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Fernando Rada Barona.
2. FUNDAMENTOS
DE AUDITORIA
AUDITORIA ADMINISTRATIVA
Qué es la auditoría ?
ETIMOLOGÍA:
• ´´ AUDIRE ´´ = ´´ OIR ´´
• ´´ AUDITOR´´ = ´´ El QUE OYE ´´
– Antes:• Auditores Eclesiásticos.
• Auditores Militares.
• Los oidores en la organización jurídica Española.
– Hoy:• Auditores médicos.
• Auditores Contables.
• Auditores Informáticos.
Que auditar?• Identificar el objeto del examen
(estados contable, Cursogramas)• Evaluar la significación de lo que se
debe examinar, teniendo en cuenta su naturaleza, la importancia de los posibles errores o irregularidades y el riesgo involucrado.
Que auditar?
• Obtener un conocimiento apropiado de la estructura del ente, sus operaciones y sistemas, las normas legales que le son aplicables, las condiciones económicas propias y las del ramo de sus actividades. (Manuales de Organización y Procedimiento)
ASEGURANDO LO BÁSICO …
Auditoría
Control Interno
Operaciones
Enfoque de Auditoria�QUE = TIPO�COMO = ALCANCE O
INTENSIDAD�CUANDO = OPORTUNIDAD
�Esto lo condiciona dos aspectos:– El Riesgo.– El Control Interno.
QUÉ CREA LA DEMANDA DE AUDITORÍA
� Credibilidad de la información contable
� Disminuir el riesgo de la empresa
� Disminuir el riesgo de información
� Información sana para socios� Información sana para
proveedores� Información sana para
acreedores� Información sana para la Bolsa
de Valores
EMPRESA = SISTEMA
Organización Sistema particular con objetivos
propios y compuesta por recursos humanos y materiales que actúan en una permanente
interrelación y con un cierto orden preestablecido.
CONDUCCIÓN DE LA ORGANIZACIÓN
Administración� Planificar.� Organizar.� Ejecutar.� Controlar.� Comunicar.
EMPRESA
ACCIONISTAS
TRABAJADORES
CLIENTES
SOCIEDAD
DIRECTIVOS
ADMINISTRACIÓN
PROVEEDORES
ENTIDADES FINANCIERAS
LOS USUARIOSDE LA
INFORMACIÓNCONTABLE
EMPRESA
Mercadeo y
Ventas
RecursosHumanos
Producción Contabilidad Y
Finanzas
Gestión y
Dirección
ENTORNO DE LOS NEGOCIOS
VISUALIZACIÓN DE LA EMPRESA
A
B
C
D
Recibo y prueba de materiales
Métodos para lograr RESULTADOS
Distribución
Clientes
Auditor independiente
Proceso contable
X
Y
W
ZProveedores
Proceso de Transformación o Prestación de Servicios
ProducciónAlistamiento Inspección
P
Procesos
O
Producción
C
Clientes
S
Proveedores
I
Insumos
Lo que nos precede Lo que hacemos
para agregar valor
Lo que nos sigue
Retroalimentacion
VISUALIZACIÓN DE LA EMPRESA
LogroResultados basados en la las cifras
Sistema de Gestion
AltaGerencia
Creación de la
Infraes-tructura
de Servicio
Opera-ción de la infraes-tructura
de Servicio
Mercadeo
y Ventas
Servicio
al
cliente
Abastecimiento
Investigación y Desarrollo de productos
Gestión Humana
Infraestructura corporativa
Cadena de valor de una empresa de Servicios
Los diferentes enfoques
Ciclo de producto Ciclo del Cliente
Investigación demercado / pruebas de sln
Aseguramiento del
Prod/Servicio(7x24)
Facturación
La Entrega delProd/Servicio
Los momentos de verdad
Venta
CONCEPTOS BÁSICOS DE NEGOCIO
LOS DIRECTIVOS
utilizan la información
contable para tomar decisiones que les permitan gestionar
la empresa.
LOS ACCIONISTAS
Toman la información contable para controlar las decisiones de los directivos cuando propiedad
y gestión están separadas.
