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SISTEMA DE GESTION INTEGRAL HSEQ Código: PRO-HSEQ-002Versión: 05

CONTROL DE DOCUMENTOS Y REGISTROS Fecha: Agosto de 2012Página 1 de 10

1. OBJETIVOS

Establecer los lineamientos para la identificación, almacenamiento, protección, recuperación, tiempo de conservación y disposición final de los documentos y registros generados en el Sistema de Gestión Integral HSEQ de SINOPEC LTDA. Para así lograr que éstos permanezcan legibles, identificables y trazables.

Asegurar que la documentación que se utiliza en el Sistema de Gestión Integral en HSEQ, se encuentre debidamente revisada, aprobada y actualizada.

2. ALCANCE

Este procedimiento aplica a todos los documentos y registros tanto internos como externos que conformen el Sistema de Gestión HSEQ de SINOPEC LTDA.

3. DEFINICIONES

3.1. Acceso: Conjunto de medidas establecidas para obtener los documentos y para restringir su consulta solamente a las áreas autorizadas.3.2. Catalogo: Documento externo que hace referencia a Elementos de Protección Personal, equipos, máquinas o productos.3.3. Clasificación: Acción de organizar los documentos y registros según un criterio definido.Esta acción hace más eficaz el acceso de la información.3.4. Disposición: Acción por tomar cuando se ha cumplido el tiempo de conservaciónestablecido para los documentos. Por ejemplo: destrucción, envío a archivo muerto, entre otros.3.5. Documento: Información presentada en forma impresa, medio magnético o audiovisualpara establecer disposiciones y/o para facilitar el registro de los datos del Sistema de GestiónIntegral HSEQ.3.6. Documentos controlados: Son aquellos emitidos en formato PDF y que se encuentran disponibles en la red.3.7. Documento externo: Información de entidades externas que afecta al Sistema deGestión Integral HSEQ de la empresa.3.8. Documentos no controlados: Son aquellos documentos que no se encuentren enformato PDF o estén impresos.3.9. Documentos Obsoleto: Todo documento que ha perdido su vigencia en fecha ocontenido y por tanto no hace parte del Sistema de Gestión.3.10. Documentos generales: Documentos que establecen el funcionamiento y propósito dela organización; sus compromisos u objetivos, tales como: Organigrama, misión, visión, política de seguridad industrial, salud ocupacional y medio ambiente, entre otros.3.11. Disposición final: Destino final de los registros. Acción que se toma una vez se hacumplido el tiempo de retención o conservación establecido para un registro3.12. Ficha: Texto breve y conciso, para recolectar u ofrecer información, ya sean datos,conceptos o fórmulas.3.13. Formato: Documento diseñado que tiene su propia estructura para dejar evidencia dela ejecución de una actividad, al diligenciarse se convierte en registro.



3.14. Guía: Documento externo que permite estandarizar un proceso o una actividad. Establece recomendaciones o pautas de actuación ante las diferentes situaciones que se presentan en los procesos operativos o de prestación del servicio.3.15. Instructivos: Documento que detallada cómo deben desarrollarse las diferentesactividades dentro de la organización.3.16. Listado Maestro: Es la base documental del Sistemas de Gestión Integral de HSEQ,allí se encuentra el índice de todos los documentos y registros con una descripción básica, referenciando la carpeta de ubicación, nombre del documento, código, versión, tipo de documento, origen, área de gestión, sistema de almacenamiento, ubicación, color AZ, tipo de recuperación, responsable y fecha de aprobación, tiempo de conservación del archivo y disposición final.3.17. Manual: Documento que asocia la información de uno o varios documentos del mismotipo, por tanto amerita la creación de un documento propio. Ejemplo: Manual del RUC.3.18. Plan/programa: Documento que especifica objetivos, responsable(s), actividades,tiempo y lugar de ejecución que debe desarrollar un proceso, proyecto o contrato en particular.3.19. Política: Documento que establece las intenciones y orientaciones globales para unpropósito específico.3.20. Procedimiento: Documento que especifica cómo desarrollar los procesos en formasistemática.3.21. Protección: Medidas que se deben tomar para evitar la pérdida, deterioro o uso noautorizado de un documento o registro.3.22. Registro: Es todo documento que contiene evidencias de las actividades ejecutadas odatos tomados durante el desarrollo de los diferentes procesos del Sistema de Gestión Integral HSEQ. Una vez diligenciados los formatos, establecidos los informes, las actas, las fotografías, los videos o las grabaciones se convierten en registros.3.23. Recuperación de los registros: Criterio que define las directrices para organizar un grupo de registros identificados con el mismo nombre.3.24. Revisión: Actividad emprendida para asegurar la conveniencia, la adecuación yeficacia del tema objeto de la revisión para alcanzar unos objetivos establecidos.3.25. Sistema de almacenamiento: Hace referencia en que medio o forma se encuentra lainformación, ya se magnético o medio físico.3.26. Tiempo de conservación: Lapsos en que se conservan los diferentes documentos yregistros del Sistema de Gestión Integral HSEQ. Los tiempos de retención están establecidos por términos legales y/o políticas de la Empresa.3.27. Ubicación: Información que indica en dónde se localizan los documentos o registros.

