2 gestion del tiempo dos

PROYECTO

• ¿Qué es un proyecto?“Un esfuerzo temporal que se lleva a cabo para crear un producto, servicio o resultado único”.

• Temporal:• Tiene un inicio y fin definidos. • No quiere decir que sea de corta duración. • Temporal no aplica al resultado del proyecto.

• Único: El resultado es diferente de alguna manera distintiva de cualquier otro producto o servicio existente.La presencia de elementos repetitivos no afecta la unicidad.

• Elaboración progresiva:Desarrollado en pasos continuos e incrementales hasta obtener el objetivo

PLANIFICAR LA GESTION DEL CRONOGRAMA

• Implica documentar cómo planificarás, gestionarás y controlarás el cronograma del proyecto.

• La gestión adecuada del cronograma requiere que midas el progreso a lo largo del camino.

• Por lo tanto, como parte de la planificación, debes determinar con anticipación cuáles serán las medidas de desempeño, cómo y cuándo recopilarás los datos que necesitas para medir, cómo utilizarás los datos para mantener el proyecto en el buen camino, y qué harás cuando se produzcan variaciones.

DEFINIR LAS ACTIVIDADES• Involucra tomar los paquetes de trabajo creados en la EDT y

descomponerlos en las actividades que se requieren para producir los entregables del paquete de trabajo y, por ende, lograr los objetivos del proyecto.

• Las actividades deben estar a un nivel suficientemente pequeño para estimar, calendarizar y dar seguimiento y control.

• Luego, se hace una secuencia de estas actividades en el siguiente proceso, Secuenciar las Actividades. (la creación de los paquetes de trabajo en la EDT es parte de la gestión del alcance y la identificación de las actividades es parte de la gestión del tiempo.)

DEFINIR LAS ACTIVIDADES

• Definir las Actividades da como resultado una lista de actividades, que incluye todas las actividades requeridas para completar el proyecto, y la documentación de los detalles de esas actividades (atributos de las actividades).

• El proceso Definir las Actividades también incluye identificar los hitos para usar en el proyecto.

Hitos Los hitos son eventos significativos dentro del cronograma del proyecto.

No son actividades de trabajo, y no tienen duración. Ejemplo, los hitos podrían ser un diseño terminado, ciertas fechas límite de los entregables de un cliente o un punto de referencia requerido por la compañía.

Quizás el patrocinador imponga los hitos, y un resumen de estos hitos podría incluirse en el acta de constitución del proyecto. El director del proyecto también puede imponer hitos adicionales durante los procesos Secuenciar las Actividades o Desarrollar el Cronograma, como puntos de referencia para ayudar a controlar el proyecto.

SECUENCIAR LAS ACTIVIDADES• Involucra tomar las actividades e hitos y secuenciarlos en el orden en que se realizará el trabajo.

• El resultado es un diagrama de red

• El diagrama de red muestra sólo dependencias (relaciones lógicas). Si se añaden estimados de duración de las actividades (estimados) al diagrama, también puede mostrar la ruta crítica.

• Si se traza en relación con el tiempo (o se coloca contra una escala basada en el calendario), el diagrama de red es un diagrama de red del cronograma en escala de tiempo. HOSPITAL.mpp

ESTIMAR LOS RECURSOS DE LAS ACTIVIDADES

• Se determina el tipo y la cantidad de recursos necesarios.

• Recuerda que los recursos incluyen equipo y materiales, así como gente.

• El director de proyectos debe planificar y coordinar los recursos con el fin de evitar problemas comunes tales como falta de recursos y recursos que sacan del proyecto.

ESTIMAR LA DURACION DE LAS ACTIVIDADES

• En un proyecto dirigido correctamente, los estimadores tienen una EDT y puede que incluso hayan ayudado a crearla.

• Asimismo, cuentan con una descripción de cada paquete de trabajo (el diccionario de la EDT) y quizás también ayudaron en su creación.

• Quizás hasta hayan ayudado a crear la lista de actividades de los paquetes de trabajo, y saben que habrá reservas de tiempo y costo en el proyecto que se determinarán a través de cálculos reales, no conjeturas arbitrarias, para abordar los riesgos identificados o desconocidos.

• Para lograr estimados del tiempo realistas, se necesita tener acceso a la lista de actividades y los atributos, los requisitos de los recursos de las actividades, los calendarios de los recursos, la estructura de desglose de recursos, los activos de los procesos de la organización (datos históricos y lecciones aprendidas sobre la duración de las actividades, calendarios de los proyectos pasados, así como los factores ambientales de la empresa (cultura de la compañía y los sistemas existentes con los que el proyecto tendrá que tratar o de los que pueda hacer uso, tales como software de estimación y métricas de productividad). El registro de riesgos puede incluir los riesgos identificados, los supuestos y/ o las restricciones que deben reflejarse en los estimados.

