31gestiondocumental cas

Gestin documental y de archivos

M O D E L O D E P L A N D E N E G O C I O

AUTORES C.E.E.I GALICIA, S.A. (BIC GALICIA) PROMOVE CONSULTORIA E FORMACIN SLNE

COORDINACIN C.E.E.I GALICIA, S.A. (BIC GALICIA)

EDITA C.E.E.I GALICIA, S.A. (BIC GALICIA)

DESEO E MAQUETACIN gifestudio.com Producciones khartum S.L

(C) da edicin C.E.E.I GALICIA, S.A. (BIC GALICIA)

DEPSITO LEGAL

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Santiago de Compostela, CEEI GALICIA, S.A. 2010

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dela mediante aluguer ou prstamos pblicos.

NDICE

0 INTRODUCCIN . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5

1 MODELO DE PLAN DE NEGOCIO: EMPRESA DE GESTIN DOCUMENTAL . . . . . . . . . . . . 11 1.1 Definicin de las caractersticas generales del proyecto . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13 1.2 Presentacin de los emprendedores . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15 1.3 Datos bsicos del proyecto . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 16

2 ENTORNO EN EL QUE SE REALIZAR LA ACTIVIDAD DE LA EMPRESA . . . . . . . . . . . . . . 17 2.1 Entorno econmico y sociocultural . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 19 2.2 Entorno normativo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 22 2.3 Entorno tecnolgico . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 24

3 ACTIVIDAD DE LA EMPRESA . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 25 3.1 Definicin del servicio que realizar la empresa . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 27 3.2 Factores clave de xito . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 30

4 PROCESO DE PRESTACIN DEL SERVICIO . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 31 4.1 Determinacin del proceso de prestacin del servicio . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 33 4.2 Subcontrataciones . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 38 4.3 Aprovisionamientos y gestin de stocks . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 39 4.4 Procedimientos y controles de calidad . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 40 4.5 Niveles de tecnologa aplicados en los procesos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 41

5 EL MERCADO . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 43 5.1 Definicin del mercado . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 45 5.1.1 Perfil de cliente . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 45 5.2 Mercado potencial . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 47 5.3 La competencia . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 50 5.3.1 Identificacin de las empresas competidoras . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 50 5.3.2. Diferencias respecto a los servicios de la competencia . . . . . . . . . . . . . . . . . 51 5.3.3 Productos sustitutivos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 52 5.4 Anlisis DAFO . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 53

6 LA COMERCIALIZACIN DEL SERVICIO . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 55 6.1 Presentacin de la empresa . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 57 6.2 Prescriptores . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 58 6.3 Acciones de promocin . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 59 6.4 Determinacin del precio de venta . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 60

7 LA LOCALIZACIN DE LA EMPRESA . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 61 7.1 Asentamiento previsto y criterios para su eleccin . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 63 7.2 Terrenos, edificios, instalaciones . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 64 7.3 Comunicaciones e infraestructuras del asentamiento . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 65

8 RECURSOS HUMANOS . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 67 8.1 Relacin de puestos de trabajo que se van a crear . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 69 8.2 Organizacin de recursos y medios tcnicos y humanos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 70 8.3 Organigrama. Estructura de direccin y gestin . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 71 8.4 Seleccin de personal . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 72 8.5 Formas de contratacin . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 73

9 PLAN ECONMICO-FINANCIERO . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 75 9.1 Inversin y fondo de maniobra del proyecto . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 77 9.2 Financiacin . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 79 9.3 Poltica de amortizaciones . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 80 9.4 Ingresos por reas de negocio. Previsin de ventas anuales . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 81 9.5 Evaluacin de los costes variables . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 81 9.6 Evaluacin de los costes fijos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 83 9.7 Poltica de circulante . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 85 9.8 Cuentas de resultados previsionales . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 86 9.9 Balances de situacin previsionales . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 87 9.10 Previsiones de tesorera . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 89 9.11 Punto de Equilibrio . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 90 9.12 Ratios del Proyecto . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 91 9.13 Flujo de caja . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 92 9.14 Punto de Equilibrio . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 93

10 LOS ASPECTOS FORMALES DEL PROYECTO . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 95 10.1 Forma jurdica elegida para el proyecto . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 97 10.2 Proteccin jurdica . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 99 10.3 Autorizaciones, permisos, etc . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 99 10.4 Medidas de prevencin de riesgos laborales . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 100

11 LA INNOVACIN . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 103 11.1 Aspectos innovadores . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 105

12 PLANIFICACIN TEMPORAL DE LA PUESTA EN MARCHA . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 107

0 . Introduccin

MODELO DE PLAN DE NEGOCIOGEstIN DOCuMENtAL Y DE ARCHIVOs

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0 . Introduccin

BIC GALICIA presenta una coleccin de Modelos de Plan de Negocio destinada especial-mente a emprendedores y tcnicos de apoyo a la creacin de empresas. Estos documentos son el resultado de la utilizacin de muchos de los recursos que BIC GALICIA ha desarrollado para apoyar la creacin y consolidacin de empresas, aplicados de forma prctica sobre una idea empresarial concreta.

La redaccin de estos Modelos de Plan de Negocio se configur a partir de la recreacin de un/os promotor/es y su idea empresarial, con un perfil ficticio, pero inspirado en las caracters-ticas medias del sector en el que estn enmarcados.

Cada modelo desarrolla un proyecto empresarial de forma ntegra, mostrando un anlisis de la viabilidad tcnica, comercial, financiera y econmica de la futura empresa, con el objetivo final de presentar un documento completo, que sin sustituir el trabajo especfico del emprende-dor o de los tcnicos, le facilite informacin de inters y le sirva como ejemplo y referencia para el desarrollo de su propio plan de negocio.

A lo largo del texto el lector encontrar notas ajenas al discurrir del mismo, estas notas, cla-ramente diferenciadas, mencionan los recursos y herramientas de BIC GALICIA empleados en la elaboracin de un apartado genrico o de un epgrafe concreto del proyecto. su consulta facilitar la adaptacin de los Modelos de Plan de Negocio a la situacin particular de cada em-prendedor y/o ampliar informacin sobre conceptos fundamentales en la creacin, puesta en marcha y consolidacin de una empresa.

Relacin de Herramientas y Recursos empleados para realizar los Modelos de Plan de Negocio

En la elaboracin de esta coleccin se trabaj con varias de las herramientas y recursos que BIC GALICIA pone a disposicin de emprendedores, tcnicos y empresarios, para la elaboracin del Plan de Negocio, indicamos la relacin de estos recursos, su descripcin y la forma de apli-carlos sobre el proyecto empresarial, con el fin de facilitar que cualquier emprendedor pueda adaptar los Planes de Negocio a sus propias circunstancias.

todas las herramientas y recursos estn a disposicin de los usuarios en el Portal Web de BIC GALICIA, en la direccin: www.bicgalicia.es

Guasdeactividadempresarial.- Las guas de son una coleccin de trabajos de anlisis cualitativo y estadstico sobre diferentes sectores y actividades econmicas en Galicia.

En el presente Modelo de Plan de Negocio se emple la siguiente Gua de actividad empre-sarial.

8MODELO DE PLAN DE NEGOCIOGEstIN DOCuMENtAL Y DE ARCHIVOs

- Gua n 71 Empresas de Gestin Documental

Cmo aplicarlas.- El usuario deber buscar en el directorio de guas aquellas que estn re-lacionadas directa o indirectamente con su actividad. una vez localizadas podr consultarlas y seleccionar la informacin que sea de su inters, como el volumen de mercado en el sector, la competencia, la normativa que regula el sector...para incorporarla a su plan de negocio. tam-bin podr consultar las fuentes de informacin que se detallan en las Guas para profundizar en el estudio y desarrollo de su propio proyecto.

Guaparalaelaboracindeunplandenegocio.- Documento con un contenido espe-cfico sobre los elementos fundamentales que debe recoger el plan de empresa. su ndice, con ligeras modificaciones, es la referencia seguida en este plan.

Cmo aplicarla.- La lectura completa de esta gua antes o durante la realizacin del plan de empresa aportar al usuario un conocimiento prctico sobre cmo se estructura y cmo se ela-bora un plan de negocio.

Manualesparaemprendedores.- Conjunto de publicaciones orientadas especialmente a los emprendedores, est formada por:

- Guaderecursosyherramientasparaemprender.-

Expone de forma detallada los recursos y programas de apoyo a la creacin y con-solidacin de empresas que ofrece Bic Galicia, adems de presentar los principales organismos pblicos que trabajan en el campo del desarrollo socioeconmico y las fuentes de informacin oficial.

- Trmitesgeneralesparalacreacindelaempresa.-

Aborda los contenidos y aspectos relacionados con la puesta en marcha de la empre-sa, es decir, la eleccin de la forma jurdica y los trmites legales, administrativos y mercantiles que es necesario conocer a la hora de pensar en crear una empresa.

- Cmopresentarunproyectoenpblico.-

una presentacin empresarial puede tener como finalidad persuadir a la audiencia para que financie un proyecto, compre un producto o servicio, participe en el pro-yecto...etc. Explicamos los elementos que forman parte de una buena presentacin: Medios, fases y tcnicas bsicas.

Memofichas.-Compendio de informacin sobre aspectos legales, laborales, financie-ros, fiscales...etc relacionados con la creacin, puesta en marcha, gestin y consolidacin de una empresa.

Cmo aplicarlas.- Las Memofichas facilitan tanto que el usuario encuentre de forma rpida respuestas a dudas especficas como que se acerque de forma general a un tema vinculado a los procesos de creacin, gestin y consolidacin de la empresa. La lectura de los numerosos ejem-plos y el uso de la navegacin a travs de las fichas relacionadas mediante enlaces, optimiza los resultados de esta herramienta.

BicProyectaySimula.- Herramienta informtica para realizar el plan econmico y fi-nanciero del proyecto empresarial para sus primeros cinco aos de actividad.


