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Diego Alier – Líder del Proyecto DIFFUPAR Derby Escalona – Líder del Proyecto SofOS

Versión 1.0 mayo 18, 2013

DIRECCION DE OPERACIONES Código: DOSACNPR01

PROJECT CHARTER Fecha: 22/10/12 Pág.: 2 de: 33

Documento controlado Elaboración Revisión

Estructural: Revisión Técnica:

Aprobación Técnica Revisión Nº 4

SI Líder del Proyecto Intangibles Comité de

Práctica Dirección de Operaciones Fecha Revisión: 02/12/2012

CONTENIDO INTRODUCCIÓN ................................................................................................................................................. 3 I. CONTEXTO DE GRUPO DIFFUPAR ........................................................................................................ 4

A. RESEÑA HISTÓRICA .................................................................................................................................. 4 B. PRODUCTOS Y SERVICIOS ......................................................................................................................... 4 C. ESTRATEGIA ORGANIZACIONAL ................................................................................................................... 4

I. DEFINICIÓN DEL PROYECTO PERFUME .............................................................................................. 5 A. MISION ..................................................................................................................................................... 5 B. OBJETIVOS ESTRATÉGICOS ....................................................................................................................... 5 C. METAS ...................................................................................................................................................... 5 D. OBJETIVOS ESPECÍFICOS POR ÁREA ........................................................................................................... 6 E. INDICADORES DE LOGRO ........................................................................................................................... 6 F. FACTORES CLAVES DE ÉXITO .................................................................................................................... 7 G. PREMISAS DEL PROYECTO ..................................................................................................................... 9

II. ALCANCE ................................................................................................................................................ 10 A. ALCANCE FUNCIONAL .............................................................................................................................. 10 B. ALCANCE ORGANIZACIONAL .................................................................................................................... 11 C. ALCANCE TÉCNICO ................................................................................................................................. 12 D. ASPECTOS QUE SE ENCUENTRAN FUERA DEL ALCANCE ............................................................................. 14

III. METODOLOGÍA ....................................................................................................................................... 15 A. ESTRATEGIA DE IMPLEMENTACIÓN ........................................................................................................... 15 B. DESCRIPCIÓN DE LA METODOLOGÍA ASAP FLEX ...................................................................................... 16 C. ESTRATEGIA DE ENTRENAMIENTO DEL EQUIPO DE PROYECTO .................................................................... 20 D. INFRAESTRUCTURA ................................................................................................................................. 20 E. RESTRICCIONES, METODOS Y HERRAMIENTAS .......................................................................................... 20 F. VALIDACIÓN Y DOCUMENTACIÓN .............................................................................................................. 21 G. PROCEDIMIENTO DE GENERACIÓN DE INFORMES Y REPORTES DE ESTATUS DEL PROYECTO ........................ 21 H. PROCEDIMIENTO PARA ESCALAR DECISIONES ........................................................................................... 21 I. MANEJO DEL ALCANCE ............................................................................................................................. 22

IV. ORGANIZACIÓN DEL PROYECTO .................................................................................................... 23 V. PLANIFICACIÓN DEL PROYECTO ........................................................................................................ 28

A. ESTIMACIÓN DE ESFUERZOS .................................................................................................................... 28 B. FACTORES DE RIESGO ............................................................................................................................. 29 C. ESTRATEGIA TÉCNICA ............................................................................................................................. 31 D. CRITERIOS DE ÉXITO DEL PROYECTO ........................................................................................................ 32

VI. APROBACIÓN DEL PROJECT CHARTER ........................................................................................ 33








INTRODUCCIÓN A través del establecimiento de un acuerdo de servicio de consultoría con SofOS C.A., DIFFUPAR ha tomado la decisión de sustituir los sistemas que actualmente soportan sus operaciones por la Solución SAP SofOS Smart Comercializadoras. El presente documento, tiene el objeto de formalizar todo el contexto en el cual se llevará a cabo el proyecto PERFUME incluyendo sus objetivos, estrategia de implementación, organización del proyecto y el plan de trabajo que se requiere para llevarlo a un exitoso término. La aprobación de este documento, representará un hito en el plan de trabajo, indicando el inicio, propiamente dicho, de la implementación de la solución SAP seleccionada. Así como es imprescindible en un proyecto de esta envergadura, el contar con un plan estratégico a seguir, y establecer las directrices básicas para encausar el Proyecto, también es fundamental, que cada uno de los involucrados sea proactivo y desarrolle su propio plan de acciones para el cumplimiento de las actividades que le correspondan en dicho plan. El logro del éxito, no depende, necesariamente, del seguimiento estricto del plan, sino del aprovechamiento oportuno de las opciones favorables que se van presentando y, el sobreponerse a las barreras que surjan en el camino.








I. CONTEXTO DE DIFFUPAR

A. RESEÑA HISTÓRICA Diffupar S.A. es una empresa Argentina del tipo familiar, la misma fue fundada en el año 1982 por dos hermanos Felipe y Osvaldo Bordoni, principales y únicos accionistas. La empresa esta situada en uno de los barrios en los que está dividida la Capital Federal: “Colegiales”, lugar propicio y estratégico dentro de la ciudad para el buen desenvolvimiento del negocio. En una superficie superior a los 3000 metros cuadrados, han concentrado todas sus actividades, contando cada sector con el equipamiento necesario para el desarrollo de sus funciones específicas. Actualmente la empresa cuenta con una participación en el mercado de fragancias selectivas del 20%, siendo el mayor distribuidor de la Argentina no subsidiario. La sólida experiencia en el negocio, el fuerte vínculo con las marcas y proveedores junto con el respaldo financiero y el managment especializado han permitido que el negocio siga siendo rentable y atractivo a los ojos de cualquier inversor. Una de las fortalezas que destacan a Diffupar S.A. es la amplia gama de marcas prestigiosas que comercializa y representa y su gran capacidad de respuesta para abastecer en forma inmediata las necesidades del mercado. Su marcada experiencia ha hecho de este proyecto una empresa líder en la comercialización y distribución de fragancias y productos de cosmética y tratamiento en toda la Argentina, consolidándose desde su nacimiento como la empresa líder en el rubro que representa.

B. PRODUCTOS Y SERVICIOS

• Productos o Servicios. Artículos de reventa de perfumería y cosmética.

• Descripción del mercado. Perfumería y cosmética selectiva en la República Argentina.

Mercado: DIFFUPAR se desempeña en el mercado de la Distribución y comercialización de productos de perfumería y cosméticos a través de la venta de mayor y de retail en la republica argentina importada de Francia, España, Irlanda, USA, Italia, Alemania, etc.








I. DEFINICIÓN DEL PROYECTO PERFUME A. MISION

Implementación exitosa del Sistema SAP a través de la activación y uso de las mejores prácticas que permitan integrar toda las áreas de negocio de la organización a nivel logístico y contable contando con información clara, precisa y confiable que ayuden a toma de decisiones oportuna, mejora de nuestra rentabilidad y de la calidad de servicio.

B. OBJETIVOS ESTRATÉGICOS La Solución SAP ERP, con la implantación de sus principales funcionalidades, tendrá como finalidad servir de herramienta a las diversas áreas funcionales en la consecución de los objetivos estratégicos de la organización, y bajo este marco de referencia se establecen como objetivos estratégicos del Proyecto: 1. Proveer agilidad y visibilidad de la información logística y financiera, que permitan la

actualización y mejora de los procesos de negocio, con la finalidad de ofrecer un apoyo efectivo a la junta directiva, en su proceso de toma de decisiones.

2. Integrar los procesos del negocio, a nivel de funciones, datos y de los sistemas que los soportan, especialmente, con el propósito de eliminar la redundancia y disminuir el retrabajo.