4. NORMAS O DOCUMENTOS ASOCIADOS

Norma Técnica Colombiana NTC ISO 9000:2000. Sistema de Gestión de la Calidad.Fundamentos y vocabulario.

Norma Técnica Colombiana NTC ISO 9001:2008. Sistema de Gestión de la Calidad.Requisitos.

Norma Técnica Colombiana NTC OHSAS 18001:2007. Sistemas de Gestión enSeguridad y Salud Ocupacional.

Norma Técnica Colombiana NTC ISO 14001:2004. Sistema de Gestión Ambiental.



Guía del Sistema de Gestión en Seguridad y Salud Ocupacional y Ambiente paraContratistas.

Procedimiento elaboración de documentos PRO-HSEQ-001.

5. RESPONSABILIDAD Y AUTORIDAD

Es responsabilidad de la Coordinación HSEQ garantizar el control de documentos y registros de acuerdo a los parámetros expuestos en este procedimiento. Además es responsable de elaborar, revisar, actualizar, emitir los documentos y mantener actualizado el listado maestro del Sistema de Gestión Integral de HSEQ.

El personal HSEQ de campo son responsables de elaborar, ubicar y controlar la información de acuerdo a las disposiciones emitidas en este documento.

Todo el personal es responsable del diligenciamiento completo de los formatos.

6. METODOLOGÍA

6.1 Requisitos para la elaboración, actualización o anulación de un documento

Cuando un trabajador de un área interesada requiere la elaboración, revisión o actualización de un documento, este realiza el documento y lo envía al Coordinador HSEQ para su revisión; esta revisión incluye la verificación del impacto que el documento puede genera en el Sistema de Gestión. Cuando la elaboración de los documento sea una acción derivada de un accidente, la revisión la puede realizar un representante del COPASO.

Para los casos en que se requiera realizar la anulación o eliminación de un documento, el Coordinador HSEQ, es el único que puede realizar esta actividad, verificando previamente los cambios que pueda generarse en el Sistema de Gestión.

Si el documento cumple con los requisitos establecidos en el procedimiento de elaboración de documentos PRO-HSEQ-001, se continúa con el siguiente paso; si se encuentran ambigüedades o no conformidades es necesario efectuar las correcciones pertinentes.

El Coordinador HSEQ, edita el documento teniendo en cuenta asignar una codificación para documentos nuevos de acuerdo al consecutivo del listado maestro, para documentos existentes, se modifica el número de la versión y la fecha de última actualización y lo pasa a al Gerente HSEQ para su aprobación final.

La descripción de la elaboración o modificación de un documento se debe consignar al finalde cada documento en la tabla identificada como “Control de cambios”

Nota: En los casos que el cliente posea documentación que aplique en las actividades desarrolladas por SINOPEC en lo referente a HSE y sea exigencia por parte del cliente la



utilización, para SINOPEC, es válido el uso de esta documentación, ingresándola en el listado maestro como documento externo.6.2 Difusión

Una vez aprobado el documento, se referencia en el Listado Maestro generado internamente (FOR-HSEQ-002); el cual debe mantenerse actualizado para garantizar que los documentos y registros del Sistema de Gestión Integral HSEQ sean identificados, almacenados, protegidos y de fácil recuperación, además de controlar su tiempo de conservación y su disposición final.

Los Documentos de Origen Externo se incluyen en el “Listado Maestro” FOR-HSEQ-002, se difunden a todas las personas de los procesos que aplique y se recogen las versiones anteriores cuando estas sean actualizadas.

La Coordinación HSEQ o la persona encargada envían los documentos en formato PDF, Word o Excel® dependiendo de la necesidad del usuario (siempre se debe procurar porque la estructura original del documento no sea modificada) y realiza la divulgación a los cargos que corresponda, para su respectiva implementación, mediante el envío del documento aprobado vía email o en físico.