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Cmo aplicarlo.- tras ejecutar el programa lo ms recomendable es trabajar con la opcin del asistente activada hasta familiarizarse con la aplicacin. siguiendo las indicaciones e intro-duciendo los datos econmicos del proyecto (inversin, financiacin, ingresos, costes variables y costes fijos) se obtendr el informe econmico y financiero del mismo. El programa permite elaborar y guardar un gran nmero de proyectos.

ManualesPrcticosdegestin.- Documentos que ofrecen informacin sobre aspectos fundamentales en la gestin y consolidacin de la empresa desde un enfoque lo ms prctico posible.

Cmo aplicarlos.- El usuario deber seleccionar y consultar los Manuales que le interesen en funcin de la temtica de cada uno y de las caractersticas de su proyecto.

Recomendamos especialmente, por su inters, la consulta de los ejemplos prcticos que con-tienen algunos de los Manuales.

Guabsicadelautnomoycuadernosdelautnomo.-

Estn formados por una serie de documentos que explican elementos bsicos para el desa-rrollo de actividades empresariales y profesionales bajo el Rgimen Especial de trabajadores Autnomos.

Cmo aplicarlos.- En la Web autonomosgalicia.org podr encontrar la Gua Bsica y la re-lacin de cuadernos, cuya temtica se centra en reas concretas de la gestin del negocio. Cuentan adems con cuadernos especficos para los sectores de hostelera, comercio minorista, construccin y profesionales liberales.

ProcedimientosdeCalidadparalamejoradelaGestindelasMicroPymes.- Docu-mentos en los que se recogen una serie de procedimientos de gestin interna de las pymes, tanto de tipo general como sectorial.

Cmo aplicarlos.- El usuario podr consultar en los procedimientos de tipo general o sectorial aquellos que se ajusten a su proyecto. una vez seleccionados su lectura ser de utilidad no slo para la elaboracin del plan de negocio, sino como referente para su aplicacin prctica en la futura gestin de la empresa.

Formacin para emprendedores y empresarios

BIC GALICIA a travs de su Portal en Internet: http://www.bicgalicia.es oferta una amplia relacin de cursos y seminarios presenciales y on-line, orientados a emprendedores, empresarios y tcnicos de promocin econmica, en los que se imparten conocimientos necesarios para el anlisis de la idea de negocio, su puesta en marcha y la gestin y consolidacin de la empresa.

1 . Modelo de plan de negocio: empresa de gestin

documental


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1 . Modelo de plan de negocio: empresa empresa de gestin documental

1 .1 Definicin de las caractersticas generales del proyecto

El presente plan de negocio se realiza para analizar la viabilidad del proyecto empresarial Xestidoc S.L., que supone la creacin de una empresa de Gestin documental que tendr como actividad principal los servicios de custodia, digitalizacin, destruccin, formacin y gestin do-cumental con asesora informtica.

La oportunidad de negocio aparece porque a da de hoy las tecnologas de la informacin y las telecomunicaciones ocupan un lugar muy destacado en cualquier empresa, siendo elemen-tos indispensables de gestin, que requieren un captulo importante de las inversiones. En el plano terico, la adaptacin a las nuevas circunstancias pasa por la proposicin de modelos que se basan en la gestin adecuada de los activos intangibles y el capital intelectual , lo que globalmente se conoce como la gestin del conocimiento; y para conseguir una buena gestin de la informacin y el conocimiento, las empresas deben organizar y conseguir un buen sistema de gestin documental, motivada fundamentalmente por:

lafaltadeespaciofsicoparasualmacenamiento;

elahorroentiempodelocalizacindelainformacin;

elcumplimientodelalegislacinvigenteylacrecientepreocupacinporlaseguridadde la informacin.

segn un estudio de DBK, el mercado de servicios de gestin documental, incluyendo consul-tora, desarrollo e implantacin de aplicaciones, digitalizacin, recogida, custodia y destruccin de documentos, alcanz los 200 millones de euros en 2007, tras registrar crecimientos del 17% en 2006 y del 14% en 2007.

El perfil de cliente que contrata este tipo de servicios presenta las siguientes caractersticas:

Sonentidadesqueacumulanarchivos/documentacinhistricasinunlugarespecfi-co para ella.

Generanmltiplestransaccionesdocumentales,debidoalelevadovolumendeges-tiones realizadas con sus clientes, proveedores, etc.

Tienenproblemasinternosdeespacioporqueestnsituadasenzonascntricasdelasciudades, donde el precio del metro cuadrado es caro.

Sepierdemuchotiempoenlabsquedadedocumentacin,puestoqueseencuentradesordenada sin criterios de clasificacin, lo que supone un acceso difcil a la misma.

Generalmente,losdocumentosseencuentranenpsimascondicionesambientales,con altos niveles de humedad, gran cantidad de polvo y sin circuito de renovacin del aire, lo que puede provocar la degradacin de los documentos y la consecuente prdida de informacin.

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La ventaja competitiva frente a la competencia se centra en el perfil del cliente al que dirige sus servicios y que presta un servicio de tipo integral y adaptado a cualquier tipo de gestin, ya sea con sistemas avanzados de gestin empresarial (CRM, ERP, etc.) o empresas que toda-va basan la gestin en papel. Por otra parte, a la hora de implantar soluciones en la empresa cliente, Xestidoc S.L. utilizar un sistema de proyecto piloto, instalando el proceso en un solo departamento, para probar su operatividad, as como verificar el funcionamiento y poder corregir errores.

Xestidoc S.L contar con una estructura pequea y gil, adaptable a las necesidades del clien-te y con capacidad para dar respuesta a todos los requerimientos que planteen los clientes ya sea, a travs de servicios propios o a travs del apoyo de la red de conocidos de las promotoras, con los que se trabajar mediante subcontratacin de servicios especficos.

La empresa se ubicar en una nave alquilada en el polgono de NOVO MILLADOIRO, a 5 minutos de santiago de Compostela y con una posicin estratgica, ya que est prxima a las vas de comunicacin que unen la capital con el resto de Galicia.


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1 .2 Presentacin de los emprendedores

Las promotoras de este proyecto son Mar Marias y sabela Pea1, ambas con experiencia en el sector de la gestin documental y que, tras varios aos trabajando por cuenta ajena, deciden unir sus conocimientos e intereses para poder desarrollar un proyecto en comn que les permita dirigir los esfuerzos hacia el rea que ms les motiva: la gestin de la informacin.

Mar Marias es Diplomada en Biblioteconoma y documentacin por la universidad de A Corua y Licenciada en Documentacin por la universidad Oberta de Catalua.

tras un perodo de trabajo como becaria en el Archivo de RtVG, su mayor experiencia parte de la empresa privada, donde estuvo trabajando, primero 5 aos en una empresa como con-sultora junior en gestin documental y, posteriormente, de Analista Programador y Analista Funcional en proyectos de gestin documental durante 8 aos en una empresa dedicada a las tecnologas de la informacin.

sabela Pea, por su parte, es Diplomada en Ingeniera Informtica por la universidad de A Corua y cuenta con una dilatada experiencia en el mbito de las tecnologas de la informacin: comenz su carrera profesional como tcnico en imagen y gestin documental en unos gran-des almacenes, posteriormente desempe el puesto de responsable informtico en una gran empresa durante 3 aos y, por ltimo, acumula ya una dcada de experiencia como jefa del departamento de informtica de una gran empresa tIC, en la que se encargaba del desarrollo de aplicaciones y gestin de bases de datos, desarrollo de proyectos informticos de gestin documental y Destination Management systems.

Adems, las dos promotoras se han preocupado de observar el funcionamiento de otras reas de la empresa, como la evolucin de las ventas, mantener buena relacin con los clientes, de-tectar necesidades especficas y documentarse sobe tendencias de mercado.

A lo largo de este ao, con el objeto de prepararse para la creacin de su propia empresa, han acudido a varios cursos impartidos por Bic Galicia, como el Curso de Motivacin Emprendedora, el de Generacin y Maduracin de Ideas o de Planificacin Empresarial. El resto de carencias en aspectos relacionados con la gestin empresarial las han cubierto con las herramientas que esta entidad pone al servicio del emprendedor.

Las promotoras entienden que el xito de su iniciativa exige una alta dedicacin, por lo que esta ser su nica actividad empresarial.

1 Nota de los autores: El currculum del promotor debe adjuntarse como un anexo al plan de empresa, ampliando y detallando la informacin que se indica en este epgrafe.

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1 .3 Datos bsicos del proyecto

El siguiente cuadro presenta de forma resumida las principales caractersticas del proyecto.

Cuadro1.-CaractersticasdelaEmpresa

Los datos de inversin y los resultados econmicos bsicos se detallan en la siguiente tabla.

Cuadro2.-Resumendelosdatoseconmicosyfinancieros

Concepto Ao 1 Ao 2 Ao 3 Ao 4 Ao 5

Inversin total 73.300,00 5.000,00 5.000,00 2.300,00 7.000,00

Fondo de maniobra inicial 24.259,02 0 0 0 0

Recursos propios 38.000 0 0 0 0

Recursos ajenos 36.000 0 0 0 0

Previsin de ventas 145.650 164.330,84 185.444,61 218.403,22 246.793,60

Resultados estimados despus de impuestos 15.439,02 26.925,58 25.455,86 33.836,77 52.222,74

Tesorera acumulada 6.389,64 59.195,77 85.367,95 126.566,79 182.690,64

Sector Gestin documental

Actividad Gestin documental

Clasificacin Nacional de Actividades Econmicas 72.3, 72.4 / 73.74

Forma Jurdica Sociedad Limitada

Localizacin Milladoiro Ames (A Corua)

Instalaciones Nave de 400 m2

Equipos y maquinaria

Equipos informticos, software, mobiliario, mquina

digitalizacin, mquina destructora-compactadora, carretilla

elevadora, etc.

Personal y estructura organizativa Dos promotoras, dos documentalistas, un transportista.