Estimación de Actividades • El rol del director de proyectos en las estimaciones es: • Proporcionar al equipo la suficiente información para estimar adecuadamente cada actividad. • Dejar que aquellos que realizan la estimación sepan qué tan refinados deben ser sus estimados. • Completar una validación de la sensatez de los estimados. • Prevenir el relleno. • Formular una reserva • Asegurar que los supuestos hechos durante las estimaciones se registren para una revisión posterior.

TECNICAS PARA ESTIMAR

• Estimación por un valor • Cuando se utiliza un estimado por un valor para calcular el tiempo, el estimador presenta un estimado por actividad.

• Por ejemplo, la persona que hace la estimación dice que la actividad llevará cinco semanas. El estimado del tiempo se puede basar en el juicio de expertos o en información histórica, o podría ser sólo una conjetura.

• Estimación por tres valores • Estadísticamente, existe una probabilidad muy pequeña de completar un proyecto en una fecha exacta. Como sabemos, las cosas no siempre salen según el plan. Por lo tanto, a menudo es mejor plantear los estimados en un rango utilizando estimados por tres valores.

• Con la técnica de tres valores, los estimadores dan un estimado optimista (O), pesimista (P) y más probable (M) para cada actividad.

• La estimación por tres valores permite una mayor consideración de la incertidumbre de la estimación y los riesgos relacionados con las actividades.

ESTIMACION POR TRES VALORES• Distribución triangular (promedio

simple)Un promedio simple de los estimados por tres valores puede realizarse utilizando la fórmula (P + O + M)/3. El uso del promedio simple le otorga el mismo valor a cada uno de los estimados por tres valores cuando se calcula el costo o la duración de la actividad previstos. Con esta fórmula, los riesgos (estimados P y O) se consideran equitativamente junto con el estimado más probable (M).

• Distribución beta (promedio ponderado)

• El uso de la distribución beta (promedio ponderado) le da mayor consideración al estimado más probable.

• La fórmula de la distribución beta es (P + 4M + 0)/6. Dado que el estimado más probable se multiplica por 4, la fórmula pondera el promedio hacia el estimado más probable. Esto tiene la ventaja de que tiene en consideración los beneficios de la gestión de riesgos en la reducción de la certidumbre de los estimados.

ESTIMACION POR TRES VALORES

• La desviación estándar de la actividad es el posible rango del estimado.

• Por ejemplo, un estimado de actividad de 30 horas que tiene una desviación estándar de +/-2 podría terminar llevando entre 28 horas y 32 horas.

• Hemos incluido aquí la fórmula de la desviación estándar de la distribución beta. Cuanto más grande es el rango creado por el cálculo de la desviación estándar, mayor es el riesgo.

EJERCICIO• Calcula la duración esperada de la

actividad utilizando la distribución triangular

• Completa el diagrama con las formulas correspondiente

RESPUESTAS

GESTION DEL TIEMPO. DESARROLLAR EL CRONOGRAMA

• Una vez que el diagrama de red y los estimados de duración de la actividad están terminados, es el Momento de poner la información en una herramienta de cronograma para crear un modelo de cronograma.

• El modelo de cronograma incluye todos los datos del proyecto que se utilizarán para calcular el cronograma, por ejemplo, las actividades, las dependencias, los retrasos y adelantos, etc.

DESARROLLAR EL CRONOGRAMA• El modelo de cronograma incluye todos los datos del

proyecto que se utilizarán para calcular el cronograma, por ejemplo, las actividades, las dependencias, los retrasos y adelantos, etc.

• El cronograma del proyecto es la salida del modelo del cronograma; esto se refiere a las fechas finales e impresas que forman el cronograma que se convierte en la línea base y en parte del plan para la dirección del proyecto.

• El modelo de cronograma es un medio para mostrar diversas presentaciones del cronograma.

• El cronograma está basado en el calendario, aprobado y realista, al igual que todas las demás actividades y recursos necesarios para completar el trabajo del proyecto.

GESTION DEL TIEMPO. DESARROLLAR EL CRONOGRAMA

• El cronograma de un proyecto debe ser realista antes de que inicie la ejecución del proyecto.

• Un cronograma poco realista es culpa del director del proyecto.

• El software disponible puede ser extremadamente útil para calendarizar, analizar escenarios "que pasaría si" y para preparar los informes de estado, pero no te dice cómo dirigir un proyecto.

ANALISIS DEL LA RED DEL CRONOGRAMA

• Método de la ruta crítica

• • Compresión del cronograma

• • Modelado

• • Optimización de recursos

• • Método de cadena crítica

MODELO DE LA RUTA CRITICA

• El método de ruta crítica involucra determinar la ruta más larga a través del diagrama de red (la ruta crítica), lo más temprano y lo más tarde que puede comenzar una actividad, y lo más temprano y lo más tarde que se puede completar.