La notificación por vía email, dada por el Coordinador HSEQ o persona encargada, será almacenada en la carpeta de enviados del Outlook o correo de la empresa.

Los oficios generados en medio físico, serán archivados en la carpeta de correspondencia enviada del Sistema de Gestión Integral de HSEQ.

6.3 Almacenamiento

Para todo documento y/o registro que afecte al Sistema de Gestión Integral HSEQ, el Coordinador HSEQ, supervisores HSEQ o persona asignada para tal fin será el encargado de almacenarlo.

Tanto para Bogotá como para la operación de cada uno de los proyectos, las evidencias tanto en físico como en medio magnético deben ser archivadas en la carpeta No 9 “EVIDENCIAS” conservándolos de tal manera que sea fácil su recuperación

Todos los documentos se encuentran en medio magnético en formato PDF, Excel o Word en función de su uso, ubicado en el Equipo HSEQ, en la carpeta con el nombre de: Sistema HSEQ.

Como medida de protección de la documentación magnética se conservan back up que se actualizan según la generación de los documentos, así mismo, los computadores se mantienen protegidos con antivirus actualizado.

Los documentos en medio impresos se protegen en carpetas con AZ, plastick pocked favoreciendo así la exposición a factores como humedad, polvo, elevadas temperaturas y



presencia de plagas. Los documentos y/o información ubicada en la nube Google Drive se encuentran protegidos mediante el acceso controlado del personal HSEQ al correo electrónico asignado por la compañía haciendo uso de contraseñas y los permisos que le brinda el Coordinador HSEQ.

Los tiempos de retención o tiempos de conservación asociados al Archivo activo están especificados en el listado maestro de registros. FOR-HSEQ-086

Cualquier persona dentro de la empresa o parte interesada que requiera una copia de un documento interno de SINOPEC LTDA, debe solicitarlo al Coordinador HSEQ, quien tramita su autorización o no.

Salvo autorización expresa, no se permite generar copias de los registros de carácter confidencial o que comprometan el acervo técnico o conocimiento de la organización por cualquier método (fotocopiado, copias por fax, exploración de textos por medios electrónicos, etc.). En los casos que se requiera se consulta al Coordinador HSEQ.

6.4 Documentos obsoletos

Los documentos obsoletos en físico serán retirados de circulación y se destruirán para evitar su uso mal intencionado; en caso de tener necesidad de consérvalos por diferentes razones (retención para fines legales o de consulta) son retenidos por el tiempo que sea necesario.

Los documentos obsoletos magnéticos son retirados de las carpetas de documentos oficiales ubicados en la red interna de la compañía y del Sistema Google Drive y son almacenados en la red interna del Sistema HSEQ en la carpeta Nº 12 denominada DOCUMENTOS OBSOLETOS; dicha carpeta esta debe estar protegida con contraseña para evitar su uso mal intencionado y su uso estará controlado por el Coordinador HSEQ o la persona encargada.

En el caso en que se maneje papelería impresa(formatos) y se tenga una cantidad significativa de este material y surge un cambió de versión se utilizará la versión anterior hasta que se agote la totalidad de los mismos y el Coordinador HSEQ autorizará la entrega de la nueva versión.

6.5 Entrega de documentos del Sistema de Gestión Integral HSEQ a los cargos responsables de su aplicación.

Es necesario que a cada cargo involucrado en el desarrollo de las actividades concernientes al Sistema de Gestión Integral HSEQ de SINOPEC LTDA, se le entregue cada uno de los documentos que sean de su aplicación.

Nota: En los casos en que por diferentes eventos el personal responsable de la aplicación de los procedimientos asociados a las tareas críticas no tenga acceso al medio magnético, estos procedimientos pueden ser impresos.



6.6 Control de documentos y registros

Se mantendrá un listado maestro de documentos (FOR-HSEQ-002), el cual debe contener los siguientes elementos:

Ubicación: especifica la ubicación tanto en medio magnético o físico Nombre del documento: es el titulo o tema al cual se refiere el documento. Código: Se asigna el código de acuerdo al procedimiento elaboración de documentos

PRO-HSEQ-001 Versión. Indica el número de actualización del documento. Origen: Se establece si el documento es de origen interno o externo. Proceso: Corresponde a las iniciales del proceso. Fecha aprobación. Ubicar la fecha en la cual el documento fue aprobado. Reviso: Persona que reviso el documento Aprobó: Persona que aprobó el documento Responsable de distribución: Persona encargada de distribuir el documento