Cartera de ServiciosDigitalizacin, Destruccin, Custodia, Formacin y gestin docu-mental con asesora informtica.

Clientes Empresas de ms de 50 empleados

Herramientas de Promocin Web corporativa, videos de presentacin, Mailing, Vehculos rotulados, Cartelera y folletos.

2 . Entorno en el que se realizar la actividad de la

empresa


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2 . Entorno en el que se realizar la actividad de la empresa

2 .1 Entorno econmico y sociocultural

Contexto econmico nacional e internacional

El informe del Banco de Espaa sobre el primer semestre del 2010 refleja las dificultades para superar el contexto de crisis econmica y financiera. Durante el segundo trimestre del 2010 la actividad econmica en Espaa mantuvo un tono de lenta recuperacin ya iniciada en el primer trimestre-, mostrando el PIB un aumento intertrimestral del 0,2%; si bien en trminos interanuales se registr un retroceso del 0,1%.

Por componentes destaca el repunte de la inversin en bienes de equipo (4,6% intertrimes-tral) mientras que la expansin del consumo privado y pblico se acrecent en cifras inferiores (1,2% y 0,7%, respectivamente).

El ndice de directores de compra del sector servicios de la eurozona (PMI) tuvo unos meses negativos durante el verano siguiendo la lnea del indicador de cifras de negocios del sector ser-vicios con un descenso interanual, en trminos reales, del 2,7%, si bien alcanz en octubre los 53,5 puntos, dos dcimas ms que en el mes anterior, en el primer incremento que experimenta desde el pasado mes de mayo.

El acceso a la financiacin especialmente para circulante, contina siendo una seria dificultad para el crecimiento econmico pese a las medidas tomadas desde la administracin en diferen-tes programas estatales y autonmicos, ste junto al problema del desempleo, son dos de las grandes dificultades que debe superar la economa espaola en los prximos meses.

Por lo que respecta al sector de la Gestin documental, segn el primer informe sobre Do-cumentacin Digital en Espaa realizado por la Asociacin Espaola de Documentacin Digital (AEDOC) en 2006, alrededor de un 70% de las empresas de la muestra considerada en el estu-dio estaban afrontando la digitalizacin, escaneado y/o captura de sus documentos, motivada fundamentalmente por:

lafaltadeespaciofsicoparasualmacenamiento;

elahorroentiempodelocalizacindelainformacin;

elcumplimientodelalegislacinvigenteylacrecientepreocupacinporlaseguridadde la informacin.

Al contrario de lo que pudiera parecer, la paulatina sustitucin de los documentos en papel por su versin digital no resta mercado a las empresas de gestin documental, sino que ampla su campo de actuacin introduciendo la posibilidad de ofertar nuevos servicios inherentes a la aplicacin de las nuevas tecnologas en cuanto a gestin documental se refiere. En este marco, los nuevos campos de desarrollo de producto de este tipo de empresas vienen aparejados a una serie de avances tecnolgicos, entre los que cabe destacar:

20


ElcrecienteusodelasTICsyelcomercioelectrnicoenlasempresas,queconllevanla generacin de documentacin en formato electrnico.

Laintroduccindelafacturacinelectrnica.

Eldesarrollodelaadministracinelectrnica.

Cuadro3.-Utilizacindedocumentosdigitalesenlasempresas,EspaayGalicia,enero2010(%)

Fuente: INE, Encuesta de uso de tIC y Comercio Electrnico en las Empresas.

De acuerdo a los datos del grfico anterior, se puede apreciar que cada vez cobra mayor re-presentatividad en el mundo empresarial la utilizacin de documentos digitales en la realizacin de sus gestiones, en este caso la emisin y recepcin de facturas.

Con la Orden EHA/926/2007, de 10 de abril, por la que se desarrollan determinadas dis-posiciones sobre facturacin telemtica y conservacin electrnica de facturas, se propici la evolucin favorable en la utilizacin de este tipo de documentacin electrnica frente a su tradi-cional emisin en papel, que implicaba su conservacin y archivo durante un perodo mnimo de cuatro aos a efectos de validez legal de cara a la Agencia tributaria. Esta normativa constituye un paso ms dentro del desarrollo de la era digital, formulando la posibilidad de integrar en el proceso de digitalizacin de los documentos de inters tributario (especialmente facturas) una firma electrnica cualificada que aporte a los documentos electrnicos resultantes el mismo valor probatorio que los documentos originales en papel.

Del mismo modo, la creciente gestin de la documentacin digital posee un nexo intrnseco con el desarrollo de la Administracin Electrnica (e-Administracin), cuyo objetivo es la agiliza-cin burocrtica mediante la integracin de los diferentes sistemas de informacin entre las Ad-ministraciones Pblicas, evitando as la duplicidad de documentos y otorgndoles a las empresas y ciudadanos la posibilidad de realizar sus trmites en lnea. En este marco, la aprobacin de la Ley 11/2007 de acceso electrnico de los ciudadanos a los servicios Pblicos sienta las bases de la adaptacin definitiva de la Administracin a la sociedad de la informacin, lo que implicar la creacin de nuevas soluciones de gestin de la documentacin.

Espaa

Galicia

Empresas que realizaron intercambio electrnico de datos mediante envo de

facturas electrnicas

Empresas que realizaron intercambio electrnico de datos

mediante recepcin de facturas electrnicas

Empresas que utilizaron firma digital en alguna comunicacin enviada

desde su empresa

0 %

20 %

40 %

60 %


21

Por lo que respecta a la evolucin de la actividad, segn los datos ofrecidos por la firma DBK, en su informe GestinDocumental 2008 (ltimo disponible), el mercado de servicios de gestin documental, incluyendo consultora, desarrollo e implantacin de aplicaciones, digitali-zacin, recogida, custodia y destruccin de documentos, alcanz los 200 millones de euros en 2007, tras registrar crecimientos del 17% en 2006 y del 14% en 2007.

En este estudio, DBK seala que la creciente complejidad de manipulacin de la documenta-cin y las necesidades surgidas a raz del desarrollo tecnolgico, estn motivando una creciente externalizacin de esta actividad, lo que contribuye al dinamismo del mercado.

Adems, el impulso de la administracin electrnica, en todos los mbitos del sector Pblico, est avivando el crecimiento de esta industria.

sin embargo, aunque las perspectivas eran optimistas, la consultora ya rebajaba sustancial-mente el incremento del mercado previsto para el ao 2008 y lo situaba en un 8-9%; ya que, aunque la subcontratacin de la gestin documental y la entrada en vigor de nuevas normativas siguen propiciando el crecimiento de esta industria, el deterioro de la coyuntura econmica im-pedir que se repitan las altas tasas de aos anteriores.

22


2 .2 Entorno normativo

El conjunto de normas estatales y europeas que determinan o condicionan la prestacin de los servicios que ofrecer Xestidoc S.L. a sus clientes es la siguiente:

Normativa de origen nacional

Ley11/2007,deAccesoElectrnicodelosCiudadanosalosServiciosPblicos.

Ley25/2007,de18deoctubre,deconservacindedatosrelativosalascomunica-ciones electrnicas y a las redes pblicas de comunicaciones.

Ley34/2002,de11dejulio,deserviciosdelasociedaddelainformacinydeco-mercio electrnico.

Ley59/2003,de19diciembre,denormasreguladorasdefirmaelectrnica.

OrdenMinisterialHAC3134/2002,deFacturacinTelemtica.

OrdenEHA962/2007,de10deabril,porlaquesedesarrollandeterminadasdispo-siciones sobre facturacin telemtica y conservacin electrnica de facturas, conte-nidas en el Real Decreto 1496/2003, de 28 de noviembre, por el que se aprueba el reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturacin.

OrdenPRE/2740/2007,de19deseptiembre,porlaqueseapruebaelReglamentode Evaluacin y Certificacin de la seguridad de las tecnologas de la Informacin.

Ordendel21defebrerode2000porlaqueseapruebaelReglamentodeAcredita-cin de Prestadores de servicios de Certificacin y de certificacin de determinados productos de firma electrnica.

LeyOrgnica15/1999,del13dediciembre,deproteccindedatosdecarcterper-sonal.

RealDecreto994/1999,de11dejunio,porloqueseapruebaelReglamentodeMe-didas de seguridad de los ficheros automatizados que contengan datos de carcter personal.

RealDecretoLey14/1999,del17dediciembre,sobrefirmaelectrnica.

RealDecreto1906/1999,del17dediciembre,porloqueseregulalacontratacintelefnica o electrnica con condiciones generales.

Ley7/1998,del13deabril,sobreCondicionesGeneralesdelaContratacin.

RealDecreto1/1996,del12deabril,por loqueseaprueba laLeydePropiedadIntelectual.

LeyOrgnica10/1995,del23denoviembre,delCdigoPenalComn(delitosinfor-mticos).

Resolucinde24deoctubrede2007,delaAgenciaEstataldeAdministracinTribu-taria, sobre procedimiento para la homologacin de software de digitalizacin con-templado en la Orden EHA/962/2007, de 10 de abril de 2007.


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NormativaconorigenenlaUninEuropea

Directiva 95/46,CEE, del 24 de octubre de 1995, relativa a la proteccin de laspersonas fsicas en lo que respecta al tratamiento de datos personales y a la libre circulacin de esos datos.

Directiva99/93/CE,delParlamentoEuropeoydelConsejodel13dediciembrede1999, por lo que se establece un marco comunitario para la firma electrnica.

Directiva96/6/CE,del11demarzode1996,sobreproteccinjurdicadelasbasesde datos.

Directiva97/66/CE,del15dediciembrede1997,sobretratamientode losdatospersonales y proteccin de la intimidad en el sector de las telecomunicaciones.

24


2 .3 Entorno tecnolgico

Aunque tradicionalmente la gestin documental se relaciona con la organizacin, cataloga-cin y custodia de documentos en papel, actualmente los documentos se generan en mltiples soportes, con lo cual, la tecnologa se convierte en un factor determinante en la gestin diaria de las empresas y, sobre todo, en la gestin de su documentacin.