3. Adoptar las mejores prácticas de negocio que suponen el uso de un sistema ERP (Enterprise Resources Planning) de CLASE MUNDIAL, con el fin de mejorar los procesos de negocio actuales

C. METAS

Para la implementación de la Solución SAP ERP, se debe cumplir con un conjunto de metas específicas del proyecto que soportaran los objetivos estratégicos, las cuales son:

• Actualización y modernización tecnológica del sistema de Gestión Empresarial • Agilización de los procesos de negocio a través de la automatización • Eliminación de la redundancia en procesos y datos • Documentación automática el flujo de datos de una transacción, de manera de que

quede traza de la misma y sea auditable. • Acceso a información confiable a través del uso de una base de datos común, que

asegure la consistencia, integridad y exactitud de los datos en forma oportuna. • Reducción de costos en términos de economía de tiempo, así como en términos de

mejoras en el control y análisis de las decisiones empresariales.








D. OBJETIVOS ESPECÍFICOS POR ÁREA Como complemento de los lineamientos estratégicos, cada una de las áreas organizacionales que forman parte del alcance del Proyecto, fijaron objetivos específicos, que a su vez servirán como indicadores de la efectividad del Proyecto:

FINANZAS

Automatizar los registros de información financiera con el objetivo de obtener información oportuna.

Flexibilizar el proceso de obtención de información directamente desde el sistema para realizar análisis.

Disminuir el tiempo de proceso de cierre y emisión de informes y estados financieros de la organización.

Emisión de reportes Financieros que ayuden al monitoreo de la rentabilidad de cada una de las cadenas, así como de las tiendas.

Cumplimiento de las normativas legales vigentes. Registro Automático de los procesos Intercompañias. Conciliación a fondo de las tarjetas de crédito Seguimiento y mejora de control de fondos y plazos de cobranza Automatizar las conciliaciones bancarias.

LOGISTICA Planificación y Control de Inventarios con la finalidad de optimizar los recursos y

mejorar la rentabilidad de las tiendas y de las cadenas. Control de existencias por cada una de las tiendas. Generación de Ordenes de Compras de mercancía por cada uno de los pedidos

realizados en las tiendas que nos ayude a su seguimiento y control. Aprobación en línea de las ordenes de compra según jerarquía organizacional

ayudando a mejorar el control interno. Disponer de informes en línea de inventarios de productos para la venta y de los

diversos estados de los articulos. Seguimiento de venta por artículos para conocer su demanda y preferencias Integración del ERP central con nuestra solución de POS

E. INDICADORES DE LOGRO Se han definido un conjunto de indicadores de gestión para medir el cumplimiento de los objetivos específicos del proyecto. Se determinó que el impacto del proyecto debería poder observarse en un aumento de la calidad de la información disponible para la toma de decisiones en la empresa. Esto significa que a partir de la entrada en operación de la Solución SAP ERP, la información debe llegar a los centros de toma de decisiones de manera más clara y organizada, más oportuna y más precisa y además debe ser más veraz y confiable.








Para comprender mejor cuál sería el efecto del valor agregado que SAP daría a la información, y cómo podría medirse ese efecto, se consideró que era necesario pensar en varias dimensiones o categorías de valor. Esas categorías son:

• Rapidez

• Disminución de errores

• Disminución de costos

• Disminución de riesgos. Los índices iniciales sobre los cuáles se harían las observaciones referentes al impacto del proyecto se especifican en Indicadores de Gestión del Proyecto PERFUME - DIFFUPAR.xls.

F. FACTORES CLAVES DE ÉXITO Los factores claves de éxito, son elementos que favorecen el logro de los objetivos que se han trazado, y distinguen al proyecto haciéndolo único. Los factores claves de éxito, se traducen en ventajas competitivas fundamentales que permitirán que el proyecto se ejecute en forma efectiva y eficaz. Para este Proyecto, se identificaron como Factores Claves de Éxito, los siguientes aspectos: Compromiso directivo: El comité directivo del proyecto debe comprometerse con los recursos necesarios para el proyecto y también apoyar al patrocinador y a los líderes del proyecto con las decisiones necesarias y oportunas para superar cualquier dificultad técnica, humana u organizacional durante la ejecución. Sólida planificación y acción: Líderes del proyecto deben adherirse a la planificación basada en la metodología ASAP y anticiparse a las actividades a ser ejecutadas para asegurar su cumplimiento en los tiempos estipulados, así como analizar las desviaciones que surjan y generar las acciones correctivas necesarias. Cumplir con los objetivos parciales y finales: El avance del proyecto se ejecutará de manera incremental, es decir enfocando objetivos específicos, que agrupados en objetivos generales permiten orientar y facilitar el trabajo del Equipo de Proyecto, pues se puede medir el avance del Proyecto de una manera más efectiva, y sin descuidar áreas por atender una multiplicidad de objetivos a la vez. Controlar el alcance del proyecto: Una de las razones más comunes de las extensiones de los proyectos es en primera instancia la indefinición inicial del alcance y posteriormente la falta de control para manejar las posibles peticiones de los involucrados en ampliar este alcance a medida que avance el proyecto.








Minimizar las modificaciones y desarrollos: El equipo de proyecto debe controlar la cantidad de esfuerzo que se aplicará en el desarrollo de nuevos programas, formularios y reportes. Es importante definir y ejecutar sólo aquellos desarrollos o modificaciones que sean estrictamente necesarios para el arranque del proyecto y dejar los deseables para la etapa de soporte luego de la puesta en marcha. Esto evitará retrasos en el arranque proyecto. Objetivos claros y concentración de esfuerzos: Desde los objetivos Estratégicos a las actividades más mínimas de este Proyecto, se deben presentar de manera más efectiva posible, de manera que los esfuerzos se dediquen a generar valor y, no se diluya en elementos distractores o irrelevantes para el Proyecto. Integrar los usuarios en el proceso: Para disminuir la resistencia al cambio, se deben establecer estrategias para incorporar y lograr el compromiso de las personas de la Organización que no fueron seleccionadas para el Equipo de Proyecto. El éxito de esta implementación, depende en gran medida de la participación e incorporación de todos los miembros de la Organización. Capacitación del personal: Es muy importante que se dedique tiempo y esfuerzo para el desarrollo de los adiestramientos. Esto evitará el re-trabajo y la pérdida de tiempo. Aclaratoria oportuna de asuntos pendientes: Durante la ejecución del Proyecto, especialmente por restricciones de tiempo y en pro de la eficiencia, los problemas o temas que se coloquen a discusión se atenderán con la premura correspondiente y con el firme propósito de darles respuesta o solución. Autoridad del Equipo de Proyecto: Cada uno de los Miembros del Proyecto debe asumir su rol individual y respetar el rol y las responsabilidades de sus compañeros; pero, sobre todo cada uno debe sentirse coparticipe de un Equipo, e internalizar el éxito como una meta del colectivo, pues el principio básico de este Proyecto será “El Todo es mayor a la Suma de sus partes”. Proceso ágil de toma de decisiones: El proceso de toma de decisiones en un proyecto como este debe ser de forma tal que las decisiones no sean apresuradas pero que tampoco muy lentas. Debe existir la fluidez necesaria para poder resolver en forma oportuna las disyuntivas que se presenten dependiendo del grado de importancia y de urgencia Dedicación de los empleados claves: A pesar de las restricciones que impone la dinámica diaria de la Empresa, se han seleccionado las personas más idóneas para la ejecución del Proyecto, por su preparación y su conocimiento sobre los procesos y prácticas de negocio de DIFFUPAR Manejo del Cambio: Identificar los factores de riesgos humanos y organizacionales que pueden influir negativamente en el éxito del proyecto y diseñar y ejecutar un plan de acción para eliminarlos o minimizarlos.








Una cultura corporativa que favorezca el cambio: Toda la organización debe mantener una cultura positiva de aceptación a los cambios en función de la mejora de su personal a nivel profesional y de los procesos que se ejecutan en la empresa.

G. PREMISAS DEL PROYECTO A continuación, se propone un conjunto de premisas básicas, que por lo menos permitiría responder y construir los lineamientos del proyecto durante su ejecución:

1. El Equipo de Proyecto contará con el tiempo adecuado asignado al proyecto. 2. El alcance será rigurosamente controlado por los gerente de Proyecto de DIFFUPAR y de

SofOS 3. Existirán cambios en los procesos como resultado de la implementación de las funciones

estándar de la Solución SAP ERP. 4. La complejidad se mantendrá tan baja como sea posible. El proyecto se centrara en

objetivos y resultados, no en procesos antiguos. La meta será mantener siempre soluciones simples.

