. Zopp es el método final de panificación de proyectos en la gtz. Características Procedimiento de planificación por pasos sucesivos Visualización y documentación permanente de los pasos de planificación. Enfoque de equipo.

TÉCNICAS CUANTITATIVASLA MATRIZ DE RESULTADOS: Es un instrumento muy utilizado que muestra los posibles resultados que se pueden conseguir, al seguir cursos alternativos de acción (estrategias) en diferentes circunstancias.ÁRBOLES DE DECISIÓN: Un método eficaz de combinar conceptos de probabilidades y valor (o satisfacción) esperados en la solución de problemas complejos que involucran tanto incertidumbre como un gran número de alternativas. Incluido en este tópico hay un tratado del análisis de costo –utilidad bajo condiciones de incertidumbre respecto a la conducta de demanda como de costo.

PROGRAMACIÓN LINEAL: Es una técnica que se aplica a una amplia gama de problemas administrativos y a otros de decisión.Es de valor cuando se debe escoger entre alternativas demasiado numerosas para evaluarlas con los métodos convencionales. Al usar la programación lineal, podemos determinar combinaciones óptimas de los recursos de una firma para alcanzar cierto objetivo. Se tratan de métodos gráficos y simplex de aplicación de esta técnica.EL SISTEMA DE INVENTARIOS: Ayudan al control de los costos totales de inventario; estos enfoques pueden reducir exitosamente el costo total de comprar para almacenar, de llevar el inventario y de quedarse sin él.

TEORIA DE COLAS: Se refiere a como optimizar una distribución en condiciones de aglomeración y de espera.Esta teoría cuida de los puntos de congestión y de los tiempos de espera, es decir, de las demoras presentadas en algún punto de servicio. Las técnicas matemáticas que utiliza son extremadamente variadas.TEORIA DE REDES: Permite a los gerentes hacer frente a las complejidades involucradas en los grandes proyectos; el uso de esta técnica ha disminuido notablemente el tiempo necesario para planear y producir productos complejos. Las técnicas incluyen pert (técnica de evaluación de programas), cpm (método de la ruta crítica) pert/ costo y programación con limitación de recursos.

Se tratan tanto las dimensiones de costo como las de tiempo en la planeación y control de proyectos grandes y complejos.LA PROGRAMACIÓN ENTERA: El método de ramificar y limitar, la programación dinámica y la programación de metas son métodos para escoger entre alternativas en situaciones donde las respuestas deben hallarse en números enteros.LA SIMULACION: Es un procedimiento que estudia un problema al crear un modelo del proceso involucrado en ese problema y después, mediante una serie de soluciones por tanteos organizados, intenta determinar una mejor solución a ese problema.EL ANALISIS DE MARKOV: Le permite a uno predecir los cambios con el tiempo cuando la información sobre la conducta de los sistemas es conocida.

CONTROL DE VENTAS

ConceptoPlan de organización entre el sistema de contabilidad, funciones de empleados yprocedimientos coordinados, que tienen por objeto obtener información segura, oportuna, confiable y promover la eficiencia de operaciones de ventas.

Principios1.- Separación de funciones de ventas, cobro y registro en contabilidad.2. Ninguna persona que interviene en ventas debe tener acceso a losregistros contables que controlen su actividad.3. El trabajo de empleados que intervienen en ventas, será decomplemento y no de revisión.4. La función de registro de operaciones de ventas será exclusiva del departamento de contabilidad.

Objetivos1. Prevenir fraudes en ventas.2. Localizar errores administrativos, contables y financieros.3. Obtener información segura, oportuna y confiable de ventas.4. Promover la eficiencia del personal de ventas.Con la decidida intervención de los Directivos en la administración de una empresa productiva y con la implementación mínima de los controles citados anteriormente, tendremos establecido un sistema de Control Interno necesario para lograr los objetivos primordiales de una empresa productiva y tratar de garantizar el logro de sus objetivos.

Sin embargo no basta con Diseñar, Desarrollar e Implementar un Sistema de Control Interno, sino que es necesario EVALUARLO (medirlo), para conocer a que nivel de confianza hemos logrado establecer la adecuada Administración de la Operaciones en la Empresa.

Control de ventas: Acompaña el volumen diario, semanal, mensual y anula de las ventas de la empresa por cliente, vendedor, región, producto o servicio, con el fin de señalar fallas o distorsiones en relación con las previsiones.Pueden mencionarse como principales controles de ventas:* Por volumen total de las mismas ventas.* Por tipos de artículos vendidos.* Por volumen de ventas estacionales.* Por el precio de artículos vendidos.* Por clientes.* Por territorios.* Por vendedores.* Por utilidades producidas.* Por costos de los diversos tipos de ventas

Elementos que determinan el grado de controlLa política de remuneración: Si la remuneración es proporcional a su trabajo, el control no es tan necesario como cuando los vendedores cobran un sueldo fijo. En estos casos lo que sí es necesario controlar es la calidad de los pedidos y las actividades que no sean de venta directa.

Evaluación ConductualTambién se emplean medidas conductuales para evaluar a los vendedores.Éstas incluyen las evaluaciones de la actitud. Aunque estas evaluaciones a veces son subjetivas, con frecuencia se toman en consideración, y en realidad son inevitables, en la evaluación de un vendedor. Además, estos factores a menudo son determinantes importantes de los resultados cuantitativos.