Hoy en da lo habitual es que las empresas necesiten implantar sistemas informticos que permiten la planificacin y el control de los procesos y los recursos: aplicaciones tipo MRP (Ma-terial Requirements Planning), ERP (Electronic Resource Planning), CRM (Customer Relations-hip Management) y sCM (suply Chain Management). Dichas aplicaciones permiten controlar los datos relativos a los procesos clave (comercial, ingeniera, compras, fabricacin, almacenes, expediciones, facturacin, tesorera, contabilidad analtica, contabilidad financiera). Estos MRP, ERP, CRM y sCM han tenido mucho xito en la mejora de las organizaciones, ya que facilitan la sistematizacin de los procesos y permiten disponer de informacin en tiempo real que resulta crucial para la gestin.

Para poder dar respuesta a las necesidades de las empresas en cuanto a gestin documental e integrarla con estos sistemas, Xestidoc S.L. estar en disposicin de trabajar con diferentes siste-mas operativos (Windows, solaris, Linux, etc), servidores de aplicaciones (tomcat, Websphere), plataformas (Documentum, Webpublisher, ultimus, Vignette, FatWire, OpenCMs), Entornos colaborativos (EMC, Vignette, Alfresco), sistemas ERM (Employee Relationship Management), bases de datos (Oracle, PostgresQL, Mysql, etc) y lenguajes de programacin (J2EE, JsP, XML, XsL, Jphython, sQL, DQL).

En un entorno tan cambiante como el de las nuevas tecnologas, es necesario que Xestidoc S.L. est al da en cuanto a las novedades tecnolgicas, por lo que realizar estudios peridicos de las novedades en sistemas de gestin documental que la competencia ponga en el mercado y, por supuesto, acudir a ferias sectoriales, jornadas y eventos. A continuacin mostramos las de mayor inters:

CongresodeANABAD,enMadrid.CongresosobreMemoriayTecnologa.

SeminariodeMedidasdeconservacinymantenimientodematerialesdocumentalesen Madrid. seminario organizado por la Fundacin Ciencias de la Documentacin.

JornadasdeTratamientoyRecuperacindeInformacinenLegans(Madrid).

MiteenSantiagodeCompostela.Certamendelastecnologasdecomunicacineinformacin.

GaliciaTIC.Forodereferenciasobretecnologasdelainformacinycomunicacionesen Galicia.

SIMOenMadrid.FeriadeInformtica,multimediaycomunicaciones.

3 . Actividad de la empresa


3 . Actividad de la empresa

27

3 .1 Definicin del servicio que realizar la empresa

Los servicios de gestin documental abarcan diferentes reas de la empresa y pueden ser muy variados. Actualmente, como se ha podido comprobar en el apartado de Entorno Econmico y sociocultural, el avance de la sociedad y el desarrollo de las nuevas tecnologas tiene como con-secuencia que la mayora de las empresas ya estn inmersas en la era digital, incorporando a sus sistemas nuevas aplicaciones informticas que les ayudan en la gestin de la documentacin.

Este contexto, sin embargo, no elimina la necesidad de la gestin documental, es decir, la concepcin e implementacin de soluciones que garanticen la reutilizacin del conocimiento de la empresa mediante la reduccin de las prdidas de informacin, de redundancias, de tiempos y de costes de bsqueda y consulta, mediante la automatizacin de procesos de elaboracin y revisin de la documentacin.

Con esta misin nace Xestidoc S.L., la de prestar servicios para la optimizacin del uso del conocimiento generado en la organizacin mediante una gestin documental eficaz, tanto para empresas que todava no estn digitalizadas como aquellas empresas con madurez tecnolgica y organizativa (con sistemas de gestin de clientes, CRM o de recursos, ERP).

La empresa Xestidoc S.L. ofrecer los servicios de:

-Gestindeinformacinydocumentacin:

Consiste en la realizacin de un anlisis de los procesos de generacin y tratamiento de infor-macin y documentos en una empresa con la finalidad de diagnosticar la situacin del sistema de gestin documental y, en funcin del estado del mismo, plantear soluciones a medida para eliminar las posibles incidencias y optimizar los puntos fuertes de la organizacin. su finalidad es facilitar la organizacin, recuperacin y acceso a la informacin de forma sencilla, completa e integrada con todo tipo de contenidos (imgenes, fax, informes, archivos de aplicaciones, formularios HtML, mensajes de correo electrnico, video, etc.).

El procedimiento a seguir para ofrecer este servicio comienza con el anlisis de la situacin (se trata de ver el estado en que se encuentra la documentacin del cliente, estudiar las diferentes posibilidades de organizacin para mejorar la gestin de la informacin), el asesoramiento sobre la propuesta a seguir para la gestin de documentos, la organizacin de esa gestin, el desarrollo e implementacin de las herramientas necesarias para el registro y organizacin de la documentacin y la elaboracin de un manual de procedimiento para el personal de la organi-zacin cliente, en el cual se detallarn los pasos correctos para una ordenacin y gestin eficaz de toda la informacin.

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-Asesorainformtica

Consiste en el anlisis de la situacin de la organizacin cliente para proponer la implanta-cin de una herramienta adecuada a las necesidades del cliente. Este servicio proporciona a los usuarios aplicaciones para el uso, acceso y control de archivos y contribuye a crear un sistema de gestin de las tecnologas de la informacin adecuado a la identidad y actividad de cada cliente.

El procedimiento a seguir para la prestacin de este servicio consistir en el estudio de la si-tuacin, analizar la informacin y los flujos documentales, disear la aplicacin, el desarrollo de la aplicacin y su implantacin en la organizacin cliente.

-TransporteyCustodiadedocumentacin:

La custodia consiste en el almacenaje de documentacin, previamente referenciada en cajas adaptadas a tal efecto, conservando su soporte original, y colocadas de manera sistemtica en las instalaciones de la empresa. En la actualidad, con la extensin del uso de las nuevas tecnologas en el mbito empresarial y con ello, la creciente utilizacin de otros soportes de do-cumentacin fsicos diferentes del papel, se ampla el concepto de custodia de documentos en funcin de los distintos soportes en que se puede generar o publicar la informacin. Por ello, la tradicional custodia fsica (soporte papel) se completar con la custodia de otro tipo de soportes documentales, como pueden ser el ptico y el digital, entre otros.

Este servicio consiste en el asesoramiento, el inventariado y etiquetado de la documenta-cin, la recogida, la clasificacin y grabacin, la codificacin, el depsito en cajas (especficas de acuerdo al material) y la ubicacin y custodia de la documentacin en unas instalaciones acondicionadas para ello. El cliente podr demandar una bsqueda de su documentacin, sea original o una copia, que le ser remitida por la va acordada previamente.

-Digitalizacindedocumentos

Consiste en la obtencin de la imagen digital del documento fsico (papel) y la posterior gra-bacin de los datos requeridos para tener referenciado de forma unvoca el documento. una vez registrada dicha imagen se puede convertir ese documento, en tiempo real, nuevamente en papel, tanto de forma parcial como total.

Este servicio permitir a los clientes el ahorro en el espacio de almacenamiento fsico, la or-ganizacin de documentos en archivos electrnicos, el ahorro en la bsqueda de documentos (podrn acceder a sus archivos desde su servidor o desde la pgina web de Xestidoc S.L. a travs de una clave de usuario), la inmovilizacin de los documentos de papel y la facilidad de duplicacin y distribucin.

-Destruccindedocumentacin:

Las empresas trabajan con informacin confidencial que contiene datos que no pueden aca-bar en la basura convencional. La destruccin de documentacin consiste en la eliminacin de la informacin de cualquier tipo de soporte fsico (papel, disquetes, CDs, DVDs, etc.) aplicable tanto por vencimiento del plazo legal de vigencia, como por la confidencialidad de la informa-cin contenida en el mismo, una vez que esta no resulta de utilidad. Al final de este servicio,


29

Xestidoc S.L. emitir un certificado de destruccin de acuerdo con la ley vigente de Regulari-zacin del tratamiento Automatizado de los datos de carcter personal, y a requerimiento del cliente tambin se emitir certificado notarial.

El proceso para la de destruccin de documentacin consistir en el asesoramiento previo sobre los documentos a destruir, la recogida de la documentacin, el transporte, la eliminacin confidencial de la documentacin y el envo del certificado de destruccin. Para el proceso de destruccin contar con el material necesario, siempre respetando y colaborando con el medio ambiente mediante el reciclaje de la viruta de papel.

Para garantizar la confidencialidad del servicio, Xestidoc S.L., si el cliente lo desea, podr rea-lizar el suministro del contenedor de documentos precintado, su instalacin en las dependencias del cliente y la recogida puntual de los contenedores.

-Formacinentcnicasdegestindocumental

Consiste en la imparticin de cursos de formacin en el rea archivstica al personal interno de las empresas clientes, ofreciendo formacin a los empleados sobre el uso de la gestin web, as como el tratamiento de la informacin y los procedimientos para la gestin de la documen-tacin.

Esta formacin se desempear, en la medida de lo posible, en el centro de trabajo del mis-mo.

30


3 .2 Factores clave de xito

Los factores clave de xito para la empresa estn determinados por los siguientes elementos:

Localizacininmediatadetodalainformacin. Xestidoc S.L ofrecer un servicio de gestin y almacenamiento de documentos en todos los formatos, con una organiza-cin eficaz, lo que permitir al cliente el ahorro mximo de espacio, tiempo y mate-rial.

Adaptabilidad:un mtodo no tiene por qu ser nico para todos los clientes, por lo que Xestidoc S.L. propone un conjunto de principios, procedimientos y tcnicas capaz de adaptarse a situaciones distintas.

Pruebaymantenimientodelsistema: En Xestidoc S.L. sabemos que no existe un mtodo de anlisis de un proyecto que sea capaz de dar una solucin si antes no se pone en prctica y se usa de forma experimental, puesto que es difcil analizar y pre-ver todas las situaciones posibles, como tambin lo es definir las futuras necesidades de los usuarios. Por tanto, se ofrecern pruebas del sistema con el fin de ir compro-bando su utilidad y funcionamiento.