5. DIFFUPAR, asegurará que los asuntos pendientes que pueden afectar el progreso del proyecto serán resueltos puntualmente.

6. Durante la etapa implementación, se desarrollarán sólo aquellos reportes que sean estrictamente necesarios.

7. El software de la Solución SAP ERP, será implementada durante el periodo de Mayo 2012 a Marzo 2013

8. Los miembros del Equipo de Proyecto estarán autorizados por la organización, para tomar decisiones sobre el ajuste del prototipo de la Solución SAP ERP en función de las necesidades del cliente.

9. DIFFUPAR, asegurará la integridad de todos los datos provistos para la conversión y migración de datos.

10. Los Usuarios Claves, llevarán a cabo la asociación de los datos desde sus sistemas actuales hacia la Solución SAP ERP para su posterior conversión.

11. DIFFUPAR, acepta la responsabilidad de incluir dentro del proyecto la gestión del cambio y por consiguientes los recursos necesarios.

12. El Plan de Proyecto será la guía de control y ejecución del Proyecto, la cual se revisará y adaptará según las circunstancias que se presenten, y que no se hayan considerado al crear el plan en términos de alcance, recursos y horarios de trabajo.








II. ALCANCE El alcance del proyecto está definido en tres (3) dimensiones: Alcance Funcional: Definido por las funciones de negocio, soportadas por la Solución SAP ERP, que han sido propuestas para la implementación. Alcance Geográfico y Organizacional: Definido por las ubicaciones físicas de DIFFUPAR, donde estas funciones será implementadas. Así como las áreas organizacionales que están involucradas directamente. Alcance Técnico: Definido por las ubicaciones físicas de DIFFUPAR donde estas funciones será implementadas. Así como las áreas organizacionales que están involucradas directamente. Especificar mejor

A. ALCANCE FUNCIONAL En el documento Escenarios de negocio definido después de los talleres de negocio se definirá el alcance la solución describiendo donde se especifican los Escenarios de negocios que se contemplan en el proyecto, los cuales son requeridos de acuerdo a los objetivos de negocio planteados por el cliente. Se especifican los escenarios de negocio de acuerdo al estándar de SAP Best Practices Baseline Package 1.603 para Argentina y de la solución de SofOS Smart Comercializadoras, así como los escenarios adicionales identificados y que han sido confirmados como parte del alcance del proyecto de implementación. Los detalles precisos, así como los respectivos procesos serán identificados y documentados durante la fase del “Business Blueprint”. Durante la Fase de preparación del proyecto se detectaron los siguientes GAPs que serán validados por el equipo de consultores durante los talleres de negocio con el cliente: • Interfaces con Operador Logístico TRF

• Envío de archivo de despacho a TRF • Confirmación de despacho • Envío de Facturación

• Facturación electrónica • Archivos PDF

• Envío de información al Banco de cartera de CxC • Retorno de cobranza y forma de pago (Novedades) • Envío de archivo de mercancía esperada • Confirmación de entrada de mercancía








• Cierre de pedido de compra • Emisión de Catalogo de productos a través de Bobj • Colocación de pedidos y consultas vía Web para vendedores • Formatos de reportes de GyP • Formatos de reporte de informe de cierre mensual • Adecuación de etiquetas Legal • Interfaces de lectura para la ubicación y recolección de articulo en ubicaciones • Evaluación de escenarios de Ventas Especiales para ver la factibilidad de implementación.

Consideraciones adicionales: En el proyecto de implementación de SAP se debe tomar en cuenta los siguientes aspectos:

• Impresión de etiquetas para el proceso de entrada de la mercancía • Gestión de ubicaciones (WM) para los almacenes Estomba (Argentina) y Caline

(Uruguay) • Utilización de la unidad de medida cajas. • Estipular en el plan de proyecto de la metodología un taller de discusión de campos

del maestro de articulo • Definir estrategia de entrenamientos de SAP para las ubicaciones remotas • Definir producto de POS, Plan de implementación y desarrollo de interfaces.

B. ALCANCE ORGANIZACIONAL El proyecto de implementación de SAP, involucra las siguientes áreas o unidades de la Organización definidos en la etapa de negociación:

Empresa / Entidad Jurídica / Sucursal

Unidad / Área Organizacional

Ubicación Geográfica País Ciudad / Región

DIFFUPAR Sede de Estomba ARGENTINA BUENOS AIRES CULPINA Red de Tiendas

DONTRIL Centro de distribución URUGUAY ZONA FRANCA

Cambio de Alcance: Durante la fase de preparación se planteo la incorporación de nuevas estructuras organizativas quedando acordado entre los gerentes de proyecto:








Empresa / Entidad Jurídica / Sucursal

Unidad / Área Organizacional

Ubicación Geográfica País Ciudad / Región

DIFFUPAR Sede de Estomba ARGENTINA BUENOS AIRES CULPINA Red de Tiendas División AGRO

SADAFIR Centro de distribución URUGUAY ZONA FRANCA

CALINE Centro de distribución URUGUAY MONTEVIDEO

Porto Calares URUGUAY MONTEVIDEO Prueba ARGENTINA

C. ALCANCE TÉCNICO El Alcance del Proyecto, desde el punto de vista técnico, implica las áreas de: Hardware, Gestión del Sistema Base de SAP (Basis) y Servicios de Soporte. Hardware Para la selección del Hardware, se siguió la Metodología de selección de Hardware establecida por SAP, la cual implica:

a. Dimensionamiento de los Servidores (Sizing): Para establecer la dimensión de los servidores se considera: Módulos de SAP a implementar, Número de usuarios, Almacenamiento, Esquema de respaldos, Sistema Operativo y Base de Datos.

b. Evaluación de aspectos técnicos: En este punto se consideran las características: Seguridad, Crecimiento, Actualización tecnológica, Soporte y precio.

c. Selección de Plataforma: Se evalúa la mejor combinación de Sistema Operativo y Base de Datos.

De esta evaluación, se seleccionó a IBM como proveedor de los Servidores de Desarrollo y Producción, y la Plataforma básica de los mismos quedó configurada de la siguiente forma:

Aplicativo: SAP ECC 6.0/ Retail. Total Usuarios: 100. Base de Datos: SQL Server 2008. Sistema Operativo: Windows 2008 o Linux.








Ambiente de Producción ECC 6.0: • 2 Procesadores Quad Core de última generación (posiblemente van a cotizar Six Core ya que Quad está de salida). • 16 GB de Memoria RAM. 146 GB en RAID 1. Sistema Operativo, SWAP y Binarios. • Base de Datos y Log´s 1 TB de espacio. Se sugiere RAID 10.

Ambiente de Calidad ECC 6.0:

• 1 Procesador Quad Core de última generación (posiblemente van a cotizar Six Core ya que Quad está de salida). • 16 GB de Memoria RAM. • 146 GB en RAID 1. Sistema Operativo, SWAP y Binarios. • Base de Datos y Log´s 1 TB GB de espacio. Se sugiere RAID 5.

Ambiente de Desarrollo:

• 1 Procesador Quad Core (posiblemente van a cotizar Six Core ya que Quad está de salida). • 12 GB de Memoria RAM. • 146 GB en RAID 1. Sistema Operativo, SWAP y Binarios. • Base de Datos y Log´s 300 GB de espacio. Se sugiere RAID 5.

Ambiente de Solution Manager:

• 12 GB de Memoria RAM. • 1 Procesador Quad Core de ultima generación (van a cotizar Six Core ya que Quad está de salida). • 146 GB en RAID 1. • Base de Datos y Log´s 220 GB de espacio. Se sugiere RAID 5.