Se mantendrá un listado maestro de registros (FOR-HSEQ-086), el cual debe contener los siguientes elementos:

Código: es la identificación del documento Nombre del documento: es el titulo o tema al cual se refiere el documento. Proceso: Corresponde a las iniciales del proceso Sistema de almacenamiento: Corresponde al medio en que se encuentra ya sea

magnético o físico. Ubicación: Se especifica o se da la ruta donde se encuentran los documentos

archivados o la oficina donde se archivan. Tipo de recuperación: Hace referencia como es la forma de acceso a la información

ej: cronológico, nombre, proyecto, consecutivo Responsables de diligenciamiento: Persona encargada de diligenciar los formatos. Tiempo conservación del archivo: tiempo de retención de la información en este caso

2 años. Disposición final: Acción una vez se ha cumplido el tiempo de conservación

establecido para los documentos. Por ejemplo: destrucción, envío a archivo muerto,entre otros.

Para los proyectos cada vez que se entregue el turno, los registros generados en medio físico deben ser entregados escaneados junto con el físico.

Cuando un miembro de la empresa requiera acceso a un registro que se encuentra archivado, solicita al supervisor de HSEQ o Coordinador de HSEQ el préstamo de éste, consulta la información requerida y devuelve los documentos al responsable de los mismos.

Si la solicitud del registro la realiza personal externo a la Empresa, el Coordinador HSEQanaliza la viabilidad del préstamo y procede según la decisión tomada.



Los registros deben cumplir con las siguientes características:

Ser legibles: Se debe ver y entender perfectamente el formato y lo que se registra en este. Los registros deben ser diligenciados con tinta, para garantizar su legibilidad en el tiempo.

Ser fácilmente identificables. Ser fácilmente recuperables: Se deberán archivar de tal manera que su recuperación sea

lo más sencilla y rápida posible.

6.7 Control de los documentos y registros de origen externo

El control de los documentos externos que se manejan en la empresa como lo son las Normas Técnicas, Leyes, Decretos y Resoluciones aplicables, Manuales de Operación de Equipos y Herramientas, fichas de seguridad y Fichas Técnicas de Materiales; al igual que los registros externos como formatos de clientes, contratistas, proveedores o de otra índole son responsabilidad del Gerente HSEQ. Todo Responsable de Proceso en SINOPEC LTDA está en la obligación de comunicarle al Coordinador HSEQ cada vez que reciba documentos y/o registros externos, con el fin de que éste mantenga permanentemente actualizado el “Listado Maestro de Documentos" (FOR-HSEQ-002) y el Listado Maestro de Registros (FOR-HSEQ-086), de modo que se asegure la adecuada difusión de la información que puede afectar el Sistema de Gestión Integral HSEQ.

Los documentos externos que se encuentren en medio magnético serán almacenados la red interna del Sistema HSEQ en la carpeta Nº 11 denominada “DOCUMENTOS EXTERNOS”.

Los documentos externos que se encuentren en medio físico se controlarán en el Listado Maestro de Documentos (FOR-HSEQ-002) y cada área de la compañía será el responsable de su distribución y control.

Los Contratos con los distintos proveedores por prestación de servicios o provisión de materiales, son custodiados y controlados por el departamento financiero, quien es la directa responsable de tener esta información actualizada.

El responsable de controlar la normatividad vigente, leyes, reglamentos y otros, es el Coordinador HSEQ, quien es el que realiza mensualmente seguimiento a las actualizaciones realizadas a estas leyes.

6.8 Revisión de Documentos

De acuerdo a lo establecido en el PRO-HSEQ-001 Elaboración de documentos para el Manual, Planes, Programas, procedimientos e Instructivos deben incluir en cada documento un numeral que indique la Frecuencia de revisión donde se estipulará el tiempo aproximado en el que se debe revisar el documento o circunstancias posibles para una actualización del mismo. La revisión de los formatos se realizará de acuerdo a alguna solicitud o circunstancia posible con el fin de verificar si siguen siendo apropiados.



La revisión documental del manual, Planes, Programas, procedimientos, Instructivos, y formatos no implica que si no se realiza cambio en el documento se debe cambiar de versión, Para soportar esta revisión se debe dejar un registro de acta de reunión FOR- HSEQ-004 donde se indique los documentos revisados y los que requieren o no cambios.

En el momento que el personal requiera un cambio antes de la periodicidad establecida en el párrafo anterior debe seguir lo establecido en el numeral 6.1 de este procedimiento.