Seguridadtotaldeladocumentacin: todos los servicios de Xestidoc S.L, desde la digitalizacin hasta la custodia, estn cubiertos con sistemas de seguridad (contra incendios, inundaciones, tratamiento de papel, etc.) que eviten la prdida o dao.

Accesoremotoeinmediato. se ofrecer una accesibilidad total por parte de la em-presa cliente a la documentacin en custodia, es decir, podr consultar la documen-tacin en cualquier momento y desde cualquier lugar a travs del control de acceso por usuario a los documentos.

Accesoselectivo,eficazydescentralizado a la informacin, bien a travs de sistemas de gestin o a travs de la pgina web de Xestidoc S.L, con un punto nico de acceso y mltiples fuentes de informacin.

Workflow. A travs de este sistema se permitir la conexin entre distintas oficinas o sucursales del cliente, permitiendo compartir la informacin de la empresa entre de-partamentos, proveedores y clientes, si es necesario, a travs de un acceso selectivo a la informacin.

Certificadodigital homologado con la Agencia tributaria.

Servicioscomplementarios. servicios de postventa de mantenimiento de aplicacio-nes informticas y de sistemas de gestin de informacin, as como la formacin interna de los usuarios de la empresa encargados de estas tareas.

4 . El proceso de presentacin del servicio


4 .1 Determinacin del proceso de prestacin del servicio

El proceso a seguir por Xestidoc, S.L. para la prestacin de sus servicios ser el siguiente:

-Gestindeinformacinydocumentacin:

1 Contacto con el cliente a travs de una visita comercial, por telfono o a travs de la web de la empresa.

2 Fijacin de cita con el cliente para la definicin del proyecto. Es el momento en que se identifican los problemas documentales del cliente y lo que se pretende conseguir con el sistema de gestin documental, as como la delimitacin de los departamentos que se incluirn en el estudio.

3 Anlisis de la situacin. A partir de los objetivos marcados en la definicin del proyec-to, se analizan los tipos y soportes de documentos generados, as como los procesos de produccin, recepcin, almacenamiento, difusin, conservacin y preservacin de la documentacin. se analiza tambin la tecnologa utilizada y la forma en que se utiliza.

4 Realizacin del presupuesto. Aqu se evalan los costes del proyecto: alcance del proyecto, el tiempo de desarrollo, el personal necesario, materiales, condiciones de trabajo, etc., as como los costes y beneficios intangibles para el cliente, incluyendo la formacin y entrenamientos del personal de la empresa cliente.

5 Diseo del proyecto: En el caso de aceptacin del presupuesto, se realiza la organiza-cin de esa gestin de la documentacin (organizacin y codificacin de la documen-tacin segn un orden preestablecido: clasificacin, descripcin y ordenacin), el de-sarrollo e implementacin de las herramientas informticas necesarias para asegurar el acceso a los documentos, y garantizar la organizacin, conservacin y eliminacin de los mismos.

6 Implantacin: se realizar la implantacin del sistema de gestin documental por fases, para poder comprobar su eficacia y detectar posibles errores.

7 Formacin de usuarios: se formar al personal de la empresa cliente por reas, en funcin de las tareas documentales que realicen y se elaborar un manual de proce-dimiento para el personal de la organizacin cliente, en el cual se detallarn los pasos correctos para una ordenacin y gestin eficaz de toda la informacin.

33

4 . El proceso de presentacin del servicio

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-Asesorainformtica

1. Estudio y anlisis del proyecto: anlisis de la documentacin producida y gestionada por la organizacin, personal responsable de la documentacin, flujos documentales, etc.

2. Diseo de la aplicacin informtica en funcin de las necesidades del cliente.

3. Presentacin de la aplicacin al cliente para su aceptacin.

4. si la aplicacin es aceptada, se procede al desarrollo de la aplicacin necesaria para la organizacin de la documentacin.

5. Implementacin, en la organizacin cliente, de la aplicacin informtica.

CONTACTO INICIAL CON EL CLIENTE

Contacto de la empresa con el cliente

Organizacin gestin documental

Fijacin de cita para estudio documental

Diseo del proyecto

Anlisis situacin documental del cliente

Implantacin del proyecto

Realizacin de presupuesto

Formacin a los usuarios

Indagacin sobre motivos y negociacin

Elaboracin de nuevo presupuesto

FIN

FIN

se aceptapresupuesto?


sI

NO

NO

NO

sI sI

se detectanerrores?


35

-TransporteyCustodiadedocumentacin:

1. Estudio y anlisis del proyecto: anlisis de la documentacin producida y gestionada por la organizacin, personal responsable de la documentacin, flujos documentales, etc.

2. Inventariado de la documentacin: identificacin de la documentacin existente (for-matos, dimensiones, condiciones de conservacin, nivel de seguridad, etc.).

3. Codificacin de la documentacin, organizacin en cajas y etiquetado.

4. Recogida de la documentacin solicitada para custodia.

5. transporte de la documentacin hasta las instalaciones de Xestidoc S.L. en vehculos habilitados.

6. Organizacin de la documentacin: introduccin de la documentacin en un sistema que permita su gestin.

7. ubicacin de la documentacin en sus respectivos continentes (cajas, carpetas, cds, etc.) y en sus respectivas estanteras dentro de las instalaciones de Xestidoc S.L.

8. Gestionar las consultas y solicitudes de documentacin del cliente.

ASESORA INFORMTICA

Estudio de la situacin documental de la empresa

Desarrollo de la aplicacin

Diseo de la aplicacin informtica

Realizacin de presupuesto y presentacin al cliente

Indagacin sobre motivos y negociacin

Elaboracin de nuevo presupuesto

FIN

FIN



sI

NO

NO

sI

36


-Digitalizacindedocumentos

1. Estudio y anlisis del proyecto: anlisis de la documentacin producida y gestionada por la organizacin y planificacin de la metodologa a seguir.

2. Inventariado de la documentacin: identificacin de la documentacin existente (for-matos, dimensiones, condiciones de conservacin, nivel de seguridad, etc.).


4. Recogida de la documentacin solicitada para digitalizar.

5. transporte de la documentacin hasta las instalaciones de Xestidoc S.L. en vehculos habilitados.

6. Digitalizacin de la documentacin y grabacin en el formato escogido por el cliente (Cd, DVD, etc.).

7. Envo de la documentacin digitalizada al cliente.

8. Instalacin de la documentacin digitalizada en los sistemas del cliente.

CUSTODIADELADOCUMENTACIN

Estudio de la situacin documental de la empresa

Recogida documentacin

Inventariado de la documentacin

transporte documentacin

Etiquetado documentacin

Captura de la documentacin

ubicacin en las instalaciones de custodia

Captura de la documentacin

Digitalizacin

Grabacin de la informacin en el sistema Xestidoc

Codificacin de la informacin

FIN


37

-Destruccindedocumentacin:

1. Estudio y anlisis del proyecto: anlisis de la documentacin a destruir (si el cliente lo requiere) o suministro del contenedor de documentos precintado y su instalacin en las dependencias del cliente.


3. Recogida de la documentacin solicitada para destruir.

4. transporte de la documentacin hasta las instalaciones de Xestidoc S.L en vehculos habilitados.

5. Destruccin de la documentacin con la maquinaria necesaria.

6. Envo del certificado de destruccin al cliente.

7. Envo de la viruta de papel a una planta de reciclaje.

-Formacinentcnicasdegestindocumental

1. Estudio y anlisis del proyecto: anlisis de los procesos de gestin documental insta-lados en la empresa y el conocimiento previo del personal de la organizacin en estos procesos.

2. Preparacin del material y herramientas adaptadas a las necesidades de formacin de cada organizacin.

3. Programacin de la formacin (nmero de alumnos, necesidades de instalaciones y materiales).

4. Formacin del personal de la organizacin.

5. tutorizacin de las primeras fases de los procesos de gestin de la informacin.

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4 .2 Subcontrataciones

En el caso de Xestidoc S.L. las subcontrataciones se realizarn en casos puntuales en los que el propio personal de la empresa no se pueda hacer cargo del trabajo, como en los casos de desarrollo de ciertas aplicaciones informticas.

Para ello, las promotoras buscarn contactos entre los profesionales conocidos, los criterios de seleccin son la confianza personal resultado de pasadas colaboraciones, la calidad en los trabajos finales y la seriedad en el cumplimiento de plazos.

se contratarn, adems, los servicios de una empresa de gestin de prevencin de riesgos laborales y de una empresa de seguridad.


39

4 .3 Aprovisionamientos y gestin de stocks

una de las promotoras ser responsable, tanto de los aprovisionamientos, como de la gestin de stocks, que sern mnimos para la gestin de los proyectos y vinculado a elementos inform-ticos y material de ofi cina.

La mayora de las necesidades de aprovisionamiento sern de material (cajas, CDs, disquetes, etiquetas, etc.) y consumibles de ofi cina (folios, archivadores, tinta de impresin, etc.), por lo que las compras de material se realizarn a mayoristas de la zona.

La seleccin entre los mayoristas de la zona se realizar baremando cuestiones como el pre-cio, la rapidez, la seriedad en los plazos y la calidad y garanta de los productos, as como plazo de pago, que suele ser de 30 das.

Xestidoc S.L. no va a requerir gran cantidad de suministros para el desarrollo del servicio ni grandes espacios para almacenarlos, puesto que los aprovisionamientos que necesita sern, bsicamente:

lascajasutilizadasparalaprestacindelserviciodecustodia,queocupanpocoespa-cio porque se reciben plegadas y, adems, el proveedor tarda un mximo de 48 horas en servirlas.

Elmaterialdeoficina,queseiralmacenandoenlaoficinaadministrativay,aligualque las cajas, se reciben en un breve plazo de tiempo, por lo que no ser necesario realizar grandes compras.