Ambiente de WEB Dispatcher:

• 1 Procesador Quad Core de ultima generación (van a cotizar Six Core ya que Quad está de salida). • 8 GB RAM • 2 discos de 146 GB en RAID 1 • Tarjetas de Red redundantes. Durante la primera fase del proyecto se realizo el documento de dimensionamiento de Hardware considerando la activación de las funcionalidades de retail. El proveedor de Hardware puede proponer una configuración diferente a la descrita como básica en este documento y que podrá ser ajustada bajo autorización del cliente. El documento de Sizing para empresas de retail esta contenido en la documentación correspondiente a la fase 3 de la metodología ASAP Flex








Gestión del Sistema Base de la Solución SAP ERP (BASIS) y Servicios de Soporte

• Con respecto al área Basis, durante la ejecución del Proyecto, estas actividades deben regirse según lo estipulado en el acuerdo de servicio contratado con SofOS.

• La instalación de los Productos SAP, estará bajo la responsabilidad de SofOS, a quién

se le deberá indicar con anticipación la fecha para cual se podrá realizar esta instalación.

D. ASPECTOS QUE SE ENCUENTRAN FUERA DEL ALCANCE A continuación, se especifican las funcionalidades de la Solución SofOS Smart Solution que no forman parte del alcance de este proyecto de implementación de SAP, así como aquellas funcionalidades que se implementaran en forma restringida:

1. No se implementarán los sub-componentes:

CO-PC -> Calculo de costo de producto PP -> Planificación de la producción CS -> Gestión de Servicio

2. El módulo de Administración de Almacén (WM) será implementado únicamente para el

almacén de Producto Terminado de Estomba y Sadafir. Adicionalmente a los aspectos funcionales y organizacionales que se han establecido fuera del alcance de este proyecto, es pertinente establecer las actividades de gestión del proyecto que no recaerán bajo la responsabilidad de SofOS como proveedor de los servicios de consultoría, las cuales se especifican a continuación:

1. Desarrollo de Manuales de usuario: Los manuales a utilizar son los proporcionados por las best Practices donde se describen el proceso estándar de SAP a través de actividades paso a paso. El caso de modificación y adaptación serán los usuarios lideres de proceso y/o usuarios claves quienes podrán ejecutar dicha actividad.

2. Ejecución de pruebas de usuario: La ejecución de la validación de los procesos de negocio será responsabilidad de los usuarios que conforman el equipo de proyecto.

3. Consultoría de Procesos: Los servicios de SofOS se limitan al mejor uso de la herramienta de SAP y de como adaptar los procesos definidos en el proyecto dentro del sistema.








III. METODOLOGÍA

A. ESTRATEGIA DE IMPLEMENTACIÓN Para la ejecución del Proyecto, se utilizará la Metodología ASAP Flex, la cual es una Metodología desarrollada por SofOS sobre la base de la Metodología estándar de SAP denominada ASAP (Ascelerated SAP), bajo la premisa de partir de una Solución predeterminada, que en forma incremental es ajustada a las necesidades de la Organización. Esta Metodología reúne las mejores prácticas de implementación identificadas por SAP, ofreciendo un conjunto de herramientas orientadas a acelerar el proceso de implementación, y bajo los principios de eficiencia y efectividad en el uso de los recursos materiales y de tiempo del Proyecto. Sus características principales son:

• Diseñada para implementar una solución predeterminada (basada en SAP Best Practices y el Know-How de SofOS)

• El Business BluePrint esta predefinido, y es ajustado durante el proceso de implementación de la Solución SAP

• Resumida y enfocada en los aspectos críticos del proyecto. • Compendio de Aceleradores prediseñados para ejecutar con mayor rapidez las

actividades del proyecto • Basada en el concepto de prototipo incremental.

La Implementación abarcará a la organización del Grupo DIFFUPAR, en sus localidades de Argentina y Uruguay, establecidas en el alcance Organizacional, mediante la implementación por etapas. En la primera etapa, se realizará la implementación de los siguientes módulos de SAP:

Módulo SAP Empresa / Planta / División / Sucursal

• Gestión Financiera y Costos (FI y CO) • Tesorería (TR) • Gestión de Materiales (MM) • Gestión de Ventas y Distribución (SD) • Business Inteligence (BW/BO)

DIFFUPAR SADAFIR CALINE PORTO CALARES

Cambio de Alcance Organizativo detectado en la fase preparación inicial: - Se acordó entre los gerentes de proyecto realizar la medición del alcance funcional del

proyecto a través de los talleres de negocio y luego presentar el alcance definitivo. - El alcance definitivo se deberá mostrar al cliente a través de 3 documentos básicos:

o BBP de Estructura organizativa o BPML - Business process Master list








o Lista FRICE (lista de GAPS y desarrollos detectados) - En caso de requerir esfuerzo adicional de consultoría ese será acordado entre Diffupar y

SofOS y será ofertados por separado.

B. DESCRIPCIÓN DE LA METODOLOGÍA ASAP FLEX A continuación, se ofrece una descripción de las Fases que componen la Metodología ASAP Flex, y las cuales guiaron las actividades preliminares de este Proyecto, así como serán la guía de las actividades del Proyecto de implementación: Fase I: Establecimiento de Compromiso EL fin de esta fase, es lograr un acuerdo con el cliente para establecer los objetivos generales del proyecto y el alcance general del servicio. Actividades principales:

• Validación de las características del Cliente para establecer su condición de PyMe (SME) • Documentación de las expectativas del cliente • Documentación de la descripción general del cliente • Desarrollo de propuesta comercial • Aprobación de propuesta comercial

Entregables:

Entregable • Validación del cliente como PyMe • Documento de expectativas del Cliente • Documento de descripción del Cliente • Propuesta comercial aprobada

Fase II: Preparación Preliminar A través de esta Fase, se inicia el proceso de preparación del Proyecto, adelantando aquellas actividades críticas que pudiesen impactar de manera contundente en el cronograma del Proyecto (Duración estimada). Actividades principales:

• Identificación de requerimientos claves del Cliente • Inicio de Project Charter • Revisión de Plan de recopilación y transferencia de datos • Preparación del ambiente físico del proyecto • Definición del Landscape (Servidores) • Procura de los Equipos y de los elementos de la infraestructura técnica necesarios para

el Proyecto de implementación • Procura del Software asociado a la Solución SAP seleccionada por el cliente








Entregables: Entregable

• Documento descriptivo de las áreas de negocio atendidas por el proyecto y el plan de propuestas de mejoras

• Project Charter Preliminar • Plan General de recopilación y transferencia de datos • Plan de adecuación del ambiente físico del Proyecto • Cuestionario de Definición Técnica del Lanscape completo • Cotización aprobada • Acuerdo de Servicio • Orden de Compra por las Lincecias de la Solución SAP

Fase III: Preparación del Proyecto Esta Fase es netamente de planificación, y tiene como propósito culminar el proceso de preparación de todo lo necesario para que el proyecto inicie. Actividades principales:

• Desarrollo del Plan detallado del Proyecto • Conclusión de Project Charter • Ejecución de pick-Off del Proyecto • Instalación técnica de la Solución SAP (Servidores de Desarrollo y Control de Calidad) • Entrenamiento de la Metodología ASAP Flex • Revisión de Calidad de la Fase

Entregables:

Entregable Responsable • Project Charter aprobado Gerencia del Proyecto • Plan del Proyecto Gerencia del Proyecto • Landscape (Servidores) instalado y operativo Equipo BASIS • Entrenamiento de Metodología ASAP Flex

culminado Gerencia del Proyecto

• Informe de Revisión de Calidad Equipo QA

Fase IV: Business Blueprint En esta Fase, se establecen las brechas entre el Baseline SofOS (Prototipo), y la solución estándar adaptada a los requerimientos del cliente. Actividades principales:

• Diseño de la Estructura Organizativa del Cliente a través de los elementos organizativos de SAP.