6.9. Manejo Documentos Controlados y No ControladosPara consultar, elaborar y actualizar los documentos magnéticos, el Departamento HSEQ puede acceder a la Red de la Compañía en la Carpeta denominada “SISTEMA HSEQ”. Los documentos encontrados en éstas carpetas se consideran DOCUMENTOS CONTROLADOS.Desde los Taladros el personal del Departamento HSEQ puede acceder a la documentación desde Google Drive donde encontraran la documentación en PDF actualizada. Los formatos se encontraran bajo la modalidad de Excel o Word sin ningún tipo de restricción ya que se requiere para su diligenciamiento digital dependiendo de la necesidad. Los documentos encontrados en este Sistema se consideran DOCUMENTOS CONTROLADOS.El personal que tiene acceso a los documentos del Sistema de Gestión en lo necesario no debe imprimirlos por la preservación de los recursos naturales. Si el documento se imprime se considera como DOCUMENTO NO CONTROLADO; salvo los formatos que según la necesidad del proceso se manejan de forma impresa y se controlaran de acuerdo al Listado Maestro de Registros FOR-HSEQ-086.

La distribución de un documento fuera de la empresa (Partes Interesadas Externas) debe ser autorizada por el Gerente HSEQ o el Coordinador HSEQ, el documento solicitado se considera COPIA NO CONTROLADA, en caso de entregarlos magnéticamente, estos se entregan bajo el formato PDF.

Igualmente el personal del Departamento HSEQ puede consultar el listado maestro de documentos FOR-HSEQ-002 ubicado en la red interna y la Nube (Google Drive) para verificar la versión vigente que se encuentra el documento.

7. FRECUENCIA DE REVISION

La revisión de este documento se debe realizar cada dos (2) años o cuando las siguientes situaciones se presenten:

Requerimientos o solicitudes del personal. Requerimientos o solicitudes de auditoría. Requisitos legales aplicables.

8. ANEXOS

Anexo 1. Flujograma del procedimiento control de documentos.



9. CONTROL DE CAMBIOS

Versión Realizado por AprobadoPor

FechaAprobación Detalle de la revisión

01 CoordinaciónHSEQ

Gerente dePerforación Jul/08/08 Elaboración del

documento


GerenteHSE Nov/10

Ajuste por revisión general de la

documentación del sistema


GerenteHSE May/11

Ajuste por revisión general de la

documentación delsistema


GerenteHSE Enero 2012

Ajuste deprocedimiento se

incluye listado maestro de registros.


GerenteHSEQ

Agosto2012

Ajuste sobre elmanejo de los documentos

controlados y no controlados y los

Externos.

Revisó:

Coordinador HSEQ

Aprobó:

Gerente de HSEQAgosto de 2012 Agosto de 2012



ANEXO 1FLUJOGRAMA

ITEM FASE DESCRIPCIÓN RESPONSABLE

1 INICIO

2 ELABORAR O MODIFICAR DOCUMENTOS

Una vez detectada la necesidad el usuario ajusta el documento o lo elabora de acuerdo a lo establecido en el procedimiento de elaboración de documentos

Coordinador HSEQ Supervisores HSEQ

Trabajadores en general

3REVISAR

DOCUMENTO

El Coordinador HSEQ revisa el documento preliminar o modificado y elabora las correcciones o ajustes si es necesario. En el caso de que sea una modificación se analizan las causas de dicha solicitud y determinan su viabilidad.

Coordinador HSEQ

4

No Aprueba?2

Si

5 APROBACION DEL DOCUMENTO

Una vez generado la versión final del documento, es entregado al Gerente HSEQ para la aprobación. Gerente HSEQ

Coordinador HSEQ Trabajador asignado

6DISTRIBUCIÓN / RECOLECCIÓN

En caso de ser un documento nuevo se realiza la distribución de este en todos los procesos donde aplique. En caso de ser un documento modificado, se recolecta la versión inmediatamente anterior y se reemplaza con la versión vigente. Alimentando el listado maestro de documentos FOR-HSEQ-002.

Coordinador HSEQ

7 DIFUSIÓN DE DOCUMENTOS

Una vez existe el documento en versión final se lleva a cabo la difusión por medio de correo electrónico o reuniones, donde se dan a conocer todas las indicaciones para la aplicación de la nueva versión.

Coordinador HSEQ

8 ACTUALIZA ARCHIVO Y BASE DE DATOS

Se procede a la actualización en el Sistema deGestión HSEQ, en el archivo correspondiente. Coordinador HSEQ

9 FIN

1 · web viewde cada documento en la tabla identificada como “control de cambios” nota: en los...

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