En la elaboracin de este apartado del Plan de Negocio, se trabaj con las Memo chas del apartado Calidad en la empresa.

[Ms informacin en el epgrafe 0. Introduccin]

40


4 .4 Procedimientos y controles de calidad

En la actividad de Xestidoc S.L. el control de la actividad es muy importante y se realizar sistemticamente en cada una de las tareas desarrolladas.

La formacin, la experiencia y la relacin con el cliente durante el proceso de prestacin del servicio son las principales garantas para la calidad fi nal.

una de las actividades que requerir de mayor control ser el desarrollo del software nece-sario para el control y gestin de la documentacin en la empresa cliente. se establecer un procedimiento que describa la sistemtica a seguir para una correcta planifi cacin del desarrollo de una aplicacin de software y de las medidas de control a establecer por el gabinete de pro-gramacin.

El procedimiento para la Planifi cacin y Control de Proyectos de software ser el siguiente:

Cuadro4.-Fujograma.PlanificacinyControldeProyectosdeSoftware

Fuente: Procedimiento de Calidad para la Mejora de la Gestin de las Micropymes: Planifi cacin y Control de Proyectos de software. BIC

GALICIA.

Adems, la calidad fi nal basada en la percepcin del cliente se evaluar segn el seguimiento de la satisfaccin, a partir de las encuestas proporcionadas a la fi nalizacin del trabajo realizado. Los aspectos que contribuirn a que los resultados de la satisfaccin del cliente sean positivos sern la mejora continua, la formacin y capacitacin del personal y la eliminacin de fallos y reclamaciones de clientes.

En la elaboracin de este apartado del Plan de Negocio, se trabaj con el Procedimiento de Calidad Plani cacin y Control de Pro-yectos de Software

1. PLANIFICACIN DIAGRAMA DE FLuJO

2. PROGRAMACIN

3. CONtROLGRFICA DE tIEMPOs

FIN


41

4 .5 Niveles de tecnologa aplicados en los procesos

Xestidoc S.L. se caracterizar por un alto nivel tecnolgico, puesto que supone la herramien-ta de trabajo ms importante. Aunque la empresa disear sus propios programas y bases de datos, adaptndolos a las necesidades concretas de los clientes, trabajar con los siguientes sistemas y maquinaria tecnolgica:

Digitalizacin

se utilizar maquinaria de la principal empresa en gestin documental a nivel nacional, as como el software de control de produccin documental en soporte digital. Las caractersticas sern las siguientes:

Funciones: copiar e imprimir, adems de Escaneado y envo al correo electrnico, al buzn, al escritorio, al servidor de archivos en red y a aplicaciones de gestin de documentos.

Velocidad de impresin: En color un mnimo de 26 ppm y en negro un mnimo de 28 ppm.

Destruccin

- Mquina destructora-compactadora de gran capacidad:

- Nivel de seguridad: 4 (DIN 32757-1)

- tamao de partculas: 2 mm Anchura x 15 mm Longitud

- Rendimiento de corte: 90-100 Hoja A4, 70g/m2

- Rendimiento por hora: 250 kg/h

- Anchura de trabajo: aprox. 500mm

Gestindocumental

- Administrador Documentum.

- Plataformas: Documentum (Webtop, WDK, DFCs), Webpublisher, ultimus

- Lenguajes de programacin: J2EE, JsP, XML, XsL, DQL.

- sistemas Operativos: Windows, solaris, Linux

- servidores de aplicaciones: tomcat, Websphere

Gestindecontenidos

- Plataformas: FatWire, Vignette, OpenCMs

- Lenguajes de programacin: J2EE, JsP, XML, Jphython, sQL

Entornos colaborativos

- Alfresco share

- EMC

- Vignette VBCs (Vignette Business Collaboration server)

5 . El mercado


45

5 . El mercado

5 .1 Defi nicin del mercado

5 .1 .1 Perfi l de cliente

tal y como indica la Gua de Actividad de BIC Galicia Empresas de Gestin Documental, los clientes potenciales de una empresa de servicios de gestin documental no tienen un perfi l ho-mogneo, puesto que cualquier tipo de documentacin generada es susceptible de ser tratada y gestionada por este tipo de empresas.

As, se puede hablar tanto de empresas privadas que necesitan mejorar la gestin de la in-formacin y sistematizar procesos organizativos para conseguir sus objetivos de una manera efi ciente, como de organismos pblicos, que deben responder a la conservacin y recuperacin de la documentacin como aspecto fundamental dado el carcter legal y testimonial que sta posee.

En cualquier caso, se puede establecer una serie de caractersticas bsicas con las que cuentan las entidades que demandan servicios de gestin documental:

Sonentidadesqueacumulanarchivos/documentacinhistricasinunlugarespecfi-co para ella.

Generanmltiplestransaccionesdocumentales,debidoalelevadovolumendeges-tiones realizadas con sus clientes, proveedores, etc.

Tienenproblemasinternosdeespacioporqueestnsituadasenzonascntricasdelasciudades, donde el precio del metro cuadrado es caro.

Sepierdemuchotiempoenlabsquedadedocumentacin,puestoqueseencuentradesordenada sin criterios de clasifi cacin, lo que supone un acceso difcil a la misma.

Generalmente,losdocumentosseencuentranenpsimascondicionesambientales,con altos niveles de humedad, gran cantidad de polvo y sin circuito de renovacin del aire, lo que puede provocar la degradacin de los documentos y la consecuente prdida de informacin.

En la elaboracin de este apartado del Plan de Negocio, se trabaj con los Manuales prcticos de gestin: Cmo realizar un estudio de mercado y Direccin estratgica empresarial.


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A continuacin, se muestra una relacin que contiene algunos de los principales clientes por volumen de documentacin generada- de las empresas de gestin documental.

Archivos:Tienenungrannmerodefondosdocumentalesquehayquerevisar,ca-talogar y clasificar para pasar a formar parte de los archivos histricos, o bien, ser eliminados.

El nmero de archivos existentes en Galicia, segn el Censo de archivos del Ministe-rio de Cultura, es de 4.246.

Bibliotecas:Losfondosexistentesdebenestarcatalogadosyclasificadosdemaneratal que el usuario final pueda acceder a ellos fcilmente. En la actualidad, las bibliote-cas demandan ms servicios relacionados con la implantacin de nuevas tecnologas de cara a la gestin interna de los fondos bibliogrficos.

segn los datos del INE, en el 2008 (ltimo dato publicado) existan en Galicia 550 bibliotecas.

Centrosdedocumentacin:Sonentidadesadscritasaorganismosdenaturalezap-blica o privada que funcionan como unidades de informacin especializada, cuya finalidad es servir de referencia y ayuda documental a los profesionales o investiga-dores en un rea determinada.

Hospitales:Lagranproduccindehistorialesclnicos,cuyocontenidodebesertra-tado con rigurosa confidencialidad, exige el uso de los servicios de profesionales en gestin documental.

Empresasquegenerengrandesvolmenesdedocumentacin.


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5 .2 Estimacin de ventas

Dado que la mayor parte de las empresas de la competencia centran sus servicios en el sector pblico, Xestidoc S.L. se centrar en el sector privado:

Empresasque,porsuactividad,generangrandesvolmenesdedocumentacin:

- Compaas de seguros: Generan un gran volumen de documentacin que, a efectos legales, debe ser archivada.

- Banca: Manejan una gran cantidad de documentacin que debe ser custodiada du-rante perodos determinados, dependiendo de su tipologa. En este sentido, al estar situadas las oficinas y sucursales en zonas cntricas donde el coste por metro cuadra-do del suelo es elevado, es habitual que tengan externalizada la gestin y custodia de la documentacin.

- Abogados, ingenieros y arquitectos: son demandantes de diferentes servicios ofer-tados desde las empresas de gestin documental, entre los que cabe destacar la microfilmacin de los planos, debido a su importante valor.

- Clnicas privadas: Producen gran cantidad de historiales clnicos, cuyo contenido debe ser tratado con rigurosa confidencialidad, y que ocupan demasiado espacio.

Cuadro5.-NmerodeempresasenGalicia,2009

Fuente: IGE

Empresasdemediosdecomunicacin:televisin,radio,prensaetc.

GALICIA A Corua Lugo Ourense Pontevedra

Servicios financieros 57 38 3 2 14

Seguros, reaseguros y fondos de pensiones 35 13 4 3 15

Actividades auxiliares a los servicios financieros y a los seguros

3.823 1.639 458 445 1.281

Actividades jurdicas y de contabilidad 9.964 4.604 1.037 1.043 3.280

Servicios tcnicos de arquitectura e ingeniera; ensayos y anlisis tcnicos

7.913 3.830 856 725 2.502

Actividades veterinarias 674 260 194 61 159

Actividades sanitarias 5.924 2.789 648 595 1.892

TOTAL 28 .390 13 .173 3 .200 2 .874 9 .143

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Cuadro6.-NmerodeempresasenGalicia,2009

Fuente: IGE

Empresasdecualquiersectoralasqueselessuponeunvolumendocumentalalto(msde 10 empleados)

segn datos del Instituto Galego de Estatstica (IGE), en Galicia, en 2009 existan 209.870 empresas, de las cuales, 9.642 tienen ms de 10 empleados:


Artes grficas y reproduccin de soportes grabados 830 376 75 55 324

Edicin 394 207 25 22 140

Actividades cinematogrficas, de vdeo y de programas de televisin, grabacin de sonido y edicin musical

438 256 18 23 141

Actividades de programacin y emisin de radio y televisin 48 25 3 5 15

Telecomunicaciones 126 49 14 15 48

Servicios de informacin 119 56 13 9 41

Publicidad y estudios de mercado 1.370 633 140 91 506

TOTAL 3 .325 1 .602 288 220 1 .215


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Cuadro7.-NmerodeempresasenGaliciaportramodeempleados:

Fuente: IGE

Cuadro8.-Distribucindelafacturacinsegnsegmentodemercado


Todos 209.870 87.879 25.805 24.114 72.072

sin asalariados 125.377 54.408 14.938 14.610 41.421

de 1 a 2 asalariados 47.724 19.008 6.238 5.624 16.854

de 3 a 5 asalariados 19.301 7.377 2.627 2.188 7.109

de 6 a 9 asalariados 7.826 3.045 983 793 3.005

de 10 a 19 asalariados 5.272 2.160 597 506 2.009

de 20 a 49 asalariados 3.128 1.305 325 293 1.205

de 50 a 99 asalariados 792 360 69 64 299

de 100 a 249 asalariados 340 160 24 25 131

de 250 o ms asalariados 110 56 4 11 39

CLIENTE %

Empresas que, por su actividad, generan grandes volmenes de documentacin 52%

Empresas de comunicacin 20%

Empresas en general de ms de 10 empleados 28%

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5 .3 La competencia

5 .3 .1 Identificacin de las empresas competidoras

El anlisis de las empresas competidoras en nuestra actividad no es sencillo, puesto que no todas las empresas ofrecen los mismos servicios. En este sentido, la competencia se debe analizar en relacin a los servicios ofertados, y no al nmero de empresas.