El sistema de información económico financiero constituye uno de los principales pilares de las empresas, su misión es preveerde la información adecuada de todos los niveles de ella, principalmente en apoyo de las decisiones empresariales.
La contabilidad forma parte del sistema de información de la empresa y cumple un rol relevante en su funcionamiento. El nuevo portafolio del contador gerencial, es que el CPT tome una participación activa dentro de las organizaciones y las decisiones administrativas.
IMPORTANCIA DE LA INFORMACION CONTABLE.
La información contable se expresa en informes referidos a distintos aspectos. Entre éstos están los llamados Estados Básicos. Los estados básicos están generalmente elaborados para usuarios externos de las empresas. Esta información, a su vez, recibe el nombre de Contabilidad Financiera.
La contabilidad financiera tiene como base el registro de las operaciones en estructuras contables expresadas en la normativa vigente y el procesamiento de la información se ajusta a las Normas Internacionales de Contabilidad.
La toma de decisiones, entonces, constituye uno de los puntos principales en la gestión de las empresas y la información juega un rol relevante.
IMPORTANCIA DE LA INFORMACION CONTABLE.
La contabilidad es reconocida actualmente como una de las más importantes profesiones que ayudan a la gestión empresarial.
El CPT es una persona dedicada y con alto grado de habilidad analítica, hace uso inteligente de la información contable, conoce la técnica contable, las limitaciones que ellas aportan da una interpretación correcta a los enunciados financieros, tiene en sus manos la herramienta básica de la gestión empresarial.
La aptitud que adopte el contador público como profesional en su tarea directiva, debe estar encaminada a crear el ambiente propicio para la labor colectiva, de manera que cada trabajador contribuya a conseguir los fines comunes de la organización.
LA FUNCION DEL CONTADOR PUBLICO EN EL EJERCICIO PROFESIONAL
El marco del Gobierno Corporativo, se debe asegurar que se presenta la información de manera precisa y de modo regular acerca de todas las cuestiones materiales referentes a la sociedad, incluidos los resultados, la situación financiera, la propiedad y el gobierno corporativo.
Para poder hacer efectivo el poder decisorio de accionistas, directivos y aportantes de recursos, los intervinientes deben conocer a cabalidad la situación económica, social y humana de la compañía, de lo contrario el buen gobierno se circunscribirá a una mera declaración de buenas intenciones.
Se debe preparar, auditar y presentar la información siguiendo los estándares contables de calidad más exigentes, de descripción de riesgo financiero y no financiero y de auditoría.
Los canales de divulgación de información deben permitir a los usuarios un acceso a la información justo, regular a un costo razonable.
LA INFORMACION FINANCIERA Y EL GOBIERNO CORPORATIVO
SISTEMA CONTABLE
La contabilidad es la base sobre la cual se fundamentan las decisiones gerenciales y por tanto, las decisiones financieras. No existe actividad económica ajena al registro y afectación de las técnicas de la ciencia contable.La contabilidad es un sistema adaptado para clasificar los hechos económicos que ocurren en un negocio. De tal manera que, se convierte en el eje central para llevar a cabo diversos procedimientos que conducirán a la obtención del máximo rendimiento económico que implica el constituir una empresa determinada.
La contabilidad, es una herramienta empresarial que permite el registro y control sistemático de todas las operaciones que se realizan en la empresa, por ende no existe una definición concreta de la contabilidad aunque todas estas definiciones tienen algo en común.A continuación se presentan varias acepciones de la contabilidad que han sido definidas por diferentes autores :
“La contabilidad es el arte de registrar, clasificar y resumir en forma significativa y en
términos de dinero, las operaciones y los hechos que son cuando menos de carácter
financiero, así como el de interpretar sus resultados” (Instituto Americano de Contadores
Públicos Certificados)
“La contabilidad es el sistema que mide las actividades del negocio, procesa esa
información convirtiéndola en informes y comunica estos hallazgos a los encargados de
tomar las decisiones” (Horngren & Harrison. 1991)
“La contabilidad es el arte de interpretar, medir y describir la actividad económica” (Meigs,
Robert., 1992)
“La contabilidad es el lenguaje que utilizan los empresarios para poder medir y presentar
los resultados obtenidos en el ejercicio económico, la situación financiera de las empresas,
los cambios en la posición financiera y/o en el flujo de efectivo” (Catacora, Fernando,1998)
CONCEPTO DE CONTABILIDAD
SISTEMA CONTABLE
LA CONTABILIDAD DEBE SER:
� Comprensible� Relevante� Fiable� Comparable� Oportuna
LA INFORMACIÓN CONTABLE NO ES NEUTRAL POR:
�Errores involuntarios en su aplicación�Por errores voluntarios que oculten o
manipulen la información�Por la flexibilidad de aplicación de las
normas a favor de unos y en detrimento de otros.