• Establecer y estandarizar la Data Maestra • Completar el prototipo base • Generar Documentación del Prototipo








• Definir esquema de seguridad de la Solución SAP • Carga de Datos maestros iniciales (para pruebas) • Revisión de Calidad de la Fase

Entregables:

Entregable Responsable • BBP de Estructura Organizativa (SAP) Equipo de Proyecto • Configuración de la Estructura Organizativa en

Ambiente de Desarrollo Consultores Funcionales

• Prototipo configurado Consultores Funcionales Consultores Técnicos

• BPP (Business Process Procedure) ajustados • Documento de Configuración

Equipo de Proyecto

• Documento de Roles y Perfiles Equipo BASIS Consultores Funcionales

• Datos Maestros (Categorías) cargados en el ambiente de desarrollo

Consultores Funcionales Usuarios Claves


Fase V: Realización El objetivo de esta fase es validar los escenarios de negocio contemplados en el Baseline (Prototipo), cubrir las brechas (gaps), de acuerdo al alcance previamente establecido, que se detecten durante los ciclos de pruebas; y, completar la configuración, carga de datos e implementación de los niveles de seguridad del sistema para su operación. Actividades principales:

• Definir casos de prueba • Validar procesos de negocio (Ciclos de prueba) • Configuración del sistema de seguridad • Identificación de brechas (gaps) • Solución de las brechas (gaps) identificadas • Planificación de entrenamientos de usuarios finales • Pruebas de integración • Revisión de Calidad de la Fase

Entregables:

Entregable Responsable • Documento de Casos de Negocio de Prueba Líderes de Procesos

Usuarios Claves • Documento de Validación de Casos de Negocio Consultores Funcionales

Usuarios Claves • Sistema de Seguridad configurado Equipo BASIS • Roles y Perfiles verificados y aprobados Usuarios Claves • Lista de Gaps Líder de Desarrollo ABAP








• Desarrollo de Soluciones de Gaps Líder de Desarrollo ABAP • Plan de Entrenamiento de usuarios Finales

aprobado Gerencia del Proyecto

• Documento de Pruebas Integrales ejecutadas y aprobadas

Gerencia del Proyecto

• La Informe de Revisión de Calidad Equipo QA Fase VI: Preparación Final El propósito de esta Fase es culminar todos los preparativos para el inicio de operaciones vivo de la Solución SAP, entrenar a los usuarios finales, y obtener la aprobación definitiva para la fecha de inicio de las operaciones (Fecha de Go-Live). Actividades principales:

• Desarrollar Plan de Cut-Over y Soporte en operaciones • Establecer estrategia de soporte a corto y mediano plazo • Entrenamiento de usuarios finales • Aprobación de la Fecha de entrada en vivo • Ejecución del Cut-Over • Revisión de Calidad de la Fase

Entregables:

Entregable Responsable • Plan de Cut-Over aprobado Gerencia del Proyecto • Entrenamiento de usuarios Finales ejecutado Gerencia del Proyecto • Estrategia de soporte documentada y aprobada Gerencia del Proyecto • Implementado Escritorio de Ayuda Gerencia del Proyecto • Anuncio formal de la Fecha de Go-Live aprobada Gerencia del Proyecto • Cut-Over ejecutado Equipo de Proyecto • Informe de Revisión de Calidad Equipo QA

Fase VII: Puesta en Marcha y Soporte En esta fase, se inician las operaciones en la Solución SAP, poniendo en marcha la estrategia de soporte aprobada, y culmina con el primer cierre de período contable en la Solución SAP. Actividades principales:

• Soporte a usuarios • Documentación, monitoreo y solución de temas pendientes (issues) • Primer cierre de período contable ejecutado • Revisión de Calidad de la fase

Entregables:

Entregable Responsable • Informe de solicitudes de soporte atendidas y

cerradas Gerencia de Proyecto








• Lista de issues cerrados Gerencia de Proyecto • Informes contables del primer cierre de período

contable Líderes de Proceso


C. ESTRATEGIA DE ENTRENAMIENTO DEL EQUIPO DE PROYECTO Sera creado un equipo de proyecto conformado por usuarios lideres de proceso y usuarios claves que desarrollaran el proceso de implementación del sistema SAP recibirán entrenamientos incrementales durante la ejecución del proyecto. A continuación se especifican los tipos de entrenamientos que impartirán durante el proyecto de implementación de SAP

o Entrenamientos durante los procesos de Talleres de validación de prototipo o Entrenamientos planificados durante los meses de Octubre – Diciembre o Entrenamientos durante la fase de preparación final dirigido a los usuarios finales o Entrenamiento basis para administración de plataforma o Entrenamiento técnico – funcional básico para el mantenimiento post productivo de

las operaciones en las área de división, almacenes, ubicaciones, impuestos (compras, ventas y finanzas), Tiendas, Estructuras de Centro de costos, centros de beneficios y Análisis de rentabilidad.

o Entrenamiento ABAP de Nivel I

D. INFRAESTRUCTURA El equipo de Proyecto estará localizado en las instalaciones de DIFFUPAR, Buenos aires, Argentina. Se dispondrá de un área específica para el equipo de consultoría, contemplándose el trabajo en está área y en los puestos de trabajo de los Usuarios Claves y Usuarios Líderes de Procesos. Adicionalmente, a través de las respectivas gestiones que implican las normas de las Empresa, se puede hacer uso de las Salas de Reuniones que dispone la empresa en sus instalaciones con previa solicitud. Los usuarios lideres de proyecto designado en la estructura del organigrama de proyecto serán responsable del relevamiento de información y de la definición de procesos de todas las sociedades involucradas en la definición de la estructura organizativa. Se creará un usuario en el sistema SAP para cada uno de los Consultores, así como usuarios por área para los Usuarios Claves y Usuarios Líderes de Procesos. Así mismo, se instalará el acceso al ambiente de Calidad (Mandante de QA) del Servidor de Desarrollo a todos los usuarios que deban participar en las pruebas de validación del prototipo.

E. RESTRICCIONES, METODOS Y HERRAMIENTAS








La implementación se hará a través de los lineamientos y procedimientos establecidos por la Metodología ASAP Flex. Por ello, todos los miembros del Equipo recibirán un entrenamiento sobre esta Metodología, y se utilizará SAP Solution Manager para gestionar las actividades a ejecutar en el Proyecto. La Configuración del Sistema se hará a través de la Guía de Implementación (IMG), la cual está incorporada en el Sistema, por tanto, los consultores deberán documentar las parametrizaciones a través de esta herramienta. Durante la fase de implementación, se utilizará el Sistema OSS de SAP, para consultar las Notas que pudieran aplicar en el Proyecto, documentando aquéllas que sean seleccionadas en la implementación.

F. VALIDACIÓN Y DOCUMENTACIÓN La Documentación es una actividad del Proyecto; de manera que se desarrollará en cada una de las Fases y no al final del Proyecto. La Documentación se hará bajo los estándares establecidos en la Primera Fase, y será validada por la Gerencia del Proyecto y, en caso de ser necesario, por el Comité Directivo.

G. PROCEDIMIENTO DE GENERACIÓN DE INFORMES Y REPORTES DE ESTATUS

DEL PROYECTO En la gestión de este proyecto, se han procedimentado las siguientes actividades: 1. Manejo de Cambios 2. Estudio de Impacto 3. Reporte de “asuntos pendientes” 4. Informe de progreso del Proyecto 5. Manejo de Alcance del Proyecto Los procedimientos con respecto al área técnica, se prepararán en la Fase de Business Blueprint, y se anexarán a los de Gestión de Proyecto.

H. PROCEDIMIENTO PARA ESCALAR DECISIONES

La solución de problemas referentes a la Gestión del Proyecto, debe seguir el las siguientes reglas de escalamiento de decisiones: La Gerencia del Proyecto, en compañía de los miembros del Equipo debe establecer las soluciones a problemas en primera instancia. En caso de que no se logre una decisión








consensuada, entonces debe recurrirse al Patrocinador, de manera que él tome la decisión directamente. Si el Patrocinador considera que debe consultarlo con el Comité Directivo, éste presentará el tema en reunión extraordinaria del Comité y la decisión será por Mayoría. Este esquema implica que para avanzar en cada nivel de la escala de toma de decisiones, debe existir acuerdo entre las partes interesadas y, sólo se escalará cuando sea totalmente necesario.