Existen muchas empresas que se ofertan para alguno de los servicios que ofrece Xestidoc S.L, aunque no sea el objeto de su negocio (como es el caso de las empresas de mudanzas que ofrecen el servicio de guardamuebles como custodia de archivos o las empresas de inform-tica que ofrecen software de gestin de archivos); y otras que, dedicndose por completo a la gestin documental, no se publicitan en directorios comerciales sino a travs de publicidad especializada (revistas, asociaciones, etc.), por lo que no es fcil realizar un censo de las mis-mas. Por otra parte, hay que sealar tambin que existe un gran nmero de empresas que, teniendo la sede en otra comunidad autnoma, ofrecen sus servicios en Galicia.

A continuacin analizaremos la competencia en base a los servicios ofertados:

Custodiadedocumentacin: Existen muchas empresas de mudanzas que ofrecen el servicio de guardamuebles para la custodia de documentacin. En este sentido, no se van a considerar como competencia directa de Xestidoc S.L., puesto que no realizan los servicios de consultas de documentacin ni anlisis para destruccin.

Digitalizacin: Aqu podemos encontrar variedad de tipos de empresas, desde em-presas que ofrecen software para digitalizar, empresas que ofrecen mquinas tipo escner o empresas de informtica que incluyen este servicio en su cartera. El nme-ro de empresas que ofrecen este servicio es muy elevado, sin embargo, se centran exclusivamente en el servicio de digitalizacin, sin realizar un anlisis previo de la documentacin a grabar, por lo no compiten directamente con Xestidoc S.L., que ofrece un servicio ms integral en cuanto al proceso.

Destruccin: En este campo estaran las empresas de venta de maquinaria de des-truccin de papel, que podran suponer una cierta competencia. sin embargo, al igual que ocurre con el servicio de digitalizacin, la compra de esta mquina no supone una competencia con el servicio, puesto que el cliente tendra que analizar la documentacin a destruir, tener personal especfico dedicado a ello y, adems, tendra que encargarse despus de la retirada del papel. Existen, sin embargo, 3 em-presas especializadas en este servicio ubicadas en la provincia de Pontevedra. Estas empresas tampoco seran competencia directa de Xestidoc S.L., puesto que slo se encargan de este proceso y no incluyen la gestin de toda la documentacin.

Gestindedocumentacin: Este servicio incluye un tratamiento integral de la do-cumentacin de la empresa, su anlisis, asesoramiento al cliente sobre el proceso a seguir y las necesidades de software o sistemas.

En este campo ltimo campo, que recoge las empresas que son competencia directa de Xestidoc S.L. es donde encontramos menor nmero de empresas, detectando tan slo 9 em-presas en Galicia que presten una cartera de servicios integral. De estas 9 empresas de gestin documental, 5 se encuentran en la provincia de Pontevedra y 4 en A Corua.


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La forma jurdica adoptada por todas las empresas es la sociedad Limitada.

Adems, el tipo de cliente al que se dirigen suele ser de perfil pblico, es decir: Bibliotecas, archivos, fundaciones, administraciones locales y hospitales, bsicamente.

5 .3 .2 Diferencias respecto a los servicios de la competencia

La principal diferencia de Xestidoc S.L frente a la competencia ser, bsicamente, el tipo de cliente al que va a destinar sus servicios, ya que, mientras la mayora de las empresas existen-tes centran sus esfuerzos en clientes del sector pblico (archivos, bibliotecas, hospitales, etc.), Xestidoc S.L. dirigir sus servicios al sector privado.

Otra de las principales ventajas y diferencias de Xestidoc S.L. con respecto a la competencia es su tamao, ya que al tratarse de una empresa pequea, se puede involucrar perfectamente en los proyectos del cliente, desde la direccin hasta la ejecucin de los servicios, garantizando un trato personalizado y el aporte de experiencia, asumiendo una responsabilidad directa de la empresa sobre el xito en el trabajo. La mayora de las empresas de gestin documental son grandes y no tienen sede en Galicia, lo que dificulta la comunicacin con el cliente y la presta-cin de ciertos servicios. Xestidoc S.L. estar ubicada en el centro de Galicia, lo que asegurar la proximidad al cliente y la respuesta rpida a sus demandas.

Otra de las ventajas ser la prestacin de un servicio integral. En el anlisis de la competen-cia se observa la existencia de muchas empresas que pueden ser competidoras en algn servi-cio, pero hay pocas que realicen una gestin completa de la documentacin y que incorporen todos los servicios en su cartera.

La personalizacin de los servicios ser otra caracterstica diferenciadora con respecto a aquellas empresas que ofrecen una solucin estndar. Aunque las empresas tienen comporta-mientos muy parecidos, su forma organizacin suele ser muy diferente, por lo cual Xestidoc S.L. analizar en cada cliente los procesos de producir, ordenar, clasificar y difundir los docu-mentos o la informacin.

Por otra parte, la implantacin gradual del sistema tambin ser un elemento distintivo, ya que los proyectos de gestin documental suelen ser de gran importancia para los clientes, por lo que se realizarn pruebas experimentales con uno de los departamentos que gestione mayor volumen de documentacin antes de implantar el sistema en toda la organizacin.

Adems, esta implantacin ir acompaada de una formacin especfica al personal de la empresa cliente por niveles de gestin (departamento laboral, departamento tcnico, etc.), ya que sern los usuarios finales del sistema.

Otra de las diferencias ser la incorporacin de un servicio postventa destinado a cubrir el mantenimiento del sistema y las posibles demandas de mejora de los clientes.

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5 .3 .3 Productos sustitutivos

En la mayor parte de los casos, el principal producto sustitutivo de las empresas de gestin documental lo constituye el personal interno de las empresas e instituciones que tenga asig-nadas funciones de gestin de la documentacin, que fundamentalmente se corresponde con el personal administrativo. Cabe destacar que en aquellas entidades que generan una gran cantidad de documentacin, normalmente existe un departamento especfico encargado de las labores de archivo y de gestin de la documentacin.

Otro importante producto sustitutivo de las empresas de gestin documental lo representa la existencia en el mercado de software informtico especializado de gestin de archivos y do-cumentacin. An as, la utilizacin de este tipo de programas informticos slo supone una simplificacin del proceso de gestin integral de la documentacin que ofrecen este tipo de empresas, ya que abarcan solamente algunas partes del mismo como pueden ser, en su caso, la digitalizacin de la informacin o la vinculacin de determinada informacin a determinadas carpetas.


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5 .4 Anlisis DAFO

se plantean en la siguiente tabla de modo resumido las principales amenazas y oportunidades que se presentan para el desarrollo de la actividad, as como las ventajas y desventajas de la empresa frente a la competencia.

Cuadro9.-AnlisisDAFO

Fuente: Elaboracin propia

DEBILIDADES FORTALEZAS

Necesidad de una continua adaptacin tecnol-gica en las herramientas informticas. Capacidad de innovacin y adaptacin.

Reducido tamao empresarial. Flexibilidad en los servicios.

Necesidad de ganarse la confi anza de los clien-tes.

Posibilidad de diferenciacin en cuanto al pbli-co objetivo.

Servicio integral, falta de especializacin. Adecuacin a las necesidades reales del clien-te.

Capacidad de realizar una gestin integral.

Experiencia y formacin de las promotoras.

AMENAZAS OPORTUNIDADES

Desaparicin paulatina de la documentacin en papel en la empresa privada y la Adminis-tracin.

Necesidad de las empresas de ahorro de tiem-po, personal y espacio en la gestin de docu-mentacin.

Personal propio de administracin de las or-ganizaciones que se encargan de la gestin documental.

Obligatoriedad de una gestin segura y con-fi dencial de la informacin bajo la proteccin de la Ley Orgnica de Proteccin de Datos de Carcter Personal.

Comercializacin de programas de gestindocumental. Escasa competencia con servicios integrales.

Desconocimiento de la actividad. Tendencia del sector empresarial a reducir cos-tes fi jos y subcontratar servicios.

Temor de ciertas organizaciones (empresas) a ceder su documentacin.

En la elaboracin de este apartado del Plan de Negocio, se trabaj con el Manual Prctico de Gestin: Direccin estratgica em-presarial


6 . La comercializacin del servicio


6 .1 Presentacin de la empresaLa empresa se denominar Xestidoc, S.L. donde se anan las dos palabras que defi nen la

actividad de Gestin Documental.

El logotipo estar compuesto por el nombre Xestidoc S.L. al lado de una carpeta de archivo abierta en abanico, que recordar la funcin de la gestin y archivo de documentos. La imagen de la carpeta y las letras Xesti estarn color naranja, mientras que la slaba doc ser de color gris. El logotipo ir enmarcado en un fondo transparente y tendr un pequeo refl ejo en la parte inferior para transmitir innovacin y claridad en la lnea de las tendencias de diseo 2.0.