DEFINICION
“ Es el arte de evaluar independientementelas políticas, planes, procedimientos,controles y prácticas de una entidad, con elobjeto de localizar los campos quenecesitan mejorarse y formularrecomendaciones para el logro de esasmejoras”.
E. Hefferon
AUDITORIA ADMINISTRATIVA
DEFINICIÓN
Una auditoria administrativa es un examen integral o parcial de una organización, con el propósito de precisar su nivel de desempeño y oportunidades de mejora
PROPOSITO
1- Evaluación objetiva, imparcial y competente de las actividades administrativas
2- Medio para reorientar continuamente los esfuerzos de la empresa hacia planes y objetivos en constante cambio
3- Ayuda a descubrir deficiencias o irregularidades en aquellas partes de la empresa que fueron examinadas.
4- Facilita a la dirección, lograr una administración más eficaz y eficiente
5- Permite evaluar calidad de los administradores y de los procesos
6- Evaluar lo adecuado de la información administrativa que se provee a la alta dirección, para la planeación (estratégica y operacional), la organización, la toma de decisiones, el control y demás funciones administrativas de alto nivel
7- Conocer los problemas que dificultan el desarrollo operativo y obstaculizan el crecimiento de la empresa.
8- Valorar la importancia de los problemas, encontrar sus causas y proponer soluciones adecuadas e implantarlas.
9- Realizar análisis y evaluación de factores tanto internos como externos en forma sistemática e integral.
10- Tomar medidas preventivas, para conservar la salud del organismo administrativo y evitar prácticas ineficientes, mejorar los métodos y desempeño administrativo y como consecuencia, disminuir los costos.
11- Sirve para comprobar la capacidad de la administración en todos los niveles
12- Determina los puntos donde hay un peligro potencial y resalta las oportunidades de mejorar, de reducir costos, de eliminar desperdicios y pérdidas de tiempo innecesarias, así como también evalúa la eficacia de los controles, observa si se sigue en todos los niveles la dirección de las políticas y objetivos y determina si la empresa está operando con las utilidades que debería.
CONCEPTO AUDITORIA ADMINISTRATIVA
Una auditoría administrativa es la revisión analítica total o parcial de una organización con el propósito de conocer su nivel de desempeño y perfilar oportunidades de mejora para innovar valor y crear una ventaja competitiva sustentable
OBJETIVOS
CONTROL
Evaluan el comportamiento
organizacional en relación con
estándares preestablecidos
PRODUCTIVIDAD
Optimizan el aprovechamiento de los
recursos de acuerdo con la dinámica
administrativa instituída por la
organización
ORGANIZACIÓN
Definen de la estructura, competencia,
funciones y procesos a través del
manejo efectivo de la delegación de
autoridad y el trabajo en equipo
SERVICIO
Vinculan cuantitativa y
cualitativamente las acciones de la
organización con las expectativas y
satisfacción de sus clientes
CALIDAD
Elevan los niveles de actuación de la
organización en todos sus contenidos y
ámbitos, para que produzca bienes y
servicios altamente competitivos
CAMBIO
Convierten a la auditoría en un
instrumento que hace más permeable y
perceptiva a la organización
APRENDIZAJE
Transforman a la auditoría en un
mecanismo de aprendizaje para que la
organización asimile sus experiencias y las
convierta en oportunidades de mejora
TOMA DE DECISIONES
Traducen la puesta en práctica y resultados
de la auditoría en un sólido instrumento
de soporte al proceso de gestión de la