I. MANEJO DEL ALCANCE El alcance del proyecto está definido en el capitulo III de este documento. Es un requisito vital que el proyecto está restringido a este alcance. Cualquier funcionalidad que se encuentre fuera de este alcance acordado podrá amenazar el proyecto en términos de tiempo y recursos. A medida que el proyecto progrese puede presentarse la necesidad de cambiar el alcance. Entonces, cualquier propuesta de cambio debe ser regido por procedimientos estrictos que controlen este proceso. El objetivo es minimizar el impacto del trabajo al Equipo de Proyecto y el cumplimiento de las fechas planificadas. Todas las Solicitudes de Cambio de Alcance se deberán someter a la consideración de los Líderes del Proyecto. Se evaluará el cambio, en términos de su impacto en la carga de trabajo, el costo y las fechas planificadas del proyecto. Las Solicitudes de Cambio de alcance, una vez que han sido consideradas por la Gerencia del Proyecto, se someterán a la consideración de SOFOS, como Proveedor de Servicios de Consultoría, con la finalidad de establecer el impacto a nivel del Acuerdo de Servicio, costos y disponibilidad de recursos. Con el estudio de factibilidad establecido por SofOS, los Líderes del Proyecto deberán presentar los resultados al Patrocinador del Proyecto, quién aprobará o rechazará dicho cambio.








IV. ORGANIZACIÓN DEL PROYECTO

En este capítulo, se describirán cada uno de los roles identificados dentro de la Estructura del Equipo del Proyecto (Ver Figura 1). La intención básica es justificar el rol dentro de la estructura establecida, e indicar las responsabilidades principales de cada uno. Comité Directivo El Comité Directivo, es el ente encargado de establecer en forma conjunta la Visión, así como los objetivos estratégicos del Proyecto, en el mediano y largo plazo. Así mismo, debe establecer prioridades, aprobar el alcance y resolver temas de alto impacto para el Proyecto y la Organización, y que no pudiera resolver el Patrocinador directamente. Sus responsabilidades son:

• Lograr el compromiso para los recursos requeridos por el Proyecto • Monitorear el progreso del Proyecto, así como el impacto del mismo sobre la Empresa. • Delegar el proceso de toma de decisiones no estratégicas a los líderes del Equipo de

Proyecto • Tomar decisiones en forma oportuna, soportando al Gerente del Proyecto en la

consecución de los Objetivos establecidos. Patrocinador del Proyecto El Patrocinador del Proyecto, es el encargado principal de comunicar la Visión, así como los objetivos estratégicos, a mediano y largo plazo, del Proyecto con respecto a las expectativas de la Organización. Sus responsabilidades son:

• Como principal dueño del proyecto, tiene el poder de toma de decisiones en lo que respecta a la aprobación y asignación de recursos al Proyecto, bajo los lineamientos y apoyo del Comité Directivo.

• Establecer prioridades, aprobar el Alcance del Proyecto, y resolver los problemas de alto nivel y que afecten directamente a la Organización.

• Promover el Proyecto en la Organización. En consecuencia, cuando existan conflictos, está facultado para negociar y promover una solución al respecto.

• Autorizar el presupuesto del Proyecto • El Patrocinador como miembro del Comité Directivo, debe participar en las reuniones de

seguimiento del Proyecto. Gerente o Líder del Proyecto El Gerente del Proyecto tiene la responsabilidad de velar por la generación oportuna de los entregables del Proyecto, lo que implica la gestión diaria del mismo. El Gerente del Proyecto establece el enlace entre el Comité Directivo y el Patrocinador, con los demás Miembros del equipo.








La figura de Gerente de Proyecto, para facilitar la gestión del Proyecto, así como asegurar la correspondencia de los objetivos del mismo con los intereses de la Empresa, se dividirá en dos roles: Gerente de Proyecto DIFFUPAR y Gerente de Proyecto SofOS. Aun cuando ambos roles compartirán las responsabilidades de administración del Proyecto, la diferencia radicará en que el primero liderizará el contingente de personas asignadas por parte de la Empresa para este Proyecto, y el segundo coordinará el Equipo de Consultores Funcionales y ABAP asignados para la implementación de la Solución SAP; manteniendo una continua comunicación y sincronización en las actividades del Proyecto. Sus responsabilidades son:

• Definir la estrategia de implementación • Preparar y mantener el Plan del Proyecto, tanto en lo que respecta al presupuesto, como

a los programas de ejecución. • Comunicar el estatus del Proyecto ante el Comité Directivo y, ante los Miembros del

Equipo. • Gestionar el proceso de atención de “asuntos pendientes” relacionados con la ejecución

diaria del proyecto. • Tiene la responsabilidad de escalar ante el Patrocinador, aquellos temas o puntos que no

pueda resolver directamente. • Conducir reuniones para revisar la culminación de cada Fase • Mantener y promover los canales apropiados para informar a los miembros del Equipo, y

al resto de la Organización sobre los avances y el estatus del Proyecto. • El Gerente del Proyecto, debe anticipar las desviaciones del proyecto, y tomar los

correctivos que correspondan en forma oportuna. También, tiene la responsabilidad de manejar una visión integrada de los proceso de Negocio que tienen vida en el contexto de la Empresa, para asegurar la sincronización del proyecto de implementación con las expectativas de la Organización.

Equipo de QA Es responsable de la evaluación de los resultados de cada hito del Proyecto, así como de la culminación de cada Fase. Debe conducir revisiones periódicas del Proyecto con el fin de asegurar:

• Adherencia a la estrategia de implementación; así como la aplicación de la Metodología ASAP y sus herramientas.

• Progreso del Proyecto con respecto al Plan • Entregables del Proyecto completos y correctos, y conformidad con el proceso de

aprobación establecido • Cumplimiento de las Políticas de control establecidas por la Empresa en lo que respecta

la Solución SAP que se implementará. Provee un punto de vista independiente de la ejecución del Proyecto. Por lo tanto, documenta y comunica las observaciones y recomendaciones pertinentes al proceso, tanto al Comité








Directivo como a los demás miembros del Equipo. Debe participar en las reuniones del Comité Directivo. Líder de Manejo del Cambio Es el encargado identificar los riesgos humanos y organizacionales de la implementación y ejecutar las acciones necesarias para minimizar estos riesgos. De la misma forma debe asegurar que las cualidades humanas y organizacionales se aprovechen lo máximo posible para lograr alcanzar el mayor valor de retorno sobre la inversión realizada. Sus responsabilidades son:

• Identificar y minimizar los riesgos humanos y organizacionales así como desarrollar y mantener un plan para la gerencia del cambio.

• Facilitar eventos de cambios organizacionales cuando estos sean requeridos (por ejemplo, un taller de adaptación a los cambios).

• Proporcionar esquemas que faciliten y aseguren la ayuda necesaria a las áreas afectadas por el proyecto para minimizar los riesgos organizacionales.

Líder del Equipo Técnico Este rol es el encargado de desarrollar y mantener toda la estructura técnica del Proyecto. El contará con un equipo de consultores de las áreas de Sistemas Operativos, Bases de Datos y Administración de Redes. Este debe asegurar el funcionamiento correcto de las Aplicaciones contempladas en la Solución SAP, y debe apoyar al equipo de Desarrollo (ABAP) en las áreas mencionadas. El equipo técnico, será administrado a discreción del Gerente Técnico en función de satisfacer los requerimientos del Proyecto, estableciendo la coordinación pertinente con la Gerencia del Proyecto. Sus responsabilidades son:

• Identificar los requerimientos técnicos del Proyecto de implementación de la Solución SAP

• Monitorear diariamente la ejecución del Proyecto desde el punto de vista técnico, con el fin de prevenir desviaciones y atender los requerimientos inmediatos.