• Ruta crítica La ruta crítica es la ruta de más larga duración a través de un diagrama de red y determina el tiempo más corto que podría llevar completar el proyecto.

• Ayuda a probar cuánto tiempo va a llevar el proyecto • • Ayuda a determinar dónde enfocar tus esfuerzos de

dirección de proyectos• • Ayuda a determinar si una polémica necesita atención

inmediata • • Proporciona un medio para comprimir el cronograma

durante la planificación del proyecto y cuando sea que haya cambios

• • Muestra cuáles actividades tienen holgura y, por consiguiente, pueden retrasarse sin retrasar el proyecto

DEFINICIONES

• Holgura total La holgura total es la cantidad de tiempo que puede retrasarse una actividad sin retrasar la fecha de finalización o un hito intermedio del proyecto y sin dejar de cumplir con las restricciones impuestas del proyecto. Este es el principal tipo de holgura, aunque existen otras.

• Holgura libre Esta es la cantidad de tiempo que una actividad puede retrasarse sin retrasar la fecha de inicio temprana de su(s) sucesora(s) y sin dejar de cumplir con las restricciones impuestas del proyecto.

• Holgura del proyecto La holgura del proyecto es la cantidad de tiempo que un proyecto puede retrasarse sin retrasar la fecha de conclusión del proyecto impuesta externamente por el cliente o la gerencia, o la fecha previamente fijada por el director del proyecto.

DEFINICIONES

• Dentro de la ruta crítica las actividades tienen holgura cero. Las actividades en la ruta crítica que se retrasan o que tienen fechas estipuladas pueden resultar en holgura negativa.

• La holgura es un activo en un proyecto. Si sabes dónde tienes holgura, puedes utilizarla para ayudar a organizar y dirigir el proyecto

• ¿Cómo es que la holgura es un activo?

• Una vez que conoces la ruta crítica y cualquier sub-ruta crítica, puedes utilizar la holgura como una forma para enfocar la dirección en un proyecto y para lograr una mejor asignación de recursos. Por ejemplo, si tienes un recurso que no tiene mucha experiencia pero que debes utilizar para el proyecto, puedes asignarlo para trabajar en la actividad con mayor holgura.

• Conocer la holgura también ayuda a los miembros del equipo a manejar su trabajo en múltiples proyectos.

HOGURA CALCULO

• La holgura se calcula utilizando cualquiera de las siguientes ecuaciones:

• Holgura = Inicio Tardío (LS) - Inicio Temprano (ES)Holgura = LS – ES

• Holgura = Finalización Tardía (LF) - Finalización Temprana (EF).

Holgura = LF - EF

CALCULO DE LA HOLGURA

ES EF ES = Inicio TempranoEF = Finalizacion TempranaLS = Inicio Tardio

LS LF LF = Finalizacion Tardia

NOMBRE DE ACTIVIDAD CANTIDAD DE HOLGURA

Holgura = LS – ES Holgura = LF - EF

PROBLEMAS• Eres el director del proyecto para un nuevo proyecto y se te

han ocurrido las siguientes dependencias:

• • La actividad 1 puede iniciar inmediatamente y tiene una duración estimada de 3 semanas.

• • La actividad 2 puede iniciar después de que la actividad 1 esté finalizada y tiene una duración estimada de 3 semanas.



• • La actividad 5 puede iniciar después de que la actividad 4 esté finalizada y después de que la actividad 3 esté finalizada. Esta actividad lleva 4 semanas.

PREGUNTAS

• 1. Cual es la duración de la ruta critica• 2. Cual es la holgura de la actividad 3• 3. Cual es la holgura de la actividad 2• 4. Cual es la holgura de la ruta con la holgura mas larga.

• 5. El recurso que trabaja en la actividad 3 se sustituye por otro recurso menos experimentado. La actividad ahora llevará 10 semanas. Como afectará esto al proyecto.

PREGUNTAS• 6. Después de algunas pláticas entre los Interesados, se le agrega al proyecto una nueva actividad 6. Completarla llevará 11 semanas y debe finalizarse antes de la actividad 5 y después de la actividad 3. A la gerencia le preocupa que al proyecto se le agreguen 11 semanas por añadir esta actividad. Otro interesado argumenta que el tiempo será menor a 11 semanas. ¿Quién tiene la razón? Usa la información original (sin el cambio para la actividad 3 listada en la pregunta anterior) para responder esta pregunta

• 7. Basándose en la información de la pregunta 6, ¿cuánto más llevará el proyecto?

RESPUESTA

• 3. La holgura es de cero; está en la ruta crítica. Una actividad en la ruta crítica generalmente no tiene holgura.

