1. objetivo 2. alcance 3. legislación asociada 4. número ......las empresas que tengan a su...

SISTEMA DE GESTIÓN DE LA SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO

CODIGO: VERSIÓN: 01 FECHA:

PROCEDIMIENTO CONFORMACIÓN Y GESTIÓN DEL

COMITÉ PARITARIO DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL

TRABAJO (COPASST)

Elaboró: INSPECTOR SST

Revisó: GERENTE TÉCNICO

Aprobó: EMPRESA CONTRATANTE

1. Objetivo

Entregar instrucciones a la Organización respecto a la manera adecuada de dar cumplimiento a las obligaciones y requisitos exigidos por la legislación colombiana vigente en seguridad y salud en el trabajo, relacionada con la conformación y formalización del vigía SST o COPASST según corresponda al tamaño de la Organización.

2. Alcance

Aplica para todos los empleadores públicos y privados en Colombia.

3. Legislación asociada

Ley 9 de 1979 Artículo 111 Resolución 2400 de 1979 Artículo 2 inciso d Decreto 614 de 1984 Artículo 25 Resolución 2013 de 1986 Decreto ley 1295 de 1994 Artículo 63 Ley 1429 de 2010 Artículo 65 Parágrafo 2 Ley 1562 de 2012 Decreto 1443 de 2014 Artículo 2 parágrafo 2 Decreto 1072 de 2015 Art 2.2.4.6.12 Resolución 1111 de 2017 Anexo técnico 1

Numeral 1.1.6 y 1.1.7

4. Número de representantes y vigencia

El Comité estará compuesto por un número igual de representantes del empleador y de los

trabajadores, con sus respectivos suplentes, así:

Trabajadores de la empresa

Número de representantes por cada una de las partes

10 a 49 Uno (1)

50 a 499 Dos (2)

500 a 999 Tres (3)

1000 o más Cuatro (4)

Las empresas que tengan a su servicio menos de diez (10) trabajadores no están obligados

a conformar COPASST, pero deberán delegar un trabajador como Vigía de Seguridad y

Salud en el Trabajo que cumplirá las mismas funciones del Comité.

El periodo de vigencia del comité y vigía será de dos (2) años.

5. Funciones del comité y vigía SST

Se encuentran vigentes a la fecha las descritas en la resolución 2013 de 1986 así:

Funciones del comité (o del vigía): Art. 11

Funciones del Presidente: Art. 12

Funciones del Secretario: Art. 13.





TRABAJO (COPASST)




6. Descripción PROCEDIMIENTO PARA ELECCIÓN Y DEFINICIÓN DEL COMITÉ

DIAGRAMA DE FLUJO DESCRIPCIÓN RESPONSABLE

1- Generar un folleto sencillo informando a los trabajadores las funciones del COPASST e invitándolos a inscribirse como candidatos. Establecer una fecha máxima de inscripción e indicar a los trabajadores dónde deben inscribirse. Divulgue esta información por medio de carteleras, correo electrónico u otros medios de comunicación internos.

Dpto. SST

2- Cada trabajador que desee inscribirse debe registrar sus datos en puño y letra en el formato del Anexo 1. Es recomendable realizar recorrido por las áreas con el formato para motivar e inscribir a los interesados. Asegúrese de inscribir por lo menos el número de representantes que necesita el tamaño de su Organización (ver numeral 4).

Dpto. SST y Trabajadores

3- Defina con la Gerencia 2 (dos) trabajadores que cumplirán la función de jurados de votación. Tenga en cuenta que no puede ser ninguno de los candidatos. Generar un folleto en el que se indique al personal la fecha, hora de votaciones y los nombres de los candidatos inscritos. Para ello puede utilizar un listado sencillo o el formato descrito en el Anexo 2. Divulgue esta información por medio de carteleras, correo electrónico u otros medios de comunicación internos.

Gerencia Dpto. SST

4- Defina un espacio privado en donde los trabajadores realizarán sus votaciones y asegúrese de ubicar allí visible el Anexo 2. Prepare una caja de cartón sellada que servirá de urna, tenga disponible siempre bolígrafo. Prepare un listado actualizado del personal.