• Aplicar acciones correctivas en caso darse una desviación en el Proyecto • Desarrollar y gestionar el plan de Cut-over (fecha de corte), priorizando en las

actividades técnicas para el inicio de la Fase de Puesta en Marcha del Sistema de Producción.

• Ayudar en el mantenimiento de la infraestructura de comunicación que se haya establecido para el equipo de Proyecto.

Usuario Líder de Procesos El Usuarios Líder de Procesos tiene la responsabilidad de establecer un punto de vista estratégico de los procesos de negocio del área que le corresponda. Le corresponde validar la solución propuesta para el área de negocio que lideriza. Debe colaborar en la gestión de








“asuntos pendientes” en forma oportuna, asumiendo el proceso de toma de decisiones y, contando con el apoyo de sus pares. Si no puede resolverlo, entonces, podrá escalarlo a la Gerencia del Proyecto. Sus responsabilidades son:

• Asegurar que los objetivos y metas sean cubiertos por la Solución • Apoyar al equipo de Consultores y Usuarios Claves en la modelación de los procesos de

negocio • Identificar y administrar los escenarios de negocio críticos en el Sistema, y validar los

resultados obtenidos versus los esperados. Usuarios Claves El Usuario Clave es responsable del diseño detallado de los procesos de negocio, con el apoyo del Consultor Funcional, que serán implementados a través de la Solución SAP. También, tiene la responsabilidad de trabajar con el equipo encargado de desarrollar la documentación y la estrategia de entrenamiento de los usuarios finales, de manera de identificar los procesos de negocio y las tareas en el Sistema que se consideren claves. Sus responsabilidades son:

• Analizar y descomponer los procesos de negocio • Documentar, con el apoyo del Consultor Funcional, los procesos de negocio • Asegurar que los procesos de negocio han sido correctamente representados a través

de la configuración de la Solución SAP. • Participar en el diseño de Reportes, Formularios, Interfaces y Programas de conversión

de datos. • Efectuar las pruebas en el Sistema de Aseguramiento de Calidad (QA). • Resolver “asuntos pendientes”, y escalarlos a los Usuarios Líderes de Procesos cuando

no pueda hacerlo directamente. • Validar con los usuarios finales los procesos de negocio configurados en la Solución

SAP. • Establecer y proveer los datos que deben ser convertidos/migrados del Sistema actual a

la Solución SAP. Para esta tarea contarán con el apoyo, tanto del consultor Funcional como del Consultor ABAP.

Consultor Funcional SAP El Consultor Funcional SAP, tiene como responsabilidad diseñar los procesos de negocio, así como los requerimientos de Reportes e Informes analíticos, en términos de configuración de la Solución SAP. Le corresponde:

• Con el apoyo de los Usuarios Líderes de Procesos y de los Usuarios Claves, modelar los procesos de negocio, y establecer las especificaciones de los requerimientos de información que deben ser atendidos por el equipo de desarrollo.

• Apoyar al equipo de desarrollo en la ejecución de sus actividades. • Apoyar en el proceso de establecimiento y diseño de la estrategia de

conversión/migración de datos. • Configurar los productos SAP de acuerdo a las especificaciones establecidas en la Fase

de Business Blueprint.








• Definir, con el apoyo de los Usuarios Líderes de Procesos, los perfiles de acceso y autorización.

• Facilitar y apoyar el proceso de transferencia de conocimientos sobre la Solución SAP, tanto a los miembros del equipo como a los usuarios finales de la misma.

• Reportar a la Gerencia del Proyecto sobre el avance de sus responsabilidades. Líder de Desarrollo Este rol implica la coordinación del proceso de desarrollo de mejoras o ampliaciones de la Solución SAP, a través de la gestión de un sub-proyecto. Este, tiene la responsabilidad de mantener informada a la Gerencia del Proyecto en lo que respecta a los avances y estatus del Sub-Proyecto de Desarrollo. Sus responsabilidades:

• Crear y mantener el Plan de trabajo del Sub-Proyecto de Desarrollo • Coordinar reuniones periódicas con el equipo de desarrollo, para medir el avance,

anticiparse a desviaciones y establecer medidas preventivas. • Comunicar periódicamente el estatus del Sub-proyecto a la Gerencia del Proyecto. • Mantener los estándares de desarrollo • Establecer las prioridades, en comunión con la Gerencia del Proyecto y los Usuarios

Líderes de Procesos. • Establecer la factibilidad técnica de los desarrollos identificados

Consultor ABAP El Consultor ABAP, es un consultor técnico especializado en las herramientas de desarrollo que contempla SAP para la ampliación, mejora y adaptación de una Solución SAP a los modelos de negocios de una Organización. Sus responsabilidades:

• Desarrollar los programas de conversión/migración de datos, de acuerdo a las especificaciones establecidas por los Consultores Funcionales, y de acuerdo a las especificaciones establecidas en el BBP.

• Desarrollar los programas, reportes, formularios e interfases según especificaciones establecidas en el BBP

Especialista de la Práctica (SofOS) Es responsable de guiar y apoyar, desde los puntos de vista metodológico y técnico-funcional, el proceso de implementación. Es responsable de asegurar:

• Adherencia a la estrategia de implementación; así como la aplicación de la Metodología ASAP Flex y sus herramientas.

• Cumplimiento de los principios de reusabilidad en la configuración y desarrollos • Cumplimiento de las Políticas de SofOS en lo que respecta al uso de las Best Practices

de SAP, así como las desarrolladas internamente.








Fig. 1: Estructura Organizativa del Proyecto

© 2006 SofOS c.a Prohibida su reproducción sin autorización

Osvaldo BordoniPatrocinador

Diego AlierGerente de Proyecto

Derby EscalonaGerente de Proyecto

SAP

Jorge MuñozLíder Gestión del

Cambio

Eduardo CastroLíder Equipo IT

FINANZAS CONTROLLING COMPRAS ALMACEN VENTAS POS

Marcelo BujvajLíder de proceso

Simón MoralesConsultor

Gonzalo Gorriti Verónica Nardi Fabiana Patito

Lucas EcheverríaUsuarios Clave

Lucas EcheverríaLíder de proceso

Simón MoralesConsultor

Pablo CorveraJ.C. Martínez

Gonzalo GorritiUsuarios Clave

Laura NappiLíder de proceso

Carla BravoConsultor

Erika GittelmanSantiago BouchardGabriela Vázquez

Usuarios Clave

Leonardo GonzálezLíder de proceso

Carla BravoConsultor

Luis LiporaceTeresa ToledoUsuarios Clave

Osvaldo BordoniLíder de proceso

Inés FigueraConsultor

Bruno BordoniJorge ConversoLuciana GrinfeldIgnacio TeodoriUsuarios Clave

Gerardo SpinaLíder de proceso

Inés FigueraConsultor

Franco BordoniCarolina BazuziGraciela Solis

Silvina BarberiUsuarios Clave

Alfredo AvilanLíder ABAP

Carlos HenríquezSofOS IT

Osvaldo BordoniBruno BordoniFranco Bordoni

Comité Directivo

V. PLANIFICACIÓN DEL PROYECTO

Los procesos de negocios identificados en el alcance del Proyecto, deben ser ampliamente detallados en la Fase de Business Blueprinit. La implantación abarcará las Localidades de Argentina y Uruguay, esperando que la fecha de puesta en marcha sea el 01-Feb-2013 La estrategia de implementación podrá ser revisada y modificada, en función de los resultados del Business Blueprint.

A. ESTIMACIÓN DE ESFUERZOS En base a la Estrategia de Implementación y al alcance definido del proyecto se contará inicialmente con 3 consultores funcionales, uno para cada área de negocios a ser implementada.