• 4. La holgura es de 5 semanas. Sólo hay dos rutas en este ejemplo: Inicio, 1, 2, 4, 5, Final e Inicio, 1, 3, 5, Final. Sólo la ruta no crítica (Inicio, l , 3, 5, Final) tendrá holgura. Puedes calcular la holgura de esta ruta agregando la holgura de cada actividad: 0+5+0 = 5. Por lo tanto, la holgura total de la ruta con la holgura más larga es de 5.

• 5. No tendrá efecto. La longitud de la ruta de las actividades 1, 3 y 5 es 13. Agregar 4 semanas más a la longitud de la actividad 3 hará esa ruta de 17. Ya que esa ruta sigue siendo más corta que la ruta crítica, la ruta crítica no cambia. La longitud de la ruta crítica sigue siendo de 18 semanas porque la actividad 3 no está en la ruta crítica.

• 6. El interesado que dice que el tiempo que aumentará el proyecto será inferior a 11 semanas tiene la razón. La nueva actividad se agregará a una sub-ruta crítica que tiene una holgura de 5 semanas. Por lo tanto, agregar 11 semanas hará de esta ruta la nueva ruta crítica. El efecto total de agregar una actividad que lleva 11 semanas producirá un retraso en el proyecto de 6 semanas.

• 7. El proyecto llevará 6 semanas de más. (NOTA: Si respondiste 24, no leíste la pregunta correctamente).

EJERCICIO. RESPONDA A LAS SIGUIENTES PREGUNTAS

EJERCICIO

• Cual es la duración de la ruta critica?

• Cual es la holgura de la actividad B?

• Cual es la holgura de la actividad E?

• Cual es la holgura de la actividad D?

• Para acortar la longitud del proyecto, el patrocinador ofrece quitar del proyecto el trabajo de la actividad E, haciendo a la actividad D la predecesora de las actividades

• G y F. ¿Cuál será el efecto?

RESPUESTAS

• 3. La holgura es de un mes. Una vez que hayas terminado de calcular utilizando el método largo, normalmente todas las demás respuestas serán rápidas. Sólo observa el diagrama para ver la holgura de cualquier actividad.

• Aquí ten cuidado con la holgura de la actividad E. El proyecto debe estar concluido para finales del mes 33. La actividad E debe estar finalizada antes de que las actividades G, H y C puedan comenzar. Por lo tanto, la finalización tardía para E es 33 - 8 - 7 - 5 ó 13.

• La actividad E debe finalizarse después de la actividad D. Entonces la finalización temprana es 4 + 8, ó 12.

• Holgura = Finalización Tardía - Finalización Temprana, entonces 13 - 12 =l.

• 4. La holgura es de un mes; sólo observa el diagrama de red. Ahora consideremos el uso de un cálculo para obtener la holgura de la actividad D.

• El proyecto debe estar concluido para finales del mes 33. La actividad D debe estar finalizada antes de que las actividades E, F, G, H, C y B puedan iniciar. Observando hacia atrás por las dependencias, la finalización tardía es 33 - 8 - 7 - 5, pero entonces nos encontramos con un problema. Normalmente iríamos a lo largo de la ruta crítica, pero observa las actividades E y F. La actividad E es más larga que la actividad F, por lo que debemos ir a lo largo de la duración más larga del camino, de la actividad Gala actividad E, haciendo la finalización tardía 33 - 8 -7 - 5 - 8 ó 5.

• La finalización temprana es más fácil. No hay predecesores, por lo que la finalización temprana es el final del mes 4.

• Holgura = 5 - 4 ó 1 mes.

PREGUNTAS DE CONOCIMIENTO• • • ¿Puede haber más de una ruta crítica? Sí, puedes tener dos, tres o muchas rutas críticas. • • ¿Quieres tenerlas? No; incrementan los riesgos. • • ¿Puede cambiar una ruta crítica? Sí. • • ¿Puede haber holgura negativa? Sí; significa que estás atrasado.• • ¿Cuánta holgura tiene la ruta crítica? En la planificación, la ruta crítica tiene holgura total

cero. • Durante la ejecución del proyecto, si una actividad en la ruta crítica termina antes o después

de lo previsto, la ruta crítica puede tener holgura positiva o negativa. La holgura negativa en la ruta crítica requiere de acciones correctivas o cambios al proyecto para volver a alinearlo con el plan.

• • ¿Cambia el diagrama de red cuando cambia la fecha de finalización? No, no automáticamente, pero el director del proyecto debe investigar opciones para comprimir el cronograma tales como ejecución rápida y compresión del cronograma para cumplir con la nueva fecha. Luego, con los cambios aprobados, el director del proyecto debe cambiar el diagrama de red como corresponde.

• • ¿Dejarías el proyecto con holgura negativa? No; comprimirías el cronograma.

2 gestion del tiempo dos

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