Dpto. SST

5- En la fecha y hora de votación los jurados entregan a cada trabajador un formato de Anexo 3, utilizan el listado de personal para identificar los trabajadores que ya votaron y se aseguran que depositen su voto en la urna.

Jurados de votación

6- Al finalizar las votaciones, los jurados realizan el conteo de votos en blanco, votos anulados y los de cada candidato. Registran en el formato Anexo 4 los resultados del proceso de votación de representantes por parte de los empleados.

Jurados de votación

7- El Representante Legal de la compañía debe definir los representantes del empleador para el Comité, firmar los formatos Anexo 5 y Anexo 6 donde se formaliza la designación de todos los miembros del equipo. Para empresas de menos de 10 trabajadores designe el vigía de SST utilizando el formato Anexo 7.

Representante Legal

A

1. Campaña expectativa

2. Registro candidatos

3. Comunicar candidatos

4. Logística

5. Votaciones

6. Escrutinio de votos

7. Formalizar COPASST





TRABAJO (COPASST)




8- Genere un comunicado informando los resultados de las votaciones y el COPASST definido, utilice para ello el formato Anexo 8. Divulgue esta información por medio de carteleras, correo electrónico u otros medios de comunicación internos y permanentemente en las inducciones a personal nuevo.

Dpto. SST

9- Ejecute las capacitaciones básicas para el COPASST: a) funciones y responsabilidades, b) Inspecciones de seguridad; c) Investigación de accidentes. Deje los registros de estas formaciones. Todos los anexos deben ser archivados por el secretario y tenerlos disponibles en caso de auditoria.

Dpto. SST ARL

10- El COPASST debe reunirse de manera mensual y generar un acta de cada una de estas reuniones. Para ello utilice el formato Anexo 9.

Presidente y secretario

11- El COPASST debe ejecutar actividades que mejoren las condiciones de salud y seguridad de los trabajadores, apoyar las investigaciones de los accidentes presentados y cumplir con el cronograma de inspecciones de seguridad.

Presidente

12- Periódicamente la Gerencia General debe solicitar un reporte de las actividades del COPASST para evaluar su desempeño.

Gerente General

13- La Gerencia General debe generar recomendaciones para la mejora del desempeño del COPASST, así como asignar los recursos necesarios para desarrollar sus actividades.

Gerente General

7. Vigía SST

Para empresas con menos de 10 trabajadores aplique solamente desde el paso 7 del

flujograma en adelante.

A

8. Divulgar resultados

9. Capacitación y archivo

10. Reunión mensual

11. Gestión

12. Seguimiento

13. Mejora





TRABAJO (COPASST)




ANEXO 1

CONVOCATORIA E INSCRIPCIÓN DE CANDIDATOS AL

COMITÉ PARITARIO DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO

Empresa: ___________________________________ Fecha: _______________

NOMBRE IDENTIFICACIÓN AREA FIRMA





TRABAJO (COPASST)




ANEXO 2

CANDIDATOS AL COMITÉ PARITARIO DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO

(Organizados en orden alfabético)

No. 1 Apellido y nombre









FECHA DE VOTACIONES __________________ HORA: ____________________

JURADOS DE VOTACIÓN ___________________________________________

___________________________________________





TRABAJO (COPASST)




ANEXO 3

ELECCIÓN COMITÉ PARITARIO DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO

(Marque con una X en la casilla del candidato de su preferencia)

No. 1

Apellido y nombre

No. 2

Apellido y nombre

No. 3

Apellido y nombre

No. 4

Apellido y nombre

No. 5

Apellido y nombre

No. 6

Apellido y nombre

No. 7

Apellido y nombre

No. 8

Apellido y nombre

No. 9

Apellido y nombre

VOTO EN BLANCO

ANEXO 3

ELECCIÓN COMITÉ PARITARIO DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO

(Marque con una X en la casilla del candidato de su preferencia)

No. 1

Apellido y nombre

No. 2

Apellido y nombre

No. 3

Apellido y nombre

No. 4

Apellido y nombre

No. 5

Apellido y nombre

No. 6

Apellido y nombre

No. 7

Apellido y nombre

No. 8

Apellido y nombre

No. 9

Apellido y nombre

VOTO EN BLANCO





TRABAJO (COPASST)