Módulo Nro. De Consultores

Finanzas (Fi) + Controlling (CO) 1 Gestión de Materiales (MM) 1 Ventas y Distribución (SD) 1

Adicionalmente, para los nuevos desarrollos y adecuaciones de la solución SofOS Smart comercializadora se estimo 1 consultor ABAP. Sin embargo, al finalizar el Business Blueprint, el Líder de Desarrollo presentará el Sub-Proyecto de desarrollo, con los requerimientos de recursos de Consultoría ABAP real. Si al finaliza la fase de BBP el proyecto perfume requiere de mayor apoyo de consultoría tanto el cliente DIFFUPAR como SofOS están de acuerdo que se podrá incorporar nuevos recursos funcionales y abap necesarios y serán ofertados por separados. Finalmente el Plan de Trabajo, se resume de la siguiente forma:

Fase Duración Inicio Fin Fase I: Preparación del Proyecto 62 dias 05.03.2012 30.05.2012 Fase II: Business Blueprint 42 dias 31.05.2012 31.07.2012 Fase III: Realización 50 dias 01.08.2012 05.10.2012 Fase III.2: Talleres interno 06.10.2012 31.12.2012 Fase IV: Preparación Final 01.01.2013 31.01.2013 Fase V: Puesta en Marcha y Soporte 42 dias 01.02.2013 31.03.2013

Para mayor detalle de este Plan, se puede revisar en los anexos del Project Charter, el Plan del Proyecto.

B. FACTORES DE RIESGO Un Proyecto de Implementación de SAP implica riesgos, y la gestión de estos riesgos es un factor crítico para asegurar el éxito del mismo. A continuación, se muestran los factores potenciales de riesgo, estableciendo a su vez las estrategias para manejarlos y minimizar su impacto sobre el Proyecto: Factor de Riesgo: Variable que puede incidir negativamente sobre la ejecución del Proyecto y, el logro de los objetivos del mismo. Observación: Comentario sobre la forma que afecta el Factor de Riesgo, o la condición necesaria para que no se afecte el Proyecto.








Estrategia: Acciones que pudiesen contribuir a eliminar o disminuir los efectos del factor de riesgo.

Factor de Riesgo Observación Estrategia Procura de Servidores de Desarrollo y Producción

La fecha en la cual los servidores de desarrollo y producción estén disponibles para el Proyecto, podrían afectar el normal desenvolvimiento de las actividades planificadas.

Adquirir ambos servidores lo antes posible para asegurar su permanencia en las instalaciones de la organización y realizar las instalaciones técnicas necesarias para asegurar que estén disponibles cuando se necesiten. Esto evitará un retraso en la puesta en marcha del sistema.

Situación Política del País

La conflictividad actual que vive nuestra sociedad, principalmente a nivel Político puede incidir negativamente en el proyecto. Puede implicar la paralización de actividades durante un lapso indefinido lo cual a su vez traería como consecuencia que no se pudieran liberar oportunamente los entregables del Proyecto.

Podría ser la causa para tomar la decisión de postergar la puesta en marcha del sistema.

Dedicación al Proyecto de los Usuarios Líderes de Procesos y Usuarios Claves

Los Usuarios Líderes de Procesos Usuarios Claves son personas valiosas para la organización y por lo tanto, con muchas responsabilidades con respecto a la gestión de la empresa, lo cual podría comprometer su participación en el proyecto

Planificación anticipada de las reuniones del proyecto. Se podrían establecer horarios especiales para realizar algunas actividades del proyecto.

Autoridad del Equipo de Proyecto

La estructura del Equipo de Proyecto define responsabilidades para cada rol. Es importante que cada integrante cumpla a calidad con sus responsabilidades y respete el rol y las responsabilidades de los otros integrantes del Equipo.

Realizar un proceso de difusión en toda la organización que muestre en forma bien clara los distintos roles de los integrantes del Equipo de Proyecto y sus responsabilidades.

Uso de sistemas no integrados “hechos en casa”

Los usuarios de los sistemas de información de la organización han realizado sus actividades soportados en sistemas aislados y hechos en casa y no sobre herramientas integradas dentro de cada área e inter-áreas. Esto podría cambiar totalmente el concepto de cómo realizar los procesos y como afectan mis procesos, los procesos de otras áreas.

Esto se puede superar mediante la aplicación de programas detallados de capacitación a todos los Usuarios Líderes, Usuarios Claves y Usuarios Finales, haciendo énfasis en las áreas que son afectadas por cada proceso.








C. ESTRATEGIA TÉCNICA

Se instalarán dos servidores; Servidor de Desarrollo y Servidor de Producción. En el Servidor de Desarrollo, la estructura de Mandantes como mínimo corresponderá a: Mandante de Desarrollo y Configuración (CUST - 200): En este mandante sólo se realizarán parametrizaciones y configuraciones, lo que implica que no se crearán datos de aplicación, sino que solamente se modificarán parámetros del Sistema y se desarrollarán programas ABAP. Mandante de Control de Calidad (QTST - 250): Este Mandante se utilizará para probar las parametrizaciones y desarrollos que se hayan hecho en el Mandante de Desarrollo y Configuración. Es decir, cada Configuración o programa desarrollado debe transportarse del Mandante de Desarrollo al Mandante de Control de Calidad, antes de aplicarse en el Ambiente de Producción. Mandante Sandbox (SAND - 300): El propósito de este Mandante es ofrecer un ambiente de pruebas para los consultores, en el cual se puedan hacer configuraciones sin generar Orden de Transporte; pues el objeto es probar escenarios previos a la parametrización formal en el Mandante de Desarrollo y Configuración. Mandante de Pruebas (TEST - 210): Este mandante se podrá utilizar para realizar pruebas de desarrollos y configuración utilizando datos. Al igual que el mandante de Sandbox no se generarán Órdenes de Transporte desde este Mandante. Mandante de Entrenamiento (TRNG - 220): Para la realización de los entrenamientos de los usuarios claves y finales En el Servidor de Producción, sólo se creará un Mandante (PROD – 400), el cual contendrá todas las parametrizaciones y programas desarrollados en el Mandante de Desarrollo y, los cuales han sido debidamente certificados en el Mandante de Control de Calidad antes de ser aplicados. Esto implica, que la cadena de Transporte de parametrizaciones es la siguiente: Órdenes de Transporte para programas y parametrizaciones desde el Mandante de Desarrollo y Configuración (CUST – 200) hacia el Mandante de Control de Calidad (QTST - 250) para ser probadas y certificadas. Órdenes de Transporte para programas y parametrizaciones certificadas desde el Mandante de Control de Calidad (QTST - 250) hacia el Mandante de Producción (PROD - 400) en el servidor de producción.








CUST200

QTST250

SAND300

TEST210

TRNG220

Servidor de DesarrolloServidor de Desarrollo

Servidor de ProducciónServidor de Producción

PROD400

CUST200CUST

200QTST

250QTST

250

SAND300

SAND300

TEST210

TEST210

TRNG220

TRNG220

Servidor de DesarrolloServidor de Desarrollo

Servidor de ProducciónServidor de Producción

PROD400PROD

400

D. CRITERIOS DE ÉXITO DEL PROYECTO Una medida apropiada, para establecer que el proyecto se concluyó con éxito cuando lo representa el cumplimiento de los objetivos del mismo. Sin embargo, además de cumplir con los objetivos, también es necesario fijar como criterios de éxito los siguientes aspectos:

• Cumplimiento de la fecha de puesta en marcha (Go Live) de la Solución SAP ERP, que corresponde al 01-Feb-2013

• Culminación del proyecto dentro de los límites de recursos determinados.

• Solución y cierre de todos los temas pendientes (issues) identificados durante la ejecución del proyecto.

• Generación y entrega de todos los productos (entregables) acordados

• Validación que la Solución SAP ERP cumple con los requerimientos identificados inicialmente

• Conclusión exitosa de las auditorías o Chequeos de calidad de cada fase

• Existe un documento de cierre formal del proyecto.








VI. APROBACIÓN DEL PROJECT CHARTER

La firma de este documento implica su acuerdo con el contenido y confirma la forma de trabajo que se aplicará en el proyecto:

Nombre: Osvaldo Bordoni

Rol: Patrocinador del proyecto

Fecha:

Firma:

Nombre: Diego Alier

Rol: Líder del proyecto por DIFFUPAR

Fecha:

Firma:

190.221.56.124 intranet images documentos bbp 0. diffupar - bbp project charter

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