organización
OBJETIVOS
ALCANCE
• Naturaleza jurídica• Criterios de funcionamiento• Estilo de administración• Enfoque estratégico• Proceso administrativo• Giro industrial• Sector de actividad• Ámbito de operación • Tamaño de la empresa• Número de empleados
• Relaciones de coordinación• Desarrollo tecnológico • Sistemas de comunicación e
información• Nivel de desempeño • Trato a clientes (internos y
externos)• Entorno• Productos y/o servicios• Sistemas de calidad
CAMPO DE APLICACIÓN
Sector Público
• Dependencias• Entidades paraestatales• Organismos autónomos• Gobierno de los estados• Comisionesintersecretariales
• Mecanismos especiales
Sector Privado
• Tamaño de la empresa• Sector de actividad• Naturaleza de sus
operaciones• Modalidad
Sector Social
• Tipo de organización• Naturaleza de su función
ORGANIZACIÓN
Estructura organizacionalDivisión y distribución de funcionesCultura organizacionalRecursos humanosCambio organizacionalEstudios administrativosInstrumentos técnicos
PLANEACIÓN
VisiónMisiónObjetivosMetasEstrategias / tácticasProcesosPolíticasProcedimientosProgramasEnfoquesNivelesHorizontes
AdquisicionesAlmacenes e inventariosAsesoría externaAsesoría interna Coordinación Distribución del espacioExportaciones Globalización Importaciones Informática Investigación y desarrollo MarketingOperacionesProveedores ProyectosRecursos financieros y contabilidadServicio a clientes Servicios generalesSistemas
DIRECCIÓN
LiderazgoComunicaciónMotivaciónGrupos y equipos de trabajoManejo del estrés, el conflicto y la crisisTecnología de la informaciónToma de decisionesCreatividad e innovación
CONTROL
NaturalezaSistemasNivelesProcesoÁreas de aplicaciónHerramientasCalidad
ELEMENTOS ESPECÍFICOSPROCESO ADMINISTRATIVO
ORGANIZACIÓN
Estructura organizacionalDivisión y distribución de funcionesCultura organizacionalRecursos humanosCambio organizacionalEstudios administrativosInstrumentos técnicos
PLANEACIÓN
VisiónMisiónObjetivosMetasEstrategias / tácticasProcesosPolíticasProcedimientosProgramasEnfoquesNivelesHorizontes
DIRECCIÓN
LiderazgoComunicaciónMotivaciónGrupos y equipos de trabajoManejo del estrés, el conflicto y la crisisTecnología de la informaciónToma de decisionesCreatividad e innovación
PROCESO ADMINISTRATIVO
ÁREAS DE APLICACIÓN
PERSPECTIVAS�Orientación hacia el aprendizaje
�Apertura a las figuras de delegación de autoridad
�Distribución más consistente de la información
�Pluralidad de enfoques para manejar una organización
�Contribución al desarrollo de una tecnología propia
� Integración más fluida a la globalización
�Evolución hacia una ética más intrínseca y consciente
�Énfasis en los estándares de calidad
� Impulsa los pilares para una ventaja competitiva� Bajo costo� Productos y servicios de calidad� Velocidad de respuesta� Innovación
A
UD
ITO
RÍA
AD
MIN
IST
RA
TIV
A
EMPRESA
PROCESO A
PROCESO B
PROCESO C
RETROALIMENTACIÓN
APLICACIÓN
Auditoría administrativa en empresas que operan en base a función/proceso
EMPRESA
PROCESO A
PROCESO B
PROCESO C
AUDITORÍA ADMINISTRATIVA
APLICACIÓN
RETROALIMENTACIÓN
Auditoría administrativa en empresas que operan basadas en procesos
EMPRESA
UEF UEF UEF
UEC
UEG
UEN
UEN
UEN
A
UD
ITO
RÍA
AD
MIN
IST
RA
TIV
A
RETROALIMENTACIÓN
APLICACIÓN
Auditoría administrativa en empresas que operan bajo una organización estratégica
AUDITORÍA ADMINISTRATIVA
MATRIZ
U.E. AMERICA
U.E. AFRICA
U.E. EUROPA
U.E. ASIA
RETROALIMENTACIÓN
APLICACIÓN
Auditoría administrativa en una empresa con un modelo de organización virtual con unidades a
nivel global