ANEXO 4

ACTA DE ELECCIÓN COPASST

RESULTADOS OBTENIDOS VOTOS REPRESENTANTES POR PARTE DE LOS EMPLEADOS

Fecha: __________________

CANDIDATO VOTOS CANDIDATO VOTOS

Apellido y nombre Apellido y nombre




En Blanco Anulados

El número de empleados actual de la empresa es de _______, por tanto deben

seleccionarse _____ representantes principales con sus respectivos suplentes. Los elegidos

son:

PRINCIPALES



SUPLENTES



Nombre y firma de los jurados de votación

________________________________ ______________________________

Nombre: Nombre:

C.C No. __________________________ C.C. No. _________________________





TRABAJO (COPASST)




ANEXO 5

Ciudad y fecha

DE: Nombre y apellido (Representante Legal)

PARA: Nombre y apellido (Cargo) Principal

Nombre y apellido (Cargo) Principal

Nombre y apellido (Cargo) Suplente


ASUNTO: Constitución COPASST - Designación representantes de los trabajadores

Estimados colaboradores:

Se les informa que luego del proceso de votaciones realizado el día ________________ han

sido elegidos por sus compañeros como representantes de los trabajadores al Comité

Paritario de Seguridad y Salud en el Trabajo (COPASST), iniciando actividades a partir de la

fecha.

Les informo también que se designó al Sr(a). _____________________________ como

presidente del COPASST y en la primera reunión del comité el grupo en consenso debe

definir al colaborador que cumplirá funciones de secretario.

La Empresa gestionará a la mayor brevedad la capacitación relacionada con la Resolución

2013 de 1986 y otras normas vigentes que consignan las funciones y responsabilidades de

los miembros de este importante equipo de trabajo.

Muchos éxitos en el cumplimiento de esta nueva responsabilidad.

Cordialmente,

_________________________________

Nombre y apellido

C.C. No.

Representante Legal





TRABAJO (COPASST)




ANEXO 6

Ciudad y fecha


PARA: Nombre y apellido (Cargo) Principal

Nombre y apellido (Cargo) Principal



ASUNTO: Constitución COPASST - Designación representantes del empleador

Estimados colaboradores:

Se les informa que han sido designados como representantes del empleador al Comité

Paritario de Seguridad y Salud en el Trabajo (COPASST), iniciando actividades a partir de la

fecha.

Se designa al Sr(a). _____________________________ como presidente del COPASST y en

la primera reunión del comité el grupo en consenso debe definir al colaborador que

cumplirá funciones de secretario.



los miembros de este importante equipo de trabajo.


Cordialmente,

_________________________________

Nombre y apellido

C.C. No.

Representante Legal





TRABAJO (COPASST)




ANEXO 7

Ciudad y fecha


PARA: Nombre y apellido (Cargo)

ASUNTO: Constitución Vigía SST - Designación por el empleador

Estimado colaborador:

Se le informa que ha sido designado como Vigía de Seguridad y Salud en el Trabajo, iniciando

actividades a partir de la fecha.



este nuevo rol.


Cordialmente,

_________________________________

Nombre y apellido

C.C. No.

Representante Legal





TRABAJO (COPASST)




ANEXO 8

COMITÉ PARITARIO DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO

(Junio 2017 – Mayo 2019)

Presidente Apellido y nombre

Secretario Apellido y nombre

Principal Apellido y nombre

Principal Apellido y nombre

Suplente Apellido y nombre

Suplente Apellido y nombre





TRABAJO (COPASST)




ANEXO 9

ACTA REUNIÓN COPASST

FECHA HORA LUGAR

PARTICIPANTES NOMBRE FIRMA NOMBRE FIRMA

RESUMEN DE TEMAS TRATADOS

Lectura acta anterior

Verificación del cumplimiento de compromisos acta anterior

Revisión informe de accidentalidad y enfermedad laboral del último mes

COMPROMISOS

ACTIVIDAD RESPONSABLE FECHA

DATOS PRÓXIMA REUNIÓN

FECHA HORA LUGAR

1. objetivo 2. alcance 3. legislación asociada 4. número ......las empresas que tengan a su...

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