El logotipo se reproducir en cualquier tipo de aplicacin y publicidad, y en todo momento fi gurarn los datos de localizacin de la empresa (direccin, telfono, correo electrnico y mapa de situacin).

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6 . La comercializacin del servicio

En la elaboracin de este apartado del Plan de Negocio, se trabaj con los Manuales Prcticos de Gestin: Cmo realizar un estu-dio de marketing, Cmo gestionar las ventas, Cmo elaborar el plan de comunicacin y Cmo crear una marca.


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6 .2 Prescriptores

Los prescriptores de Xestidoc S.L. son, principalmente, los propios clientes, por eso es tan importante la profesionalidad y la calidad en el servicio.

tambin son importantes las personas con capacidad de decisin o influencia en ciertas or-ganizaciones, como directores de bancos, directores de hospitales, funcionarios vinculados a subvenciones, consultores, etc.


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6 .3 Acciones de promocin

Los elementos en las acciones de promocin y publicidad sern los siguientes:

Webcorporativa:Como ya se ha comentado, la pgina web ser un elemento de vital impor-tancia en la empresa, ya que ser el escaparate no slo de servicios, sino de la profesionalidad, la seriedad y el compromiso de Xestidoc S.L. con el cliente. La web tendr, por un lado, una parte pblica que se utilizar como instrumento de publicidad de la empresa y, por otro, una parte privada que permitir la gestin de consultas y pedidos de los clientes.

Vdeosdepresentacin: se realizarn unos vdeos corporativos que sirvan de presentacin visual para las visitas comerciales y para colgar en la web. En estos videos se mostrarn los ser-vicios que ofrece Xestidoc S.L., as como los beneficios (de organizacin, tiempo y coste) que estos suponen para los clientes.

Mailing: Es otra herramienta de comunicacin tambin muy adecuada para este tipo de em-presas (permite ofrecer al cliente los servicios de forma personalizada pero sin el coste de la visita comercial) y estar orientado a empresas susceptibles de requerir nuestros servicios.

Vehculosrotulados: Los vehculos de Xestidoc S.L. estarn rotulados con el logo y los datos de contacto.

Papeldeempresa:El papel corporativo ser reciclado, para transmitir a los clientes la preocu-pacin y respeto por el medioambiente, tan importante dentro de esta actividad. Folios, catlo-gos y carpetas contarn con el logo (en la parte superior) y los datos de la empresa (en la parte inferior).

Tarjetascorporativas: Las tarjetas, de reducido tamao y en horizontal, tendrn como carac-terstica principal la portada, que ser la imagen o logotipo de la empresa. Las contraportadas sern iguales en todas las tarjetas, ya que aqu es donde se incluirn los datos de pgina web, contacto y localizacin de la empresa.

Cartelerayfolletos: se situarn en lugares pblicos y en asociaciones de empresas. Conten-drn el nombre de la empresa, sus servicios y la forma de contacto. su distribucin se centrar en lugares a los que acuden las empresas potenciales clientes, como bancos, asociaciones em-presariales, entidades pblicas, etc.

Rtulo: ser instalado en la entrada de la empresa.

La responsabilidad de las distintas campaas promocionales y la publicidad recaer sobre la promotora-gerente, que ir variando los canales y medios de promocin en funcin de los resultados.

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6 .4 Determinacin del precio de venta

Hemos de explicar cules son los criterios que se siguen para la fi jacin de los precios unitarios de venta (en funcin del coste de produccin o de prestacin del servicio, del tipo de cliente, del precio fi jado por la competencia, precios fi jos marcados por la administracin, precios indicati-vos marcados por el proveedor caso franquicias-, rentabilidad esperada por la empresa, renta disponible del cliente,).

Los elementos que determinan las tarifas de la prestacin de los servicios son:

Costedelmaterialnecesarioencadaservicio:En funcin del tipo de servicio presta-do, se requerir un tipo y una cantidad de material determinada.

Costedepersonalnecesario: que se valorar en funcin del nmero de trabajadores necesarios para la prestacin del servicio, las gestiones que tengan que realizar, etc.

Costedeltransporte: La recogida y entrega de documentacin incrementar el pre-cio de los servicios en funcin del nmero estimado de viajes.

Tiempodeejecucindelservicio: Es el principal indicador de los costes del servicio, junto con el nmero de personal necesario.

Tarifasdelacompetencia.

A continuacin se muestran los precios medios de mercado y los que se han establecido para la elaboracin del plan econmico fi nanciero:

Cuadro10.-Tarificacindeservicios.

Fuente: Elaboracin propia

SERVICIO TARIFA (SIN IVA)

Digitalizacin 1 /unidad

Destruccin 7 /caja

Custodia 10 /caja/mes

Formacin 20 /hora

Gestin documental 45 /hora

En la elaboracin de este apartado del Plan de Negocio, se trabaj con el Manual prctico de gestin: Cmo calcular costes y ela-borar presupuestos.


7 . La localizacin de la empresa


7 .1 Asentamiento previsto y criterios para su eleccin

La empresa se ubicar en el polgono industrial NOVO MILLADOIRO del municipio de Ames, a cinco minutos de santiago de Compostela que, como capital de la comunidad es una de zona con gran dinamismo econmico y concentracin de empresas.

Los criterios que han determinado esta eleccin han sido los siguientes:

Posicinestratgica,confcilyrpidoaccesoalacapitaldeGalicia,ascomoalrestode la regin, favorecido por la autopista AP-9.

Elasentamientoensueloindustrialevitarproblemasdecalificacincomoactividadmolesta, gestin de residuos, etc.

ElpolgonoindustrialtendrfcilaccesodesdelasalidadelaautopistaAP-9.

DisponibilidaddeconexindealtavelocidadenInternet.

se alquilar una nave de 400 m2 y se realizar una costosa reforma para poder adaptar los cierres e instalaciones necesarias para la prestacin de los servicios. El precio del alquiler ser de 1.500 euros al mes y el contrato por 10 aos, con un incremento anual del 3% revisable a partir del quinto ao. La fianza de la nave ser de 2 meses por adelantado.

Las reformas a realizar sern las siguientes:

Acondicionamientoexterno:Rtuloidentificadorconlaimagendelaempresa.

Acondicionamientointerno:Adaptacindelanaveparalaprestacindelosserviciosde custodia, con la instalacin de sistemas contra incendios, seguridad, etc.

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7 . La localizacin de la empresa

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7 .2 Terrenos, edifi cios, instalaciones

La nave ser contratada en rgimen de alquiler, ascendiendo su coste a 1.500 euros mensua-les. La superfi cie es de 400 m2 distribuida en espacios diferenciados:

Zonadeoficina: espacio de unos 50 m2 destinado a organizacin y digitalizacin de documentos, impresiones, resolucin de consultas, etc. Adems, sera deseable habi-litar una pequea zona acondicionada para la celebracin de reuniones.

Zonadecustodia: contar con una superfi cie de aproximadamente 300 m2 destina-da a la custodia y archivo de la documentacin. Este espacio estar dotado con los equipos de seguridad necesarios, tales como extintores, cmaras de circuito cerrado, cierres de seguridad en puertas y ventanas, etc.

Almacn: espacio de unos 40 m2 destinado a guardar el material de ofi cina y los di-ferentes soportes fsicos utilizados de la documentacin: papel, CDs, DVDs, etc.

Aseoshiginico-sanitarios.

Para ampliar informacin sobre este apartado del Plan de Negocio, se pueden consultar las Memo chas de Bic Galicia, concretamente las del grupo Otros contratos, que contienen informacin sobre los Contratos de Arrendamiento.



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7 .3 Comunicaciones e infraestructuras del asentamiento

La ubicacin de la empresa en el Polgono industrial de NOVO MILLADOIRO permite la conexin por autova y autopista con santiago, Corua, Vigo y el resto de la comunidad aut-noma. Las caractersticas ms destacables de las comunicaciones e infraestructuras del asenta-miento son las siguientes:

FcilaccesoporcarreteraatravsdelaautopistaAP-9,queenlazaVigo-Santiago-Corua.

ConexinaInternetdealtavelocidad,telefonafijaymvil.

Facilidadesdeaparcamiento,entradaysalidadevehculosdelanave.

Lasinfraestructurasbsicasdelpolgonoindustrialsonladisponibilidaddeaguapo-table, alumbrado vial, limpieza y saneamiento.

8 . Recursos humanos


8 .1 Relacin de puestos de trabajo que se van a crear

se crearn tres puestos de trabajo adems del de las promotoras del proyecto, todos ellos a jornada completa: un transportista y dos documentalistas.

A medida que aumente la demanda de servicios, se incrementar el personal de la empresa segn las necesidades de cada momento (por ejemplo, para el servicio de transporte de docu-mentacin o asesora en gestin documental, formacin, etc.).

Las dos promotoras del proyecto realizarn las tareas de gestin de la empresa, gestin de proyectos, puesta en marcha de servicios y visita comercial. una de ellas posee estudios en do-cumentacin, por lo que se encargar de las tareas de asesora en gestin documental, tareas tcnicas de gestin documental y formacin. La otra promotora, con estudios y experiencia la-boral en Informtica, se encargar de la asesora informtica, diseo y desarrollo de aplicaciones informticas y control de datos.

Los documentalistas se encargarn de las tareas tcnicas de catalogacin, organizacin de archivos, control de datos, digitalizacin y destruccin de documentos e introduccin de datos.

La plantilla de personal se compone de:

Cuadro11.-Puestosdetrabajo

En el caso de los documentalistas, se valorar la experiencia profesional en archivos y el cono-cimiento de tcnicas administrativas bsicas, as como la posesin de carn de conducir.

En el caso del transportista, se valorarn conocimientos tericos de mecnica y experiencia en el reparto puerta a puerta.

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8 . Recursos humanos

En la elaboracin de este apartado del Plan de Negocio, se trabaj con los siguientes Manuales prct

31gestiondocumental cas

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